Functiebeschrijving: Hoofdassistent D2. Dossierbehandelaar HRM (M/V)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Hoofdassistent (D2) Dossierbehandelaar HRM (M/V) Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling: Personeel en Logistiek Graad: Hoofdassistent D2 Leidinggevend Expert Aantal vacante 1 betrekkingen: Standplaats: Brussel Vacaturenummer: Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 1/9

2 1. Functiecontext Het Vlaamse Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) bestaat uit drie entiteiten: het Departement Mobiliteit en Openbare Werken, het Agentschap Wegen en Verkeer en het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust. De functie van dossierbehandelaar HRM situeert zich binnen de afdeling Personeel en Organisatie van het Departement MOW. Deze afdeling staat in voor de uitvoering van een geïntegreerd personeelsbeleid op het gebied van personeelsadministratie, hrm, vorming, rekrutering en selectie voor de 4000 personeelsleden van het Ministerie MOW. Daarnaast staat de afdeling ook in voor de logistieke dienstverlening. De afdeling Personeel en Logistiek heeft voor haar dienstverlening samenwerkingovereenkomsten afgesloten met de IVA s, waaraan stringente prestatiemaatstaven ( Service Level Agreements ) gekoppeld zijn die moeten gehaald worden. Het takenpakket van de dossierbehandelaar HRM situeert zich binnen het team HRM dat zowel aan het lijnmanagement als aan de personeelsleden van de entiteiten van het Ministerie MOW een breed spectrum van adviserende en ondersteunende diensten op het vlak van HRM aanbiedt. De kernprocessen inzake Human Resources Management hebben betrekking op rekrutering en selectie het onthaal van nieuwe personeelsleden; het coördineren van het managementsysteem PLOEG (prestatiemangement); het beheer van VTO (vorming-training en opleiding/ontwikkeling); personeels- en organisatieontwikkeling :proces- en personeelsplanning, inzetbaarheid en loopbaanontwikkeling, competentiemanagement, diversiteit, integriteit, dynamisch wervingsbeleid,... een geïntegreerd welzijnsbeleid; De afdeling Personeel en Organisatie bestaat uit 60 personeelsleden, waar 6 teamhoofden hun teams aansturen op het gebied van personeelsadministratie, HRM & vorming, IT-ondersteuning, aankoop-en financieel beheer, verzending, vervoer en telefonie. Het team HRM telt 12 collega s met wie nauw wordt samengewerkt. 2. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? Teamverantwoordelijke HRM Teamleden HRM nihil nihil nihil Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 2/9

3 3. Functiedoel De dossierbehandelaar HRM staat in voor het beheer en de behandeling van personeelsdossiers voor de drie entiteiten van het Ministerie MOW en dit op het vlak van HR, in het bijzonder op vlak van vormingtraining-ontwikkeling met het oog op een efficiënt, correct en klantvriendelijk verloop van deze processen. Personeelsdossiers en -vragen in het bijzonder op gebied van HR - beantwoorden, opvolgen en verwerken door procedures, wet- en regelgeving te respecteren. Er wordt verwacht dat de functiehouder zich tot een allround dossierbehandelaar HRM ontwikkelt en dus open staat om alle kerntaken van het luik HRM aan te leren. 4. Resultaatgebieden Dossierbehandeling en gegevensverwerking Gegevensverzameling Omschrijving Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van vormingsgegevens teneinde vormingsdossiers en -bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Invoeren van aanvragen voor externe opleidingen, AgO- opleidingen en maatopleidingen in de module Vlimpers Talent e-leren Opzoeken noodzakelijke gegevens in personeelssysteem Gegevens (aanvragen en betalingen) importeren in Vlimpers Talent - module e- leren en Orafin (inkooporders en bestelaanvragen) (en up-to-date houden) om te beschikken over actuele financiële informatie (vormingskredieten) Samenstellen van vormingsdossiers en deze administratief en kwalitatief opvolgen Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens mbt het vormingsproces, teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Controleren of aanvragen in lijn zijn met procedures Nakijken van aanvragen op volledigheid en op de correctheid Nakijken van facturen op volledigheid, correctheid, wettelijkheid Narekenen van facturen Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Betrokkenen (personeelsleden, personeelsverantwoordelijken, ) contacteren indien aanvragen ontbreken of onvolledig zijn; Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen de behandeling van vormingsaanvragen, de registratie en in betaling stelling van facturen en bewerken van gegevens, teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 3/9

4 Vormingsaanvragen verwerken: afhandelen van vormingsdossiers (analyse van basisdocumenten zoals aanvragen, facturen, statusrapporteringen, en inwinnen van bijkomende informatie indien nodig) Documenten (vormingsaanvragen) ter ondertekening voorleggen aan de vormingsverantwoordelijke; Vormingsaanvragen verwerken: inschrijvingen verzorgen Timing opvolgen en limieten respecteren m.b.t. inschrijvingstermijnen Versturen van bevestigingen inschrijvingen aan betrokken personeelsleden Versturen van bevestiging kredietreservaties aan lijnmanagement/personeelsverantwoordelijken Vormingsdossiers behandelen op basis van reglementering wet op overheidsopdrachten Toepassen van bepalingen raamstatuut inzake vormingsverlof Facturen verwerken: Registratie van facturen in Orafin Bij ontvangst van factuur, voorbereiden en behandelen van dossiers die aan de afdeling Begroting en Boekhouding ter betaling worden doorgestuurd Opvolgen van de stukken tijdens de administratieve weg Rapportering: Bestanden op verzoek raadplegen, bewerken, selecteren enz. en op basis daarvan inlichtingen of gegevens ter beschikking stellen in de gevraagde vorm. Klantbeheer en Informatieuitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden inzake vorming teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren Bespreken van dossiers met HRM-verantwoordelijken De HRM & vormingsverantwoordelijken bijstaan in het verzamelen en ter beschikking stellen van algemene of specifieke financiële informatie of documentatie, met het oog op de financiële opvolging Rapporteren over de stand van zaken Signaleren van behoeftes en moeilijkheden m.b.t. bepaalde dossiers Informatie-uitwisseling met het individuele personeelslid als klant Informatie geven en inlichtingen verstrekken Telefonische vragen of vragen via beantwoorden Contact met en rapportering aan het (lijn)management/ personeelsverantwoordelijken Opmaken van overzichten en rapporten aangaande vormingskredieten (ism HRM-verantwoordelijke) ten behoeve van lijnmanagement/personeelsverantwoordelijken Informatie verstrekken Informatie verstrekken aan leveranciers (AgO en externe vormingsaanbieders) Informatie geven en inlichtingen verstrekken Telefonische vragen of vragen via beantwoorden Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 4/9

5 Kennis m.b.t. vakgebied Opzoeken, opvolgen, raadplegen, interpreteren en toepassen van reglementering en informatie inzake vorming teneinde de dossierbehandeling correct en tijdig te kunnen doen. Reglementering kennen/toepassen (VPS, dienstorders, omzendbrieven, ) Informatie opzoeken (bv. in bestanden zoals personeelsgegevens in Vlimpers, Promote, ) Advies vragen, binnen de entiteit of daarbuiten Werkrelaties en werkorganisatie Werkrelaties (intern en extern) onderhouden en het werk dusdanig organiseren teneinde door een goede samenwerking en met kennis ter zake een efficiënt verloop van de HRM-processen en werkzaamheden binnen het team HRM en vorming te garanderen en te ondersteunen. Feedback geven aan en informatie delen met collega s en chef (kennisdeling) Dossiers bespreken met collega s en/of teamverantwoordelijke Contact met personeelsverantwoordelijken binnen de entiteiten Vervangen van en inspringen voor afwezige collega s; Inspringen i.g.v. drukke periodes; Telefonische oproepen doorverbinden en/of beantwoorden; Bezoekers ontvangen en doorverwijzen; Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen in overleg met de collega s uitwerken van voorstellen m.b.t. het verbeteren van de structuur en de werking van de afdeling als geheel; het doorspelen van behoeften en het zoeken naar oplossingen; de praktische haalbaarheid van technieken, benaderingen, werkwijzen, processen en modellen evalueren; overleg plegen en ervaringen uitwisselen met collega s uit andere teams; op afdelingsniveau met collega s mee denken; meewerken aan de vereenvoudiging van de vormingsprocedures en de verbetering van de dienstverlening en de werking van het team HRM en vorming; HRM-Projecten In overleg met de HRM- en vormingsverantwoordelijken, ondersteuning bieden bij de uitvoering van diverse projecten op gebied van HR. Ondersteuning bieden bij de uitrol van Vlimpers Talent binnen de entiteiten van het ministerie MOW (profielbeheer, e-ploeg, e-vto) Ondersteuning bij organisatie van maatopleidingen. Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 5/9

6 5. s 1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 6/9

7 4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Niveau en gedrags indicatoren 5. Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief en efficiënt. - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, todolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk 6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 7/9

8 7. Probleemanalyse Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie I. Ziet de essentie van het probleem - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem - Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem Indicatoren 8. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 6. Vaktechnische competenties Minimum 6 jaar ervaring inzake het opvolgen van personeelsdossiers, meer specifiek op gebied van HR: Inzicht in de opbouw van de dossiers voor HR-domeinen Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Kennis van en ervaring met HR-domeinen, in het bijzonder vormingtraining-ontwikkeling, Kennis van de organisatie o Eigen organisatie en entiteiten waarvoor men werkt, organogram, klantengroep (Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Agentschap Wegen en Verkeer, Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust) o Aanspreekpunten (bv. centrale en decentrale P&O-diensten) Informatica-kennis o Goede kennis MS Office (Word, Excel, ) o Goed inzicht in en ervaring met Vlimpers als basissysteem voor Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 8/9

9 o o o o o de personeelswerking (modules/domeinen/ procedures) Ervaring met module Vlimpers Talent e-leren , agendabeheer Ervaring met het gebruik van apex-databanken Bestandsbeheer (Windows): documenten kunnen beheren, klasseren, gemakkelijk terugvinden, Op internet en intranet de weg vinden naar informatie nodig voor de job Strekt tot aanbeveling 7. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Hilde Rochtus, adviseur HRM Tel. : 02/ hilde.rochtus@mow.vlaanderen.be Functieomschrijving - hoofdassistent (dossierbehandelaar HRM) p. 9/9