b-smart met Outlook 2007 Dit document is van

Transcriptie

1 met Outlook 2007 Dit document is van Dit document beschrijft de belangrijkste verschillen en extra mogelijkheden van Outlook 2007 in vergelijking met Outlook 2003, nuttig voor de b-smart werkmethode. Paul De Bruyne

2 Takenlijst Het taskpad is vervangen door de To-Do Bar. Er is ook een nieuw soort taak bijgekomen, namelijk de flagged-mail task. Je kan de To-Do Bar activeren door View/To-Do Bar Je kan in hetzelfde scherm instellen of je al dan niet ook de date navigator en je afspraken van de dag wil zien. Een belangrijk verschil is dat je de To-Do Bar kan tonen op eender welk Outlook scherm, dus ook naast je . Dit heeft als voordeel dat je ook je takenlijst ziet als je van je Dashboard View naar je e- mail overschakelt. De To-Do bar in Outlook 2007 kan je ook verkleinen door te klikken op >> rechts boven in je Outlook scherm: Je krijgt dan volgende SideBar rechts op je scherm: Het voordeel hiervan is dat, als je op deze sidebar klikt, je takenlijst in een pop-up verschijnt, die verdwijnt zodra je ergens anders in je Outlook klikt. Dit is handig als je op een relatief klein scherm werkt. 2

3 De To-Do bar heeft een gewone View en een Compact View Voor de b-smart werkmethode schakel je best de Compact View uit. Je doet dit als volgt: Rechtse klik op de type a new Task zone: Kies dan /customize current view/other settings doe het vinkje weg bij Use compact Layout Flagged mail Task Als je rechts klikt op de het vlaggetje in je mail kan je deze aanduiden voor opvolging: Dit kan je ook in Outlook 2003, maar in Outlook 2007 maak je hierdoor een virtuele taak. Ook bij de gewone taken heb je deze flag, wat je de mogelijkheid geeft een groep of een selectie van taken met de rechtse klik tegelijk te verplaatsen naar een andere datum (bvb één week verder of morgen) Opgelet: klik je met de linkse muisknop op de taak dan wordt ze gemerkt als gedaan en verdwijnt ze uit uw takenlijst. Was het en vergissing, klik dan snel op undo om de taak terug op je lijst te hebben. Als je de opvolging met vlag reeds gebruikte in Outlook 2003 is het gevolg hiervan is dat je automatisch een ganse reeks taken aanmaakt bij de overschakeling naar Outlook 2007, zelfs als je mail ergens in een achief zit. Is dit niet wat je wilde, dan kan je ze best allemaal tegelijk opruimen. Dat doe je als volgt: 1. Zorg dat er geen groepering is in je takenlijst 2. Heb je wel groepen, klik dan rechts op de titelbalk, kies /aanpassen/ groepen/clear all 3. Klik rechts op de Vlag in de titelbalk en kies groeperen op dit veld. 4. Je hebt nu 2 groepen met en zonder vlag. (Opgelet, de vlag staat bij alle taken, mail en andere) 5. Rechtsklik de groep en kies /follow-up/clear flag 3

4 De juiste filter voor je takenlijst. In Outlook 2003 gebruik je de instelling taken voor vandaag In Outlook 2007 is er een standaard filter die je moet wijzigen om hetzelfde effect te bekomen. Hiervoor klik je rechts op de titelbalk /Beeld aanpassen/filter/geavanceerd Je kiest de velden en stelt de filter in zoals hierna afgebeeld: Merk op dat er ook een filterlijn staat om de taken in de reservelijst uit de primaire takenlijst weg te halen. Dit is nodig omdat Outlook 2007 alle taken, gelijk waar ze zich bevinden in je outlook file, weergeeft in de primaire takenlijst. Opvolging Wil je taken verbinden met contacten dan moet je in Outlook 2007 een instelling wijzigen. Je kan dit via de opties/voorkeuren toon contacten op alle formulieren aanvinken: 4

5 Een alternatief voor het plaatsen van mails in folders. De meeste mails hebben te maken met meerdere zaken. Het is bijvoorbeeld een mail van uw belangrijke klant ABC en het is in het kader van project XYZ. In plaats van de mail te kopiëren in twee folders is het beter te werken met categorieën. Het toewijzen van een of meerdere categorieën aan een mail gaat veel vlotter in Outlook 2007 dan in Outlook Je hebt trouwens ook automatische categorie zoekfolders in Outlook Deze methode noemt men tagging van informatie. Hiervoor zijn trouwens ook goede alternatieve producten met nog veel extra mogelijkheden op de markt, zoals dat volledig integreert met uw Outlook. Je kan ook een regel definiëren om categorieën automatisch toe te wijzen bij ontvangst en/of verzenden van een mail. Opgelet: In Exchange server 2003 is het maximum aantal regels in één folder ca. 45 (afhankelijk van de complexiteit van de regels) Je kan ook een regel definiëren om categorieën automatisch toe te wijzen bij ontvangst en/of verzenden van een mail. Opgelet: In Exchange server 2003 is het maximum aantal regels in één folder ca. 45 (afhankelijk van de complexiteit van de regels) 5