Handleiding bij de overeenkomst voor studiestage en/of onderzoek versie juli 2014

Transcriptie

1 Handleiding bij de overeenkomst voor studiestage en/of onderzoek versie juli 2014 Algemeen In een aantal opleidingen aan de KU Leuven moeten studenten gedurende een bepaalde tijd in een bedrijf of organisatie aanwezig zijn om er stage te lopen of kunnen zij in een bedrijf onderzoeks- of studiewerk verrichten. Bij een stage kan het gaan om een observatiestage, waarbij een student gedurende een meestal korte tijd de concrete uitoefening van een beroep of functie louter observeert of om een échte studiestage waarbij de student daadwerkelijk participeert aan het arbeidsproces in een bedrijf of organisatie. Wanneer een student in een bedrijf aanwezig is voor onderzoeks- of studiewerk, kan dit, naargelang de activiteiten, al dan niet met actieve interactie van de student met het bedrijf of de organisatie. Is geen stage voorzien in de opleiding, dan kan een student onder bepaalde voorwaarden op eigen initiatief een studiestage in een bedrijf of organisatie lopen. We spreken in dat geval van een vrije studiestage. Voor al deze verschillende situaties stelt de KU Leuven modelovereenkomsten met een handleiding ter beschikking. Deze handleiding hoort bij de modelovereenkomst voor een studiestage en/of voor onderzoek. De overeenkomst voor een studiestage en/of voor onderzoek Wanneer wordt deze overeenkomst gebruikt? De KU Leuven gebruikt deze overeenkomst voor alle verplichte studiestages én voor alle onderzoekswerk van een student met daadwerkelijke interactie met het bedrijf. - We spreken van een verplichte studiestage als de stage deel uitmaakt van een opleidingsonderdeel dat behoort tot het studieprogramma van de student, hetzij als plichtvak, hetzij als keuzevak, en hieraan studiepunten zijn verbonden. De voorwaarden waaraan de stage moet voldoen, staan beschreven in de ECTS-fiches van het vak in kwestie. De student ontvangt een onderwijskundige beoordeling of score voor zijn stage en kan er dus ook een credit voor behalen.

2 - Onderzoekswerk met daadwerkelijke interactie met het bedrijf betekent dat het bedrijf/de organisatie zich engageert tot samenwerken met de student, en het delen/uitwisselen van onderzoeks- of andere bedrijfsmethodieken, technologie, know how, materialen, bedrijfsdata en -informatie. Het bedrijf/organisatie stelt zich hier op als partner van de student, en heeft doorgaans een tastbare return uit het onderzoek. Er bestaat ook een Engelstalige vertaling van deze modelovereenkomst, dat gebruikt kan worden voor internationale studenten die hier een opleiding volgen en in België stage lopen of onderzoek verrichten, of voor gebruik bij internationale bedrijven gevestigd in België. Daarnaast is er een Engelstalige versie voor studenten die stage of onderzoek in het buitenland zullen verrichten. Deze versie verwijst niet naar de Belgische reglementering, aangezien die in het buitenland niet van toepassing is. Het modelcontract kan facultair worden aangepast. Een facultaire aanpassing wordt gereviseerd door de Juridische Dienst Studenten met uitzondering van aanpassingen die op basis van deze handleiding zelf door de faculteit mogen gebeuren. Contactgegevens Juridische Dienst Studenten: An Francier Naamsestraat 80 - bus 5415, 3000 Leuven Telefoon: juridischedienst@dsv.kuleuven.be Toelichting bij de inhoud van de overeenkomst Gegevens van de verschillende partijen: organisatie/ onderwijsinstelling en student Alle gegevens moeten ingevuld worden 1. Indien men facultair een modelcontract wil dat bijv. enkel voor stage gebruikt wordt, kan het contract in deze zin aangepast (keuzemogelijkheden weg, ) worden. Dan kan bij de gegevens toegevoegd worden: Hierna stagemeester genoemd, hierna stagiair genoemd, enz. Deze begrippen mogen facultair gekozen worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar moeten consequent in de overeenkomst en de faculteit gebruikt worden. Gegevens organisatie Het is de organisatie die beslist wie de organisatie vertegenwoordigt en de overeenkomst tekent. Deze persoon hoeft niet dezelfde te zijn als het aanspreekpunt voor de student in de organisatie. Indien men een ander woord wil gebruiken dan organisatie, mag dit aangepast worden zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is, maar dit moet dan consequent over het hele contract gebeuren. Gegevens KU Leuven De vertegenwoordiger van de KU Leuven moet één van de personen zijn die genoemd is in de volmachtregeling: Om overeenkomsten voor studiestages te sluiten voor KU Leuven-studenten die hetzij vrijwillig, hetzij verplicht uit hoofde van hun studieprogramma, een stage verrichten buiten de KU Leuven (onderneming of andere instelling), door de enkele handtekening van: de vicerector Studentenbeleid 1 Ondernemingsnummer bedrijf en RR student zijn nodig voor terugvordering van de gezondheidsbeoordeling door de onderwijsinstelling bij het Fonds voor Beroepsziekten.

3 of de (subfacultaire) decaan, het lid van het academisch personeel bevoegd voor het betrokken studieprogramma of de stagecoördinator van de betrokken (sub)faculteit voor zover het standaardcontract ontwikkeld door de Juridische Dienst Studenten (Studentenvoorzieningen) gebruikt wordt of een overeenkomst gevalideerd door de bevoegde juridische dienst. Voor het ondertekenen van overeenkomsten ivm onderzoek in bedrijven, bestaat (nog) geen specifieke volmacht, en wordt naar analogie bovenstaande regeling toegepast. Gezien de complexiteit van heel het stagegebeuren/onderzoekswerk en het belang van kennis van de juridische consequenties strekt het tot aanbeveling dat de faculteit de ondertekeningsbevoegdheid legt bij één persoon, die stages/onderzoekswerk van studenten binnen de faculteit juridisch-administratief opvolgt, de stage- en/of plaatsingscoördinator. De facultaire vertegenwoordigers van de KU Leuven kunnen dus enkel tekenen mits gebruik van de modelovereenkomst of indien een ander contract gevalideerd werd door de Juridische Dienst Studenten. 1 Opzet en periode Hier moet men aangeven of de student naar de organisatie komt voor een studiestage dan wel voor het verrichten van onderzoek (in kader van bachelorproef/masterproef of projectwerk). Indien stage en onderzoek gecombineerd worden, moeten beide aangegeven worden, en wordt voor de duur van de overeenkomst de duur genomen van de langstlopende. Indien een stage of onderzoek elkaar opvolgen in de tijd, moeten twee aparte overeenkomsten gemaakt. Het is belangrijk dat de keuze goed wordt ingevuld, want naargelang het gaat om stage of onderzoek is verschillende regelgeving van toepassing, en spelen andere verzekeringen. In dit artikel wordt niet verder bepaald of de student voltijds, deeltijds of met gevarieerd werkrooster zal werken. Aangezien de overeenkomst zowel voor stage als voor onderzoekswerk wordt gebruikt, zijn er teveel variabelen mogelijk. Overeenkomstig art. 6 wordt dit onderling tussen student en de organisatie bepaald. Deze afspraken moeten schriftelijk gemaakt (kan ook per ). Wanneer een stage en onderzoek gezamenlijk gebeuren, moet het voor de student en de organisatie duidelijk zijn in welke periodes men stage aan het doen is, in welke periode men aan het onderzoek werkt. Als de periode van de overeenkomst het academiejaar overschrijdt zijn geen twee contracten nodig. Het is wel belangrijk dat de student zich herinschrijft voor het volgende academiejaar vooraleer het oude academiejaar eindigt. De student krijgt elk jaar automatisch gegenereerde herinneringsmails om zich her- in te schrijven. 2 Omschrijving van de studiestage/ het onderzoek De laatste zin in punt 2 van de overeenkomst, kan eventueel weggelaten worden zonder dat hiervoor een revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. Het weglaten van de zin verandert niets aan het recht dat de KU Leuven heeft om de resultaten van de stage/het onderzoek te gebruiken, alleen wordt dit recht dan niet geëxpliciteerd in de overeenkomst. 4 Aanwijzing begeleiders van de student Een faculteit kan kiezen om een ander woord te gebruiken voor begeleider, bijv. promotor en mag dit aanpassen zonder dat revisie door de Juridische Dienst Studenten nodig is. De overeenkomst moet dan consequent overal worden aangepast.

4 De persoon die hier voor de KU Leuven wordt ingevuld is diegene die de stage of het onderzoek inhoudelijk opvolgt. 5 Bijzondere verplichtingen van de organisatie Ivm verwerking van persoonsgegevens van de organisatie in het kader van de studiestage/ het onderzoek is de organisatie verantwoordelijk voor het respecteren van de privacywetgeving, ook tijdens de uitvoering van de activiteiten door de student (bijv. indien de student cliëntgegevens moet verwerken van de organisatie). 6 Bijzondere verplichtingen van de student Na het zinnetje De student zal handelen overeenkomstig de deontologie van toepassing op het beroep waarvoor hij opgeleid wordt kan naargelang de faculteit dit eventueel gespecifieerd worden, bijv. met volgende zin: de student in de geneeskunde verbindt zich er toe te handelen in overeenstemming met de plichtenleer en het beroepsgeheim te respecteren. Deze aanvulling kan zonder revisie van de Juridische Dienst Studenten. De afspraken ivm plaats, datum en uren worden schriftelijk gemaakt (kan ook per ), omwille van bewijslast tav de verzekering. De student moet bij een ongeval immers kunnen aantonen dat het ongeval gebeurde tijdens een studiegebonden activiteit. 7 Geheimhouding Dit artikel start met een geheimhoudingsclausule. Deze clausule is enkel van toepassing op vertrouwelijke informatie van de organisatie. Deze clausule is een internationaal gebruikte standaardclausule die evenwichtig de rechten van de organisatie en de student vrijwaart. Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat voor bepaalde informatie een langere termijn dan drie jaar na beëindiging van de overeenkomst nodig is voor de geheimhoudingsplicht, én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan deze termijn in de overeenkomst verlengd worden zonder dat revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. De intellectuele eigendom van de resultaten van het werk van de student liggen van rechtswege bij de student (en niet KU Leuven of de organisatie), hiervoor is geen aparte clausule in de overeenkomst nodig. In geval van een eindwerk is het KU Leuven reglement inzake auteursrechten op verhandelingen van studenten ( het reglement ) eveneens van toepassing. Overeenkomstig het reglement behoudt de student de auteursrechten op de geschreven eindverhandeling en/of masterproef, alsook de auteursrechten op de computerprogramma s en databanken die een onderdeel uitmaken van het eindwerk. KU Leuven krijgt kosteloze gebruiksrechten op de resultaten van de student voor onderwijs en onderzoek (cf. punt 2 van de overeenkomst en artikel 4 van het reglement). Indien de organisatie degelijk kan motiveren dat rechten op de resultaten toch aan de organisatie moeten toekomen ter vrijwaring van de eigen technologie of vertrouwelijke informatie van de organisatie én de stage- en/of onderzoekscoördinator van de student hiermee instemt, kan volgende bepaling toegevoegd worden die de (intellectuele) eigendomsrechten op de resultaten genuanceerd aan de organisatie overdraagt, zonder dat hiervoor verdere revisie nodig is van de Juridische Dienst Studenten: De resultaten gegenereerd door de student en de daarop te vestigen rechten, voor zover deze bekomen werden met noodzakelijk gebruik van vertrouwelijke informatie en/of voortbouwend op de intellectuele eigendom van de organisatie, komen in eigendom toe aan de organisatie. Niettegenstaande voorgaande, komen de auteursrechten op een verhandeling van de student toe aan de student, overeenkomstig het KU Leuven reglement terzake.

5 Als deze bepaling wordt toegevoegd kan de titel van dit punt 7 ook aangepast worden, nl. Geheimhouding en intellectuele eigendom Het is niet de intentie van KU Leuven deze modelclausules met de organisatie te onderhandelen door er verfijningen of verduidelijkheden aan toe te voegen die principieel hetzelfde bepalen als de modelclausules. Indien de organisatie gemotiveerd bezwaar maakt tegen de modelclausules inzake rechten op de resultaten, kan de vraag tot aanpassing voorgelegd aan de juridische dienst van KU Leuven Research & Development (LRD): legal@lrd.kuleuven.be. 8 Verplichtingen op het vlak van veiligheid en gezondheid De faculteit ziet er mee op toe dat de student het VGM-dossier overhandigt aan de organisatie. Indien een faculteit ervoor kiest om dit zelf te overhandigen aan de organisatie, ipv de student, kan dit aangepast worden in de overeenkomst zonder dat revisie van de Juridische Dienst Studenten nodig is. De eerste zin van punt 8 wordt dan: De KU Leuven overhandigt aan de organisatie. Als bewijs dat de organisatie kennis nam van het document, wordt gevraagd dat de organisatie het VGM-dossier tekent en terug bezorgt. Indien de organisatie nalaat dit te doen, mag de KU Leuven er van uitgaan dat er geen bijkomende risico s op de werkvloer zijn. Bij bedrijven waar bepaalde risico s aanwezig zijn die niet voorzien zijn in de opleiding, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de organisatie het VGM-dossier ondertekend terug bezorgt. 10 Geschillen en beëindiging van de overeenkomst Het basisprincipe is dat bij elk probleem eerst overlegd wordt tussen de drie partijen. Het is pas als dit overleg niet leidt tot het gewenste resultaat dat de KU Leuven of de organisatie kunnen beslissen de overeenkomst te verbreken. De KU Leuven kan de overeenkomst verbreken oa. bij onbeschikbaarheid van de student, bijv. indien de student langdurig ziek valt of het opleidingsonderdeel niet heeft opgenomen. Voor studenten die in het buitenland een stage/onderzoek gaan doen: als de organisatie niet akkoord is met de laatste zin van punt 10 (de bevoegdheid van de Leuvense rechtbanken), dan kan deze zin geschrapt zonder dat hiervoor contact moet opgenomen met de Juridische Dienst Studenten. Het zinnetje wordt dan niet vervangen.