Handleiding voor ketenpartners

Transcriptie

1 Handleiding voor ketenpartners Inhoudsopgave 1. Inleiding Nieuwe consultatie of verwijzing Gegevens van de patiënt bekijken Vraag of verwijzing beantwoorden Consult invoeren (voor DT, FT en PT) Werklijsten (voor DT, FT en PT) Kalender (voor DT, FT en PT) Administratie voeren en je declaraties bekijken (voor DT, FT en PT) Contact met Caresharing of ROHA ROHA SvdW Versie: Page 1

2 1. Inleiding Voor je ligt de handleiding om voor een patiënt een consultatie of verwijzing te verrichten. Vanaf 1 februari 2016 is het mogelijk voor huisartsenpraktijken, aangesloten bij de ROHA, om voor hun ketenzorgpatiënten te consulteren en verwijzen vanuit het nieuwe platform van Caresharing, genaamd: Collab. Dit betekent dat je als ketenpartner vanaf die datum een nieuw scherm voor je ziet. In deze handleiding nemen we je mee in wat je precies ziet, hoe je op een consultatie of verwijzing reageert, hoe je informatie over de patiënt gemakkelijk kunt (in)zien en wat betreft diëtisten ook hoe je je administratie hierin verwerkt. Voor het goed functioneren van Caresharing en het optimaliseren van de beveiliging is het noodzakelijk dat de gebruikte browsers en besturingssystemen van de praktijken up to date zijn. Wanneer je met een browser werkt die niet meer wordt ondersteund kan het werken met Caresharing Collab, net als de beveiliging niet optimaal zijn. De voorkeur gaat uit om te werken in Google Chrome maar je kan ook Firefox, Internet Explorer (vanaf versie 9) of Safari (vanaf versie 8) gebruiken. Al deze browsers kun je eenvoudig via het internet installeren. Wanneer je niet weet in welke browser je werkt dan kan je dit zien op 2. Nieuwe consultatie of verwijzing Zodra je voor een patiënt geconsulteerd wordt, of er wordt een patiënt naar je verwezen, krijg je een . Ook op een andere manier kun je zien dat je een consultatie of verwijzing hebt. Namelijk wanneer je inlogt in Collab (in het voorbeeld hieronder als internist, maar dat is voor alle ketenpartners hetzelfde), dan krijg je onderstaand scherm als eerste te zien. De patiënt(en) waarvoor je geconsulteerd wordt of die zijn doorverwezen en nog niet eerder zijn geopend, hebben de melding 'nieuw' naast hun naam. Soms heeft de zorgverlener die consulteert of die de patiënt heeft doorverwezen een bericht toegevoegd. Wanneer je een bericht hebt ontvangen zie je een rood cijfer bij het envelopje rechtsboven in je scherm. Je kunt het bericht lezen door op deze envelop te klikken en dan kom je ook bij een nieuwe vraag of verwijzing terecht. ROHA EV Versie: Page 2

3 Wanneer je op het bericht klikt, kom je ook direct bij het bericht uit, die bij die bewuste patiënt is geplaatst. Je kunt tevens op het tabblad ernaast zien dat de patiënt toestemming heeft gegeven voor de consultatie/verwijzing. Daarbij staat ook het telefoonnummer van de patiënt vermeld, waardoor je gemakkelijk contact op kunt nemen met de patiënt, indien nodig. 3. Gegevens van de patiënt bekijken Wanneer je in het beginscherm een nieuwe patiënt vermeld ziet, dan kun je op deze nieuwe patiënt klikken en kom je direct in de patiëntkaart met de voor jou beschikbare informatie over de patiënt. De informatie die beschikbaar is, is afhankelijk van je rol. Zo zie je als podotherapeut de minste informatie, namelijk alleen een overzicht met de verwijzing van de zorgverlener en informatie over de voetscreening. ROHA EV Versie: Page 3

4 Je kunt alle tabbladen naast elkaar openen om meer informatie over de patiënt in te zien (hieronder staat een voorbeeld van hetgeen een diëtist ziet). Op het tabblad 1-oogopslag staat een korte samenvatting van de meest relevante informatie van de patiënt. Deze informatie verschilt per keten. De NAW-gegevens van de patiënt kun je zien door op de patiëntgegevens in de patiëntkaart te gaan staan (voorbeeld). Je krijgt dan de volgende informatie te zien (voorbeeld): ROHA EV Versie: Page 4

5 4. Vraag of verwijzing beantwoorden Het ene tabblad geeft de patiëntkaart weer, waarop je alleen informatie kunt zien over een patiënt. Op het andere tabblad staat de vraag of de verwijzing vermeld. Deze kun je beantwoorden door in het tekstvak onder de vraag je reactie te plaatsen. Degene die de vraag heeft gesteld of de verwijzing heeft gedaan, staat automatisch aangevinkt als degene naar wie het antwoord gestuurd moet worden. Dat kun je natuurlijk zelf wijzigen door de vink uit te zetten en/of bij een andere persoon van die praktijk aan te zetten. De personen die niet staan aangevinkt ontvangen geen notificatie van het bericht dat je plaatst. Zij hebben echter wel toegang tot het bericht wanneer zij de patiëntkaart openen. Je klikt na het vermelden van je reactie op bewaar. Je krijgt dan je reactie in het scherm te zien. ROHA EV Versie: Page 5

6 5. Consult invoeren (voor DT, FT en PT) Diëtisten, fysiotherapeuten en podotherapeuten kunnen hun consult verrichten en invoeren door op het +-je (plusje) te klikken links in het scherm. Kijk daarbij goed naar de datum die daar vermeld staat. Het is namelijk van belang dat de datum die daar staat, de datum is waarop het consult heeft plaatsgevonden, oftewel de contactdatum. Mocht je een consult later registreren, dan kan het zijn dat de datum afwijkt van de datum waarop het consult heeft plaatsgevonden. Pas dan de datum nog even aan, voordat je de registratie invoert en bewaart. Je krijgt dan het volgende scherm te zien dat je kunt aanvullen. Daarna klik je op bewaar. De informatie staat dan opgeslagen bij de patiënt. Wanneer de praktijk waardoor de patiënt is verwezen in de patiëntkaart kijkt, kan deze het consult inzien dat je hebt ingevoerd en bewaard. Alleen van de onderlinge communicatie krijgt de praktijk een melding. Dat je een consult hebt ingevoerd als DT, FT of PT, daar krijgt een praktijk geen aparte melding van. ROHA EV Versie: Page 6

7 6. Werklijsten (voor DT, FT en PT) Onder de streepjes linksboven in het beginscherm kun je klikken en zie je meerdere opties, waaronder ook de optie om werklijsten te bekijken (voorbeelden hieronder zijn van een diëtist, maar gelden ook voor een podo- en fysiotherapeut). Wanneer je dan de werklijst DM patiënten aanklikt het aantal patiënten staan dat je in behandeling hebt of hebt gehad. Wanneer je op de patiëntnaam klikt, dan kom je weer in de patiëntkaart terecht. Maar als je meer informatie wilt zien over het aantal behandelingen bij een bepaalde patiënt, dan klik je op het cijfer in de kolom contactdatum of tijdregistratie. Dan krijg je het volgende scherm te zien met meer informatie over de data waarop je een bepaalde behandeling hebt gegeven en de tijdregistratie die hierbij hoort. ROHA EV Versie: Page 7

8 7. Kalender (voor DT, FT en PT) Als paramedicus kun je in de kalender bijhouden op welke data er afspraken plaatsvinden. Deze handleiding beschrijft de twee manieren waarop je een afspraak kunt inplannen. 1. Aan het einde van een protocol kun je een datum inplannen door op de kalender onder 'Volgende afspraak' te klikken. Er opent een pop-up waarin je de kalender op praktijkniveau ziet. Hier kun je een datum selecteren. Klik tenslotte op 'Bewaar' Via het kopje kalender. Klik daarvoor eerst op het lichtblauwe menu linksboven en dan op kalender. Beweeg de muis aan de bovenkant van een datumvak en klik op ' + Afspraak'. Zoek de patiënt door de naam of geboortedatum in te typen. Selecteer de module waarvoor de afspraak gemaakt wordt. Klik op 'Voeg toe' ROHA EV Versie: Page 8

9 8. Administratie voeren en je declaraties bekijken (voor DT, FT en PT) Voor het registreren van een consult kies je altijd de datum waarop het consult heeft plaatsgevonden. Dit wordt ook wel de contactdatum genoemd. 1. Klik op '+' 2. Klik op het kalendersymbool. 3. Selecteer de contactdatum. In het voorbeeld is de contactdatum 9 juli Nadat je de datum hebt ingevoerd kun je het registratieformulier openen. In het voorbeeld is dat 'Samenvatting consult pedicure'. ROHA EV Versie: Page 9

10 Zet de status van de afspraak op 'doorgegaan'. Dit is noodzakelijk voor de declaratie. Op het moment dat je de status van de afspraak invult verschijnt de contactdatum. De contactdatum komt altijd overeen met de datum die je eerder hebt gekozen bij het openen van het formulier. Vul ook de andere velden in. Vul de resterende tekstvelden in en kies eventueel een datum voor een nieuwe afspraak. Klik tenslotte op 'Bewaar'. ROHA EV Versie: Page 10

11 Na het opslaan verschijnt het consult in de rechterkant van het scherm, in de declaratiemonitor. Klik op 'ja' om de declaratie van dit consult te bevestigen. Het consult is pas bevestigd als het selectiebolletje gevuld is. Je hoeft hier niet op een bewaarknop te klikken. Let op: Als je het consult hier niet bevestigt wordt het consult niet gedeclareerd. In sommige gevallen dien je het aantal tijdseenheden dat de behandeling heeft geduurd te registreren. Vul het aantal eenheden in en klik op het bewaarsymbool. Om het overzicht met declaraties te bekijken volg je de volgende stappen: Aan de rechterkant van de patiëntkaart vindt je het declaratieoverzicht. ROHA EV Versie: Page 11

12 In het declaratieoverzicht is de volgende informatie te vinden: 1. De periode waarover de declaraties plaatsvinden. In het voorbeeld kan worden gedeclareerd voor het kalenderjaar Het aantal reeds ingediende declaraties ten opzichte van het totaal aantal toegestane declaraties binnen de periode. In het voorbeeld zijn er drie behandelingen geregistreerd. In totaal worden er acht behandelingen vergoed. Er kunnen dus nog vijf behandelingen gedeclareerd worden. 3. De behandelingen waarvoor de declaratie is ingediend. 9. Contact met Caresharing of ROHA Op support.caresharing.nl vind je altijd de meest actuele informatie over Caresharing Collab. Mocht je na het bekijken van de site en het lezen van deze handleiding nog vragen hebben over het programma Caresharing Collab dan kun je altijd contact opnemen met een helpdeskmedewerker van Caresharing middels mail of telefoon. Mocht je meer algemene vragen hebben betreffende de ketenzorg dan kun je altijd het kantoor van de ROHA bellen. De bureau coördinator zal je met de juiste persoon doorverbinden. o Caresharing ROHA o telefoon: telefoon: o support@caresharing.nl mail: info@rohamsterdam.nl ROHA EV Versie: Page 12