02.04 BESTEK DIENSTEN - ALGEMEEN BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG SOCIAAL SECRETARIAAT

Transcriptie

1 Soc-secr/ 26 maart BESTEK DIENSTEN - ALGEMEEN BEPERKTE OFFERTEAANVRAAG ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VAN DIENSTEN AANBESTEDENDE OVERHEID GEMEENTEBESTUUR EN OCMW LAARNE OMSCHRIJVING VAN DE DIENST SOCIAAL SECRETARIAAT NAAM EN ADRES VAN DE ONTWERPER AANKOOPDIENST OCMW LAARNE, COLMANSTRAAT 5, 9270 LAARNE

2 Soc-secr/ 26 maart INLICHTINGEN Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: naam: Githa Praet adres: Colmanstraat 5, 9270 Laarne telefoon: 09/ Githa.praet@publilink.be TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING. Wet van 24 december 993 (BS ) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 996 (BS ) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 996 (BS ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden.

3 Soc-secr/ 26 maart AFWIJKINGEN + EVENTUELE MOTIVERING (KB VAN 26 SEPTEMBER ARTIKEL 3) Hierna volgt de lijst van de bepalingen waarvan voor onderhavige aanneming wordt afgeweken van de bovenvermelde toepasselijke reglementering.. Artikel 6, ste lid - KB van 08 januari 996 De gestanddoeningstermijn wordt van 60 op 80 kalenderdagen gebracht. () () zie blz. 7 - gestanddoeningstermijn

4 Soc-secr/ 26 maart EERSTE DEEL Reglementaire en verordenende bepalingen Algemeen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de kandidaat is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 993 en het KB van 8 januari 996 en latere wijzigingen. Aanbestedende overheid Naam aanbestedende overheid: Gemeentebestuur en Ocmw Laarne Adres: Colmanstraat 5 te 9270 Laarne Voorwerp van de opdracht De opdracht omvat het volledig actueel houden van de theoretische weddendossiers van het gemeente- en Ocmw personeel en de praktische uitvoering ervan, zoals beschreven in hoofdstuk III, technische bepalingen, van onderhavig bestek. CPC nummer: Loonadministratiediensten Juridische adviezen en informatie Personeelsbestand bij gemeentebestuur en Ocmw Laarne a) Gemeentebestuur Laarne Het personeelsbestand van het gemeentebestuur Laarne op omvat 00 personeelsleden of 79,59 vte: - 26 personen met een contract van bepaalde duur (gesco s en contractuelen) - 37 personen met een contract van onbepaalde duur (gesco s en contractuelen) - 37 vastbenoemden Daarvan zijn er 7 langdurig zieken en 7 personeelsleden met verminderde prestaties door : gedeeltelijke loopbaanonderbreking(2), ouderschapsverlof(2), halftijdse vervroegde uitdiensttreding() en verminderde prestaties wegens sociale of familiale redenen (2). - 2 raadsleden (incl burgemeester en schepenen) - 0 dossiers gepensioneerde mandatarissen

5 Soc-secr/ 26 maart b) Ocmw Laarne Het personeelsbestand van het OCMW van Laarne op datum van omvat totaal 3 personeelsleden of 0, 96 vte: - 6 met contract bepaalde duur ( gesco s, weerwerkgesco s en contractuelen) - 42 contract onbepaalde duur ( gesco s, weerwerkgesco s en contractuelen) - 28 vastbenoemden Waarvan 6 personeelsleden die op geen prestaties leverden wegens werkverwijdering, ouderschapsverlof of langdurige ziekte 8,76 vte personeelsleden die loopbaanvermindering en 2 vte personeelsleden die loopbaanonderbreking genieten,68 VTE van het personeel zijn aangeworven in het kader van de sociale maribel - er zijn 2 startbaners - normaliter jaarlijks een 23-tal vakantiejobs - 9 raadsleden (inclusief voorzitter) Verloning - toepassing van weddeschalen, vastgesteld met inachtneming van de belangrijkheid van de ambtsopdrachten, de graad van verantwoordelijkheid en de vereiste algemene en vakbekwaamheid en rekening houdend met de plaats die de personeelsleden in de hiërarchie van het gemeentebestuur of het Ocmw bekleden - jaarlijkse of tweejaarlijkse verhoging van de lonen (afhankelijk van de weddetrap) Vergoedingen - fietsvergoeding woon-werkverkeer - hospitalisatieverzekering - maaltijdcheques - toelage voor nacht- en/of zaterdag en zondagwerk - vergoeding voor het uitoefenen van een hogere functie - premie arbeidsduurvermindering - attractiviteitspremie - haard- en standplaatsvergoeding - reiskosten - begrafenisvergoeding - vacatietoelage - presentiegelden Beschrijving computernetwerk en boekhoudprogramma a) gemeentebestuur Laarne File & Printserver van Cevi Exchangeserver voor mail ISA-server voor internet/firewall Telesupport via Cevi Netviewersessies Boekhoudprogramma: New horizon client van de firma Cevi b) Ocmw Laarne Computernetwerk: - Unix-server van Cevi voor de loonadministratie - Unix-server voor de Schaubroeck-applicaties (boekhouding, winsoc, Geracc,...) en file-server (O-schijf) - internet en mail gebeurt via Publilink (ASDL) - verbinding met 2 rusthuizen via SDSL

6 Soc-secr/ 26 maart telesupport via de publilink-aansluiting Boekhoudprogramma: NOB van de firma Schaubroeck Wijze van gunnen van de opdracht (wet van 24 december artikel 3 en KB van 26 september artikel 2, 2 ) De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een beperkte offerteaanvraag. Merknamen (KB van 08 januari artikel 85) Het is verboden eventuele merknamen, octrooien of types, of een bepaalde oorsprong of productie aan te duiden die zo precies zijn, dat een bepaald product of een bepaalde firma wordt begunstigd. De aanduiding van een merknaam, vergezeld met de aanduiding of daarmee overeenstemmend is evenwel toegestaan wanneer het niet mogelijk is een beschrijving van het voorwerp van de opdracht te geven. Wijze van prijsbepaling (wet van 24 december artikel 7, KB van 26 september artikel 2, 2 en KB van 08 januari artikel 86) Ten aanzien van de vaststelling van de prijzen, wordt onderhavige overeenkomst beschouwd als een opdracht volgens prijslijst. Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Opmaak van de offerte (KB van 08 januari artikel 89) De offerte en de inventaris worden in één exemplaar en kopie (KB van 8 januari artikel 03) opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 08 januari 996. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver, die op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden : Ik, ondergetekende... verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier en inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het bestuur vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden. Tijdelijke vereniging (KB van 08 januari artikel 93) Bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure behoudt het bestuur zich het recht voor een offerte van een tijdelijke vereniging te aanvaarden voorzover minstens één geselecteerde kandidaat deel uitmaakt van deze vereniging.

7 Soc-secr/ 26 maart Wijziging hoeveelheden (KB van 08 januari artikel 97) De inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris NIET wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel om vermoedelijke hoeveelheden gaat. (tenzij de besteksbepaling het uitdrukkelijk toestaat). Vergissingen + leemten (KB van 08 januari artikel 98) Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven. Prijsopgave opdrachten in percelen (Wet van 24 december artikel 8 en KB van 08 januari artikel 0) Niet van toepassing. Indiening van de offerte (KB van 08 januari artikel 04) De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld : de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en de verwijzing naar het bestek. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding offerte sociaal secretariaat. De offerte wordt gestuurd aan :Ocmw Laarne,T.a.v. dhr. voorzitter, Colmanstraat 5 te 9270 Laarne. Plaats, dag en uur van de opening van de offertes (KB van 08 januari artikel 06) De opening van de offertes heeft plaats op 6 juni 2008 om 0.00 uur ten overstaan van dhr. voorzitter of zijn afgevaardigde in de burelen van Ocmw Laarne, Colmanstraat 5 te 9270 Laarne. Selectiecriteria De inschrijver dient eerst te voldoen aan de hieronder gestelde selectiecriteria (uitsluitingsvoorwaarden, financiële en econ. draagkracht, technische bekwaamheid) alvorens men kan overgaan tot de evaluatie van zijn aanbieding. Hij voegt hiervoor de nodige documenten en inlichtingen bij zijn inschrijving. De inschrijver die niet voldoet aan de selectiecriteria wordt uitgesloten; hij wordt dan hierover geïnformeerd. Uitsluitingsvoorwaarden (KB 8 jan 996 Art. 69) Kan uitgesloten worden van deelneming aan de opdracht in welk stadium van de procedure ook de dienstverlener : die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen ; 2 die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van

8 Soc-secr/ 26 maart vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen ; 3 die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast ; 4 die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken ; 5 die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis; 6 die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is ; 7 die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk. Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in één van de gevallen, vermeld in, 2, 3, 5 of 6 bevindt, kan geleverd worden door voorlegging van de volgende stukken: voor, 2 of 3 : een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; 2 voor 5 of 6 : een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land. Wanneer een dergelijk document of getuigschrift niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Financiële en economische draagkracht Om de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aan te tonen dienen bij de inschrijving de volgende documenten en inlichtingen bijgevoegd te worden (KB 8 jan 996 Art 44):. Een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste drie boekjaren van de diensten waarop de opdracht betrekking heeft; 2. Een passende bankverklaring. Technische bekwaamheid (KB 8 jan 996 Art. 7) Dienst voorbehouden aan bepaalde beroepen De inschrijver dient te beschikken over een wettelijke erkenning als sociaal secretariaat en voegt hiervoor bij zijn inschrijving de nodige attesten. Een referentielijst van de gelijkaardig aangeboden diensten aan gemeentebesturen en Ocmw s die kunnen vergeleken worden met Laarne wat betreft aantal werknemers, complexiteit (vergoedingen, toelagen,...) en integratie in computernetwerk 2. Beschrijving van het opleidingsniveau en kwalificaties van de leden van de juridische dienst voor de opvolging en het correct laten toepassen van de sociale wetgeving in het kader van deze opdracht 3. Beschrijving van de samenstelling, opleidingsniveau en kwalificaties van de leden die de loonberekening en aanverwante diensten zullen uitvoeren en opvolgen in het kader van deze opdracht; 4. Beschrijving van de mogelijkheden inzake informaticamiddelen (hardware, software, informatici) die de inschrijver denkt in te zetten in het kader van deze algemene offerteaanvraag, o.m. om te zorgen voor een oordeelkundige inpassing

9 Soc-secr/ 26 maart in het computernetwerk en een aangepaste aansluiting met de boekhouding 5. Referenties qua aanpak bij de overgang (omschakeling) tijdens een lopend boekjaar; 6. Ingeval van calamiteit in het rekencentrum van het sociaal secretariaat dient men binnen 48 uur volledig operationeel te zijn op een daarvoor voorziene installatie. M.a.w. de loonadministratie mag slechts een beperkte vertraging oplopen. Dit is een absolute vereiste als garantie. Ocmw Laarne heeft de mogelijkheid de technische bekwaamheid van de inschrijver/uitvoerder te controleren. Criteria voor gunning van de opdracht (KB van 08 januari artikel 5 lid 2). De prijs met een opsplitsing in volgende posten: - het actueel houden van weddedossiers - juridische dienstverlening - jaarlijkse kosten voor de berekening en verwerking van de lonen - aangiften aan externe organismen (RSZPPO-aangifte, aangifte BV, Belcotax aangifte, uitreiken formulieren vakbondspremie, pensioenkadaster, dimona- aangifte,..) - personeelsbegroting - genereren van diverse rapporten en lijsten - koppeling met boekhouding door gebruik te maken van aangepaste logische codes - vaste jaarlijkse kosten (onderhoud, ) - variabele kosten - mogelijke extra kosten of voordelen / beperkingen verbonden aan een specifieke uitvoeringsvorm (uitbetaling van netto-lonen, RSZ en de bedrijfsvoorheffing door de uitvoerder) - de formules voor eventuele jaarlijkse herziening van de kosten. Minstens 20% van de kosten zijn vast - tarieven voor het uitvoeren van specifieke opdrachten (studies, simulaties, controles,...) 2. De aanpak en de beschikbare ervaring om de diensten optimaal in te passen in de bestaande procedures en administratie van Laarne, in het bijzonder met betrekking tot: - de aansluiting met bestaande computerprogramma s (boekhouding,..) - de mogelijkheid van import en export van gegevens (Microsoft omgeving) - de overgang van de bestaande situatie naar de nieuwe situatie bij de dienstverlener - de overname van historische gegevens - specifieke mogelijkheden voor flexibele rapportering - gebruiksvriendelijkheid 3. De evaluatie van de beschikbare ervaring - op het vlak van calamiteitenplan - op vlak van juridische ondersteuning - op vlak van loonverwerking en bijhorende diensten - op vlak van specifieke diensten en studies - op vlak van service en kwaliteitsborging - flexibiliteit om op specifieke vragen te kunnen antwoorden De inschrijver wordt gevraagd voor gunningscriteria 2 en 3 een plan van aanpak op te maken (incl. stavingdocumenten) en bij de offerte te voegen.

10 Soc-secr/ 26 maart CONCRETE INVULLING CRITERIA. De totaal prijs : 50 % 2. De aanpak en de beschikbare ervaring om de diensten optimaal in te passen in de bestaande procedures en administratie van Laarne: 20% a. aansluiting met bestaande computerprogramma s (boekhouding): mogelijk: 0 ptn niet mogelijk 0 ptn b. mogelijkheid tot import/export naar Word/Excel mogelijk: 5 ptn niet mogelijk: 0 ptn d. andere gevraagde diensten worden globaal beoordeeld maximum: 5 ptn trapsgewijs tot 0 ptn 3. Evaluatie van de beschikbare ervaring: 30% a. Calamiteitenplan Ja: 0 ptn Neen: 0 ptn b. Juridische ondersteuning maximum: 0 ptn trapsgewijs tot 0 ptn c. Andere gevraagde diensten worden globaal beoordeeld maximum: 0 ptn trapsgewijs tot 0 ptn Varianten (KB van 08 januari artikel 3 lid en artikel 5 lid 3) Indien het bestek varianten oplegt of toestaat wordt het voorwerp van die varianten, hun aard en draagwijdte nader omschreven in de technische bepalingen van de opdracht. Er zijn geen verplichte en/of facultatieve varianten Vrije variant (KB van 08 januari artikel 5 lid 4 en artikel 6 van de wet van 24 december 993) Het is verboden om vrije varianten in te dienen. Onderscheid tussen varianten en vrije varianten (2) VARIANTE De variante kan voorkomen bij aanbesteding of offerteaanvraag VRIJE VARIANTE De vrije variante is alleen mogelijk bij offerteaanvraag, tenzij het bestek het verbiedt (2) bronvermelding: Overheidsopdrachtenzakboekje, de heer Luc Westhovens, Uitgave van Kluwer

11 Soc-secr/ 26 maart 2008 De variante gaat uit van de aanbestedende overheid en is dus duidelijk omschreven in het bestek De variante betreft het gebruik van andere materialen of technische procédés dan die voorzien in de basisoplossing De vrije variante gaat uit van de inschrijver zelf en is gevoegd bij zijn offerte De vrije variante heeft hoofdzakelijk betrekking op nieuwigheden en technische verbeteringen die de aanbestedende overheid onbekend zijn Gestanddoeningstermijn (KB van 08 januari artikel 6) De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, wordt voor onderhavige dienstopdracht op 80 kalenderdagen gebracht dit om reden dat de prijzen bij indiening offerte nog geldig zijn op het ogenblik van de definitieve oplevering.

12 Soc-secr/ 26 maart TWEEDE DEEL Administratieve contractuele bepalingen Algemeen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voorzover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 996 (BS van ) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit. De indeling hierna in artikels is overgenomen van de bijlage bij het bovenvermelde Koninklijk besluit. Artikel - Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door Fanny Wiels, administratief deskundige. Beperkingen en draagwijdte mandaat: haar mandaat is niet beperkt. Artikel 3 - Prijsherziening Op onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. Bij een eventuele verlenging van de opdracht wordt in de maand december van het lopende jaar de prijs voor het komende jaar aangepast aan de index der consumptieprijzen. De basisindex is de index van de maand voor de dag van de opening der offerten. Artikel 5 - Betalingen De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van VIJFTIG (50) KALENDERDAGEN vanaf ontvangst van de maandelijkse factuur. Artikel 20 - Middelen van optreden De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn :. wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen leveringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; 2. ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; 3. wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd; 4. wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht. Artikel 67 - Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen zijn vooral ingerekend:. de administratie- en secretariaatskosten;

13 Soc-secr/ 26 maart de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; 3. de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid worden geëist; 4. de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5. de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; 6. de kosten voor verpakking; 7. de keurings- en de opleveringskosten. Artikel 69 - Wijze van uitvoering De uitvoering (= test- en overgangsperiode) dient plaats te vinden vanaf 0 juli 2008, zodanig dat de weddeberekening door de nieuwe dienstverlener vanaf 0 januari 2009 ingang kan vinden.

14 Soc-secr/ 26 maart DERDE DEEL Technische bepalingen De te leveren prestaties bestaan uit :. Theoretisch deel. HET ACTUEEL HOUDEN VAN THEORETISCHE WEDDEDOSSIERS Om het theoretisch weddendossier volledig actueel te houden, worden beslissingen opgesteld die de geldelijke toestand van alle personeelsleden bepalen volgens de meest gunstige mogelijkheden. Hiervoor baseert men zich op de gepubliceerde onderrichtingen en het organiek geldelijk statuut. De aanpassingen aan diverse beslissingen worden op initiatief van de inschrijver opgesteld en doorgestuurd naar het opdrachtgevend bestuur. Ten einde de inschrijver in staat te stellen om deze opdracht te kunnen vervullen, wordt een dossier overgemaakt dat bestaat uit één exemplaar van het geldelijk en administratief statuut, het reglement voor de contractuelen en de diverse principebeslissingen die de geldelijke bepalingen voor het personeel als voorwerp hebben. De opvolging van het theoretisch dossier houdt in dat : bij elke indiensttreding, bevordering, verandering van rechtspositie of prestatieverandering een individuele weddevaststelling wordt gemaakt; de beslissing wordt overgemaakt aan het bestuur met het oog op notulering; elk jaar een collectieve beslissing wordt bezorgd waarop alle actieve personeelsleden vermeld worden met hun periodieke weddenverhoging; er gesignaleerd kan worden welke personeelsleden aanspraak maken op een hogere schaal in toepassing van de regels die gelden voor de functionele loopbaan..2 JURIDISCHE DIENSTVERLENING De inschrijver verleent juridisch advies m.b.t. problemen en vragen die betrekking hebben op de tewerkstelling van personeel in lokale besturen. Dit omhelst ondermeer juridische informatie omtrent arbeidsrecht, sociaalzekerheidsrecht, administratief recht en de interpretatie van het geldelijk en administratief statuut.

15 Soc-secr/ 26 maart Praktisch deel 2. DE BEREKENING EN VERWERKING VAN DE LONEN Met als basis de goedgekeurde individuele wedde en de prestatieopgave, wordt de bezoldiging berekend, ingeschreven op de individuele rekening en overgebracht op een mandaat of betalingsbevel. Bij elke loonverwerking dient een loonstrook gemaakt te worden. Bij een regularisatie dient een detail ter beschikking gesteld te worden van de geregulariseerde periodes. Bij de loonverwerking wordt de volgende output verwacht : een betalingsbevel/openstaande schuld per begrotingsartikel/algemene rekening; een verzamelstaat per begrotingsartikel/algemene rekening met een nominatieve opsomming van de personeelsleden die onder het kwestieuze artikel/rekeningnummer ressorteren; een samenvatting per begrotingsartikel/algemene rekening; een betaallijst met detail nominatieve lijst met rekeningnummer en te betalen bedragen; genereren van een elektronisch bestand voor de financiële instelling De loonverwerking gebeurt voor ieder natuurlijk persoon die een bezoldiging in de meest ruime zin ontvangt ten laste van het bestuur. Naast de maandelijkse berekening en verwerking van de lonen, omvat de loonverwerking tevens de volgende zaken : onbeperkte regularisaties van eerder gerekende periodes en bedragen; buitengewone en bijzondere toelagen; berekening van presentiegelden inhoudingen op de netto bezoldiging; de berekening van vakantiegeld en vertrekvakantiegeld; de berekening van de eindejaarstoelage; 2.2 AANGIFTEN AAN EXTERNE ORGANISMEN 2.2. RSZPPO-aangifte In het kader van de DMFAPPL (multifunctionele aangifte voor plaatselijke en provinciale overheden) treedt de inschrijver op als full service dienstverlener. Dit betekent dat alle oorspronkelijke en regulariserende aangiften tijdig worden ingediend en afgehandeld door de inschrijver. De procentuele en inhoudelijke fouten en de processen-verbaal bij controles worden rechtgezet door de inschrijver.

16 Soc-secr/ 26 maart Elektronische aangifte bedrijfsvoorheffing Vanaf de inkomsten 2008 staat de inschrijver in voor de elektronische doorgave van de maandelijkse bedrijfsvoorheffing via de toepassing FinProf van de FOD Financiën Belcotax-aangifte De inschrijver staat in voor de opmaak van de fiscale eindejaarsstaten en de diverse fiscale fiches. Het Belcotaxbestand wordt aangeleverd aan de FOD Financiën. In het Belcotaxbestand worden de volgende fiscale fiches verwerkt : 28.0; 28.; 28.2; 28.4; 28.6; 28.30; 28.50; Ten behoeve van de werknemers wordt tijdig een fiscale fiche afgedrukt om hen in staat te stellen de aangifte in de personenbelasting te kunnen invullen Uitreiking formulieren vakbondspremie De inschrijver staat in voor het produceren van de jaarlijkse aanvraagformulieren tot het bekomen van een vakbondspremie. De bestanden worden elektronisch bewaard zodat ze ten allen tijde aan de Commissie Vakbondspremies kunnen worden aangeleverd ter controle Aangifte aan het pensioenkadaster De inschrijver zorgt ervoor dat het bestuur de aangifte voor de gepensioneerden aan het pensioenkadaster kan verzorgen Dimona-aangifte De inschrijver fungeert als full service dienstverlener. Dit betekent dat hij een tussenschakel vormt tussen het bestuur en de RSZPPO. De inschrijver beheert de Dimona-aangiften en maakt die op een gestructureerde en beveiligde manier over aan de bevoegde instanties. De inschrijver zorgt er tevens voor dat de elektronische ontvangstbewijzen en Dimonaberichten elektronisch bezorgd worden aan het bestuur. 2.3 PERSONEELSBEGROTING De inschrijver moet in staat zijn om een raming te maken van de personeelskost voor een door het bestuur opgegeven periode. 2.4 LIJSTEN EN RAPPORTEN De inschrijver stelt lijsten en rapporten ter beschikking van het bestuur.

17 Soc-secr/ 26 maart Onderhoud De inschrijver staat in voor de aanpassing van de programma s aan de wijzigende, wettelijke bepalingen. Het opdrachtgevend bestuur behoudt zich het recht om, in functie van interne prioriteiten of van de prijsopbouw een selectie te maken van de aangeboden diensten. De inschrijver moet bereid zijn op verzoek van het opdrachtgevend bestuur een demo te geven. Goedgekeurd in Ocmw Raad in zitting van. Goedgekeurd in Gemeenteraad in zitting van.. Namens de gemeenteraad Namens de Ocmw Raad E. Leroy I. Rogiers G. Praet S. De Wolf Secretaris Voorzitter Secretaris Voorzitter

18 Soc-secr/ 26 maart GEMEENTE : LAARNE OPDRACHTGEVEND BESTUUR : GEMEENTEBESTUUR EN OCMW LAARNE BENAMING VAN DE OPDRACHT : OFFERTEFORMULIER VOOR ÉÉN INSCHRIJVER - NATUURLIJKE PERSOON De ondergetekende (naam en voornamen)... Hoedanigheid of beroep :... Nationaliteit :... Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) :... VOOR ÉÉN VENNOOTSCHAP De vennootschap (handelsnaam of naam)... Rechtsvorm :... Nationaliteit :... Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam en voornamen)... in hoedanigheid van... Nationaliteit :... Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : slechts één vorm kan geldig ingevuld worden - de overige doorhalen. 2 de volgende gegevens dienen voor elke gemachtigde ingevuld te worden. 3 elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt.

19 Soc-secr/ 26 maart VOOR ÉÉN VERENIGING ZONDER RECHTSPERSOONLIJKHEID OPGERICHT DOOR MEERDERE NATUURLIJKE EN/OF RECHTSPERSONEN De ondergetekende(n) en/of de vennootschap(pen) (hierna dienen voor ieder van hen dezelfde gegevens ingevuld te worden als aangegeven op de vorige pagina en dit naargelang het een natuurlijke of een rechtspersoon betreft) 2 3 (eventueel) vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (hierna dienen voor iedere vennootschap dezelfde gegevens ingevuld te worden als aangegeven op de vorige pagina) 4 die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming onder de naam Verbindt of verbinden zich op zijn (haar) (hun) roerende en onroerende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bijzonder bestek, van de opdracht met betrekking tot de aanneming van de werken genaamd tegen de som van (in cijfers - excl. BTW) geschreven (in letters - excl. BTW)... EUR 5 [Wanneer het een opdracht betreft welke opgesplitst is in verschillende percelen zal voor elk perceel het bedrag in cijfers en letters opgegeven moeten worden.] EUR 5 slechts één vorm kan geldig ingevuld worden - de overige doorhalen. 2 de gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. 3 in te vullen in dezelfde volgorde als voor de vennootschappen. 4 door de inschrijver(s) in te vullen 5 doorhalen wat niet van toepassing is

20 Soc-secr/ 26 maart ALS VOLGT GEDETAILLEERD

21 Gemeentebestuur en Ocmw Laarne Colmanstraat 5 Tel 09/ Fax 09/ Laarne Soc-secr/ Provincie Oost-Vlaanderen GEMEENTE : Laarne OPDRACHT : actueel houden van de theoretische weddendossiers van het gemeente- en Ocmw personeel en de praktische uitvoering ervan INVENTARIS AANDUIDING VAN DE ARTIKELS Courante opdracht:. maandelijkse kost voor berekening en verwerking van de lonen 2. het actueel houden van weddedossiers (op jaarbasis) 3. juridische dienstverlening (op jaarbasis) 4. aangiften aan externe organismen(rszppo-aangifte, aangifte BV, Belcotax aangifte.) (op jaarbasis) 5. personeelsbegroting (op jaarbasis) 6. vaste jaarlijkse kosten (onderhoud,..) 7. variabele kosten (.) (op jaarbasis) 8. kostprijs op jaarbasis voor koppeling met boekhouding VH OF GP GP EEN- HEID m, m 2 m 3, st St. 2 HOEVEELHEID VAN DE INVENTARIS EENHEIDSPRIJS bedrag in EUR () TOTAAL Totaal BTW 2 % ALGEMEEN TOTAAL TOTAAL INCL. B.T.W. (in letters): () doorhalen wat niet van toepassing is

22 Gemeentebestuur en Ocmw Laarne Colmanstraat 5 Tel 09/ Fax 09/ Laarne Soc-secr/ AANDUIDING VAN DE ARTIKELS Bijzondere opdrachten:. genereren van diverse rapporten en lijsten 2. mogelijke extra kosten of voordelen/beperkingen verbonden aan een specifieke uitvoeringsvorm 3. uurloon voor het uitvoeren van specifieke opdrachten VH OF GP GP EEN- HEID m, m 2 m 3, st St. HOEVEELHEID VAN DE INVENTARIS EENHEIDSPRIJS bedrag in EUR ()

23 Tel 09/ Fax 09/ Laarne Soc-secr/ De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op Rekeningnummer... bij... geopend op naam van (voor de Belgische aannemers) Bij deze offerte voeg ik of voegen wij een attest van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid waarin de stand van mijn of onze rekening bij deze instellingen wordt opgegeven, overeenkomstig artikel 90 3 en artikel 69 bis van het Koninklijk besluit van 08 januari 996. OFWEL (voor de buitenlandse aannemers) Bij deze offerte voeg ik of voegen wij de in artikel 69 bis 2 van het Koninklijk besluit van 08 januari 996 bedoelde attesten voor buitenlandse inschrijvers. (voor beide) Bovendien mag de administratie alle nodige inlichtingen van financiële en morele aard omtrent de ondergetekende(n) of omtrent de offrerende vennootschap inwinnen bij andere instellingen. 3 Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: de bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens het bijzonder bestek moeten worden overgelegd de door het bijzonder bestek vereiste modellen en monsters Gedaan te...op... de inschrijver(s) aanduiding van de financiële instelling waar de betalingen moeten uitgevoerd worden. 2 juiste benaming van de rekening. 3 doorhalen wat niet van toepassing is. 4 bedraagt de schuld aan bijdrage meer dan 2478,94 EUR dan wordt de inschrijver verzocht bij zijn offerte alle inlichtingen te voegen betreffende de eventuele schuldvorderingen zoals bedoeld in art. 69bis van het Koninklijk besluit van 08 januari 996.