kun je een rekenblad gebruiken en opmaken?

Transcriptie

1 FOCUS 1 Hoe kun je een rekenblad gebruiken en opmaken? ICT REKENBLAD Een rekenblad was oorspronkelijk een document om tabellen met berekeningen op te stellen. De huidige rekenbladprogramma s kunnen echter veel meer: gegevens ordenen, sorteren, groeperen en bewerken, grafieken maken MS Excel openen kan op twee manieren: Je klikt op de snelkoppeling op het bureaublad Je klikt op de Startknop en daarna op Alle programma s. In de map Microsoft Office klik je op Microsoft Excel Wanneer je MS Excel opent, krijg je de volgende gebruikersinterface of werkomgeving te zien. Cel A1 werkbalk Snelle toegang Titelbalk Kolommen naamvak het Lint formulebalk Rijen werkbladnavigatie Scrollbalken werkbladen Statusbalk Paginaweergaves Zoomregelaar 1 Kun je de verschillende structuurelementen van een rekenblad toelichten? Voor je aan de slag kunt met het programma, moet je een aantal vaktermen onder de knie krijgen. 1.1 Wat is het verschil tussen een werkblad en een werkmap? De werkmap is het bestand waarin je werkt en waarin je je gegevens opslaat. Een werkmap kan bestaan uit meerdere werkbladen. In een werkblad kun je je gegevens weergeven, analyseren, er berekeningen op uitvoeren ICT-vademecum Rekenblad 1

2 Een nieuwe werkmap heeft standaard drie bladen. Klik je met de rechtermuisknop op een tabblad, dan krijg je het volgende snel- of contextmenu te zien. Wanneer je een werkmap opslaat, krijgt die een gezamenlijke naam, maar je kunt ook elk werkblad een eigen naam geven. Dit zijn een aantal zaken die je met werkbladen kunt doen: werkbladen invoegen (Dit kan ook door op het tabblad met het sterretje of Shift + F11 te klikken.); werkbladen verwijderen; de naam van een werkblad wijzigen; werkbladen verplaatsen; werkbladen kopiëren; een werkblad beveiligen (zodat niemand de gegevens kan wijzigen, verplaatsen, verwijderen ); een tabkleur wijzigen; een werkblad verbergen; een verborgen werkblad terug zichtbaar maken. 1.2 Wat is het verschil tussen een rij, een kolom en een cel? Een werkblad bestaat uit rijen, kolommen en cellen. Cel Kolom Rij < R_f1_a4 > 2 ME & Company

3 Een kolom is de verticale onderverdeling van het werkblad, aangeduid met een letter. Een rij is de horizontale onderverdeling van het werkblad, aangeduid met een cijfer. Een cel is een vakje op de kruising van een kolom en een rij. Een cel wordt aangeduid door een celadres. Dat adres is opgebouwd uit de kolomletter en het rijnummer van de kolom en de rij waarin de cel nu staat, bijvoorbeeld: B3. ICT REKENBLAD De actieve cel is de cel waarop de cursor staat. Ze is meestal in het vet omkaderd Hoe selecteer je een cel? Je selecteert een cel door erop te klikken of door de pijltjestoetsen te gebruiken. Het actieve celadres verschijnt in het naamvak Hoe selecteer je een rij? Je selecteert een rij door op het cijfer van de rij te klikken Hoe selecteer je een kolom? Je selecteert een kolom door op de letter van de kolom te klikken. ICT-vademecum Rekenblad 3

4 1.2.4 Hoe selecteer je het volledige werkblad? Je selecteert het volledig werkblad door op de knop Alles selecteren te klikken. Knop Alles selecteren 1.3 Wat is een bereik? Een bereik is een verzameling van cellen, kolommen of rijen die al dan niet aaneengesloten zijn. In onderstaande afbeelding is het bereik (B3:C6). Soms is het handiger om het bereik een naam te geven. Dat doe je door het bereik te selecteren en daarna op de rechtermuisknop te klikken. Je krijgt dan onderstaand scherm waar je het bereik een duidelijke naam kunt geven Hoe selecteer je een bereik van aaneengesloten cellen? Je selecteert een bereik van aaneengesloten cellen door op de eerste cel van het bereik te klikken en vervolgens de muisaanwijzer te slepen naar de laatste cel van het bereik. In het bovenstaande voorbeeld klik je op cel B3 en sleep je de muisaanwijzer naar C6. Moet je een groot celbereik aanduiden, dan klik je op de eerste cel in het bereik. Je houdt de shifttoets ingedrukt en klikt dan op de laatste cel in het bereik. Als je de laatste cel niet kunt zien, schuif je door het werkblad totdat de cel zichtbaar is. 4 ME & Company

5 1.3.2 Hoe selecteer je een bereik van niet-aaneengesloten cellen? Wanneer de cellen van het bereik niet aaneengesloten zijn, selecteer je de eerste cel of het eerste cellenbereik. Je houdt de ctrl-toets ingedrukt en selecteert de volgende cellen of bereiken. ICT REKENBLAD In bovenstaand voorbeeld klik je op C3 en sleep je de muisaanwijzer naar C4. Daarna houd je de ctrltoets ingedrukt terwijl je het bereik E3:E4 en het bereik G3:G4 selecteert Hoe selecteer je een bereik van rijen? Aangrenzende rijen selecteer je door: de muisaanwijzer te slepen over de rijkoppen; de eerste rij te selecteren, de shifttoets ingedrukt te houden en de laatste rij te selecteren. Niet-aangrenzende rijen selecteer je door op de eerste rij te klikken, de ctrl-toets ingedrukt te houden en de volgende rijen te selecteren Hoe selecteer je een bereik van kolommen? Aangrenzende kolommen selecteer je door: de muisaanwijzer te slepen over de kolomkoppen; de eerste kolom te selecteren, de shifttoets ingedrukt te houden en de laatste kolom te selecteren. Niet-aangrenzende kolommen selecteer je door op de eerste kolom te klikken, de ctrl-toets ingedrukt te houden en de volgende kolommen te selecteren. ICT-vademecum Rekenblad 5

6 2 Hoe kun je gegevens efficiënt invoeren en bewerken? 2.1 Hoe geef je gegevens in op een efficiënte manier? Om gegevens in te voeren in een werkblad klik je op de juiste cel. Vervolgens typ je in die cel je gegevens in. Terwijl je typt verschijnen de ingetypte gegevens ook in de formulebalk. Om te bevestigen klik je op de entertoets. Dat verplaatst de cursor één cel naar onder, in dezelfde kolom. De inhoud van een cel bestaat uit numerieke (cijfers) of uit alfanumerieke (tekst) gegevens. Elke invoer van letters, eventueel gecombineerd met cijfers, spaties en/of speciale tekens beschouwt MS Excel als tekst. Tekst wordt standaard links uitgelijnd. Cijfers eventueel gecombineerd met een plusteken, een minteken, ronde haakjes, een komma, een punt of een procentteken beschouwt MS Excel als numerieke waarde. Numerieke waarden worden standaard rechts uitgelijnd. 2.2 Hoe navigeer je snel doorheen een werkblad? Ga naar Begin of einde van een bereik Uiterst linkse en bovenste cel waarin zich gegevens bevinden Uiterst rechtse en onderste cel waarin zich gegevens bevinden Eén rij omhoog of omlaag Eén kolom naar links of rechts Eén venster omhoog of omlaag Eén venster naar links of rechts Werkwijze Druk op Ctrl + pijltjestoets om naar het begin en einde van elk bereik in een kolom of rij te schuiven. Druk op Ctrl + Home Druk op Ctrl + End Door op het pijltje-omhoog of op pijltje-omlaag te klikken, ga je één rij naar omhoog of omlaag. Door op het pijltje-links of op het pijltje-rechts te klikken, ga je één kolom naar rechts of links. Druk op Page Up of Page Down. Druk op Alt + Page Up of Page Down 6 ME & Company

7 Nog een manier om vlug naar een bepaalde cel te navigeren: je typt het celadres in het naamvak in en klikt op de entertoets. Een andere mogelijkheid is de F5-toets gebruiken. Je krijgt dan een dialoogvenster waar je het celadres kunt intypen en op OK klikken. ICT REKENBLAD 2.3 Hoe bewerk je de gegevens in een rekenblad? Het zal regelmatig voorkomen dat je gegevens die je hebt ingegeven in een rekenblad moet bewerken. Dit zijn de belangrijkste bewerkingen: De inhoud van een cel wissen: selecteer de cel en druk op de deletetoets. De gegevens van een cel overschrijven: selecteer de gewenste cel en typ de nieuwe gegevens in. Correcties aanbrengen. Dat kan op twee manieren - Je klikt op de gewenste cel en voert de aanpassingen door in de formulebalk. - Je klikt op de gewenste cel en voert de aanpassingen in de cel zelf door. ICT-vademecum Rekenblad 7

8 3 Hoe geef je een cel of een bereik de gepaste getalnotatie? 3.1 Hoe zorg je dat Excel getallen volgens de NBN-normen weergeeft? Voor getallen gelden de volgende NBN-normen. Het decimaalteken is een komma: bijvoorbeeld 15,89 Het scheidingsteken tussen duizendtallen is een spatie: bijvoorbeeld Getallen die uit meer dan vier cijfers bestaan, worden (om het lezen ervan te vergemakkelijken) gegroepeerd per drie cijfers: bijvoorbeeld Dat geldt ook voor decimale getallen: bijvoorbeeld 3, Standaard respecteert MS Excel de NBN-normen niet, zoals je hieronder kunt vaststellen: Je zult de notatie van de getallen dus moeten aanpassen. Dat doe je best aan de hand van het volgende stappenplan. Hoe pas je de notatie van getallen aan? Stap 1: Selecteer de getallen waarvan je de notatie wilt aanpassen. Stap 2: Klik de keuzelijst open in de rubriek Getal van het tabblad Start. Je krijgt dan het volgende scherm. Aangezien de standaardinstellingen van Excel de NBN-normen niet respecteren, moet je onderaan op Meer getalnotaties klikken. Er is ook een snellere werkwijze: je selecteert de cellen waarvan je de notatie wilt aanpassen. Vervolgens klik je op de rechtermuisknop en daarna op Celeigenschappen. Het resultaat is hetzelfde. 8 ME & Company

9 Je krijgt dan onderstaand scherm. ICT REKENBLAD Stap 3: Omdat de standaardinstellingen niet correct zijn, klik je hier op Aangepast. De getalnotatie #.##0 is niet correct:het scheidingsteken tussen de duizendtallen moet immers een spatie zijn. Bovendien staan er in de geselecteerde cellen getallen met meer dan vier cijfers. In het invulvakken moet je daarom het volgende intypen: # ### ##0. Stap 4: Klik op OK. De getallen worden nu wel volgens de NBN-normen weergegeven, namelijk: 3.2 Hoe voorzie je een getal van een valutateken volgens de NBN-normen? Voor het valutateken gelden de volgende NBN-normen. Ofwel plaats je het valutateken voor het getal: bijvoorbeeld 15,89 Ofwel plaats je de afkorting EUR in hoofdletters achter het getal: bijvoorbeeld 15,89 EUR Ofwel zet je het woord euro in kleine letters achter het getal: bijvoorbeeld 15,89 euro Om een bedrag het valutateken mee te geven volgens de NBN-normen volg je het onderstaande stappenplan. ICT-vademecum Rekenblad 9

10 Hoe voorzie je een bedrag van een valutateken volgens de NBN-normen? Stap 1: Selecteer de cel(len) die je van een valutateken wilt voorzien. Stap 2: Klik in de rubriek Getal van het tabblad Start op de keuzelijst. Je krijgt dan het volgende scherm. Klik hier op Valuta. Je zult zien dat het getal nu van het valutateken is voorzien volgens de NBN-normen. 3.3 Hoe zorg je ervoor dat Excel een datum volgens de NBN-normen weergeeft? Voor de datum gelden de volgende NBN-normen. Ofwel voluit geschreven, bijvoorbeeld: 23 september 2013 Ofwel volgens de notatie jjjj-mm-dd, bijvoorbeeld: Standaard respecteert MS Excel ook deze NBN-normen niet. Wanneer je 23 september 2013 intypt, zal MS Excel dat als volgt weergeven: 23/sep/13. Typ je de datum zo in: , dan is de weergave in MS Excel: 23/09/2013. Om ervoor te zorgen dat de datum wel correct wordt weergegeven, volg je het onderstaande stappenplan. Hoe geef je de datum correct weer in MS Excel? Stap 1: Selecteer de cel(len) waarvan je de datumnotatie wilt aanpassen. Stap 2: Ga naar het tabblad Start en klik op de rubriek Getal. Je krijgt dan het scherm dat je op de volgende pagina ziet. 10 ME & Company

11 Stap 3: Klik nu op Datum. Daar kies je bij Type voor: 14 maart 2001 wanneer je de datum als volgt wilt weergeven: 23 september 2013; wanneer je de datum als volgt wenst te zien: Hoe voorzie je een getal van een procentteken volgens de NBN-normen? Volgens de NBN-normen moet er een spatie vóór het procentteken komen. MS Excel respecteert deze NBN-norm niet, want de spatie voor het procentteken ontbreekt standaard. De werkwijze is hier net iets anders dan bij de andere getalnotaties. Je kunt hier beter de notatie aanpassen vóórdat je de gegevens invoert, zoals je in stap 2 van het volgende stappenplan zult merken. Hoe voorzie je een getal van een procentteken volgens de NBN-normen? Stap 1: Selecteer de cel(len) die je wilt aanpassen. Stap 2: Je zou hier in de keuzelijst in de rubriek Getal van het tabblad Start op Percentage kunnen klikken. Typ je echter eerst het getal 15 in om nadien het procentteken toe te voegen, dan ga je met die werkwijze het volgende resultaat hebben: 1500%. Dat was niet de bedoeling. Niet alleen is het resultaat foutief, ook de NBN-norm is niet gerespecteerd. Klik daarom met je rechtermuisknop op de cellen die je wilt aanpassen voordat je de gegevens invoert. ICT-vademecum Rekenblad 11

12 Kies in het bovenstaand scherm niet voor Percentage. Je zou wel een procentteken kunnen toevoegen, maar de spatie vóór het procentteken ontbreekt dan. Je kiest hier voor de rubriek Aangepast. Afhankelijk of je decimalen wenst of niet, zul je in het invoervak het volgende moeten intypen: # ##0 % (zonder decimalen) # ##0,00 % (met twee decimalen) 4 Wat is het verschil tussen de inhoud en de weergave van cellen? Hierboven heb je gezien dat de weergave en de inhoud van de cellen niet altijd hetzelfde zijn. De inhoud van de cellen kun je steeds aflezen in de formulebalk. De weergave vind je terug in de cellen van het werkblad zelf. 12 ME & Company

13 5 Hoe kun je de gegevens op een doelgerichte manier doorvoeren? In MS Excel kun je met de vulgreep snel en makkelijk een lijst maken. Dat kan een getallenreeks of een datumreeks zijn, maar ook een opsomming van dagen van de week of de namen van afdelingen in het bedrijf. ICT REKENBLAD Stel dat je een beurtrol moet opstellen voor het opruimen van de kantine in het bedrijf. Elke dag is een andere werknemer verantwoordelijk voor die taak. Dat zou betekenen dat je voor elke week de dagen moet intypen. De lijst om in te vullen, zou er als volgt kunnen uitzien: Je krijgt snel het bovenstaande resultaat door het onderstaande stappenplan te volgen. Hoe maak je een lijst in MS Excel? Stap 1: Typ in cel A2 de tekst maandag. Stap 2: In de rechterbenedenhoek van cel A2 verschijnt er een klein, zwart vierkantje dat we de vulgreep noemen. Wanneer je stilstaat op de vulgreep verandert het witte kruisje in een zwart kruisje. Sleep de vulgreep naar beneden en je ziet dat de dagen van de week automatisch verschijnen. De vulgreep is niet alleen handig voor het doorvoeren van weekdagen, maanden en tijdstippen, maar ook voor het doorvoeren van getallenreeksen. Om op een snelle manier het resultaat van kolom A te realiseren, typ je enkel in cel A1 het cijfer 5 in. Nadien sleep je de vulgreep van cel A1 naar beneden. Om snel kolom B weer te geven, moet je aangeven dat het telkens om een veelvoud van 5 gaat. Daarom typ je cel B1 het getal 5 in en in cel B2 het getal 10. Selecteer cel B1 en cel B2, sleep daarna de vulgreep van cel B2 naar beneden. ICT-vademecum Rekenblad 13

14 6 Hoe maak je een werkblad functioneel op? Een verzorgde en duidelijke opmaak geeft je document een meerwaarde. 6.1 Hoe voorzie je de inhoud van een cel van de juiste opmaak? De opmaak van tekst in MS Excel lijkt sterk op de opmaak in andere Officepakketten zoals MS Word Hoe wijzig je het lettertype en de lettergrootte? Hoe wijzig je het lettertype en de lettergrootte? Stap 1: Om de cellen te voorzien van het gewenste lettertype en de gewenste lettergrootte selecteer je eerst de cel(len). Stap 2: Maak nu gebruik van de keuzelijsten. Schuif met de muisaanwijzer over de verschillende lettertypes en tekengroottes; je ziet automatisch een voorbeeldweergave in het werkblad. Klik op een lettertype en/of een tekengrootte wanneer je tevreden bent met je keuze Hoe geef je de inhoud de juiste tekstkleur? Naast het lettertype en de tekengrootte kun je ook de kleur van de tekst kiezen. Ook daarvoor heb je een keuzelijst tot je beschikking, die je vindt in de rubriek Lettertype van het tabblad Start. Als je de keuzelijst openklikt, krijg je het volgende venster. Vind je daar je gading niet, klik dan op Meer kleuren om een nuance van een bepaalde kleur te kiezen. 14 ME & Company

15 6.1.3 Hoe wijzig je de uitlijning van de inhoud van een cel? ICT REKENBLAD Naast de rubriek Lettertype vind je ook de rubriek Uitlijning terug in het tabblad Start. De eerste drie opties zijn boven uitlijnen, midden uitlijnen en onder uitlijnen. Die gebruik je om de tekst verticaal uit te lijnen. Afhankelijk van de hoogte van de rij, ga je dan de tekst boven, midden, of onder uitlijnen in de cel. De drie opties daaronder zijn Links uitlijnen, Centreren en Rechts uitlijnen. Die gebruik je om de tekst horizontaal in de cel uit te lijnen. De eerste opties daarnaast gebruik je om de inspringing van de tekst te vergroten of te verkleinen. Telkens je hierop klikt, vergroot of verkleint de inspringing een stap. Rechtsboven vind je de knop Afdrukstand met een keuzelijst die heel wat extra mogelijkheden biedt. Zo kun je de tekst linksom en rechtsom draaien, tekst verticaal plaatsen of omhoog of omlaag draaien. Wil je nog meer mogelijkheden, klik dan op de onderste knop. Je krijgt het volgende scherm. Door met de pijl te werken, ga je de tekst de gewenste helling geven. Wanneer je tekst intypt in een cel die langer is dan de breedte van de cel, zal de tekst overlopen naar de aangrenzende cel zolang deze geen gegevens bevat. Wanneer die aangrenzende cel wel gegevens bevat, zullen de gegevens van de eerste cel niet volledig worden weergegeven in je werkblad. Een oplossing daarvoor is de kolombreedte aan te passen, wat in 6.4 aan bod komt. Een tweede oplossing is, gebruik te maken van de knop Tekstterugloop. ICT-vademecum Rekenblad 15

16 Wanneer je op deze knop klikt, zal alle tekst in de cel zichtbaar worden, omdat MS Excel die op meerdere regels gaat plaatsen. 6.2 Hoe voorzie je een cel van de gevraagde opmaak? Hoe geef je een cel een celrand? Met de vooraf gedefinieerde randstijlen kun je snel een rand toevoegen rond een cel of rond een cellenbereik. Het onderstaande stappenplan kan je daarbij helpen. Stap 1: Selecteer de cel of de cellen waar je een rand aan wil toevoegen. Stap 2: Klik in de rubriek Lettertype van het tabblad Start op de knop Randen. Je krijgt dan het onderstaande scherm. Stap 3: Klik op de gewenste randstijl. Je kunt ook zelf een aangepaste rand maken wanneer de vooraf gedefinieerde randstijlen niet aan je wensen voldoen. Klik hiervoor op Meer randen. 16 ME & Company

17 In het dialoogvenster kun je de stijl, de kleur en de plaatsing van de rand bepalen. Wanneer alles is ingesteld, klik je op OK. Als je geen celranden gebruikt, maar de rasterlijnen van het werkblad wilt weergeven op afgedrukte pagina s, moet je het selectievakje Afdrukken bij Rasterlijnen in de rubriek Werkbladopties op het tabblad Pagina-indeling inschakelen Hoe geef je een cel een opvulkleur? In MS Excel kun je zowel de inhoud als de achtergrond van een cel een kleur geven. Volg daarvoor het onderstaande stappenplan. Stap 1: Selecteer de cel(len) die je een bepaalde kleur wilt geven. Stap 2: Klik in het tabblad Start in de rubriek Lettertype op het pijltje naast de knop Opvulkleur. ICT-vademecum Rekenblad 17

18 Stap 3: Kies een achtergrondkleur voor de cel. Als je met de cursor boven een kleur beweegt dan zie je onmiddellijk het effect ervan op de geselecteerde cel. Vind je de kleur niet die je zoekt, klik dan op meer kleuren Hoe voeg je cellen samen? Wanneer je kolom C, D, E en F een andere titel wilt geven, bijvoorbeeld Adresgegevens, zul je de cellen C1, D1, E1 en F1 moeten samenvoegen. Het onderstaande stappenplan kan je daarbij helpen. Hoe voeg je cellen samen? Stap 1: Selecteer de cellen die je wilt samenvoegen. Stap 2: Klik in de rubriek Uitlijning van het tabblad Start op de knop Samenvoegen en centreren. In dit geval krijg je de bovenstaande melding omdat de cellen die je wilt samenvoegen al een inhoud hebben. MS Excel behoudt voor de samengevoegde cellen de inhoud van de cel linksboven. In dit geval Straat. Je kunt de inhoud en de uitlijning achteraf makkelijk aanpassen. 18 ME & Company

19 6.3 Hoe geef je een rij de juiste hoogte? Soms is het nuttig om de standaard rijhoogte te wijzigen, bijvoorbeeld als je de inhoud van de cellen volledig wilt tonen of als je het werkblad overzichtelijker wilt maken. Je kunt de hoogte van een rij op verschillende manieren aanpassen. De volgende stappenplannen tonen hoe. ICT REKENBLAD Hoe gebruik je de muisaanwijzer om de hoogte van een rij aan passen? Stap 1: Selecteer uiterst links op je beeldscherm een rijkop of meerdere rijkoppen gelijktijdig door er met ingedrukte linkermuisknop over te slepen. Je zult merken dat de muisaanwijzer verandert in een zwarte, naar rechts wijzende pijl. Stap 2: Plaats de muisaanwijzer op de onderste lijn van de onderste rijkop; de muisaanwijzer verandert in een zwarte dubbele pijl. Stap 3: Sleep de onderste lijn van de onderste rijkop naar beneden, met ingedrukte linkermuisknop, tot je de gewenste rijhoogte bereikt. Je zult merken dat tijdens het slepen voortdurend de actuele hoogte van de rij wordt weergegeven in een infolabel. Je kunt ook de rijhoogte aanpassen via het lint. Hoe pas je de rijhoogte aan met het dialoogvenster rijhoogte? Stap 1: Klik op het tabblad Start. Stap 2: Klik in de rubriek Cellen van het tabblad Start op de knop Opmaak en vervolgens op de menuoptie Rijhoogte. Je krijgt dan het scherm dat je op de volgende pagina ziet. ICT-vademecum Rekenblad 19

20 Stap 3: Het dialoogvenster Rijhoogte wordt geopend. Daar geef je de gewenste hoogte in punten in. Standaard staat die op 15 ptn. 6.4 Hoe geef je een kolom de juiste breedte? De kolombreedte aan de inhoud van de cellen aanpassen, verbetert de leesbaarheid van een werkblad. Het wijzigen van de kolombreedte verloopt op dezelfde wijze als het aanpassen van de rijhoogte. De volgende stappenplannen tonen hoe. Hoe pas je de kolombreedte aan met de muisaanwijzer? Stap 1: Plaats de muisaanwijzer in de kolomkop (helemaal bovenaan in het werkblad), precies op de scheidingslijn tussen twee kolommen. De muisaanwijzer verandert in een dubbele pijl. Stap 2: Druk de linkermuisknop in en versleep de scheidingslijn tot je de gewenste kolombreedte bereikt. De kolombreedte wordt ook hier tijdens het slepen voortdurend weergegeven in een infolabel. 20 ME & Company

21 Je kunt ook de kolombreedte aanpassen via het lint. Hoe pas je de kolombreedte aan met het dialoogvenster kolombreedte? Stap 1: Klik op het tabblad Start. ICT REKENBLAD Stap 2: Klik in de rubriek Cellen van het tabblad Start op de knop Opmaak en vervolgens op de menuoptie Kolombreedte. Stap 3: Het dialoogvenster Kolombreedte wordt geopend. Daar geef je de gewenste breedte in. Standaard staat die op 8, Hoe kopieer je opmaak? Met behulp van de knop Opmaak kopiëren/plakken in de rubriek Klembord van het tabblad Start kun je snel en eenvoudig de opmaak van een cel kopiëren en plakken naar andere cellen. Je moet hiervoor enkel het onderstaande stappenplan te volgen. Hoe kopieer je de opmaak van een cel naar een andere cel? Stap 1: Selecteer de cel waarvan je de opmaak wilt kopiëren. Stap 2: Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken. Stap 3: Selecteer de cellen die je dezelfde opmaak wilt geven. ICT-vademecum Rekenblad 21

22 6.6 Hoe stel je een voorwaardelijke opmaak in? Voorwaardelijke opmaak toepassen op je gegevens helpt je om snel verschillen op te merken in een bereik met waarden. Wanneer je voor M&C een inventaris zou opmaken, is het handig als je in één oogopslag ziet voor welke producten de huidige voorraad kleiner is dan de minimumvoorraad, die stuks bedraagt. Hoe je een voorwaardelijke opmaak geeft, leer je aan de hand van het onderstaande stappenplan. Hoe stel je een voorwaardelijke opmaak in? Stap 1: Selecteer de cellen waarop je een voorwaardelijke opmaak wilt toepassen. Stap 2: Klik op de knop Voorwaardelijk opmaak in de rubriek Stijlen van het tabblad Start. Er opent zich een dropdownmenu met verschillende opmaakmogelijkheden, verdeeld in categorieën. Bij de categorieën Gegevensbalken, Kleurschalen en Pictogrammen wordt alles automatisch afgehandeld: beweeg je bij deze categorieën met de muisaanwijzer over een opmaak in het dropdownmenu, dan zie je onmiddellijk het resultaat in het werkblad. Bij deze categorieën vergelijkt MS Excel de cijfers in het bereik met elkaar; afhankelijk van de waarde kleurt dat de cel lichter of donkerder. In de bovenstaande situatie moet de cel rood worden wanneer de huidige voorraad kleiner is dan de minimumvoorraad van stuks. Stap 3: Klik op Markeringsregels voor cellen. Kies hier voor kleiner dan. Je krijgt het volgende scherm. 22 ME & Company

23 Typ in het invoervak het cijfer in. Bij de opmaak moet je voor aangepaste indeling kiezen, want de gevraagde opmaak komt niet in het standaardlijstje voor. Nu verschijnt het volgende scherm. ICT REKENBLAD Stap 4: Klik op het tabblad Opvulling. Kies daar de kleur rood en klik dan tweemaal op OK. Dat geeft het volgende resultaat. 7 Hoe sorteer je gegevens? Door de informatie in een werkblad te sorteren, kun je gegevens snel terugvinden. In het onderstaande voorbeeld zijn de leveranciersgegevens gesorteerd volgens leveranciersnummer. Het is echter handiger om de gegevens op naam te sorteren. Hoe doe je dat? ICT-vademecum Rekenblad 23

24 Voor het sorteren gebruik je best het onderstaande stappenplan. Hoe sorteer je gegevens? Stap 1: Selecteer de gegevens die je wilt sorteren, in dit geval het bereik A1:F16. Stap 2: Om de gegevens snel te sorteren klik je op de knop Sorteren en filteren. Er verschijnt een keuzemenu. Klik op om in oplopende volgorde te sorteren (van A naar Z of van het kleinste getal naar het grootste). Klik op om in aflopende volgorde te sorteren (van Z naar A of van het grootste getal naar het kleinste). Het snel sorteren zal in ons geval niet het gewenste effect opleveren: MS Excel gaat namelijk de gegevens sorteren op leveranciersnummer. Je zult dus moeten kiezen voor Aangepast sorteren. Nu zie je het volgende scherm: Op dit moment worden de gegevens gesorteerd op leveranciersnummer. Je zult dat moeten wijzigen. Klik op het driehoekje achter Leveranciersnummer. Zo krijg je een lijstje met de kolomkoppen. Kies hier voor Naam en druk op OK. Je krijgt nu het volgende resultaat. 24 ME & Company

25 FOCUS 2 Hoe druk je een werkmap af? 1 Hoe stel je de juiste marges in? ICT REKENBLAD Paginamarges zijn de lege ruimten tussen de werkbladgegevens en de randen van de afgedrukte pagina. Je kunt marges gebruiken om bepaalde items zoals kopteksten, voetteksten en paginanummers aan het werkblad toe te voegen. Volg het onderstaande stappenplan om marges in te stellen. Stap 1: Selecteer het werkblad of de werkbladen die je wilt afdrukken. Stap 2: Klik in het tabblad Pagina-instelling op Marges. Stap 3: Daarna kun je kiezen uit vooraf gedefinieerde marges, namelijk Normaal, Breed of Smal. TIP Als je eerder een aangepaste marge-instelling hebt gebruikt, is die instelling beschikbaar als de vooraf gedefinieerde marge-optie Laatste aangepaste instelling. Wil je aangepaste paginamarges opgeven, klik dan op Aangepaste marges en typ vervolgens in de vakken Boven, Onder, Links en Rechts de gewenste marges. ICT-vademecum Rekenblad 25

26 2 Hoe kun je een kop- en voettekst instellen en opmaken? Om een document te personaliseren wordt er vaak een kop- en/of voettekst aan het document toegevoegd. Je kunt ook nuttige informatie in afgedrukte werkbladen opnemen. 2.1 Hoe stel je een kop- en voettekst in? Stap 1: Om een kop- of voettekst toe te voegen, klik je in het tabblad Invoegen op de knop Kop- of voettekst. Stap 2: Klik op het tabblad Invoegen in de rubriek Tekst op Kop- en voettekst. Het werkblad wordt weergegeven in de weergave Pagina-indeling. Stap 3: Om een kop- of voettekst toe te voegen, klik je op het linker, middelste of rechter tekstvak boven of onder aan de werkbladpagina. Stap 4: Typ de kop- of voettekst in. Stap 5: Om terug te keren naar de gewone weergave van het werkblad, klik je in het tabblad Beeld in de rubriek Werkmapweergaven op de knop Normaal. 2.2 Hoe maak je een kop- en voettekst op? Je maakt de kop- en voettekst op in de rubriek Lettertype van het tabblad Start. 26 ME & Company

27 3 Hoe voeg je een paginanummering toe? Stel dat je een werkblad gaat afdrukken en je pagina s wilt nummeren. Je kunt dan paginanummers in de kop- of voetteksten van de werkbladpagina s invoegen. De paginanummers die je invoegt, worden niet op het werkblad weergegeven in de normale weergave, maar alleen in de paginaweergave en op de afgedrukte pagina s. ICT REKENBLAD Stap 1: Klik op het werkblad waarvoor je paginanummers wilt invoegen. Stap 2: Klik in het tabblad Invoegen in de rubriek Tekst op de knop Kop- en voettekst. Stap 3: Klik vervolgens in de rubriek Elementen voor kop- en voettekst op de knop Paginanummer. In het gekozen vak zie je de tijdelijke aanduiding &[Pagina]. Wil je het totale aantal pagina s toevoegen, typ dan een spatie achter &[Pagina] gevolgd door het woord van en opnieuw een spatie. Nadien klik je in de rubriek Elementen voor kop- en voettekst op Aantal pagina s. De tijdelijke aanduiding &[Pagina] van &[Pagina s] wordt dan in het gekozen vak weergegeven. Stap 4: Als je klaar bent, klik je op het tabblad Weergave in de rubriek Werkmapweergaven op Normaal. ICT-vademecum Rekenblad 27

28 4 Hoe pas je de afdrukinstellingen aan? Voordat je een werkblad afdrukt bekijk je best eerst een afdrukvoorbeeld om te controleren of alles er naar wens uitziet. 4.1 Hoe pas je de schaal van het werkblad aan? Je kunt de schaal van je werkblad vergroten of verkleinen. Er zijn twee manieren om dat te doen. Methode 1 Via de knop Schaal van de rubriek Aanpassen aan pagina van het tabblad Pagina-indeling kun je de afdruk percentueel vergroten of verkleinen. Als je bijvoorbeeld 50 % kiest, wordt het werkblad op de helft van de normale oppervlakte afgedrukt. Methode 2 Klik op de uitvouwknop om het dialoogvenster Pagina-instelling te openen. Ook hier is met het pijltje naar boven of beneden de schaal aan te passen. Je kunt ook een cijfer intypen. Klik je de optie Aanpassen aan: 1 bij 1 pagina s aan, dan zullen de gegevens precies op één pagina worden afgedrukt, ongeacht de oorspronkelijke grootte. 4.2 Hoe druk je de titels van je werkblad af? Bestaat een werkblad uit meerdere pagina s, dan kun je op elke pagina de rij- en kolomkoppen afdrukken om ervoor te zorgen dat de gegevens correct kunnen afgelezen worden. Volg hiervoor het onderstaande stappenplan. Stap 1: Selecteer het werkblad dat je wilt afdrukken. Stap 2: Klik op het tabblad Pagina-indeling in de rubriek Pagina-instelling op Titels afdrukken. 28 ME & Company

29 Stap 3: Voer in het tabblad Blad onder Titels afdrukken een van de volgende handelingen uit: ICT REKENBLAD Typ in het vak Rijen bovenaan op elke pagina de verwijzing naar de rijen die de kolomlabels bevatten. Typ in het vak Kolommen links op elke pagina de verwijzing naar de kolommen die de rijlabels bevatten. Vind je het intypen van de verwijzing moeilijk, dan kun je ook op de knop Dialoogvenster samenvouwen klikken. Die vind je rechts van de vakken Rijen bovenaan op elke pagina en Kolommen links op elke pagina. Vervolgens selecteer je in het werkblad de titelrijen of -kolommen die je op elke pagina wilt afdrukken. Nadat je de gewenste titelrijen of -kolommen hebt geselecteerd, klik je opnieuw op de knop Dialoogvenster samenvouwen om terug te keren naar het dialoogvenster. 4.3 Hoe centreer je je afdruk? Om een werkblad gecentreerd af te drukken, volg je het onderstaande stappenplan. Stap 1: Selecteer het werkblad of de werkbladen die je wilt afdrukken. Stap 2: Ga naar het tabblad Pagina-indeling en klik in de rubriek Pagina-instelling op de knop Marges. Stap 3: Om de pagina horizontaal of verticaal te centreren, klik je op Aangepaste marges. Onder Centreren op pagina schakel je vervolgens het selectievakje Horizontaal of Verticaal in. ICT-vademecum Rekenblad 29

30 30 ME & Company

31 FOCUS 3 Hoe voorzie je een rekenblad van de nodige formules? 1 Hoe gebruik je formules op een efficiënte manier? ICT REKENBLAD 1.1 Hoe stel je een formule op? In MS Excel gebruik je formules om berekeningen te maken. Met de volgende operatoren bouw je de formules op: Operator Voorbeeld Optellen (+) 25+5 Aftrekken (-) 25-5 Vermenigvuldigen (*) 25*5 Delen (/) 25/5 Net zoals in de wiskunde is er voor de bewerkingen in MS Excel ook een bepaalde volgorde afgesproken: 1 vermenigvuldigen en delen 2 optellen en aftrekken Daarbij geldt nog steeds: altijd eerst de bewerking tussen de haakjes berekenen. Een formule in MS Excel begint steeds met het isgelijkteken (=). Om de resultaten in kolom D te berekenen volg je het onderstaande stappenplan. Hoe stel je een formule op in MS Excel? Stap 1: Klik eerst in de cel waar het resultaat moet komen, bijvoorbeeld D2. Stap 2: Typ het isgelijkteken. Stap 3: Typ de rest van de formule. Voor cel D2 is dit =B2+C2. Je maakt best zo veel mogelijk gebruik van celverwijzingen. Dat heeft als voordeel dat je de formule niet telkens moet aanpassen wanneer de inhoud van de cellen wijzigt. In plaats van de celverwijzing in te typen, kun je ook op de betrokkene cellen klikken. Typ in D2 het isgelijkteken in, klik op cel B2, typ het plusteken in en klik op cel C2. Stap 4: Om de bewerking te beëindigen klik je op Enter. ICT-vademecum Rekenblad 31

32 1.2 Hoe kopieer je formules? Om formules te kopiëren, is er de vulgreep. Zet de muis op de vulgreep. Houd de linkermuisknop ingedrukt. Sleep naar beneden. Op die manier krijg je het volgende resultaat. 2 Hoe gebruik je ingebouwde functies op een efficiënte manier? 2.1 Wat is het verschil tussen een formule en een functie? Om uitgebreide berekeningen te maken (bv. een som maken van 25 getallen) maak je beter gebruik van de ingebouwde functies in MS Excel. Dat werkt efficiënter en sneller. 2.2 Hoe bereken je de som van verschillende getallen op een efficiënte manier? Om in cel A11 de som van de tien getallen te maken, zou je in cel A11 de volgende formule moeten intypen: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8 +A9+A10. Dat is misschien nog haalbaar, maar wat als het om 100 getallen gaat? In dat geval kun je beter de somfunctie gebruiken. Daarvoor volg je het onderstaande stappenplan. Hoe gebruik je de somfunctie in MS Excel? Stap 1: Klik op de cel waar je de som wilt weergeven, in dit geval A11. Stap 2: Klik in het tabblad Start in de rubriek Bewerken op de somfunctie. 32 ME & Company

33 MS Excel doet zelf het voorstel om de cellen boven A11 op te tellen: ICT REKENBLAD Stap 3: Druk op Enter. Zijn niet de juiste cellen opgeteld, dan kun je zelf aangeven welke cellen wel moeten opgeteld worden. Als het om aaneengesloten cellen gaat, ga je als volgt te werk. Hoe gebruik je de somfunctie bij aaneengesloten cellen? Stap 1: Selecteer de cel waar je de som wilt weergeven. Stap 2: Klik op de somfunctie. Stap 3: Sleep met een ingedrukte linkermuisaanwijzer over de cellen die je wilt optellen. Stap 4: Druk op Enter. Wanneer het om niet-aaneengesloten cellen gaat, moet je de volgende stappen ondernemen. Hoe gebruik je de somfunctie bij niet-aaneengesloten cellen? Stap 1: Selecteer de cel waar je de som wilt weergeven. Stap 2: Klik op de somfunctie. Stap 3: Klik op de eerste cel die je wilt optellen. Druk de Ctrl-toets in. Houd die ingedrukt en klik vervolgens een voor een op de andere cellen die je wilt optellen. Stap 4: Als je alle cellen hebt geselecteerd, druk je op Enter. ICT-vademecum Rekenblad 33

34 2.3 Hoe gebruik je de functies maximum, minimum en gemiddelde? Met functies kun je in MS Excel ook heel snel het maximum, het minimum en het gemiddelde berekenen. Stel dat je in een rekenblad het maximum, minimum en gemiddelde wilt berekenen van de tien getallen van kolom B. Om de berekening uit te voeren, volg je het onderstaande stappenplan. Hoe gebruik je de functie maximum? Stap 1: Selecteer de cel waar je het maximum wilt weergeven. Stap 2: Klik op het driehoekje naast de somfunctie. Selecteer de functie Max. Stap 3: Selecteer de cellen waarvan je het maximum wilt berekenen. Stap 4: Bevestig de bewerking door op Enter te klikken. De werkwijze om het minimum en het gemiddelde te berekenen, verloopt gelijkaardig. 34 ME & Company

35 2.4 Hoe bereken je het aantal cellen dat getallen bevat? De functie AANTAL berekent het aantal cellen dat getallen bevat. ICT REKENBLAD Om in cel B11 het aantal cellen van het bereik B1:B10 weer te geven die een getal bevatten, ga je als volgt te werk. Hoe bereken je het aantal cellen dat getallen bevat? Stap 1: Selecteer de cel waarin je het aantal wilt weergeven, bijvoorbeeld B11. Stap 2: Klik op het driehoekje naast de somfunctie. Daar selecteer je de functie AANTAL. De functie staat niet in het lijstje, vandaar dat je op Meer functies... moet klikken. Je krijgt een dialoogvenster waar je alle beschikbare functie binnen MS Excel terugvindt. ICT-vademecum Rekenblad 35

36 Stap 3: Klik op AANTAL. Je krijgt dan het onderstaande scherm waarmee je het bereik kunt selecteren. Je kunt een voor een de cellen van het bereik weergeven. Een andere mogelijkheid is om ook op de knop Dialoogvenster samenvouwen te klikken. Die bevindt zich rechts van het vak Waarde 1. Vervolgens selecteer je in het werkblad de cellen van het bereik. Stap 4: Bevestig de invoer door op OK te klikken. 36 ME & Company