Case Leidingwerk. Het offertetraject had een order/opdracht opgeleverd voor ruim 500 k

Transcriptie

1 Case Leidingwerk In een grote fabrieksstop die meerdere weken zou duren werd als een van de karweien leidingwerk vernieuwd en aangepast. Er liepen veel contractors rond in deze stop. De onderhavige klus werd als niet bijzonder gekenmerkt en was zeer klein tov het gehele project Het offertetraject had een order/opdracht opgeleverd voor ruim 500 k In de fabrieksstop liep het echter faliekant uit de hand. Van alles rond de leidingwerk activiteiten liep mis en de klus kwam zelfs op de rode draad van de gehele stilstand. Opdrachtgever zag zich dan ook genoodzaakt om in te grijpen; uitloop zou groot financieel effect hebben. Na de stilstandsperiode kregen partijen het niet voor elkaar om eea af te handelen. Erger nog het was zover dat beide vonden dat ze gelijk hadden en dat de ander maar over de brug moest komen. Overigens was het bedrag waarover gediscussieerd werd inmiddels een veelvoud van het opdrachtbedrag. Hier begint de case; bemiddeling werd ingeroepen. 1

2 Case Leidingwerk Betreft waterleidingen langs die ten tijde van een renovatie vervangen moesten worden. De renovatie bevatte een veelheid aan klussen en de leidingwerk klus werd niet als kritiek gezien. 1. Wat geschiedde tussen offerte aanvraag tot de afronding Fasering Ontwikkeling kostenoverzicht 2. De Afronding ; overwegingen 3. Tot slot; er bleek veel te leren. 2

3 Fasering Aanpassing leidingloop Meer lengte gevraagd *** Aanvraag * Order Inschakeling Advocaten Akkoord Diverse (las) Offertes kwaliteitsissues ** 18-9 / / 1-11 ESCALATIETEAM opdrachtgever/opdrachtnemer 2. Oorspronkelijke planning Uiteindelijke projectduur 3

4 Fasering (vervolg) * Aanvraag voor - inmeten t/m bedrijfsgereed opleveren waterleidingen - begin / eind, tracé gegeven - vaste prijs + verrekenmethode meer / minderwerk ** Offerte (2 e ) vermeldt 791 meter lengte, maar het inmeten wordt niet genoemd. Opm: 1 e offerte terugverwezen vanwege afwijkende (lage) lengte *** Bij nameten na de stilstand bleek: totale lengte 1198 meter, waarvan 176 t.g.v. gevraagde extra lengte / aangepaste leidingloop In de scope zat dus 1022 meter 4

5 Ontwikkeling Kostenoverzicht Vaste prijs order van ruim 500 k Normaal besproken en (tijdig) geaccordeerd meerwerk xxx k Melding van Opdrachtnemer dat; - stand van de kosten meer dan 1,5 mln is - en het niet complete beeld omvat Kostenoverzicht Opdrachtnemer verder gestegen tot meer dan 2 mln Start Escalatieteam olv Bemiddelaar Kostenoverzicht Opdrachtnemer gestegen tot meer dan 2 mln Opdrachtgever wil niet verder dan xxxx k betalen Maar Opdrachtnemer wil een 80% hoger bedrag hebben Opdrachtnemer schakelt advocaat in / Opdrachtgever ook. Opdrachtgever maakt zich gereed voor eindronde: -Afweging arbitrage (kosten / uitkomst) versus akkoord door overleg -Opdrachtgever / Opdrachtnemer. 5

6 2. De afronding; Overwegingen (1) Waarom had Opdrachtnemer geen recht op de geëiste bedrag? (1) - alhoewel in bestek stond was dat 100% inmeten vooraf niet kon, tekenpakket laten maken dat ten onrechte als as-built werd gezien - hierop 100% prefab benadering gebaseerd - toen 100% prefab niet werkte bleek projectorganisatie niet geschikt voor herstel * beschikbaarheid deskundige lassers etc. * administratieve organisatie onvoldoende up to date (werd ook issue bij verzamelen feiten) * aansturing onvoldoende 6

7 2. De afronding; Overwegingen (2) Waarom had Opdrachtnemer geen recht op de geëiste bedrag? (2) - inefficiënt geheel zonder zicht op kostenverloop tijdens het werk: deel van de extra tijd dus eigen schuld - Opdrachtnemer had zich verkeken op de scope: ( =) 231 meter meer moeten maken op eigen kosten - betrof vaste prijs en géén nacalculatie overeenkomst (was beleven van Opdrachtnemer) 7

8 2. De afronding; Overwegingen (3) Waarom moest Opdrachtgever meer dan het orderbedrag k betalen? - extra leidinglengte / aanpassen leidingloop (verrekend) - overig geaccepteerd meerwerk - eenzijdig besluiten om start- (+ 2 weken) en stop- (+ 5 weken) tijden te verschuiven (geeft recht op vergoeding bouwplaatskosten) - beschikbaarheid steiger langer nodig (dus moet je vergoeden, maar hadden ze zelf ook nodig) - aanpassen wijze van testen (afpersen) 8

9 2. De Afronding; Akkoord (1) Beoordeling advocaat Opdrachtnemer - Reëel verschuldigde aanneemsom (incl. meerwerk) XXXX k (hoofdopdracht + meerwerk + kosten afpersen leiding + extra steigerbouwkosten + extra bouwplaatskosten) - Opdrachtnemer had ook wel door dat niet alle kosten claimbaar waren en eiste inmiddels yyyy k VERSCHIL 620 k Stel Arbitrage (complexe zaak, dus tijdrovend) - Kosten advocaat zz k - Bij verlies (100%) - proceskosten zz k - rentekosten zzz k - Kosten Opdrachtgever zz k Betekent bij 100% verlies : extra kosten 900 k 9

10 2. De Afronding; Akkoord (2) Inschatting: Kans dat vordering geheel wordt toegewezen: 30% (270 k ) Reëel bedrag : (XXXX ) k Uiteindelijk akkoord op 50 k minder afgemaakt Nut van bemiddeling was helder; in goede samenwerking was de probleemstelling helder geworden. Door dit in goede samenwerking te doen was het ook makkelijk om ook samen tot een vergelijk te komen dat gedragen werd door beide partijen. Maar er bleek ook nog wel wat te leren. 10

11 3. Tot slot; er bleek veel te leren Te snelle en/of slordige trajecten verhogen kans op problemen naderhand. Alhoewel invloeden van buitenaf niet te voorkomen zijn kun je het risico beperken door o.a.: * zoveel mogelijk hanteren van standaard-documenten en -procedures ; en die dan ook volgen * hanteer het MCA ( made by/ checked by/ approved by) principe * strakke projectbenadering Vermeld in je ordermotivering helder wat de context voor het project is, welke keuzes er gemaakt zijn en hoe de risico s gemanaged worden Escaleer wanneer nodig: dit is geen zwaktebod. De opdrachtgever heeft info/leer sessies opgezet voor de engineers en inkopers. 11