Digitaal procederen Verplichting of kans? Mogelijkheid tot innoveren Toekomstvast

Transcriptie

1

2 Digitaal procederen De Raad voor de Rechtspraak implementeert vanaf 2016 stapsgewijs digitaal procederen. Uiterlijk 2019 procederen alle professionele procespartijen (advocaten, deurwaarders etc.) geheel digitaal. Dossiers worden online toegankelijk, processen worden korter en de rechter krijgt een grotere regierol. Dit, in een notendop, is het streven van het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) van de Rechtspraak en het ministerie van Veiligheid en Justitie. Verplichting of kans? Wat betekent dit voor u? En hoe gaat u hier mee om? Laat u zich dit overkomen, of grijpt u dit moment aan om de digitalisering te omarmen op een manier waar u vertrouwen in heeft? Een groep advocatenkantoren koos voor de tweede optie en besloot gezamenlijk het voortouw te nemen bij deze nieuwe ontwikkelingen. Vanuit het samenwerkingsverband Silex namen zij het initiatief om een systeemkoppeling te realiseren tussen hun kantoorsystemen en de systemen van de Rechtspraak. De realisatie van een systeemkoppeling biedt een kantoor de kans om zelf ook de vruchten te plukken van digitaliseren. Dat is een stap verder dan alleen voldoen aan de wettelijke verplichting. Mogelijkheid tot innoveren Met een systeemkoppeling kunt u makkelijker voldoen aan de aankomende wettelijke verplichting voor digitale aanlevering én tegelijkertijd innoveren met extra diensten die deze vernieuwing voor u eenvoudiger maken. Wat via MijnRechtspraak.nl mogelijk is kan ook via deze oplossing, Instrumenti, en dat is slechts het begin. Toekomstvast Instrumenti richt zich op optimalisering van de hele juridische keten, zodat alle partijen daar hun voordeel mee kunnen doen. Instrumenti start met een ontwikkeling voor de advocatuur voor KEI Civiel 1.0. Daarna ontwikkelt Instrumenti zich uit naar nieuwe zaakstromen, andere instanties en ontwikkelt Instrumenti extra functionaliteiten die uw werkprocessen efficiënter maken, omdat we gebruikers als uitgangspunt nemen voor uitbreidingen en verbeteringen. U staat aan het stuur om uw koers voor de toekomst te bepalen.

3

4 Instrumenti We laten u graag kennis maken met Instrumenti voor juridische professionals. In Instrumenti staat de voortgang van uw zaken centraal. Een procesgerichte benadering biedt de solide basis om extra diensten in het kader van een zaak of andere samenwerkvormen aan te bieden. Blijvend doorontwikkelen Instrumenti is een online platform in ontwikkeling. De eerste versie is klaar voordat de wettelijke verplichting van KEI Civiel 1.0 in werking treedt. Daarna blijft Instrumenti zich de komende jaren door ontwikkelen. Zo maken we het op termijn mogelijk om dossiers als geheel te delen, inclusief folderstructuur en onderlinge links tussen documenten. Dat kan dan in elk geval met andere kantoren die Instrumenti gebruiken als de Rechtspraak het dan nog steeds niet toelaat. Door gebruik te maken van deze oplossing kunt u voldoen aan de aankomende wettelijke verplichtingen voor digitale aanlevering én gebruik maken van extra diensten die deze vernieuwing voor u eenvoudiger maken. Instrumenti is een online oplossing, waardoor bijkomend IT-beheer binnen uw eigen kantoor minimaal blijft. U ondervindt hierdoor geen last van technische wijzigingen aan de kant van MijnRechtspraak.nl en u kunt direct gebruik maken van nieuwe functionaliteiten die toegevoegd gaan worden. Veilig en betrouwbaar Uiteraard gaat Instrumenti met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid om met uw documenten. We nemen alle maatregelen om uw informatie tot het uiterste te beveiligen: Dataverkeer over beveiligde verbindingen; Toegang kan voor elke zaak op medewerkerniveau worden afgeschermd; Alle informatie wordt versleuteld opgeslagen; Hoogst mogelijke beschikbaarheid door dubbele uitvoering in twee verschillende, beveiligde data centers; Datacenters in Nederland volgens ISO certificering; Van elk dossier bestaat een volledige audit trail, wie voerde welke actie uit; Van elke uitwisseling met de Rechtspraak ontvangt u een printbare ontvangstbevestiging; Continue monitoring op verdachte activiteiten.

5 De kracht van instrumenti In Instrumenti staat de voortgang van uw dossier centraal. De startpagina bestaat uit een dashboard dat direct een overzicht geeft van de zaken waar de gebruiker bij betrokken is. Eén keer inloggen Gebruikers hoeven niet apart in te loggen met advocatenpas; authenticatie vindt plaats via uw kantoornetwerk. Hierdoor weet Instrumenti direct wie de gebruiker is. Overzicht over alle zaken In het dashboard worden alle zaken weergegeven waar de gebruiker toegang toe heeft. Om gemakkelijk een zaak te vinden kan de gebruiker zoeken of filteren op zaakkenmerken als zaaknummer, datum uitspraak, etc. Inzicht in nieuwe activiteiten In het dashboard wordt bij elke zaak aangegeven of er nieuwe activiteiten hebben plaatsgevonden, bijvoorbeeld of er berichten of documenten zijn ontvangen die de gebruiker nog niet heeft gezien. Deze berichten of documenten kunnen ontvangen zijn vanuit de Rechtspraak, of het betreft documenten die door collegae zijn toegevoegd aan de zaak. De gebruiker ziet dus direct welke zaak nieuwe informatie bevat. Nieuwe zaak aanbrengen De gebruiker kan op elk moment een nieuwe zaak starten. Instrumenti begeleidt gebruikers stapsgewijs bij het verzamelen van alle benodigde informatie. Vervolgens kan de gebruiker met één druk op de knop de zaak indienen bij de Rechtspraak.

6 Zaakgegevens Tijdlijn toont zaakverloop Elke zaak heeft een tijdlijn waarop in antichronologische volgorde alle activiteiten staan, die hebben plaatsgevonden binnen deze zaak: berichten van/naar de Rechtspraak, verzonden en ontvangen documenten, handelingen en taken. De tijdlijn geeft gebruikers snel inzicht in het verloop van een zaak. Compleet digitaal procesdossier Iedere zaak bouwt een volledig digitaal procesdossier op. Dat digitale procesdossier bevat verwijzingen naar alle documenten bij de Rechtspraak. Documenten die de gebruiker zelf heeft ingediend, maar ook documenten van de wederpartij(en). Daarnaast ook alle ontvangstbevestigingen en alle uitgewisselde berichten. is om deze zaak te bekijken en/of acties op de zaak uit te voeren. Zo kan het hele team samenwerken om verzendingen naar de Rechtspraak in Instrumenti voor te bereiden. Informatie één keer invullen Alle informatie die bij eerdere handelingen is opgegeven, blijft beschikbaar voor volgende handelingen. Bijvoorbeeld zaaknummer, instantie, behandeltype, griffierecht, datum uitspraak, verweerder, gedaagde, etc. Zo wordt dubbel werk voorkomen. Compliant Alle aanpassingen binnen een zaak worden vastgelegd. Mocht het nodig zijn, dan kan per zaak een overzicht worden opgevraagd waarin per gebruiker alle activiteit in die zaak getoond wordt. Samenwerken aan zaken Voor elke zaak afzonderlijk is instelbaar wie binnen het kantoor geautoriseerd

7 Documenten uitwisselen Eenvoudig documenten indienen Instrumenti werkt met handige stappenplannen en formulieren om de gebruiker te begeleiden bij het voorbereiden van verzending van documenten en berichten. Instrumenti zorgt ervoor dat alle reeds beschikbare gegevens automatisch worden hergebruikt en alleen de overige benodigde informatie wordt gevraagd. Vervolgens leidt Instrumenti de gebruiker door de benodigde vervolgstappen tot aan de ontvangstbevestiging van de Rechtspraak. Documenten klaarzetten De klaargezette documenten worden weergegeven met verschillende identificatiemiddelen, zoals bestandsnaam, specifieke meta data en toelichting. Ook is het mogelijk om het document in te zien om zeker te weten dat de juiste versie klaar staat in Instrumenti. Tussentijds opslaan Het versturen van een document of een bericht hoeft de gebruiker niet in één keer af te ronden. Instrumenti onthoudt waar de gebruiker is gebleven, zodat deze later verder kan gaan, of dit kan overdragen aan een collega. Documenten kunnen worden toegevoegd en weer worden weggehaald totdat alles compleet is. Zo kunnen gebruikers in alle rust eenvoudig de documentenset samenstellen, controleren en ten slotte indienen bij de Rechtspraak. Meerdere documenten tegelijk indienen Om meerdere documenten in te dienen bij de Rechtspraak hoeft de gebruiker maar één keer het proces te doorlopen. Wanneer de documenten al klaar zijn gezet is het indienen ervan slechts een kleine stap. Volgorde van documenten Soms bevat een processtuk veel producties. De volgorde daarvan is van groot belang. In Instrumenti kunnen deze gemakkelijk worden toegevoegd, vervangen en in juiste volgorde worden gezet.

8 Verantwoordelijk advocaat In Instrumenti kunnen meerdere gebruikers documenten toevoegen aan een zaak, in de voorbereiding van een verzending. Er is echter één verantwoordelijk advocaat volgens de Rechtspraak. Alleen die verantwoordelijk advocaat kan documenten goedkeuren of deze verantwoordelijkheid delegeren in Instrumenti. Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden ingediend. Check op juiste documentformaat De Rechtspraak accepteert alleen bepaalde typen PDF-documenten. Instrumenti controleert al bij voorbereiding van een verzending alle documenten op het juiste bestandsformaat. Dat voorkomt onaangename verrassingen bij verzending naar de Rechtspraak. Koppeling met DMS Instrumenti wil uw werkprocessen zo goed mogelijk ondersteunen. Vandaar dat Instrumenti integraties biedt met Document Management Systemen (DMS) die in de advocatuur veel gebruikt worden. Dankzij die koppeling verstuurt de gebruiker een document vanuit het DMS in één klik naar Instrumenti. Het enige dat de gebruiker dan nog hoeft te doen is eventueel ontbrekende metadata toevoegen in het Instrumenti platform. Andersom kan het DMS documenten die de Rechtspraak stuurt ophalen van Instrumenti en opslaan in het dossier in het DMS. Send to Instrumenti Koppeling zonder DMS Naast de DMS koppeling is het ook altijd mogelijk om via het portaal platform documenten toe te voegen en documenten en berichten op te halen en op te slaan in een Windows folderstructuur. Speciaal voor kantoren zonder DMS.

9 Voorsprong op MijnRechtspraak.nl De Rechtspraak biedt met web portaal MijnRechtpraak.nl de mogelijkheid tot digitaal procederen. Instrumenti heeft echter belangrijke voordelen op dat portaal: MijnRechtspraak.nl Gericht op individuele advocaat Inloggen met Advocatenpas Machtigen vooralsnog niet mogelijk Geen koppeling met DMS Documenten uit DMS exporteren en uploaden Bij ieder bericht informatie opnieuw invoeren Alleen het strikt noodzakelijke is beschikbaar Alleen aanlevering aan de Rechtspraak Instrumenti Gericht op samenwerken in teams Single Sign On: geen nieuwe inlogcodes. U hoeft niets te doen; u wordt automatisch ingelogd Verzending voor te bereiden met meerdere personen. Tussentijds opslaan is wél mogelijk Koppeling met DMS Met één muisklik wordt alle informatie verstuurd Alle zaakinformatie wordt automatisch onthouden en hoeft niet ingevuld te worden bij ieder bericht Uitbreiding met nieuwe functionaliteit die u nog verder vooruit brengt Via de Instrumenti gebruikersgroep heeft u een directe stem in de doorontwikkeling Ook andere ontvangende partijen worden in de toekomst aangesloten Denk aan de Raad van State, SGC, advocaten, enz.

10 Over ons Topicus en Epona zijn door Silex uitgekozen om het Instrumenti platform te ontwikkelen. Samen hebben wij de ervaring om dit platform samen met de deelnemende kantoren tot een succes te maken. Over Topicus Samenwerken. Met elkaar sparren en het dan doen. Want het kan anders. Een footprint achterlaten. Oplossingen die u verder helpen, nu en in de toekomst. Helder en voorspelbaar. Anders durven denken en doen, dát is waar Topicus voor staat. Onze ambitie is om een toonaangevende en aansprekende marktleider te zijn, die de juridische markt, in Nederland en uiteindelijk ook daarbuiten, in positieve zin weet op te schudden. Met software en dienstverlening die achterhaalde denk- en gedragspatronen, zowel bij aanbieders als bij eindconsumenten en ondernemers, doorbreekt - en zo de juridische sector helpt te digitaliseren. Want juist door eindgebruikers meer mogelijkheden, meer regie en daardoor ook tastbaar meer vertrouwen te bieden, met technologie die juridisch communiceren opvallend simple, social en awesome maakt, willen we actief bijdragen aan de gezonde toekomst van deze sector. Bij Topicus weten we maar al te goed dat het digitaliseren van processen niet vanzelf gaat. We hebben dit aan den lijve ondervonden binnen de zorg, het onderwijs, de financiële sector en bij de overheid. Wij helpen u graag om met onze ervaring deze transitie voor de juridische sector net zo succesvol te laten verlopen. Topicus is bewezen ervaren in het helpen van grote organisaties om van hun bestaande context naar een nieuwe te bewegen. Binnen de financiële sector zijn er allerlei zogenaamde fintech startups die een uitdaging vormen voor banken, verzekeraars en pensioenfondsen. Topicus helpt die instellingen te reageren op de fintechs met innovatieve software die hun slagkracht vergroot. Ook in de sectoren zorg en onderwijs hebben we wezenlijk bijgedragen aan vernieuwing en verandering. Hoe zorgt u ervoor dat u als relatief groot bedrijf om kan gaan met veranderingen die vandaag en morgen in de branche plaatsvinden? Topicus biedt graag haar kennis, ervaring en kunde aan om samen het u ervoor te zorgen dat u voorop loopt in legaltech.

11 Over Epona Legal Sinds 1993 is Epona actief als IT-specialist en adviseur voor de juridische markt. Door nauw samen te werken met juristen, marketeers en business development specialisten werkzaam in de advocatuur, heeft Epona een diepgaand inzicht ontwikkeld in de dienstverlening van advocatenkantoren. Epona kijkt vanuit het perspectief van advocatenkantoren naar de mogelijke IT-oplossingen en voegt daar haar uitgebreide kennis en ervaring aan toe. Op deze manier is Epona in staat om de juridische markt te voorzien van het meest optimale advies en te ondersteunen bij de uitvoering van de keuzes die een kantoor maakt. Epona heeft een groot en divers klantenportfolio opgebouwd binnen de juridische sector. De door Epona uitgevoerde projecten omvatten implementaties bij kantoren met 5 tot gebruikers. De vele implementaties van o.a. Epona s relatiebeheersysteem ContactManager en documentbeheersystemen zoals die van Microsoft SharePoint en imanage Work onderstrepen de bewezen reputatie van Epona.

12