Lab4Apo Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Lab4Apo Gebruikershandleiding Gebruikershandleiding 2013 E.Novation B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een dataverwerkend systeem of uitgezonden in enige vorm door middel van druk, fotokopie of welke andere wijzen dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie van E.Novation B.V.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Revisies Lab4Apo in het kort Hoe kunt u lab uitslagen ontvangen voor uw patiënten? Welke lab uitslagen worden doorgestuurd? Inloggen en uitloggen Inloggen met de UZI pas Uitloggen Mijn instellingen Beheren van de patiënten waarvan u lab uitslagen wilt ontvangen Patiënten overzicht Importeren Activeren na import Toevoegen Acties Zoeken naar patiënt Bekijken van de lab uitslagen Dashboard Recent ontvangen lab uitslagen Patiënten Recent ontvangen lab uitslagen Systeemeisen Ondersteunde browsers Overige systeemeisen Bijlage A Lijst met bepalingen die doorgegeven worden met Lab4Apo Bijlage B Excel tips Bijlage C Exporteren van de data uit Apotheek Informatie Systeem Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 2 van 19

3 1 Inleiding Dit document beschrijft de algemene functionaliteiten van Lab4Apo en is bedoeld voor eindgebruikers. 1.1 Revisies Versie Datum Auteur Commentaar Goedgekeurd Monique Vael Handleiding opgesteld Ja Monique Vael Voorbeeld importbestand aangepast Key Fey Wong Systeem eisen toegevoegd Ja Monique Vael Bepaling toegevoegd in bijlage A Ja 1.2 Lab4Apo in het kort Met Lab4Apo ontvangt u lab uitslagen voor een beperkt aantal lab bepalingen voor de patiënten die u hiervoor hebt opgegeven. Indien uw Apotheek Informatie Systeem het ondersteunt, dan stuurt Lab4Apo de uitslagen rechtstreeks naar uw ZorgMail postbus zodat het Apotheek Informatie Systeem de uitslagen kan ophalen en inlezen. U kunt de ontvangen lab uitslagen ook in Lab4Apo bekijken Hoe kunt u lab uitslagen ontvangen voor uw patiënten? Om lab uitslagen te ontvangen dient u eerst de patiënt in te voeren in Lab4Apo en daarbij te registreren dat u toestemming heeft van deze patiënt om de lab uitslagen te ontvangen. U kunt patiënten één voor één met de hand invoeren en u kunt een groep patiënten importeren uit een ander systeem met behulp van een CSV bestand. Bij het invoeren is het belangrijk dat u het Burgerservicenummer (BSN) en de geboortedatum correct invult. Wanneer deze gegevens niet overeen komen met de gegevens die in het lab bericht staan, ontvangt u geen uitslagen voor de betreffende patiënt. U ontvangt alleen uitslagen voor patiënten met een Actieve status. Wanneer u een patiënt intrekt dan ontvangt u geen uitslagen meer. Als u bij de import de toestemming niet hebt geregistreerd dan kunt u dat in Lab4Apo doen. Pas daarna wordt de patiënt actief en ontvangt u de uitslagen die vanaf dat moment door het laboratorium worden verzonden Welke lab uitslagen worden doorgestuurd? Lab4Apo geeft uitsluitend lab uitslagen door voor de lab bepalingen uit de lijst in Bijlage A mits de verzender de lab code correct vermeld heeft en de uitslagen via ZorgMail 1 verzonden heeft. 1 ZorgMail is een elektronische berichtendienst. ZorgMail geeft informatie door zoals dit door de verzender wordt verzonden. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 3 van 19

4 2 Inloggen en uitloggen Dit hoofdstuk beschrijft de manier waarop u kunt inloggen en uitloggen. 2.1 Inloggen met de UZI pas Figuur 1 Inloggen Voor het inloggen in Lab4Apo gebruikt u uw UZI pas. Als u uw pas correct geïnstalleerd hebt dan hoeft u alleen te zorgen dat uw pas in de kaartlezer zit. Na het klikken op de knop Inloggen wordt u gevraagd om uw pincode. Als u deze invoert dan krijgt u toegang tot de Lab4Apo applicatie. Laat de pas in de kaartlezer zitten tijdens het werken met Lab4Apo. Informatie over het gebruik van de UZI pas kunt u vinden op internet op de volgende locaties: UZI- register Handleiding (PDF) Support pagina Uitloggen Als u de kaart uit de paslezer haalt zult u na verloop van tijd automatisch uitgelogd worden. Dit kan echter even duren en het is mogelijk dat Lab4Apo nog een tijd volledig toegankelijk is terwijl de kaart verwijderd is. Wijzigingen die in deze periode gedaan worden zullen geregistreerd worden op de kaart die als laatste in de lezer zat. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 4 van 19

5 Figuur 2 Uitklapmenu in header Als u op Uitloggen klikt in het uitklapmenu rechts boven in de header wordt u direct uitgelogd. 2.3 Mijn instellingen Als u op Mijn instellingen klikt in het uitklapmenu rechts boven in de header komt u op de profiel pagina. Figuur 3 Profiel Hier vindt u informatie over uw Lab4Apo account en over de UZI pas waarmee u bent ingelogd. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 5 van 19

6 3 Beheren van de patiënten waarvan u lab uitslagen wilt ontvangen Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende methoden om patiënten in te voeren en te beheren. 3.1 Patiënten overzicht Beheer doet u op de pagina Patiënten. Figuur 4 patiënten 3.2 Importeren De snelste manier om uw patiënten in Lab4Apo in te voeren is door middel van een import welke is gebaseerd op een export uit uw eigen systeem. De export uit uw eigen systeem zult u moeten aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld met Excel. In bijlage B staat een aantal tips om met behulp van Excel de correcte CSV te maken. Het import bestand moet een UTF-8 geëncodeerd CSV bestand zijn conform het volgende voorbeeld: Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 6 van 19

7 Figuur 5 Voorbeeld import bestand De eerste rij is de header. Deze is niet noodzakelijk maar als hij overgenomen wordt dan moet hij wel exact overeenkomen met het voorbeeld. De volgende rijen zijn de patiënten die ingevoerd gaan worden. De ingevulde velden moeten in de juiste volgorde staan, conform de velden in de header. Slechts een deel van deze velden is verplicht. Als optionele velden leeg gelaten worden dan moet er wel een komma staan. Het maximum aantal rijen dat per keer ingevoerd kan worden is In de volgende tabel wordt ieder veld toegelicht. De meeste velden zouden uit de export van het Apotheek Informatie Systeem moeten komen. De laatste velden, de behandelrelatietoestemming en de risicoklasse moet u zelf invullen. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 7 van 19

8 Veldnaam Formaat Verplicht Toelichting BSN nummer (8 of 9 cijfers) ja Burger Service Nummer van patiënt Geboortedatum dd-mm-jjjj ja Geboortedatum van patiënt. Als deze niet correct is in combinatie met het BSN dan ontvangt u geen uitslagen voor deze patiënt. Achternaam tekst (Max 60 karakters) ja Voornaam tekst (Max 60 karakters) nee Tussenvoegsel tekst (Max 15 karakters) nee Geslacht M of V nee HuisartsId ZorgMailboxnummer van de huisarts (Max 9 karakters) nee Het ZorgMailboxnummer kan opgezocht worden in Lab4Apo. Op het scherm Patiënt toevoegen staat een knop om de huisarts toe te voegen. Hiermee kunt u de accountnummers van de huisartsen uit uw regio opzoeken zodat deze gebruikt kunnen worden in het import bestand. InformeerHuisarts J of N nee Als u hier J in vult dan krijgt de huisarts eenmalig een bericht dat u de uitslagen voor deze patiënten kunt ontvangen. Dit bericht kan alleen verstuurd worden als de huisarts is ingevuld. Dit kan ook later ingevuld worden in de applicatie. In dat geval zal de notificatie later verzonden worden. LET OP: Er moeten in dit veld hoofdletters gebruikt worden! BehandelrelatieToestemming J of N nee Hiermee geeft u aan dat u een behandelrelatie heeft met de patiënt en dat de patiënt u toestemming heeft gegeven om zijn lab uitslagen te ontvangen. Als hier een J staat dan wordt de patiënt meteen bij import geactiveerd. Alleen dan ontvangt u lab uitslagen. Als u hier niets invult of een N dan wordt de patiënt wel geïmporteerd maar nog niet geactiveerd. Het activeren kan daarna per patiënt in Lab4Apo gedaan worden. LET OP: Er moeten in dit veld hoofdletters gebruikt worden! Risicoklasse Getal (1,2,3,4,5) nee 5 = zeer hoog, 4 = hoog, 3 = normaal, 2 = laag, 1 = zeer laag De risicoklasse wordt gebruikt bij de sortering van de lab uitslagen op de pagina Dashboard recent ontvangen lab Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 8 van 19

9 uitslagen. Als het import bestand klaar staat op uw computer dan kunt u in Lab4Apo de import starten door op de knop Patiënten importeren te klikken. U komt dan op het import scherm: Figuur 6 Importeren Klik op de knop Bestand kiezen. Er wordt nu een venster getoond waarin u het juiste bestand op uw computer kunt opzoeken. Navigeer naar het CSV bestand, selecteer het bestand en kies Openen. De titel van het bestand wordt nu naast de knop Bestand kiezen getoond en de knop Start importeren wordt actief. Klik op de knop Start importeren. Het bestand wordt nu geïmporteerd. Dit kan even duren. Blijf op het scherm en wacht tot de import klaar is. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 9 van 19

10 Figuur 7 Resultaat import De correcte rijen worden meteen geïmporteerd. De blauwe balk informeert u over het aantal rijen die succesvol geïmporteerd zijn. Als er in het importbestand regels staan met BSN s die u al eerder hebt ingevoerd dan worden deze rijen genegeerd. Het aantal rijen die genegeerd zijn staat vermeld in de oranje balk (niet op de schermafdruk). In de rode balk staat het aantal rijen waar andere fouten in staan. Onder de rode balk staat een tabel met deze rijen. In de eerste kolom staan de fouten vermeld voor de betreffende regel. U dient de fouten in de originele import CSV op te lossen. Daarna kunt u de import herhalen. Het is niet noodzakelijk dat u de rijen uit het originele bestand haalt welke reeds succesvol zijn ingeladen. Deze rijen zullen niet dubbel worden ingeladen, maar u krijgt hiervan wel melding dat er rijen in het bestand staan die reeds bekend zijn in Lab4Apo. 3.3 Activeren na import Figuur 8 Activeerknop Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 10 van 19

11 Als u op Activeren klikt in de lijst met acties bij de patiënt, komt u op een scherm waar u kunt registreren dat de patiënt toestemming heeft verleend en dat u een behandelrelatie heeft met de patiënt. Nadat u dat heeft gedaan, ontvangt u de uitslagen voor deze patiënt. 3.4 Toevoegen Als u op de knop Nieuwe patiënt klikt op het scherm patiënten, komt u op een formulier waar u de patiëntgegevens kunt invullen. Figuur 9 Nieuwe patiënt De verplichte velden zijn gemarkeerd met een ster. Pas als alle verplichte velden zijn ingevuld kunt u de patiënt opslaan. Let op! Lab4Apo kan bij het invoeren niet controleren of de combinatie van BSN en geboortedatum correct is. Als deze combinatie niet klopt dan ontvangt u echter geen lab uitslagen voor deze patiënt. De huisarts kunt u opzoeken in het ZorgMail Adresboek. Dit adresboek verschijnt in een pop-up als u op de zoekknop klikt naast het veld voor Huisarts. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 11 van 19

12 Figuur 10 Zoek huisarts Zodra u gegevens van de huisarts invult in het zoekscherm worden alle huisartsen getoond die hiermee overeenkomen. Met behulp van de pijltjesknop rechts selecteert u de huisarts van uw patiënt. Nadat u een patiënt op deze wijze hebt ingevoerd is deze registratie meteen actief en kunt u lab uitslagen ontvangen voor deze patiënt. Als u hebt aangevinkt dat de huisarts geïnformeerd moet worden dan zal de huisarts eenmalig een bericht ontvangen voor deze patiënt. 3.5 Acties Figuur 11 Acties voor een patiënt met status actief Figuur 12 Acties voor een patiënt met status inactief Wanneer u op Acties klikt in de lijst met patiënten dan ziet u een lijst met alle acties die u voor deze patiënt kunt doen. Dit hangt af van de status van de patiënt. Wanneer u op Wijzig patiëntgegevens klikt in de lijst acties dan komt u op een formulier waar u de gegevens van de patiënt kunt wijzigen. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 12 van 19

13 Wanneer u op Wijzig huisarts klikt in de lijst acties dan komt u opnieuw in het ZorgMail Adresboek en kunt u een andere huisarts selecteren. Met de knop Intrekken kunt u het abonnement voor het ontvangen van lab uitslagen voor een patiënt beëindigen. U kunt een ingetrokken abonnement altijd weer opnieuw activeren met de knop Activeren. Met de knop Bekijk labuitslagen komt u op een lijst met alle lab uitslagen voor deze patiënt. Let op! Lab uitslagen die verzonden zijn in de periode dat een patiënt niet actief is worden niet naar u verzonden, ook niet als de patiënt later weer geactiveerd wordt. 4 Zoeken naar patiënt In het hoofdmenu in de header bevindt zich de knop Zoek patiënt. Klik op deze knop om de Zoek patiënt pop-up te tonen. De zoek patiënt pop-up bevat slechts één invoerveldwaar u alle zoekcriteria kunt invoeren. U kunt een patiënt zoeken op: naam(deel hiervan), bsn(deel hiervan) geboortedatum(deel hiervan) Zodra u gegevens van de patiënt invult in het zoekscherm worden alle patiënten getoond die hiermee overeenkomen. Met behulp van de pijltjesknop rechts selecteert u de patiënt en de patient zal worden getoond in het patiënt overzichtsscherm. Met de knop Toon alle patiënten worden weer alle patiënten getoond in het overzichtsscherm. 5 Bekijken van de lab uitslagen 5.1 Dashboard Recent ontvangen lab uitslagen Wanneer u patiënten heeft ingevoerd waarvoor u lab uitslagen wilt ontvangen dan wordt het Dashboard de startpagina van de applicatie. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 13 van 19

14 Figuur 13 Dashboard Op het dashboard worden alle ontvangen lab uitslagen getoond. De uitslagen worden op de volgende manier gesorteerd: 1. Per dag: de meest recente staan bovenaan; 2. Vervolgens per patiënt: uitslagen voor een patiënt met een hoge risicoklasse staan boven de uitslagen voor een patiënt met een lagere risico klasse; 3. Vervolgens per verzend tijdstip, waarbij de meest recente ook weer boven de eerder verzonden uitslag staat. De gegevens op deze pagina komen allemaal uit de ontvangen uitslagen. Ook de onder- en bovengrens en de eenheid zijn gebaseerd op de gegevens die het laboratorium heeft ingevuld bij de betreffende lab uitslag. E.Novation kan derhalve geen verantwoordelijkheid dragen voor de ontvangen lab uitslagen. Als het telefoonnummer van het laboratorium in het bericht met lab uitslagen wordt vermeld dan wordt dit bij de laboratoriuminformatie vermeld. 5.2 Patiënten Recent ontvangen lab uitslagen Als u op de knop Bekijk labuitslagen klikt in de lijst met acties bij het overzicht met patiënten of op de Postvak Patiënt knop bij de lijst met recent ontvangen lab uitslagen dan gaat u naar het overzicht met ontvangen lab uitslagen van de betreffende patiënt. De pagina met ontvangen lab uitslagen per patiënt toont dezelfde informatie als op het Dashboard. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 14 van 19

15 6 Systeemeisen 6.1 Ondersteunde browsers Lab4apo ondersteunt de volgende browsers: Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Google Chrome Mozilla Firefox 6.2 Overige systeemeisen Uw systeem dient een USB poort te hebben voor de UZI kaartlezer. De software die u installeert voor de kaartlezer dient compatible te zijn met de browser die u gaat gebruiken. Als u een 64bits browser hebt dan moet de software voor de kaartlezer ook 64 bits zijn. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 15 van 19

16 Bijlage A Lijst met bepalingen die doorgegeven worden met Lab4Apo Categorie Lab Bepaling Lab Code Mineralen Kreatinineklaring KREAO MK Kreatinineklaring (methode Cockcroft) KREAO FB Kreatinineklaring (methode MDRD) KREMO FB Kalium K B Natrium NA B Geneesmiddelen bloed- of plasmaspiegel Amiodaron (Cordarone) AMDRB Amikacine (Amukin) AMIKB SI Amitryptiline (Tryptizol, Sarotex) AMTLB Carbamazepine (Tegretol, Carbymal) CBZB SI Carbamazepine-diol CBZDB SI Carbamazepine-epoxyde CBZEB SI Citalopram CILPB Clomipramine (Anafranil) CLMPB Clonazepam (Rivotril) CLONB SI Ciclosporine (Neoral) CLSPB SI Clozapine (Leponex) CLZPB SI Demethylcitalopram DMCIB L Demethylmirtazapine DMMIB SI Digoxine (Lanoxin) spiegel DIGOB SI Es-citalopram ESCPB Ethosuximide (Ethymal, Zarontin) ETSXB SI Fenobarbital (Luminal) FENBB SI Fenytoïne (Diphantoïne) (na injectie) FENYB SI Fluvoxamine (Fevarin) FLVXB Fluoxetine (Prozac) FOXTB Fluoxetine totaal (Prozac) FOXTB MT Gentamicine dal GENDB SI Gentamicine (Garamycin, Septopal) GENTB SI Gentamicine top GETTB SI Haloperidol (Haldol) HALPB Imipramine (Tofranil) IMPMB Kinidine (Cardioquin) KINIB SI Lamotrigine LAMOB Lithium (Priadel, Litarex) LI B ST Maprotiline (Ludiomil) MAPTB Mirtazapine MIRTB SI Mycofenolzuur MYFZB Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 16 van 19

17 Nortryptiline (Nortrylen) Olanzapine (Zyprexa) Oxcarbazepine (Trileptal) Paracetamol Paroxetine (Seroxat) Quetiapine (Seroquel) Risperidon (Risperdal) Sertraline Theofylline Tobramycine dal Tobramycine (Obracin) Tobramycine top Valproïnezuur (Depakine) Vancomycine (Vancocin) Vigabatrine (Sabril) Venlafaxine (Efexor) INR International normalised ratio Farmacogenetische parameters Factor V Leiden NTRPB OLZPB SI OXCZB SI PACTB PRXTB QTPIB RSPDB SI SETLB THEOB SI TOBDB SI TOBRB SI TOBTB SI VALPB SI VANCB SI VGBTB SI VLFXB INR B FA5LB Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 17 van 19

18 Bijlage B Excel tips Excel Converteren naar CSV In de paragraaf Importeren staat beschreven waar de CSV aan moet voldoen. U hoeft alleen de verplichte velden in te vullen, de komma s dienen er echter wel te staan. U kunt voordat de Excel geconverteerd wordt naar CSV zorgen dat in het CSVbestand het juiste aantal komma s per rij komt te staan. Dit doet u door in de bovenste rij alle kolommen te vullen, bijvoorbeeld door de header rij uit het voorbeeld in de bovenste rij te plaatsen. Let daarbij wel op dat de spelling geheel overeenkomt met het voorbeeld. Vervolgens kiest u voor opslaan als CSV(gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv). Na het opslaan sluit u Excel. Negeer eventuele waarschuwingen. Daarna zoekt u het CSV bestand op op de fileserver en kiest u voor openen met Notepad. In het bestand zijn de kolommen nu gescheiden door een lijstscheidingsteken( ; ). Met zoek en vervang kunt u deze vervangen door een komma. Sla het bestand opnieuw op. Het bestand is nu klaar voor de import. Snel aanpassen van de export Met Excel kunt u eenvoudig een deel van een kolom met dezelfde waarde vullen door twee velden boven elkaar dezelfde waarde te geven en vervolgens deze twee cellen te selecteren. In de rechter-onder-hoek van deze cellen ziet u nu een blokje. Als u dit naar onderen sleept dan worden alle cellen gevuld met dezelfde waarde. Figuur 14 Sorteren en Filteren in het menu van Excel Sorteren doet u door alle kolommen te selecteren en vervolgens op filter te klikken onder de knop sorteren en filteren. U krijgt nu in de eerste rij van iedere geselecteerde kolom een pijl met een drop down menu. Onder dit menu zit de functionaliteit voor het sorteren. Wanneer u een hele serie patiënten voor dezelfde huisarts hebt dan kunt u het huisartsid snel invullen met bovenstaande methode door te sorteren op huisarts. Figuur 15 huisartsid U kunt nu in het ZorgMail Adresboek opzoeken wat het huisartsid is van de huisarts. Dit kan via Lab4Apo, nieuwe patiënt, huisarts toevoegen. In de pop up Zoeken Zorgverlener zoekt u de huisarts op en noteert het nummer achter het postvakje. Dit nummer plaatst u in de kolom huisartsid. Voor meer tips kunt u de help van Excel raadplegen. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 18 van 19

19 Bijlage C Exporteren van de data uit Apotheek Informatie Systeem UTF-8 Als het import bestand niet UTF-8 geencodeerd is dan zullen de speciale karakters in de namen (de diacrieten) niet goed getoond worden. Bij het exporteren van de data uit het AIS dient men daarom al UTF-8 te kiezen. Tijdens het bewerken in Excel wordt de codering terug gezet naar ANSI. Om dit te voorkomen dient men bij het importeren van het export bestand de codering expliciet in te stellen. Op de volgende site staat beschreven hoe dit gedaan kan worden: Met Notepad ++ of met PS Pad kan de encodering ook omgezet worden naar UTF-8. Documentnaam Lab4Apo Gebruikershandleiding Pagina 19 van 19