UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD

Transcriptie

1 UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD van: Werner Baudewijn, voorzitter van de gemeenteraad Karen De Colfmacker, burgemeester Jozef Van den Bulcke, Johan De Bleecker, Eric De Vriendt, Guido De Temmerman, schepenen Pascale Adriaens, voorzitter OCMW/schepen Marleen Vanwildemeersch, Bruno Tuybens, Hilde Eeckhout, Patrick Moreels, Emmy Herregodts, Mario Baert, Dries Goedertier, Francia Neirinck, Louis Ide, Gerda Van Den Bulcke, Pieter Eeckhout, raadsleden Tineke Van Nieuwenhuyze, gemeentesecretaris Dagorde 14 Investeringen in kunstgrasvelden voor bij de KBVB aangesloten Zwalmse voetbalclubs - goedkeuring ontwerp gebruiksovereenkomst BBC Vrije tijd en welzijn sport AP 509 Inleiding Voorwerp en motivering Verwijzingen Regelgeving Tussenkomsten Stemming Besluit Bijlage Guido De Temmerman, schepen In het reglement houdende subsidiëring inzake kunstgrasvelden dat heden werd goedgekeurd door de gemeenteraad is in art. 4 voorzien dat In een aanvullende gebruiksovereenkomst dienen dan tevens de modaliteiten van gebruik door de gemeente of gemeentelijke verenigingen en dergelijke te worden geregeld. Bedoeling van deze aanvullende gebruiksovereenkomst is het terrein ook beschikbaar te stellen voor gemeentelijke jeugdverenigingen, gemeentelijke sportverenigingen, scholen, en waarbij uiteraard ook rekening werd gehouden met de club als prioritaire hoofdgebruiker alsook het gelijkheidsbeginsel waarbij gebruik van het veld op zich door zowel voetbalclub X en andere erkende Zwalmse gemeentelijke verenigingen en scholen steeds gratis is. Gezien uiteraard bij gebruik van kleedkamers en veldverlichting voetbalclub X een verbruikskost draagt als uitbater van de site is het ook logisch dat daar voetbalclub X wel die werkelijke verbruikskosten (die ze zelf draagt) kan doorrekenen aan gebruikers gezien anders hier voetbalclub X zou gediscrimineerd worden. Met andere woorden is gebruik gratis maar verbruik uiteraard niet. Teneinde een maximale ontsluiting te bieden betreft de gebruiksovereenkomst niet alleen het toekomstig kunstgrasveld maar logischerwijze ook de aanpalende kleedkamerinfrastructuur. Dit ontwerp van gebruikersovereenkomst werd voorgelegd aan het bestuur van de sportadviesraad op hoewel strikt gezien er geen advies vereist is. Het advies was gunstig en zonder opmerkingen. Gemeenteraadsbesluit van houdende goedkeuring van een subsidiereglement voor o.a. de aanleg van een kunstgrasveld door bij de KBVB aangesloten Zwalmse voetbalclubs Gemeenteraadsbesluit van houdende goedkeuring van de ontwerp erfpachtopstalvoorwaarden Verslag bestuur sportraad van Art. 42 & 43 van het gemeentedecreet Stemming bij handopsteking over het voorliggend ontwerp van besluit, conform het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad, met volgende uitslag: Art. 1 De ontwerp-gebruiksovereenkomst cf art 4 van het subsidiereglement inzake de aanleg van een kunstgrasveld - af te sluiten met een aanvragende voetbalclub en opgenomen in bijlage wordt goedgekeurd Art. 2 De burgemeester en secretaris worden gemachtigd tot ondertekening van deze overeenkomst samen met de bijhorende erfpacht- opstalakte met de aanvragende club(s) wanneer nodig in kader van een concrete en definitieve subsidieaanvraag conform de gemeenteraadsbeslissingen van heden inzake subsidiëring van een kunstgrasveld. Art. 3 - Het college van burgemeester en schepenen regelt de verdere praktische uitvoering en opvolging. Ontwerp van OVEREENKOMST inzake GEBRUIK van het kunstgrasveld en kleedkamerinfrastructuur van VOETBALCLUB X

2 TUSSEN: Enerzijds: De VZW voetbalclub X, met zetel xxxxx te 9630 Zwalm, ondernemingsnummer xxxxx, alhier vertegenwoordigd door xxxxxx hierna genoemd: voetbalclub X /hoofdgebruiker En anderzijds: De GEMEENTE Zwalm, met zetel Zuidlaan 36 te 9630 Zwalm, alhier vertegenwoordigd door de mevrouw Karen De Colfmacker, burgemeester en mevrouw Tineke van Nieuwenhuyze, gemeentesecretaris, hierna genoemd: de gemeente Artikel 1: Inhoud en reden van het contract De gemeente wenst te investeren in gemeenschapsinfrastructuur in de vorm van aanleg van een kunstgrasveld door hieronder vermeld terrein in erfpacht te krijgen en op haar beurt in opstal te geven aan de hierboven genoemde hoofdgebruiker(s). De bijdrage van de gemeente onder de vorm van subsidiëring bedraagt max en werd geregeld in een gemeenteraadsbesluit. voetbalclub X gaf via notariële akte dd xxxx een perceel grond - gelegen xxxxx te Zwalm en gekadastreerd volgens recent kadastraal uittreksel Zwalm xxxxxxxxx - in erfpacht aan de gemeente Zwalm voor 27 jaar tegen 1 symbolische euro per jaar waarbij de gemeente Zwalm op haar beurt via notariële akte dd xxx hetzelfde perceel om niet in opstal gaf aan voetbalclub X voor de aanleg van een kunstgrasveld met toebehoren. De opstal werd verleend op voorwaarde dat de opstalhouder ( voetbalclub X ) een kosteloos recht van gebruik verleent aan de gemeente Zwalm en via deze laatste aan door de gemeente erkende verenigingen en Zwalmse scholen. Door deze regeling verwerft de gemeente Zwalm voldoende zekerheid omtrent de aanwending van haar investering en kan in kader van het algemeen beland de gesubsidieerde infrastructuur ontsloten worden voor de lokale gemeenschap. Het is dit kosteloos recht van gebruik dewelke we in deze overeenkomst wensen te regelen. Gezien gebruik van het kunstgrasveld het noodzakelijk maakt dat de kleedkamerinfrastructuur kan worden gebruikt, wordt ook dit hierbij geregeld. Artikel 2: Beschrijving van het onroerend goed Inzake de onroerende goederen waarover deze overeenkomst het gebruik wil regelen wordt het volgende begrepen: het toekomstig kunstgrasveld (gelegen xxxxxxx voor een oppervlakte van xxxxxxxxx) alsook de aanpalende kleedkamerinfrastructuur. Artikel 3: Duur Deze overeenkomst gaat in op datum van ondertekening en eindigt bij het beëindigen van het recht van opstal conform de notariële akte dd xxxx. Artikel 4: Gebruiksrecht Het gebruik van de sportinfrastructuur zoals beschreven in art 2 is niet-exclusief voorbehouden aan voetbalclub X die echter wel steeds als hoofdgebruikers optreedt van de infrastructuur. Het (mede)gebruiksrecht gegeven aan de gemeente Zwalm houdt het gratis medegebruik in van door de door de gemeente erkende verenigingen ( waaronder ook andere voetbalclubs bijv. ) en scholen op het grondgebied van Zwalm, verder ook medegebruikers genoemd. Gebruik is hier te lezen als zuiver gebruik van het kunstgrasveld zonder gebruik nutsvoorzieningen. Volgende tarieven kunnen aan de gebruiker worden aangerekend per gebruiksbeurt van 90 minuten: Tarief Zwalmse vereniging/school Tarief niet Zwalmse vereniging/school Enkel kunstgrasveld gratis 45 Kunstgrasveld+ kleedkamers en/of veldverlichting Alle gebruik is derhalve kosteloos voor Zwalmse verenigingen en scholen behalve in de gevallen waarin dus ook voetbalclub X als hoofdgebruiker verbruikskosten voor nutsvoorzieningen en dergelijke draagt. De hierboven vermeldde tarieven moeten aan de drager van de kosten worden betaald nl

3 aan voetbalclub X. Gemeentelijke initiatieven van algemeen belang zijn steeds volledig kosteloos zowel inzake gebruik en verbruik nutsvoorzieningen. De tarieven worden jaarlijks door voetbalclub X in samenspraak met de gemeente herbekeken, geëvalueerd en hervastgesteld op een jaarlijks vast overleg (cf. art. 15) Voetbalclub X zal voor het hoofdgebruik van het gebruikte goed een gedetailleerd gebruik van het kunstgrasveld zoals een volledige competitiekalender, tornooikalender en overzicht van de bekerwedstrijden ter beschikking stellen (en dit onder voorbehoud van wijzigingen) aan de gemeente bij aanvang van ieder competitiegedeelte. Deze kalender wordt tweemaal per jaar doorgegeven aan de gemeente. Het eerste deel van de kalender zal de periode van 1/01/20.. tot 01/08/20.. bevatten. Het tweede gedeelte bestrijkt de periode van 01/08/20.. tot 31/12/20.. De sportdienst van de gemeente maakt samen met voetbalclub X ook een jaaroverzicht voor het medegebruik van de accommodatie en dit voor eigen organisaties of organisaties van erkende verenigingen (ook bijv andere voetbalverenigingen) en Zwalmse scholen. Wijzigingen in het jaaroverzicht of (extra) activiteiten tijdens het jaar moeten aangevraagd worden aan voetbalclub X. De procedure tot reservering voor medegebruikers zal in onderling overleg afgesproken worden. Het gebruik van het kunstgrasveld is uiteraard enkel dienstig voor kunstgrasgerelateerde sporten of activiteiten die het terrein niet kunnen schaden conform de voorschriften van de producent en hoofdgebruiker. Artikel 5: Schade De hoofdgebruiker/ voetbalclub X staat in voor de regeling van alle schadegevallen die zich zouden voordoen met aanpalende of omwonende eigenaars of derden, voor zover bedoelde schade is ontstaan door het hoofdgebruik dat in onderhavige overeenkomst is voorzien. De hoofdgebruikers zijn echter niet verantwoordelijk voor de schade veroorzaakt door medegebruikers aan wie het terrein of accommodatie ter beschikking gesteld werd. Vastgestelde schade dient door de medegebruikers onmiddellijk gemeld te worden aan voetbalclub X. Artikel 6: Onderhoud en gebruik 6.1 Onderhoud en gebruik van de kleedkamerinfrastructuur De hoofdgebruikers staan in voor alle onderhouds- en herstellingswerken. De medegebruikers zullen zorgen voor een uiterste zuinigheid inzake het verbruiken van verwarming, water en elektriciteit waarvan zij alle kosten en lasten dragen. Zij zullen tevens instaan voor het correct gebruik van de terreinverlichting. 6.2 Onderhoud en gebruik van het terrein De hoofdgebruikers staan in voor het onderhoud van het kunstgrasveld. Dwz dat zij o.a. tijdens het voetbalseizoen wekelijks het kunstgrasveld borstelen zoals aangegeven door de fabrikant van de grasmat. Het wekelijks reinigen van alle afval, zowel op als rond het kunstgrasveld, valt ten laste van de hoofdgebruikers. De hoofdgebruikers zorgen voor een nette infrastructuur. Artikel 7: Taksen/belastingen Alle belastingen, retributies of taksen die op de in gebruik gegeven plaats ( inclusief terrein/grond ) geheven worden of zouden worden zijn ten laste van voetbalclub X. Artikel 8: Controle De afgevaardigden van de gemeente zullen op elk ogenblik de infrastructuur mogen bezoeken om na te gaan of de hoofdgebruikers hun verplichtingen nakomen, of uit veiligheidsoverwegingen (brandveiligheid, watersnood, etc.). De hoofdgebruikers engageren zich de afgevaardigde van de gemeente toegang te verlenen tot de infrastructuur en alles wat nodig is om de naleving van deze overeenkomst te controleren. Artikel 9: Publiciteit en reclame Het is de hoofdgebruikers toegestaan om rond en in de sportsite publiciteit te voorzien voor zover ze niet in strijd is met de openbare orde en goede zeden en voor zover zij voor het

4 overige voldoet aan de reglementering van de gemeente en hogere overheden. Hierbij dienen alle stedenbouwkundige voorschriften te worden nageleefd. Artikel 10: Ontbinding van de overeenkomst Deze gebeurt conform de voorwaarden voorzien in de akte van erfpacht/opstal/toekenning gebruiksrecht welke bij deze overeenkomst wordt gevoegd. Artikel 11: Verantwoordelijkheid De hoofdgebruikers zijn verantwoordelijk voor de goede naam en de standing van de uitbating die dient te gebeuren binnen de normen van de openbare orde en de goede zeden. De hoofdgebruikers ontslaan de gemeente van alle verantwoordelijkheid omtrent ongevallen, beschadiging, brand, verlies of diefstal. Artikel 12: Bijzondere verbodsbepalingen De hoofdgebruikers verbinden er zich toe geen enkele wijziging aan de dienstbestemming van de aanpalende lokalen te brengen en er geen enkele handelsactiviteit uit te voeren die niet binnen het normaal kader van de huidige uitbating valt. De hoofdgebruikers dienen stipt alle wetten en reglementen met betrekking tot de aanpalende uitbating na te leven en dienen in het bezit te zijn van alle vereiste vergunningen en/of machtigingen die opgelegd zijn of opgelegd zouden worden. Artikel 13: Verzekeringen De eigenaar/hoofdgebruikers ( voetbalclub X ) verbinden zich ertoe de gehele infrastructuur te laten verzekeren tegen de gevaren van brand en aanverwante risico s, elektriciteitsschade, waterschade, stormschade, glasbreuk en dergelijke alsook de ( bijhorende ) burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden en voorzien in die polis een clausule inzake afstand van verhaal ten aanzien van andere gebruikers voor die schades die in die brandverzekering van de eigenaar/hoofdgebruiker verzekerd zijn. Deze afstand van verhaal geldt niet voor andere schades en eventuele huurschade. De eigenaar/hoofdgebruiker verzekert eveneens de burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruikers tegenover derden. De waarborg verhaal van derden is ook verworven voor de gebruikers van de verzekerde infrastructuur. De hoofdgebruikers overhandigen een kopie van de brandverzekeringspolis en polis BA objectieve aansprakelijkheid en leggen op eerste verzoek het bewijs van de premiebetaling voor. Deze polissen zullen voorzien dat de verzekeringsmaatschappij de gemeente op de hoogte brengt bij stopzetting of wijziging van de vereiste polissen, om welke reden dan ook. Artikel 14: Evaluatie en geschillen Partijen spreken af jaarlijks samen te zitten om de uitvoering van de overeenkomst te evalueren. De evaluatievergadering bestaat uit minimaal twee afgevaardigden van voetbalclub X en minimaal twee afgevaardigden van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Zwalm. Artikel 15: Sancties niet-naleving Niet-naleving van deze overeenkomst leidt tot de sancties voorzien in de notariële akte van xxxx inzake de erfpacht/opstal in deze. Voor alle geschillen met betrekking tot deze overeenkomst zijn enkel de Rechtbank van Eerste Aanleg Oost-Vlaanderen, Afdeling Oudenaarde, bevoegd. Aldus opgemaakt in drie exemplaren, waarvan elke partij verklaart één exemplaar te hebben ontvangen. Gedaan te Zwalm op Voor de gemeente Zwalm, namens het college van burgemeester en schepenen

5 De gemeentesecretaris De burgemeester Voor voetbalclub X