agendapunt 3.a.3 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden UITGANGSPUNTEN PARKEER- EN VERVOERSBELEID Datum 8 december 2015

Transcriptie

1 agendapunt 3.a Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden UITGANGSPUNTEN PARKEER- EN VERVOERSBELEID Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 8 december 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming Bijlagen 1 Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Hae (Geen) Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. DMT D&H Aangehouden Geparafeerd D&H Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden De uitgangspunten voor het parkeerbeleid als volgt te formuleren: I. Medewerkers kunnen voor woon-werkverkeer niet meer parkeren in de parkeergarage of op het bovendek en moeten zelf alternatieve parkeerruimte zoeken. II. De parkeergarage van het Gemeenlandshuis is alleen toegankelijk voor dienstvoertuigen en voor medewerkers die hun voertuig nodig hebben voor een dienstreis, mits er plek is. III. Er vervalt een aantal parkeerplaatsen op het bovendek; de definitieve invulling van het boventerrein voor wat betreft de parkeerfunctie volgt na de verenigde vergadering van 17 december De volgende uitgangspunten te hanteren voor het op termijn [1] aanpassen van de regeling vervoersmanagement: 1. Opgenomen wordt dat het voor medewerkers mogelijk is om onder bepaalde voorwaarden in de garage van het Gemeenlandshuis te parkeren, indien zij hun privé- voertuig nodig hebben voor hun werk. 2. Op het moment dat er meer medewerkers zijn die op basis hiervan aanspraak zouden kunnen maken op een plek, kan de medewerker de eventuele kosten van elders parkeren declareren. 3. De huidige bepaling dat 'ambtenaren die binnen een straal van 3 kilometer wonen, niet op het terrein van het Gemeenlandshuis mogen parkeren in het geval van woon-werkverkeer' komt te vervallen. 4. De huidige locaties van Delfland die in de regeling staan opgenomen worden aangepast; de locaties Delftechpark en Kijkduin komen te vervallen. 3. nader onderzoek in te stellen naar:. De effectiviteit en efficiëntie van het gebruik van dienstauto's en het voorbereiden van concrete vervolgstappen, zoals het herschikken van het wagenpark en het afstoten of niet-vervangen van dienstauto's, inclusief de definitie van ambulante functie.

2 . Het gebruik van Green Wheels of soortgelijke vervoersmogelijkheden en elektrische fietsen voor dienstreizen.. Het gebruik van de NS-business-card voor dienstreizen.. Mogelijkheden om 'Het Nieuwe Werken' te stimuleren. [1] Het aanpassen van deze regeling zal vóór terugkomst naar het Gemeenlandshuis gereed moeten zijn. De uitkomsten van de nog te houden onderzoeken zullen hierin worden meegenomen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden De uitgangspunten voor het parkeerbeleid als volgt te formuleren: I. Medewerkers kunnen voor woon-werkverkeer niet meer parkeren in de parkeergarage of op het bovendek en moeten zelf alternatieve parkeerruimte zoeken. II. De parkeergarage van het Gemeenlandshuis is alleen toegankelijk voor dienstvoertuigen en voor medewerkers die hun voertuig nodig hebben voor een dienstreis, mits er plek is. III. Op het bovendek blijven er vaste parkeerplaatsen voor de privévoertuigen van de Dijkgraaf, de Hoogheemraden en de Secretaris-Directeur. IV. Op het bovendek zijn er een beperkt aantal parkeerplaatsen voor bezoekers, en twee plekken voor mindervaliden. - De volgende uitgangspunten te hanteren voor het op termijn[1] aanpassen van de regeling vervoersmanagement: 1. Opgenomen wordt dat het voor medewerkers mogelijk is om onder bepaalde voorwaarden in de garage van het Gemeenlandshuis te parkeren, indien zij hun privé voertuig nodig hebben voor hun werk. 2. Op het moment dat er meer medewerkers zijn die op basis hiervan aanspraak zouden kunnen maken op een plek, kan de medewerker de eventuele kosten van elders parkeren declareren. 3. De huidige bepaling dat 'ambtenaren die binnen een straal van 3 kilometer wonen, niet op het terrein van het Gemeenlandshuis mogen parkeren in het geval van woon-werkverkeer' komt te vervallen. 4. De huidige locaties van Delfland die in de regeling staan opgenomen worden aangepast; de locaties Delftechpark en Kijkduin komen te vervallen. - nader onderzoek in te stellen naar:. De effectiviteit en efficiëntie van het gebruik van dienstauto's en het voorbereiden van concrete vervolgstappen, zoals het herschikken van het wagenpark en het afstoten of niet-vervangen van dienstauto's, inclusief de definitie van ambulante functie.. Het gebruik van Green Wheels of soortgelijke vervoersmogelijkheden en elektrische fietsen voor dienstreizen.. Het gebruik van de NS-business-card voor dienstreizen.. Mogelijkheden om 'Het Nieuwe Werken' te stimuleren. 2

3 [1] Het aanpassen van deze regeling zal vóór terugkomst naar het Gemeenlandshuis gereed moeten zijn. De uitkomsten van de nog te houden onderzoeken zullen hierin worden meegenomen. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden

4

5 Uitgangspunten Parkeer- en vervoersbeleid 1. Probleemstelling - context De verenigde vergadering heeft besloten tot het verbouwen van het Gemeenlandshuis. Daarvoor zal deze locatie gedurende ongeveer anderhalf jaar verlaten worden. Bij het weer in gebruik nemen van het Gemeenlandshuis (verwachting: medio 2017) ontstaat er een andere situatie voor het parkeren. Dit wordt veroorzaakt doordat: De locaties Delftechpark en Kijkduin komen te vervallen. Er door de verenigde vergadering is besloten dat een deel van het binnenterrein dat nu in gebruik is voor dienstauto s bij de tuin getrokken wordt. Deze dienstauto s zullen in de parkeergarage of elders geparkeerd worden. De parkeergarage in principe alleen beschikbaar is voor dienstvoertuigen en voor medewerkers die hun eigen voertuig nodig hebben voor een dienstreis. 2. Beoogd effect In deze notitie zijn uitgangspunten en beleidsrichtingen vastgelegd ten aanzien van het parkeer- en vervoersbeleid in de nieuwe huisvestingssituatie. Het doorvoeren van het aanpassen van het parkeer- en vervoersbeleid wordt geflankeerd door het stimuleren van het gebruik van openbaar vervoer, en zal bijdragen aan een meer duurzame organisatie. 3. Kernboodschap De grootste veranderingen die na terugkeer in het Gemeenlandshuis optreden zijn: Het binnenterrein van het Gemeenlandshuis is autoluw ; er vervalt een aantal parkeerplaatsen, de definitieve invulling van het boventerrein voor wat betreft de parkeerfunctie volgt na de verenigde vergadering van 17 december Medewerkers kunnen niet meer parkeren in de parkeergarage en moeten voor woonwerkverkeer zelf alternatieve parkeerruimte zoeken. De parkeergarage van het Gemeenlandshuis is alleen toegankelijk voor dienstvoertuigen en voor privévoertuigen van medewerkers die nodig zijn voor een dienstreis, mits er plek is. Leveranciers maken gebruik van de (nieuwe) ingang aan de Phoenixstraat. De regeling Vervoersmanagement wordt aangepast aan de nieuwe huisvestingssituatie. Een toelichting en nadere uitwerking op deze kernboodschap is opgenomen onder punt Historie - eerdere besluitvorming In een eerder stadium zijn de volgende relevante besluiten genomen: De verenigde vergadering heeft besloten dat Delfland terug gaat van 5 naar 2 locaties, waarbij veel meer medewerkers in het Gemeenlandshuis gehuisvest worden. Om dit te realiseren is besloten dat het Gemeenlandshuis toe is aan een grote onderhoudsbeurt voor ambtenaren en bestuur. Het college van D&H heeft besloten dat het huidige parkeerdek deels bij de herinrichting van het buitenterrein wordt betrokken, zodat het huidige parkeerdek autoluw wordt en de parkeergarage daarom in principe beschikbaar moet zijn voor dienstvoertuigen.

6 5. Regelgeving en Beleid De renovatie van het Gemeenlandshuis past binnen het coalitieakkoord. In dit akkoord is eveneens opgenomen dat hierbij oog moet zijn voor duurzaamheid. 6. Financiën De kosten die voortvloeien uit de wijziging van het parkeerbeleid zijn het huren of betalen van publieke parkeerplaatsen voor dienstauto s of privé-voertuigen die niet in de parkeergarage passen wegens afwijkende maten (dienstauto s) of wegens gebrek aan plaatsen (privéauto s van medewerkers voor dienstreizen). Ook worden kosten gemaakt voor een reserveringssysteem. Deze kosten worden geraamd en meegenomen in het kredietvoorstel voor de herinrichting van het buitenterrein. De kosten die voortvloeien uit de wijziging van de regeling vervoersmanagement hangen samen met de veranderingen van het reisgedrag van medewerkers. Voor het dagelijks reizen zijn de meer- en minderkosten naar verwachting per saldo neutraal. Voor dienstreizen hangen de kosten samen met de samenstelling en het gebruik van het wagenpark van dienstauto s. Dit zal worden meegenomen in het onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van het gebruik van de dienstauto s. De conclusie is dat op dit moment nog een voorbehoud gemaakt wordt ten aanzien van de totale kosten. De verwachting is dat de besluitvorming daarover in het voorjaar van 2016 kan plaatsvinden. 7. Duurzaamheid Naar verwachting is het effect van de voorgestelde uitwerking in principe geen auto s van medewerkers in de parkeergarage dat meer medewerkers met bijvoorbeeld de fiets of het openbaar vervoer naar het Gemeenlandshuis komen. Het aanpassen van het parkeerbeleid draagt op deze wijze bij aan het stimuleren van duurzaamheid. De locatie van het Gemeenlandshuis in de nabijheid van een NS-station en goede bus- en tramverbindingen zorgt ervoor dat dit ook daadwerkelijk vorm kan krijgen. Dit strookt met het in 2010 afgesloten klimaatakkoord tussen de Unie van Waterschappen en het Rijk, waarin onder andere de doelstelling is opgenomen dat milieumaatregelen bevorderd worden. Ook Het Nieuwe Werken moet aanzetten tot het delen van faciliteiten; niet alleen werkplekken, maar ook vervoersmiddelen zoals dienstauto s of dienstfietsen. 8. Organisatorische en personele consequenties Zie punt OR/GO Wijzigingen in het parkeerbeleid en in de regeling Vervoersmanagement worden door het college van D&H vastgesteld. De WOR-bestuurder heeft op 18 november 2015 in een Overlegvergadering met de OR over de voorgestelde wijzigingen en het proces van de besluitvorming gesproken. De OR heeft de werkgever meegegeven de voorgenomen gegarandeerde parkeermogelijkheid voor Dijkgraaf, Hoogheemraden en Secretaris-Directeur te heroverwegen. Daarnaast heeft de OR benadrukt dat de beleidsuitgangspunten pas omgezet kunnen worden in concrete regelgeving als de uitkomsten van de nog uit te voeren onderzoeken bekend zijn en daar aanleiding toe geven. Tevens zullen er te zijner tijd concrete handvatten voor medewerkers en leidinggevenden moeten zijn om op een goede manier om te gaan met de uitvoering van het beleid. 10. Risico- en beheersmaatregelen n.v.t. 2

7 11. Communicatie (in- en extern) De uitgangspunten van het aangepaste parkeerbeleid en de regeling Vervoersmanagement zullen na de vaststelling in het college van D&H en kennisneming door de verenigde vergadering tezamen met het beleid voor de buitenruimte worden gecommuniceerd naar de medewerkers. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure De conclusies die in het onderliggende besluit verbonden zijn aan de rapportage over het huidige gebruik van dienstauto s worden nader getoetst en vertaald in concrete vervolgstappen, zoals het herschikken van het wagenpark en het afstoten of nietvervangen van dienstauto s. Daarbij wordt er rekening mee gehouden dat dienstauto s veelal niet alleen als vervoermiddel worden gebruikt, maar ook als gereedschap. Ook wordt de definitie van ambulante functie nader gedefinieerd. De regeling Vervoersmanagement wordt te zijner tijd aangepast conform het voorliggende besluit en de uitkomsten van de nog uit te voeren onderzoeken. Het gebruik van Green Wheels of soortgelijke vervoersmogelijkheden voor dienstreizen wordt nader onderzocht. De pilot met de NS-business-card wordt geëvalueerd en zo mogelijk uitgebreid. Dit zal dan bij de medewerkers onder de aandacht gebracht en gestimuleerd worden. (Elektrische) dienstfietsen worden aangeschaft als daar behoefte aan is. 13. Bevoegd orgaan Het college van D&H is bevoegd tot het aanpassen van het beleid inzake parkeren en het vervoer. 14. Toelichting Als gevolg van de vastgestelde uitgangspunten zijn de consequenties voor de uitvoering als volgt: Woon-werkverkeer medewerkers In de nieuwe huisvesting is er voor de medewerkers geen plek meer om te parkeren voor woon-werkverkeer. Alle externe medewerkers mogen niet (meer) parkeren in de garage van het Gemeenlandshuis. Specifieke parkeerregelingen van medewerkers die met toestemming van de Secretaris- Directeur goedgekeurd zijn, komen te vervallen en dienen opnieuw aangevraagd en beoordeeld te worden. Het gebruik van de NS-business-card zal gefaciliteerd en gestimuleerd worden. Leden verenigde vergadering Voor leden van de verenigde vergadering gelden dezelfde bepalingen als voor de medewerkers, met dien verstande dat voor hen geen standplaats geldt. Zij kunnen hun reiskosten op basis van dienstreizen declareren, voor de door hen gemaakte parkeerkosten bij bezoeken aan het Gemeenlandshuis wordt in dit verband een uitzondering gemaakt, zij worden geacht deze kosten te betalen uit hun onkostenvergoeding. Dienstauto s en dienstreizen De parkeerplekken in de parkeergarage zijn bestemd voor de dienstvoertuigen en voor privé-voertuigen waarmee een dienstreis wordt gemaakt. Een aantal dienstvoertuigen hoger dan 150 cm past niet in de parkeergarage; hiervoor worden alternatieve parkeerplaatsen gezocht. Bezoekers Voor bezoekers zal een beperkt aantal parkeerplekken aanwezig zijn op het bovendek. Leveranciers maken geen gebruik van het binnenterrein om te parkeren. 3

8 Uitwerking van bovenstaande consequenties is als volgt: Medewerkers Conform de SAW worden dienstreizen in beginsel gemaakt per openbaar vervoer. Het gebruik van het eigen voertuig voor dienstreizen is alleen toegestaan met goedkeuring van de Secretaris-Directeur. Medewerkers kunnen alleen tijdelijk aanspraak maken op een parkeerplek in de parkeergarage als zij die dag een auto nodig hebben voor een dienstreis en er geen dienstauto beschikbaar is. Een parkeerplek moet via een reserveringssysteem worden aangevraagd en een teamleider heeft hier een besluitvormende rol in. Hierbij geldt de regel vol is vol. Op het moment dat er meer medewerkers zijn die op basis hiervan aanspraak zouden kunnen maken op een plek, kunnen de kosten van elders parkeren gedeclareerd worden 1. Er wordt onderzocht of de huidige pilot met de NS-Business-card kan worden uitgebreid. De medewerkers moeten specifieke parkeerregelingen opnieuw aanvragen bij de Secretaris-Directeur. Deze regelingen dienen ieder jaar opnieuw getoetst te worden. Dienstauto s Dienstauto s worden geparkeerd in de parkeergarage. Uitgaande van het huidige wagenpark zijn daarvoor 57 van de 94 parkeerplaatsen nodig. Op langere termijn kan efficiënter gebruik van dienstauto s mogelijk leiden tot een geringer aantal (het aantal dienstvoertuigen kan naar verwachting omlaag); Bij de aanschaf van nieuwe auto s wordt rekening gehouden met een maximale hoogte (150 cm). Onderzocht gaat worden of Green Wheels of soortgelijke organisaties bij dienstreizen een goed alternatief is ten opzichte van het openbaar vervoer of het gebruik van het eigen voertuig. Bezoekers Voor bezoekers is er een beperkt aantal plekken beschikbaar op het parkeerdek. Leveranciers kunnen gebruik maken van de (nieuwe) ingang aan de Phoenixstraat. Vervoersmanagement De regeling vervoersmanagement zal op termijn aangepast worden, met in achtneming van de uitkomsten van de nog uit te voeren onderzoeken. Huidige situatie: Samengevat is de huidige situatie conform de regelgeving Vervoersmanagement als volgt: In de SAW zijn géén bepalingen opgenomen op basis waarvan men aanspraak kan maken op een parkeerplaats bij de werkgever of vergoeding van parkeerkosten voor gebruik eigen vervoermiddel voor woon-werkverkeer. Delfland heeft in 2014 de regeling Vervoersmanagement vastgesteld. Ten aanzien van parkeerfaciliteiten is opgenomen dat: o Ambtenaren die binnen een straal van 3 kilometer wonen, niet op het terrein van het Gemeenlandshuis mogen parkeren in het geval van woon-werkverkeer; o Indien er geen parkeerplaatsen meer zijn bij de vestigingen van Delfland, de auto voor eigen rekening en op eigen risico van de medewerker elders geparkeerd dient te worden. 1 Mocht de privé auto van de medewerker wat afmeting betreft niet in de parkeergarage passen, dan mag de medewerker in deze situatie elders parkeren en de kosten daarvan declareren. 4

9 Welke aanpassingen worden doorgevoerd om de nieuwe situatie te formaliseren? De regeling Vervoersmanagement wordt aangepast op een aantal punten: Opgenomen wordt dat het voor medewerkers mogelijk is om onder bepaalde voorwaarden in de garage van het Gemeenlandshuis te parkeren, indien zij hun privé-voertuig nodig hebben voor hun werk. Een parkeerplek moet per dag via een reserveringssysteem worden aangevraagd. Hierbij geldt de regel vol is vol. Op het moment dat er meer medewerkers zijn die op basis hiervan aanspraak zouden kunnen maken op een plek, kan de medewerker de eventuele kosten van elders parkeren declareren. De huidige bepaling dat ambtenaren die binnen een straal van 3 kilometer wonen, niet op het terrein van het Gemeenlandshuis mogen parkeren in het geval van woon-werkverkeer komt te vervallen. De huidige locaties van Delfland die in de regeling staan vermeld worden aangepast, nu de locaties Delftechpark en Kijkduin komen te vervallen. Specifieke parkeerregelingen van medewerkers worden jaarlijks aangevraagd/getoetst. Duidelijker beschrijven van de ambulante functie. 15. Bijlagen 5

10 Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma 6