Handleiding Entrance. Uw pensioenportaal

Transcriptie

1 Handleiding Entrance Uw pensioenportaal

2 Inhoud De belangrijkste functies van Entrance Een nieuwe werknemer aanmelden Personeelsgegevens veranderen Naam of adresgegevens veranderen Het personeelsnummer verandert Overgang naar een andere personeelsgroep Werknemer gaat trouwen of registreert partnerschap Werknemer gaat scheiden of beëindigt partnerschap Werknemer gaat samenwonen Werknemer woont niet langer samen Salaris of deeltijdpercentage verandert Werknemer gaat uit dienst Werknemer wordt ziek of arbeidsongeschikt Werknemer overlijdt Partner van werknemer overlijdt Werknemer gaat met pensioen Actuele informatie over de administratie Raadplegen Groepswijzigingen doorgeven in een bestand Contact << terug naar Inhoud 2

3 De belangrijkste functies van Entrance Waar vind ik welke informatie? Hier vindt u de belangrijkste functies van Entrance. Wilt u de volledige uitleg? Dan vindt u deze verderop in deze handleiding. Algemeen Selecteren werkgever Heeft u meer dan één werkgevernummer? Beheer hier uw gegevens per werkgevernummer. Wijzigen wachtwoord Pas uw wachtwoord aan. Begrippenlijst Krijg uitleg bij begrippen over pensioen. Contact Onze contactinformatie Downloads Alle digitale formulieren Handleiding Deze handleiding Rekening-courant Bekijken rekening-courantoverzicht Selecteer een rekening-courantnummer en een volgnummer. Bekijken rekeningcourantspecificaties Voor een toelichting bij de kosten voor wijzigingen, prolongaties, rente en uitkeringen. Klik op de omschrijving voor de toelichting. Klik op het rekening-courantnummer (RC-nummer), het volgnummer of het boekingsnummer om terug te gaan naar het overzicht. Download in Excel-formaat maken Verschillende overzichten over uw rekening-courant zijn beschikbaar. Afdruk in PDF-formaat maken Verschillende overzichten over uw rekening-courant zijn beschikbaar. << terug naar Inhoud 3

4 Toegangsbeheer Gebruikersgegevens Wijzig hier uw accountgegevens. Overige gebruikersgegevens Geef collega s toegang, trek een account in, blokkeer en deblokkeer accounts. Werknemerbeheer Bekijken pensioengegevens Bekijk welke werknemers in de administratie staan, wat er verzekerd is voor hen en hoe hoog de premies zijn. Bekijken wijzigingen Controleer de wijzigingen die u maakte en de status van de wijzigingen. Aanmelden nieuwe werknemer U voert alleen het burgerservicenummer (BSN), de geboortedatum en het geslacht in. Wij vullen de gegevens aan op basis van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Doorgeven individuele wijzigingen Geef wijzigingen die gelden voor een specifieke deelnemer hier door: Wijzigingen deeltijdpercentage Verlaging pensioengevend salaris Aanvang en einde onbetaald verlof Doorgeven groepswijzigingen Geef wijzigingen die gelden voor alle werknemers hier door, bijvoorbeeld de jaarlijkse salarisaanpassingen, om meerdere nieuwe werknemers aan te melden of uit dienst te melden. Dit kan in een Excel-bestand (u vindt hier ook de instructie voor het opstellen van het Excel-bestand). Bevestigen (signaleringen) Controleer uw gegevens, pas deze eventueel aan en bevestig deze. Deze stap neemt u altijd voordat u verzendt. Verzenden opgeslagen wijzigingen Verzend alle opgeslagen wijzigingen na de controle. << terug naar Inhoud 4

5 1 Een nieuwe werknemer aanmelden Meld een nieuwe werknemer aan Meld een nieuwe werknemer direct aan via Entrance. Ook als deze nog niet voldoet aan de voorwaarden. Bijvoorbeeld als een werknemer nog niet oud genoeg is (als de opnameleeftijd nog niet is bereikt). U geeft de werknemer: de brochure en het formulier Waardeoverdracht. Wij vullen de gegevens aan Van iedere nieuwe werknemer vult u de naam, het geslacht en het burgerservicenummer in. Wij krijgen de andere gegevens van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Ook de gegevens van de partner krijgen wij van de GBA. Woont de werknemer samen? Vul dan wél de partnergegevens in. Gegevens van samenwonende partners zijn namelijk niet bekend bij de GBA. U meldt samenwonende partners aan die meer dan zes maanden op hetzelfde adres ingeschreven staan, of die een notarieel samenlevingscontract hebben gesloten. Dit doet u uiterlijk binnen een maand. Spraken we een drempelperiode (wachttijd) af in uw pensioenregeling? Dan nemen wij de werknemer 2 maanden na indiensttreding op in onze administratie. Meld uw werknemer wel vast aan via Entrance. Uw werknemer kan kiezen voor waardeoverdracht Uw werknemer kan ervoor kiezen om het pensioen dat hij opbouwde bij een vorige werkgever mee te nemen naar uw regeling. Dit heet waardeoverdracht. Kiest uw werknemer hiervoor? Dan nemen wij contact op met de pensioenuitvoerder van de vorige werkgever(s). Wij berekenen de waarde van het pensioen in uw pensioenregeling en sturen uw werknemer een offerte. U krijgt ook een brief met informatie. Waardeoverdracht kan namelijk ook financiële gevolgen hebben voor u. Wij zorgen ervoor dat uw werknemer deelneemt aan de pensioenregeling. Hij krijgt van ons: De Startbrief: een korte versie van het pensioenreglement in begrijpelijke taal. Het Uniform Pensioenoverzicht (UPO): een jaarlijks overzicht van de verzekerde pensioenen. Begrippenlijst Komt u woorden tegen die u niet kent? In de begrippenlijst leest u de uitleg. << terug naar Inhoud 5

6 2 Personeelsgegevens veranderen Welke wijzigingen geeft u door? Sommige wijzigingen geeft u door via Entrance. Andere wijzigingen horen wij van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). U ziet hieronder welke wijzigingen u zelf doorgeeft. Collectieve wijzigingen doorgeven Veranderen de gegevens van meerdere werknemers, bijvoorbeeld bij een salariswijziging, uitdiensttreding of neemt u meer werknemers tegelijk aan? Geef de wijzigingen dan door via groepswijzigingen (hoofdstuk 20). Welke wijzigingen geeft u door Indiensttreding Naam of adresgegevens Personeelsnummer wijzigt Overgang naar andere personeelsgroep Trouwen of registreren partnerschap Scheiden of beëindigen partnerschap Samenwonen Einde samenwonen Salaris of dienstverband Uitdiensttreding Ziek of arbeidsongeschikt Overlijden werknemer of partner Overlijden partner van samenwonende werknemer Met pensioen Direct aanmelden via Entrance U geeft niets door* Doorgeven via Entrance Doorgeven via Entrance U geeft niets door* U geeft niets door* Doorgeven via Entrance Doorgeven via Entrance Doorgeven via Entrance Doorgeven via Entrance Doorgeven via Entrance U geeft niets door* Doorgeven via Entrance U geeft niets door * Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance. << terug naar Inhoud 6

7 3 Naam of adresgegevens veranderen U hoeft niets te doen. Wij krijgen wijzigingen door van de GBA. Ook wijzigingen in de gegevens van de partner van uw werknemer. Wanneer geeft u wel iets door Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance ga naar Doorgeven individuele wijziging ; kies Wijzigen persoonsgegevens ; voer de nieuwe gegevens in; sla de wijziging op; Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Wij verwerken de nieuwe gegevens in de pensioenadministratie. << terug naar Inhoud 7

8 4 Het personeelsnummer verandert Geef het nieuwe personeelsnummer door via Entrance. ga naar Doorgeven individuele wijziging ; kies Wijzigen personeelsnummer ; voer het nieuwe personeelsnummer in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Wij verwerken het nieuwe personeelsnummer in de pensioenadministratie. << terug naar Inhoud 8

9 5 Overgang naar een andere personeelsgroep U geeft de overgang naar de nieuwe personeelsgroep door via Entrance. controleer of de laatste salarisaanpassing bij ons bekend is op de datum die is afgesproken in het reglement. Is dat niet het geval? Dan geeft u deze eerst door. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies wijziging personeelsgroep ; vul de datum van overgang naar de nieuwe personeelsgroep in; selecteer de nieuwe personeelsgroep uit de keuzelijst; sla de wijziging op. Wilt u weten wanneer de wijziging is verwerkt? Geef dan aan bij verzenden dat u een wilt ontvangen. U vindt de wijziging terug in het overzicht opgeslagen wijzigingen. Let op: de wijziging is pas definitief als u deze verstuurt vanuit dit overzicht. Ga hiervoor naar definitief te verzenden en kies de wijziging. Nu kunt u de wijziging versturen. Wij verwerken de overgang naar de nieuwe personeelsgroep in de pensioenadministratie. << terug naar Inhoud 9

10 6 Werknemer gaat trouwen of registreert partnerschap U hoeft niets te doen. Wij krijgen wijzigingen door van de GBA. Ook wijzigingen in de gegevens van de partner van uw werknemer. Wanneer geeft u wel iets door Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies huwelijk of geregistreerd partnerschap ; voer de nieuwe gegevens in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Wij verwerken de nieuwe gegevens in de pensioenadministratie. << terug naar Inhoud 10

11 7 Werknemer gaat scheiden of beëindigt partnerschap U hoeft niets te doen. Wij krijgen wijzigingen door van de GBA. Ook wijzigingen in de gegevens van de partner van uw werknemer. Wanneer geeft u wel iets door Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies echtscheiding of ontbinding partnerschap ; voer de nieuwe gegevens in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Is de echtscheiding of de ontbinding van het geregistreerd partnerschap definitief geregeld? Dan passen wij de administratie aan. Kiest de werknemer voor verevening? Dan kan hij/zij dit aanvragen via een formulier voor pensioenverevening. << terug naar Inhoud 11

12 8 Werknemer gaat samenwonen Geef dit door via Entrance. U meldt partners aan die meer dan zes maanden op hetzelfde adres ingeschreven staan, of die een notarieel samenlevingscontract hebben gesloten. Dit doet u uiterlijk binnen een maand. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies samenwonen ; voer de gegevens van de werknemer en de partner in. Heeft uw werknemer een notarieel samenlevingscontract? Vul dan de ingangsdatum van het contract in. Meld anders de datum waarop uw werknemer is gaan samenwonen; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Wij verwerken de nieuwe gegevens in de pensioenadministratie. Heeft uw werknemer géén notarieel samenlevingscontract? Dan bewaren wij de wijziging totdat de zes maanden zijn verstreken. << terug naar Inhoud 12

13 9 Werknemer woont niet langer samen Geef dit door via Entrance. De werknemer vult het formulier beëindigen samenwonen in. U vindt het formulier in Entrance onder downloads. Beide partners ondertekenen de verklaring. U stuurt het formulier aan ons terug. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies einde samenwonen ; voer de gegevens van de werknemer en de partner in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Wij verwerken de nieuwe gegevens in de pensioenadministratie. << terug naar Inhoud 13

14 10 Salaris of deeltijdpercentage verandert Geef dit door via Entrance. Salariswijzigingen worden verwerkt op de datum die is afgesproken in het reglement. Wijzigingen van het deeltijdpercentage worden verwerkt op de wijzigingsdatum. Geeft u een enkele wijziging door? ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies wijzigen salaris/deeltijd ; voer de nieuwe gegevens van de werknemer in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Geeft u een wijziging door van meerdere werknemers tegelijk? Bijvoorbeeld bij een collectieve salariswijziging? Geef het dan in één keer door via groepswijzigingen. Wij verwerken de nieuwe gegevens in de pensioenadministratie. U krijgt een bericht als de wijziging is verwerkt. De werknemer krijgt geen bericht. De werknemer ziet de wijziging wel terug in het Uniform Pensioenoverzicht (UPO) dat hij of zij ieder jaar krijgt. << terug naar Inhoud 14

15 11 Werknemer gaat uit dienst Geef dit door via Entrance. Geeft u een enkele uitdiensttreding door? controleer of de laatste salarisaanpassing bij ons bekend is. Dit kan via de link raadplegen. Geef eventueel de salarisaanpassing nog door. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies einde dienstverband ; voer de wijziging in; kies bij reden voor overig ; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Gaan er meer werknemers tegelijk uit dienst? Geef het dan in één keer door via groepswijzigingen. Wij verwerken de uitdiensttreding in de pensioenadministratie. Wij stoppen de pensioenopbouw van de exwerknemer. Binnen een maand laten wij weten dat hij of zij geen pensioen meer opbouwt in uw pensioenregeling en hoeveel pensioen hij of zij opbouwde in uw pensioenregeling. Betaalde u te veel premie? Dan krijgt u dat van ons terug. De ex-werknemer kan 2 dingen doen met zijn of haar pensioen: 1. Waardeoverdracht: de ex-werknemer neemt het pensioen mee naar de pensioenregeling van de nieuwe werkgever. De ex-werknemer vraagt dit aan bij zijn nieuwe pensioenuitvoerder. 2. Pensioen achterlaten in de regeling. Eventueel worden er toeslagen verleend. << terug naar Inhoud 15

16 12 Werknemer wordt ziek of arbeidsongeschikt Geef dit door via Entrance. Vul na 42 weken het formulier 42e weeksmelding in en stuur het naar ons op. U vindt dit formulier onder downloads. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies ziekte/arbeidsongeschiktheid ; kies ziekte ; U vindt hier het formulier 42e weeksmelding. Wat doet u na 2 jaar Is de werknemer langer dan 2 jaar ziek of arbeidsongeschikt? Dan verklaart UWV de werknemer gedeeltelijk of geheel arbeidsongeschikt. U krijgt bericht van de uitkeringsinstantie. Stuur dit bericht binnen een maand naar ons op. Geef de melding van arbeidsongeschiktheid ook aan ons door via Entrance. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies ziekte/arbeidsongeschiktheid ; kies Arbeidsongeschiktheid ; voer de ingangsdatum van de arbeidsongeschiktheid in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Is de werknemer niet meer bij u in dienst? U meldt de werknemer 2 jaar na de eerste ziekmelding uit dienst. Werkt de werknemer nog in deeltijd bij u? Dan gaat de pensioenopbouw gewoon door. U geeft het salaris aan ons door alsof de werknemer nog volledig arbeidsgeschikt zou zijn geweest. Wij passen onze administratie aan. << terug naar Inhoud 16

17 13 Werknemer overlijdt U hoeft niets te doen. Wij krijgen de wijzigingen door van de GBA. Wanneer geeft u wel iets door Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies overlijden werknemer ; voer de gegevens in; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Zodra wij het bericht van de GBA ontvangen (of uw melding via Entrance), nemen wij contact op met de nabestaanden om een uitkering te verzorgen. << terug naar Inhoud 17

18 14 Partner van werknemer overlijdt Wie is een partner? De partner is degene met wie de werknemer trouwde of een partnerschap liet registeren. Of degene met wie de werknemer samenwoonde. Dit geldt alleen als de partner is aangemeld via het formulier partnerpensioen. Was uw werknemer getrouwd of liet hij of zij een partnerschap registreren? Dan hoeft u niets te doen. Wanneer geeft u wel iets door Voorwaarde is wel dat de werknemer bekend is bij de gemeente. Is de werknemer niet geregistreerd bij de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), omdat deze in het buitenland woont of geen vaste woonplaats heeft? Geef dan wijzigingen door via Entrance. Woonde de overleden partner samen met de werknemer? Geef dan het ons dan door via Entrance. ga naar doorgeven individuele wijziging ; kies overlijden partner ; voer de nieuwe gegevens in; controleer op juistheid; sla de wijziging op. Wilt u een bevestiging? Kies dan bij verzenden ervoor om een te ontvangen. Wilt u de wijziging bekijken? Ga dan naar opgeslagen wijzigingen. ga naar definitief verzenden ; kies en verstuur de wijziging Zodra wij het bericht van de GBA ontvangen of uw melding via Entrance, passen wij de administratie aan. Dit kan betekenen dat er geen partnerpensioen meer is verzekerd. << terug naar Inhoud 18

19 15 Werknemer gaat met pensioen U hoeft niets te doen. Wil de werknemer vroeger of juist later met pensioen? Dan moet hij of zij minimaal zes maanden voor de pensioendatum contact met ons opnemen. Wij nemen 6 maanden voor de pensioendatum contact op met de werknemer. Wij informeren hem of haar over de hoogte van het pensioen. We zorgen ervoor dat de werknemer een loonbelastingverklaring ontvangt. En we stemmen de persoonlijke gegevens af. << terug naar Inhoud 19

20 16 Actuele informatie over de administratie Dit overzicht treft u aan onder het tabblad Werknemerbeheer in de rechterbovenhoek. Aantal werknemers U bekijkt het overzicht van de werknemers die in onze administratie zijn opgenomen. Ontbreken er werknemers of staan er werknemers onterecht in het overzicht? Neem dan contact met ons op. Wij onderzoeken wat de oorzaak is van het verschil en passen zo nodig de administratie aan. Nog te bevestigen Heeft u salariswijzigingen aangeboden waarbij het nieuwe salaris meer dan 15 % afwijkt van het vorige salaris? U vindt deze wijzigingen in het overzicht bevestigen (signalering). Controleer de wijzigingen, pas ze eventueel aan en bevestig de wijzigingen. Daarna stuurt u ons de wijzigingen via definitief verzenden (zie hieronder bij Nog te verzenden). Nog te verzenden Gaf u een wijziging door? U vindt deze wijziging in het overzicht opgeslagen wijzigingen. U stuurt ons de wijzigingen via definitief verzenden. Wij verwerken de wijzigingen in ons administratiesysteem. U ziet de resultaten van de wijzigingen meestal binnen 3 werkdagen in Entrance. Wij berekenen het pensioen met terugwerkende kracht vanaf de ingangsdatum van de wijziging. Te verzenden na drempelperiode Heeft u een nieuwe werknemer aangemeld? En heeft uw pensioenregeling een drempelperiode (wachttijd)? Dan nemen wij de werknemer pas 2 maanden na de indiensttreding op in de administratie. U krijgt zodra de drempelperiode is afgelopen een van ons met het verzoek om een van deze 2 acties te ondernemen: Gaat de werknemer uit dienst voor het einde van de drempelperiode? Verwijder de aanmelding uit het overzicht opgeslagen wijzigingen. Blijft de werknemer in dienst na de drempelperiode? Stuur ons de aanmelding ter bevestiging via Entrance. U stuurt de aanmelding via definitief verzenden. << terug naar Inhoud 20

21 Wij nemen de werknemer die in dienst blijft met terugwerkende kracht op in de pensioenregeling. De werknemer bouwt dus pensioen op vanaf de datum dat hij of zij bij u kwam werken. Tijdens de drempelperiode is de werknemer wel verzekerd voor de financiële gevolgen van overlijden en arbeidsongeschiktheid. Nog niet verwerkt Controleer welke wijzigingen nog niet verwerkt zijn. Duurt het langer dan 3 werkdagen? En wilt u weten waarom de wijziging nog niet is verwerkt? Neem dan contact met ons op. Wij verwerken de wijzigingen zo snel mogelijk. Als u hiervoor koos, krijgt u een van ons zodra de wijziging is verwerkt. Tot dat moment kunt u de status bekijken in Entrance. << terug naar Inhoud 21

22 17 Raadplegen Raadplegen Welke gegevens van uw werknemers zijn bij ons bekend? Welke wijzigingen zijn in het verleden doorgegeven? Hoe hoog is het pensioen van uw werknemers? Via Raadplegen krijgt u snel een overzicht van uw werknemers en van de wijzigingen per werknemer. Hoe zoekt u? Wij maakten 3 overzichten: Overzicht pensioengegevens Een overzicht van alle gegevens die bij ons bekend zijn: de persoonsgegevens, de dienstverbandgegevens en de pensioengegevens van uw werknemers. Controleer onze gegevens goed. En geef eventueel een wijziging door via individuele wijziging. Overzicht persoons- en dienstverbandgegevens Een overzicht van de persoons- en dienstverbandgegevens van de werknemers die bij ons bekend zijn. Controleer onze gegevens goed. En geef eventueel een wijziging door via individuele wijziging. Overzicht wijzigingen Een overzicht van de wijzigingen in de gegevens die u doorgaf. U kunt hier de afhandeling van de wijzigingen volgen. Wilt u zoeken naar een specifieke werknemer, dan kan dat met behulp van de volgende zoekmogelijkheden: achternaam geboortedatum burgerservicenummer (BSN) personeelsnummer personeelsgroep (als dit van toepassing is bij uw contract) werknemernummer Vult u geen zoekcriterium in? Dan ziet u alle werknemers. Dit kan veel tijd kosten. Selectie gemaakt? Maak een overzicht in Excel of PDF. U kunt het overzicht opslaan of afdrukken. << terug naar Inhoud 22

23 18 Groepswijzigingen doorgeven in een bestand Geef meerdere wijzigingen in één keer door Wilt u veel wijzigingen in één keer doorgeven? Dat kan. Via Entrance stuurt u ons dan één Excel-bestand met alle nieuwe gegevens. Dit gebruikt u voor het aanmelden van nieuwe werknemers, uitdiensttreding of voor het doorgeven van jaarlijkse salariswijzigingen. 1. Download ons Excel-bestand Geef de wijzigingen door via een Excel-bestand met een vaste indeling. Hiervoor is een template beschikbaar. Download deze vanuit Entrance. Sla het bestand op uw computer op. 2. Vul het bestand Voer de wijzigingen in. Sla het bestand regelmatig op. LET OP: Het bestandstype is altijd XLS. 3. Upload het bestand Bied het bestand aan via Entrance. Het uploaden is eenvoudig. Entrance controleert de inhoud van het bestand. Staan er fouten in het bestand? Dan krijgt u een met een bijlage. U past het uitvalbestand uit de bijlage aan en u biedt het verbeterde uitvalbestand opnieuw aan via Entrance. 4. Bevestig (signaleringen) Wijkt het nieuwe salaris meer dan 15% af van het vorige salaris? Dan vindt u de wijzigingen in het overzicht Bevestigen (signaleringen). Controleer de wijzigingen, pas ze zo nodig aan en bevestig door akkoord te geven. De wijzigingen moeten nu alleen nog worden verzonden. 5. Verzend de wijzigingen Zijn er geen fouten geconstateerd? Dan vindt u de wijzigingen in het overzicht opgeslagen wijzigingen. Verzend hier de wijzigingen. Daarna verwerken wij de wijzigingen in onze administratie. Salariswijzigingen doorgeven in een bestand U vindt het template voor het Excel-bestand in Entrance onder groepswijzigingen, doorgeven jaarlijkse salarissen in bestand. Er zijn twee versies beschikbaar: één leeg template en één met reeds ingevulde gegevens. Sla het bestand van uw keuze op uw computer op. Voer de wijzingen in. Sla het bestand regelmatig op. Het bestandstype is altijd XLS. Let op het volgende: Kopregels blijven hetzelfde. De naam van het werkblad blijft hetzelfde. Naam van de werknemer is niet verplicht. Vul het in als het handig is voor u. Entrance herkent werknemers op basis van het burgerservicenummer (BSN). Alle datums hebben vast formaat: dd-mm-jjjj. Vul het deeltijdpercentage in tot maximaal 3 decimalen. Voor een voltijder vult u 100 in, voor een deeltijder bijvoorbeeld 66,667 of 50. Vul het salaris (deeltijd op jaarbasis) in tot maximaal 2 decimalen. << terug naar Inhoud 23

24 Laat de laatste kolommen leeg. Deze kolommen gebruiken wij voor foutmeldingen. Nieuwe medewerkers aanmelden in een bestand U vindt het Excel-bestand in Entrance onder groepswijzigingen voor aanmelden nieuwe werknemers in bestand. Sla het bestand op uw computer op. Voer de wijzingen in. Sla het bestand regelmatig op. Het bestandstype is altijd XLS. Let op het volgende: Kopregels blijven hetzelfde. De naam van het werkblad blijft hetzelfde. Naam van de werknemer is niet verplicht. Vul het in als het handig is voor u. Entrance herkent werknemers op basis van het burgerservicenummer (BSN). Entrance controleert of de werknemer al in onze administratie staat. Woont een werknemer in het buitenland? Meld deze aan via doorgeven individuele wijziging. Woont een werknemer ongehuwd samen? Geef de partnergegevens door. Is de werknemer getrouwd of heeft deze een partnerschap geregistreerd? U geeft de partnergegevens niet aan ons door. Wij krijgen de gegevens van de partner via de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Burgerlijke staat is O (ongehuwd), G (gehuwd) of S (samenwonend). Vul het geslacht in als: M of V. Vul personeelsnummer en personeelsgroep alleen in als dit van toepassing is. Vraag dit na bij uw relatiebeheerder. Alle datums hebben vast formaat: dd-mm-jjjj. Vul het deeltijdpercentage in tot maximaal 3 decimalen. Voor een voltijder vult u 100 in, voor een deeltijder bijvoorbeeld 66,667 of 50. Vul het salaris in tot maximaal 2 decimalen. Uitdiensttreding doorgeven in een bestand U vindt het Excel-bestand in Entrance onder groepswijzigingen voor melden einde dienstverband in bestand. Sla het bestand op uw computer op. Voer de wijzingen in. Sla het bestand regelmatig op. Het bestandstype is altijd XLS. Let op het volgende: Kopregels blijven hetzelfde. De naam van het werkblad blijft hetzelfde. Naam van de werknemer is niet verplicht. Vul het in als het handig is voor u. Entrance herkent werknemers op basis van het burgerservicenummer (BSN). Alle datums hebben vast formaat: dd-mm-jjjj. Wij maken onderscheid tussen werknemer die met de VUT gaan en andere uitdiensttredingen. Als een werknemer met de VUT gaat, vult u VUT in. Anders kiest u overig. Laat de laatste kolommen leeg. Deze kolommen gebruiken wij voor foutmeldingen. << terug naar Inhoud 24

25 Even Apeldoorn bellen (055) Neem contact op met uw relatiebeheerder of stuur een berichtje naar Vermeld altijd uw werkgevernummer. XXXXX