Juridische zaken Ken je rechten en plichten

Transcriptie

1 Juridische zaken Ken je rechten en plichten

2 Juridische zaken Ken je rechten en plichten

3 Voorwoord 2 Willem Overbosch Directeur MKB Servicedesk 3 Nederland telt bijna 1.4 miljoen ondernemers. Waarvan ongeveer zonder personeel en bijna met personeel. Wij hebben allemaal te maken met de wetten en regels die de overheid stelt. In het economisch verkeer maken wij afspraken met klanten, leveranciers en werknemers. Allemaal afspraken die moeten voldoen aan de wet en die bescherming moeten bieden in de relaties tussen personen onderling. In de afgelopen tien jaar heb ik als ondernemer het juridische spel leren waarderen als onderdeel van het realiseren van mijn ondernemersdroom. Sterker nog het is het cement van je bedrijf. Heb je deze zaken niet op orde, dan weet je één ding zeker; het komt een keer bij je terug. Dit kan zijn bij een conflict met een leverancier of bij de verkoop van je bedrijf. Goede afspraken, de juiste rechtsvorm en heldere overeenkomsten met klanten, leveranciers en personeel horen wel bij het zakendoen. Het is ook niet verrassend dat de meeste vragen die we bij MKB Servicedesk binnen krijgen, over juridische zaken gaan. Eindelijk hebben we ze gebundeld in een praktisch handboek waar je eenvoudig tips en trucs uit kan halen. Ik hoop dat je met dit boek de bouwstenen van je bedrijf goed kan vermetselen en je ondernemersdroom kan waarmaken. Laat mij horen wat je ervan vindt #juridischezaken

4 Voorwoord 4 Eelco Stuut Algemeen directeur van USG Legal Professionals 5 Jij bent natuurlijk het allerliefste bezig met waar je goed in bent. Ondernemen. Kansen zien, op avontuur gaan, nieuwe klanten ontmoeten. De verschillende fasen en groei van je bedrijf brengen echter de nodige juridische vraagstukken en vaak een flinke stapel papierwerk met zich mee. Dit vergt veel van je tijd en zorgt dat je je niet altijd kunt focussen op wat je echt belangrijk vindt. Om al helemaal niet te spreken over hoeveel tijd en energie juridische conflicten kosten. Je wilt je geen zorgen hoeven maken over juridische zaken. Om ervoor te zorgen dat jouw business soepel loopt en je ruimte blijft houden om je dromen na te jagen is het handig om een aantal zaken te weten. Welke regels gelden op het gebied van je bedrijf zoals aansprakelijkheid, personeel, contracten, algemene voorwaarden, de overheid en het huren van bedrijfsruimte. Of om het makkelijker te zeggen: hoe je jouw juridische zaken regelt. Wij willen je daar graag bij helpen. En daarom bieden we met dit boek Eerste hulp bij Juridische zaken. Vol met handige achtergrondinformatie die je erbij kunt pakken als je een juridische vraag hebt. En met tips, interviews, ervaringen, aandachtspunten en valkuilen waar je op moet letten. Want er zijn op juridisch gebied ook veel zaken die constant veranderen en wetgeving die wordt aangepast. De komst van de Wet Werk en Zekerheid bijvoorbeeld, die ervoor zorgt dat er in 2015 op gebied van flexibel personeel en ontslag een hoop verandert. Dus pak dit boek erbij als je meer wilt weten over de juridische kanten die horen bij een bedrijf. Zodat je snel díe informatie hebt die je nodig hebt en verder kunt gaan met datgene wat jij het liefst doet: ondernemen.

5 Inhoudsopgave Voorwoord 2 1. Je bedrijf 10 Welke rechtsvorm moet ik kiezen? 12 Hoe bescherm ik mijn intellectuele eigendom? 23 Contracten en overeenkomsten 32 Algemene voorwaarden 40 Bedrijfsoverdracht 47 Interview Kees Dolman, Marindex Je bedrijfsruimte 106 Soorten bedrijfsruimte 108 Wat staat er in het huurcontract 111 Opzeggen van huurcontract 117 Huurcontract eerder eindigen of overdragen 120 Interview Erik Willemse, Carla s Lunch & Diner 123 Colofon Je personeel 58 Arbeidsovereenkomsten 60 Flexibele arbeidsovereenkomsten 64 Proeftijd 72 De regels bij ontslag 75 Tussentijdse opzegging tijdelijk contract 84 Interview Daniëlle Kleyheeg, i4talent De overheid 92 Wijzigingen wetten en regels 92 Bestemmingsplan en vergunningen 94 Aanbesteden 99 Interview Johan Draijer, Torquit 102

6 Hoe werkt dit UITLEG Zo werkt het: boek? Lees meer Waar verwijzen we naar door? Lees meer Bij de lees meer iconen vind je directe links naar handige artikelen waarin je meer kunt lezen over het onderwerp. 8 Tijdens het lezen van dit boek, zul je regelmatig een verwijzing naar het internet tegenkomen. Om het overzichtelijk te houden, gebruiken we de volgende iconen. Handige tip Informatieve video Handige tip Deze tips geven je praktische handvatten om verder te komen op het deelgebied waarover je aan het lezen bent. Informatieve video Zie je dit icoon staan, volg dan de clickable link voor een video. 9 Download Download Bij dit icoon vind je downloads naar ebooks, whitepapers en andere handige hulpmiddelen die je nog meer informatie over het onderwerp geven.

7 1 Je bedrijf 10 In de basis van je bedrijf zijn er tal van juridische zaken om rekening mee te houden. Dit begint bij de keuze van je rechtsvorm en het beschermen van je bedrijf en product of dienst. En waar let je op bij het maken van afspraken met klanten en leveranciers in overeenkomsten en in algemene voorwaarden? En ook bij het overnemen of overdragen van een bedrijf zijn er wat juridische aandachtspunten. 11

8 Je bedrijf Je bedrijf Voor welke rechtsvorm kies je? RECHTSVORM met privé-vermogen aansprakelijk niet met privé-vermogen aansprakelijk (zonder rechtspersoonlijkheid) (met rechtspersoonlijkheid) eenmanszaak Vof/CV maatschap BV NV Coöperatie Bij de oprichting van een bedrijf kies je een rechtsvorm, dit is vooral belangrijk voor je aansprakelijkheid als ondernemer en je belastingverplichtingen. Er zijn twee soorten rechtsvormen: bij een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid (eenmanszaak, vof, cv of maatschap) ben je met jouw privévermogen aansprakelijk voor schulden van je bedrijf. Bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid (bv, nv, coöperatie, vereniging en onderlinge waarborgmaatschappij of stichting) is dit in principe niet het geval. De meestvoorkomende rechtsvormen in het mkb zijn de eenmanszaak en de bv. Eenmanszaak Een eenmanszaak is de rechtsvorm waarbij één natuurlijk persoon in alle opzichten verantwoordelijk is voor het bedrijf. Een eenmanszaak heeft één eigenaar, maar kan wél personeel hebben. De eenmanszaak blijft echter makkelijk te besturen, omdat de eigenaar alle bevoegdheden heeft. Een eenmanszaak is relatief eenvoudig op te richten en heeft verschillende fiscale voordelen voor startende ondernemingen en handelsactiviteiten waarbij een niet al te hoge winst wordt behaald, zoals de startersaftrek. Oprichting: register (meerdere ondernemingen mogelijk, maar dan in andere rechtsvorm) 13 Kapitaal:

9 Je bedrijf 14 Aansprakelijkheid: Belangrijkste nadeel van een eenmanszaak is dat er, behalve boekhoudkundig, feitelijk geen onderscheid bestaat tussen privévermogen en ondernemingsvermogen. Dat betekent dat je persoonlijk aansprakelijk gesteld kunt worden als het misgaat met je bedrijf. Dit kan directe gevolgen hebben voor je bezittingen, zoals je woning of spaargeld. Een faillissement van de eenmanszaak betekent in principe een persoonlijk faillissement. Een vennootschap onder firma (vof) Een vennootschap onder firma is een samenwerkingsverband van twee of meer personen. Dit kunnen ook twee of meer rechtspersonen (bijvoorbeeld bv's) zijn die een vof oprichten voor bijvoorbeeld een project. Een vof is eenvoudig en tegen lage kosten op te richten. Het is wel verstandig om de afspraken tussen de vennoten in een overeenkomst vast te leggen. Oprichting: inschrijving KvK) delsregister bevoegdheden en winstverdeling is opgenomen, is zeer aan te bevelen Kapitaal: Aansprakelijkheid: voor 100% privé aansprakelijk kan zijn voor het gehele bedrag) ook wanneer de schuld is ontstaan door een handeling of nalaten van de andere vennoot schulden van een vennoot Ook voor een vof is er feitelijk geen onderscheid tussen het privévermogen en ondernemingsvermogen (wel boekhoudkundig). Aansprakelijkheid kan bij een vof directe gevolgen hebben voor de bezittingen van een vennoot, en dus voor zijn woning of spaargeld. Een faillissement van het bedrijf kan bij deze rechtsvorm leiden tot een persoonlijk faillissement. Een commanditaire vennootschap (cv) Een bijzondere vorm van de vof is de commanditaire vennootschap (cv). Bij een cv bestaan twee soorten vennoten: beherende en stille (commanditaire) vennoten. De stille vennoten zijn alleen financieel betrokken, zij mogen niet namens de cv naar buiten treden. Oprichting: gister bevoegdheden en winstverdeling is opgenomen, is zeer aan te bevelen Kapitaal: 15

10 Je bedrijf 16 Aansprakelijkheid: (beherend vennoot) ook wanneer de schuld is ontstaan door een handeling of nalatigheid van de andere vennoot schulden van een vennoot voor het bedrag dat hij heeft geïnvesteerd beherend vennoot, dan is hij ook privé aansprakelijk, omdat dit niet is toegestaan Een maatschap Een maatschap is een rechtsvorm met twee of meer personen ('maten'), die onder een gemeenschappelijke naam een bepaalde samenwerking aangaan. Er is een verschil tussen de "stille maatschap" en de openbare maatschap. In de stille maatschap werken de maten ieder in hun eigen onderneming en onder hun eigen naam, maar verrichten gezamenlijk rechtshandelingen zoals het aanschaffen van gespecialiseerde apparatuur. In de "openbare maatschap" nemen de maten aan het rechtsverkeer deel onder een gemeenschappelijke naam. Dit onderscheid wordt overigens in de wet niet gemaakt. Oprichting: bevoegdheden en winstverdeling van de maten schriftelijk is vastgelegd Kapitaal: ren in Aansprakelijkheid: eigen naam en bindt in principe uitsluitend zichzelf hieraan, behalve als de maten elkaar een volmacht hebben gegeven om als vertegenwoordiger namens de maatschap op te treden van een maat die zelfstandig heeft gehandeld. Als een maat onbevoegd handelt, zijn de andere maten in principe niet aansprakelijk. (feitelijk wanneer alle maten door hun volmacht aansprakelijk zijn), geldt als hoofdregel dat iedere maat voor een gelijk deel aansprakelijk is, tenzij met de schuldeiser anders is overeengekomen is aangegaan, geldt dat iedere maat aansprakelijk kan zijn voor de gehele schuld, behalve als deze de schuld niet is aan te rekenen (HR 15 maart 2013, LJN: BY7840). andere maten Beperking aansprakelijkheid Aansprakelijkheid van een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid kan tot ernstige gevolgen voor jou als ondernemer leiden, omdat je privévermogen en -bezittingen geraakt kunnen worden door zakelijke aansprakelijkheid. Je kunt die gevolgen overigens wel beperken, op de volgende manieren: 17

11 Je bedrijf 18 gedrag van de tegenpartij of tot een bepaald bedrag. Dit kun je vastleggen in de overeenkomst of de algemene voorwaarden. Volledig uitsluiten is niet mogelijk en de eventuele aansprakelijkheid blijft afhankelijk van het oordeel van de rechter, maar als je de beperking van de aansprakelijkheid goed vastlegt sta je sterker. te sluiten. Daarbij is het raadzaam om de aansprakelijkheid in de algemene voorwaarden te beperken tot maximaal de hoogte van wat door de verzekeraar wordt uitgekeerd. dat geval valt het vermogen van je huwelijkspartner buiten de aansprakelijkheid, waardoor niet het volledige privévermogen van je gezin wordt geraakt. Met rechtspersoonlijkheid Besloten vennootschap (bv), flex-bv De besloten vennootschap (bv) is een rechtspersoon waarbij het kapitaal verdeeld is onder aandeelhouders. De aandeelhouders zijn degenen die binnen de bv besluiten mogen nemen. Het bestuur zorgt voor de dagelijkse leiding van het bedrijf. Bij kleinere bv's is de ondernemer vaak bestuurder en enige aandeelhouder waardoor hij zelf beslissingen kan nemen. Je hoort ook weleens de term flex-bv. Dit is eigenlijk hetzelfde als een bv, maar wordt zo genoemd omdat de regels om een bv op te richten sinds 2012 flexibeler zijn. Oprichting: soonlijk aansprakelijk) Kapitaal: 0,01 inbreng deelhouder worden opgenomen (bijvoorbeeld de verplichting om leningen aan de bv te verstrekken) Aansprakelijkheid: privé opdraait voor eventuele schulden, maar de bv in de meeste gevallen aansprakelijk is. Je privébezittingen blijven doorgaans buiten schot, tenzij schulden zijn ontstaan door verkeerd handelen van jouw kant, wanbeleid, fraude of nalatigheid. Dan kun je wél persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. beperkt tot het bedrag waarmee aandeelhouders in de bv deelnemen. Let op: als je directeur-grootaandeelhouder (dga) bent, laten de banken je vaak ook privé mee tekenen voor leningen. Daardoor ben je alsnog privé aansprakelijk voor de terugbetaling van leningen. Aandachtspunten deelnemen en kan dus zelf bezittingen hebben, schulden aangaan en rechten verkrijgen. 19

12 Je bedrijf 20 van Koophandel deponeren. gingsplaats, doel van de bv, het aandelenkapitaal en een regeling voor directeuren en/of commissarissen die plotseling (door ziekte of schorsing bijvoorbeeld) wegvallen. Hier mag je niet van afwijken. te stellen. Als die er niet is, dan geldt de wettelijke geschillenregeling. der recht op een winstuitkering (dividend). Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij uitgifte van aandelen aan werknemers, familieleden of financiers. Je mag de overdracht van aandelen beperken. nemen. Daardoor kan de bv sneller handelen. Zeker als er maar één directeur-grootaandeelhouder is. Keuze voor een bv De keuze voor een besloten vennootschap hangt af van je omstandigheden. De beperkte persoonlijke aansprakelijkheid is prettig, maar je kunt niet profiteren van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek. Je hebt dan ook een aanzienlijke winst nodig voordat het aantrekkelijk wordt, van zo rond de euro. Niet alleen moet je jezelf een gebruikelijk loon uitkeren van meer dan euro waarover je inkomstenbelasting moet betalen, daarnaast betaal je ook vennootschapsbelasting over de winst en eventueel ook nog dividendbelasting. Het is daarom van belang om een goede berekening te (laten) maken. Een reden om één of meerdere bv's op te richten in een concern is risicospreiding. Je kan zo bijvoorbeeld het eigendom van een bedrijfspand buiten het risico van de handelsactiviteiten brengen. Naamloze vennootschap (nv) Dit is ook een vennootschap waarvan het kapitaal is verdeeld in aandelen, maar een nv heeft naast aandelen op naam ook aandelen die vrij verhandelbaar zijn. En je hebt een startkapitaal van euro nodig. Verder gelden dezelfde rechten en plichten en aansprakelijkheid als bij een bv. Coöperatie (Coöperatieve Vereniging) Een coöperatie is een zelfstandig rechtspersoon en kan zelfstandig rechtshandelingen verrichten. De leden, minimaal twee, zijn samen eigenaar en samen verantwoordelijk voor het beleid en het gezamenlijke inkomen. Deze vorm wordt steeds meer door zzp ers gebruikt om samen te werken. Denk aan een communicatiedeskundige, vormgever, tekstschrijver en webbouwer die gezamenlijk opdrachten aannemen. Oprichting: Kapitaal: Aansprakelijkheid: KvK, is iedere persoon hoofdelijk aansprakelijk (met privévermogen!) kelijk, omdat die deelneemt aan het rechtsverkeer voor het bedrag dat ze hebben ingebracht 21

13 Je bedrijf 22 Aansprakelijkheid na ontbinding eniging een tekort is, dan zijn de (rechts)personen die ten tijde van de ontbinding lid waren, hiervoor aansprakelijk, maar ook leden die minder dan een jaar voor de ontbinding eruit zijn gestapt. men verdeling. Als er in de statuten geen verdeling is opgenomen, dan zijn de leden voor een gelijk deel aansprakelijk. Bij een faillissement geldt de termijn van een jaar vanaf de dag van de faillissementsverklaring. Je bent dus na faillissement nog een jaar lang aansprakelijk. kan in de statuten worden beperkt of uitgesloten. Om hier een beroep op te kunnen doen, moet de coöperatieve vereniging wel de letters U.A. (uitsluiting van aansprakelijkheid) of B.A. (beperkte aansprakelijkheid) consequent achter de bedrijfsnaam vermelden. Hoe bescherm je je intellectuele eigendom als ondernemer? Onder het intellectueel eigendom vallen zaken en rechten als een bedrijfsnaam, een zelf ontwikkeld product, een domeinnaam (URL), een idee of bijvoorbeeld een zelf geschreven stuk tekst. Daarvan wil je niet dat een ander er zomaar gebruik van maakt. Ze worden dan ook beschermd door intellectuele eigendomsrechten. De meest voorkomende zijn handelsnaam- en merkenrechten, auteursrecht en octrooirecht. Met behulp van die rechten en de wettelijke bepalingen, kun je je onderneming en handel beschermen.

14 Je bedrijf 24 Handelsnaam De naam waarmee je bedrijf naar buiten treedt is de handelsnaam. Voor een goede bescherming op grond van de Handelsnaamwet is het aan te raden om een handelsnaam te kiezen die enigszins onderscheidend is. De handelsnaam "De Bakker" voor een bakker zal niet snel tot bescherming kunnen leiden. Bij de keuze van een handelsnaam moet je denken aan de volgende aandachtspunten: van een andere onderneming die de handelsnaam eerder in gebruik heeft genomen, tenzij er op basis van de aard van beide bedrijven en de plaats waar zij zijn gevestigd geen gevaar voor verwarring bij het publiek bestaat. door op een andere handelsnaam te lijken, en je mag ook niet de merk- of bedrijfsnaam van een ander in je handelsnaam gebruiken. Check dus altijd eerst of de handelsnaam of merknaam die je hebt bedacht al bestaat, of dat hij teveel op een ander lijkt. Dit geldt ook voor een domeinnaam. je bedrijf niet groter laten lijken, of onduidelijkheid scheppen over wie de eigenaar is. Een eenmanszaak kan dus geen meervoud in de naam gebruiken, zoals De Vries & Co Architecten, omdat het daardoor lijkt dat er meer dan één eigenaar is. En een kleine buurtwinkel mag zich niet 'Megasupermarkt' noemen. En voor een bakker is het bijvoorbeeld niet toegestaan om de naam Autobedrijf Jansen te gebruiken. naam en niet de persoonsnaam van iemand anders, ook al heb je toestemming van die persoon. haar naam volledig (en tezamen met haar vestigingsplaats) voeren. Daarmee is de statutaire naam van een onderneming met een van die rechtsvormen automatisch ook een (van de) handelsna(a)m(en). Wanneer een andere handelsnaam wordt gebruikt, moet de volledige naam (en vestigingsplaats) toch ergens in de correspondentie worden opgenomen. Bescherming van een handelsnaam Voor de bescherming van een handelsnaam is het niet noodzakelijk om deze in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel te registreren. Het is echter wel verstandig om dit te doen. De KvK onderzoekt bij een registratie van een handelsnaam namelijk of deze al bestaat. Omdat de registratie geen vereiste is, kunnen aan de gegevens van de Kamer van Koophandel geen rechten worden ontleend en blijft het verstandig om zelf ook onderzoek te doen. Wanneer is een handelsnaam beschermd? Het recht op een handelsnaam ontstaat door een naam als eerste daadwerkelijk te gebruiken in het economisch verkeer. Van belang is dat uit het bewijs blijkt dat je bedrijf zich daadwerkelijk met deze handelsnaam presenteert. Dit kan onder andere blijken uit uitingen op briefpapier, offertes, visitekaartjes, bedrijfswagens, in het telefoonboek en in reclame. Ook het gebruik van een handelsnaam op een website of een domeinnaam die wordt gebruikt als handelsnaam kan tot bescherming leiden. Wat te doen bij een inbreuk? Wanneer een ander bedrijf jouw handelsnaam gebruikt of misbruikt en voldaan is aan voorgaande voorwaarden, kan de ander worden verzocht om het gebruik van deze handelsnaam te staken. 25

15 Je bedrijf 26 Het is verstandig om dit te doen met een aangetekende brief. Als de ander geen gehoor geeft aan het verzoek, kan een juridische procedure worden opgestart. In een (kort geding-) procedure bij de rechtbank kan een verbod worden gevorderd op het (latere) gebruik van een handelsnaam. Daarbij kan, naast een eventuele schadevergoeding, verzocht worden om een dwangsom op te leggen. Daarmee is er een directe financiële prikkel om daadwerkelijk tot beëindiging van het gebruik van de handelsnaam over te gaan. Merkenrecht Je bedrijf en je producten of diensten onderscheiden zich door de (bedrijfs-)naam, een logo, stempel, afdruk, vorm, kleur of een combinatie daarvan. Die kenmerken wijzen consumenten immers naar de producten en diensten van je bedrijf en staan symbool voor je onderneming. De kenmerken vertegenwoordigen een economische waarde. Het kan dan ook verstandig zijn een merk goed te beschermen, zodat deze onderscheidende (ken-)merken niet door een ander worden gebruikt. Bescherming van een merk Om een merk te kunnen beschermen, moet het merk worden geregistreerd. Na de registratie mogen anderen het merk niet gebruiken en mogen anderen ook geen vergelijkbare naam voeren als dat tot verwarring kan leiden. Waar het merk wordt geregistreerd hangt af van de omvang van de gevraagde bescherming. len en tekeningen) gebeurt bij het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE). Na de registratie geldt de bescherming van het merk dan ook gelijk voor de gehele Benelux voor een (verlengbare) duur van 10 jaar. Je krijgt van het BBIE een registratiebewijs. Hiermee kan worden opgetreden tegen derden die zonder toestemming het recht van het merk schenden. Om gebruik te kunnen blijven maken van de bescherming op het ingeschreven merk, moet de merkregistratie worden onderhouden. Dat wil zeggen dat het merk moet worden bewaakt, gebruikt (indien het merk vijf jaar niet wordt gebruikt, vervalt de registratie) en up-to-date is. Daarnaast moet de registratie tijdig worden vernieuwd. Wanneer een merk (iets) wordt gewijzigd, moet het opnieuw worden geregistreerd. Binnen Europa Als de bescherming van het merk verder moet strekken dan de Benelux, bestaat de mogelijkheid om het merk te registreren bij het Bureau voor Harmonisatie voor de Interne Markt (OHIM) in Alicante. Het merk wordt dan een Community Trade Mark (CTM), ook wel Gemeenschapsmerk genoemd. De bescherming van het merkt geldt voor de hele Europese Unie en is onderwerp van uniforme Europese wetgeving. De kosten voor een online aanvraag bedragen ongeveer 900 euro. Ook deze registratie heeft een geldigheidsduur van 10 jaar. 27 In Nederland (en de Benelux) Het merkenrecht is in Nederland geregeld via het Benelux Verdrag inzake de Intellectuele Eigendom (BVIE). De registratie van het merk (en overigens ook model- Ook voor een Gemeenschapsmerk geldt dat de merkregistratie moet worden onderhouden, op dezelfde manier als bij een BBIE-reistratie.

16 Je bedrijf 28 Internationaal Als je ook buiten Europa onderneemt, is er een mogelijkheid om het merk met één registratie in meer dan 90 landen te beschermen. Onder die landen bevinden zich ook grote economieën zoals de VS, China, Australië, India en Japan. Je kunt daarbij kiezen voor bescherming in alle aangesloten landen of een aantal daarvan. Een Internationaal merk wordt geregistreerd bij de World Intellectual Property Organisation (WIPO) in Genève. Voor een internationale registratie is het noodzakelijk dat het merk al is geregistreerd voor de Benelux of Europa (een zogenaamd basisdepot). De aanvraag voor een internationale registratie verloopt namelijk altijd via het bureau van dat basisdepot (dus het BBIE of OHIM). Wanneer het basisdepot in de eerste vijf jaar komt te vervallen, zal ook de internationale registratie vervallen. concept, (mode)ontwerp, uitvinding, model, muziekstuk, scenario of prototype. Het vastleggen leidt niet tot een intellectueel eigendomsrecht en biedt in zoverre geen rechtsbescherming. Wel kan het i-depot worden gezien als een dagstempel dat dwingend bewijs kan leveren als er een conflict over het idee ontstaat. Een i-depot kan verstandig zijn bij: dat registratie vereist is, zoals bijvoorbeeld auteursrecht. tratie wordt onthuld (denk aan het recept van Coca Cola). is voldaan aan de vereisten voor registratie. ners. 29 Na de aanvraag registreert het WIPO het merk in ieder gewenst land afzonderlijk. In tegenstelling tot de registratie van een Gemeenschapsmerk heeft een bezwaar in één land niet tot gevolg dat de gehele registratie wordt geraakt (immers kan de registratie in de overige landen gewoon plaatsvinden). In overige landen Als je onderneemt in een land dat niet is aangesloten bij de Europese Unie of valt onder het bereik van het WIPO, kan een registratie worden aangevraagd in dat betreffende land zelf. De regelgeving en de bijbehorende procedures zijn afhankelijk van het land van registratie. Ideeën en creaties Bij het BBIE kan een abstract idee worden vastgelegd in een i-depot. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een idee, Auteursrecht Het auteursrecht is het recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst om dit werk openbaar te maken en/of te verveelvoudigen. Het auteursrecht ontstaat vanzelf bij het vervaardigen van het werk, zelfs wanneer het werk nog niet helemaal af is. Registratie of andere formaliteiten zijn daarom niet nodig voor het ontstaan van het auteursrecht. Voor het ontstaan van auteursrecht op een werk zijn er drie voorwaarden: 1. Originaliteit: het werk moet een bepaalde mate van creativiteit omvatten, waarbij creatieve keuzes zijn gemaakt waardoor het werk het stempel van de maker draagt. 2. Het werk moet waarneembaar zijn: een idee in iemands hoofd is niet beschermd, maar zodra dit is opgeschreven of opgenomen kan dit wel tot rechtsbescherming leiden.

17 Je bedrijf 3. Niet noodzakelijk voor technisch resultaat: het element van het werk is niet noodzakelijk om een technisch resultaat te behalen (dit valt onder octrooi). In Nederland is het auteursrecht geregeld in de Auteurswet. Internationaal wordt het auteursrecht bepaald door de Conventie van Bern (1886) dat in 167 landen van kracht is. met een licentie aan anderen toestemming worden verleend om de vinding te maken, gebruiken, verkopen of beheren. Meer over octrooi Meer over octrooi aanvragen en beschermen. 30 Octrooi Een octrooi, ook wel patent genoemd, is het exclusieve eigendomsrecht op een uitvinding. Anderen mogen een uitvinding, proces of product door een octrooi niet kopiëren of commercieel toepassen. 31 Om een octrooi te verkrijgen moet een uitvinding, product of (productie-)proces aan drie eisen voldoen: 1. Het moet nieuw zijn: de uitvinding mag niet eerder beschikbaar zijn geweest of eerder zijn beschreven. 2. Inventiviteit (of uitvinderswerkzaamheid): de uitvinding mag niet voor de hand liggen en moet dan ook 'uniek' zijn. 3. Industriële toepasbaarheid: deze eis wordt gesteld om een onderscheid met wetenschappelijke ontdekkingen te bereiken. Met een octrooi kun je anderen verbieden om deze vinding na te maken of te verkopen. Zelfs als die ander de vinding geheel onafhankelijk zelf bedacht en uitgevoerd heeft. Een octrooi geldt voor een bepaald land of een aantal landen en geldt vaak maximaal 20 jaar. Daarna is de vinding in principe door iedereen vrij te gebruiken. Als een octrooi geregistreerd is, kan

18 Je bedrijf Je bedrijf Overeenkomsten met klanten, leveranciers en opdrachtgevers Communiceren, het bespreekbaar maken van mogelijke problemen, is dé manier om (juridische) conflicten en kleinere problemen met klanten, opdrachtgevers en leveranciers te voorkomen. Dat betekent dat je vooraf goede afspraken moet maken met klanten, opdrachtgevers en leveranciers. Je legt die dan vervolgens vast in een overeenkomst, ofwel contract. Als je regelmatig dezelfde afspraken maakt, dan kun je ze ook in je algemene voorwaarden opnemen. De overeenkomst Een overeenkomst ontstaat wanneer de ene partij aangeeft dat hij een overeenkomst wil aangaan - een aanbod doet - en de andere partij dit 'aanbod' aanvaardt. Ook als dit mondeling gebeurt, is er sprake van een overeenkomst. Leg in dat geval wel alsnog het aanbod en de aanvaarding schriftelijk vast. De inhoud, en zelfs het bestaan, van een mondelinge overeenkomst is namelijk bijna niet te bewijzen. Alleen als een en ander op papier of in een staat en door middel van ondertekening door de andere partij is aanvaard, is de overeenkomst bewezen. Wat staat er in een overeenkomst? Je kunt de afspraken die je maakt in principe op elke manier vastleggen, maar zorg wel dat duidelijk is wat de rechten en plichten van beide partijen zijn. Je voorkomt op die manier een mogelijk geschil, en mocht dat toch ontstaan, dan kan het van belang zijn tijdens de juridische procedure. Een rechter kijkt namelijk naar wat in de overeenkomst is vastgelegd. Is dat niet duidelijk of voor meerdere uitleg vatbaar, dan kijkt hij naar wat partijen voor ogen hadden bij het aangaan van de overeenkomst en geeft aan de hand daarvan zijn oordeel. Wat precies in een overeenkomst moet worden opgenomen, verschilt van geval tot geval, afhankelijk van de afspraken die partijen met elkaar maken. Daarbij is ook van belang of het een overeenkomst is met een zakelijke partij of met een consument. Meestal gaat het om de volgende zaken: 33 Partijen Welke partijen sluiten de overeenkomst? Wat is de naam van de partijen, de rechtsvorm en de statutaire

19 Je bedrijf 34 vestigingsplaats? Aan de hand hiervan kan worden vastgesteld wie rechten aan de overeenkomst kan ontlenen en/of verplichtingen heeft naar de andere partij. Vaak staat hier ook bij welke persoon vanuit de onderneming bevoegd is om de overeenkomst aan te gaan. Overwegingen Wat zijn de redenen of overwegingen van beide partijen om de overeenkomst aan te gaan? Een rechter kan dan een eventuele onduidelijke bepaling beter uitleggen, omdat hij begrijpt hoe en met welke achtergrond de overeenkomst tot stand is gekomen en wat partijen toen voor ogen hadden. Prestaties van partijen (kern van de overeenkomst) Omschrijf duidelijk welke prestatie elke partij moet leveren. Doe dit voldoende specifiek, want elke partij heeft bepaalde verwachtingen en die komen niet altijd overeen. Denk aan een nauwkeurige beschrijving van: Onder andere modelnummer, kleur, hoeveelheid en aan welke specificaties een product moet voldoen, bijvoorbeeld CE-certificering. Het advies is om een realistische, en dus niet te krappe, levertijd aan te houden. Een levertijd wordt in principe als een uiterste termijn beschouwd. Indien niet tijdig wordt geleverd kan er wettelijke rente en schadevergoeding verschuldigd zijn. Ga ook na wat de gevolgen zijn indien de levertijd wordt overschreden. Soms moet een heel project worden stilgelegd, waardoor veel schade kan ontstaan. Waar worden de goederen geleverd? Wie regelt het transport? Wie draagt het risico bij transport? Hoe moeten de goederen in ontvangst worden genomen? Welke diensten worden verricht en met name ook welke diensten niet? Waar en hoe lang worden de diensten verricht? Wat is de prijs (in- of exclusief btw)? In welke valuta? Op welke moment/voor welke datum moet worden betaald? Op welk rekeningnummer? Overige bepalingen Afhankelijk van de te leveren goederen en/of te verrichten werkzaamheden, kan het raadzaam zijn om aanvullende bepalingen op te nemen. Vaak kun je die ook in je algemene voorwaarden opnemen, zodat je ze niet steeds opnieuw in elk contract of overeenkomst hoeft te zetten. Over algemene voorwaarden lees je verderop in dit hoofdstuk meer. Een uitputtende lijst met aanvullende bepalingen is niet te geven, omdat het nauw verbonden is aan je ondernemingsactiviteiten en het geleverde product. Daarom volgt hier een aantal algemene zaken, die vaak relevant zijn: Bij grote belangen of grote investeringen, kan het verstandig zijn om de risico's die daaruit voortvloeien af te (laten) dekken. In dat kader kun je opnemen dat de wederpartij een deel aanbetaalt, een bankgarantie verstrekt, een ander borg laat staan voor de nakoming van zijn verplichting, of een pandrecht of 35

20 Je bedrijf 36 het (tweede) recht van hypotheek op een onroerend goed verstrekt. In het verlengde van de zekerheidstelling ligt het eigendomsvoorbehoud op geleverde goederen. Hierbij krijgt de andere partij het eigendom van geleverde goederen pas wanneer aan één (of meer) voorwaarde(n) is voldaan. De voorwaarde is vaak dat er volledig betaald moet zijn. Is dat niet het geval, dan kunnen de goederen met een beroep op het eigendomsvoorbehoud worden teruggehaald. Omdat de leverancier het eigendom nog heeft, wordt het eigendomsvoorbehoud ook niet geraakt door een faillissement. Wel kan het teniet gaan doordat het goed wordt doorverkocht, verwerkt in een ander product of niet meer geïdentificeerd kan worden omdat het opgaat in een grote voorraad. Je kunt overeenkomen dat bij niet of niet tijdige nakoming een boete verschuldigd is, en dat ook de kosten om de wederpartij tot nakoming te bewegen, voor vergoeding in aanmerking komen. Dit kan helpen om de andere partij zijn verplichtingen tijdig na te laten komen. Zeker ten aanzien van professionele wederpartijen is het mogelijk om af te wijken van het geldend aansprakelijkheidsrecht. Denk daarbij aan uitsluiting van aansprakelijkheid voor schade die niet te voorzien was en indirecte schade zoals winstderving. Welke aansprakelijkheid kan worden uitgesloten, verschilt per bedrijf(sactiviteit). Indien partijen geen afspraken maken, geldt het aansprakelijkheidsrecht zoals dat in de wet is geregeld. Je kunt een beperking ten aanzien van de hoogte van die aansprakelijkheid in de overeenkomst of algemene voorwaarden opnemen. Hierbij kun je opnemen welk recht van toepassing is op de overeenkomst, bij welke rechtbank een eventueel geschil wordt behandeld of dat wordt gekozen voor arbitrage of bindend advies in plaats van een procedure bij de rechtbank. Verdere aandachtspunten Ga vóór het aangaan van de overeenkomst na welke problemen zouden kunnen ontstaan. Je kunt daar vervolgens bij het opstellen van de overeenkomst op anticiperen door afspraken te maken over hoe partijen in die gevallen handelen. Bijvoorbeeld: 37 Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt in principe door het verstrijken van de periode. Het kan echter wenselijk zijn om tussentijds op te kunnen zeggen. Dit neem je dan in de overeenkomst of in de algemene voorwaarden op. komst ook daadwerkelijk nakomen? betalingstermijnen? ling nodig? niet kan worden afgeweken?