Rapportage onderzoek Virtualisatie van de werkplek

Transcriptie

1 Rapportage onderzoek Virtualisatie van de werkplek Extern rapport 21 december 2015 (versie 2.0) dr. Karianne Vermaas WAU?! Inopdrachtvan

2 Managementsamenvatting Aanleiding SURF krijgt steeds vaker signalen dat instellingen met virtualisatie van de werkplek aan de slag willen gaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om Virtual Desktop Infrastructure (VDI) en/of virtualisatie van applicaties. Het onderzoek Om de behoeften in kaart te brengen en de rol van SURF te kunnen bepalen zijn in december interviews afgenomen (1 per sector) en is een online vragenlijst uitgezet. Resultaten De resultaten laten zien dat men onder werkplek virtualisatie een combinatie van VDI en virtualisatie van applicaties verstaat. In relatief veel gevallen zijn er al VDI-oplossingen, maar juist voor het eenvoudig beschikbaar stellen van applicaties is nog geen ideale oplossing gevonden bij veel instellingen. Een knelpunt dat men (naast bijvoorbeeld het ontbreken van kennis en expertise en de vrees voor langdurige, complexe trajecten), ondervindt of voorziet, is de businesscase. Aan de ene kant de hoge kosten en aan de andere kant de minimale opbrengsten in beheerlast. Belangrijk bij de businesscase is ook de periode, waarin virtualisatie stand houdt. Deze is naar verwachting niet erg langdurig doordat webbased applicaties beschikbaar zijn en komen. Dit creëert een tussenperiode: het is nog niet zo dat alle applicaties al webbased beschikbaar zijn, maar er is wel een behoefte om op korte termijn een oplossing te implementeren voor het beschikbaar stellen van applicaties. De lengte van deze tussenperiode is onbepaald: 5 jaar wordt soms als indicatie gegeven door respondenten. SURF Er is behoefte en veel bereidheid onder de instellingen om in een groter verband te werken aan oplossingen voor virtualisatie van de werkomgeving. De rol voor SURFnet wordt vooral gezien in het delen van kennis en best-practices, maar zeker ook als partij tussen de markt en instellingen voor licenties en voorwaarden. Dit past ook bij de genoemde knelpunten, zoals gebrek aan kennis en expertise en dure en complexe licentiemodellen. Als het gaat om de tussenperiode, kan SURF zich aan de ene kant concentreren op een oplossing voor die periode. Hierin kan SURFmarket een rol spelen en kan er gewerkt worden aan oplossing voor het makkelijker beschikbaar stellen van applicaties. SURF(market) kan wellicht ook iets kan betekenen in het stimuleren van leveranciers bij het (sneller) beschikbaar komen van webbased versies van applicaties. Een andere aanbeveling is: maak gebruik van de bereidheid en het enthousiasme op dit moment van de mensen die willen meedenken in een groter verband en organiseer bijvoorbeeld een bijeenkomst, waarbij SURF het voorzitterschap kan voeren. Indien er behoefte is kan gezamenlijk een project gestart worden. 2

3 Het onderzoek SURF krijgt steeds vaker signalen dat instellingen met virtualisatie van de werkplek aan de slag willen gaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om Virtual Desktop Infrastructure (VDI) en/of virtualisatie van applicaties. SURF wilde graag in kaart brengen wat onderwijs- en onderzoeksinstellingen verstaan onder virtualisatie van de werkplek en wat de behoeften en wensen zijn op dit gebied. Ook wilden we achterhalen of de wensen per sector verschillen of dat er een generieke behoefte is. SURF bepaalt mede naar aanleiding van dit onderzoek of er een rol voor SURF weggelegd is en welke acties opgepakt worden. Om de informatie te achterhalen is een reeks van 5 interviews gehouden, per sector één (kennisinstelling, MBO, HBO, Universiteit en UMC). De informatie uit de interviews is ook gebruikt voor het samenstellen van de online vragenlijst die vervolgens onder een grotere groep is uitgezet. Deze vragenlijst is op 4 december online opengesteld en het was tot en met 11 december mogelijk in te vullen. Figuur 1. De online vragenlijst 97 mensen zijn begonnen met het invullen van de vragenlijst en in totaal zijn er 65 volledig ingevulde vragenlijsten ontvangen. In de grafieken met resultaten zijn alleen de 65 respondenten meegenomen die de gehele vragenlijst invulden. Van de andere respondenten zijn wel de antwoorden op de open vragen nader bekeken. Ook zijn de bevindingen uit interviews verwerkt in deze rapportage. De vragenlijst is in dit rapport opgenomen als bijlage. 3

4 Resultaten Achtergrond respondenten en instellingen Tijdens de interviewronde is gesproken met vertegenwoordigers van een Universiteit, een HBO-instelling, een MBO-instelling, een UMC en een kennisinstelling. Hun functies: manager regie ICT, manager ICT, directeur IT diensten, directeur ICT en strategisch adviseur ICT. De meeste respondenten van de online vragenlijst zijn ICT-managers (46%) gevolgd door ICT-architecten (22%). Ook gaf 22% aan een andere functie te hebben, zoals projectmanager en systeembeheerder. Wat is uw functie binnen uw instelling? (1 antwoord) Een lijst met instellingen, waarvoor de vragenlijst is ingevuld, is opgenomen in de bijlagen. Ook zijn de interviewverslagen met de namen van de instellingen als bijlage opgenomen. Hieronder is weergegeven hoeveel respondenten er per sector zijn. De meeste respondenten werken bij een MBO-instelling (21 van de 45 bij SURF aangesloten instellingen). Verder zijn relatief veel kennisinstellingen vertegenwoordigd (18, overig). De universiteiten zijn relatief goed vertegenwoordigd: van de 14 universiteiten is voor 8 universiteiten de vragenlijst ingevuld. Van de 32 aangesloten hogescholen zijn 14 in de enquête vertegenwoordigd. MBO 21 HBO 14 Universiteit 8 UMC/ziekenhuis 3 Overig 18 Onbekend 1 Tabel. Respondenten per sector 4

5 Wat is virtualisatie van de werkplek? Om te achterhalen wat men verstaat onder virtualisatie van de werkplek, zijn enkele vragen opgenomen in de online vragenlijst. Op basis van de interviews is ervoor gekozen om de term virtualisatie van de werkplek als overkoepelende term te gebruiken en niet (zoals in eerste instantie gepland) Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Er is behoefte aan een virtuele werkomgeving, die toekomstrijp is. VDI kan een van de technische oplossingen of onderdelen zijn van virtualisatie van de werkplek. Als overkoepelende term wordt het te beperkt gevonden. Voor de meeste respondenten gaat het om virtual desktops (in 97% van de gevallen genoemd), maar ook virtualisatie van applicaties wordt in bijna driekwart van de gevallen genoemd (74%). Vaak wordt dus de combinatie genoemd van virtual desktops en virtual applications. Wat verstaat u onder de virtualisatie van de werkplek? (meer antwoorden mogelijk) Wanneer men iets anders verstaat onder virtualisatie van de werkplek, gaat het ook om een combinatie van oplossingen, zoals: Server Based Computing (SBC), VDI in combinatie met virtualisatie van applicaties. Virtualisatie van gebruikersinstellingen wordt ook twee keer genoemd als het kernpunt van virtualisatie van de werkplek. Ook Remote Desktop Services (RDS) wordt een keer genoemd. Om meer zicht te krijgen op welke functionaliteiten van virtualisatie van de werkplek relevant zijn voor de instellingen en welke uitdagingen het kan oplossen is een open vraag opgenomen. Ook in de interviews is hieraan aandacht besteed. Hierna is per sector het beeld daarvan geschetst. De antwoorden op de open vraag over functionaliteiten in de online vragenlijst is per sector te vinden in de bijlagen. 5

6 Universiteiten: applicaties beschikbaar stellen Een relatief groot deel van de universiteiten geeft aan dat zij op zoek zijn naar een werkplek, waarin applicaties vanaf iedere plek, op elk moment en met elk device en elke besturingssysteem kunnen worden benaderd. De werkomgeving ziet er dan steeds hetzelfde uit als de fysieke werkplek, pc of desktop. Sommige respondenten binnen deze sector hebben het niet expliciet over werkplekken, maar alleen over applicaties, die overal, altijd beschikbaar zijn (1 versie van applicatie en 1 locatie voor data). Ook het publiceren van applicaties wordt genoemd, met name voor studenten, waarbij een volledige werkplekvisualisatie niet relevant geacht wordt. BYOD wordt genoemd als reden hiervoor. Er wordt binnen deze sector een combinatie gemaakt tussen VDI en applicatie virtusalisatie. Iets dat we ook terugzien in het overall beeld. Het lijkt bij de universiteiten wel vooral te draaien om het eenvoudig beschikbaar stellen van applicaties, waarbij de gevirtualiseerde werkplek een basis is. Dat blijkt ook uit het volgende antwoord uit de online vragenlijst. De fysieke werkplek wordt wel genoemd in dit antwoord, maar toch draait het vooral om de applicaties: De virtuele werkplek moet een afspiegeling zijn van de fysieke werkplek, met een gelijke look and feel. Overigens gaat het niet om de werkplek maar om de applicaties...! Tijdens het interview wordt ook aangegeven dat de verwachting is dat het werk van ITafdelingen verschuift van systeembeheer naar applicatiedistributie. Tijdens het interview wordt ook aangegeven dat er vooral een oplossing gezocht wordt voor het makkelijker beschikbaar stellen van applicaties, bijvoorbeeld voor studenten. VDI kan daarin een rol hebben, maar er wordt gezocht naar meer dan VDI, SBS en RDS. Op de werkplekken op de campus staat speciale software voor studenten. Er zijn licenties voor een beperkt aantal werkplekken. Maar studenten willen ook thuis kunnen werken met die (analyse)tools. Dat zou via VDI kunnen. Stel: er zijn 50 licenties, dan krijgt de 51 ste gebruiker te zien dat het aantal licenties niet toereikend zijn op dat moment. Dat is dan niet fysieke werkplek gebonden. Er moet voldoende performance zijn voor audio en video en de oplossing moet voldoende veilig, flexibel en schaalbaar zijn. Met een goede oplossing verwacht men beheer te vereenvoudigen en stabiliteit en beschikbaarheid te vergroten. HBO: (tijdelijke) oplossing om applicaties beschikbaar te stellen Net als bij de universiteiten lijkt het binnen het HBO vooral te gaan om het eenvoudiger beschikbaar stellen van applicaties. Binnen deze sector wordt aangegeven dat centraal beheer van applicaties gewenst is en niet op de vele desktops en laptops (BYOD). Daarbij is er vraag naar oplosingen die applicaties voor verschillende operating systems beschikbaar te maken. Ook het updaten van applicaties is een uitdaging, waarbij men met virtualisatie mogelijkheden ziet. Ook is er de wens om applicaties met lastige licentiemodellen makkelijker beschikbaar te maken. Het upgraden van applicaties wordt daardoor makkeijker en gebruikers kunnen overal, altijd en met ieder device werken met de applicaties die zij gewend zijn. Ook de beveiliging van applicaties is zo beter te regelen, wordt aangegeven. 6

7 VDI en virtualisatie worden twee keer genoemd als (tijdelijke) workaround om bijvoorbeeld BYOD beschikbaar te maken. Voor de lange termijn wordt de verwachting uitgesproken dat alle applicaties webbased worden en virtualisatie niet meer nodig is. Ook in het interview binnen deze sector wordt de verwachting uitgesproken dat een groot deel van de applicaties SaaS of webbased aangeboden zullen worden en dat streamen van applicaties de toekomst is. Virtualisatie wordt gezien als een oplossing die in de tussentijd nodig is voor toegang tot applicaties. MBO: (tijdelijke) oplossing om applicaties beschikbaar te stellen VDI-oplossingen worden bij enkele MBO s al grootschalig gebruikt (er wordt gesproken over 750 tot licenties). Ook binnen het MBO ligt er een vraag om applicaties overal, altijd en op elk device (ook op niet beheerde systemen) beschikbaar te kunnen maken, met name in het kader van BYOD. Soms wordt daarbij de gehele werkplek bedoeld, vaker expliciet alleen applicaties, zoals bij deze instelling: Op dit moment kijken wij uitsluitend naar virtualisatie van applicaties om zodoende deze functionaliteit via een webbrowser aan docent/student aan te kunnen bieden. Virtualisatie van de hele werkplek is voor ons geen speerpunt. In het interview wordt eveneens aangegeven dat virtual desktops niet zozeer interessant zijn, maar wel: een oplossing om toegang tot applicaties beter te regelen. Het gaat dan met name om applicaties die nu nog niet webbased beschikbaar zijn. Ook hier wordt virtualisatie als tussenoplossing gezien. Nieuwe toepassingen zullen op termijn allemaal webbased aangeboden worden. Migraties worden volgens de respondenten door virtualisatie eenvoudiger, beheer goedkoper, afschrijvingen worden kleiner (PCs worden thin clients), de omgeving flexibeler (verschillende installaties op zelfde device). De verwachting wordt uitgesproken dat meer applicaties als SaaS aangeboden zullen worden. Ook hier wordt, net als bij universiteiten, gesproken over het publiceren en streamen van applicaties. UMC s/ziekenhuis: snel wisselen tussen werkplekken Bij de ziekenhuizen wordt vooral een oplossing gezocht voor het snel wisselen tussen werkplekken binnen de instellingen en thuis (waarbij data wel binnen de instelling blijft). Dit door het besturingssysteem, de applicaties en gebruikersinstellingen los te koppelen van fysieke computers. Het beheer van de werkplekken en applicaties eenvoudiger maken is een wens. Vooral bij het migreren naar nieuwe versies van het besturingssysteem wordt gedoe ervaren aan de desktopkant, wat veel tijd en budget kost. BYOD wordt hier niet genoemd door de respondenten van de vragenlijst, wel in het interview. Met BYOD gaat er al veel langs de IT-afdeling heen, gebruikers kiezen zelf SaaS en webbased toepassingen, wordt aangegeven. In dit interview wordt net als bij de andere sectoren ingegaan op de toekomstbestendigheid van een virtualisatie-oplossing. Want: gaat het niet meer naar apps op de werkplek toe, waarbij gebruikers uit een appstore kunnen halen wat zij nodig hebben en waarbij geen centraal beheer meer is? Wel is er een wens voor de tussenliggende periode om virtuele werkplekken beschikbaar te maken voor studenten, medewerkers en wellicht ook patienten. 7

8 Kennisinstellingen: werkplekken van afstand, met elk device, kunnen benaderen Verschillende kennisinstellingen hebben een VDI-oplossing. De rijksoverheid heeft als beleid dat zij gebruik maken van centrale rekencentra en zo min mogelijk verbonden aan een fysiek gebouw. Virtuele werkplekken worden hierdoor belangrijker voor overheids(gelieerde)instellingen. Data en applicaties blijven met de oplossingen die de kennisinstellingen vaak al hebben binnen het datacenter, wordt aangegeven. Ook bij de kennisinstelling die is geinterviewd in het kader van dit onderzoek is al een VDIoplossing geimplementeerd. Bij de kennisinstellingen is het van afstand, met elk device, kunnen benaderen van de werkplek het meest aangegeven als de functionaliteit die virtualisatie biedt. Dit is relevant voor thuiswerkers en ook mensen die vanuit het buitenland werken. Het gaat om kantoorautomatisering, maar ook bijvoorbeeld om grafische applicaties. Meer stabiiteit en minder problemen met latency-gevoelige applicaties bij zwaardere systemen (bijvoorbeeld CAD) worden genoemd als uitdaging die met virtualisatie wordt aangepakt. Het centrale beheer zal beheerlast beperken, wordt verwacht. Tijdens het interview met de kennisinstelling wordt wederom vraagtekens gezet bij de relevantie van VDI op langer termijn. Over enkele jaren zal iedereen zijn eigen werkplek kunnen beheren met alles dat beschikbaar komt via de cloud. 8

9 Huidig gebruik Ongeveer 66% van de instellingen gebruikt al een vorm van virtualisatie van de werkplek en nog eens 12% is bezig met implementatie. 17% heeft nog geen oplossing gevonden, maar heeft wel interesse. Dat de meeste instellingen oplossingen gebruiken en implementeren, wil overigens nog niet zeggen dat zij allemaal de ideale situatie al bereikt hebben. Gebruikt uw instelling al een vorm van virtualisatie van de werkplek? Nee,$en$ook$geen$interesse:$4,6% Nee,$maar$wel$interesse:$16,9% Nog$niet$gebruikt,$bezig$met$ implementatie:$12,3% Ja:$66,2% Gebruik/interesse per sector Op één na hebben alle acht universiteiten in dit onderzoek een oplossing voor virtualisatie (zeven). De universiteit die nog geen oplossing heeft, is wel bezig met implementatie. Hetzelfde geldt voor de UMC s (twee hebben een oplossing en één is bezig met implementatie). Zes van de 14 HBO-instellingen hebben een oplossing en twee zijn bezig met implementatie. Twee hebben ook geen interesse in virtualisatie, terwijl vier HBOinstellingen wel interesse hebben. Van de 21 MBO-instellingen hebben 15 instellingen al een oplossing voor virtualisatie. Eén instelling is bezig met implementatie en 5 hebben nog geen oplossing, maar hebben wel interesse. 13 overige instellingen (kennisinstellingen, bibliotheken etc) hebben al een oplossing werkend en twee zijn bezig met implementatie. Eén instelling heeft geen interesse, de twee overige instellingen wel. 9

10 Als gevraagd wordt naar welk oplossing nu gebruikt wordt of gebruikt gaat worden, wordt VMWare het vaakst genoemd. Ook wordt Citrix regelmatig genoemd. Het verschilt per instelling sterk hoeveel werkplekken gevirtualiseerd zijn of worden. Het aantal werkplekken dat wordt aangegeven is 15 tot Gemiddeld gaat het om (zie ook dataset voor aantallen per respondent). Planning Voor de instellingen die nu nog geen vorm van virtualisatie van de werkplek gebruiken, wil 79% binnen nu en een jaar aan de slag. De rest wil over een a twee jaar een start maken met virtualisatie van de werkplek. Op welke termijn wilt u aan de slag met virtualisatie van de werkplek? 10

11 Redenen De reden om te virtualiseren is met name om toegang tot applicaties efficiënter te regelen (73%), gevolgd door het beperken van de beheerlast (71%) en BYOD mogelijk maken (66%). Kostenbesparingen wordt in 40% van de gevallen genoemd. Wat zijn de belangrijkste redenen voor de behoefte aan virtualisatie van de werkplek in de organisatie? (meer antwoorden mogelijk) In 19% van de gevallen wordt een andere reden genoemd. Het gaat dan met name om: plaats-, tijd- en device onafhankelijk werken mogelijk maken. Voor welke gebruikers en toepassingen? Het meest wordt aangegeven dat virtualisatie van de werkplek wordt ingezet of zal worden ingezet voor overige medewerkers (77%). Het aantal overige instellingen is relatief groot, waardoor dit resultaat wellicht verklaard kan worden. In het interview met de kennisinstelling wordt ook aangegeven dat de gekozen VDI-oplossing voor alle medewerkers wordt ingezet. Studenten en docenten zijn hier niet aan de orde. Verder worden studenten en docenten als doelgroep genoemd (beide 60%). Voor onderzoekers is virtualisatie van de werkplek iets minder vaak beoogd (44%). Ook uit de interviews blijkt dat men virtualisatie wil inzetten voor een brede groep: zowel docenten, studenten en overige medewerkers. 11

12 Voor welke gebruikers zou u virtualisatie van de werkplek willen inzetten of zet u het in? (meer antwoorden mogelijk) Andere doelgroepen worden ook genoemd (18%). Dan gaat het om: -! Voor al het personeel, behalve op locaties waarbij een fat cliënt nodig is i.v.m. speciale eisen aan bijvoorbeeld hardware -! Gebruikers van specifieke toepassingen, zoals toetsomgeving, EPD -! Medewerkers die voor project in buitenland zitten -! Eigen medewerkers en publieke werkplekken. 12

13 Als het gaat om de toepassingen die men wil virtualiseren, wordt het vaakst genoemd: 7! Alle toepassingen die nu niet webbased beschikbaar zijn (61%) 7! Bedrijfsvoeringsapplicaties en Microsoft-applicaties worden er het meest uitgelicht (58% en 54%) 7! Onderwijsapplicaties (48%) 7! Samenwerkingsapplicaties (42%) 7! Adobe-applicaties (39%) 7! Statistische analyse applicaties (31%) Voor welke toepassing(en) zou u virtualisatie van de werkplek willen inzetten binnen uw instelling? (meer antwoorden mogelijk) Wanneer andere applicaties genoemd worden, zijn dat: wetenschappelijke software, muzieksoftware voor het Conservatorium, zorgapplicaties, toetsapplicaties, examensapplicaties (Facet)), CAD en Document Management Systemen. Knelpunten Er is ook gevraagd naar knelpunten op het gebied van virtualisatie van werkplekken en applicaties. De businesscase Hoge kosten, weinig besparing en beperkte duurzaamheid kenmerken de businesscase volgens de respondenten. Bij de businesscase worden dus vragen gesteld. Ten eerste, omdat de hoge kosten niet opwegen tegen besparingen op beheer. Hoge kosten (aanschaf hardware, softwarelicenties, rekencentra) worden relatief vaak genoemd in de online vragenlijst als knelpunt. Het volgende antwoord op de vraag naar knelpunten illustreert dat: Het kostenplaatje: in onze ervaring wegen de extra licentiekosten en kosten van het draaien in een rekencentrum niet op tegen de besparingen op beheer. 13

14 Ten tweede wordt de businesscase kritisch beschouwd, omdat men verwacht dat steeds meer applicaties webbased beschikbaar zijn en komen. Dit zal virtualisatie-oplossingen overbodig maken, is de verwachting. Dit komt terug in alle sectoren. Zie ook pagina 6 tot en met 8. Dit wordt duidelijk uit onderstaande antwoorden op de vraag naar knelpunten: Wanneer any time, any place en any device en veel webbased toepassingen worden toegepast binnen zowel onderwijs en bedrijfsvoering, is de businesscase virtualisatie van de werkplek dan nog kloppend te maken? Virtualisatie toepassingen voor studenten = onzin en weggegooid geld. Een student kan je via Internet / intranet toegang geven tot apps. Hier hoeft geen 'eigen' virtualisatielaag tussen te zitten, zolang applicaties worden aangeboden middels HTML5 is een browser voldoende. Ook administratieve applicaties worden steeds vaker aangeboden via een 'standaard browser'. De investering in VDI moet dus goed doordacht worden. Met de businesscase hangen de licenties samen, die ook als knelpunt gezien worden. Licentiekosten, maar ook complexe licentiemodellen worden relatief vaak genoemd. Application streaming wordt gezien als dure oplossing. Licentiemodellen maken het bijna onmogelijk om werkplekken te voorzien van een standaard image. Om dit op te lossen moet je weer gebruik maken van nieuwe en vooral dure technieken (application streaming) Ingewikkelde, langdurige trajecten Men ziet als het gaat om virtualisatie op tegen de vaak ingewikkelde en langdurige trajecten. Het ontbreken van nodige kennis en expertise bij de instellingen wordt gezien als bottleneck. Het wordt gezien als Nieuwe technologie met bijbehorende (steile) leercurve. Bij de implementatie-inspanningen komen ook aanzienlijke kosten kijken. Ook geven sommige instellingen met ervaring aan dat het traject lastiger is gebleken dan verwacht en dat het langzamer gaat dan verwacht. Minder flexibiliteit / Extra beheerlast Bij de businesscase werd al aangegeven dat de besparingen in beheer niet opwegen tegen de kosten. Door verschillende respondenten wordt aangegeven dat de beheerlast juist zelfs toeneemt. Gebruikers vragen bijvoorbeeld om uitzonderingen op het standaardaanbod en dat is sterk ingeperkt door virtualisatie of het geeft veel meer beheerlast. Tijdens de interviews wordt ook aangegeven dat er moet worden afgezien van uitzonderingen voor enkele gebruikers. Dat staat sommige instellingen tegen. Performance: audio, video, CAD Performance wordt relatief vaak genoemd als knelpunt. Sommige pakketten presteren slecht of haperen in een gevirtualiseerde omgeving, wordt aangegeven. Vooral bij audio, video en zware applicaties wordt dit verwacht en ervaren. Video's die niet soepel streamen, programma's zoals AdobeCS, AutoCAD die niet soepel draaien. Ook wordt opgemerkt dat daar waar rekenkracht noodzakelijk is, virtualisatie niet past. 14

15 Gebruikersacceptatie Ook over de gebruikersacceptatie maakt men zich relatief vaak zorgen. Enerzijds wordt verwacht dat dat een tijdelijk knelpunt is. Het concept moet voldoende duidelijk zijn bij alle gebruikers, wordt opgemerkt. Er zijn bepaalde groepen gebruikers die (nog) niet kunnen of willen richting nieuwe concepten. Anderzijds wordt het als structureler knelpunt gezien: Meer centraal beheer gaat niet altijd goed samen met de door met name onderzoekers gevraagde flexibiliteit. Overige knelpunten Overige knelpunten die worden aangegeven, zijn dat sommige technische randappatuur zoals cardreaders, monitor, keyboard, wireless muis niet altijd stabiel werken. Infrastructuur (bijvoorbeeld netwerkconnectiviteit en benodigde rekenkracht) wordt ook als issue aangegeven. Een storing in de gevirtualiseerd omgeving heeft daarbij een hoge impact. Ook interoperabiliteit tussen applicaties is nog niet goed geregeld. Er wordt meer verwacht van leveranciers. Zij leveren (nog) geen volwassen en geschikte cloudproducten. De 'echte' MBO Cloud werkplek is bijvoorbeeld nog niet te koop, wordt aangegeven. Interesse om samen op te trekken Tijdens de interviews blijkt verschillende keren: samen optrekken rondom virtualisatie van de werkomgeving is logisch. Iedere instelling neemt nu bijvoorbeeld een licentie af bij SURFmarket, download het, heeft het lokaal, maakt het weer centraal beschikbaar via de eigen omgeving. Dat moet makkelijker kunnen. De respondenten van de online vragenlijst staan er ook voor open om gezamenlijk op te trekken met een aantal instellingen of als sector rondom virtualisatie van de werkplek. 34% zegt zonder meer ja en 40% wil meedoen onder een aantal voorwaarden, op verschillende vlakken: 1.! dat eigen identiteit, doelen en behoeften behouden blijven Er voldoende ruimte is om de identiteit van de organisatie te behouden en specifieke behoeften van de organisatie bediend worden. Het moet wel blijven passen bij de gebruiksdoelen en gebruiksgroepen van de instellingen. Voorwaarde is verder dat dit geen extra rompslomp geeft en er wel onderlinge vrijheid blijft in de realisatie. 2.! dat tijd, tempo bij instelling past Het niet teveel tijd kost, dat het in een voor de instellingen acceptabel tempo kan verlopen, het niet al te lang duurt voordat er van start gegaan wordt, dit de doorlooptijd van het huidige project niet vertraagd. 15

16 En verder stelt men als voorwaarden:!!!!! dat men niet vastzit aan een afnameverplichting. dat architectuur en inrichting dat toelaat dat het on prem gedraaid kan worden dat beveiliging en privacy goed geregeld is. dat dit tot een kostenbesparing leidt ten opzichte van zelf doen. Tijdens de interviews wordt aangegeven dat men graag samen wil optrekken, dat samenwerking met SURF de voorkeur heeft boven het alleen doen. Maar dat er wel gelijk gekeken moet worden naar de financiering. 26% wil niet gezamelijk optrekken, met name omdat er al een werkende oplossing binnen de instelling is. Soms biedt de instelling dan wel aan mee te willen denken met andere instellingen. In een enkel geval is de instelling al in een onderzoeks-pilottraject en wil niet dat een groter verband deze ontwikkelingen vertraagt; de timing is op dit moment niet goed of er worden teveel compromissen gevreesd. Gebrek aan tijd en capaciteit is ook een van de redenen om niet mee te kunnen doen aan een groter traject met andere instellingen. Het werken met vertrouwelijke gegevens is ook een enkele keer een reden om dit niet in groot verband, maar juist binnenshuis op te pakken. Zou u gezamenlijk willen optrekken met een aantal instellingen of als sector om virtualisatie van de werkplek te realiseren? 16

17 Ook geven respondenten aan niet mee te willen doen in een groter verband, omdat men verwacht dat virtualisatie beperkt blijft (binnen de instelling of in het algemeen) of niet ingewikkeld is en door een instelling zelf gedaan kan worden. Rol SURFnet De belangrijkste rol die de respondenten van de online vragenlijst zien voor SURFnet is het delen van kennis en best practices (84%). Daarnaast wordt een rol gezien als tussenpersoon tussen de markt en instellingen, als het gaat om licenties en voorwaarden. Ook ziet een aanzienlijk deel SURF voor zich als aanbieder van een virtalisatie oplossing (40%). Welke rol ziet u voor SURF als het gaat om virtualisatie van de werkplek binnen uw instelling/uw sector? (meer antwoorden mogelijk) Tijdens de interviews blijkt ook dat men zeker een rol weggelegd ziet voor SURF. Er zal de komende jaren naar verwachting een verschuiving naar de cloud zijn en juridisch is er dan een vraagstuk, waar SURF zich nog sterker op kan richten. De rol van SURFnet kan bijvoorbeeld zijn: regie voeren. Niet elke marktpartij kan voldoen aan het normenkader bijvoorbeeld en commerciële partijen hebben een belang. SURF niet. Als het gaat om de wens om applicaties beter beschikbaar te kunnen stellen, speelt SURFmarket een mogelijk belangrijke rol. Een van de concrete wensen die enkele keren in min of meer dezelfde bewoordingen terugkomt, is: Als bijvoorbeeld een campus licentie van SPSS via SURFmarket wordt afgenomen, zou de gebruiker gelijk kunnen zien dat deze applicatie nu ook beschikbaar is. De applicaties waarvoor een licentie is afgenomen moet automatisch of heel makkelijk in de eigen omgeving te zetten zijn. 17

18 En als het gaat om de kosten zou een aanbod van SURFmarket zou meer moeten opleveren dan nu om het interessant te maken voor instellingen. Ook het aanbieden van enkele standaard images voor veelvoorkomende applicaties is iets dat wordt geopperd. Dit zou helpen bij het feit dat alle instellingen nu hetzelfde werk doen. Dan kunnen instellingen makkelijker applicaties delen. SURF kan ook zorgen voor een aanbod dat aan het normenkader voldoet. Kennis en expertise nog meer delen via SURF, wordt ook door de geïnterviewden gezien als rol, die ook past bij een van de knelpunten. 18

19 Samenvatting Virtualisatie van de werkomgeving gaat volgens de respondenten meestal om desktop virtualisatie én virtualisatie van applicaties. Voor desktop virtualisatie is er vaak al wel een oplossing, maar voor het eenvoudiger beschikbaar maken van applicaties is behoefte aan een oplossing. Er wordt door de instellingen in dit onderzoek al relatief veel gewerkt met oplossingen voor virtualisatie (met name VMWare en Citrix). Er wordt door instellingen door middel van virtualisatie vooral gezocht naar oplossingen om applicaties voor anyplace, any time en any device gebruik te kunnen aanbieden. De sectoren verschillen hierin niet veel van elkaar. Wel zien we bij UMC s/ziekenhuizen en kennisinstellingen iets vaker werkplekken (desktop) terug en dat het bij HBO, MBO en universiteit vaker gaat om applicaties. Er zijn ook knelpunten, zoals: o! Een niet sluitende businesscase: hoge kosten ten opzichte van minimale vermindering beheerlast en blijft het relevant als alle applicaties binnen afzienbare tijd webbased worden aangeboden? Dure en complexe licentiemodellen spelen in de businesscase ook een rol. o! Ingewikkelde, lange trajecten waarvoor kennis en capaciteit moet zijn o! Gebrek aan kennis en expertise o! Gebrekkige performance als het gaat om audio, video, zware applicaties o! Minder flexibiliteit (geen uitzonderingen) o! Lage gebruikersacceptatie (het geeft de gebruiker minder vrijheid) Er zijn knelpunten en het is een feit dat virtualisatie maar een tijdelijke oplossing lijkt door de verdere toename van webbased applicaties. Toch wil men wel snel aan de slag met een oplossing om het beschikbaar maken van applicaties te vereenvoudigen. De termijn waarop virtualisatie van de werkomgeving achterhaald zal zijn, omdat alle applicaties webbased zijn, is moeilijk te voorspellen en er ligt nu een behoefte. Er is veel bereidheid onder de instellingen om in een groter verband te werken aan oplossingen voor virtualisatie. De rol voor SURFnet wordt vooral gezien in het delen van kennis en best practices, maar zeker ook als partij tussen de markt en instellingen voor licenties en voorwaarden. Dit past ook bij de eerder genoemde knelpunten. 19

20 Aanbevelingen Een van de aanbevelingen volgt direct op de rol die de respondenten voor SURF zien: het delen van kennis en best practices. SURF zou best practices kunnen verzamelen en beschikbaar stellen en experts binnen de instellingen identificeren. Eventueel voorzien van een beschrijving volgens SURF (wat vindt SURF bijvoorbeeld in technische zin van de oplossing, de toekomstvastheid van de oplossing, voldoet het waar van toepassing aan het normenkader etc.). Het wordt een paar keer aangegeven: het gaat veel instellingen (vooral de onderwijsinstellingen) met name om het eenvoudiger beschikbaar kunnen maken van applicaties. Maar, wordt ook opgemerkt, als alle applicaties binnen afzienbare tijd webbased beschikbaar zijn, moeten instellingen dan een heel langdurig, complex en duur traject ingaan voor een tijdelijke virtualisatie oplossing? Er lijkt een soort tussenperiode te zijn ontstaan. Aan de ene kant kan er worden geconcentreerd op een oplossing voor die tussenperiode, waarin de vervanging door webbased applicaties er nog niet is, maar de behoefte aan een oplossing urgent is; men wil immers binnen een jaar aan de slag. Hierin kan SURFmarket een rol spelen en kan er ontwikkeld worden aan het ideaalbeeld volgens verschillende respondenten: Ideaal is als via een portaal van SURF(market) door middel van het zetten van een vinkje, applicaties beschikbaar worden gesteld. Ze hoeven dan niet binnengehaald te worden, verpakt te worden door de instelling en dan weer verspreid worden voor gebruikers. Een aanbeveling, die ook in de tussenperiode op te pakken is, is om nader te bekijken of SURF(market) iets kan betekenen in het stimuleren van het (sneller) beschikbaar komen van webbased versies van applicaties. Of: kan SURF aangeven hoe SURF denkt dat dat proces de komende tijd gaat verlopen? Is de rol van virtualisatie over 5 jaar inderdaad uitgespeeld? Dat kan belangrijke informatie zijn voor instellingen om hun virtualisatie van applicaties (verder) vorm te geven. Een andere aanbeveling is: maak gebruik van de bereidheid en het enthousiasme op dit moment van de mensen die willen meedenken in een groter verband en organiseer bijvoorbeeld een bijeenkomst, waarbij SURF het voorzitterschap kan voeren. Eventueel per type instelling, te beginnen bij de onderwijsinstellingen (HBO, MBO, Universiteiten), aangezien de overige kennisinstellingen en ziekenhuizen iets andere behoeften lijken te hebben die wellicht eenvoudiger door de instelling zelf aangepakt kunnen worden. Indien er behoefte is kan gezamenlijk een project gestart worden. In de bijeenkomst kan in meer detail bekeken worden wat de gezamenlijke behoefte rondom virtualisatie van applicaties is, wat de uitgangspunten van de deelnemende instellingen zijn en wat de concrete aanpak daarbij kan zijn (zodat ook aan de voorwaarden voor deelname wordt voldaan). SURF kan het voorzitterschap voeren bij deze bijeenkomst, indien er behoefte is een PID en projectplan opstellen en als laatste als kennisdeler en waar het nodig blijkt als broker tussen markt en instellingen optreden. 20

21 Bijlage De vragenlijst We stellen u graag een paar vragen over Virtualisatie van de werkplek SURF krijgt steeds vaker signalen dat instellingen met virtualisatie van de werkplek aan de slag willen gaan. Het gaat dan bijvoorbeeld om Virtual Desktop Infrastructure (VDI) en/of virtualisatie van applicaties. SURF wil nu graag in kaart brengen wat onderwijs- en onderzoeksinstellingen verstaan onder virtualisatie van de werkplek en wat de behoeften en wensen zijn op dat gebied. Ook willen we achterhalen of de wensen per sector verschillen of dat er een generieke behoefte is. SURF bepaalt naar aanleiding van dit onderzoek wat een rol van SURF kan zijn. Wilt u meewerken door deze online enquête in te vullen? De invultijd is minder dan 10 minuten en de resultaten worden begin 2016 aan u teruggekoppeld. Alvast hartelijk dank voor uw medewerking! Mocht u nog vragen hebben over dit onderzoek, dan kunt u contact opnemen met uw account adviseur. Invullen kan tot 11 december. 21

22 1. Wat is uw naam? 2. Bij welke instelling werkt u? (zijn dit meerdere instellingen, dan: voor welke instelling vult u deze vragenlijst in?) 3. Wat is uw functie binnen uw instelling? (1 antwoord) ICT-directeur ICT-manager Informatiemanager ICT-architect ICT-adviseur Anders, namelijk: 22

23 4. Wat verstaat u onder de virtualisatie van de werkplek? (meer antwoorden mogelijk) Virtual Desktops Virtual Applications Anders, namelijk: 5. Omschrijf de functionaliteiten van virtualisatie van de werkplek, die voor uw instelling relevant zijn. Wat doet het om welke uitdagingen binnen uw instelling te kunnen aanpakken? 6. Gebruikt uw instelling al een vorm van virtualisatie van de werkplek? Ja - Go to 7 Nog niet gebruikt, we zijn bezig met implementatie - Go to 7 Nee, maar wel interesse - Go to 9 Nee, en ook geen interesse - Go to 19 23

24 7. De vorm van virtualisatie die wij (gaan) gebruiken, is: 8. Om hoeveel werkplekken gaat het? 9. Op welke termijn wilt u aan de slag met virtualisatie van de werkplek? Binnen nu en 1 jaar Over 1 à 2 jaar Over meer dan 2 jaar 10. Voor welke gebruikers zou u virtualisatie van de werkplek willen inzetten of zet u het in? (meer antwoorden mogelijk) Studenten Docenten Onderzoekers Overige medewerkers Anders, namelijk: 24

25 11. Wat zijn de belangrijkste redenen voor de behoefte aan virtualisatie van de werkplek in de organisatie? BYOD mogelijk maken Toegang tot applicaties efficiënter regelen Kostenbesparing Beheerlast beperken Anders, namelijk: 12. Voor welke toepassing(en) zou u virtualisatie van de werkplek willen inzetten binnen uw instelling? (meer antwoorden mogelijk) Adobe applicaties Microsoft applicaties Statistische analyse-applicaties Samenwerkingsapplicaties Onderwijsapplicaties Bedrijfsvoeringsapplicaties Alle toepassingen, die nu niet webbased beschikbaar zijn Anders, namelijk: 25

26 13. Welke knelpunten ervaart of voorziet u als het gaat om virtualisatie van de werkplek? 14. Zou u gezamenlijk willen optrekken met een aantal instellingen of als sector om virtualisatie van de werkplek te realiseren? Nee Ja - Go to 16 Misschien, op voorwaarde dat: - Go to Waarom wilt u niet meewerken in een gezamenlijk project of pilot? 26

27 16. Welke rol ziet u voor SURF als het gaat om virtualisatie van de werkplek binnen uw instelling/uw sector? (meer antwoorden mogelijk) Aanbieder van een virtualisatie-oplossing Broker/ tussenpersoon naar de markt voor licenties en voorwaarden Kennisdeling en best practices Anders, namelijk: 17. Heeft u verder nog opmerkingen over virtualisatie van de werkplek? 18. Mogen wij naar aanleiding van deze vragenlijst contact met u opnemen? Nee Ja, mijn adres is: Hartelijk dank voor het invullen van deze vragenlijst U kunt dit scherm nu sluiten. 27

28 Bijlage Instellingen 1.! Chr.HogeschoolEde 2.! HogeschoolvanArnhemenNijmegen 3.! SummaCollege 4.! NaturalisBiodiversityCenter 5.! PhilipsResearch 6.! Aventus 7.! Zadkine 8.! NHLHogeschoolLeeuwarden 9.! ArtEZHogeschoolvoordeKunsten 10.! ROCNijmegen 11.! OnderwijsgroepTilburg(MBO/VMBO) 12.! FontysHogescholen 13.! TUDelft 14.! TNO 15.! Nikhef 16.! ClusiusCollege 17.! RIVM 18.! AocOost 19.! UniversiteitMaastricht 20.! RegioCollege 21.! StichtingCitoInstituutvoorToetsontwikkeling 22.! HanzehogeschoolGroningen 23.! RijksuniversiteitGroningen 24.! ErasmusMC 25.! UNESCO7IHE 26.! OpenUniversiteit 27.! UMCUtrecht 28.! BiblionetGroningen 29.! StendenHogeschool 30.! AOCOost 31.! GraafschapCollege(roc) 32.! PlanbureauvoordeLeefomgeving 33.! Landstede 34.! HogeschoolRotterdam 35.! KNMI 36.! HogeschoolvanAmsterdam/UniversiteitvanAmsterdam 37.! StichtingOnderwijsgroepNoord 28

29 38.! Saxion 39.! MarnixAcademie 40.! OBA 41.! Windesheim 42.! UM 43.! HU 44.! St.ElisabethziekenhuisTilburg 45.! ROCvanTwente 46.! KNAW 47.! DrentheCollege 48.! KoningWillemICollege 49.! dehaagsehogeschool 50.! rocrijnijssel 51.! DeltionCollegeZwolle 52.! Deltares 53.! HogeschoolderKunstenDenHaag 54.! SIDN 55.! Springer 56.! ZonMw 57.! ROCLeeuwenborgh 58.! KIEN7DaVinciCollege,Dordrecht 59.! FOMDIFFER 60.! UniversiteitTwente 61.! WageningenUR 62.! UniversiteitUtrecht 63.! ROCFriesePoort 64.! CentraalPlanbureau 29