Huishoudelijk reglement gemeentelijke wijkcentra Maasmechelen 1/1/2014

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement gemeentelijke wijkcentra Maasmechelen 1/1/2014 ALGEMENE HUURVOORWAARDEN 1. Dit huishoudelijk reglement is integraal van toepassing op de verhuring van volgende wijkcentra: Wijkcentrum Concordia, Oude Baan 205 a 3630 Maasmechelen Wijkcentrum Boorsem, Kannegatstraat Maasmechelen Wijkcentrum Meeswijk, Molenstraat Maasmechelen Wijkcentrum Mechelen-aan-de Maas, Olympialaan Maasmechelen Wijkcentrum Opgrimbie, Hoekstraat Maasmechelen Wijkcentrum Kotem, Grotestraat Maasmechelen Per wijkcentrum zijn er ook locatiegebonden bepalingen van toepassing die integraal deel uitmaken van het huishoudelijk reglement. 2. De wijkcentra zijn eigendom van de gemeente Maasmechelen en worden beheerd door de cultuurdienst Maasmechelen, die voor de operationele en dagdagelijkse werking beroep doet op vrijwillige, gemandateerde beheerders. 3. Het verhuren van het wijkcentrum gebeurt alleen bij geschreven en gehandtekende huurovereenkomst tussen enerzijds de gemandateerde beheerder, bij overmacht zijn vervanger, die hiervoor aangesteld moet worden door het gemeentebestuur, en anderzijds een op naam identificeerbare persoon. Alle praktische afspraken (bijv. sleutelbeheer en eindtijdstip activiteit) worden eveneens gemaakt met de gemandateerde beheerder en zijn bindend. ondertekent zowel de huurovereenkomst als een afschrift van het retributiereglement, huishoudelijk reglement en de locatiegebonden bijlage. 4. Per gebruik zal er tussen beide partijen een huurovereenkomst worden opgesteld. Bij wekelijks gebruik van kleine zalen kan echter een jaarcontract afgesloten worden. 5. In de huurovereenkomst worden de gewenste lokalen, datum(s) en duur van gebruik, de titel en/of aard van de activiteiten vermeld evenals alle nuttige inlichtingen. 6. Voor aanvang van de activiteit kan er door de beheerder een plaatsbeschrijving en/of checklist opgesteld worden, die door beide partijen ondertekend wordt. Zonder plaatsbeschrijving wordt uitgegaan van een volledig zuiver en onbeschadigd wijkcentrum. 7. Een aanvraag kan worden geweigerd omwille van de aard van de activiteit, indien deze in strijd is met de openbare orde, de goede zeden of de geldende wetgevingen en/of reglementeringen of op basis van overtredingen van de huurovereenkomst door de huurder in het verleden. 8. Bij ondertekening van de huurovereenkomst is de huurder verantwoordelijk voor het stipt naleven van de huurovereenkomst en de bepalingen van het huishoudelijk reglement. BETALING & WAARBORG 9. Het gebruik van het wijkcentrum is onderhevig aan het betalen van huur en mogelijke huurwaarborg. De kostprijzen van de accommodatie staan vermeld in het retributiereglement. 10. Na ondertekening van een huurovereenkomst ontvangt de huurder een overschrijvingsformulier voor de betaling van de huur, betaalbaar binnen 30 dagen.

2 11. De huurwaarborg (indien van toepassing) dient betaald te worden uiterlijk 30 dagen voor de activiteit plaatsvindt. 12. Een huurovereenkomst is pas definitief na betaling van zowel de huurprijs en de mogelijke huurwaarborg. Indien huurprijs en/of huurwaarborg niet betaald zijn, wordt u de toegang tot het wijkcentrum geweigerd. 13. Na de activiteit wordt de waarborg uiterlijk binnen 30 dagen na afloop van de activiteit teruggestort op de rekening van de huurder, op voorwaarde dat de zaal werd teruggegeven in de staat waarin ze zich voor de activiteit bevond. 14. De bedragen, vermeld in het retributiereglement, zijn gekoppeld aan de evolutie van de consumptieprijsindex en stemmen overeen met de index van november 2013 (basisjaar 2004 = 100). Ze worden om de drie jaar aangepast aan de consumptieprijsindex van de maand november die aan de aanpassing voorafgaat volgens de formule: Basistarief x nieuwe index Geïndexeerd tarief = Basisindex Basistarief = tarief retributie zoals vastgesteld in onderhavig reglement Nieuwe index = de index van de maand november van het voorgaande jaar Basisindex = de index van de maand november 2013 (basisjaar 2004=100) De eerste aanpassing zal geschieden op 1 januari De bedragen na indexering zullen worden afgerond als volgt: beneden de 50 eurocent naar de lagere euro, vanaf 50 eurocent naar de hogere euro. 15. Bij niet betaling van de onbetwiste en opeisbare retributie/gemaakte onkosten wordt de aanmaningsprocedure opgestart: eerste aanmaning zonder kosten, tweede aanmaning met aanrekening van de kosten voor de aangetekende zending, die leidt tot uitvaardiging van een dwangbevel door de financieel beheerder. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaardersexploot. (Cf. artikel 94 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen.) Bij niet betaling van de betwiste en opeisbare retributie wordt deze burgerrechtelijk ingevorderd. VOORSCHRIFTEN, VERGUNNINGEN & VEILIGHEIDSBEPALINGEN 16. Het gemeentebestuur van Maasmechelen is eigenaar van het gebouw maar kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, beschadiging aan materialen van derden of gebeurlijke ongevallen. 17. Alle taksen, retributies, vergunningen, verzekeringen en belastingen die volgen uit het gebruik van het wijkcentrum en de hieraan gerelateerde activiteit zijn volledig ten laste van de huurder. 18. Indien er een gemeentelijke vergunning vereist is voor de activiteit, zal bij afsluiten van de overeenkomst een kopie overhandigd worden aan de beheerder. 19. Om veiligheidsredenen is het ten strengste verboden de maximum toegelaten capaciteit personen te overschrijden. Het maximum aantal personen is vastgelegd en staat genoteerd in de bijlage specifiek per wijkcentrum. 20. Er geldt een algemeen rookverbod.

3 21. Het is ten strengste verboden de nooduitgangen te versperren. 22. Het is verboden maaltijden te bereiden in andere lokalen, en met andere keukentoestellen, dan deze in de keuken van het wijkcentrum (indien van toepassing). 23. Het is ten strengste verboden om gasflessen en gasbekken in het wijkcentrum te gebruiken. DRANKLEVERANCIER 24. Er is één vaste drankleverancier aan elk wijkcentrum verbonden. Het is verboden om andere dranken dan deze door hem geleverd te nuttigen in het wijkcentrum. Er kan ten alle tijden controle gedaan worden door de beheerder. Indien overtreding wordt vastgesteld zal de volledige waarborg ingehouden worden. 25. Alle afspraken wat betreft drank, hoeveelheid, etc... worden rechtstreeks afgesproken tussen de huurder en de drankleverancier. Ook de afrekening gebeurt rechtstreeks met de drankleverancier. Na de activiteit wordt het leeggoed geteld en genoteerd: de huurder wordt geacht 1 nota zelf mee te nemen en 1 nota mét naam op buffet te leggen voor de drankleverancier. GEBRUIKSBEPALINGEN, ORDE & NETHEID 26. Toiletpapier moet door de huurder zelf voorzien worden. 27. Het is verboden om ramen, deuren of muren te beplakken of te beschrijven. Géén plakband gebruiken op tafels, deuren en/of muren. 28. Het wijkcentrum moet, na gebruik, achtergelaten worden zoals het vóór gebruik was met uitzondering van het poetsen van de vloer. Tafels, stoelen, frigo s, buffet, worden teruggeplaatst op de vooraf afgesproken plaats. 29. Frigo s leegmaken en uitwassen, ook de frigodeuren afwassen, lege flessen in de bakken sorteren. Glazen worden afgedroogd en terug op de voorziene plaats gezet. 30. De buitenruimte, rechtstreeks verbonden aan het wijkcentrum (koer, parkeerplaats, ) dient zuiver gehouden te worden (bijv. sigarettenpeuken) en indien nodig na het feest geveegd te worden. 31. Alle afval moet in vuilzakken, die de huurder zelf meebrengt, gestopt worden en wordt door de huurder zelf meenomen. Leeggoed (zonder statiegeld) en papier wordt ook door de huurder meegenomen. Alle vuilbakken in het wijkcentrum (ook op toiletten) moeten leeggemaakt worden en proper terug geplaatst. 32. Alle gebruikte lokalen van het wijkcentrum, inclusief sanitair en gangen, dienen ten laatste op het afgesproken tijdstip van einde gebruik, volledig opgeruimd en gepoetst achtergelaten te worden. Alle eigen goederen en materialen moeten op dat tijdstip verwijderd zijn. 33. draagt zorg voor het wijkcentrum als een goede huisvader, hiermee wordt bedoeld : bij verlaten van het centrum alle lichten doven, verwarming correct uitzetten (indien van toepassing), deuren sluiten, eventuele defecten melden,. EINDBEPALINGEN 34. De gemandateerde beheerder heeft ten allen tijde het recht toezicht te houden op naleving van dit huishoudelijk reglement. 35. Indien huurder afval, leeggoed, papier en dergelijke achterlaat, wordt een forfaitaire kost van 25 aangerekend of via de waarborg gecompenseerd.

4 36. Indien de huurder het wijkcentrum niet netjes en opgeruimd achterlaat, kunnen schoonmaakkosten aangerekend of via de waarborg gecompenseerd worden. 37. Eventuele vernielingen aan het wijkcentrum of aan de ter beschikking gestelde materialen worden aangerekend of via de waarborg gecompenseerd. 38. Flagrante inbreuken op het huishoudelijk reglement kunnen als bijkomende kost worden aangerekend of via de waarborg gecompenseerd. 39. Bij flagrant overtreden van dit huishoudelijk reglement en/of het niet nakomen van correcte financiële afrekening kan toekomstig gebruik van het wijkcentrum geweigerd worden. 40. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden bepaald door de cultuurdienst. 41. Afwijkingen op dit huishoudelijk reglement kunnen enkel door het college van burgemeester en schepenen worden toegestaan mits voorafgaandelijke en gemotiveerde collegebeslissing.

5 Bijlage 1: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Boorsem 1. Beheerder : Elvire Martens 0496/ i. Maximumcapaciteit : 260 personen doopfeesten, jubilea, fuiven, carnavalbals, 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de beschikbare karren per 10 gezet. Gebruikte stoelen worden per 5 gestapeld (lichte stoelen) en per 7 (donkere stoelen). Zij worden terug geplaatst op de voorziene bergruimte, tussen de rode lijnen. 4. Buffet, frigo s, fornuis, oven, microgolfoven worden uitgezet. Denk ook aan de frigo in de keuken, de frigo in de kelder en de bierkoeling.

6 Bijlage 2: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Concordia 1. Beheerder : Ludwine Conaert 0478/ i. Maximumcapaciteit : 300 personen doopfeesten, jubilea, fuiven, carnavalbals, 3. De verwarming hoeft niet uitgezet te worden, deze valt automatisch na 2 uur uit! 4. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de hiervoor aangeduide plaats gezet. Gebruikte stoelen worden per 15 gestapeld en eveneens op de aangeduide plaats gezet. 5. Buffet, frigo s en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.

7 Bijlage 3: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Opgrimbie 1. Beheerder : Gerard Vanderhallen 089/ / i. Maximumcapaciteit : 190 personen doopfeesten, jubilea, met uitzondering van bals en fuiven. 3. Gebruikte tafels worden afgewassen. Tafels en stoelen worden op de ervoor voorziene plaats gezet. 4. Buffet, frigo s, fornuis, oven, microgolfoven, aanrecht en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet, ook de frigo s die in de kelder staan.

8 Bijlage 4: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Kotem 1. Beheerder : Guy Hauben 0498/ i. Maximumcapaciteit : 99 personen (na aanpassingswerken zoals in project voorzien 180 personen doopfeesten, jubilea,, met uitzondering van fuiven, carnavalbals 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de hiervoor aangeduide plaats gezet. Gebruikte stoelen worden per 15 gestapeld en eveneens op de aangeduide plaats gezet. 4. Buffet, frigo s en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.

9 Bijlage 5: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Meeswijk 1. Beheerder : Viviane Ramaekers 0495/ / i. Maximumcapaciteit : 100 personen doopfeesten, jubilea, met uitzondering van fuiven, carnavalbals 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de beschikbare karren per 10 gezet. Gebruikte stoelen worden per 7 gestapeld en terug geplaatst op de voorziene bergruimte, tussen de rode lijnen. 4. Buffet, frigo s, fornuis, oven, microgolfoven, aanrecht en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet, ook de frigo s die in de kelder staan.

10 Bijlage 6: locatiegebonden bepalingen wijkcentrum Olympia Mechelen a.d. Maas 1. Beheerder : Olga Houben 089/ i. Maximumcapaciteit : 180 personen doopfeesten, jubilea, met uitzondering van fuiven, carnavalbals, 3. Gebruikte tafels worden afgewassen en op de hiervoor aangeduide plaats gezet. Gebruikte stoelen worden per 15 gestapeld en eveneens op de aangeduide plaats gezet. 4. Buffet, frigo s en spoelbakken worden na gebruik gereinigd. De elektrische apparaten worden uitgezet.