Handleiding voor Data Entry in de CONHC database. Versie 1 Juni 2010 Ineke van der Veen

Transcriptie

1 Handleiding voor Data Entry in de CONHC database Versie 1 Juni 2010 Ineke van der Veen

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Terminologie Algemene opmerkingen Inloggen Hoe kom ik bij de database? inloggen: 1 e keer Inloggen SMS authenticatie Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Patiënten aanmaken en laden Nieuwe patiënt aanmaken Bestaande patiënten laden CONHC database structuur Data invoer Invoer Saven Data entry flow Automatisch gevulde items Catheterisation Complication Record wijzigen/verwijderen Rapporten in data entry Clipboard Status rapport Frequentietabel Overzicht van patienten die gechekt moeten worden algemeen patiënt bekijken Afsluiten Handleiding data entry CONHC

3 1 Terminologie De CONHC database werkt onder ProMISe, een internet applicatie voor het onderhouden en gebruik van (klinische) data. In de database zitten patiëntgegevens in verschillende tabellen (records). Elk record bestaat uit hoofdstukken en secties en elke sectie bestaat uit vragen (items). 2 Algemene opmerkingen ProMISe werkt met een tabblad-structuur, waarbij u in elk hoofd-tabblad (1), naar verschillende sub-tabbladen kunt gaan (2) (Figuur 1). De blauw gekleurde tab is altijd het actieve tabblad. Data-invoer gebeurt altijd in het hoofd-tabblad Data Entry. Op de tabbladen zult u veel boomstructuren met menu opties tegenkomen (3, Figuur 1). Afhankelijk van wat u aan het doen bent zullen sommige menustructuren open of dicht klappen. U kunt zelf altijd de menu s openen of dichtdoen met een muisklik op het plusje of minnetje voor een menu. Met een rechtermuisknop zal de gehele onderliggende structuur geopend/gesloten worden, met een linker muisklik zal alleen het eerstvolgende menu geopend/gesloten worden. Figuur 1 Soms zal tijdens het invoeren onderstaand clipboard verschijnen (Figuur 2) met informatie over de geladen patiënt(en). U kunt dit wegklikken met een rechter muisklik op de smiley. U kunt het clipboard verplaatsen door met uw muis de smiley te verplaatsen. Figuur 2 Handleiding data entry in CONHC 3

4 Als u tijdens het werken met ProMISe de onderstaande mededeling te zien krijgt (Figuur 3), kies dan ja om door te gaan. Figuur 3 3 Inloggen 3.1 Hoe kom ik bij de database? Ga naar en klik op logon pagina van het CONHC project (Figuur 4). Figuur 4 4 Handleiding data entry CONHC

5 U komt nu in het inlogscherm van de CONHC ProMISe database (Figuur 5): In het rechterpaneel staan mededelingen die algemeen zijn (1) of specifiek voor dit project op dit moment (2). Figuur 5 Als u voor het eerst met ProMISe gaat werken, is het belangrijk om eerst de interactive browser configuration checker te runnen. U vindt deze door op 1 (Figuur 5) te klikken en op interactive browser configuration checker te klikken. Klik in het scherm dat verschijnt op 'Run the Tests' (1, Figuur 6). Hierop krijgt u in de kolom 'Status' (2, Figuur 6) een overzicht van instellingen van uw browser te zien met daarnaast een aanduiding van mogelijke problemen en oplossingen. Groen = OK Geel = Niet optimaal Rood = Kan problemen opleveren Vraagteken = onbekend Figuur 6 De meeste problemen worden veroorzaakt doordat: niet in de lijst van vertrouwde websites staat. Popups niet toegestaan zijn. Het gebruik van ActiveX niet is toegestaan. Java niet is geïnstalleerd en ingeschakeld. Handleiding data entry in CONHC 5

6 Door onder Information and Setup Instructions op een link te drukken (3, Figuur 6) krijgt u informatie hoe u het probleem op kunt lossen. 3.2 inloggen: 1 e keer Nadat u een account heeft aangevraagd, krijgt u een username. U vult uw username in het inlogscherm in en klikt daarna op de link Password forgotten? Click here for a new one om uw wachtwoord te ontvangen (Figuur 7). Figuur 7 U komt dan in stap 1 van de wachtwoordprocedure terecht (Figuur 8). Vul bij (1) het adres in wat u opgegeven hebt bij het aanvragen van het account. Klik daarna op Request temporary password (2). Het wachtwoord wordt naar dat e- mailadres gestuurd. Figuur 8 U komt daarna in stap 2 terecht (Figuur 9). Vul bij (1) het tijdelijke wachtwoord uit de die u net ontvangen heeft in. U hebt de mogelijkheid om meteen dit tijdelijke wachtwoord te wijzigen in een wachtwoord wat door u zelf gekozen is. Vul dit 2 keer in bij (2). Let op dat een door u gekozen wachtwoord aan een aantal voorwaarden moet voldoen (3). Een geldig wachtwoord moet: a) tenminste 8 karakters lang zijn b) zowel hoofdletters als kleine letters bevatten c) tenminste één getal bevatten d) tenminste één speciaal karakter bevatten, zoals # $ % Uw wachtwoord is strikt persoonlijk. Geef het niet aan anderen. Als een ander toegang tot de toepassing moet hebben, vraag via Nico Blom N.A.Blom@lumc.nl een account aan voor die persoon. Klik op het blauwe potlood om in te loggen (4). De volgende keer dat u inlogt, kunt u met uw username en zelf gekozen wachtwoord inloggen. 6 Handleiding data entry CONHC

7 Figuur 9 Omdat wachtwoorden die door ProMISe uitgegeven zijn tijdelijk zijn, krijgt u, als u bij het opvragen van een wachtwoord niet al meteen een nieuw wachtwoord heeft gekozen (2, Figuur 9), bij inloggen de onderstaande opmerking (Figuur 10). Klik op OK om verder te gaan. U komt dan later in een scherm terecht waar u uw wachtwoord kunt wijzigen (Figuur 14) Figuur Inloggen Vul in het inlogscherm uw username en wachtwoord in (1, Figuur 9) en druk op het blauwe potlood om de sessie te starten. 3.5 SMS authenticatie De CONHC werkt met SMS authenticatie. Dit houdt in dat we bij het inloggen, naast het persoonlijke username en wachtwoord, ook gebruik gaan maken van een code die per SMS naar u toegestuurd wordt. Dit biedt meer bescherming tegen hackers en maakt het opslaan van de patiëntgegevens veiliger. U ontvangt na het inloggen een SMS met een code. Deze code vult u in bij 1 (Figuur 11). De beveiliging werkt met het IP adres van uw PC. Deze staat bij 2 (Figuur 11). Als u op een veilige PC aan het werk bent, d.w.z. een PC op uw werkplek en niet bv. ergens in een bibliotheek, kunt u bij 3 (Figuur 11) aangeven Handleiding data entry in CONHC 7

8 dat deze PC veilig is. Als u dit aanklikt en u maakt geen fouten bij het typen van het wachtwoord, hoeft u, zolang het IP adres niet wijzigt, deze procedure niet meer door te lopen. Zodra u een fout maakt bij het wachtwoord of uw IP adres wijzigt, ontvangt u weer een SMS bij het inloggen. Na het invullen klikt u op continue (4, Figuur 11) om in te loggen. Figuur 11 Mocht u niet in staat zijn om op uw werkplek een SMS te ontvangen, kunt u de code per ontvangen. De code (session key) staat in het subject van de e- mail (Figuur 12); De getallen na de dubbele punt zijn de getallen die u bij 1 (Figuur 11) moet invoeren Figuur Wachtwoord wijzigen Mocht u in een later stadium uw wachtwoord willen wijzigen, ga dan naar tabblad Help (1, Figuur 13). Open het menu 'Current User and Password'. Kies 'Change password' (2, Figuur 13). 8 Handleiding data entry CONHC

9 Figuur 13 U dient uw huidige wachtwoord op te geven (1, Figuur 14) en tweemaal het nieuwe (2, Figuur 14). Let op de eisen die aan een wachtwoord worden gesteld (3, Figuur 14). Een geldig wachtwoord moet: e) tenminste 8 karakters lang zijn f) zowel hoofdletters als kleine letters bevatten g) tenminste één getal bevatten h) tenminste één speciaal karakter bevatten, zoals # $ % Klik daarna op 'Change Password' (4). Figuur Wachtwoord vergeten Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u de procedure onder 3.2 inloggen: 1 e keer volgen om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Handleiding data entry in CONHC 9

10 4 Patiënten aanmaken en laden Na het inloggen, komt u in het Data Entry tabblad (1). Hier ziet u de Index (2) van patiënten in uw ziekenhuis (3), in dit geval ziekenhuis (CIC) 800 (Figuur 15). Figuur Nieuwe patiënt aanmaken Om een nieuwe patiënt aan te maken (Figuur 16), klik op Create/Load Patientrecord (1). U ziet hier uw ziekenhuis en ProMISe maakt voor u een suggestie voor een Free slot (2). U kunt hier een optie aanklikken, of u kunt zelf een nummer invullen (3). Om te voorkomen dat een patiënt 2 keer ingevoerd wordt, moet u het BSN of het patiëntnummer van de aan te maken patiënt invullen bij (4). Het is voldoende om een van beide in te vullen. Hierna klikt u op create new patiënt (4). Figuur Handleiding data entry CONHC

11 Als er al een patiënt in uw ziekenhuis in de CONHC bestaat met dit BSN of patiëntnummer, dan krijgt u de volgende mededeling (Figuur 17) Figuur 17 Klik dan op OK om verder te gaan. De al bestaande patiënt wordt dan geladen. Als de patiënt nog niet bestaat, wordt een patiënt met het door u gekozen nummer aangemaakt. Indien u uit het menu wilt zonder een patiënt aan te maken, kunt u terug gaan naar de index door All cases te kiezen. 4.2 Bestaande patiënten laden Bestaande patiënten kunnen op verschillende manieren geladen worden (Figuur 18). A) Maak in de Index een linker muisklik op de patiënt (1) en kies Load into Data-Editor (2). U kunt de patiënt ook direct laden door een rechter muisklik op de patiënt te maken (1). Figuur 18 B) Om een specifieke patiënt te zoeken, ga in de Index naar Build a Patient- Index (Figuur 19). Door bv. het patiëntnummer in uw ziekenhuis of de achternaam in te vullen bij (1) kunt u een specifieke patiënt opvragen. U kunt de patiënt dan laden zoals hierboven beschreven. Om weer terug te keren naar alle patiënten in uw ziekenhuis, kies (2). Figuur 19 Handleiding data entry in CONHC 11

12 C) Het is ook mogelijk om meerdere zoektermen te combineren (Figuur 20). Ga naar search using patterns in items (1). Standaard staan hier de items die in de index staan, maar u kunt de selectie van items wijzigen door op item #1 klikken (2) en andere items te kiezen. Vul de te zoeken term in bij (3) en klik op search using patterns below om te zoeken. U kunt meerdere zoektermen opgeven en u kunt werken met zogenaamde wildcards (jokers) om delen van de tekst vrij te laten (bv Jans% geeft als resultaat zowel Jansen als Janssen). Het is bij B niet mogelijk om op het nummer van de patiënt te zoeken, maar dat kan bij deze zoekfunctie wel. Figuur 20 5 CONHC database structuur De CONHC database bestaan uit 4 tabellen: Patient Previous Intervention Catheterisation Complication Onder elke patiënt kunnen meerdere Previous Interventions en Catheterisations hangen. Onder elke Catheterisation kunnen meerdere Complications hangen. Om te weten in welk record van welke patiënt u op dit moment werkt, kunt u kijken naar de record locator (Figuur 21, 1) rechts in het Editor tabblad. Het blauwe pijltje (2) geeft aan in welk record u zit. Per patiënt zijn de records op chronologische volgorde gesorteerd. U kunt ook rechtsboven in het scherm (3) zien met welke patiënt u werkt. De oogjes in dit onderdeel kunnen gebruikt worden om te kijken of er al een patiënt bestaat met deze data. Een rechter muisklik checkt voor het bestaan van een patiënt met de data behorend bij dat specifieke oogjes -item, een linker muisklik checkt het bestaan van een patiënt met de combinatie van de gegevens van alle oogjes. 12 Handleiding data entry CONHC

13 Elke tabel bestaat uit een aantal hoofdstukken en secties (4). De hoofdstukken zijn rood en de secties zijn groen. Ook hier geven de pijltjes aan waar u zich bevindt op de tabel. U kunt naar andere hoofdstukken/secties/tabellen/patiënten gaan door in de record locator op het betreffende onderdeel te klikken. Figuur 21 6 Data invoer 6.1 Invoer Ga naar het Editor sub-tabblad, en klik op de eerste vraag. Er verschijnt een hokje rond de in te vullen vraag (Figuur 22). Bij sommige vragen kunt u tussen verschillende opties kiezen. U kunt opties kiezen met uw muis, of door het bijbehorende nummer in de typen, of door de 1 e letter van het woord in te typen. Bij de laatste 2 werkwijzen moet u uw keuze nog bevestigen met een klik op Accept of het indrukken van TAB. Figuur 22 Bij sommige vragen moet u zelf een tekst invullen. In sommige gevallen zal er naast de vraag een korte uitleg verschijnen (Figuur 23). Handleiding data entry in CONHC 13

14 Figuur 23 Datumvelden kunnen op verschillende manieren ingevuld worden. Hoewel ProMISe zelf de structuur jjjj/mm/dd hanteert, zullen andere formaten, zoals bv. dd-mm-jjjj, ook geaccepteerd worden. Als u een vraag niet invult die wel ingevuld moet worden, krijgt u een waarschuwing te zien (Figuur 24). Ook kan het gebeuren dat u een waarschuwing krijgt dat uw ingevoerde waarde niet overeenkomt met bepaalde criteria. Hoewel u altijd door kunt gaan met invoeren, raden wij u aan meteen de gegevens te verbeteren. Figuur 24 ProMISe zorgt er voor dat u automatisch naar de volgende relevante vraag springt. Dit betekent dat afhankelijk van uw antwoorden, sommige vragen automatisch overgeslagen worden. U kunt naar een andere vraag gaan door met uw muis de betreffende vraag te selecteren. In de CONHC wordt met EPCC codes gewerkt en bij sommige vragen zijn veel antwoordopties mogelijk. Om de invoer gemakkelijker en sneller te maken wordt gewerkt met vragen waarbij de class aangegeven moet worden. Door hier een klasse te kiezen, worden de antwoordopties bij de volgende vraag gereduceerd tot de voor die klasse relevante antwoordopties, waardoor u sneller de juiste optie kunt vinden. Mocht u de door u gewenste optie niet kunnen vinden in deze gereduceerde lijst, kunt u door een? in te typen de volledige lijst te zien krijgen en uw optie daarin opzoeken. Dit staat als opmerking bij elke vraag waar dat van toepassing is aangegeven (Figuur 25). Figuur Handleiding data entry CONHC

15 De standaard lay-out van de Editor laat zowel de naam (kolom label ) als ook de code (kolom value ) van het gekozen antwoord zien voor vragen die al ingevuld zijn. Het is mogelijk om in de Editor te kiezen voor een lay-out die alleen de naam (label) weergeeft en niet de code (Figuur 26). Maak een rechter muis klik op Actions in het midden van het tabblad en klik op het vakje naast Hide Values om die kolom onzichtbaar te maken. Door nogmaals op dit vakje te klikken kan dit weer ongedaan gemaakt worden. Figuur Saven De teller midden boven in beeld geeft aan hoeveel veranderingen nog niet gesaved zijn. Om te saven, druk op het Save potlood (1, Figuur 27). Om de wijzigingen eerst te bekijken voordat u ze opslaat, klikt u op modifications (2, Figuur 27). Figuur 27 Indien u de veranderingen niet wenst te saven maar juist wilt verwijderen, kies dan 'cancel modifications' (Figuur 28): Figuur Data entry flow Om het aanmaken van nieuwe records gemakkelijk te maken bestaat op de patiënttabel het hoofdstuk Data entry flow. Bij de 1 e vraag van dit hoofdstuk geeft u aan welk type data u wilt invullen (Figuur 29). Als u voor deze patiënt Handleiding data entry in CONHC 15

16 geen data meer wilt invoeren, kunt u de data saven en een andere patiënt openen in de index of afsluiten. Figuur 29 Als u Patient Information kiest, springt u meteen naar het relevante onderdeel, bij alle andere opties gaat u verder met het invullen van de datum van de interventie (Figuur 30). Figuur 30 Daarna vult u het volgnummer van de interventie in (sequence number). Deze optie staat automatisch ingevuld op 1 (Figuur 31), omdat er meestal maar één interventie op een dag heeft plaatsgevonden. In de uitzonderlijke situatie dat u meer dan één interventie op een dag heeft uitgevoerd, kunt u dit nummer ophogen (zie ook 6.5 Catheterisation). Nadat u op Accept of Tab heeft gedrukt wordt bij de volgende vraag de datum en het volgnummer achter elkaar gezet en springt u door naar de volgende vraag. U dient dan nog een keer op tab te klikken om het nieuwe record aan te maken en naar het nieuwe record te springen. U kunt dan verder gaan met invoeren van data. Figuur 31 Hoewel het mogelijk is om buiten de Data entry flow records aan te maken met behulp van de knop Create new records in het Editor tabblad, raden wij af om op die manier records aan te maken. 16 Handleiding data entry CONHC

17 Aan het einde van elke tabel springt u automatisch terug naar de data entry flow sectie op de patiënt tabel. 6.4 Automatisch gevulde items Op de patiënttabel staan een aantal vragen die automatisch gevuld worden, nadat u data ingevoerd heeft (Figuur 32). U hoeft in deze sectie zelf niets in te vullen. Figuur Catheterisation Voor elke catheterisatie procedure moet u een nieuw record aanmaken (d.w.z. voor elke operatie). Als u meerdere interventies per catheterisatie procedure uitvoert, kunt u die op 1 record kwijt (max. vier interventies, Figuur 33). Figuur 33 Als u later op de dag bij dezelfde patiënt opnieuw een catheterisatie uitvoert, dient u een nieuw record aan te maken. In dat geval vult u in de data entry flow een 2 in bij Sequence number of record (Figuur 34). Figuur 34 Handleiding data entry in CONHC 17

18 6.6 Complication Omdat een complication bij een catheterisatie hoort, moet u om een complicatie in te vullen eerst in de record locator naar de juiste catheterisatie gaan. Ga rechts in het scherm naar de record locator en klik het catheterisatie record aan (1, Figuur 35). Om een complicatie in te voeren, moet u de sectie data entry flow onderaan dit record invullen (2, Figuur 35). Deze data entry flow werkt op dezelfde manier als de data entry flow op de patiënttabel. Na het invullen van de data entry flow wordt een complicatie record aangemaakt. Figuur 35 Het kan in uitzonderingsgevallen voorkomen dat een complicatie niet eenduidig toe te schrijven is aan een catheterisatie. In dat geval kiest u de meest waarschijnlijke catheterisatie en maakt u daarbij het complicatierecord aan. U vult dan bij de eerste vraag Is there an alternative catheterisation? ja in (Figuur 36) en geeft aan welke catheterisatie als alternatief in aanmerking komt. In de statistische analyse kan dan met deze onzekerheid rekening gehouden worden. Figuur 36 Normaal gesproken zal er geen twijfel zijn over bij welke catheterisatie de complicatie hoort en daarom is voor uw gemak alvast nee (0) ingevuld en hoeft u alleen op tab of accept te klikken om door te gaan. U springt dan door naar de eerstvolgende relevante vraag. 18 Handleiding data entry CONHC

19 7 Record wijzigen/verwijderen Om een record te verwijderen of de datum te wijzigen (Figuur 37), ga in het subtabblad Editor, in de record locator op het juiste record staan en kies (1). Figuur 37 Als u de datum van het record wilt wijzigen, kies dan (Figuur 37, 2). Let goed op dat u het juiste record heeft gekozen! Vul dan bij (Figuur 38, 1) de juiste datum in en kies (Figuur 38, 2). Figuur 38 8 Rapporten in data entry 8.1 Clipboard Op elk gewenst moment tijdens de data entry kan per recordtype een overzicht met de ingevoerde data opgevraagd worden door op CTRL G te drukken (clipboard). Deze gegevens kunnen indien nodig naar een ander record gekopieerd worden. Dit clipboard kan ook handig zijn als overzicht van uw ingevoerde gegevens. 8.2 Status rapport Door op CTRL-2 te drukken kunt u een overzicht van de gegevens van de patiënt te zien krijgen. U kunt dit overzicht printen (Figuur 39) door op de print knop midden boven in beeld te drukken (1) naar een ander programma kopiëren, door op Convert te drukken (3). Bij (4) klikt u aan welke gegevens u wilt kopiëren en nadat u op copy to Clipboard (5) heeft gedrukt kunt u de gegevens in het gewenste programma (bv Word of Excel) plakken. Handleiding data entry in CONHC 19

20 Figuur Frequentietabel Figuur 40 Door een rechter muisklik te maken op het vakje links van de vraag waarvan u een frequentie tabel wilt hebben (Figuur 40), komt er een menu te voorschijn. Als u hier frequency table kiest, verschijnt er een frequentietabel (Figuur 41). Deze tabel kunt u niet printen, maar wel met een printscreen functie in een ander programma plakken. Andere vormen van rapportage zullen in een vervolg handleiding aan bod komen. Figuur Handleiding data entry CONHC

21 9 Overzicht van patiënten die gecheckt moeten worden 9.1 algemeen U kunt bij patiënten aangeven dat u 6 weken na de catheterisatie wilt checken voor complicaties (Figuur 42). Bij het opstarten van ProMISe wordt automatisch een rapport geladen wat alle patiënten waarvan deze vraag op Check this patiënt staat en waarvan de laatste catheterisatie meer dan 6 weken geleden is laat zien. Figuur patiënt bekijken Ga naar report, list (1 in Figuur 43). Hier ziet u een overzicht van de patiënten die u wilt checken en hun laatste catheterisatie. Om een patiënt te bekijken en te wijzigen, laad de patiënt met een rechter muisklik (2 in Figuur 43). Om een statusoverzicht van deze patiënt te maken, kunt u de patiënt met een linker muisklik aanklikken en daarna op Horizontal layout of Vertical layout klikken (3 in Figuur 43). Figuur 43 Als u gebruik maakt van deze reminder, vul dan als de check klaar is bij die vraag in no check needed. Hierna zal de patiënt de volgende keer niet weer in de lijst verschijnen. Handleiding data entry in CONHC 21

22 10 Afsluiten Klik op de Exit knop of op het kruisje rechtsboven om de sessie af te sluiten (Figuur 44). Figuur Contact Bij vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met de ProMISe helpdesk (ADM@lumc.nl). Aanvragen voor nieuwe accounts of wijzigingen in de database kunnen bij Nico Blom N.A.Blom@lumc.nl ingediend worden. 22 Handleiding data entry CONHC