Huishoudelijk Reglement Stichting Bergse Pepernoten Brigade

Transcriptie

1 internet: tel: Huishoudelijk Reglement A. De bestuurlijk I. Algemeen Het huishoudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten. Het huishoudelijk reglement wordt samengesteld en goedgekeurd door het bestuur. Het huishoudelijk reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten of anderszins relevante herzieningen in het beleid en/of activiteiten van de als geheel. Eventuele wijzigingen zullen worden vermeld op het medewerkersgedeelte van de website. Elk jaar wordt het Huishoudelijk regelement in het eerste deel van het jaar geëvalueerd door het bestuur en zo nodig aangepast of herzien. Het huishoudelijk reglement dient in de praktijk als handleiding voor het bestuur van de en eventuele overige vrijwilligers die voor een bepaalde functie worden gevraagd. Een actuele versie van het huishoudelijk reglement is digitaal in te zien voor iedere medewerker op het medewerkersgedeelte van de website. II. Doelstelling van de : Afgeleid van de Statuten: 1. De stichting heeft ten doel: a. het uitdragen van het Sinterklaasfeest in de breedste zin des woords; b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken met alle mogelijke middelen die naar haar inzien beschikbaar zijn. Bezoekadres: Rode Schouw 7, 4661 VD Halsteren K.V.K te Breda: Secretariaat: Dunantstraat 16, 4624 XD Bergen op Zoom IBAN nummer: NL32RABO De is gecertificeerd door het Sint Nicolaas Genootschap Nederland en beschikt over het keurmerk van de Vrienden van Sinterklaas.

2 III. Werkwijze van de. III.1. Structuur van de stichting. De bestaat uit een bestuur en een groep vrijwilligers die geregistreerd staan bij de. Afgeleid van de statuten wordt gekozen voor een bestuur met een oneven aantal (voorkeur) van minimaal drie leden, te weten: Voorzitter Secretaris Penningmeester Overige bestuurstaken zijn: Webbeheerder Vrijwilligersbeleid promotionele activiteiten integriteitsbeleid planning optredens en contacten met opdrachtgevers; planning vrijwilligers materiaalbeleid bestuurslid met een algemene taak Eén persoon kan voor meerdere functies verantwoordelijk zijn. Wanneer een bestuurslid tijdelijk niet in staat is zijn functie naar behoren te vervullen, zullen andere bestuursleden, zo veel mogelijk de taken overnemen. Tijdelijke vervangingen van bestuursleden onderling vinden in overleg plaats. Wanneer er een vacature is worden de taken verdeeld over de overige bestuursleden. Het bestuur kan zo nodig een beroep doen op externe deskundigen voor zeer specifieke vraagstukken. De groep van vrijwilligers bestaat uit vrijwilligers die geregistreerd staan bij de stichting. Zij kunnen altijd contact opnemen met het bestuur via het secretariaat om mee te denken of ideeën aan te reiken of indien er vragen zijn. Uit vrijwilligers kunnen werkgroepen worden gevormd die ad hoc of structureel de activiteiten van het bestuur ondersteunen. In elke werkgroep is het bestuur minimaal vertegenwoordigd door een of meerdere bestuursleden. Elk bestuurslid is inzetbaar om te ondersteunen met andere dan zijn bestuurlijke taak tijdens het seizoen.

3 III.2. Taken en bevoegdheden bestuursleden: Voorzitter: Taakomschrijving bestuurslid Voorzitter van de Aansturen en coördineren van het bestuur van de Stichting Bergse Pepernoten Brigade Leiding geven en indien nodig verantwoording afleggen aan de vrijwilligers Bevorderen van de samenwerking tussen van alle medewerkers. Zit de bestuursvergaderingen voor. Bewaken van de voortgang en kwaliteit van bestuurlijke onderwerpen zoals die zijn vastgelegd Zorgt voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur. Bijhouden en implementeren van nieuwe ontwikkelingen. Zorgt voor een goede taakverdeling en onderlinge vervanging. Zorgt voor de navolging en de opvolging van de Statuten, het Huishoudelijk reglement en de besluiten van het stichtingsbestuur en alle andere regels en bepalingen Signaleert problemen en geeft oplossingen aan of belegt deze bij het juiste bestuurslid De voorzitter kan bepaalde taken delegeren aan andere bestuursleden of vrijwilligers. Neemt deel aan de bestuursvergaderingen. Secretaris: Taakomschrijving bestuurslid Secretaris van de De secretaris draagt zorg voor een verantwoord beheer van de secretariële processen van de Stichting. Notuleert bestuursvergaderingen en bij de algemene medewerkersbijeenkomsten, maakt hiervan verslag en zorgt voor de verspreiding. Schrijven en aanleveren teksten (accommodatie onderwerpen) op bestuurlijk vlak voor Nieuwsbrieven, Website en eventuele andere bestuur stukken. Neemt deel aan de bestuursvergaderingen Houdt de inschrijving bij de Kamer van Koophandel actueel. Verspreiden van binnenkomende post via de post of de mail en verspreiden. Binnengekomen post beoordelen. Vervolgens indien nodig kopieën/scannen maken en verspreiden onder de belanghebbenden of ter behandeling op de agenda zetten van een vergadering. Tevens stelt de secretaris in overleg met de voorzitter de agenda voor de vergadering op. Eindverantwoordelijke van de registratie van vrijwilligers. Mee beslissen en adviseren vooral op het gebied waar de eigen deskundigheid ligt.

4 Penningmeester: Taakomschrijving bestuurslid Penningmeester van de Stichting Bergse Pepernoten Brigade Houdt de kas bij en beheert de bankrekeningen. Verricht en ontvangt betalingen. Houdt het kas- en het bankboek bij. Informeert het bestuur over de financiële situatie binnen de stichting. Het aansturen voor het werven van financiële middelen: -subsidies -fondsen -donateurs -sponsors -deelnemersbijdragen -acties Maakt het financieel jaarverslag en bewaakt de plannen van het bestuur. Zorgdragen voor onkostenvergoedingen van de vrijwilligers Het regelen van fiscale, juridische zaken en verzekeringen Neemt deel aan de bestuursvergaderingen Algemeen Bestuurslid: - Neemt deel aan vergaderingen - Neemt deel aan besluiten - Helpen mee binnen de diverse commissies. - Helpen achter de schermen mee aan de voorbereidingen van bezoeken III.3. Vergaderregels Frequentie Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar.agenda Bestuursleden en geregistreerde vrijwilligers kunnen via het secretariaat voor de vergadering agendapunten inbrengen; daarna wordt de agenda opgesteld en rondgestuurd. De oproeping tot een vergadering geschiedt ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van een oproepingsbrief die per post of per wordt verzonden. In principe wordt de vergadering afgewerkt volgens de agenda. Op verzoek kan de voorzitter van die volgorde afwijken; De voorzitter kan gedurende de vergadering besluiten een of meerdere punten door te schuiven naar een volgende vergadering. Belangrijke agendapunten kunnen worden toegevoegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering.

5 Verantwoordelijkheid: Het gehele bestuur is verantwoordelijk en beslist. Bij een gelijke stemming beslist de voorzitter. Citaat uit de statuten: In alle geschillen omtrent stemmingen beslist de voorzitter van de vergadering Notulen Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden door de secretaris of vervangend notulist. Inbreng tijdens de vergadering. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering. III.4. Rooster van zitting hebben en aftreden Aftreden geschiedt met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden. Als er voor een functie geen opvolger is nemen andere bestuursleden de taak op zich. Bestuursleden die volgens de statuten voor het leven zijn benoemd (Zie slotverklaring Statuten) hoeven niet herkozen te worden III.5. Jaarlijkse bijeenkomst 1 x per jaar is er een algemene vrijwilligersbijeenkomst gekoppeld aan een ontmoetingsdag voor alle vrijwilligers. Deze bijeenkomst wordt voorbereid door het bestuur. De voorzitter van het bestuur is voorzitter van deze bijeenkomst. III.6. Taken en bevoegdheden vrijwilligers: Vrijwilligers/individueel kunnen: de Jaarlijkse bijeenkomst bijwonen en meepraten voor de bestuursvergaderingen een thema of voorstel inbrengen zitting nemen in een werkgroep en natuurlijk meedraaien als actief vrijwilliger tijdens het seizoen.

6 B. De praktisch I. De activiteiten De activiteiten van de bestaan uit de volgende activiteiten: Het organiseren en verzorgen van bezoeken van Sint en Pieten bij: - Bedrijven - Particulieren - Scholen - Kinderdagverblijven - Gezondheidsinstellingen - Verenigingen - Overige organisaties Het organiseren van openbare evenementen waarbij een bezoek van Sint en Piet plaats vind. (Bijv: Intocht, Lampionnenoptocht, ontbijt bij Sint, voorlezen, etc.) Het uitdragen van het authentieke Sinterklaasfeest Het bijhouden en ontwikkelen van een website voor zowel geïnteresseerden in de van de als voor hun vrijwilligers. Het eventueel organiseren van evenementen ten bate van een van te voren gekozen Goed Doel Het onderhouden van contacten met lokale en landelijke organisaties. Eventueel meewerken aan evenementen indien mogelijk Het stimuleren van scholing / kennis op doen betreft het Sinterklaasfeest Overige activiteiten II. Financiën II.1. De inkomsten van de. De inkomsten van de stichting bestaan uit bijdragen die worden betaald voor de Sinterklaasbezoeken sponsors en donateurs vrijwillige bijdragen van vrijwilligers advertentiekosten subsidies, fondsen overige acties II.2. Het beheer van de financiën De financiën worden beheerd middels een lopende rekening, spaarrekening en een Paypal rekening. (De paypal rekening wordt alleen gebruikt als tussenrekening bij specifieke betalingen die via Internet plaats vinden). Daarnaast is er ook een abonnement via Ideal Instelling Mollie als we ooit Ideal zouden gaan gebruiken bij facturering of andere betaalopdrachten die wij versturen om voor inkomsten te zorgen.

7 Het beheer van financiën wordt verzorgd met het on-line boekhoud programma Acumulus. Met ingang van 2014/2015 worden ingaande en uitgaande facturen zowel Analoog als Digitaal gearchiveerd. De is aangesloten bij de Rabobank Zuidwest-Brabant. Er zal tijdens de bezoeken een tasje/portemonnee mee gaan met wat wisselgeld en waar het geld eventueel in kan. Het contante geld wordt direct na het bezoek overgedragen aan de boekpiet. Om veiligheidsredenen zullen we niet meer dan 15,- wisselgeld bij hebben. II.3. Het gebruik van de financiële middelen. De financiële middelen worden aangewend voor de volgende zaken: Activiteiten te organiseren door de Onkosten voor kleding Sint en Pieten Grimes, onderhoud haarwerk en strooigoed Kosten die gemaakt zijn door vrijwilligers t.b.v. de Stichting (bijvoorbeeld reiskosten, maaltijd etc). mits ingeleverd met een bijbehorend declaratieformulier (Reiskosten) en originele kassabon/factuur. Dit dient voor de aanschaf/nuttiging te worden goedgekeurd door de voorzitter en/of penningmeester. Maaltijden en drinken voor medewerkers in de middag en avond indien nodig. Hosting voor de website en onderhoud en ontwikkeling van de website. Automatiseringskosten, zoals opslag en veiligheid van gegevens. (inter)nationale contacten die een bijdrage leveren aan het ontwikkelen en ondersteunen van het Sinterklaasfeest ten gunste van de Stichting Bergse Pepernoten Brigade Verzekering en bureaumaterialen Deskundigheidsbevordering Bekostiging van activiteiten of onderdelen daarvan die worden georganiseerd voor medewerkers. Specifieke materialen welke nodig zijn voor optredens e.d. Dit dient eerst te worden goedgekeurd door het bestuur en/of penningmeester. III. Vrijwilligers Vrijwilligers krijgen een aantal rechten en privileges. Zij worden opgenomen in het vrijwilligersbestand op de site, en ontvangen een inlogcode. Worden rechtstreeks op de hoogte gehouden van het laatste nieuws van de stichting. Kunnen worden gevraagd voor eventuele speciale projecten om te assisteren. Kunnen hun stem laten horen door ideeën aan te brengen of vragen te stellen via het secretariaat welke eventueel mee worden genomen in de eerstvolgende bestuursvergadering

8 Het VOG dat verplicht is wordt verzorgd door de St.BPB. We zijn voornemens om ieder daar iedereen een nieuw VOG te laten aanvragen. Indien dit niet mogelijk is zal t.z.t. een besluit worden genomen over een mogelijke verlenging van de huidige geldigheid. Dit hangt mede af van de pilot Gratis VOG. IV. Commissies De commissies: Worden gevormd voor het organiseren en uitvoeren van uiteenlopende activiteiten. Elke commissie bestaat uit minimaal een bestuurslid. Dit bestuurslid is ook de contactpersoon van de commissie. Kunnen tijdelijk of structureel zijn. Denk hierbij aan: eenmalig evenement of bijv. commissie kleding. Externe deskundigen kunnen zitting hebben in een werkgroep. Dit kan zijn voor een onderzoek project denktank of beleidszaken Indien nodig kan er een budget worden aangevraagd bij het bestuur Werkgroepen werken binnen de richtlijnen van het bestuur Bestuur is eindverantwoordelijk, stuurt de werkgroep en is bevoegd de werkgroep te ontbinden wanneer daar aanleiding toe is. Namen van de werkgroep leden staan vermeld op het besloten gedeelte van de website met een contactadres Het bestuur streeft ernaar de volgende werkgroepen (structureel) te benoemen: Draaiboek/Verhaallijn Zij zorgen ervoor dat voor alle bedrijven een draaiboek/verhaallijn wordt samen gesteld. Alle bedrijven, dus zowel grote als kleine. Pepernoot Zorgt ervoor dat de zakken met strooigoed gevuld worden. Letten erop dat deze niet te zwaar zijn en wijzen, eventueel de pepernootpieten aan. Public Relations Zorgt voor persberichten, zijn contactpersoon naar bedrijven toe. PR in de breedste zin van het woord. Zorgen voor sponsoren voor o.a. de lampionnenoptocht, Op bezoek bij Sint en andere evenementen Kleding Zorgt ervoor dat de juiste pakken bij de juiste mensen terecht komen. Geven de mensen ook maillots, pruiken en dat soort zaken mee. Financieel Zorgt ervoor dat de kas klopt, kijkt de financiële boeken na. Ondersteunt de penningmeester

9 Attentie Zorgt voor een kaartje namens de stichting Bergse Pepernoten Brigade bij verjaardag, huwelijk, geboorte, overlijden, kerst. Eindjaarscadeau zal iedere jaar door iemand anders verzorgt worden. Lampionnenoptocht Verantwoordelijk voor de organisatie in de breedste zin des woords van de lampionnenoptocht. Grote Boek Verantwoordelijk voor onderhoud van het grote boek, grimeerschema s en meekijken met de binnengekomen boekingen. Techniek Verantwoordelijk voor alle technische zaken. Denk aan geluidsset, website, facebook etc Feest Verantwoordelijk voor de organisatie van een BPB Dag of Voorjaarsactiviteit. Organiseert ook eventueel een feestelijke gebeurtenis indien er een jubileum van de St.BPB of evenement plaats vind Nieuwe medewerkers Intake gesprekken voor nieuwe medewerkers vinden de 1ste keer plaats bij de persoon zelf thuis. Hier gaan 2 personen naar toe. Het tweede gesprek vind plaats bij Mattijs en Sandra ( dit ook ivm eventueel passen van de kleding etc ) V. Website V.1. Algemeen De website wordt regelmatig onderhouden en/of aangepast door interne of externe deskundigen. Het actueel houden van de website wordt gedaan door o.a. de daarvoor aangewezen verantwoordelijken van het bestuur. De website staat ten dienste van de en de belangstellenden. De website mag alleen gebruikt worden voor informatie en voor teksten ten behoeve van de van de en andere informatie omtrent het Sinterklaasfeest. De inhoud mag niet beledigend zijn of anderszins bezwaarlijk. De website draait via het besturingssysteem Joomla met ondersteuning van diverse losse software elementen. V.2. Vrijwilligers Elke vrijwilliger krijgt een Loginnaam en wachtwoord om in te kunnen loggen op het medewerkersgedeelte van de. Op het medewerkersgedeelte staat diverse informatie die belangrijk is voor elke vrijwilliger

10 V.3. Advertenties Het is mogelijk commerciële advertenties te plaatsen als sponsor zijnde op een daartoe bestemd deel van de homepage van de. De kosten voor sponsering kunnen verschillend zijn. Elk jaar wordt het basis bedrag vastgesteld voor een jaar. De advertentie rouleert per klik op de pagina en heeft een eventuele link naar de website van de Sponsor. V.4. Donateurs Vrienden van de (Particulieren) Vriend van Amerigo, 15,- per jaar - 5,- korting van het jaar dat u vriend bent op een huisbezoek binnen ons bezoekgebied - Indien u dat wenst naamsvermelding op de website - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op - Tevens ontvangt u twee/dier keer per jaar per een nieuwsbrief over onze Vriend van Zwarte-Piet, 25,- per jaar - 10,- korting van het jaar dat u vriend bent op een huisbezoek binnen ons bezoekgebied - Indien u dat wenst naamsvermelding op de website - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op - Tevens ontvangt u twee/drie keer per jaar per een nieuwsbrief over onze Vriend van Sinterklaas, 50- per jaar - 20,- korting van het jaar dat u vriend bent op een huisbezoek binnen ons bezoekgebied - Indien u dat wenst naamsvermelding op de website - U ontvangt een verrassing vanuit de Stichting Bergse pepernoten Brigade - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op - Tevens ontvangt u twee/drie keer per jaar per een nieuwsbrief over onze

11 Sponsors van de (bedrijven) 50,- per jaar per jaar of diensten/producten ter waarde van 50,- - Indien u een bedrijfsbezoek bij ons reserveert ontvangt u eenmalig een korting ter waarde van 10,- op uw factuur in het jaar dat u sponsort. - Uw bedrijf zal worden vermeld op onze website - U ontvangt twee/drie keer per jaar per een nieuwsbrief over onze - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op. 100,- per jaar of diensten/producten ter waarde van 100,- - Indien u een bedrijfsbezoek bij ons reserveert ontvangt u eenmalig een korting ter waarde van 25,- op uw factuur in het jaar dat u sponsort. - Indien u geen bedrijfsbezoek bij ons reserveert ontvangt u een kortingsbon ter waarde van voor 25,- een huisbezoek aan een klant of medewerker of misschien wel voor u zelf thuis. Dit huisbezoek dient wel binnen de gemeente Bergen op Zoom, Steenbergen, Woensdrecht of Roosendaal plaats te vinden en zal worden ingepland in overleg met het bezoekadres. - Uw bedrijf zal worden vermeld op onze website en op eventuele andere berichtgevingen zoals wedstrijdformulieren, flyers etc. die in het betreffende jaar door ons worden uitgegeven - U ontvangt twee/drie keer per jaar per een nieuwsbrief over onze - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op. 150,- per jaar of diensten/producten ter waarde van 150,- - Indien u een bedrijfsbezoek bij ons reserveert ontvangt u eenmalig een korting ter waarde van een huisbezoek in de gemeente Bergen op Zoom op uw factuur - Indien u geen bedrijfsbezoek bij ons reserveert ontvangt een huisbezoek bon om weg te geven aan een klant of medewerker of misschien wel voor u zelf thuis. Dit huisbezoek dient wel binnen de gemeente Bergen op Zoom, Steenbergen, Woensdrecht of Roosendaal plaats te vinden en zal worden ingepland in overleg met het bezoekadres. - Uw bedrijf zal worden groter vermeld op onze website en op eventuele andere berichtgevingen zoals wedstrijdformulieren, flyers etc. die in het betreffende jaar door ons worden uitgegeven - U ontvangt twee/drie keer per jaar per een nieuwsbrief over onze - U wordt opgenomen in een vervroegde mailing in het jaar er op.