Verzuimprotocol Wolfert PRO

Transcriptie

1 Verzuimprotocol Wolfert PRO

2 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Voorwoord... 2 De wet... 2 Volledige Leerplicht... 2 Kwalificatieplicht... 2 Taakverdeling... 3 De verzuimcoördinator... 3 Taken... 3 De mentor... 3 De docent... 3 De zorgfunctionaris... 3 De teamleider... 3 De directeur... 3 De dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse praktijk... 4 Dagelijks... 4 Periodiek... 4 Zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd)... 5 Ziekte... 5 Ziekmelding begin van de dag... 5 Ziekmelding gedurende de dag... 5 Bijzonder Verlof... 6 Religieuze feestdagen... 6 Extra verlof... 6 Gewichtige omstandigheden... 6 Melden van verzuim... 8 Acties van de Leerplichtambtenaar... 8 Afspraken met leerling en ouders... 8 Op tijd komen... 8 Ziek... 8 Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke... 8 Vrijstelling vanwege begrafenis, bruiloft, jubileum of religieuze feestdag en extra verlof. 8 Evaluatie verzuimprotocol

3 Inleiding Voorwoord Elke leerling in Nederland heeft recht op onderwijs. Elke ouder is verplicht zijn kind te stimuleren naar school te gaan en elke school is verplicht om onderwijs te verzorgen voor de ingeschreven leerlingen. Dit alles staat keurig beschreven in de Leerplichtwet. Maar bij verzuim is niet alles wetmatig. Per leerling is het verzuim verschillend, zowel in hoeveelheid als in achtergrond. Het is voor een school erg belangrijk om, samen met de partners, veel aandacht te besteden aan verzuim. Zorgwekkend verzuim kan immers een signaal zijn voor achterliggende problemen maar op termijn ook leiden tot vroegtijdig schoolverlaten. Om die aanpak goed te organiseren is er op een school een sluitende administratie nodig en heldere afspraken over de gevolgen van het overtreden van de wettelijke grenzen. Hierbij is het noodzakelijk af te spreken welke vervolgstappen er door Wolfert PRO worden genomen bij Zorgwekkend Verzuim. Dit document legt deze afspraken en taakverdeling vast. De wet De Leerplichtwet 1 stelt dat kinderen en jongeren recht hebben op passend onderwijs maar ook de plicht er gebruik van te maken. Volledige Leerplicht Leerlingen zijn volledig Leerplichtig vanaf de eerste schooldag van de maand na hun 5e verjaardag. De Leerplicht duurt tot dat de leerling 18 jaar oud is. Kwalificatieplicht De kwalificatieplicht volgt op de Leerplicht en geldt voor jongeren tot 18 jaar die nog geen startkwalificatie hebben behaald: een mbo-niveau 2-, havo- of vwo-diploma. Zij zijn tot hun 18e verjaardag kwalificatieplichtig. Dat betekent dat deze jongeren een onderwijsprogramma moeten volgen dat is gericht op het behalen van een startkwalificatie

4 Taakverdeling Om er voor te zorgen dat de verzuimregistratie en verwerking daarvan goed verloopt en voor iedereen inzichtelijk is, staat hieronder de taakverdeling per functionaris. De verzuimcoördinator Spil in het verzuimbeleid is de verzuimcoördinator. Eén persoon die de dagelijkse praktijk begeleidt en bijhoudt. Het aanspreekpunt voor leerlingen, ouders, docenten en mentoren. De verzuimcoördinator heeft als hoofdtaken het verzuim binnen school te beperken tot een minimum. Op Wolfert PRO is dit de receptioniste/telefoniste die hiervoor gefaciliteerd wordt. Taken Controleert dagelijkse de absenties; Zoekt bij absentie contact met ouders/leerling; Signaleert zorgwekkend verzuim; Meldt beginnend verzuim aan mentor; Meldt zorgwekkend verzuim aan zorgcoördinator en teamleider; Maakt een wekelijks overzicht van verzuim; Handelt de te laat-komers af; Informeert ouders schriftelijk en/of per in geval van verzuim; Overlegt met teamleiders en zorgcoördinator over algeheel verzuim en individuele gevallen; Maakt een maandelijks overzicht en analyse van het verzuim; Doet meldingen bij DUO na overleg met teamleiders. De mentor Monitort het verzuim van mentorleerlingen; Bespreekt met leerlingen beginnend zorgwekkend verzuim; Bespreekt met ouders beginnend zorgwekkend verzuim; Onderhoudt contact bij langdurig ziekteverzuim. (vanaf 4 a 5 dagen); Brengt zorgwekkend verzuim in bij het zorgteam. De docent Vult aan het begin van de les de absenties correct in en sluit lessen af in Magister. De zorgfunctionaris Onderhoudt contact Leerplicht; Bespreekt indien nodig een leerling in het ZAT. De teamleider Stuurt docenten aan m.b.t. het tijdig en correct invoeren van de absenties; Gaat indien nodig in gesprek met ouders en leerling. De directeur Meldt een eventuele schorsing aan ouders, Leerplicht en de Onderwijsinspectie. 3

5 De dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse praktijk Dit stappenplan beschrijft de handelingen die aanbevolen worden dagelijks, wekelijks en maandelijks te doen, om zo het verzuimbeleid goed uit te kunnen voeren. Dagelijks Stap 1 Het melden van verzuim door de ouders/verzorgers De ouders/verzorgers melden vóór de eerste les, tussen 7.30 en 8.30 de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. Stap 2 De registratie van het verzuim Elke leerkracht neemt aan het begin van de les de aanwezigheid van de leerlingen door en noteert deze in Magister. De verzuimcoördinator controleert of het verzuim gemeld is (al dan niet met reden), dan wel of er sprake is van niet gemeld verzuim. Stap 3 Onderzoek van het verzuim Op grond van de registratie heeft de verzuimcoördinator nu inzicht in het verzuim. Hij/zij selecteert het verzuim op geoorloofd en ongeoorloofd. Bij twijfel is overleg met de teamleider, mentor en/of zorgcoördinator noodzakelijk. In het geval van niet gemeld verzuim wordt er vanuit de school vóór uur door de verzuimcoördinator contact gezocht met de ouders/verzorgers en wordt gevraagd naar de reden van het verzuim; Indien het niet lukt om telefonisch contact te krijgen, verstuurt de verzuimcoördinator een mail naar de ouders/verzorgers; Wanneer hier niet op gereageerd wordt of wanneer er sprake is van zorgwekkend verzuim, kan een huisbezoek worden afgelegd of kan de wijkagent op de hoogte worden gesteld. Stap 4 Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim: Te laat komen: Zie Protocol te laat. Structureel ongeoorloofd verzuim: De mentor heeft een gesprek met de ouders/verzorgers. De verzuimcoördinator doet een verzuimmelding bij Leerplicht, als het gaat om ongeoorloofd verzuim van meer dan 16 uur in een periode van 4 weken. Stap 5 Actie door de Leerplichtambtenaar Als een verzuimmelding bij de Leerplichtambtenaar binnen is, neemt hij/zij contact op met de school en overlegt of, en zo ja welke actie er ondernomen gaat worden. Welke acties een Leerplichtambtenaar kan ondernemen, staat beschreven onder het kopje Acties van de Leerplichtambtenaar. Periodiek Stap 1: Tweewekelijks verzuim overzicht maken Elke twee weken wordt door de verzuimcoördinator een overzicht gemaakt dat wordt gedeeld met de teamleiders en zorgcoördinator. In dit overzicht wordt aangegeven: de frequentie van het verzuim per leerling (uren, dagdelen, dagen) per verzuimgeval; de reden van het verzuim; de actie, die is ondernomen. Doel hiervan is controleren door de verzuimcoördinator of het verzuim al bij Leerplicht gemeld moet worden. 4

6 Stap 2: Maandelijks bespreken De weekoverzichten worden maandelijks met de teamleiders en zorgcoördinator besproken. Deze bespreking kan leiden tot de volgende acties: mentoren worden indien nodig ingelicht; de mentor neemt contact op met de ouders/verzorgers; de school bespreekt het verzuim intern en schakelt indien nodig hulpverleningsinstanties in (CJG, Bureau Jeugdzorg enz.). Zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) De verzuimcoördinator neemt contact op met de mentor; Dit kan leiden tot direct inschakelen van de zorgfunctionaris, schoolarts, teamleider of Leerplichtambtenaar. De ouders/verzorgers worden hiervan op de hoogte gesteld; De zorgfunctionaris bespreekt het verzuim eventueel in het zorgoverleg. De ouders/verzorgers worden hiervan op de hoogte gesteld; De school kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de Leerplichtambtenaar inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn van 16 uur in 4 weken nog niet overschreden is. Ziekte Een leerling kan ziek zijn vanaf het begin van de schooldag of ziek worden gedurende de dag. Ziekmelding begin van de dag Wanneer een leerling aan het begin van de dag ziek is, geven de ouders/verzorgers dit door aan school. Dit gebeurt door: Te bellen met verzuimcoördinator op nummer tussen 7.30 en uur; De verzuimcoördinator registreert de aard van de ziekte; De mentor neemt na langer dan één week ziek contact op met de ouders; De mentor meldt de leerling indien nodig aan bij het zorgoverleg. Ziekmelding gedurende de dag Als een leerling ziek wordt gedurende de dag, meldt de leerling zich bij de verzuimcoördinator. Deze neemt contact op met thuis en laat de leerling, in overleg met de ouders, naar huis gaan. De verzuimcoördinator registreert de aard van de ziekte.(= ziek naar huis); De registratie wordt afgesloten door de verzuimcoördinator. 5

7 Bijzonder Verlof Voor het aanvragen van bijzonder verlof is een aanvraag door de ouders noodzakelijk. Dit kan alleen schriftelijk of via het formulier Buitengewoon Verlof op de website van Wolfert PRO. De teamleider beslist of het verlof wordt verleend. Het verzoek en het antwoord worden vastgelegd in Magister. Religieuze feestdagen De aard van sommige religieuze feestdagen sluit schoolbezoek uit, omdat de viering ervan wordt beschouwd als vervulling van de plichten die bij de godsdienst horen. Vertegenwoordigers van de verschillende godsdiensten stellen samen met Jeugd, Onderwijs en Samenleving van de gemeente Rotterdam ieder jaar vast om welke dagen het gaat. Hiervan wordt de Religieuze feestdagenkalender gemaakt. Voor de in de kalender opgenomen dagen geldt dat leerlingen thuis mogen blijven voor de viering ervan. Dit verlof moet minimaal twee schooldagen van te voren bij de directeur van de school worden gemeld. De kalender is te vinden op Voorbeelden van religieuze feestdagen zijn: Voor Moslims: het Offerfeest en het Suikerfeest; Voor Hindoes: het Divalifeest en het Holyfeest; Voor Joden: het Joods Nieuwjaar, de Grote Verzoendag, het Loofhuttenfeest. Op een aantal Christelijke feestdagen heeft iedere leerling in Nederland vrij van school. Extra verlof Voor de toestemming om extra verlof geldt het volgende: Tot en met 10 dagen per schooljaar beslist de directie van Wolfert PRO of er toestemming gegeven wordt; Aanvragen van meer dan 10 dagen worden naar de Leerplichtambtenaar doorgestuurd. Extra verlof mag alleen worden toegekend als er sprake is van gewichtige omstandigheden of aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers. Gewichtige omstandigheden Er kan sprake zijn van andere gewichtige omstandigheden. Dit is het geval bij: Ernstige ziekte, overlijden of begrafenis/crematie van bloedverwanten of hun partners: bij ouders/verzorgers (eerste graad) maximaal vier dagen verlof; bij broers, zussen of grootouders (tweede graad) maximaal twee dagen verlof; bij oom, tante, neef, nicht of overgrootouders (derde graad) maximaal één dag verlof. Huwelijk van familie (eerste, tweede en derde graad), 12 ½ -, 25-, 40- en 50-jarig huwelijksfeest en ambtsjubilea van familie (eerste en tweede graad): voor een feest binnen Rotterdam één dag verlof; voor een feest buiten Rotterdam twee dagen verlof; Verhuizing van het gezin naar een andere gemeente: maximaal twee dagen verlof. Gezinsuitbreiding: maximaal één dag verlof. Als het noodzakelijk is om naar het buitenland te gaan, dan zijn ouders/verzorgers verplicht deze noodzaak aan te tonen. Er wordt bovendien alleen toestemming verleend voor de kortst mogelijke periode. Wanneer een leerling zonder overleg moet vertrekken vanwege een ernstige situatie, moet achteraf toestemming van de directeur gevraagd worden en gezorgd worden voor bewijsstukken (officiële verklaringen, tickets). 6

8 Aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers. Dit kan worden verleend, indien het door de specifieke aard van het beroep van één van de ouders/verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met een werkgeversverklaring. Binnen deze voorwaarde mag het vakantieverlof: één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen bedragen; niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Denk bij de specifieke aard van het beroep bijvoorbeeld aan een vader die vaart en niet tijdens de schoolvakanties aan de wal kan zijn. Of aan ouders/verzorgers die in de horeca of op een boerderij werken. Er mag géén vrij worden gegeven om de volgende redenen: Goedkopere vakanties buiten het seizoen Door anderen betaalde vakanties Het ophalen van familie Midweek- of weekendvakanties Al jaren niet op vakantie geweest Reeds ticket gekocht of reservering gedaan Meereizen met anderen Reeds een ander kind vrij Vlak voor de vakantie wordt er toch bijna geen les meer gegeven Bij afwezigheid in verband met extra verlof: De gegevens registreren; De opgegeven toegestane termijn noteren in Magister; Bij overschrijding van de afgesproken termijn de dagen noteren als ongeoorloofd. 7

9 Melden van verzuim Zoals eerder vermeld, zijn er situaties waarin contact gezocht moet worden met de Leerplichtambtenaar en situaties waarin contact gezocht mag worden. Hier staat alles nog een keer op een rijtje: Ongeoorloofd verzuim moet gemeld worden als het gaat om meer dan 16 uur verzuim in een periode van 4 weken; Als het gaat om verzuim dat gerelateerd is aan (vermoedelijke) achterliggende problematiek, mag ook een verzuimmelding gedaan worden als de wettelijke termijn van 16 uur nog niet bereikt is; Bij een verzoek om extra verlof voor een periode van meer dan 10 dagen, is de toestemming van de Leerlichtambtenaar nodig. Acties van de Leerplichtambtenaar Als een Leerplichtambtenaar een verzuimmelding binnenkrijgt, neemt hij of zij deze in behandeling. Afhankelijk van de melding en de achterliggende problematiek doet de Leerplichtambtenaar het volgende: Spreekt met ouders, leerling en school; Bemiddelt tussen verschillende partijen; Overlegt in netwerken van onderwijs en zorg; Geeft advies over passende voorzieningen en trajecten. Dit kan leiden tot verschillende verwijzingen en meldingen zoals een AMK- melding of een proces verbaal. Bij het niet voldoen aan de kwalificatieplicht kan onder bepaalde voorwaarden de kinderbijslag gestopt worden bij kwalificatieplichtige jongeren van 16/17 jaar. Afspraken met leerling en ouders Om duidelijkheid te verschaffen kan dit document of onderstaande tekst op de site en in de schoolgids worden opgenomen. Op tijd komen Het is belangrijk dat leerlingen op tijd komen, zowel aan het begin van de dag als na een pauze. Te laat komen valt onder ongeoorloofd verzuim. Wanneer een leerling vaak te laat komt, wordt de Leerplichtambtenaar ingeschakeld. Ziek Wanneer een leerling aan het begin van de dag ziek is, geven de ouders/verzorgers dit door aan school. Dit gebeurt door tussen 7.30 en uur te bellen met school op nummer Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke Deze bezoeken dienen zo veel mogelijk buiten schooltijd om gepland te worden. Mocht dit niet lukken, dan melden ouders/verzorgers deze afwezigheid telefonisch bij de verzuimcoördinator of geven hun kind een getekende brief of officiële afsprakenkaart mee. Vrijstelling vanwege begrafenis, bruiloft, jubileum of religieuze feestdag en extra verlof Wolfert PRO volgt met het toekennen van extra verlof de afspraken die zijn gemaakt met Jeugd Onderwijs en Samenleving (JOS), Afdeling Leerplicht. Deze afspraken zijn vastgelegd in het Verzuimbeleid. Het aanvragen gebeurt via het formulier Verlof aanvragen op de site. Evaluatie verzuimprotocol Een verzuimprotocol is geen statisch document. Om ervoor te zorgen dat het verzuimprotocol aansluit bij de praktijk, is het verstandig om het protocol jaarlijks te evalueren en zo nodig bij te stellen. 8

10 Deze evaluatie kan het best in de maand mei gehouden worden, omdat verbeteringen in de aanpak makkelijker met ingang van een nieuw schooljaar ingevoerd kunnen worden. Aanbevolen wordt de datum van de evaluatie in het jaarrooster op te nemen. 9