Voorschriften voor de elektronische afwikkeling van ServiceCards via het ServiceCardPortal op internet

Transcriptie

1 1 Voorschriften voor de elektronische afwikkeling van via het ServiceCardPortal op internet Voorwaarden Afsluiting van een kaartacceptatiecontract (partnerovereenkomst). Vrijschakeling voor het gebruik van het ServiceCardPortal. De vrijschakeling en het kaartacceptatiecontract kunt u op internet aanvragen onder in het menu [Registratie]. Wanneer u een autorisatie heeft ontvangen voor de alarmcentrale, maar nog geen kaartacceptatiecontract heeft, kunt u de handeling toch afwikkelen via de kaart. Zie hiervoor [Verloop S24h] onder Werkwijze Als de klant volledig akkoord gaat met het aanbod (opdrachtbevestiging / leveringsdocument aanwezig), afwikkeling via de ServiceCard wil en de kaartgegevens bij u bekend zijn (kaartnummer en vervaldatum) gaat u als volgt te werk. Stap 1: ServiceCardPortal op internet oproepen. Open in uw internetbrowser het adres en voer uw toegangsgegevens in. Gebruikersnaam Wachtwoord Mochten er hierbij problemen ontstaan, wendt u zich dan tot de support-hotline tel (0)6027/ (ma-vr 8-17 uur). Stap 2: Controle van de autorisatie U dient te controleren of de voertuighouder (zie voertuigpapieren) overeenkomt met de kaarthouder (zie het weergave in ServiceCardPortal). Afwijkende regelingen gelden in de volgende speciale gevallen: Voertuighouder komt niet overeen met kaarthouder Wanneer het voertuig op naam van een verhuurorganisatie staat en niet op naam van de kaarthouder, bent u verplicht om de naam van de kaarthouder te vergelijken met de naam van de klant in het huurcontract.

2 2 Ondernemingskaart Bij een ondernemingskaart (kenmerk Company op de kaart resp. een vermelding in het ServiceCardPortal), die vrije dealers bijvoorbeeld voor de inkoop van onderdelen kunnen gebruiken, dient u te controleren of de kaarthouder gebruiksrechten heeft. Als bewijsmiddelen kunnen bijvoorbeeld een ondernemingspasje, bestelling of volmacht worden gebruikt. Vermeld de volledige naam op het leveringsdocument. Stap 3: Betalingsgarantie aanvragen. Voordat de reparatiewerkzaamheden worden uitgevoerd resp. voordat de onderdelen worden geleverd dient u een betalingsgarantie van de kaartuitgever over de verwachte hoogte van de brutofactuur te verkrijgen, de zogenoemde autorisatie. De functie Autorisatie vindt u in het ServiceCardPortal in het hoofdmenu onder [] [Autorisatie]. Hier voert u de autorisatie uit door het kaartnummer en de vervaldatum in te voeren. Het identificatienummer van het voertuig (FIN) waarvoor de servicediensten worden verleend moet worden ingevoerd, om te garanderen dat de ontvanger zijn controleverplichtingen (zie stap 2) nakomt. Foutmelding "Op grond van bijzonderheden van deze kaart is een autorisatie bij dit acceptatiepunt niet mogelijk.": Bepaalde kaarten (kaarten met servicecontract, dealerkaarten) kunnen alleen na specifieke controles worden geautoriseerd, die alleen door de CAC resp. de kaarthouder zelf mogelijk zijn. Wendt u zich voor de autorisatie tot de alarmcentrale (CAC). Wanneer de pagina Autorisatieaanvraag (limietoverschrijding) verschijnt is het door u benodigde bedrag hoger dan het vrij beschikbare bedrag. Controleer in dat geval of u het bedrag in deze hoogte daadwerkelijk nodig heeft en klik vervolgens op de knop [Versturen]. Op de volgende pagina wordt u geïnformeerd over de status van uw aanvraag. Nadat de controle is afgesloten ontvangt u per bericht over de acceptatie / afwijzing. U dient het autorisatiedocument af te drukken en te bewaren in uw dossier. Stap 4: Factuur opmaken. Factuur op naam van de klant opstellen (factuurontvanger), maar versturen aan UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, D Kleinostheim. Op de factuur dient te zijn vermeld dat de betaling via de ServiceCard plaatsvindt. Als de daadwerkelijke factuur hoger is dan het geautoriseerde bedrag, heeft u de mogelijkheid, het hogere bedrag compleet opnieuw te autoriseren. Gebruik hiervoor de functie Autorisatie verhogen. Wanneer het verhogen van de autorisatie is gelukt wordt de oude autorisatie automatisch teruggeboekt.

3 3 Stap 5: Factuur en afrekeningsgegevens aan de kaartuitgever doorgeven. Naast het versturen van de factuur naar de kaartuitgever moeten de factuurgegevens elektronisch in het ServiceCardPortal worden geregistreerd (de zogenoemde afrekening). De functie Afrekening vindt u in het ServiceCardPortal in het hoofdmenu onder [] [Afrekening]. De afrekening voert u uit op basis van de ten grondslag liggende autorisatie. Slechts de door uw bedrijf gemaakte autorisaties zijn daar vermeld. Autorisaties die door een alarmcentrale (CAC) zijn gemaakt, kunt u zoeken door het invoeren van het kaartnummer en het autorisatienummer in het daarvoor bestemde zoekveld. De afrekeningskwitantie dient u te printen en samen met de originele factuur te sturen naar: UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, D Kleinostheim.

4 4 Kaartlay-out De volgende kaarten kunnen worden afgewikkeld. Alle kaarten hebben op de achterzijde het UTA-logo. met Full Service-diensten met geselecteerde Full Service-diensten

5 5 Zo vindt u de juiste gegevens. Kaartnummer Kentekennummer van het voertuig Naam van de klant Vervaldatum van de kaart