Functiebeschrijving: Administratief ondersteuner communicatiecel (M/V) - Hoofdmedewerker (C2)

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Administratief ondersteuner communicatiecel (M/V) - Hoofdmedewerker (C2) Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling: Personeel en Organisatie Graad: Hoofdmedewerker C2 Leidinggevend Expert Aantal vacante 1 betrekkingen: Standplaats: Brussel Vacaturenummer: p. 1/8

2 1. Functiecontext Het Departement Mobiliteit en Openbare Werken hoort tot het Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken. MOW is één van de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. Het departement ondersteunt de minister(s) actief bij de beleidsvoering, zowel inzake mobiliteit en verkeersveiligheid als inzake investering, beheer en exploitatie van de transport- en de haveninfrastructuur. Kerntaken van het Departementj: de beleidsvoorbereiding en evaluatie ontwikkeling van beleidsvoorbereidend instrumentarium, met inbegrip van monitoring, informatiemanagement, aansturing van het wetenschappelijk onderzoek, opbouw van netwerken (binnen en buiten het beleidsdomein + internationaal) formulering van inhoudelijke voorstellen voor de beleidsbepaling evaluatie van de beleidsuitvoering voor de bijsturing van het beleid of voor de aansturing van de agentschappen secretariaat van de beleidsraad informatie en communicatie van het beleidsdomein aansturing, monitoring en follow-up van de beleidsuitvoering omzetting van strategische in operationele doelstellingen voorbereiding van beheers- en samenwerkingsovereenkomsten. Specifieke opdrachten: Verstrekt managementondersteunende diensten en juridische ondersteuning aan de beide IVA s en aan alle DAB s via samenwerkingsakkoorden Coördineert voor het hele beleidsdomein de rapportering inzake personeelszaken, facilitair management, ICT, boekhouding, begroting en juridische aangelegenheden Verstrekt technisch ondersteunende diensten aan het beleidsdomein, andere beleidsdomeinen en derden, via samenwerkingsakkoorden Beheert en exploiteert de maritieme toegangswegen tot de Vlaamse zeehavens Superviseert de uitrusting en de uitbating van de Vlaamse luchthavens Beheert het Vlaams Infrastructuurfonds Voert andere taken van beleidsuitvoering uit die niet toevertrouwd zijn aan de agentschappen. Het departement vervult beleidsondersteunende taken binnen het Beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken en heeft de opdracht de functioneel bevoegde minister(s) te ondersteunen: - bij het uitwerken van diens beleid door in te staan voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsevaluatie; - bij de aansturing en de opvolging van de beleidsuitvoering, die toevertrouwd is aan agentschappen inzake gemeenschappelijk vervoer, waterinfrastructuur en zeewezen, weginfrastructuur en wegverkeer; - bij de beleidsuitvoering van taken die niet werden toevertrouwd aan de agentschappen, in het bijzonder de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van de maritieme toegangswegen tot de Vlaamse zeehavens, de supervisie op de uitrusting en de exploitatie van de Vlaamse regionale luchthavens, het beheer van het Vlaams Infrastructuurfonds, het verstrekken van technisch ondersteunende diensten ten behoeve van de Vlaamse overheid en het verstrekken van p. 2/8

3 managementondersteunende en juridische diensten aan het Vlaams Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken. Om deze taken te vervullen, zorgt het departement op het niveau van het beleidsdomein en van het departement, voor: - de organisatie van de beheerscontrole; - kennisbeheer en managementinformatie; - de onderlinge afstemming van de beleidsondersteuning en de beleidsuitvoering. De afdeling Personeel en Organisatie staat enerzijds in voor de managementondersteunende diensten op het vlak van personeel en logistiek ten behoeve van het Vlaams Ministerie van Mobiliteit en Openbare Werken. Daarnaast heeft de afdeling ook een aantal coördinerende taken voor het Departement Mobiliteit en Openbare Werken op het vlak van personeelsbeleid, informatiebeleid, organisatiebeheersing en communicatie. De afdeling Personeel en Organisatie bestaat uit 74 personeelsleden. Deze functie situeert zich in het team communicatie dat momenteel bestaat uit vier personen. 3 Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? Teamverantwoordelijke communicatie Teamleden communicatie nihil nihil nihil 3. Functiedoel De hoofdmedewerker communicatie verleent administratief en organisatorisch ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen het team communicatie teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling Personeel en Organisatie in het algemeen en het team communicatie in het bijzonder. Hij/zij realiseert deelopdrachten van communicatieprojecten en campagnes en/of volgt deze op. 4. Resultaatgebieden 1. Gegevensverzameling Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk moment correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden: p. 3/8

4 nagaan of de gegevens correct en volledig zijn detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten info verzamelen met het oog op het voorbereiden van jaarverslagen begrotingsvoorstellen en beleidsdocumenten nakijken van documenten op volledigheid, correctheid opzoekwerk in bibliotheek, op internet zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk, ) statistieken opmaken en verwerken 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van het dossieropvolgingssysteem om zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden: aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken ( (digitaal) klasseren van brieven, rapporten Verzorgen van de dossieropvolging (en het dossieropvolgingssysteem) van het communicatieteam Opvolgen van de evolutie van het informatiebeheer binnen het departement (contactpunt voor het communicatiedomein) Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Archiefbeheer Verslagen van vergaderingen archiveren Collega s informeren waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Medebeheer van de fototheek 3. Dossierbehandeling en ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier Voorbeelden: Administratief opvolgen van dossiers (opvolgen timing, tijdig versturen vergaderdocumenten ) Voorbereiding en opvolging van de boekhouding van communicatieprojecten Beheer en opvolging vastleggingsdossiers, voorbereiding betalingsdossiers Nagaan welke documenten ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Opstellen van nota s Beantwoorden van vragen met betrekking tot communicatieprojecten Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem (bvb koppeling DMS eroom) Administratieve afwikkeling en ondersteuning van overheidsopdrachten 4. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten ) om de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen Voorbeelden: Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, bestelbons, borderellen, betalingsnota s, Opstellen van de vergaderagenda en uitnodigingen, verslag Opmaken van de lay-out van typedocumenten volgens de huisstijl Publiceren van informatie op het internet of intranet Synthese maken van rapporten, afleveren standaarddocumenten en resultaten zoekopdrachten (vb. inter/intranet) 5. Ondersteunende (communicatie)taken Uitvoeren van allerhande operationele ondersteunende (communicatie) taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling p. 4/8

5 Voorbeelden: Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Opvolgen van het ontwikkelproces van informatie- en communicatiemateriaal (bv. rond het plaatsen van advertenties) Zorgen voor dispatching van communicatiemateriaal Ondersteunen bij congressen, workshops, ronde tafels. Opvolging en verdeling promotiemateriaal Vergaderzalen reserveren Inspringen bij de afwezigheid van collega s Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten Registreren van de post van het team communicatie Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren van communicatieproducten, aankopen van materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Verzorgen van een klantvriendelijk onthaal (zowel telefonisch als voor bezoekers) Agendabeheer voor leidinggevende(n) en collega s (afspraken maken, vergaderzalen reserveren etc.) 5. s- 1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen 2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen - p. 5/8

6 3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Niveau en gedrags indicatoren 5. Plannen en organiseren Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant en organiseert zijn werk effectief. - Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht - Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast - Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk - Gaat systematisch en stapsgewijs te werk - Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig p. 6/8

7 6. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk 7. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen 8. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Indicatoren II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen 6. Vaktechnische competenties Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Minimum 6 jaar ervaring inzake administratief ondersteunende taken binnen een werkomgeving waar communicatie centraal staat. Kennis van en ervaring met communicatieprojecten en hoe deze binnen het Departement MOW aangepakt worden p. 7/8

8 Kennis van de overheidsopdrachtenwetgeving en deze actief kunnen toepassen Kennis van de boekhoudkundige afhandeling in Orafin Kennis van de organisatie o Eigen organisatie en entiteiten waarvoor men werkt, organogram, entiteiten van het beleidsdomein MOW o Aanspreekpunten binnen en buiten de verschillende het beleidsdomein MOW Informatica-kennis o Goede kennis MS Office (Word, Excel, ) o Goede kennis Orafin o , agendabeheer o Op internet en intranet de weg vinden naar informatie nodig voor de job Strekt tot aanbeveling 7. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Hilde Rochtus, adviseur Tel. : 02/ hilde.rochtus@mow.vlaanderen.be p. 8/8