Uw schoolverzuimregistratie goed benut

Transcriptie

1 Uw schoolverzuimregistratie goed benut 1. Inleiding In deze handleiding vindt u tips over hoe u schoolverzuim zo veel mogelijk kunt tegengaan. Dat voorkomt dat leerlingen onnodig thuis komen te zitten of zelfs definitief uitvallen. De handleiding bevat adviezen voor scholen over het benutten van de schoolverzuimregistratie, vervolgstappen bij (on)geoorloofd verzuim en goed verzuimbeleid. De adviezen uit deze handleiding komen grotendeels uit de praktijk. Veel van de tips komen namelijk van scholen uit het primair en het voortgezet onderwijs. We hopen dat de handreiking u van pas komt. 2. De basis: We maken ons zorgen, als je er niet bent De basis van het tegengaan van verzuim is een goede band met de leerling. Die moet het gevoel hebben dat hij of zij ertoe doet en welkom is. En dat het dus erg is als hij of zij er niet is. Naast die betrokkenheid is het belangrijk dat er korte lijnen zijn met de ouders. Zij kunnen hun kind immers motiveren en weten vaak het beste wat er aan de hand is als een leerling verzuimt. Daarom is het verstandig om te investeren in de relatie met de ouders. Verbinden is een belangrijke drijfveer op onze school stelt adjunct R. Termaat van Sprengeloo Apeldoorn. Investeren in een goede relatie met de ouders doen we graag maar is ook noodzaak, omdat je elkaar nodig hebt om leerlingen met een ondersteuningsvraag goed te kunnen helpen.

2 3. Een checklist voor verzuimregistratie Met deze checklist kunt u controleren of uw verzuimregistratie sluitend is. 1. Is er een verzuimregistratiesysteem, dat wordt bijgehouden volgens de interne afspraken? 2. Heeft iedereen die de registratie invult een helder beeld van de verschillende soorten verzuim? Bij twijfel kunt u hier de landelijke definities vinden van de verzuimsoorten. Ze helpen u om een eenduidige registratie op te bouwen. 3. Maakt u onderscheid tussen geoorloofde en ongeoorloofde afwezigheid, waarbij u ook de reden van geoorloofde afwezigheid vastlegt? 4. Neemt u direct contact op met de ouders als een leerling zonder bericht afwezig is en vraagt u naar de reden? 4. De winst van goede verzuimgegevens Het is belangrijk om de verzuimgegevens te analyseren. Als een leerling regelmatig te laat komt of afwezig is, zijn er misschien problemen thuis. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de leerling de zorg heeft voor broertjes of zusjes. Als u dat weet, kunt u er misschien iets aan doen. Het is dus van belang dat docenten, schoolleiders en verzuimcoördinatoren kijken of er trends zitten in het verzuim, en of genomen maatregelen effect hebben gehad. Dat levert belangrijke input op voor nieuwe acties tegen verzuim. De verzuimcoördinator van het Fioretti te Lisse constateert een opvallende toename van het aantal langdurig afwezige meisjes in de bovenbouw. Vaak zijn psychische klachten hier de oorzaak van. In het nieuwe schooljaar zal zij dit verschijnsel goed volgen. Het is dan ook een speerpunt in de verzuimagenda van de school. 5. Wat te doen bij ongeoorloofd verzuim? Stap 1. Ga in gesprek met de leerling Stel zoveel mogelijk open vragen aan de leerling en de ouders, en probeer niet normatief over te komen. U wilt immers contact maken met de leerling om te achterhalen of er achterliggende problemen zijn. Toon uw betrokkenheid: We maken ons zorgen, als je er niet bent (zie ook bijlage 1) Stap 2 Informeer de leerplichtambtenaar Meld het verzuim bij de leerplichtambtenaar, als het boven het afgesproken maximum aantal uren uitkomt. Heeft de leerling 16 uur of meer verzuimd in 4 weken (wettelijk verzuim), meldt het dan direct bij de leerplicht. Verzuim van minder dan 16 uur, waarover u zich toch zorgen maakt, kan ook worden gemeld. 6. Wat te doen bij geoorloofd verzuim (ziekteverzuim) Versie1.0 datum

3 Stap 1 Registreer Voer de melding en verzuimreden in het verzuimregistratiesysteem in. Stap 2 Bel de ouders Neem als mentor of verzuimcoördinator in geval van ziekteverzuim zo snel mogelijk - in het verzuimprotocol staat hoe snel - contact op met de ouders om te informeren naar de gezondheid van de leerling. In dit gesprek probeert u er ook achter te komen of er achterliggende problemen zijn. Bijlage 1 kan u daarbij helpen. Stap 3 Blijf de leerling volgen Blijft de leerling langere tijd ziek, dan is actieve monitoring gewenst en moet de GDD misschien worden ingeschakeld. Een jeugdarts of jeugdverpleegkundige kan dan onderzoeken of de leerling nog (deels) onderwijs kan volgen. De GGD West-Brabant heeft hiervoor de Medische Advisering Ziekgemelde Leerlingen (M@ZL) ontwikkeld. Hier vindt u meer informatie over deze aanpak. Op Pantarijn te Wageningen dachten docenten dat een leerling maar af en toe afwezig was. Toen de verzuimcoördinator het uitzocht, bleek het echter om 80 uur in 6 maanden te gaan. Omdat het om ziekteverzuim ging, was dat uit beeld gebleven. Na doorvragen van de verzuimcoördinator bleek dat de leerling thuis mantelzorg moest verlenen. Na overleg met het sociaal wijkteam is de ondersteuningsvraag van dit gezin opgepakt en kon de betreffende leerling weer gewoon naar school. Checklist voor langdurig geoorloofd- en ongeoorloofd verzuim Met deze checklist kunt u controleren of u effectief optreedt tegen verzuim. o Bent u helder en direct naar leerling en ouders? o Onderhoudt u veelvuldig contact? o Volgt u het verzuim actief en bespreekt u het met de leerkracht of mentor die actie moet ondernemen? o Zijn andere partijen zoals leerplicht en jeugdzorg betrokken? o Zijn er concrete afspraken over het moment waarop externe partijen als GGD en leerplicht worden ingeschakeld? o Zijn alle afspraken vastgelegd en worden ze bewaakt? o Is duidelijk wie de regie heeft? o Blijft u als mentor of school niet te lang zelf doormodderen met leerlingen die hulp van professionals nodig hebben? Verzuimcoördinator van Scala Teteringen stelt : 'Verzuimbeleid slaagt alleen als iedereen - van conciërge tot de directie- zijn verantwoordelijkheid neemt. Het is teamwork: het vereist een actieve betrokkenheid van alle medewerkers. Versie1.0 datum

4 7. Uit de praktijk: dit is nodig voor goed verzuimbeleid Volgens scholen zijn dit de voorwaarden voor succesvol verzuimbeleid: o De rollen en taken van degenen die het verzuimbeleid uitvoeren zijn helder. Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. o De medewerkers die het verzuimbeleid uitvoeren krijgen daar tijd en middelen voor. Bij ziekte of andere afwezigheid is er vervanging. o De verzuimtaken worden meegenomen in persoonlijke ontwikkelingsplannen. o Op de website van de school staat een actueel verzuimprotocol, bedoeld voor leerlingen, ouders en medewerkers. o De school heeft haar zaken organisatorisch op orde, met aaneengesloten lesroosters, goede ondersteuning, een sluitende verzuimregistratie en goed klassenmanagement. Meer over dit thema vindt u hier. o U en uw collega s spreken elkaar aan op het nakomen van afspraken. o Iedereen weet wat de resultaten van de verzuimaanpak zijn en welke trends er spelen. o Iedereen zoekt naar maatwerkoplossingen en gebruikt de beleidsruimte die er is om de leerling te bieden wat nodig is om succesvol de schoolloopbaan te vervolgen. o De school deelt de werkwijze en de ervaringen binnen het samenwerkingsverband. Gevraagd naar de beste verzuimaanpak zei de verzuimcoördinator van Pantarijn Wageningen: Kopieer nooit het model van een andere school. Je kunt altijd leren van anderen, maar het moet maatwerk zijn, dat past bij de cultuur en de schaal van je eigen school. Meer weten: Op de website van onderwijsjeugd staat een handige toolbox voor het opzetten van een goede verzuimregistratie en aanpak van thuiszitten. Het NJI heeft onderzoek gedaan naar de werkzame factoren in de aanpak van schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten. Het biedt een goede aanvulling op deze handreiking. Het ministerie van VWS heeft een praktische site ontwikkeld met veel tips en handelingsadviezen voor professionals over hoe zij effectief kunnen handelen bij jongeren die dreigen uit te vallen. Op de website van passend onderwijs zijn diverse brochures en handreikingen over het bestrijden van thuiszitten te vinden. Versie1.0 datum

5 Bijlage 1 Hulp voor moeilijke gesprekken met ouders over de inzet van de jeugdarts. Vooraf: Eén van de succesfactoren bij ziekteverzuimbegeleiding is goede onderlinge communicatie van de school met de ouders en de leerling en van de school met de jeugdarts. Het doel van het gesprek met de ouders is het halen en brengen van informatie, het geven van aandacht en het bieden van ondersteuning. Inzet jeugdarts: De school heeft behoefte aan een onafhankelijk advies van een jeugdarts als een leerling veelvuldig of langdurig ziek is. (zie uw eigen verzuimprotocol voor concrete termijnen) De jeugdarts zet zijn sociaal-medische expertise in om: o mee te zoeken naar de reden van veelvuldig of langdurig verzuim; o te overleggen met een behandelaar of huisarts; o ouders en school te adviseren over verdere stappen. Aandachtspunten gespreksvoering ouders en leerkracht: Wees open, eerlijk, neutraal en belangstellend. Denk vanuit zorg voor de leerling. Stel open vragen. Ziek is ziek, ga hierover niet discussie. Vraag wel: o Hoe ernstig is het? o Wat zei de huisarts? o Enig idee hoe lang gaat het duren? o Hoe gaat het op school? o Hoe kunnen we als school ondersteunen? Sluit het gesprek af met afspraken over: o verzuimmeldingen (bij wie, hoe?) o schoolbezoek o inhalen lesstof o zoeken van hulp en terugkoppeling door ouders aan de docent o etc. Antwoorden op vragen en opmerkingen van ouders in het kader van de inzet van de jeugdarts Hieronder is een aantal veel gestelde vragen en opmerkingen uitgewerkt. Ze kunnen worden gebruikt als handvat voor het gesprek met ouders en leerling. Ik heb onze zoon iedere keer keurig ziek gemeld. Waarom moet ik naar de GGD? Het consult is niet als controle bedoeld, maar om de jeugdarts met ons mee te laten denken. De jeugdarts kan u en ons na het gesprek adviseren, eventueel na overleg met de behandelaar. Wat een onzin, mijn zoon is bijna niet ziek geweest. Moet ik nu toch gaan? Wij maken ons zorgen over de gezondheid van Jantje. Hij is meer dan gemiddeld ziek. Dit heeft nadelige gevolgen voor zijn schoolprestaties. Versie1.0 datum

6 Jullie weten toch wat onze dochter mankeert? Waarom moet ik naar die arts? Wij vinden het als school moeilijk om de invloed van medische klachten op het naar school gaan in te kunnen schatten. Daarom hebben wij de inzet van de jeugdarts nodig om ons te adviseren. Ja, maar ziek is ziek (Niet ontkennen) Ja, en wij vinden het daarom belangrijk om de jeugdarts met ons mee te laten denken over mogelijke oplossingen of aanpassingen binnen de school. Kan die arts ons kind dan beter maken? Nee, helaas niet, maar hij kan wel met u en ons meedenken hoe we de zorg en het onderwijs zo veel mogelijk aan deze situatie kunnen aanpassen. Wij zijn al vaak met onze dochter bij de huisarts geweest en ze wordt behandeld door een specialist. Moeten we nu óók nog naar de GGD? Ja, de jeugdarts zal met u de klachten doorspreken. Als het nodig is, overlegt de jeugdarts met uw huisarts of andere behandelaars. Daarna geeft de jeugdarts ons een advies over hoe wij het beste met uw dochter om kunnen gaan. Maar het gaat om háár gezondheid, wat is júllie probleem? Haar cijfers zijn voldoende en ze is al druk bezig alle proefwerken in te halen. Het is voor uw dochter van belang dat zij toch naar school gaat, ook al voelt ze zich niet altijd helemaal lekker. Thuisblijven levert vaak weinig verbetering op. Integendeel, doordat uw dochter minder regelmaat heeft, kunnen haar klachten zelfs verergeren. Als ze naar school gaat, blijft ze actief en heeft ze afleiding. Ze is dan minder met haar klachten bezig, heeft contact met leeftijdsgenoten en loopt minder achterstand op. Ze hoeft ook minder in te halen als ze weer naar school kan. Verder lezen: Op deze websites kunt u meer lezen over het voeren van gesprekken met ouders over leerlingen. Ouders hebben altijd gelijk. Als je daarvan uitgaat, ga je beter luisteren. Je moet wel, want je wilt weten wat die ouder precies bedoelt. Waar het gelijk zit, daar moet je achter komen. Samen Veilig biedt een gespreksprotocol en vele handige communicatietips voor zowel onderwijsprofessionals in het PO als VO. Zo worden bv tips gegeven hoe te communiceren met allochtone en of gescheiden ouders. Versie1.0 datum