Werken met het Nieuwe Werken. Het verhaal van Getronics

Transcriptie

1 Werken met het Nieuwe Werken Het verhaal van Getronics

2 Jan Flamend Werken met het Nieuwe Werken Het verhaal van Getronics UITGEVERIJ VAN HALEWYCK

3 Inhoud Jan Flamend & Uitgeverij Van Halewyck Diestsesteenweg 71a Leuven Cover en zetwerk: Intertext boekproducties Foto cover Studio Dann Auteursfoto Bart Ramakers Cartoons Mark Janssen Druk: New Goff, Mariakerke nur 740 isbn d/2011/7104/ Voorwoord 9 De geschiedenis van het werken 19 Het verhaal van Getronics 29 Die ochtend in de directiekamer 30 Hoe het groeide: Marc Dick 37 Hoe het ingevoerd werd: Ludo Constant 51 Het moment van de waarheid: Jean-Claude Vandenbosch 63 De vier pijlers 73 hr: Yvon Fischer en Steve Rosa 73 Facilities en infrastructuur: Patrick De Waen 94 ict: Kris Bries 103 Communicatie: Isabelle De Weirdt 106 Wat het zal opbrengen: Benny Corvers en Ivan Cols 113 De partners 123 pwc 123 aos Studley 128 Microsoft 135 Tot slot 141

4 Het Nieuwe Werken is veel meer dan een hype en steeds meer bedrijven realiseren zich dat mobiel en flexibel werken bij deze tijds- en maatschappijgeest past. Uit diverse onderzoeken blijkt dat werknemers graag de mogelijkheid krijgen om zelf te kunnen bepalen waar en wanneer ze werken. Zo kunnen ze hun werk en hun privéleven meer in balans brengen en hun levensritme verbeteren. Jean-Claude Vandenbosch Vice-President and General Manager, Getronics BeLux

5 voorwoord Het Nieuwe Werken oftewel The New World of Work Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Werken. Duidelijk en luid articuleren. Met hoofdletters. Om aan te geven dat het om iets echt nieuws en belangrijks gaat. Zoiets als de Nieuwe Stijl in de schilderkunst, of het Nieuwe Den ken in de filosofie, of het Nieuwe Rijden in het verkeer. Het Nieuwe Werken. Nederland loopt er storm voor. Tik Het Nieuwe Werken in op Google en je valt op talloze websites en blogs die de deugden en zegeningen van het Nieuwe Werken met ongebreideld enthousiasme bezingen. 9 Enkele kreten uit de cyberverhalen: Het Nieuwe Werken en het streven naar duurzaamheid hebben veel raakvlakken. Het Nieuwe Werken gaat over optimisme: met name hoe we zin voller, efficiënter, effectiever, ondernemender en tegelijk plezieriger kunnen werken. Wie het heeft over Het Nieuwe Werken bij de overheid komt al snel uit bij Ambtenaar 2.0 en Ambtenaar voor de Toekomst.

6 voorwoord het nieuwe werken Het Nieuwe Werken is een middel, geen doel! Vertrouwen hebben in je mensen de kern van hnw. De mens komt centraal te staan. De organisatie draait nu om hem. Vrijheid, blijheid. Ook een paar kritische geluiden: hnw leidt tot nws (Niet Werkende Software). Werkkostenregeling: funest voor Het Nieuwe Werken. Het Nieuwe Overwerken. Het heeft veel onderhoud nodig. Het Nieuwe Werken heeft een aantal bijwerkingen: verzakelijking van de werkrelaties, solistisch gedrag, de sociale cohesie gaat verloren, geen scheiding tussen werk en privé. Het werk stopt nooit. Het debat leeft en de voorbeelden van bedrijven en instanties waar het Nieuwe Werken ingevoerd is, worden almaar talrijker. Sommige zijn echte showcases: Microsoft, Rabobank, sns Reaal, uvit, Interpolis. Professor Pascale Peters van de Nijmeegse Radboud Universiteit somt een aantal argumenten op: De groeiende file- en mobiliteitsproblemen met de bijbehorende maatschappelijke kosten, verkeersonveiligheid en milieuschade leiden tot Het Nieuwe Werken. Maar ook de sterk toegenomen concurrentie, de krapte op de arbeidsmarkt, de noodzaak voor organisaties om in de huidige kenniseconomie te blijven innoveren, de fusies die het woonwerk verkeer van werknemers vergroten en daarmee de behoefte aan telewerken. En de huidige economische crisis die bedrijven vraagt om te bezuinigen op overhead. In ieder geval gaan steeds meer organisaties nadenken over de 11

7 voorwoord het nieuwe werken 12 vraag of telewerken of Het Nieuwe Werken ook iets voor hen is. Hoe staat het Nieuwe Werken ervoor in België? Volgen we het 13 Je ziet ook het maatschappelijke debat kantelen. Vroeger waren gids land Nederland, of werken we noest, bescheiden en onopvallend vak bonden bijvoorbeeld aarzelend. Maar de laatste jaren is telewerken aan een eigen variant? Zijn we er zonder het te beseffen al juist een belangrijke speerpunt van vakbonden en werkgeversorganisaties. mee bezig? Of beschouwen we het als een zoveelste hype, die ook Op dit moment worden er in 22 procent van de weer vanzelf overwaait en waarvoor er wel een andere in de plaats cao s telewerkregelingen genoemd. Hier valt inmiddels 15 procent komt? van de werknemers onder. Als signaal naar organisaties is dat belangrijk. Als consultant moet je oog voor nieuwe ontwikkelingen hebming Ook de media werken mee aan een positieve beeld vorben en buzzwoorden op hun waarde kunnen taxeren. Ik sprak in over telewerken. Er wordt veel over geschreven en dat is de zomer van 2010 over mijn scepsis tegenover het Nieuwe Werken be langrijk omdat managers altijd op zoek zijn naar succesvolle met Jean-Claude Vandenbosch, executive vice president van voorbeelden waaraan ze zich kunnen spiegelen. Bedrijven moeten het technologiebedrijf Getronics. op een gegeven moment meegaan om hun maatschappelijke legitimiteit Zoek niet verder, Jan, zei Jean-Claude. Je bent aan het juisorganisatie te behouden. De druk om te veranderen naar een telewerkte adres. wordt steeds groter. Ze denken, het hoort gewoon bij Ik keek verbaasd op. deze tijd, we moeten er wat mee doen, maar wat? En hoe pak ik Wij zijn er keihard mee bezig. dat aan? Hoe bedoel je, Jean-Claude? Verkoop je de technologie aan je klanten, of ben je het bij Getronics zelf aan het invoeren?

8 voorwoord het nieuwe werken plezier de uitnodiging van Jean-Claude om het nwow-project bij Getronics BeLux van dichtbij te bestuderen, met iedereen te praten die bij de invoering betrokken was en dan zelf uit te maken of hnw of nwow een modegril of een echt valabele nieuwe manier van werken is. Voor ik eraan begin, Jean-Claude, waarom spreken jullie van nwow en niet van hnw? Dat wordt duidelijk tijdens je reis door onze nwow-ervaring, Jan. Ga eerst eens met Marc Dick praten, onze financiële man. En met programmamanager Ludo Constant, met onze hr-directeur Yvon Fischer, en met Benny Corvers en Ivan Cols. Die hebben het eigenlijk allemaal mogelijk gemaakt. nwow moet van de top komen. Voor veel mensen valt het Nieuwe Werken samen met thuiswerken of telewerken. Dat is ook een heel concrete verschijningsvorm van het Nieuwe Werken. Uit het verhaal van Getronics zal blijken 14 Allebei, beste Jan. En ik nodig je uit om onze nwow-implementatie dat er nog veel meer aan de hand is. Op 28 oktober 2010 vond de 15 op de voet te volgen. eerste Nationale Thuiswerkdag plaats, een initiatief van pwc, Jullie wat? Getronics, aos Studley en Microsoft. nwow. New World of Work, verduidelijkte Jean-Claude. Wat blijkt? Minder woon-werkverkeer levert een enorme tijdwinst nwow. New World of Work. Ik proefde de woorden op mijn op. Dat is de grootste troef voor werknemers die van thuis tong. Is dat jullie versie van het Nieuwe Werken? uit werken. Met deze tijdsbesparing en de vrijheid om het werk Het is een fantastisch project. flexibeler te organiseren kunnen werknemers een beter evenwicht Echt, helemaal, met alles erop en eraan? tussen werk en privéleven vinden. De baas kan dankzij die toegeno Inderdaad. men flexibiliteit en de verminderde stress van de werknemers Met de nomadische flexdesks, en thuiswerken en video conferencing dan weer hopen de productiviteit van zijn personeel te verbeteren en energiebesparing en mooie nieuwe kantoren en comfor- en nieuw talent aan te trekken. tabele zithoeken, en telefoneren via de pc, en Maar met telewerk bespaar je niet alleen tijd. Je kunt er ook En aanzienlijke besparingen op onze huisvestingskosten. het aantal verplaatsingen en op termijn de kantoorruimte mee En gelukkiger medewerkers en beperken. Er moeten wel specifieke procedures voor worden vastgelegd En nog veel meer. en gepaste instrumenten en voorzieningen voor worden Dat wilde ik wel met eigen ogen zien. Dus accepteerde ik met aangeschaft.

9

10 hoofdstuk 1 De geschiedenis van het werken Als er zoiets als het Nieuwe Werken bestaat, dan moet er ook zoiets als het Oude Werken bestaan (hebben). Nieuw markeert een belangrijke verandering, een evolutie ten opzichte van wat bekend of vertrouwd is. Werken heeft natuurlijk een lange geschiedenis. We kunnen heel ver teruggaan. In de middeleeuwen bestonden er drie standen: qui orat, de geestelijken die bidden, qui pugnat, de edelen die vechten, en qui laborat, de lijfeigenen die op het veld werken. In de steden woonden de ambachtslui die zich in gilden georganiseerd hadden: de leerlooiers, de lakenwevers, de kooplui, de chirurgijns, de schoenmakers. De geheimen van het ambacht werden van vader op zoon overgedragen. Generatie na generatie deed het zelfde werk, vaak thuis in het atelier of in de woonkamer. Met de verlichting in de achttiende eeuw kwam de emancipa tie van het individu en het verlangen om zich persoonlijk te ontwikkelen in kunsten en wetenschappen. De individuele creativiteit werd belangrijk. Nog een eeuw later volgde de industriële revolu tie die het hele arbeidsbestel grondig herschikte. In Engeland ont dekte 19

11 Hoofdstuk 1 de geschiedenis van het werken Het werken in de fabriek veroorzaakte veel veranderingen. André Bor schrijft hierover: Vroeger was de ambachtsman vrij in het uitvoeren van zijn beroep, hij besliste waar en wanneer hij dat deed. Het onderhoud van zijn gezin stond voorop. De arbeider is één schakeltje in een onderneming, hij hoeft niet langer het hele fabricageproces in de vingers te hebben. Het draait niet meer om zijn gezin, maar om de kwaliteit en kwantiteit van het eindproduct. In de twintigste eeuw leidde de komst van de technologie tot het ontstaan van nieuwe soorten fabrieken: administratieve en dienstenorganisaties. Hun belangrijkste product is informatie op papier. Denk aan de rijen typistes die je in films uit de jaren vijftig wel eens ziet. De organisatiestructuur en de aansturing van de administratieve en dienstenorganisaties gaat volgens het beproefde model van de bureaucratie: command & control. Er ontstaat een piramidale structuur en verticale autoriteit: de macht ligt bij de leiding van de onderneming. 20 James Watt de stoommachine. Vóór die tijd werden ma chines Tegen het einde van de twintigste eeuw volgt er weer een belangrijke 21 aan gedreven met mankracht, trekdieren, watermolens en windmolens. kentering. Kennis en inzicht worden belangrijke facto- Nu werden werkprocessen gemechaniseerd. Er kwamen ren om economische productiviteit te genereren. De industriële fabrieken, grote hallen waar elektrisch aangedreven machines productie verhuist naar de lagelonenlanden. Mensen moeten weer door mensen bediend worden. Denk aan de film Modern Times zelf gaan nadenken. Ze creëren toegevoegde waarde als ze over van Charlie Chaplin. Door het werk aan een lopende band te organiseren de juiste kennis beschikken. Dit geeft hun macht. Werkers worceerd kon er met minder mensen meer en goedkoper geproduden kenniswerkers, en kennisintensieve dienstverlening wordt worden. De industriële revolutie waaide van Enge land over een van de belangrijkste economische sectoren. In de tweede helft naar de rest van Europa en naar de vs, waar Henry Ford het lopendebandsysteem van de vorige eeuw hebben we in Europa en in de vs een radicale invoerde en perfectioneerde. verschuiving van een agrarische en industriële naar een diensten- De invloed op het leven en werken van veel mensen was enorm: economie meegemaakt. De waarde van ideeën, informatie, expertise ambachtslieden konden niet tegen deze concurrentie optornen en inzicht is groter geworden dan die van tastbare goederen. en zagen zich genoodzaakt buitenshuis te gaan werken, in de fabriek. Het Verenigd Koninkrijk haalt momenteel 85 procent van zijn De ambachtsman werd een arbeider. Ook de arme landwer- bnp uit de dienstensector! Het command & controlmodel is dui- ker ging zijn geluk in de fabriek zoeken. Privéleven en werk raakten delijk niet meer geschikt om een dergelijke omgeving te beheren. fysiek gescheiden. De technologische ontwikkelingen op het gebied van informa-

12 Hoofdstuk 1 de geschiedenis van het werken dag ook echt aan het werk zijn. Aanwezig zijn op kantoor is belangrijker 22 tieverwerking en telecommunicatie creëren ongekende mogelijkheden. dan resultaten behalen. 23 Logge mainframes met domme terminals evolueren naar bliksemsnelle pc s met productiviteitssoftware die eenieder in staat stellen om berichten te schrijven en te versturen, ingewikkelde berekeningen te maken en complexe beelden te bewerken. De meest ingrijpende verandering kwam er met het internet. Dit wonderbaarlijke fenomeen van onmiddellijke beschikbaarheid, verbondenheid en interactiviteit moet vergelijkbaar zijn met wat Gutenberg veroorzaakte toen hij de boekdrukkunst lanceerde en boeken in grote aantallen hun weg naar een lezerspubliek vonden. De aloude communicatiedrager papier komt onder druk te staan. Papier heeft de eigenschap dat je het fysiek bij de hand moet hebben. Om achter de informatie die erop staat te komen moet je naar het papier toe, in kasten en mappen duiken. In de werksfeer vind je ze dus meestal op kantoor. In moderne kantoren zie je echter steeds minder mappen en kasten, omdat de informatie digitaal op het bedrijfsnetwerk staat. Met digitale informatie ben je niet meer afhankelijk van de plaats waar je bent. En het maakt ook niet uit op welk tijdstip je zoekt. Desnoods midden in de nacht. Tegelijk wordt digitale beveiliging een heel belangrijk thema in veel bedrijven. Hackers proberen zich immers een weg te banen naar confidentiële informatie. André Bor stelt dat de arbeider weer een ambachtsman wordt. Hij kan zijn werk weer thuis doen. Om met zijn collega s te communiceren moet hij via gedeelde elektronische agenda s gerichte afspraken met hen maken. De technologie maakt ook virtuele meetings mogelijk. Het arbeidsmodel van baas en ondergeschikte is de afgelopen decennia wel blijven bestaan. We zijn het gewend door onze overste gecontroleerd te worden en te bewijzen dat we tijdens onze werk- De globalisatie van de economie door telecommunicatie draad loos, bekabeld of via satellieten heeft een totaal nieuwe werk plaats en een nieuw soort werknemer/arbeider/ambachtsman in het leven geroepen. The business is always on, always connected, en we moeten ons razendsnel aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen. Werken wordt netwerken en netwerken beheren. Organisaties worden transparant en oude hiërarchische recepten werken niet meer. Arbeidsverhoudingen veranderen ingrijpend. Vrijheid betekent ook grotere verantwoordelijkheid voor de te behalen resultaten. Niet alleen de aard van het werk verandert, ook de omstandigheden waarin dat werk geleverd wordt doen dat. Werken kan op kantoor, maar ook thuis, in de file, op de lucht haven, in de trein, aan het zwembad. Veel werk bestaat uit louter communiceren. Taal speelt in het moderne zakenleven een waanzinnig belangrijke rol; tenslotte bestaat business uit weinig

13 Hoofdstuk 1 de geschiedenis van het werken meer dan talige interactie. Wat doen kenniswerkers anders dan vergaderen, presentaties geven, memo s schrijven, instructies geven, overleg plegen, telefoneren, over contracten onderhandelen, functioneringsgesprekken voeren en videoconferenties houden? In een postindustriële dienstenmaatschappij produceren de kenniswerkers vooral woorden. De veroudering van de actieve bevolking roept vragen op met betrekking tot de toekomst van het werken. Hoe zal een slinkende productieve groep in staat blijven economische groei te bewerkstelligen? Welke veranderingen brengt die vergrijzing mee voor de werk plek? Zullen de schaarste aan gekwalificeerde jonge sollicitanten en de daarmee gepaard gaande hogere kosten de econo mische groei niet negatief beïnvloeden? Of kan de daling van de actieve bevolking gecompenseerd worden door de productiviteit te verhogen? En hoe kunnen bedrijven hun structuren, systemen en culturen aanpassen zodat ze meer plaats bieden aan oudere werk nemers, migranten en vrouwen? Aan de andere kant van het spectrum hebben we de millenniumgeneratie, ook Generation Y geheten. De jongelui die na 1980 geboren zijn en complexloos opgegroeid zijn met de zegeningen van de technologie. De digitale interactieve media videogames, inter- Naast de onstuitbare opmars van informatie- en communicatietechnologie en de globalisatie van de economie hebben er nog twee factoren een ingrijpende invloed op het arbeidsgebeuren: de ecologische bewustwording en de demografische verschuivingen. Bedrijven willen en moeten hun ecologische voetafdruk beperken: minder elektriciteitsverbruik, duurzamere kantoren, minder woon-werkverkeer. Zoals we in onze Getronics case zullen zien, biedt het Nieuwe Werken een fantastisch kader om groene ambities te realiseren. Het andere onontkoombare fenomeen is de demografische 24 evolutie: enerzijds de vergrijzing en anderzijds de Generation Y. net, instant messaging, Facebook, chatboxen en sms zijn in hun 25 leefwereld ingebakken. In Engeland zou zeventig procent van de tien jarigen al over een gsm beschikken! Volgens een YouGow-onderzoek vinden zes op de tien medewerkers tussen 21 en 25 jaar dat ze het recht hebben tijdens de kantooruren met hun vrienden te facebooken. Ze worden getriggerd door de technologische geavanceerdheid van hun werkomgeving en ze hebben er geen probleem mee dat werk en privéleven helemaal door elkaar lopen. Bovendien communiceren ze digitaal en hebben ze collaboratieve tools als Sharepoint in een mum van tijd on der de knie. Alle bedrijven zijn op zoek naar de creatiefste en intelligentste van deze digital natives en hebben er veel voor over om hen aan zich te binden.

14

15 hoofdstuk 2 Het verhaal van Getronics Met een wereldwijde omzet van 2,1 miljard euro in 2009 en circa medewerkers (fte) is Getronics de grootste ict-dienstverlener in de Benelux en een toonaangevende speler wereldwijd. Als expert in werkplekdienstverlening, connectiviteit, datacenters en adviesdiensten helpt Getronics medewerkers en organisaties beter presteren. Het beschikt hiervoor over een compleet portfolio aan geïntegreerde ict-diensten voor de grootzakelijke markt en werkt op basis van zijn unieke Global Service Delivery Model, waardoor klanten wereldwijd verzekerd zijn van integrale dienstverlening van een consistente kwaliteit. Sinds 23 oktober 2007 maakt Getronics deel uit van kpn. 29

16 Hoofdstuk 2 het verhaal van getronics Hij heeft de aandacht van iedereen in de directiekamer. Een historische kans voor ons bedrijf. De droom die we allemaal koesteren. De wens van iedere ceo. Een fantastisch elan voor onze huidige en toekomstige medewerkers. Op het gezicht van de meeste directieleden staat verbazing en scepsis te lezen. Waar wil Jean-Claude naartoe, zie je ze denken. Ik heb het over kostenbesparing, productiviteitsverbetering en procesoptimalisatie. Dankzij nwow. Er wordt afwachtend geknikt. Maar hoe gaan we dat doen, en wat betekent nwow eigenlijk? Marc, jij hebt het woord. Marc Dick, de ervaren director finance & administration, zet zich schrap en haalt een mooi stapeltje documenten uit zijn tas. Bedankt voor deze inleiding, Jean-Claude. Jullie weten dat ik de laatste maanden hard gewerkt heb aan de business case over onze eventuele verhuizing. We hebben dat dossier nu opengetrokken naar het bredere perspectief van het Nieuwe Werken. The 30 Die ochtend in de directiekamer New World of Work, afgekort tot nwow. In het kort komt het 31 Woensdagochtend 20 januari 2010, op de Executive Management Team meeting van Getronics BeLux. 1 ceo Jean-Claude Vandenbosch kijkt zijn directieleden aan, houdt even zijn adem in en zegt dan: Agendapunt 4: nwow. Bijna iedereen kijkt verrast op. Waar gaat dit over? Marc Dick, chief financial officer, en Benny Corvers, hoofd business development en directeur van de consulting divisie, knikken bedachtzaam. nwow, herhaalt Vandenbosch, voor het dramatische effect. 1 Dit is een reconstructie van de geruchtmakende directievergadering die het startschot gaf voor de invoering van het Nieuwe Werken bij Getronics BeLux. Ik heb de bespreking gereconstrueerd op basis van de verhalen van enkele aanwezigen. Eventuele verkeerde citaten zijn mijn verantwoordelijkheid. er op neer dat we naar prachtige nieuwe kantoren verhuizen, dat onze mensen nog flexibeler zullen kunnen werken, dat onze CO 2 - voetafdruk zal afnemen. Marc komt helemaal op dreef, en Benny Corvers valt hem enthousiast bij. Bovendien gaan we van ons bedrijf een prachtige showcase voor onze diensten maken, een levende demonstratie van de waarde die we voor onze klanten kunnen creëren. Wij zijn de Workspace Company, en iedereen zal het weten. Jean-Claude kijkt rond en nodigt zijn directeurs uit te zeggen wat ze hiervan vinden. Director human capital & sourcing Yvon Fischer begint hardop te denken: Als we dat systeem invoeren, heeft dat grote consequenties op hr-vlak. De sociale partners moeten worden geraadpleegd, managers zullen hun mensen anders moeten leren aansturen, er is ook veel opleiding nodig om al die tools aan te leren. En de mensen moeten natuurlijk mee willen.

17 Hoofdstuk 2 het verhaal van getronics Jean-Claude voegt daar onmiddellijk aan toe: Er is een treinstation Die komen later aan de beurt, geeft Jean-Claude aan. Dat is op vijftig meter van ons nieuwe gebouw, mensen zullen door ge pland. Ons nieuwe kantoor in Diegem staat trouwens open voor het thuiswerken veel minder filestress hebben. al onze medewerkers. Het zal een heel grote verandering zijn, mijmert Yvon voort. Na de aanvankelijke scepsis begint het enthousiasme van Jean- We moeten een ander evaluatiesysteem invoeren, administratieve Claude, Marc en Benny aanstekelijk te werken. medewerkers zullen er niet zo happy mee zijn dat ze geen eigen Onze medewerkers én onze klanten zullen in de zevende he- kantoren meer hebben. mel zijn, en vergeet niet dat we jaarlijks ook nog eens een miljoen Voor mijn verkopers zal het niet veel verschil maken, werpt euro zullen kunnen besparen. Iedereen akkoord om Marc groen com mercieel directeur Patrick Christiaens op. Die werken eigenlijk licht te geven? Jean-Claude rondt het agendapunt af. al volgens de principes van het Nieuwe Werken. De consul- Er weerklinkt een volmondig ja. tants ook trouwens. Die kunnen bij de klanten wel met een mooi Het wordt een zware klus, want we hebben maar zes maanden verhaal uitpakken. Getronics gaat voluit voor de eigen technologie om alles te regelen, brengt Marc Dick nog in. Hij geeft iedereen en wordt daar beter van, veel beter. Dat kan ons een hoop een exemplaar van zijn W@h@W-rapport (work at home, home nieu we business opleveren. at work). Director consulting & business development Benny Corvers glun dert: We zullen er begin 2011 een grote campagne tegenaan gooien. We nodigen onze bestaande en nieuwe klanten uit om te 32 komen kijken hoe we het Nieuwe Werken ingevoerd hebben, welke 33 technologieën we daarvoor ingezet hebben. Je kunt je geen bete re verkooptool voorstellen. Betekent het dat ik geen eigen bureau meer zal hebben? vraagt Jacques Saint-Remi, hoofd van de on site services, het legertje tech nici dat de it-diensten bij de klanten levert. Wij worden allemaal nomaden, roept Jean-Claude lyrisch uit. Niemand heeft nog een vast bureau. We kunnen overal, op elk ogen blik, met elk device inpluggen en ons werk doen. En wat doen we met confidentiële meetings met medewerkers? We willen een heel flexibel kantoorconcept uitwerken, waarin verschillende soorten vergaderruimtes opgenomen worden, antwoordt Marc Dick. Dit is allemaal voor de mensen die in Evere werken. Wat doen we met onze sites in Zellik en Edegem? vraagt Geert Lambrecht, direc tor managed services.

18

19 hoofdstuk 3 Hoe het groeide Begin september 2010, een paar weken voor de grote verhuizing van Evere naar Diegem, voerde ik een boeiend gesprek met Marc Dick, director finance & administration van Getronics BeLux. 37 Kun je mij precies vertellen hoe jullie tot de New World of Work zijn gekomen? Het is eigenlijk met het verhuisproject begonnen. Eind 2008 bespraken we tijdens een management business review meeting het bestaande huurcontract. We zaten toen aan de Genèvelaan in Evere. Het contract liep af in De chief financial officer van Getronics Worldwide suggereerde om de kwestie voor te leggen aan de real estate divisie van kpn, het moederbedrijf van Getronics. We zijn begonnen met een stay or go analyse en hebben toen de verschillende alternatieven tegen elkaar afgewogen met in het achterhoofd twee vragen: kunnen we besparen en wat bieden de nieuwe gebouwen? Midden 2009 hebben we dan een aantal gebouwen in en om

20 Hoofdstuk 3 hoe het groeide en overal op je computer te kunnen. Een hele hoop thema s komt 38 Brussel bezocht. We gingen ook na waar het merendeel van onze dan aan bod: het gebruik van nieuwe technologieën zoals video 39 werknemers vandaan kwam maar dat leverde niet echt iets op. Er bleken iets meer mensen uit het noorden te komen. kpn Real Estate onderzocht dan de financiële voorwaarden van het huidige gebouw en het nieuwe gebouw dat we in Diegem gevonden hadden. Niet verhuizen was tenslotte ook een besparing. En mensen destabiliseren kun je beter vermijden. Van nwow was toen nog geen sprake. Uiteindelijk bleek het gebouw aan de De Kleetlaan in Diegem financieel een betere deal. Een recenter gebouw heeft ook meer te bieden: veel ramen, betere lichtinval, zeer grote plateaus met meer organisatiemogelijkheden en meer flexibiliteit. Van bijna 8000 vierkante meter in Evere gingen we naar 5800 vierkante meter in Diegem. Da s toch 25 procent minder. Bovendien was het in een lege, nieuwe ruimte makkelijker om het nwow-concept in te voeren. Ik had daar inmiddels een aantal interessante gesprekken over gehad met Benny Corvers. Benny is verantwoordelijk voor business development en consulting bij Getronics. Hij stelde voor om de nieuwe kantoren van kpn in Nederland en die van Microsoft Nederland te bezoeken. Vooral Micro soft gaat erg ver in dat nwow-concept met heel open en kleurrijke ruimtes, totaal verschillende kantoren, er zijn er zelfs uitgerust met hangmatten! Kortom, een showcase waarmee ze jongeren willen aantrekken. We begrepen intussen wel dat nwow niet in de eerste plaats een kwestie van technische facilities is maar vooral een andere manier van werken, een andere cultuur. Ik heb ook het boek van Dick Bijl gelezen, Aan de slag met het nieuwe werken. De vraag is dan: hoe gaan we dat ondersteunen? Je moet kunnen terugvallen op stevige ict-voorzieningen en -diensten om altijd con ferencing, de securityvereisten die daarmee gepaard gaan, suggesties over het paperless office, printer consolidation. Allemaal met het oog op meer flexibiliteit. Die flexibiliteit moet je ook aanbieden in de kantoren en daar komt het aspect facilities & design aan bod. Werknemers moeten flexibel en rustig kunnen werken in een kantoor. Een stiltebubble eigenlijk waar je een gesprek kunt voeren met iemand. We hebben het ook niet meer over koffieautomaten op de gang maar over aantrekkelijke coffee corners. Daar kun je dan tegelijkertijd een blik werpen op de informatie die via schermen verspreid wordt. Digital media systems in het jargon. We hebben ook een bibliotheek geïnstalleerd met echte (!) boeken waar je in alle stilte gsm s moeten uit! kunt werken. En we hebben geen cafetaria met lange tafels maar een gezellige lunch area.

21 Hoofdstuk 3 hoe het groeide badge als een soort sleutel. 40 Een laatste aspect dat wij er heel expliciet aan hebben toegevoegd, Bij de fod Sociale Zaken zagen we een goed voorbeeld van het 41 is communicatie. Over zulke ingrijpende veranderingen moet veel gebruik van digital media systems. Die grote Cisco-schermen gaan en intensief gecommuniceerd worden. We werken bijvoorbeeld we nu gebruiken voor het interne publiek enerzijds, deels ter vervanging met cartoons, een blog, mailberichten, informatieschermen. We van mailberichten, en voor de klanten, partners en bezoe- bie den ook begeleiding bij de verhuizing. Die hosts en coaches, kers anderzijds. Twee aparte circuits dus. stuk voor stuk interne mensen, leggen ter plekke alles uit. Om nog beter voorbereid te zijn, ben ik eind 2009, begin 2010 Na al dat voorbereidend onderzoek werd duidelijk wat een reeks bedrijven gaan bezoeken die het Nieuwe Werken al gedeeltelijk het concept hier bij Getronics moest worden? hebben ingevoerd. Ik denk onder meer aan Oracle, ing, Alcatel, de fod Sociale Zaken en Mobistar. De bedoeling was vooral ideeën op te doen? Klopt. Ik heb daarvan ook telkens een verslag gemaakt en waar het mocht foto s genomen. Dat resulteerde in het W@h@W-rapport (work at home, home at work) met ideeën en suggesties, dingen die ik niet mocht vergeten. Een roomwizzard bijvoorbeeld. Die is gekoppeld aan je Outlook en regelt via het netwerk het gebruik van vergaderzalen. Hij zorgt ervoor dat de juiste persoon in de juiste zaal zit. Je hoeft zo n vergaderzaal ook niet meer af te sluiten met een sleutel. Ik denk ook aan smartboards die veel mogelijkheden bieden bij presentaties, printing-on-demandsystemen die de gebruiker herkennen aan zijn badge. Voor de toegang tot het gebouw gebruiken we het bestaande bad gesysteem voor de parkeergarage, maar we werken daarnaast ook nog met camera s en buzzers. We maken ook onderscheid tus sen een A-zone (toegankelijk voor iedereen), een B-zone (met bege leiding) en een C-zone (alleen interne medewerkers). Voor lockers bestaan er systemen met een sleutel of een nummerslot maar er is ook een combinatie van locker en accesscontrolsysteem. Wij hebben dat laatste gekozen en gebruiken onze Eind januari 2010 zette het executive management team het licht op groen en een paar dagen later hebben we onze medewerkers op de hoogte gebracht. In maart hebben we een veertigtal mensen in vier werkgroepen geïnstalleerd: cultuur, facilities, ict en com municatie. We bezorgden die mensen een uitgebreide samenvatting van het voorbereidend werk en hun opdracht bestond erin alle voorstellen en ideeën eens goed tegen het licht te houden.