SECRETARIAAT & LOGISTIEK

Transcriptie

1 Federale Overheidsdienst FINANCIEN SECRETARIAAT & LOGISTIEK Brussel, correspondentieadres: Secretariaat & Logistiek, Cel Aankoop Gedrukt Materieel North Galaxy, Toren B, 4 de verd. Koning Albert II-laan, 33 bus 975, B-1030 BRUSSEL Cel Aankoop Gedrukt Materieel uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) SM Algemene offerteaanvraag voor een opdracht voor dienstverlening: het drukken, personaliseren en leveren van de aangiften Inkomstenbelastingen, modellen 275.1, 275.2, 276.1, 276.2, en hun bijlagen - Aanslagjaar Mijne Heren, Indien de hierna uiteengezette opdracht U interesseert, zou ik graag een inschrijving conform de opgesomde voorwaarden ontvangen. 0. Inhoudstafel : bladzijde 1. Wijze van gunning Aanbestedende dienst Wettelijke beschikkingen Betrokken dienst Aard van de aanneming Technische specificaties en kwaliteit van de leveringen Typemodellen Algemene kenmerken Zetwerk Formaten Papier Milieuvriendelijkheid van het papier Druk Oplagen Opmaak Omslagen , T, en SCAN Personaliseren en postklaar maken van de aangiften Algemene omschrijving Personaliseren en verzenden van de aangiften Via de Post-operator te verzenden aangiften Aangiften met aanduiding van de dienst AANGIFTE09.DOC Dienst Secretariaat & Logistiek, Cel Aankoop Gedrukt Materieel Tel. +32 (0)257/ Fax +32 (0)257/ Openingsuren: van 9u00 tot 11u45 en van 14u00 tot 16u00 Aanvullende informatie betreffende deze briefwisseling kan verkregen worden bij: Chantal VAN DEN DRIESSCHE Financieel en administratief deskundige Tel. 0257/ fax 0257/ chantal.vandendriessche@minfin.fed.be Openingsuren of na afspraak

2 6.3.3 Personaliseren en verzenden van de aangiften Personaliseren en verzenden van de aangiften Het personaliseren van de aangiften Verzamelen, triëren en verzenden van de aangiften Uitvoeringstermijnen Bijzonderheden m.b.t. de verstrekte en te verwerken gegevens Aangiften met aanduiding van de dienst Personaliseren en verzenden van de aangiften Personaliseren en verzenden van de aangiften Traceerbaarheid Stalen bij de inschrijving te voegen en voorafgaande tests Wijze van uitvoering der overeenkomst Drukproeven vanaf een papieren versie (manuscript) van de modellen vanaf een digitale versie van de modellen Numerieke dragers Testleveringen Keuringen Leveringstermijnen Drukproeven Tests Voorafgaande technische keuring Via de Post-operator verzonden aangiften en omslagen Niet via de Post-operator verzonden aangiften en omslagen Drukwerk 275 U Plaatsen van levering en verpakkingsvoorschriften Drukproeven, numerieke dragers en testbladen Specimens voor de voorafgaande technische keuring Niet via de Post-operator verzonden aangiften en omslagen Drukwerk 275 U Keuring - Nazicht van de producten Informatiebeveiliging - Toezicht Door de aannemer te verstrekken inlichtingen i.v.m. de toestand van de werkzaamheden Belangrijk Middelen van optreden van de administratie Weigering Borgtocht Procedure voor de gunning van de opdracht Kwalitatieve selectiecriteria Uitsluitingscriteria Criteria van economische en financiële draagkracht Criteria van technische bekwaamheid Regelmatigheid van de offertes Gunningcriteria - Quotering Prijzen Facturatie Geldigheidsduur van de offerte Inschrijving BIJLAGEN : I Inschrijvingsformulier II Borderel van de Post-operator: Rapport afgifte toelating III/1 Aangifte (Vennootschapsbelasting): spacing chart III/2 Aangifte (Personenbelasting): gedetailleerd record per belastingplichtige III/3 Aangifte deel 1 : spacing chart III/4 Aangifte deel 2 : spacing chart III/5 Aangifte Bijlage: spacing-chart III/6 Lettertypes III/7 Streepjescode : model III/8 Schema van de verschillende bestanden (categorieën van te verzenden aangiften) III/9 Aangifte (Belasting van niet-inwoners) : record-layout III/10 Aangifte : spacing chart 2

3 3 1. Wijze van gunning : De procedure algemene offerteaanvraag is van toepassing. 2. Aanbestedende dienst : Federale Overheidsdienst FINANCIEN Secretariaat & Logistiek Cel Aankoop Gedrukt Materieel North Galaxy Toren B 4 de verdieping Koning Albert II-laan, 33 Bus 975 B-1030 BRUSSEL Tel. : 0257/ Fax : 0257/ Facturatieadres: Federale Overheidsdienst FINANCIEN Budget en Beheerscontrole Boekhouding S&L North Galaxy Koning Albert II-laan, 33 Bus 786 B-1030 BRUSSEL 3. Wettelijke beschikkingen : De inschrijver moet zich schikken naar : - de wet van 24 december 1993 (B.S. van ) en het KB van 8 januari 1996 (B.S. van ) inzake overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten; - het KB van 26 september 1996 (B.S. van ) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten; - de tot op heden aangebrachte wijzigingen aan voormelde wetgeving; - de contractuele, administratieve en technische bepalingen van dit bestek.

4 4. Aanvullingen bij en afwijkingen van de wettelijke beschikkingen: - Aanvullingen: Artikel 69 1 van de bijlage bij het KB van (algemene aannemingsvoorwaarden): eventuele vermindering van de voorziene hoeveelheden; Artikel 116 van het KB van : geldigheidsduur van de offerte wordt vastgelegd op 120 kalenderdagen. - Afwijkingen (zie artikel 3 van het KB van ): Artikel 13 2 van de bijlage bij het KB van (algemene aannemingsvoorwaarden): geen enkele prijsherziening is mogelijk. Artikels 20 5 en 75 1 van de bijlage bij het KB van (algemene aannemingsvoorwaarden): er wordt afgeweken van de bepalingen inzake boeten wegens laattijdige uitvoering omwille van het belang van de opdracht en de belangrijke nadelen voor de Belgische Staat die de laattijdige uitvoering met zich meebrengt. Deze opdracht betreft de massale verzending van de belastingaangiften voor zowel de fysieke personen als de rechtspersonen. Bovendien betreft het kritiek punt van deze opdracht de massale verzending van de aangifte (natuurlijke personen). De verzending van al die aangiften betekent het vertrekpunt van de fiscale procedure, leidend tot de vaststelling van de belasting die door de belastingplichtige moet worden betaald. Elke vertraging bij het begin van dit proces zal andere vertragingen veroorzaken in het verloop van de fiscale procedure en uitdraaien op een vertraagde inning van de betrokken belastingen. Die belastingen vertegenwoordigen belangrijke inkomsten voor de Staat en hebben een budgettaire weerslag. Artikel 67 van de bijlage bij het KB van (algemene aannemingsvoorwaarden): om reden van zijn geringe waarde, zal de test die de toewijzing van de opdracht voorafgaat (zie punt 7 van het bestek) niet gefactureerd worden; de kosten voor de tests voorzien tijdens de uitvoering van de opdracht (zie punt 8.3 van het bestek) moeten begrepen zijn in de ingeschreven prijzen. Artikel 74 van de bijlage bij het KB van (algemene aannemingsvoorwaarden): de procedure inzake voorlopige en definitieve keuring staat beschreven in huidig bestek. De verplichte varianten betreffende deze opdracht staan hierna beschreven in punten a Aangiften 275.1, b Aangiften 275.2, c Aangiften 276.1, e Aangiften en h Bericht aan de belastingplichtigen). Vrije varianten zijn niet toegestaan. Het huidig bestek laat evenmin facultatieve varianten toe.

5 5 4. Betrokken dienst : Belastingen en Invordering Centrale diensten van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit, Sector Directe belastingen Directie VIII/2 - Drukwerken North Galaxy Toren B 4 Koning Albert II-laan, 33 bus BRUSSEL Tel. : 0257/ Fax : 0257/ Aard van de aanneming : De aanneming vormt één enkel perceel en beoogt, voor het aanslagjaar 2010 : a) het leveren van het papier, het drukken, het inlassen van de toelichtingen, het lijmen of nieten en het vouwen van de aangiften 275.1, 275.2, 276.1, en 276.5; b) het leveren van het papier, het drukken, het vouwen en het inlassen van een Geheugensteun in de aangifte 276.1; c) het verzenden van de aangiften 275.1, 275.2, 276.1, en 276.5, waarbij die aangiften automatisch worden gepersonaliseerd, in omslag worden gedaan en rechtstreeks van bij de aannemer via de Post-operator aan de belastingplichtigen worden toegezonden (*); d) het leveren van het papier, het drukken, het vouwen en het inlassen van het drukwerk 275 U in iedere aangifte en 275.2; e) het leveren van het papier, het drukken, het vouwen en het bij de gepersonaliseerde aangiften voegen van een "Bericht aan de belastingplichtigen"; f) het leveren van de aangiften 275.1, 275.2, 276.1, en 276.5, van de omslagen , T, , SCAN en van het drukwerk 275 U aan de taxatiediensten. (*) De aannemer zal instaan voor de afgiften van de verzendingen bij het dichtstbijzijnde sorteercentrum van de Post-operator en dit ook ingeval de opdracht in het buitenland zou worden uitgevoerd. De frankeringkosten zijn ten laste van het departement (systeem van de "Uitgestelde Vergoeding").

6 6 Benaming 1. Aangifte Aantal a) bladen b) bladz. a) b) Open formaat Geraamde oplagen van de bladen (in mm) Nederlands Frans Duits a) aangifte x 420 b) afschrift x * ** 9.100*** * ** 6.900*** 3.000* 400** 500*** c) toelichting 5 OF x x Aangifte a) aangifte x 420 b) afschrift c) toelichting OF x x x x * 2.400** 2.700*** 3.300* 3.750** 2.450*** 100* 100** 400*** 3. Aangifte Deel 1 : a) aangifte b) voorbereiding x x x * of * ** *** * of * ** *** * of * 1.850** 1.100*** c) toelichting x 210 Deel 2 : a) aangifte b) voorbereiding x x * of * *** * of * *** 7.050* of 3.800* 1.350*** c) toelichting x 210 Blad BIJLAGEN x * of * ** *** * of * ** *** De scanbare documenten zijn aangeduid in vet. * gepersonaliseerde formulieren / ** met aanduiding van de dienst / *** zonder opdruk * of * 1.850** 1.100***

7 Benaming Aantal a) bladen b) bladz. Open formaat van de Geraamde oplagen bladen a) b) (in mm) Nederlands Frans Duits 7 4. Aangifte Deel 1 : a) aangifte b) afschrift x x x x * 7.000** 2.900*** * 4.100** 2.600*** 1.150* 300** 430*** c) toelichting x 210 Deel 2 : a) aangifte x 420 b) afschrift c) toelichting x x *** 6.000*** 600*** 5. Aangifte a) aangifte x x 210 b) afschrift c) toelichting OF x x x x * 7.300** 6.700*** * 6.000** 5.000*** 1.200* 200** 350*** 6. Het drukwerk 275 U x *** *** 5.500*** 7. Geheugensteun x *** of *** *** of *** *** of *** 8. Bericht aan de belastingplichtigen x *** of *** *** of *** *** of *** * gepersonaliseerde formulieren / ** met aanduiding van de dienst / *** zonder opdruk De hiervóór vermelde hoeveelheden zijn geen definitieve cijfers en de administratie is er niet door gebonden (aanvulling bij artikel 69 1 van de bijlage bij het KB van ). Voor het personaliseren moet de inschrijver rekening houden met een inschiet van ± 5 % buiten de vermelde hoeveelheden, alsook met de levering van: exemplaren voorzien voor de testen, vóór de personalisering, van de documenten 275.1, 275.2, (delen 1 en 2), en evenals van het blad bijlagen ;

8 exemplaren in het Frans (hierna FR) exemplaren in het Nederlands (hierna NL) exemplaren in het Duits (hierna D) gepersonaliseerde aangiften (delen 1 en 2) en 200 exemplaren Bijlagen gepersonaliseerde bladen in Nederlands, in Frans en in Duits voor testen i.v.m. scanning (zie ook punt 8.3). Deze hoeveelheden zijn niet begrepen in bovenstaande oplagen, maar moeten in de basisprijs opgenomen worden; ze mogen derhalve niet afzonderlijk worden gefactureerd (afwijking van artikel 67 van de bijlage bij het KB van ). In elk geval zullen de benodigde hoeveelheden tijdig aan de aannemer worden medegedeeld. Geen verhaal kan worden uitgeoefend voor een eventuele vermindering - zelfs aanzienlijk - van het aantal exemplaren (zie ook punt b). Hetzelfde geldt voor eventuele tekstwijzigingen (aanvulling bij artikel 69 1 van de bijlage bij het KB van ). 6. Technische specificaties en kwaliteit van de leveringen : 6.1 Typemodellen : De inschrijvers kunnen op het onder punt 2 vermelde adres (4 de verdieping) kennis nemen van de aldaar neergelegde typemodellen, iedere werkdag van 9 tot 11u45' en van 14 tot 16u. Deze dienen enkel voor de vorm, de samenstelling en de lettertypes. De definitieve manuscripten of informaticadragers zullen op het ogenblik van de bestelling aan de aannemer worden overgemaakt. 6.2 Algemene kenmerken : Zetwerk : Letterkarakters en schikking van de teksten : zie neergelegde modellen. De letterkarakters van de voorgedrukte vermeldingen op de te scannen aangiften (delen 1 en 2) en op de bladen Bijlagen dienen van een type te zijn dat door de op de markt beschikbare scanners en optische herkenningssoftware gelezen kan worden (zoals OCR A, OCR B en ARIAL). Het maken van de drukdragers is ten laste van de aannemer. Te dien einde bezorgt de administratie de nodige manuscripten of informaticadragers Formaten (gesloten) : 297 x 210 mm en 148 x 210 mm. Zie ook rubriek "opmaak" hierna Papier : is ten laste van en door de aannemer te leveren : a) wit, OCR-papier van 90 gr/m² waarvan de opaciteit voldoende moet zijn om een recto-verso optische lezing toe te laten: model : scanbare aangifte : delen 1 en 2 + het blad geheugensteun voor het invullen. Parameters van het papier: Lage ruwheid: max. 250 ml/min (recto/verso van het papier) Lage porositeit: max ml/min Hoge witheid: min. CIE 150

9 9 Doorzicht: Bèta formatie. Een papier met een te hoge wolkerigheid kan bij het scannen valse data opleveren. Max. 5,0 g/m² is een goede maatstaf. Gelieve een technische fiche van het voorgestelde OCR-papier bij de offerte te voegen. Het stofgehalte van het papier moet maximaal worden beperkt om een foutloze verwerking van de documenten toe te laten bij het scannen. Om deze doelstelling te bereiken zal de inschrijver de maatregelen beschrijven die genomen werden met betrekking tot het productieproces van het papier en de realisatie van de documenten in zijn ateliers. b) wit, houtvrij schrijfpapier, 80 gr/m²: - model : aangifte; - model : aangifte; - model : blad «276.1-bijlagen» ; - model : delen 1 en 2 : aangifte; - model : aangifte; - drukwerk 275 U. c) wit, licht houthoudend, gecoated en van hoge kwaliteit, 80 gr/m²: - bericht aan de belastingplichtigen. d) wit, schrijfpapier, licht houthoudend, 60 gr/m²: - model : afschrift; - model : afschrift; - model : delen 1 en 2 : voorbereiding; - model : delen 1 en 2 : afschrift; - model : afschrift. e) wit, soort magazinepapier, 55 gr/m² - model : toelichting; - model : toelichting; - model : delen 1 en 2 : toelichting; - model : delen 1 en 2 : toelichting; - model : toelichting Milieuvriendelijkheid van het papier : De pulp van voormelde papiersoorten mag niet gebleekt zijn met chloorgas. Alleen de kwaliteiten E.C.F. (elementary chlorine free) en T.C.F. (totally chlorine free) worden toegelaten op voorwaarde dat het A.O.X.-gehalte niet hoger is dan 0,5 kg/ton pulp. De inschrijvers voegen verplicht bij hun offerte een recent attest uitgaande van de pulpfabriek of de papierfabrikant waarop het A.O.X-gehalte vermeld staat Druk : recto-verso in volgende kleuren : a) voor de aangifte (aangifte delen 1 en 2) : maximum 2 kleuren die verwerkt kunnen worden door de scanningtoestellen; b) voor de aangifte (voorbereiding en toelichting delen 1 en 2) : zwart en rood; c) voor de aangiften 275.1, en : zwart; voor de aangifte : zwart en rood.

10 10 d) voor het drukwerk 275 U : zwart; e) voor de Geheugensteun : maximum 4 kleuren; f) voor het "Bericht aan de belastingplichtigen" : maximum vier kleuren die in de bestelling zullen worden bepaald. Het betreft een druk in maximum vier kleuren (quadrichromie) op de recto en in maximum vier kleuren op de verso van de bladen; g) voor het blad «276.1-bijlagen» : enkel recto bedrukt in zwart en groen (*). De druk moet klaar en duidelijk leesbaar zijn op alle exemplaren. De drukdragers moeten vervangen worden zodra zij geen voldoening meer geven. Het model (aangifte delen 1 en 2) evenals het blad «276.1-bijlagen» hebben een lay-out voor scanning. Met het oog op een vlotte verwerking moet het op een uniforme manier worden gedrukt, zonder kleurafwijkingen. De lay-out gerealiseerd door de Administratie en geleverd op een informaticadrager, moet door de aannemer zonder enige wijziging gerespecteerd worden. Ingeval de aannemer moet instaan voor de paginaopmaak, moeten de te gebruikten lettertypes en de schikking van de teksten zoveel mogelijk deze van de neergelegde modellen benaderen. BELANGRIJK : de aannemer dient bijzondere zorg te besteden aan de kwaliteit van de lay-out voor de brochure "Bericht aan de belastingplichtigen", die illustraties zal bevatten (grafieken, foto's, ) Oplagen : Definitieve cijfers zullen later aan de aannemer gestuurd worden (zie tabel hiervóór) Opmaak : a) Aangifte (zie typemodellen 1 tot 3) - Aangifte : Bestaat uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm, die verzameld en in de verticale plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Na het personaliseren worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. (*) Om het even welke groene tint kan gebruikt worden op voorwaarde dat ze voldoende contrasteert zodat het blad «276.1-bijlagen» gemakkelijk wordt gedetecteerd tijdens het sorteren van de documenten.

11 - Afschrift: Is op dezelfde wijze als de aangifte samengesteld 11 - Toelichting : Bestaat uit 5 bladen van 297 mm x 420 mm (open), geplooid op het formaat 297 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. Vervolgens wordt de toelichting op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. OF Bestaat uit 13 bladen van 297 mm x 210 mm (open), geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. b) Aangifte (zie typemodellen 4 tot 6) - Aangifte : Bestaat uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm, die verzameld en in de verticale plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Na het personaliseren worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Afschrift : Is op dezelfde wijze als de aangifte samengesteld. - Toelichting : Bestaat uit 5 bladen van 297 mm x 420 mm (open), geplooid op het formaat 297 mm x 210 mm en een blad van 297 mm x 210 mm dat in de verticale plooi van het vijfde blad gelijmd of geniet wordt. Deze bladen worden verzameld en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. Vervolgens wordt de toelichting op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. OF Bestaat uit 13 bladen van 297 mm x 210 mm (open), geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. c) Aangifte (zie typemodellen 7 tot 9) Deel 1 : - Aangifte (scanbaar document) : Bestaat uit 1 blad formaat 297 mm x 420 mm (open) geplooid op 297 mm x 210 mm. Na het personaliseren en inschuiven van de Geheugensteun wordt dit blad horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Voorbereiding : Is samengesteld uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm, die verzameld en in de verticale plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden en één blad van 297 mm x 210 mm dat in de verticale plooi van het tweede blad gelijmd of geniet wordt. Vervolgens worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen.

12 12 - Toelichting : Is samengesteld uit 26 bladen formaat 297 mm x 210 mm (open), geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Deel 2 : - Aangifte (scanbaar document) : Bestaat uit 1 blad formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 x 210 mm. Na het personaliseren wordt dit blad horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Voorbereiding : Is samengesteld uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm, die verzameld en in de verticale plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Vervolgens worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Toelichting : Is samengesteld uit 18 bladen formaat 297 mm x 210 mm (open) geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Blad «276.1-bijlagen» : (zie typemodellen 10 tot 12) - Bestaat uit 1 blad formaat 297 mm x 210 mm (open), na het personaliseren te plooien op formaat 148 mm x 210 mm. Richtlijnen geldig voor het geheel van de onderdelen van de aangifte deel 1 en 2. Een variante is verplicht voor de levering van de gereduceerde cijfers in blauw aangeduid. d) Aangifte (zie typemodellen 13 tot 15) Deel 1 : - Aangifte : Is samengesteld uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm, die verzameld en in de verticale plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden en één blad van 297 mm x 210 mm dat in de verticale plooi van het tweede blad gelijmd of geniet wordt. Na het personaliseren worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Afschrift : Is op dezelfde wijze als de aangifte samengesteld. - Toelichting : Is samengesteld uit 28 bladen formaat 297 mm x 210 mm (open) geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. Deel 2 : - Aangifte : Is samengesteld uit 2 bladen formaat 297 mm x 420 mm (open), geplooid op 297 mm x 210 mm. Vervolgens worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen.

13 13 - Afschrift : Is op dezelfde wijze als de aangifte samengesteld. - Toelichting : Is samengesteld uit 18 bladen formaat 297 mm x 210 mm (open) geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden. e) Aangifte (zie typemodellen 16 tot 18) - Aangifte : Is samengesteld uit één blad formaat 297 mm x 420 mm (open) geplooid op 297 mm x 210 mm en een tweede blad van 297 mm x 210 mm dat in de verticale plooi van het eerste blad gelijmd of geniet wordt. Na het personaliseren worden deze bladen horizontaal op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. - Afschrift : Is op dezelfde wijze als de aangifte samengesteld. - Toelichting : Bestaat uit 2 bladen van 297 mm x 420 mm (open) geplooid op het formaat 297 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld en moeten aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. Vervolgens wordt de toelichting op het formaat 148 mm x 210 mm gevouwen. OF Bestaat uit 5 bladen van 297 mm x 210 mm (open), geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet worden om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering. f) Drukwerk 275 U (zie typemodellen 19 tot 21) Bestaat uit een origineel, een afschrift en een toelichting, open formaat 297 mm x 840 mm, geplooid op het formaat 297 mm x 210 mm, met verticale typografische perforaties tussen het origineel, het afschrift en de toelichting en vervolgens te plooien op het formaat 210 x 148 mm. Na het plooien moeten het origineel en het afschrift volledig samenvallen (zowel recto als verso). Dit drukwerk dient nadien samen met het afschrift en de toelichting in de plooi van de aangiften en te worden geschoven, behalve in de aangiften en die op de Centrale diensten van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit worden geleverd, Kiosk (verkoopbureel). g) Geheugensteun (zie typemodellen 22 tot 24) Bestaat uit één blad van 297 mm x 210 mm dat dient geschoven in de plooi van de aangifte deel 1 waarvan sprake onder sub c) hierboven. h) Bericht aan de belastingplichtigen (zie typemodellen 25 tot 27) Bestaat uit 5 bladen met open formaat 297 mm x 210 mm, geplooid op het formaat 148 mm x 210 mm. Deze bladen worden verzameld om een brochure te vormen met een ononderbroken paginering (20 pagina's) en moeten in de plooi aan elkaar gelijmd of geniet (= VERPLICHTE VARIANTE) worden.

14 14 OPMERKINGEN : - Vrije varianten zijn uitgesloten. - Ingevolge de evolutie van de belastingwetgeving kan het aantal bladzijden van de aangiften (aangifte (*), voorbereiding of afschrift en toelichting) en van het drukwerk 275 U wijzigen. In dat geval zal de aannemer tijdig op de hoogte worden gesteld. - Het lijmen of nieten van de ingelegde bladen moet met de grootste zorg worden uitgevoerd opdat het geheel goed bestand zou zijn tegen de trekkracht. - Bijzondere aandacht dient besteed aan de juiste paginering, zowel van de aangiften, de afschriften als de toelichtingen. De drukker dient ook bijzondere zorg te besteden aan de kwaliteit van de lay-out voor de documenten die hij zelf dient op te maken (zie ook punt 6.2.5, laatste alinea) Omslagen , T (**), en SCAN (***) a) Algemeen De aannemer zal eveneens instaan voor de levering van de 2 types omslagen, waarvan de prijs in de offerte dient begrepen te worden, nl. : 1 omslagen en T voor de verzending (z ie typemodellen 28 tot 30 en 34 tot 36); 2 retouromslagen en SCAN te voegen bij elke zending (zie typemodellen 37 tot 39 en 40 tot 42). b) Karakteristieken De omslagen , T, en SCAN bestaan uit de eigenlijke omslag en een doorzichtig venster in cellofaan of gelijkwaardige synthetische grondstof. De wijze van sluiten evenals de snit van de klep worden aan de aannemer overgelaten teneinde deze aan te passen aan zijn vulmachine met inachtneming van de hierna volgende verplichte karakteristieken. De inschrijver zal de nodige schikkingen treffen om het invoegen van de inhoud in enveloppen ad hoc te verzekeren. Ingeval van toewijzing van de opdracht, zal de inschrijver zich ertoe verbinden deze uit te voeren op basis van de in zijn offerte gedane voorstellen. 1 Omslagen en T - Papier : bruine kraft van 90 gr/m2; - Gesloten formaat : 162 mm x 240 mm, met gegomde klep die een gemakkelijke automatische sluiting verzekert. (*) Uitgezonderd de scanbare documenten. (**) Het betreft een omslag met logo TAX-ON-WEB, bestemd voor de verzending van de aangiften en (***) De omslag SCAN is voor de terrugzending van de aangiften bestemd.

15 - Venster : - in cellofaan of gelijkwaardige synthetische grondstof van 60 mm x 110 mm; - geplaatst op 50 mm van de onderkant en op 18 mm van de rechterzijkant. - Teksten : zwarte druk recto; 2 Retouromslag en SCAN c) Aantallen - Papier : bruine kraft van 70 gr/m2; - Gesloten formaat : 155 mm x 220 mm; - Venster : - in cellofaan of gelijkwaardige synthetische grondstof waarvan de eigenschappen dusdanig zijn dat zij het scannen toelaten van de streepjescode door het venster met behulp van scanners Kodak Serie i1800 en barcode readers van de merken Baracoda, Denso, Fujitsu, Metrologic, pcprox, Symbol, - formaat: 55 mm x 90 mm, - geplaatst op 44 mm van de onderkant en op 15 mm van de rechterzijkant van de omslag. - Teksten : zwarte druk alleen op de voorzijde. - De sluitklep moet gegomd zijn over de volledige breedte. Het aantal benodigde omslagen , T, en SCAN kan geraamd worden als volgt : Nederlands Frans Duits : T : : SCAN exempl exempl. of exempl exempl exempl. of exempl exempl exempl. of exempl exempl exempl. of exempl exempl exempl. of exempl exempl exempl. of exempl. Op een gedeelte van de omslagen T, hetzij Nederlandstalige exemplaren, Franstalige exemplaren en 650 Duitstalige exemplaren moet de vermelding voor de postzending (UV - RD AG) niet gedrukt worden; deze omslagen betreffen de aangiften bestemd voor belastingplichtigen verblijvend in het buitenland (zie typemodellen 31 tot 33). Een deel van de omslagen en T moet verpakt in dozen van 500 exemplaren aan de taxatiediensten worden geleverd. De verdelingslijsten met de definitieve aantallen zullen met de bestellingen worden overgemaakt.

16 6.3 Personaliseren en postklaar maken van de aangiften : ALGEMENE OMSCHRIJVING Het geheel van de uit te voeren werkzaamheden kan als volgt worden samengevat : 1 ) De aangiften personaliseren, nl. vanaf gestruct ureerde bestanden - welke door de Centrale diensten van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit zullen worden verstrekt - met behulp van een computergestuurd inktjetsysteem of ander gelijkaardig procédé, de identificatiegegevens van de belastingplichtigen, de benamingen van de bevoegde taxatiediensten, alsook een aantal dienstvermeldingen en een volgnummer in streepjescode op de aangiften drukken. Ten einde de opvolging van de te personaliseren aangiften mogelijk te maken, mag door de aannemer een controlenummer op de linkerzijkant van het eerste blad van de aangiften verticaal worden aangebracht (naast het vak met de gegevens van de taxatiedienst / scanningcentrum); 2 ) Alle aangiftedelen met bijlagen verzamelen; 3 ) Na toevoeging van een retouromslag, het geheel in een verzendingsomslag of T steken en deze sluiten. Beide omslagen moeten eveneens door de aannemer worden geleverd; 4 ) De verzending postklaar maken overeenkomstig de voorschriften van de Postoperator. Voor de uitvoering van het werk zal de aannemer zich stipt moeten houden aan de hiernavolgende modaliteiten en specificaties PERSONALISEREN EN VERZENDEN VAN DE AANGIFTEN Via de Post-operator te verzenden aangiften Voor het aanslagjaar 2010 dienen bij benadering Nederlandstalige, Franstalige en Duitstalige aangiften gepersonaliseerd en verzonden te worden. a) Aantallen Hierna volgt een tabel die een idee geeft van de spreiding van de personalisering en de verzending van deze aangiften. Periode mei 2010 juni 2010 december 2010 b) Plaats van de opdrukken Aantal ex TOTAAL De opdrukken moeten op de bovenste helft van de 1ste bladzijde van de aangifte worden aangebracht. De juiste plaats van de opdrukken is met kruisjes aangeduid op bijgevoegde spacing-chart (cf. bijlage III/1); naargelang de noodwendigheden kunnen de drukposities echter nog wijzigen.

17 c) Bestanden : 17 De technische gegevens van de bestanden zijn de volgende : - ASCII- code - records de 649 bytes (vaste lengte) De record-layout ziet eruit als volgt : 1ste record : - headerrecord indicatie, 1 byte, inhoud "H"; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - soort aangifte, 1 byte numeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - taal, 1 byte numeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - maand van verzending, 2 bytes numeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - aantal records (zonder headerrecord), 7 bytes numeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - systeemdatum, 8 bytes numeriek, formaat EEJJMMDD; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - systeemtijd, 6 bytes numeriek, formaat UUMMSS; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - adres BCIV Nederlands, 150 bytes alfanumeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - adres BCIV Frans, 150 bytes alfanumeriek; - delimiter, 1 byte, inhoud "$"; - reserve, 314 bytes alfanumeriek, inhoud spaties; volgende records : (1 per te verzenden aangifte) - nationaal nummer, 10 bytes numeriek, editmask ; - balansdatum, 8 bytes numeriek, formaat DDMMEEJJ, editmask ; - checkdigit, 2 bytes numeriek; - uiterste datum indienen aangifte, 8 bytes numeriek, formaat DDMMEEJJ, editmask ; - code taxatiedienst, 4 bytes numeriek; - groep C1 C6, 2 bytes alfanumeriek; - NIS-code gemeente, 5 bytes numeriek; - algemene vergadering, 2 bytes alfanumeriek; - soort taxatiedienst in tekstvorm, 26 bytes alfanumeriek, inhoud "CONTROLE DER BELASTINGEN", "CONTROLE DES CONTRIBUTIONS", "STEUERKONTROLLAMT", «BELASTINGCENTRUM», «CENTRE DES CONTRIBUTIONS», «CELLULE», «ZELLE» ; - benaming taxatiedienst (afzender), 28 bytes alfanumeriek; - straat en nr taxatiedienst, 32 bytes alfanumeriek; - postnummer taxatiedienst, 6 bytes alfanumeriek; - gemeente taxatiedienst, 25 bytes alfanumeriek;

18 18 - telefoonnummer taxatiedienst, 13 bytes alfanumeriek, af te drukken als "TEL. XXXXXXXXXXXXX"; - juridische vorm rechtspersoon, 4 bytes alfanumeriek; - benaming rechtspersoon, 106 bytes alfanumeriek; - c/o mandataris, 37 bytes alfanumeriek; - straat en nr rechtspersoon of mandataris, 42 bytes alfanumeriek; - postnr rechtspersoon of mandataris, 4 bytes numeriek; - naam gemeente rechtspersoon of mandataris, 32 bytes alfanumeriek; - mededeling 1, 42 bytes alfanumeriek; - mededeling 2, 42 bytes alfanumeriek; - mededeling 2 vervolg, 42 bytes alfanumeriek; - financieel rekeningnummer BBAN, 14 bytes, alfanumeriek; - financieel rekeningnummer IBAN, 42 bytes, alfanumeriek; - financieel rekeningnummer BIC, 11 bytes, alfanumeriek; - adres taxatiedienst, 60 bytes, alfanumeriek. Opmerking : De record-layout kan eventueel gewijzigd worden ingevolge de evolutie van de wettelijke en/of administratieve bepalingen inzake inkomstenbelastingen. Het drukken van een barcode op de aangifte zou kunnen worden voorzien. In deze gevallen zal de aannemer tijdig op de hoogte worden gesteld. Op het einde van elke verzending dient, per soort aangifte, een bestand te worden verstrekt aan de Centrale diensten van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit met de verzendingsdatum en de uiterste datum van indiening van de verzonden aangiften. d) FTP (File Transfer Protocol) De Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën) streeft naar een veralgemeend gebruik van secured FTP over het internet als standaard communicatiemiddel voor de uitwisseling van bestanden met derden (*). e) Personalisering van de aangiften te verzenden naar de belastingplichtigen: De personalisering van de aangiften moet aanvangen uiterlijk de 10 de werkdag (**) na de ontvangst van het goed voor druk voor het laatste samenstellende element van de betrokken zending en (of) van bestanden en dit ongeacht de afgiftedatum van de bovenbedoelde laatste elementen en mits inachtneming van punt (elke taal afzonderlijk en/of simultaan) (*) De drukker zorgt ervoor dat de bestanden op zijn server gezet kunnen worden met beveiligde FTP (pakket SSH of iets gelijkaardigs). De server moet bereikbaar zijn vanuit de IP-adressen en De drukker maakt een login aan voor de FOD Financiën en zorgt voor de nodige ruimte om de bestanden te kunnen opslaan. De naamgeving van de bestanden wordt afgesproken met de betrokken diensten. Voor het uittesten van de verbinding (het doorsturen van bestanden) kan contact opgenomen worden met: - Martin Decaluwe : 0257/ of martin.decaluwe@minfin.fed.be - Hassan Ayaou : 0257/ ou hassan.ayaou@minfin.fed.be. (**) Werkdagen = de maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag, uitgezonderd de wettelijke feestdagen vastgelegd in het K.B. van 18 april 1974 tot bepaling van de algemene wijze van uitvoering van de wet van 4 januari 1974 betreffende de feestdagen.

19 19 f) Verzamelen van de aangiften 275.1: De aangifte dient samen met het afschrift, de toelichting, het drukwerk 275 U en een omslag , onder een omslag te worden geschoven. g) Postklaar maken en verzenden van de aangiften: De records van de belastingplichtigen zullen in een ononderbroken nummering geklasseerd zijn en BOVENDIEN VOORAF door de administratie gegroepeerd worden per postnummer, zodat de aannemer de verzendingen hetzij per uitreikingskantoor, hetzij per sorteersector, zonder bijkomende bewerkingen, kan bekomen. De afgifte van de zendingen bij de Post-operator moet gebeuren onmiddellijk na de personalisering en het onder omslag plaatsen van de verschillende samenstellende elementen van de zending. De afgiften zullen een eerste maal plaatsvinden op de dag die in de offerte wordt voorgesteld en nadien elke werkdag. Voor de technische uitvoering dient de aannemer zich stipt te houden aan de richtlijnen van de Post-operator, met speciale aandacht voor het plannen, sorteren en bundelen. Bij iedere afgifte van aangiften bij de Post-operator moet een borderel Afgiftetoelating, dat elektronisch wordt verkregen, worden gevoegd (zie bijlage II). Na controle zal de Post-operator een exemplaar van het borderel Afgiftesamenstelling aan de aannemer bezorgen. De datum vermeld op het borderel Afgiftetoelating geldt als bewijs van de leveringsdatum. Een kopie van elk borderel Afgiftetoelating dient onmiddellijk verstuurd naar de centrale diensten van de Administratie van de ondernemings- en inkomensfiscaliteit (zie adres onder punt 4). Zie ook punt Traceerbaarheid en 8.9 Door de aannemer te verstrekken inlichtingen i.v.m. de toestand van de werkzaamheden. h) Opmerking Meer inlichtingen omtrent de personalisering en de verzending zullen in de bestelling aan de aannemer worden medegedeeld Aangiften met aanduiding van de dienst Op de aangiften waarvan sprake sub nr. 5, f, dienen de benaming en het adres van de dienst op de bovenste helft van de 1ste bladzijde van de aangifte te worden aangebracht vanaf de bestanden die de dienstgegevens en de aantallen per dienst te drukken reserveaangiften bevatten PERSONALISEREN EN VERZENDEN VAN DE AANGIFTEN Voor het aanslagjaar 2010 dienen ongeveer Nederlandstalige, Franstalige en 100 Duitstalige aangiften op dezelfde wijze als in nr hierboven beschreven te worden gepersonaliseerd en verzonden.

20 20 Op de aangiften waarvan sprake sub. 5, f, dienen de benaming en het adres van de dienst op dezelfde wijze als in nr hierboven te worden aangebracht. Meer inlichtingen hieromtrent zullen in de bestelling aan de aannemer worden medegedeeld PERSONALISEREN EN VERZENDEN VAN DE AANGIFTEN Het personaliseren van de aangiften a) Op te drukken gegevens Terzake wordt verwezen naar de tabel bijgevoegd als bijlage III/2 (zie inzonderheid kolom 2). De nadruk wordt in t bijzonder op de leesbaarheid en de verzorgdheid van al de opdrukken gelegd. b) Plaats van de opdrukken De opdrukken moeten op de 1ste bladzijde van de aangifte delen 1 en 2 - worden aangebracht evenals op het blad Bijlagen. De juiste plaats van de opdrukken is met kruisjes aangeduid op bijgevoegde spacing-charts (cf. bijlage III/3 voor Deel 1 en III/4 voor Deel 2 en III/5 voor blad «276.1 bijlagen»); naargelang de noodwendigheden kunnen de drukposities echter nog wijzigen. c) Wijze van opdrukken Voor de te gebruiken lettertypes wordt eveneens verwezen naar de tabel, bijgevoegd als bijlage III/2 (zie inzonderheid kolommen 5 en 6) en naar bijlage III/6. Van het voorziene lettertype mag slechts worden afgeweken mits voorafgaand akkoord van de betrokken diensten, vermeld onder punten 2 en 4. d) Opdruk van de streepjescode Op de aangifte moet in het vak voorbehouden aan de dienst van bestemming zijnde het Scanningcentrum evenals op het blad bijlagen (zie spacing-chart, bijlage III/5) - een streepjescode worden aangebracht die de inhoud weergeeft van een veld met numerieke informatie bestaande uit 16 posities (zie spacing-charts, bijlagen III/3 en III/4). Die code moet toelaten dat : 1 ) de door de belastingplichtigen ingediende aangiften door de onderscheiden diensten kunnen geregistreerd worden; 2 ) de aannemer op het einde van de productie een bijkomende controle op de exacte uitvoering van de verzending kan uitvoeren. De karakteristieken van de streepjescode (cf. bijlage III/7) zijn de volgende :