Montessori College Locatie Berg en Dalseweg. Verzuimprotocol

Transcriptie

1 Montessori College Locatie Berg en Dalseweg Verzuimprotocol Een beschrijving van de procedure voor behandeling van het schoolverzuim en aanverwante zaken

2 Wat gebeurt er op school om het verzuimbeleid goed uit te voeren Dagelijks Het melden van verzuim door de ouders/verzorgers De ouders/verzorgers melden aan de administratie vóór uur de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. De registratie van het verzuim De vakdocent registreert digitaal per les de aan- of afwezigheid van de leerling. De administratie controleert of het verzuim gemeld is (al dan niet met reden), of dat er sprake is van niet gemeld verzuim. Onderzoek van het verzuim Op grond van de registratie heeft de administratie nu inzicht in het verzuim. Hij/zij selecteert het verzuim op geoorloofd en ongeoorloofd. Bij twijfel is overleg met de zorgcoördinator noodzakelijk. In het geval van niet gemeld verzuim wordt er vanuit de school vóór uur door de administratie contact gezocht met de ouders/ verzorgers en wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. Indien het niet lukt om telefonisch contact te krijgen verstuurt administratie een standaardbrief naar de ouders, tenzij dit voor individuele leerlingen anders is bepaald (zie bijlage 3). Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim Alle verzuim is geregistreerd als geoorloofd of ongeoorloofd. Bij ongeoorloofd verzuim wordt als volgt gehandeld: Te laat komen: Een leerling die te laat komt, moet altijd een te laat briefje halen bij de receptie. Een leerling die een heel uur afwezig geweest is en vervolgens zonder briefje de klas is ingegaan, wordt door de receptie alsnog als te laat in magister gezet. Bij de 2 e, 4 e, 6 e enz. keer te laat komen (elke periode start dit opnieuw) moet de leerling zich de volgende dag om uur melden bij de receptie Bij de 3 e, 5 e, 7 e enz. keer te laat komen( start ook elke periode opnieuw), krijgt de leerlingen een inhaaluur (IHU) Incidenteel missen van lesuren: Als een leerlingen twee of meer lessen ongeoorloofd afwezig geweest is op één dag, dan krijgen de ouders hier schriftelijk bericht over. De mentor krijgt wekelijks een overzicht van de administratie met de ongeoorloofd afwezige lesuren gearceerd. De mentor bespreekt dit overzicht met de leerling, constateert eventuele vergissingen en sluit die kort met de receptie en laat de verloren tijd inhalen. Indien een leerling 6 lesuren (niet aaneengesloten) per periode verzuimt, dan krijgen de ouders een brief en neemt de mentor telefonisch contact met de ouders op. Als een leerling 8 lesuren per periode verzuimt dan worden de ouders opgeroepen voor een gesprek met de zorgcoördinator. Als een leerling 10 lesuren per periode ongeoorloofd afwezig is, dan wordt dit gemeld bij leerplichtzaken. Te laat komen en incidenteel missen van lessen: Bij leerlingen waar van beide situaties naast elkaar sprake is, worden beide situaties opgeteld en bij een totaal van acht worden de ouders opgeroepen voor een gesprek met de zorgcoördinator. Bij tien keer wordt dit gemeld bij LPZ Aaneengesloten missen van lesuren Als een leerling een hele lesdag zonder bericht niet op school geweest is, dan worden de ouders hier schriftelijk van op de hoogte gesteld. De mentor krijgt een kopie van deze brief en gaat met de leerling in gesprek hierover. Als blijkt dat de leerling gespijbeld heeft, dan zorgt de mentor ervoor dat de gemiste tijd ingehaald wordt. Bij opeenvolgend verzuim van 16 uur of meer in een periode van 4 weken wordt leerplichtzaken ingeschakeld. Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 2

3 Bij signaal/zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) Mentor neemt contact op met de kernteamcoördinator. Dit kan leiden tot direct inschakelen van de zorgcoördinator, schoolmaatschappelijk werker, schoolarts, bureau jeugdzorg of leerplichtambtenaar. De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. De zorgcoördinator bespreekt het verzuim in het zorgteam (zat). De ouders worden hiervan op de hoogte gesteld. De zorgcoördinator kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de leerplichtambtenaar inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn nog niet overschreden is. LET OP Leerlingen die in het voorafgaande schooljaar al gemeld zijn bij leerplicht, worden in het l;opende jaar door de leerplichtambtenaar gevolgd en kunnen derhalve eerder dan volgens bovenstaande afspraken gemeld worden bij de leerplichtambtenaar. Wekelijks Elke week wordt door de administratie voor de mentor een weekoverzicht (uitdraai uit magister). In dit overzicht wordt de frequentie van het verzuim per leerling (uren, dagdelen, dagen) per verzuimgeval aangegeven. De mentor kan in magister de reden van het verzuim en de actie die is ondernomen terug vinden. De mentor bespreekt deze overzichten met de betreffende leerlingen, zorgt ervoor dat eventuele onjuistheden verwijderd worden en zorgt voor de eventuele sancties. Als een mentor zich zorgen maakt over een leerling, dan bespreekt hij dat met de kernteamcoördinator en indien nodig met de zorgcoördinator. Aanvullingen Ziekte De administratie registreert de aard van de ziekte en stelt de verwachte duur (dagen, één week, meerdere weken enz.) van de ziekte samen met de ouder/verzorger vast en noteert deze in magister. De administratie stelt vast wanneer weer contact met de ouders/verzorgers zal worden opgenomen. Dit wordt genoteerd in de agenda. Bij overschrijding van de vastgelegde termijn neemt de receptie opnieuw contact op met de ouder/verzorgers. Een nieuwe termijn wordt vastgesteld of afgesproken worden wanneer de leerling weer op school komt. Als de leerling weer naar school komt, wordt de registratie afgesloten door de receptie. Langdurig en/of frequent ziekteverzuim Bij ziekteverzuim langer dan drie schooldagen, neemt de mentor contact op met de leerling; Bij terugkomst heeft de mentor extra aandacht voor de leerling; Bij herhaald ziekteverzuim volgt er een gesprek met de mentor, de leerlingbegeleider of de zorgcoördinator; Als de leerling ziek blijft (langer dan vijftien dagen), dan schakelt de zorgcoördinator de schoolarts in, ouders (OB) en/of leerling (BB) worden hiervan op de hoogte gesteld; Als de leerling zich meer dan drie keer ziek meldt tijdens één periode dan wordt de leerling na een gesprek met de mentor, leerlingbegeleider of zorgcoördinator gemeld bij de schoolarts door de zorgcoördinator, ouders (OB) en/of leerling (BB) wordt hiervan op de hoogte gesteld; Bij (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim of meldt de zorgcoördinator dit bij leerplichtzaken. ouders (OB) en/of leerling (BB) worden hiervan op de hoogte gesteld. (dus eerst de schoolarts en zo nodig de leerplichtambtenaar). Extra verlof Vrij voor vakantie onder schooltijd Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 3

4 Gezinsvakanties buiten de schoolvakanties zijn niet toegestaan. Maar, leerlingen waarvan de ouders vanwege hun werk niet in de schoolvakanties weg kunnen, mogen maximaal 10 dagen verlof per schooljaar opnemen om met hun ouders op vakantie te gaan. Dit is alleen mogelijk als het voor het gezin feitelijk onmogelijk is in de reguliere schoolvakanties een vakantie op te nemen vanwege de specifieke aard van het beroep van de ouders. De verlofperiode mag niet in de eerste 2 weken na de zomervakantie vallen. Ouders moeten de verlofaanvraag bij voorkeur 8 weken van tevoren indienen bij de schooldirecteur. Om de verlofaanvraag te beoordelen kan de schooldirecteur om een werkgeversverklaring of eigen verklaring zelfstandige vragen. Vrij voor bijzondere talenten Sommige kinderen hebben bijzondere talenten op het gebied van sport of kunst. Het kan zijn dat zij hiervoor lessen moeten verzuimen. De leerplicht biedt hiervoor geen vrijstellingsmogelijkheden. Wel is het mogelijk afspraken te maken met de schooldirecteur. Deze afspraken worden jaarlijks aan het begin van het schooljaar gemaakt. Incidentele verzoeken vallen buiten deze regeling. Religieuze feestdagen Een leerling heeft recht op verlof als hij plichten moet vervullen die voortvloeien uit godsdienst of levensovertuiging. Per verplichting in principe één dag. Als de leerling gebruik wil maken van deze vorm van extra verlof, dan moeten de ouders/verzorgers dit minimaal twee dagen van te voren schriftelijk melden bij de receptie. Voor religieuze feestdagen verleent de school na correcte melding in ieder geval verlof. Vrij voor bijzondere omstandigheden Er zijn omstandigheden denkbaar waaronder de leerling vrijgesteld moet (kunnen) zijn van de plicht tot schoolbezoek. Het gaat hierbij om eenmalige gezins- en familieomstandigheden die buiten de wil en invloed van de ouders en de jongeren liggen. Als het gaat om een vrijstelling van ten hoogste tien dagen in een schooljaar (in een keer of bij elkaar opgeteld) dan is de directeur bevoegd om een besluit te nemen over een dergelijk verzoek van de ouders. Gaat het om meer dan tien dagen (in een keer of bij elkaar opgeteld), dan is de leerplichtambtenaar bevoegd tot een besluit. De leerplichtambtenaar neemt pas een besluit nadat hij/zij de directeur heeft gehoord. Bij een beslissing moet wordt het onderwijs belang afgewogen tegen het persoonlijk belang van de jongere en zijn/haar gezin. Extra verlof wordt gegeven als hiermee een onredelijke situatie wordt voorkomen. De school hanteert zo veel mogelijk de onderstaande vuistregels om bij bijzondere omstandigheden wel of geen extra verlof te geven. Let wel, de school is dit niet verplicht en kan naar gelang de situatie van deze vuistregel afwijken en meer of minder verlof geven. Vuistregels voor extra vrij voor bijzonder omstandigheden: Huwelijk van bloed- of aanverwanten tot en met de derdegraad* van de jongere, maximaal twee dagen; Huwelijksjubilea (12½, 25, 40, 50, 60-jaar van ouders en/of grootouders, één dag; 25, 40- en 50-jarig ambtsjubileum van ouders of grootouders, één dag; Ernstige ziekte van ouders, bloed- of aanverwanten tot en met de derdegraad* van de jongere, duur in overleg met de directeur; Overlijden van bloed- en aanverwanten tot en met de vierdegraag* van de jongere, duur in overleg met de directie; Verhuizing van het gezin, één dan. * Graden in verwantschap: 1e tot en met 3e graad: ouders, broers en zussen, groot- en overgrootouders, ooms en tantes, neven en nichten (kinderen van broers en zussen). 4e graad: neven en nichten (kinderen van ooms en tantes), oudooms en oudtantes en achterneven en achternichten (kinderen van kinderen van broers en zussen). Geen extra vrij mogelijk: Activiteiten van verenigingen, zoals scouting- of voetbalkamp (zie ook bijzondere talenten); Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 4

5 Vakantie buiten de vastgestelde schoolvakantie (ook in geval van speciale aanbiedingen in het laagseizoen). Een uitzondering op deze regel staat bij Vakantie onder schooltijd ; Voor vakantie eerder vertrekken of later arriveren vanwege (verkeers)drukte; Familiebezoek in het buitenland; Met het argument vlak voor de vakantie wordt er toch (bijna) geen les meer gegeven. Verlof aanvragen Extra verlof kunt u schriftelijk aanvragen bij de schooldirecteur (of bij verlof langer dan tien dagen bij de leerplichtambtenaar). Elke aanvraag wordt individueel behandeld. Om tijd te hebben voor open overleg of een eventuele bezwaarprocedure, moet de verlofaanvraag acht weken van te voren bij de directeur binnen zijn. Deze regel geldt niet voor verlof voor religieuze dagen of als de termijn van acht weken niet redelijk en/of realistisch is door een bijzonder omstandigheid. Alle verlofaanvragen worden schriftelijk beantwoord. Indien nodig worden bewijsstukken gevraagd. Alles wordt in het dossier opgeborgen. Overschrijden van het toegestane aantal dagen of het na afwijzing van verlof toch afwezig zijn, wordt bij leerplichtzaken gemeld. Bezwaar en beroep De directeur is verplicht een besluit te nemen binnen een redelijke termijn. Mocht hiervoor een extern advies ingewonnen worden, bijvoorbeeld van een arts, dan wordt dit schriftelijk dan wel mondeling gemeld. U hebt het recht om tegen het besluit in beroep te gaan. Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 5

6 Bijlage 1 Soorten verzuim: Absoluut verzuim * Nergens ingeschreven staan Relatief verzuim; * opeenvolgend verzuim van 16 uur of meer in een periode van 4 weken * 10 keer te laat komen in de les * veelvuldig ziekteverzuim of ziekteverzuim zonder duidelijk oorzaak of reden * verzuim gerelateerd aan achterliggende problematiek Luxe verzuim: * vrije dagen zonder toestemming Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 6

7 Bijlage 2 Verlofaanvraag Verlofinformatie Naam leerling: Locatie: Locatiedirecteur: Klas: Mentor: Type aangevraagd verlof: Vakantie Overig Afwezig van: tot: Reden voor verlof: (eventueel brief met toelichting bijvoegen) - Verlofaanvragen moeten zo vroeg mogelijk, liefst acht weken vóór de eerste verlofdag worden ingediend. - Verlofaanvragen voor meer dan 10 schooldagen worden doorgestuurd naar de leerplichtambtenaar. - Meer informatie over verlofaanvragen op of bij de leerplichtambtenaar van uw gemeente. Naam en handtekening ouder/verzorger Datum Goedkeuring school Goedgekeurd, leerling dient afspraken te maken over in te halen schoolwerk met de mentor en vakdocenten Opmerkingen: Afgewezen Naam en handtekening locatiedirecteur of rector Datum Naam en handtekening mentor of kernteamcoördinator Datum Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 7

8 Bijlage 3 Invoegen brief leerling niet op school, geen contact kunnen krijgen Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 8

9 Belangrijke sites Voor religieuze feestdagen zie: Integrale aanpak schoolziekteverzuim, snel terug naar school: Alles over de leerplicht: Concept verzuimprotocol versie 2 Pagina 9