OUTLOOK Computertraining voor 50-plussers

Transcriptie

1 OUTLOOK Computertraining voor 50-plussers PC50plus trainingen Eikbosserweg AK Hilversum tel: C O M P U T E R T R A I N I N G V O O R P L U S S E R S

2 Inhoudsopgave: Inleiding Hoe werkt Microsoft Office 2010 in de praktijk? Hoofdstuk 1 Uitleg van de overzichtspagina van Outlook Hoofdstuk 2 Het opstellen en verzenden van een bericht en uitleg van het Lint Hoofdstuk 3 Het beantwoorden en doorsturen van een bericht Hoofdstuk 4 Het opstellen van een bericht met bijlage of ingevoegde afbeelding Hoofdstuk 5 Het openen, bekijken en opslaan van bijlagen Hoofdstuk 6 Berichten bewaren op de harde schijf Hoofdstuk 7 Een bericht sturen aan een contactpersoon Hoofdstuk 8 Adresboek gebruiken, bijhouden en afdrukken Hoofdstuk 9 Agenda maken en bijhouden Niets uit deze uitgaven mag worden gekopieerd zonder toestemming van PC50plus. Pagina 2

3 HOE WERKT MICROSOFT OFFICE 2010 IN DE PRAKTIJK? EEN BASISHANDLEIDING. E- mailen met Outlook. Het gebruik van normale applicaties, zoals Windows Mail (Vista), Windows Live Hotmail, Windows Live Mail en Gmail wordt als bekend verondersteld. is de opvolger van Outlook 97, Outlook 2000, Outlook 2003 en Outlook Dit programma staat bekend als de professionele versie van de basis e- mailprogramma s en wordt veelal gebruikt binnen werksettings en (kleine) bedrijven om het werk te vergemakkelijken. Maar ook particulieren maken vaak gebruik van dit programma met zijn vele functies. is onderdeel van het Microsoft Office professional pakket 2010 waar Word 2010 ook onderdeel van uit maakt. Werkt u al met Word 2010 dan is ook gemakkelijker te gebruiken. Is erg veranderd? We hebben het in dit lesmateriaal uitsluitend over de basishandelingen. Ten opzichte van Outlook 2007 is er in de basisfuncties niet veel veranderd. De werking is nog exact hetzelfde als in Outlook U kunt dus weer net zo gemakkelijk en met. Welke wijzigingen zijn toch nuttig om te weten? In heeft het Lint de menu's in het hoofdvenster van Outlook helemaal vervangen. Klik op Bestand als u uw instellingen wilt beheren, regels en automatische antwoorden wilt instellen of wilt zoeken naar andere opties. Pagina 3

4 1. UITLEG VAN DE OVERZICHTSPAGINA VAN OUTLOOK (WAAR WORDT DE POST GETOOND/BEWAARD) Wanneer u het programma Outlook opent via het pictogram op uw bureaublad of via de Startknop dan ziet u de lijst met ingekomen Post. In de werkbalk vindt u de knoppen om Outlook opdrachten gegeven zoals: - Nieuw (bericht maken) - Beantwoorden - Doorsturen - Verzenden/ontvangen (tussentijds controleren of er nieuwe berichten zijn) Aan de linkerzijde ziet u een aantal mappen staan. De belangrijkste mappen die u hiervan nodig kunt hebben zijn: Postvak In... Alle ontvangen Post wordt getoond in een centrale lijst Verzonden Items... Van alle door u verzonden berichten worden kopieën bewaard Verwijderde Items. Alle door u verwijderde berichten worden bewaard in deze map Postvak Uit... Wanneer u post verzend wordt het bericht in deze map geplaatst tot er verbinding is gemaakt met uw Internet aanbieder Ongewenste Zogenaamde SPAM berichten kunt u overhevelen naar deze map zodat die in de toekomst niet meer te zien zijn in Postvak In Pagina 4

5 U kunt ook zelf mappen maken die u aan de mappenlijst aan de linkerkant laat toevoegen. Dit doet u om ontvangen berichten van een bepaalde afzender of over een bepaald onderwerp te kunnen ordenen en bewaren. voorbeeld van een mappenlijst. 1. Klik op het tabblad Map op het Lint 2. Klik op Nieuwe Map 3. Tik een naam in dit venster en klik op OK. 4. De nieuwe map wordt gemaakt en verschijnt in de mappenlijst. 5. U kunt nu berichten naar deze of andere mappen slepen. Pagina 5

6 Post wordt ontvangen in Postvak in: De balk Postvak In: Aangegeven wordt: Wie is de afzender ( Van ) Wat is het onderwerp ( Onderwerp.) Wanneer is het bericht ontvangen ( Ontvangen ) Een bericht lezen kan op 2 manieren: Klik het bericht in Postvak In aan en lees het in het leesvenster (meestal aan de onderkant of zijkant van het venster). Bijvoorbeeld: of: Dubbelklik op het bericht in Postvak In om hetzelfde bericht in een afzonderlijk venster te openen en te lezen. Deze methode is vooral handig bij het lezen van lange berichten en/of berichten die bijvoorbeeld foto s bevatten. Sluit het bericht af om terug te gaan naar Postvak In. Pagina 6

7 2. HET OPSTELLEN EN VERZENDEN VAN EEN BERICHT UITLEG VAN HET LINT EN DE TABBLADEN IN OUTLOOK Wanneer u voor de eerste keer, of eenmalig aan iemand, die nog niet in uw contactpersonenlijst staat, een bericht wilt sturen dan klikt u, in het Lint op tabblad Start op de knop Nieuwe . U ziet het volgende scherm in het tabblad Bericht: Het tabblad Bericht is geopend U kunt nu het adres invullen van degene waar u een bericht naar wilt sturen. Tikt u de eerste letter van de naam van de contactpersoon dan geeft Outlook een lijstje met mogelijk namen. Pagina 7

8 Klikt u op de juiste naam uit het lijstje dan wordt het adres ingevuld: Zie voor meer mogelijkheden het hoofdstuk over contactpersonen. maakt gebruik van een zogenaamd Lint. Een opeenvolgende serie van tabbladen vergroot het gebruikersgemak. U ziet niet meer, zoals in Windows, een werkbalk met opties, maar een aantal Tabbladen, zoals we die ook terugvinden in alle andere programma s van Office 2010 De volgende tabbladen in het Lint zijn van belang bij het opstellen van een nieuw bericht: Bericht: in dit tabblad worden alle mogelijkheden weergegeven die betrekking hebben op het opstellen van een bericht zoals de opmaak van tekst, het adresboek, prioriteit en spelling. Klikt u op het tabblad Invoegen dan ziet u het volgende scherm: Het tabblad Invoegen is geopend Pagina 8

9 In het tabblad Bericht worden de mogelijkheden aangegeven die betrekking hebben op het invoegen van bepaalde items bij het verzenden van een bericht zoals: - Bestand of Item - Visitekaartje - Afbeelding of illustratie - Handtekening Wanneer u op het tabblad Opties klikt, krijgt u het volgende scherm te zien: Het tabblad Opties is geopend Hiervan zijn voor basisgebruik de belangrijkste: BCC (Blind carbon copy): er wordt een kopie verzonden naar het adres dat u hier invult, maar dat blijft onzichtbaar voor de andere ontvangers. Overigens, wordt CC (carbon copy = kopie verzenden naar..) standaard weergegeven in elk Nieuw Bericht. Leesbevestiging en/of ontvangstbevestiging vragen. Dit gebruikt u wanneer u zeker wilt zijn dat het door u gestuurde bericht gezien/gelezen is. Uiteraard klikt u na het invullen van het bericht op de knop Verzenden waarna het bericht zijn route naar de afzender volgt. Pagina 9

10 3. HET BEANTWOORDEN EN DOORSTUREN VAN EEN BERICHT Hoe kan ik met Outlook een bericht beantwoorden? 1. Klik op het bericht welke u wilt beantwoorden. Bijvoorbeeld: 2. Klik in tabblad Start op Beantwoorden: 3. adres en onderwerp staan al ingevuld. Schrijf direct uw bericht en druk op verzenden. Pagina 10

11 Hoe kan ik met Outlook een bericht doorsturen? 1. Klik in Postvak In op het bericht dat u aan iemand wilt doorsturen. Bijvoorbeeld: 2. Klik in het tabblad Start op de knop Doorsturen 3. U moet nu wel zelf een adres invullen. 4. Het onderwerp wordt wel alvast ingevuld 5. Druk tenslotte weer op Verzenden als u klaar bent met het invullen van de gegevens. Pagina 11

12 4. HET OPSTELLEN VAN EEN BERICHT MET EEN BIJLAGE OF EEN INGEVOEGDE AFBEELDING Hoe werkt het bijvoegen van bestanden in Outlook? 1. We maken weer een Nieuwe aan via de knop op de werkbalk. 2. Klik in het tabblad Invoegen op (symbool van een paperclip) 3. Ga in het volgende scherm op zoek naar de plek waar het bestand staat (in dit geval een document) dat als bijlage moet worden meegestuurd. U kunt ook meerdere bijlagen tegelijk selecteren. Het bestand Rek en strekoefeningen wordt meegestuurd als bijlage 4. Dubbelklik op het bestand waarna het aan het bericht wordt toegevoegd als bijlage. 5. Tenslotte kan, nadat alle gegevens zijn getikt, het bericht worden verzonden. Pagina 12

13 Hoe werkt het meesturen van een afbeelding in Outlook? 1. We maken weer een Nieuwe aan. 2. Open het tabblad Invoegen en klik op 3. Ga in het volgende scherm op zoek naar de plek waar de afbeelding staat welke in het bericht moet worden gevoegd. We gebruiken in dit voorbeeld Kat kijkt tv. 4. De afbeelding wordt in het bericht gevoegd door te selecteren (1x aanklikken) en op Invoegen te klikken. 5. Tenslotte kan het bericht inclusief uw tekst en de afbeelding worden verzonden. Pagina 13

14 Opmerking: Een afbeelding kan uiteraard ook worden verzonden als bijgevoegd bestand net zoals een document. Zie hiervoor op pagina 12: Hoe werkt het bijvoegen van bestanden in Outlook? Pagina 14

15 5. HET OPENEN, BEKIJKEN EN OPSLAAN VAN BIJLAGEN. Wat doe ik als ik een bericht met een bijlage heb ontvangen? Bijlagen kunnen een foto of een ander bestand (bv. document/tekst) bevatten. U herkent een ontvangen bijlage aan de paperclip die vooraan in de berichtregel in uw Postvak In staat. Bijvoorbeeld: De paperclip verwijst naar de bijlage Klik op het bericht om dit te lezen, u ziet bovenaan in het bericht de aanduiding van de bijlage, in dit geval een foto: De bijlage Klik eenmaal op de bijlage om deze in uw ontvangen bericht te zien Pagina 15

16 Bijvoorbeeld: Dubbelklik op de bijlage regel om de foto in een apart scherm op uw computer te openen. In dit geval wordt de foto geopend met de Windows Live Photo Gallery Pagina 16

17 Hoe bewaar ik de foto uit de bijlage in een map? Wanneer u de foto opent wordt deze in de Fotogalerij getoond. 1. Klik in de werkbalk op Bestand (zie pijl) en daarna op Kopiëren. 2. Sluit de Fotogalerie. 3. Open een van uw mappen in Afbeeldingen. 4. Klik op Organiseren. 5. Klik op plakken om de foto in uw map met afbeeldingen te plakken. 6. Daarna kan het bericht uit Outlook verwijderd worden. Pagina 17

18 6. BERICHTEN BEWAREN OP DE HARDE SCHIJF Hoe bewaar ik een ander bestand (een document) uit de bijlage in een map? Klik op het door u ontvangen bericht met de paperclip. U ziet bij voorbeeld dat het onderstaande in het leesvenster wordt weergegeven. U klikt op Voorbeeld van bestand weergeven om in het bericht de inhoud van de bijlage te lezen. Wanneer u op de bijlage dubbelklikt (in het voorbeeld dus handleiding posten) ziet u het volgende scherm: Pagina 18

19 Klik op Openen om het document eerst in Word te lezen en daarna op te slaan, of druk op Opslaan om het bericht direct te bewaren in een door u uitgekozen map in Documenten. De algemene procedure voor het opslaan van een document is : 1. Druk op Bestand 2. Druk op Opslaan als.. 3. Tik nu eerst direct de gewenste naam. (bij bestandsnaam onder in het schermpje) 4. Zoek daarna de map op waar debijlage bewaard moet worden via (Mijn) Documenten (links in het scherm) en kies bij voorbeeld de map Brieven. 5. De brief wordt nu opgeslagen in deze map. Pagina 19

20 7. ADRESBOEK GEBRUIKEN, BIJHOUDEN EN AFDRUKKEN beschikt over een adressenboek waarin u al uw contactpersonen kunt opnemen. Hierdoor kunt u deze personen gemakkelijker een bericht sturen. U opent uw contactpersonen door links onder in het overzichtsscherm van Outlook te klikken op Contactpersonen: Met dit venster linksonder in Outlook kunt u overschakelen naar andere Outlook functies Afhankelijk van de gekozen weergave ziet u een lijst met uw contactpersonen: De weergave kunt u probleemloos aanpassen door in het Lint, via het tabblad Start, een van de mogelijkheden aan te wijzen: Weergave mogelijkheden U ziet dat wij gekozen hebben voor de vormgeving adreskaartjes. Pagina 20

21 Bovenin het scherm van de contactpersonen is deze werkbalk verschenen: Wanneer u een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen dan klikt u op U ziet een invulscherm met daarboven weer een Lint met tabbladen waar u kunt kiezen voor diverse opties. Vul het formulier in met de gegevens die u wilt vermelden. (minimaal naam + adres) Klik tenslotte in het Lint op om de contactpersoon vast te leggen. Deze is direct zichtbaar in uw lijst met contactpersonen. Pagina 21

22 8. BERICHT STUREN AAN EEN CONTACTPERSOON Hoe kan ik een contactpersoon een bericht sturen? Wanneer u een of meer bekenden een bericht wilt sturen kunt u dat in ook doen vanuit uw Contactpersonen. 1. Klik daarvoor weer op Contactpersonen linksonder in het startscherm van Outlook: 2. Dubbelklik op de naam van de contactpersoon bv. Jan Jansen. U ziet de gegevens van deze persoon in een apart scherm: Hiermee bekende(n) mailen Pagina 22

23 3. Klik in het tabblad Contactpersonen in het Lint op Automatisch wordt een nieuw bericht aangemaakt waar het adres al is ingevuld: Rond het bericht als gebruikelijk af en verzend het. Kan ik een contactpersoon een bericht versturen vanuit een Nieuw bericht? 1. Ja, u klikt dan in het nieuwe bericht op deze knop U ziet een lijst met uw contactpersonen: Contactpersonenlijst Pagina 23

24 2. Dubbelklik op een naam en klik op OK waarna het adres automatisch wordt toegevoegd aan uw nieuwe bericht. Zie de afbeelding op de volgende pagina: 3. Vul de verdere gegevens weer in en druk op Verzenden. Kan ik de lijst met contactpersonen ook afdrukken? Ja, dat kan. 1. Open weer de contactpersonenlijst en druk in het Lint op 2. Kies (in het kadertje) voor de stijl waarin moet worden afgedrukt, klikt op een stijl om dit te bekijken. 3. Klik op OK om de lijst in de gekozen vorm af te drukken. Pagina 24

25 9. AGENDA MAKEN EN BIJHOUDEN Hoe houd ik een agenda met Outlook bij? Om uw afspraken bij te houden in een agenda klik linksonder in Outlook op Agenda. Het lint van de agenda wordt getoond: U kunt kiezen in het lint uit dag, week of maand agenda. Dit is een dag agenda Pagina 25

26 Dit is een week agenda Dit is een maand agenda We nemen als uitgangspunt de weekagenda. Klik op Nieuwe afspraak om een nieuwe afspraak op te nemen. Pagina 26

27 U ziet dit tabblad: Vul het onderwerp, locatie, begintijd en eindtijd in. Wanneer u van te voren gewaarschuwd wilt worden dat de afspraak er aan komt dan geeft u dit ook aan in het Lint (tabblad Afspraak) U hoort dan een geluidssignaal. Pagina 27

28 Klik op de knop Opslaan en Sluiten om de afspraak vast te leggen. De afspraak is in de agenda vastgelegd Desgewenst kunt u de afspraken per dag, per week of per maand bekijken en ook afdrukken. Aan de rechterzijde van uw agenda ziet u een kalender en opties: In deze agenda is de week waarin we afspraken vastleggen al gekleurd. Handig kan het ook zijn om de agenda naar iemand toe te sturen per Klik dan op : en volg de stappen. Pagina 28

29 Hoe kan ik taken plannen met? Het kan gebeuren dat u, vanwege werk of het plannen van een klus of vakantie etc., uw taken wilt plannen. Klik linksonder in het Outlook startscherm op Taken. Klik op een Nieuwe taak om de taak toe te voegen. Vul het taakschema volledig in en klik op Opslaan en sluiten. Pagina 29

30 U kunt er voor kiezen om een herinnering te krijgen op de einddatum. Dan krijgt u van de computer (hij moet wel aanstaan) een geluidsignaal. Uiteraard weer op Opslaan en Sluiten klikken in het Lint (Tabblad Taak). Aan de linkerkant van het scherm kunt u weer kiezen voor diverse soorten weergaven en prioriteiten. Tot zover de basisuitleg van. Pagina 30

31 Trefwoordenlijst Adresboek... 9 Adreskaartjes Afbeelding... 2, 13, 14, 15, 25 Agenda...27, 30 BCC Beantwoorden... 2, 11 Bewaren... 2, 5, 19, 20 Bijlage... 2, 13, 16, 17, 18, 19, 20 Bijvoegen...13, 15 CC Contactpersoon... 2, 8, 23, 24, 25 Doorsturen... 2, 11, 12 Leesbevestiging Lint... 2, 5, 8, 9, 22, 23, 25, 26, 29, 32 Mappenlijst... 5, 6 Nieuwe afspraak Ongewenste Ontvangstbevestiging Opslaan... 2, 16, 20 Organiseren Paperclip... 13, 16, 19 Postvak In... 4, 5, 6, 7, 12, 16 Postvak Uit... 4 Taken plannen Verwijderde Items... 4 Verzonden Items... 4 Visitekaartje... 10

32 Pagina 32