Oppi: De tool om snel en eenvoudig de mening te peilen van bewoners en leden. Handleiding voor organisaties

Transcriptie

1 Oppi: De tool om snel en eenvoudig de mening te peilen van bewoners en leden. Handleiding voor organisaties

2 Over Oppi Wat is Oppi? Oppi is een online instrument waarmee een dorps-/wijkraad of vereniging op een eenvoudige manier de mening kan peilen van zijn of haar achterban. Op de site kunnen bewoners of leden aangeven wat zij van een stelling of vraag vinden. De site geeft direct de resultaten van een peiling weer in een rapportage. Een handige tool om snel te weten hoe uw achterban denkt over actuele zaken en nieuwe plannen. Hoe werkt Oppi? Een dorps-/wijkraad of vereniging (hierna te noemen een organisatie) kan in Oppi zelf stellingen invoeren waar de achterban op kan reageren. De stellingen zijn kort en een bijpassende foto of plaatje maakt direct duidelijk waar het over gaat. Via smartphone, tablet, laptop of computer kunnen bewoners/leden snel en eenvoudig een reactie geven op de stellingen. De organisatie kan de resultaten vervolgens op de site inzien en weergeven in een rapportage. Aanvragen account Als uw organisatie aan de slag wil met Oppi, kunt u een beheeraccount aanvragen door een mailtje te sturen naar helpdesk@thunderbuild.com Vermeld in uw de volgende gegevens: naam van uw dorp, wijk of vereniging korte omschrijving van uw dorp, wijk of vereniging (max. 100 karakters) naam van degene die namens uw organisatie het beheeraccount gaat bijhouden: de accounthouder mailadres voor het beheeraccount U ontvangt vervolgens uw inloggegevens en een wachtwoord dat u zelf kunt aanpassen. U kunt nu aan de slag met Oppi! TIP: Gebruik voor het beheeraccount het algemene adres van de organisatie. Handleiding voor organisaties 1

3 Aan de slag met Oppi Ga naar en log met uw inloggegevens en wachtwoord in op uw account. U komt eerst op de overzichtpagina. Overzichtpagina Op de overzichtpagina ziet u aan de linkerzijde een menu met drie opties: Overzicht Stellingen Rapportage Wat is wat op de overzichtpagina? Gebruikersprofiel Hier staan de gegevens van de accounthouder: adres, naam en postcode. Totaal aantal gebruikers Dit is het aantal bewoners/leden dat zich heeft aangemeld bij Oppi en dat de stellingen van uw raad/vereniging wil ontvangen. Dit is dus uw eigen Oppiachterban. Totaal aantal stemmen Hier staat het aantal stemmen dat uw gebruikers hebben uitgebracht op door u geplaatste stellingen (zowel actieve als inactieve). Gebruikers Klikt u op de button overzicht bekijken dan verschijnt er een overzicht van uw gebruikers (uw Oppi-achterban). Hierin staan de naam, het adres en de datum van registratie van al uw gebruikers. Profiel aanpassen/uitloggen Rechtsboven in het overzichtsscherm vindt u de naam van de accounthouder. Als u hierop klikt, kunt u het profiel aanpassen en het wachtwoord wijzigen. Ook kunt u hier uitloggen. Uitloggen is alleen nodig als u vervolgens onder een andere naam wilt inloggen. In alle andere gevallen is uitloggen niet nodig en kunt u na gebruik gewoon het venster sluiten met het kruisje in de rechterbovenhoek. Handleiding voor organisaties 2

4 Aanmaken en bekijken van dossiers en stellingen Voor het aanmaken, aanpassen of bekijken van dossiers en stellingen klikt u op Stellingen in het menu links op de overzichtpagina. U ziet dan het volgende scherm: Om stellingen te plaatsen moet u eerst een dossier maken. Een dossier is als het ware de map waar de stellingen per item in komen. Helemaal rechts in het scherm staat het overzicht van uw dossiers. In één dossier kunnen een of meer stellingen zitten. Standaard ziet u alle actieve stellingen uit alle dossiers op het scherm staan. U kunt vervolgens kiezen of u de stellingen uit álle dossiers wilt tonen of de stellingen van één specifiek dossier. Bovenin het scherm kunt u aangeven of u uw actieve of inactieve stellingen wilt tonen. Inactief wil zeggen dat de stellingen wel zijn aangemaakt maar nog niet zichtbaar zijn op de site. Aanmaken nieuw dossier Bij aanvang hebt u nog geen dossiers. Die maakt u aan door op Dossier toevoegen te klikken. U krijgt dan het volgende scherm: Geef het dossier een naam: De interne naam krijgt alleen u te zien. De publieke naam krijgt uw achterban te zien zodra die stellingen gaat beantwoorden. Handleiding voor organisaties 3

5 Tip: Geef het dossier een (publieke) naam die voor de inwoners herkenbaar is. In de interne naam kunt u extra informatie opnemen zodat het onderscheid tussen de verschillende dossiers voor uzelf voldoende duidelijk is. Bijvoorbeeld: Publieke naam: Speeltuintje Julianaplein Interne naam: Speeltuintje Julianaplein inrichting en beheer Klik op toevoegen. U heeft nu een dossier op Oppi geplaatst. Standaard staat Alle dossiers aangevinkt. Dat wil zeggen dat u alle stellingen uit alle dossiers ziet. Wilt u uitsluitend de stellingen van één dossier in beeld, dan klikt u het betreffende dossier aan. Aanmaken nieuwe stellingen Klik op Stelling toevoegen links onderaan op het scherm. U komt in het volgende scherm: Geef hier aan onder welk dossier de stelling valt. Het toevoegen van een afbeelding is verplicht. Met Bladeren selecteert u een afbeelding op uw computer. Deze afbeelding dient u dus vooraf op uw computer te plaatsen. De foto moet informatief zijn en niet suggestief of sturend in een bepaalde richting. De toegevoegde stelling staat standaard op Inactief (groene button). Standaard zijn alle leeftijdscategorieën aangevinkt. Als u de stelling alleen wilt voorleggen aan een specifieke leeftijdscategorie, kunt u de andere leeftijdscategorieën uitvinken (ze Handleiding voor organisaties 4

6 veranderen in blauwe buttons). De stelling wordt nu alleen voorgelegd aan de leeftijdscategorieën die groen zijn gemarkeerd. Dus: groen is actief, blauw is inactief. Tip: Bij het aanmaken van de stellingen kunt u deze het best op Inactief laten staan tot u alles hebt ingevuld en gecontroleerd. Gebruikers krijgen stellingen die op actief staan namelijk direct in beeld. Hier typt u uw stelling. Zorg ervoor dat deze zo wordt omschreven dat iedereen hem begrijpt de stelling geen dubbele ontkenning bevat vraag en antwoorden op elkaar aansluiten de stelling eenduidig is (geen dubbele vraagstelling omvat) niet suggestief of sturend is. Op elke stelling zijn 2 antwoorden mogelijk. Bijvoorbeeld: - een positief antwoord (Ja, Eens, Wel, Zeker, Graag, Voorkeur ) - een negatief antwoord (Nee, Oneens, Niet, Zeker niet, Liever niet, Geen voorkeur) U kunt achter Positief en Negatief zelf een formulering bedenken. Zorg ook hier voor een neutrale formulering. Klik vervolgens op Opslaan. De stelling wordt toegevoegd aan het overzicht van Inactieve stellingen. Wijzigen stellingen en afbeeldingen Voor het wijzigen van een stelling of afbeelding klikt u op het potloodje. Tip: Breng geen wijzigingen meer aan in stellingen waarop al gereageerd is! Handleiding voor organisaties 5

7 Activeren stellingen Als u alle stellingen hebt ingevoerd en er zeker van bent dat u niets meer wilt wijzigen, activeert u de stellingen. Dit kan op twee manieren: 1. Om één stelling te activeren klikt u hier. U kunt dan kiezen uit stelling activeren of verwijderen. 2. Wilt u alle stellingen uit een dossier in één keer activeren dan klikt u hier. U kunt kiezen tussen: - alle stellingen activeren - alle stellingen deactiveren - dossier verwijderen. Vanaf het moment dat de stelling op Actief staat, kunnen alle Oppi-gebruikers hierop inloggen en de stelling beantwoorden. Attenderen gebruikers op nieuwe stellingen Omdat gebruikers niet steeds uit zichzelf zullen inloggen om te checken of er nieuwe stellingen zijn, kunt u hen per hierop attenderen. Klik daarvoor op Stellingen mailen. Handleiding voor organisaties 6

8 U krijgt dan het volgende scherm. Hier ziet u hoeveel nieuwe stellingen u hebt geactiveerd en hoeveel gebruikers de attendering ontvangen. Klik vervolgens op Versturen. Uw gebruikers krijgen nu automatisch het volgende gepersonaliseerde e- mailbericht: In het bericht staat op hoeveel stellingen per actief dossier de gebruiker nog niet heeft gereageerd. Deze aantallen zijn dus voor iedere gebruiker apart berekend. Indien een gebruiker geen meldingen meer wil ontvangen via kan hij/zij dat via de link aangeven. Deze persoon ontvangt geen attenderingen meer maar blijft wel gewoon gebruiker. Hij/zij kan zelf inloggen via Oppi.nu om eventueel nieuwe stellingen te bekijken en te beantwoorden. Handleiding voor organisaties 7

9 Rapportage U kunt de reacties van uw achterban op de stellingen op verschillende manieren bekijken: in een rapportage per stelling in een rapportage van het totale dossier Tip: Zet alle stellingen waarop een rapportage is gebaseerd eerst op Inactief alvorens u de definitieve rapportage gaat maken en publiceren. Bewoners of leden kunnen dan niet meer reageren en aldus de resultaten beïnvloeden. Rapportage van één stelling Voor het resultaat van één stelling klikt u op het icoon met het grafiekje achter de betreffende stelling. U krijgt dan de volgende geautomatiseerde rapportage: Handleiding voor organisaties 8

10 Toelichting op de Rapportagepagina van één stelling: Tekst en foto van uw stelling. Maak hiermee een pdf zodat u de resultaten kunt publiceren. Achtergrondgegegevens van uw respondenten. Percentages positieve en negatieve respons. Aantallen respondenten per leeftijdscategorie die positief (groene kolom) of negatief (rode kolom) hebben geantwoord. U kunt kiezen, de resultaten per leeftijdscategorie: - van alle respondenten - van alleen de vrouwen - van alleen de mannen. U kunt zien wanneer de laatste stem is uitgebracht en de keus maken om de stelling: - langer actief te laten - te deactiveren en de rapportage definitief te maken De antwoorden uitgesplitst: - naar positief (groen) en negatief (rood) - naar man of vrouw. Rapportage van het totale dossier Om de rapportage van een dossier in te zien, gaat u in het menu links op het scherm naar Rapportage. U ziet dan: - een overzicht van uw dossiers - het totaal aantal zowel actieve als inactieve stellingen - het aantal stemmen per dossier. Klik op het dossier waarvan u de rapportage wilt bekijken. U krijgt onderstaand overzicht. Hierin is een dossier als taart weergegeven. De taartpunten stellen de verschillende stellingen in het dossier voor. Handleiding voor organisaties 9

11 Op dit scherm ziet u hoeveel respondenten antwoord hebben gegeven op een stelling. Door met de cursor over de taartpunten te bewegen, ziet u welke stelling het betreft en hoeveel respondenten de vraag hebben beantwoord. In de afbeelding is op de stelling van de zwarte taartpunt nog niet veel gereageerd, op de grijze is wel veel gereageerd. Dit geeft het percentage respondenten weer dat voor of tegen de stelling is. Is dit percentage groen, dan heeft het merendeel van de respondenten het positieve antwoord gegeven. Is het percentage rood, dan heeft het merendeel het negatieve antwoord gegeven. Als u op een specifieke stelling klikt, verschijnt de rapportage per stelling zoals beschreven op de vorige pagina. Handleiding voor organisaties 10

12 Werven inwoners/leden U wilt uiteraard een zo breed mogelijke respons op uw stellingen. Daarvoor is nodig dat u uw achterban actief wijst op het belang van hun inbreng en op de mogelijkheden van Oppi. Een publiciteitscampagne is daarvoor een goed middel. Om zoveel mogelijk bewoners/leden te bereiken, is het goed diverse middelen in te zetten. Denk aan: Een persoonlijk mailbericht aan bewoners/leden. Hiervoor kunt u gebruik maken van de voorbeeldtekst op de volgende pagina (Oproep aan bewoners). U dient voor een dergelijke mailing wel te beschikken over de adressen van uw achterban. Oproep in regionale week- en dagbladen. De dorps-/wijkkrant, het clubblad of de nieuwsbrieven van verenigingen en organisaties. Een oproep via Facebook. Verspreiding van flyers op drukbezochte plekken. Posters op plaatsen waar veel mensen komen zoals het dorpshuis, het wijkgebouw, de school, de huisarts, de winkel, sportaccommodaties en dergelijke. Op posters, flyers en in persberichten kunt u gebruik maken van een QR code. Een QR code maakt u gemakkelijk zelf via Kies bij toepassing voor Url en vul in: dorp>. Zodra mensen deze QR code scannen met hun smartphone of tablet komen ze direct in het scherm waar ze zich kunnen registreren voor Oppi. Daarna ontvangen ze automatisch de stellingen van uw dorp. TIP 1: Zorg dat u een aantal aansprekende stellingen op Oppi hebt staan op het moment dat u de campagne start. Dit motiveert mensen om de stellingen te beantwoorden en ze ervaren de meerwaarde van Oppi. TIP 2: Blijf continu nieuwe gebruikers werven. Breng Oppi iedere keer als u stellingen actief zet onder de aandacht van bewoners/leden en publiceer de resultaten van eerdere stellingen breed. Zo zien bewoners/leden de meerwaarde van Oppi en zullen ze de volgende keer ook hun mening willen geven. TIP 3: Gebruik in de communicatie naar bewoners/leden de link dorp>. Registreren via de algemene site kan ook maar dan moet men handmatig uit een lijst kiezen van welk dorp zij stellingen willen ontvangen. Met de lange link naar uw eigen dorp of wijk ontvangt de inwoner automatisch de stellingen uit zijn/haar eigen omgeving. Handleiding voor organisaties 11

13 Voorbeeld: Oproep aan dorpsbewoners om deel te nemen aan Oppi Beste dorpsgenoot, De dorpsraad wil altijd graag weten hoe u denkt over zaken die onze dorpsgemeenschap aangaan! Daarvoor is een heel nieuw middel ontwikkeld: Oppi. Met Oppi kunt u snel en eenvoudig uw mening geven. Hoe werkt het? Op de website hebben wij een aantal stellingen gezet over actuele zaken en nieuwe plannen. Wij vragen u aan te geven hoe u daarover denkt. Het werkt heel eenvoudig. Ga naar de site van Oppi en klik de stelling aan waarop u wilt reageren. Door de stelling te verslepen of te swipen geeft u uw mening: - naar rechts als u het eens bent met de stelling - naar links als u het ermee oneens bent. Hebt u geen mening dan kunt u dat bovenaan aangeven. En als u de vraag wilt overslaan en later wilt beantwoorden, klikt u op Overslaan. Doet u ook mee? Uw mening is belangrijk, wij hopen dat u meedoet. Om u aan te melden voor Oppi klikt u hier 1. Log in via uw Facebookaccount of klik op Registreren. U ontvangt dan een mailtje van Oppi met uw inloggegevens en wachtwoord. U kunt naar Oppi met uw smartphone, tablet, laptop of computer. Lukt het niet met aanmelden, neem dan contact met ons op. Zodra er nieuwe stellingen zijn geplaatst, krijgt u van ons daarover een e- mailbericht. Zo blijft u de hoogte van nieuwe plannen en uw mening hierover telt mee. Wilt u deze berichten niet ontvangen dan kunt u dit eenvoudig aangeven met de afmeldknop in de mail. Daag ook anderen uit om mee te doen Stuur deze mail door naar andere bewoners of deel Oppi via Facebook. Want hoe meer mensen meedoen, hoe beter we de mening van alle bewoners in beeld krijgen! En hoe leefbaarder wij ons dorp kunnen maken! Tot Oppi! Met vriendelijke groet, Dorpsraad <dorp> (toevoegen contactgegevens dorpsraad, waar de inwoners terecht kunnen met opmerkingen en vragen) 1 Neem hier de link op naar: Handleiding voor organisaties 12