Bedrijvencentrum Itterbeek. Huishoudelijk reglement Versie 13/03/2014

Transcriptie

1 Bedrijvencentrum Itterbeek Huishoudelijk reglement Versie 13/03/2014 1

2 0

3 Dit reglement van inwendige orde heeft de bedoeling om een aantal afspraken bekend te maken aan de huurders die gevestigd zijn in het Bedrijvencentrum Itterbeek (verder BCI genoemd). De huurders worden geacht deze afspraken mee te delen aan hun werknemers, klanten, bezoekers, leveranciers, De huurder verklaart zich door het ondertekenen van het huurcontract, akkoord met dit reglement. Het BCI behoudt zich ten allen tijde het recht om het reglement te veranderen of aan te passen indien dit ten goede komt aan de algemene organisatie van het bedrijvencentrum. Tevens kunnen de vermelde tarieven gewijzigd worden in functie van contracthernieuwingen of gewijzigde marktprijzen. De huurder zal hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte gebracht worden. 1. Toegang 1.1. Toegang De toegang tot het gebouw gebeurt aan de hand van een persoonlijke sleutel en alarmcode. Het gebouw is voor de huurders en hun medewerkers steeds toegankelijk. Zij worden geacht alle deuren en poorten te sluiten wanneer zij aanwezig zijn buiten de kantooruren. Bij nalatigheid kunnen zij verantwoordelijk gesteld worden voor de eventueel opgelopen schade aan het gebouw en haar inrichtingen. Indien men als laatste het gebouw verlaat, dient steeds te worden gecontroleerd dat: het licht in de gangen is uitgeschakeld; het alarm is ingeschakeld; de toegangsdeur op dubbel slot is. Bij ondertekening van de huurovereenkomst overhandigt de huurder een lijst met de persoonsgegevens van de medewerkers die toegang moeten hebben tot het gebouw (naam, adres en een kopie van paspoort). Enkel deze personen zullen een sleutelset en alarmcode kunnen bekomen Parking Er zijn 46 individuele parkings en 4 bezoekersparkings beschikbaar: deze bevinden zich rondom het gebouw. De parkings zijn steeds toegankelijk. Elke huurder (en zijn eventuele medewerkers) die meer dan 1 dag per week met de wagen komt (komen) werken, dient (dienen) een parkeerruimte te huren op het BCI. Halftijdse medewerkers mogen een parking delen, in de mate dat dit de overige huurders niet hindert. Op elke parkeerplaats wordt een parkeerbordje met bedrijfsnaam geplaatst voor alle huurders in het BCI. Het betreffen individuele naamborden die met een folie bekleed worden. De bijdrage voor de kleeffolie is ten laste van de huurder. Op de parking mag een personenwagen of een kleine bestelwagen geparkeerd worden. Het is niet toegelaten om de parkeerplaatsen te gebruiken voor het stallen van goederen, materiaal, afval of om onderhoud te verrichten aan voertuigen of deze te herstellen 1

4 Men dient steeds de circulatie op het terrein te vrijwaren en ervoor te zorgen dat andere huurders of bezoekers voldoende ruimte hebben om de parkeerplaats te verlaten. De 4 parkings tegenover de hoofdingang zijn uitsluitend voorbehouden voor bezoekers en/of leveranciers van de huurders. Deze kunnen gebruikt worden binnen een normale en redelijke verhouding t.o.v. de andere huurders (gemiddeld 5 uur per week). Zo niet dient de huurder een afzonderlijke parkeerplaats bij te huren. De huurders van een atelier mogen de oprit voor hun toegangspoort gebruiken voor het stallen van een personenwagen of kleine bestelwagen, maar mogen hierbij de circulatie op de rijbaan niet verhinderen. Desgevallend dient een extra parkeerplaats gehuurd te worden. Het parkeren van vrachtwagens op het terrein is niet mogelijk: zij mogen enkel laden en lossen, maar mogen de doorgang van andere gebruikers van het BCI niet hinderen. Het BCI kan ten allen tijde voertuigen die in de weg staan en de werking van andere bedrijven hinderen laten wegslepen, op kosten van de eigenaar van het voertuig Bezoekers Bezoekers dienen zich bij de huurder aan te melden via het parlofoonsysteem aan de inkomdeur. Dit systeem is verbonden met het telefoontoestel van de huurder waardoor beide partijen kunnen praten. De huurder kan van op zijn telefoontoestel de inkomdeur openen door de 0 -toets in te drukken (enkel indien de deur op enkel slot is). De bezoeker dient steeds door huurder beneden onthaald te worden en onder zijn verantwoordelijkheid begeleid te worden naar diens kantoor of atelier. Bij afwezigheid van de huurder kan de parlofoon doorgeschakeld worden naar het gsm-toestel van de huurder, zodat er verdere afspraken kunnen gemaakt worden. Indien nodig kan ook hier via de 0 -toets de inkomdeur geopend worden. Voor uw eigen veiligheid en die van de overige huurders: gelieve de inkomdeur niet (van op afstand) te openen voor onbekende personen en laat uw bezoekers niet onbegeleid door het gebouw circuleren! 1.4. Post Voor elke atelier- of kantoorruimte is naast de hoofdingang een individuele brievenbus met naambordje en sleutel voorzien. De huurder staat zelf in voor het leegmaken van de postbus. Gelieve dit op regelmatige basis te doen zodat het post niet uitpuilt. Voor de sleutel wordt een waarborg van 10 euro gevraagd. 2

5 2. Schoonmaak en onderhoud 2.1. Gemeenschappelijke ruimten De schoonmaak van de gemeenschappelijke delen is inbegrepen in de maandelijkse bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten: inkomhal en gangen keuken, refter, sanitair en kleedkamers vergaderzalen ramen van de gemeenschappelijke delen De schoonmaakdiensten komen hiervoor twee keer per week langs. De ramen worden vier maal per jaar gepoetst. Het onderhoud wordt uitgevoerd door de firma LNT Cleaning uit Merksem Individuele ruimten De schoonmaak van de gehuurde ruimte (alsook de binnenzijde van de individuele ramen) is niet inbegrepen in de huurprijs. De huurder is hiervoor zelf verantwoordelijk en wordt geacht dit als een goed huisvader te beheren. Er kan beroep gedaan worden op de schoonmaakdiensten van het BCI (zie Art. 5): op aanvraag kan hiervoor een offerte worden opgemaakt. Het BCI kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal of schade ten gevolge van het onderhoud. 3. Gemeenschappelijke ruimten 3.1. Vergaderruimtes Het BCI beschikt over twee vergaderzalen, waarvan één met magneetbord. Tevens is een flipchart beschikbaar (deze dient in de vergaderzaal te blijven). Het gebruik van de vergaderzalen is gratis, zolang de bezetting dit toestaat. Bij een te lage bezetting bestaat de mogelijkheid dat de vergaderzaal tevens als kantoor verhuurd wordt. Externe bedrijven kunnen de vergaderzaal tegen betaling gebruiken. Indien deze bezet is, zal de huurder hierover tijdig ingelicht worden. Na het gebruik dient de vergaderruimte opgeruimd en in oorspronkelijke staat achtergelaten te worden Keukens en refter De twee keukens (op gelijkvloers en eerste verdieping) mogen enkel gebruikt worden door de huurders van het BCI en hun medewerkers. De keuken op de eerste verdieping beschikt over een refter. Gelieve deze na gebruik steeds netjes achter te laten: Tafel, aanrecht en desgevallend microgolfoven schoonmaken; 3

6 Er is eetservies voorhanden in keukenkasten. Het dient na gebruik in de vaatwasser of na afwassen in de voorziene kasten geplaatst te worden; Afwasmiddel, vaatdoeken, sponsjes en keukenhanddoeken zijn voorhanden. De gemeenschappelijke koelkast mag gebruikt worden voor persoonlijke eetwaren. Gelieve deze netjes te houden en de eetwaren die u niet meer gebruikt te verwijderen. Gelieve het afval in de daarvoor bestemde vuilbakken te werpen; In de keuken is er koffie en thee beschikbaar tegen betaling van 0,30 euro/tas. Er kunnen ook jetons voor besteld worden via Els Leemans (els.leemans@igemo.be). De afrekening gebeurd dat via het maandelijks verbruik. (Warm) water is gratis beschikbaar Sanitair Elke sanitaire ruimte is voorzien van wc-papier, zeep en een handblazer. Gelieve het sanitair steeds proper achter te laten. Het is verboden om de lavabo s en wc s te gebruiken als afvoer van bedrijfsmatige afvalstoffen zoals chemicaliën, verfresten, Kleedkamer Gelieve de douches en wastafels na gebruik proper achter te laten ICT-ruimte Op het gelijkvloers bevindt zich ter hoogte van kantoor 5 een ICT-ruimte. Er kan gebruik gemaakt worden van: de copier/printer: tegen vergoeding per afgedrukte of gecopieerde pagina via uw verbruiksfactuur. De tarieven d.d. januari 2014 bedragen (excl. btw): 0,026 euro voor een A4-afdruk in zwart/wit en 0,082 euro voor een A4-afdruk in kleur. (A3-formaat = tarief x 2), het inbind- en lamineerapparaat (gelieve zelf een voorraad ringen en lamineervellen te voorzien), de overige toestellen: perforator en nietjesmachine. 4. Voorzieningen Kantoren 1 t.e.m. 19 zijn uitgerust met voorzieningen voor een bepaald aantal personen (zie bijlage). Bij een grotere bezetting dient de huurder zelf voor extra voorzieningen te zorgen. Kantoor 20 en 21 hebben beperkte voorzieningen Meubilair in de kantoren Per persoon worden kostenloos een bureautafel, -stoel, ladeblok en kast (1 voor 2 personen) voorzien. In de 1-persoonskantoren wordt 1 kast voorzien. 4

7 4.2. Telefonie & internet Elk kantoor is voorzien van één telefoontoestel per persoon. Elk atelier beschikt over één toestel. De toestellen zijn eigendom van het BCI. Elk telefoontoestel kan verbonden worden aan een buitenlijn. De huurder kan: zijn eigen telefoonnummer meenemen (gratis overdracht, wel zelf te organiseren); of een nieuw buitennummer bekomen van het BCI (gratis), dat na het einde van de huurovereenkomst wel eigendom blijft van het BCI; of tegen betaling een volledig nieuw nummer bekomen, dat achteraf wel eigendom blijft van de huurder. Elk toestel heeft tevens een verkort binnennummer. Per persoon is er een aansluiting op het internet voorzien via het datanetwerk. De utp-kabels zijn zelf te voorzien. De internetverbinding wordt aangeboden ter ondersteuning van de bedrijfsactiviteit voor verkeer en regelmatig internetverkeer. De maximum ontvangsnelheid bedraagt 30 Mbps, de maximum verstuursnelheid bedraagt 1,5 Mbps. Teneinde de beschikbare bandbreedte te maximaliseren, mag er geen gebruik gemaakt worden van internetradio. Voor het gebruik van het telefoontoestel en de aansluiting op het globaal telefonie- en internetabonnement van het BCI wordt een forfaitaire vergoeding gevraagd van 17,25 euro per persoon per maand. De gesprekskosten voor telefonie zullen doorgerekend worden op basis van de telefoontarieven overeengekomen met de telefoonmaatschappij. Het staat het BCI vrij om van telefoon- en internetleverancier te veranderen. De nieuwe tarieven zullen dan kenbaar gemaakt worden aan de huurders. Bedrijven die intensief gebruik wensen te maken van internet, dienen hiervoor zelf een bijkomende overeenkomst met Telenet afsluiten. De forfaitaire vergoeding blijft wel behouden Datanetwerk en beveiliging Internetaansluitingen voor elke huurder gebeuren via een datanetwerk, waarbij er gebruik wordt kan gemaakt worden van een systeem van virtuele LAN s ter beveiliging. Zo kunnen de medewerkers van elke huurder in een beveiligde werkomgeving werken. Het netwerk wordt softwarematig beveiligd door een firewall. Het blijft evenwel aangewezen om uw computers te voorzien van een virusscanner Elektriciteit, water en perslucht 1) Kantoren Het individuele verbruik van elektriciteit en verwarming is ten laste van de huurder: Voor de elektriciteit wordt een forfaitair bedrag aangerekend van 0,9611* euro/m² per gehuurde ruimte per maand. Deze forfait kan aangepast worden aan prijswijzigingen doorgevoerd door de energieleverancier. Het verbruik van de verwarming wordt afgelezen op de warmtemeters verbonden aan de radiatoren. Er wordt maandelijks een voorschot van 0,79* euro/m² per gehuurde ruimte gevraagd. Jaarlijks volgt 5

8 dan een verrekening in plus of min op basis van het werkelijk verbruik en de tarieven van de energieleverancier. 2) Ateliers Het verbruik van water, elektriciteit en verwarming is volledig ten laste van de huurder en zal periodiek afgerekend worden op basis van de tarieven van de nutsleveranciers. 5. Activiteiten 5.1. Ateliers Het beschikbaar vermogen in de ateliers is beperkt tot respectievelijk 80A (ateliers 1 tot 6) en 63A (ateliers 7, 8 en 9). Huurders die een hoger vermogen nodig hebben voor de uitoefening van hun activiteit dienen hierin zelf te voorzien mits voorafgaandelijke toestemming van het BCI. Alle werken die in dit kader dienen uitgevoerd te worden, zijn ten laste van de huurder en dienen na beëindiging van de huurperiode ongedaan gemaakt te worden tenzij anders overeengekomen wordt (cf. huurcontract artikel 19). Bijkomende of gewijzigde elektrische installaties dienen gekeurd te worden door de hiertoe bevoegde instanties. Opslag van chemische producten is toegestaan binnen de normen opgelegd door Vlarem I en II. Omdat de wanden brandwerend zijn en enkel een afscheidende functie hebben, mag er niets aan de wanden van de ateliers worden opgehangen zonder toestemming van het BCI. De draagkracht van de vloer mag door de plaatsing van machines of materiaal niet overschreden worden. De huurder mag de vloer van het gebouw niet belasten met gewichten die hoger liggen dan 200 kg/m² inclusief het gewicht van de scheidingswanden Kantoren Het uitoefenen van fysieke productieactiviteiten of regelmatige aan- of afvoer van producten is niet toegestaan (bv. branden van cd-roms, copyservice ). Systematische opslag van goederen is niet toegestaan. Voor opslag van grote goederen of aantallen wordt gevraagd om een opslagruimte bij te huren. Teneinde de eenvormigheid van het gebouw te bewaren, mogen de muren van de burelen niet geschilderd of behangen worden, tenzij mits uitdrukkelijke toestemming van het BCI Gemeenschappelijke ruimten In de gemeenschappelijke ruimten beschreven in hoofdstuk 3 mogen er geen eigen goederen gestald worden en mag er geen individueel afval achtergelaten worden Overlast/hinder De huurder zal als een goed huisvader gebruik maken van de verhuurde ruimte en er geen luidruchtige bezigheden, noch bezigheden uitoefenen die van aard zijn dat ze de andere gebruikers van het BCI hinderen. De huurder zal de reputatie van het gebouw op generlei wijze schaden. 6

9 Activiteiten van huurders die door hun aard de uitoefening van de activiteiten van andere huurders bemoeilijken of onmogelijk maken, zijn niet toegestaan. 6. Publiciteit 6.1. Publiciteit Het is verboden om mededelingen aan te brengen op ramen, deuren of het gebouw zelf. Een naambord naast elke kantoor- of atelierdeur in het ganggedeelte is voorzien. Op de buitengevel, ter hoogte van de inrit van het BCI hangt een paneel met een overzicht van alle huurders in het BCI. Het betreffen individuele naamborden met een afmeting van 1m B x 22 cm H, die met een folie bekleed worden. De bijdrage voor de kleeffolie en de plaatsing van het bord is ten laste van de huurder. 7. Veiligheid 7.1. Brandveiligheid In het ganse gebouw hangen brandblussers en/of haspels. De brandwerende tussendeuren dienen ten allen tijde gesloten te zijn. Hou alle ingangen en (nood)uitgangen, deuren en poorten ten allen tijde vrij. Indien de activiteit van de huurder een verhoogde brandbeveiliging vereist, dient de huurder hier zelf in te voorzien (bv. extra brandblussers). De brandweer of verzekeringsmaatschappij kan hierover meer inlichtingen verschaffen. Er mag geen gebruik gemaakt worden van verplaatsbare verwarmingstoestellen. In het gebouw heerst een algemeen rookverbod. Buiten het gebouw, aan de hoofdingang, staat een asbak. Gelieve geen peuken achter te laten op de grond. Bij calamiteiten is er een verzamelplaats voorzien voor elke aanwezige in het gebouw. Iedereen wordt verzocht zich daar naartoe te begeven, zodat alle personen geregistreerd kunnen worden. Deze plaats bevindt zich buiten links naast de parking en de elektriciteitscabine op het grasveld en wordt aangeduid met een verzamelbord Extra veiligheidsregels in de ateliers Om veiligheidsredenen wordt de huurders gevraagd om de poort van het atelier bij vertrek steeds te sluiten. Bij nalatigheid kunnen zij verantwoordelijk gesteld worden voor de eventueel opgelopen schade aan het gebouw en haar inrichtingen. Het is toegelaten om voertuigen binnen te rijden in het atelier, enkel en alleen als dit nodig is en specifiek verband heeft met de werkzaamheden van het bedrijf. De inrijhoogte is beperkt tot 4 meter (Atelier 2, 3, 4, 5 en 7) of 5 meter (Atelier 1, 8 en 9). Het is verboden om de motor van stilstaande of geparkeerde wagens te laten draaien. 7

10 De ingangen en doorgang van de ateliers moeten ten allen tijde vrij worden gelaten. De ondernemer moet bij zijn werkzaamheden rekening houden met de hoogte van de hal: deze bedraagt 6 meter. Het is niet toegelaten voorwerpen in de gemeenschappelijke delen achter te laten of op te stapelen E.H.B.O. In de keuken op het gelijkvloers bevindt zich een EHBO-kit met: een vouwbed, een tafel en stoel, een EHBO-kistje met basisbenodigdheden, een logboek. Elk gebruik van de EHBO-kit dient in het logboek opgenomen te worden. Gelieve datum, uur en de aard van de verzorging te vermelden. Zo kan er opgevolgd worden of er bepaalde klachten zijn die regelmatig terugkomen en kunnen eventuele voorzieningen getroffen worden. Het is echter aan te raden om in elk atelier voor dringende gevallen zelf over een EHBO-kistje te beschikken Noodnummers Storingslijn elektriciteit: Melding gaslek: Ambulance of brandweer: Inbraakalarm Het BCI beschikt over een inbraakalarm. Elke huurder en zijn medewerkers krijgen een individuele alarmcode toegewezen om het systeem aan of uit te schakelen. Elke huurder die als eerste het gebouw betreedt, dient het alarm te desactiveren. De laatste huurder die het gebouw verlaat dient het alarm te activeren. Om te weten wie er aanwezig is in het gebouw wordt er gebruik gemaakt van een aanwezigheidsbord naast de inkomdeur. Gelieve dit bord strikt te gebruiken: zo kan een rondgang op zoek naar aanwezige huurders alsook een loos inbraakalarm vermeden worden. 8

11 8. KWZI en Afval 8.1. Kleine Waterzuiveringsinstallatie (KWZI) Het BCI is voor de lozing van zijn bedrijfsafvalwater van huishoudelijke aard aangesloten op de KWZI (kleine waterzuiveringsinstallatie) van de KMO-zone Itterbeek. Er mag geenszins bedrijfsafvalwater van niet-huishoudelijke aard aangesloten worden op de riolering zonder akkoord van het BCI en de exploitant van de KWZI. De huurder is volledig en hoofdelijk aansprakelijk voor alle directe en indirecte schade die voortvloeit uit een verkeerde of onvakkundige aansluiting van zijn afvoer op het openbaar rioleringsstelsel. Indien de huurder overgaat tot eigen zuivering van hun proceswater, dan zal hij hiertoe voorafgaandelijk de vereiste lozingsvergunningen aanvragen. IGEMO kan nooit verantwoordelijk gesteld worden voor het gevolg dat door de bevoegde instanties aan deze aanvraag wordt verleend. A) Bijdrage per medewerker Elke huurder en zijn medewerkers die meer dan 1 dag per week aanwezig zijn op het BCI, dienen een bijdrage te leveren voor de kleine waterzuiveringsinstallatie op de KMO-zone. Voor 2014 bedragen de bijdragen: 36,72 euro/jaar voor kantoormedewerkers 55,08 euro/jaar voor ateliermedewerkers De tarieven zijn gekoppeld aan de index van de consumptieprijzen en kunnen jaarlijks geïndexeerd worden. B) Effluentheffing Op jaarbasis zal tevens een effluentheffing geheven worden. Dit is een bijdrage voor het gedeelte vuil in het water dat niet door de KWZI gezuiverd kan worden. De tarieven hiervoor zijn niet gekoppeld aan een index, maar kunnen wel gewijzigd worden omwille van een gegronde reden De huurders zullen hiervoor op basis van het aantal medewerkers een bijdrage leveren. Voor de ateliers zal naargelang de activiteit een aparte regeling uitgewerkt worden Huishoudelijk afval We onderscheiden vier soorten huishoudelijk afval: Restafval PMD-afval Papier/karton Glas Gelieve het afval juist te sorteren en aan te bieden. 9

12 Elk kantoor beschikt over twee afvalmanden: één voor papier en één voor restafval. De huurder staat zelf in voor de lediging in de daarvoor voorziene containers of dozen (voor papier) in de technische ruimte 1 of in de vuilbakken in de keuken op het gelijkvloers. Gelieve dit te doen uiterlijk de dag vóór de gemeentelijke afvalophaling. De ophaalkalender hangt uit in de keuken op het gelijkvloers. In de keuken bevindt zich een vuilbak voor PMD en een glasdoos. De huurders van een atelier kunnen tevens voor hun huishoudelijk afval, afkomstig van medewerkers, terecht in de containers. Afval afkomstig van productie dient door de huurder zelf verwerkt te worden. Indien uw activiteit een buitenproportionele hoeveelheid papierafval met zich meebrengt vragen wij u deze zelf af te voeren naar het containerpark of eventueel zelf een papiercontainer te voorzien. Indien de ophaaldiensten uw restafval niet meenemen omdat het niet juist aangeboden is, staat u zelf in voor het verwijderen en het opnieuw aanbieden ervan. Gelieve ervoor te zorgen dat er geen afval rondslingert op plaatsen waar of momenten wanneer dit niet de bedoeling is Bedrijfsmatig afval Elk atelier staat in voor de verwerking van zijn eigen bedrijfsmatig afval. In de toekomst kan wel, afhankelijk van de activiteit van andere huurders, de bedrijfsmatige afvalverwerking gezamenlijk georganiseerd worden. Wij vragen met aandrang de nodige aandacht te besteden aan het sorteren en juist aanbieden van afval. Wij verwachten van de huurders dat actief wordt meegewerkt aan het schoon en afvalvrij houden van de terreinen van het BCI. 9. Tariefwijzigingen Alle in dit huishoudelijk reglement vermelde tarieven voor gebruik/verbruik van diensten, ruimten of producten kunnen door het BCI gewijzigd worden ten gevolge van prijsstijgingen van of nieuwe contracten met leveranciers. Elke tariefwijziging zal 2 maanden voor het in voege treden gecommuniceerd worden aan de huurders. 10