Instituut voor Positieve Psychologie

Transcriptie

1

2 Stressvrije productiviteit Onderzoek wijst onomstotelijk uit: je kunt specifieke psychologische hulpmiddelen gebruiken om beter te gaan presteren. Net zo helder is het dat er manieren zijn om stress tegen te gaan. In dit ebook geven we een heldere, wetenschappelijk onderbouwde strategie om beide doelstellingen te behalen: stressvrije productiviteit. Het eerste deel van dit boek gaat over het helder krijgen van wat je wilt. Als je niet weet waar je naar toe wilt, heeft het immers weinig zin om te gaan lopen. We starten daarom met je drijfveren. Waar gaan je ogen van fonkelen? Wat is voor jou van groot belang? Daarna gaat het over doelen stellen en tot slot over timemanagement. Het tweede deel gaat over het vergroten van je zelfdiscipline en je focus. Een schema maken is mooi, maar hoe zorg je dat je dit schema ook volgt? We bespreken technieken én psychologische hulpmiddelen om geconcentreerd en met doorzettingsvermogen te werken.

3 Het eerste deel van het boek zorgt voor overzicht, rust en daardoor minder stress. Het tweede deel zorgt er voor dat je productiever wordt. Wij durven te stellen dat je door het opvolgen van de technieken in dit boek productiever kunt worden in minder tijd. Je mag zelf invullen wat dit voor je stress zal betekenen. Wie een van de technieken uit het boek in zijn of haar dagelijkse leven toepast (of het nu meditatie is, doelen stellen of timemanagement) zal direct resultaat gaan zien. Maar geloof ons en het onderzoek vooral niet, probeer het gewoon zelf.

4 Inhoudsopgave Deel 1: De voordelen van een goede voorbereiding 1.a Waar wil je naartoe? 1.b Waar moet je naartoe? 2. Doelen stellen 3. Timemanagement Deel 2: Doen wat je jezelf hebt voorgenomen 1. Beïnvloeden van je situatie 2. Gewoonten maken 3. Energie 4. Meditatie Afsluiting

5

6 De voordelen van een goede voorbereiding Of je er nu een hekel aan hebt of niet, jezelf voorbereiden is onmisbaar voor een goede prestatie. Met voorbereiden bedoelen we hier: nadenken over wat je wilt, bepalen wat je doelen zijn en een goed timemanagement-systeem opzetten. Misschien denk je dat het geen zin heeft om je voor te bereiden aangezien de werkelijkheid zich toch niet houdt aan jouw plannen. De wetenschap is echter onverbiddelijk, de voordelen van een goede voorbereiding zijn legio en duidelijk bewezen: Betere prestaties: Mensen die doelen stellen presteren beter. Een goede voorbereiding zorgt er bovendien voor dat je de dingen doet waar je goed in bent en waar je plezier aan beleeft. Ook dat heeft een positief effect op je prestaties. Meer motivatie: mensen die werk doen dat ze belangrijk vinden, zijn meer gemotiveerd dan mensen die werk doen waar ze minder bij betrokken zijn. Die motivatie zorgt er onder andere voor dat ze minder vaak gebruik hoeven te maken van hun zelfdiscipline.

7 Minder stress: vooral de effecten van timemanagement zijn op dit vlak duidelijk aangetoond. Eindelijk controle over je mailbox, zonder schuldgevoel taken doorschuiven naar later en ook eens het overzicht hebben en niet achter de feiten aanlopen. Een gedegen basis: pas als je zeker weet dat je de dingen doet die bij jou passen, heeft het echt zin om je zelfdiscipline en je energieniveau te gaan versterken (daarover meer in deel 2). Als je iets doet waar je in principe niets aan vindt, hoef je er ook niet van op te kijken dat je niet goed presteert. Even doorbijten dus. Een goede planning hoef je maar een paar keer per jaar te maken, neemt betrekkelijk weinig tijd in beslag en heeft enorme effecten.

8 1.a Waar wil je naartoe? Wie productiever wil worden, is meestal geneigd om simpelweg meer te gaan werken. Een betere manier om productiever te worden is om meer focus te geven aan de belangrijke dingen en minder aan de onbelangrijke. Om dat te bewerkstelligen moet je wel weten wat belangrijk is voor jou. De vraag die iedereen zich minimaal een keer per jaar zou moeten stellen is: wat wil ik? Er zijn drie factoren die beïnvloeden bij welk werk mensen zich prettig voelen: 1. Waarden: wat vind je belangrijk? Waar vind jij zingeving in? Is dat een gelukkig gezinnetje, een voorspoedige carrière of een bijdrage aan de maatschappij? Eeuwen aan moraalfilosofie hebben bewezen dat er niet één algemeen geldende definitie van goed leven is te formuleren. Jij mag bepalen wat voor jou belangrijk is. 2. Talenten: waar ben je van nature goed in? In populaire boeken over productiviteit wordt hoog opgegeven over zelfdiscipline en doorzettingsvermogen. Onderzoek wijst echter uit* dat specialisten vooral zo vaak oefenen omdat het werk ze gemakkelijk afgaat en goed bij hun past. Als je dus te vaak zelfdiscipline moet gebruiken, zit je waarschijnlijk niet helemaal goed op je plek.

9 3. Plezier: wat vind je aardig om te doen. Wat doe je in je vrije tijd? Waar heb je een natuurlijke interesse voor en waar ga je helemaal in op? Talenten Plezier Waarden Als je kijkt naar de drie factoren kun je zien waar ze elkaar ontmoeten en precies daar zitten de werkzaamheden die voor jou ideaal zijn. Is het noodzakelijk dat je dat ideale werk ook echt bereikt? Nee, dat niet, maar het is de moeite waard om er naar te streven. Kun je aan zelfdiscipline en productiviteit werken in een baan waar je geen plezier in hebt, die je niet belangrijk vindt en waar je van nature ook weinig handigheid in hebt? Het kan, maar het zal over het algemeen niet zo effectief zijn. En wat belangrijker is: waarom zou je dat willen? *Ericsson, K.A. et. al. (2006) The Cambridge handbook of expertise and expert performance. Cambrige: Cambridge University Press.

10 1.b Waar moet je naar toe Ook in een werksituatie is het verstandig om te bekijken waar je naartoe wilt, maar net zo belangrijk is om te kijken waar je naartoe moet. Wat zijn met andere woorden de eisen die de organisatie aan jou stelt? Dat klinkt als een simpele vraag, maar verbazingwekkend weinig mensen hebben hier een goed antwoord op. Het helder maken van je taakomschrijving helpt bij: Delegeren: als je weet wat jij moet doen, weet je ook wat niet je verantwoordelijkheden zijn. Daardoor kun je makkelijker nee zeggen en taken delegeren. Prioriteiten stellen: als je afgerekend wordt op een specifieke taak, moet je er voor zorgen dat die in ieder geval afkomt. Randvoorwaarden komen daarna pas aan bod. Taaklast managen: sommige werknemers hebben het idee dat hun taken op miraculeuze wijze op hun bordje verschijnen. In de realiteit kun je echter gerust zeggen dat een nieuwe taak niet meer op je bordje past. Daarvoor moet je echter wel weten wat je bordje is en wat daar al opligt.

11 Het komt regelmatig voor dat deelnemers aan onze training al jarenlang een taak doen, waar ze simpelweg mee kunnen stoppen zonder dat het invloed heeft op hun functioneren. De kunst is om te ontdekken welke taak dit is. Daarvoor is het handig om helder te hebben wat de organisatie van je vraagt. Vervolgens kun je per handeling die je doet, kijken of deze bijdraagt aan de doelstellingen die de organisatie voor je heeft. Gegarandeerd dat je er al snel enkele uithaalt die niet of nauwelijks effectief zijn. It is not enough to be busy... The question is: what are we busy about? Henry David Thoreau

12 2 Doelen Onderzoek onder ruim mensen liegt niet. Of er nu in het laboratorium gemeten wordt, in de praktijk of met behulp van experimenten, steeds weer blijkt dat mensen met duidelijke doelen beter presteren dan mensen zonder doelen*. Het acroniem is inmiddels wat versleten, maar daarom niet minder behulpzaam. Doelen horen SMART te zijn*: Specifiek: doelen moeten je sturen en vage doelen doen dat niet. Veel geld verdienen maakt bijvoorbeeld niet specifiek genoeg hoeveel veel is. Meetbaar: pas als iets meetbaar is, is het echt specifiek. Je kunt jezelf dan ook niet meer voorliegen over je voortgang. Acceptabel: beter zorgen voor dieren is een nobel streven, maar niet als je in een slagerij werkt. Je hoeft doelen niet af te stemmen op je omgeving, maar het helpt wel.

13 Realistisch: doelen maken maakt ontevreden, wijst onderzoek uit. Die ontevredenheid is nu juist wat je motiveert. Maar als je onhaalbare doelen stelt, maak je jezelf het wel heel makkelijk om ontevreden te blijven, ongeacht wat je presteert. Er moet af en toe ook iets te vieren zijn. Tijdgebonden: Ik wil ooit iets bereiken, is in essentie hetzelfde als ik wil nooit iets bereiken. Duidelijke deadlines van anderen motiveren. Leg jezelf daarom ook eens deadlines op. Tot zover een weinig spectaculaire boodschap, zul je misschien denken. Onze vraag is simpelweg: hoeveel SMART doelen heb jij geformuleerd? En hoeveel van vorig jaar heb je gehaald? * Locke, E. A., Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation. American Psychologist, 57: * Bovend'Eerdt, T., Botell, J.H., Wade, R. E. (2009). Writing SMART rehabilitation goals and achieving goal attainment scaling: a practical guide. Clinical rehabilitation, 23:

14 3 Timemanagement Je hebt je doelen perfect SMART geformuleerd, maar na een week kun je ze niet meer vinden. De realiteit gooide weer eens zand in de radaren van je perfecte plan. Timemanagement gebruiken we als de parapluterm voor alle maatregelen die er voor zorgen dat je ambitieuze doelen vertaald worden naar de realiteit van dag tot dag. Het belangrijkste idee achter timemanagement is het effectief beheren van je taken*. Dat gebeurt met behulp van een agendasysteem. Met dat systeem beheer je: -binnenkomende taken: Je krijgt een brief dat je een pakketje op kunt komen halen op het postkantoor. Hoe zorg je er voor dat je hier aan denkt als je langs het postkantoor komt, zonder dat je het steeds in je hoofd hebt? Hiervoor heb je een plek nodig waar je onverwerkte taken beheert en een plek waar je de to do s beheert. -afspraken: maandagmiddag om 16:00 heb je een afspraak met een klant van je. Hoe zorg je ervoor dat je er om die tijd bent? Eenvoudigweg door het in je agenda te zetten natuurlijk.

15 -Je eigen taken: belangrijk in het kader van de voorgaande hoofdstukken. Met het agendasysteem zorg je ervoor dat je precies weet wat je moet doen om je doelen te bereiken. Je hoeft nooit meer te zwemmen in een zee van mogelijkheden, maar hebt duidelijk voor ogen welke stappen je moet nemen om je doel te bereiken. Doormiddel van timemanagement vertaal je lange-termijn doelen naar de praktijk van dag tot dag van uur tot uur. *Timemanagement helpt vooral om je taken onder controle te krijgen*. Op die manier zorgt het voor minder stress en zelfs een betere gezondheid. Op zichzelf helpt timemanagement niet om productiever te worden. Als je de verkeerde taken in het systeem stopt ben je weliswaar efficiënt bezig (het goed doen), maar niet per se effectief (de goede dingen doen). Met de voorgaande stappen hebben we er zorg voor gedragen dat je naast efficiënt ook effectief bezig bent. *Claessens, B.J.C., van Eerde, W., Rutte, C.G., et al. (1996). A review of the time management literature. Personnel Review, 36:

16

17 Deel 2: Doen wat je je hebt voorgenomen Je hebt jezelf inmiddels van alles voorgenomen. Van dag tot dag weet je wat je te doen staat. Hoe zorg je er nu voor dat je dit ook daadwerkelijk doet? Hoe zorg je er überhaupt voor dat je over twee weken nog met het schema werkt dat we zo zorgvuldig uitgewerkt hebben? In dit deel van het ebook besteden we expliciet aandacht aan de stap die in veel timemanagementtrainingen ontbreekt: hoe zorg je er voor dat je blijft doen wat je jezelf hebt voorgenomen? Daarbij gaat het over het managen van verschillende stemmen in je hoofd. Daarbij doelen we niet op schizofrenie, maar op de interne dialoog die we allemaal kennen: Stem 1: Ik schrijf nog even dit rapport af Stem 2: Dit rapport kan ik morgen ook nog wel schrijven In dit deel van het boek beschrijven we hoe je er voor kan zorgen dat de eerste, verstandige stem de overhand krijgt. Daarvoor gebruiken we vier methoden:

18 -Het creëren van een situatie die weinig ruimte laat voor de interne discussie. Als je werkt, is er de constante verleiding om je mail te bekijken. Het uitschakelen van je mail kan dan een effectieve manier zijn om de verleiding weg te nemen. -Het creëren van gewoonten. Gewoonten zijn een vorm van automatisch gedrag waar je niet meer over nadenkt. En als je niet meer nadenkt zijn er ook geen stemmen meer waar je naar kunt luisteren. -Het vergroten van je energie: focus hangt samen met je energieniveau. Meer energie zorgt er voor dat je langer kunt focussen. -Het trainen van je focusspier kun je ook rechtstreeks doen. Bijvoorbeeld met behulp van meditatie.

19 Beïnvloeden van je situatie Het is behoorlijk lastig om verleidingen te weerstaan. Je kunt wel zelfdiscipline aanleren, maar dat is nog niet zo makkelijk. Bovendien volstaat het op de lange termijn niet altijd. Een kwartiertje weerstand bieden aan iets lekkers is goed te doen. Maar de hele dag? Onderzoek naar gedragsverandering laat zien dat het veranderen van je omgeving ervoor kan zorgen dat je 1000% meer kans hebt om een gedragsverandering vol te houden*. We noemen hier een aantal voorbeelden: -De afstand van de snoeppot op kantoor tot je bureau bepaalt voor een belangrijk deel hoeveel snoep je eet. De snoeppot hoeft niet eens onbereikbaar te zijn, simpelweg een metertje extra afstand scheelt al. Een extra barrière op je programma gooien (bijvoorbeeld door er een wachtwoord op te zetten), helpt om er minder vaak naar toe te klikken*.

20 -Sommige omgevingen helpen om je doelen te halen terwijl andere juist tegenwerken. Thuis werken is goed haalbaar als je een rustige thuissituatie hebt of een kantoor dat je kunt afsluiten. Als er ook nog drie kinderen thuis zijn, wordt het een stuk lastiger. Als je de deur op kantoor dicht doet, zul je bijvoorbeeld veel minder vaak gestoord worden. -Je sociale omgeving heeft ook een enorme impact op je prestaties. Een training met een heel team werkt vaak zo goed omdat de hele afdeling zich aan het nieuwe gedrag houdt, waardoor een ondersteunend netwerk ontstaat. * Patterson, K. Grenny J.,Maxfield D. (2011) Change Anything: The New Science of Personal Success. Business Plus, New York * Wansink et. al. (2006) The office candy dish. Proximity s influences on estimated and actual consumption International.Journal of Obesity, 30:

21 2. Gewoonten maken Poets jij elke dag te tanden? Doe je de autogordels om als je in de auto stapt? Waarschijnlijk wel. Zo kun je zelf nog wel een aantal dingen opnoemen die je al jarenlang automatisch doet. Dat komt omdat je hiervan jaren geleden al een gewoonte gemaakt hebt, waardoor je nu haast niet meer anders kan. Je hebt er nu dan ook geen zelfdiscipline meer voor nodig om deze activiteiten uit te voeren, het gaat als vanzelf. Het kan verstandig zijn om een doelstelling te vatten in gewoonten. In het begin zal je dan nog aanspraak moeten maken op je zelfdiscipline. Dat wil zeggen, je zult je er in het begin wellicht toe moeten zetten om je aan je plan te houden. Maar zodra gedrag een gewoonte is geworden zul je er, net als bij het tandenpoetsen, niet meer over na hoeven te denken. Onderzoek wijst uit dat er geen magische grens is voor het vormen van een gewoonte. Het automatiseren van simpele taken (zoals het drinken van een glas water na het opstaan) kan tussen de 21 en de 66 dagen in beslag nemen*. Wel is er steeds minder zelfdiscipline nodig om een handeling vol te houden naarmate je het langer doet*.

22 Een goede manier om dit in de praktijk toe te passen is om het gedrag wat je wilt volhouden ergens bij te houden. Je kunt dit simpelweg doen door een briefje op te hangen aan de koelkast en te turven hoevaak je iets hebt gedaan. Er is ook een, Engelstalige, app voor: lift. Daarin kun je digitaal bijhouden hoevaak je een specifieke handeling hebt volgehouden. Je zult zien dat het gedrag na verloop van tijd gemakkelijker wordt en dat je bovendien fanatieker wordt om het vol te houden. Het is immers zonde om een positieve reeks te verbreken. We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act, but a habit. -Aristotle *Lally P, van Jaarsveld C, Potts H, Wardle J (2010) How are habits formed: Modelling habit formation in the real world. European Journal of Social Psychology 40(6): *M. Muraven, R.F. Baumeister, D.M. Tice Longitudinal improvement of self-regulation through practice: building self-control strength through repeated exercise J Soc Psychol, 139 (1999), pp

23 3. Energie Een Olympisch sporter neemt rust net zo serieus als inspanning. Op kantoor zijn we er meestal op gericht om zoveel mogelijk inspanning te leveren. Wie rust neemt wordt meestal raar aangekeken. Toch blijkt dat zelfdiscipline sterk samenhangt met de energie die je hebt. Wie vaker rust neemt, tankt dus zelfdiscipline en zal op termijn langer door kunnen gaan. Er zijn een aantal manieren om meer energie te krijgen*: -Voeding: een onderschat onderwerp binnen de psychologie. Voeding heeft een enorme impact op je presteren. Eet bij het ontbijt 5 donuts en drink een halve liter cola en kijk hoe je presteert. Wie echt werk wil maken van zijn dieet kan er mee experimenteren om onder werktijd geen koolhydraten en suikers te eten. Dat houdt je bloedsuiker laag en je concentratie hoog. -Sport: hoewel sporten energie kost, levert het op de lange termijn ook energie op. Het maakt daarbij niet uit of je aan gewichtheffen of duursport doet. Daarbij helpt sporten je ook nog om gemakkelijker in slaap te komen.

24 -Slaap: een goede slaap is belangrijk om goed te presteren. Meer slaap is over het algemeen een kwestie van een uurtje minder tv kijken, zorgen voor betere verduistering en erkennen dat slaap belangrijk voor je is. -Rust: neem elke 90 minuten een pauze van vijftien minuten om even bij te komen. Je kunt in die pauze mediteren, een stukje wandelen of ergens een praatje maken. Samengevat komen deze aanbevelingen neer op: gezond leven. Zelfs als het geen effect heeft op je zelfdiscipline, lijkt het me de moeite waard om hier aandacht aan te besteden. Loehr, J., & Schwartz, T. (2001). The making of a corporate athlete. Harvard Business Review, 79:

25 4. Meditatie Waar het bij zelfdiscipline om gaat is eenvoudig te illustreren aan de hand van een oefening. Ga ergens rustig zitten, sluit je ogen en kijk naar de gedachten die er in je hoofd voorbij komen. Als je deze oefening doet, zul je gemerkt hebben dat er twee soorten gedachten bestaan. Aan de ene kant het soort gedachten dat schijnbaar willekeurig opkomt. We noemen deze automatische gedachten. De andere manier van denken observeert de automatische gedachten. We noemen dit aandacht of focus. Bij zelfdiscipline gaat het over het behouden van een focus. De focus op gedachten die bevorderend zijn voor je en niet de gedachten die je lange termijn doelen tegenwerken. Deze focus is te trainen als een spier. Hoe harder je traint, hoe sterker deze spier wordt. Net als met training voor sport zijn er een aantal zaken om in de gaten te houden:

26 Spieren kunnen overbelast raken. Als je probeert om een halter van 100 kilo een uur lang omhoog te houden of 10 kilometer te sprinten zullen je spieren het al snel begeven. Zo kent ook jouw focus zijn limiet. -Spieren moet je verstandig gebruiken. Niet alles is op te lossen door simpelweg meer spierkracht te gebruiken. Net zo, is het niet verstandig om altijd maar op zelfdiscipline te vertrouwen. Wanneer je een aantal van de technieken uit de vorige hoofdstukken gebruikt, kun je de zelfdiscipline bewaren voor de echt lastige taken. Meditatie kun je gebruiken om je focus te versterken, maar je kunt focussen uiteraard ook oefenen in de praktijk. Het gaat er dan om steeds terug te keren naar je werk als je afdwaalt. Die beweging is in principe waar we het over hebben als het over zelfdiscipline gaat. *Muraven, Baumeister (2000). Self-regulation and depletion of limited resources: Does self-control resemble a muscle? Psychological Bulletin, 126: *Y.Y. Tang, Q. Lu, X. Geng, E.A. Stein, Y. Yang, M.I. Posner (2001) Short-term meditation induces white matter changes in the anterior cingulate Proc Natl Acad Sci USA, 107 :

27 Afsluiting De bedoeling van dit ebook was om een kort overzicht te geven van de technieken en methoden die er zijn om productiever te worden zonder aan stress ten onder te gaan. Dit alles gebaseerd op de laatste wetenschappelijke bevindingen. Het is niet aan te raden om alle onderdelen tegelijkertijd in de praktijk te brengen. Het handigst is om deel 1 uit te werken en daarmee aan het werk te gaan. Als je op basis daarvan tegen problemen stuit (te weinig zelfdiscipline, teveel afleiding) kun je in deel twee zoeken naar een oplossing. Als je nog vragen hebt over het boek, kun je contact met ons opnemen via de site via contact@ivpp.nl of op Op onze site kun je ook terecht voor onze training over stressvrije productiviteit en voor individuele begeleiding over dit onderwerp. Als je het boek wilt doorsturen aan iemand anders, staat je dat vrij. Je mag het zelfs op je site aanbieden als je wilt. Doe er, met andere woorden, mee wat je wilt. Veel succes en weinig stress toegewenst.