Overledenen leven voort in Kadaster Overleden rechthebbenden op onroerende zaken binnen het stelsel van Basisregistraties

Transcriptie

1 Programma i-nup Stelsel van basisregistraties Cluster STelsel Oplossingen en UitvoeringsTraject (STOUT) I E oplossingen@ictu.nl Trajectbegeleider(s) André van Brussel Robin Wevers Marcel Rietdijk Overledenen leven voort in Kadaster Overleden rechthebbenden op onroerende zaken binnen het stelsel van Basisregistraties Oktober 2014

2 INHOUDSOPGAVE Managementsamenvatting Inleiding Aanleiding Groningen rapport Aanpak onderzoek Probleemanalyse Overledenen in de BRK Gegevensbehoefte versus gegevensaanbod Omvang van de problematiek bij afnemers Inschatting kwantitatieve omvang Mogelijke oplossingen Kaders voor mogelijke oplossingen Oplossing 1: aanpassen in de BRK Oplossing 2: contactadres bijhouden in de keten Melding contactadres door begrafenisondernemers Onderzoek door Burgerlijke Stand of gemeentelijke belastingdienst Onderzoek in het kader van bijwerking BRP Onderzoek in het kader van bijwerking BRK Opname in het kader van de bijhouding van de WOZ Een afnemer de erfgenaam laten vaststellen en uitleveren Contactinformatie toevoegen aan MijnOverheid Oplossing 3: huidige praktijk voortzetten of verbeteren Laten zoals het is Best-practices beschrijven Voorlichting aan erfgenamen Analyse oplossingsrichtingen Conclusies en mogelijke vervolgacties Conclusies Bijwerken rechthebbenden in BRK Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruiken van contactpersonen Aanbevelingen Bijlage 1 Best-practices Bijlage 2- artikelen uit de Wet op het notariaat Bijlage 3 - Factsheets Verklaring van erfrecht Boedelregister Overlijdensakte en uittreksel overlijdensregister Basisregistratie Personen (BRP) Centraal Testamentenregister (CTR) Pagina 2 van 36

3 Overlijdensregister.nl Bijlage 4 Kentallen Pagina 3 van 36

4 Managementsamenvatting In de Basisregistratie Kadaster (BRK) worden gegevens geregistreerd zoals die in akten zijn vastgelegd, waaronder de rechthebbende op een onroerende zaak. Wijzigingen in deze gegevens worden alleen aangebracht op basis van een nieuwe akte. Het gevolg hiervan is dat als een rechthebbende overlijdt deze overleden persoon als rechthebbende geregistreerd blijft staan in de BRK als er geen akte wordt ingeschreven met daarin een nieuwe rechthebbende. In 2013 was het aantal in de BRK opgenomen overleden rechthebbenden ongeveer Dit aantal groeit jaarlijks met ongeveer Een aantal afnemers, zoals gemeenten en regionale belastingkantoren, heeft voor haar processen behoefte aan de gegevens van een in leven zijnde persoon om openstaande plichten mee af te wikkelen. Aan deze informatiebehoefte kan de BRK gezien de (rechtspositionele) aard van de registratie nu niet voldoen. De Rijksuniversiteit Groningen heeft in 2012 een onderzoek gedaan naar de juridische consequenties van overledenen in de BRK. Hieruit is naar voren gekomen dat er juridisch geen onduidelijkheid is over wie rechthebbende is van een onroerende zaak, maar dat de informatiekundige afspiegeling in de BRK wel tot problemen bij afnemers zou kunnen leiden. Om de BRK zodanig bij te werken dat er geen overleden rechthebbenden meer geregistreerd staan, zouden de erven verplicht moeten worden een gang naar de notaris te maken om een zogenaamde verklaring van erfrecht op te laten stellen en deze in te laten schrijven in de BRK. Een dergelijke oplossing kost de gezamenlijke erven naar schatting eenmalig circa 167 miljoen (voor het wegwerken van bestaande situaties) en jaarlijks circa 18 miljoen (voor nieuwe situaties). De baten bedragen naar schatting jaarlijks circa 4 miljoen voor de overheid: ca 3 miljoen aan reductie van mensuren en ca 1 miljoen aan vermindering van oninbare vorderingen. Een wettelijke verplichting tot het laten inschrijven van een verklaring van erfrecht is qua kosten-baten dus niet realistisch. Bovendien heeft de overheid er in 2012 samen met de banken voor gezorgd dat een verklaring van erfrecht niet meer nodig is voor het vrijgeven van een banksaldo van een overledene dat lager is dan (dit was ) wat een neerwaarts effect heeft op het aantal verklaringen van erfrecht. In plaats van het registreren van de juridische werkelijkheid, zouden veel afnemers ook geholpen zijn als zij kunnen beschikken over een contactpersoon waarmee de openstaande plichten kunnen worden afgewikkeld. Onderzocht is een oplossingspakket gebaseerd op het eenmalig inwinnen van een contactpersoon en het meervoudig gebruiken hiervan. Op verschillende plekken in de gehele keten is gekeken in hoeverre dit wenselijk en haalbaar is en in hoeverre er sprake is van een mogelijk aangrijpingspunt voor het realiseren van een oplossing. Na het overlijden bestaat deze keten uit het aangeven (door in het overgrote deel de begrafenisondernemer) bij de Burgerlijke Stand van de gemeente, het binnengemeentelijk verstrekken en registreren hiervan in de Basisregistratie Personen (BRP) en het melden ervan aan afnemers zoals de BRK en WOZ (Waarde Onroerende Zaken) door de BRP. Tot 2012 diende bij de Burgerlijke Stand bij de overlijdensaangifte aangegeven te worden wie de erfgenamen waren ten behoeve van de Belastingdienst. Herinvoering hiervan en enkele andere opties zijn niet haalblaar gebleken omdat de betrokken instanties aan hebben gegeven hierin geen rol te willen vervullen. Opties die het probleem niet geheel oplossen, maar wel een verkleining van het probleem bij afnemers kunnen bewerkstelligen, zijn de situatie in de BRP rondom de overledene (familierelaties fungeren als contactpersoon) en de situatie in het Centraal Testamentenregister (CTR: is er een testament en zo ja, bij welke notaris) aantekenen in de BRK. Als deze informatie via de BRK wordt verstrekt, wordt de eigen zoektijd van afnemers naar een contactpersoon gereduceerd. Een andere optie is het betrekken van de informatie van de Belastingdienst. De Belastingdienst vraagt na overlijden bij de erven wie de contactpersoon is. Als deze gegevens worden verstrekt aan Kadaster en via de BRK aan de afnemers dan hoeven de afnemers dit gegeven niet zelf opnieuw in te winnen. Deze optie is voor het Kadaster niet realistisch in verband met aansprakelijkheidskwesties. We concluderen hiermee dat er momenteel geen oplossing voor handen is om contactpersonen te registreren in de BRK en daarmee om deze gegevens te hergebruiken. Pagina 4 van 36

5 Opties die wel voor een vervolgtraject in aanmerking komen, richten zich op het verhogen van de juridische werkelijkheid in de BRK. Het gaat om: 1. Het verhogen van het aantal verklaringen van erfrecht door middel van een korting op de kadastrale inschrijvingskosten (tariefsprikkel). De erfgenamen betalen dan nog wel de notariële kosten van ca De tariefsprikkel zal naar de mening van de onderzoekers een beperkt effect hebben. Deze optie kan naar verwachting op korte termijn worden onderzocht. 2. Het introduceren van een lichter regime. Het gaat hierbij om eenvoudige erfgenaam situaties die door de erfgenamen zijn aan te geven en die het Kadaster ook geautomatiseerd kan verifiëren. Denk hierbij aan een overlijden waarbij geen testament speelt en waar (klein)kinderen en/of echtgenoot aanwezig is. Het Kadaster kan deze gevallen dan actief benaderen met een opgaafformulier. Deze optie kan in het beste geval op middellange termijn worden gerealiseerd. Er is hiervoor namelijk nu geen grondslag aanwezig en er zal hiervoor het nodige moeten worden uitgezocht. Beide hierboven genoemde opties passen binnen de strategie van Kadaster en worden aanbevolen om in een vervolgtraject te verkennen, omdat het probleem daarmee structureel kleiner kan worden. Afnemers hebben aangegeven ook behoefte te hebben aan een handreiking met best-practises voor het zoeken naar contactpersonen van een overledene. Gemerkt is dat afnemers dit op verschillende manieren doen. Door deze kennis te verzamelen en te verspreiden ontstaan mogelijke optimalisaties bij afnemers. Pagina 5 van 36

6 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Wanneer een persoon overlijdt die rechthebbende is op één of meer onroerende zaken, wordt de Basisregistratie Kadaster (BRK) hiervan op de hoogte gesteld door de Basisregistratie Personen (BRP, voorheen GBA). De rechthebbende in de BRK wordt echter pas bijgewerkt indien er een notariële akte wordt ingeschreven. Dat gebeurt bij verkoop of als een erfgenaam een verklaring van erfrecht laat inschrijven. Gevolg daarvan is dat circa 3,5% van de onroerende zaken in de BRK een overleden eigenaar 1 heeft. Met regelmaat is voor deze wijze van registreren aandacht gevraagd door diverse partijen. Voorbeeld Gemeenten zijn verplicht gebruik te maken van de BRK voor gemeentelijke processen zoals de WOZbeschikking en de aanslag onroerende zaak belasting. Het komt voor dat er in de BRK bij een kadastraal perceel een eigenaar is geregistreerd die intussen is overleden. Een gemeente geeft aan hier last van te hebben bij de uitvoering van haar werkprocessen. Daarnaast is zij van mening dat er binnen de BRK geen overleden eigenaren mogen voorkomen wil het stelsel van basisregistraties als een samenhangend geheel kunnen functioneren. Ook voor de uitvoering van andere publiekrechtelijke regelgeving (zoals landinrichting en onteigening) gaan overheidsinstellingen uit van de authentieke gegevens uit de BRK. In de BRK wordt echter de juridische werkelijkheid geregistreerd zoals deze vastligt in de laatste akte voor een bepaald perceel. In het geval de rechthebbende overlijdt, blijft deze in de BRK dan ook als rechthebbende geregistreerd staan, zolang er geen nieuwe akte wordt ingeschreven. De meeste afnemers hebben bij overlijden van de rechthebbende echter behoefte aan contactgegevens van een nabestaande of andere persoon, die de zaken van de overledene afhandelt. Deze discrepantie tussen gegevensaanbod en gegevensbehoefte noodzaakt afnemers tijd te steken in onderzoek naar erfgenamen. Overheidsinstanties als gemeenten en waterschappen moeten hierdoor extra kosten maken en lopen mogelijk belastinginkomsten mis. Ook voor particulieren kan dit extra uitzoekwerk met zich meebrengen. Een voorbeeld is bedrijven die infrastructuur over of door particuliere grond willen aanleggen en daarvoor de instemming van de rechthebbenden nodig hebben. Het gaat hier om een terugkerend vraagstuk waarin de stelselwerking van het stelsel van basisregistraties centraal staat. Cluster STOUT heeft hierover diverse meldingen ontvangen. Daarom is het wenselijk deze materie nader te onderzoeken Groningen rapport In 2012 is door de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) onderzoek gedaan naar onder andere dit vraagstuk (bron: Kolkman, W.D., Verstappen, L.C.A., Timmer, R.J.L., & Vonck, F.J. 2012) - Verbetering betrouwbaarheid Basisregistratie Kadaster, Den Haag: Boom Juridische Uitgevers; hierna: Groningen rapport). Daaruit kwam naar voren dat in 2010 er sprake was van percelen met overleden eigenaar met een jaarlijkse groei met gevallen ( nieuwe gevallen jaarlijks waarvan in gevallen een verklaring van erfrecht wordt opgesteld). Ook heeft de RUG geconstateerd dat er juridisch geen probleem is wanneer er een dispuut is over eigendom en dat dit wettelijk helder geregeld is. Een verklaring van erfrecht en inschrijven bij het Kadaster kost circa 563 euro. De stand van het aantal overledenen in de BRK per oktober 2013 bedroeg Als voorlopige conclusie valt hieruit op te maken dat een wetswijziging tot het verplichten van de erven om een verklaring van erfrecht op te stellen leidt tot een eenmalige last van circa 167 miljoen euro ( * 563 euro) en een jaarlijkse last van circa 18 miljoen euro ( extra verklaringen van erfrecht * 563 euro). 1 Bij deze problematiek gaat het om de rechthebbende van een onroerende zaak. Ten behoeve van de leesbaarheid van dit document is op een aantal plaatsen de term eigenaar gebruikt in plaats van de formeel juiste term rechthebbende Pagina 6 van 36

7 Het onderzoek van de RUG laat zien dat er juridisch geen probleem is. Het heeft echter wel onderkend dat door het ontbreken van de juiste informatiekundige afspiegeling afnemers van de BRK dit als probleem kunnen ervaren. De RUG heeft ook voor een aantal overheidstaken onderzocht tot welke problemen dit leidt. In dit rapport is met de betrokken afnemers echter gebruikt gemaakt van indicaties van henzelf. De reden hiervoor is dat hiermee recentere cijfers ontstaan en dat dit aansluit bij organisaties die daadwerkelijk een probleem ervaren en belang hebben bij een oplossing. Er is dus voor een praktische insteek gekozen Aanpak onderzoek Om dit terugkerend vraagstuk verder te onderzoeken, zijn enkele afnemers benaderd om het probleem te kwantificeren en de mogelijke oplossingen te inventariseren. De hypothese vooraf is dat een afnemer zelf speurwerk moet verrichten naar de erven. De hiervoor benodigde mensuren/fte s waren niet nodig geweest bij de afnemer als de BRK was bijgewerkt. Bovendien zal er sprake kunnen zijn van oninbare vorderingen omdat men niet weet wie de erven zijn. Dat levert een bedrag in euro s. Met FTE s en euro s kan worden gekeken naar de ernst en omvang en kunnen oplossingsrichtingen in perspectief worden geplaatst. Gebleken is dat afnemers geen kant-enklare cijfers voorhanden hadden over het aantal mensuren en oninbare posten. Het boven tafel krijgen van de benodigde gegevens heeft daarom veel tijd gekost. Soms waren er harde cijfers aanwezig. In andere gevallen is sprake van een beste schatting. Verder is als hypothese gehanteerd dat de problematiek verschilt wanneer er sprake is van rechten of plichten van de erflater. In geval er rechten zijn (zoals studiefinanciering, toeslagen en uitkeringen) dan zal een afnemer dit recht na signaal uit de BRP stop kunnen zetten. Wat dan nog resteert is dat er een definitieve afrekening zou kunnen volgen, omdat er bijvoorbeeld een verschil is tussen een voorschot en de definitieve afrekening. In het geval van een plicht (bijvoorbeeld een gemeentelijke belasting), zal deze plicht afgewikkeld moeten worden. Op basis van de uitgevoerde analyse is een bijeenkomst belegd met het Kadaster en enkele afnemers waarin de oplossingsrichtingen zijn besproken, die als meest realistisch uit de analyse kwamen. Op basis daarvan is een eindrapportage gemaakt waarin de zienswijze van Kadaster en de betrokken afnemers in zijn verwerkt. Deze zienswijze is door de onderzoekers zelfstandig gewogen. Pagina 7 van 36

8 2. Probleemanalyse 2.1. Overledenen in de BRK Erfgenamen worden van rechtswege eigenaar van onroerende zaken in een nalatenschap. Het is aan de erfgenamen of zij de tenaamstelling van de onroerende zaak al dan niet wijzigen door inschrijving van een verklaring van erfrecht in de openbare registers. Zien de erfgenamen daarvan af, dan is alleen het overlijden van de rechthebbende kenbaar in de Basisregistratie Kadaster (BRK). Van het overlijden van een persoon wordt bij de ambtenaar van de burgerlijke stand aangifte gedaan. In verreweg de meeste gevallen gebeurt dit door de begrafenisondernemer. Ook komt het voor dat een familielid of bekende van de overledene de aangifte doet. Van de aangifte wordt een akte van overlijden opgesteld, die wordt verwerkt in de registers van de burgerlijke stand en in de Basisregistratie Personen (BRP). Doordat er een koppeling is tussen de BRP en de BRK, is ook via de BRK zichtbaar dat de rechthebbende is overleden. In de BRK wordt de overlijdensdatum van de betreffende persoon geregistreerd. Deze keten ziet er vereenvoudigd dus als volgt uit: Jaarlijks gaat het om circa onroerende zaken waarvan een eigenaar is overleden. In ongeveer 57% van de gevallen wordt een verklaring van erfrecht opgesteld. Uiteindelijk worden circa verklaringen van erfrecht ingeschreven in de openbare registers en daarmee in de BRK (circa 20% van de nieuwe gevallen; bron: RUG, 2012). Op basis hiervan wordt de BRK bijgewerkt en is de nieuwe eigenaar bekend. Ofwel: jaarlijks groeit het aantal kadastrale percelen waarvan de eigenaar is overleden met circa gevallen. In 2012 is door BZK en de banken overeengekomen dat een verklaring van erfrecht niet meer nodig is voor bedragen op een bankrekening onder de euro. Het vermoeden is dat het aantal verklaringen van erfrecht daardoor is gedaald. Dit is verder niet onderzocht. Het is de taak noch de bevoegdheid van de BRK vast te stellen wie de nieuwe rechthebbende is. Alleen de notaris is hiertoe bevoegd middels het opmaken van een nieuwe akte. Deze akte wordt dan weer verwerkt in de BRK. Per november 2010 stonden in de BRK rechthebbenden van kadastrale percelen geregistreerd, waarvan bekend is dat deze zijn overleden. Dit betreft ongeveer 3,5% van het totale aantal percelen in Nederland. In 2013 bedroeg dit aantal De jaarlijkse groei bedraagt netto gevallen per jaar. Als we de cijfers uit het Groningen rapport (periode tot en met 2010) en die van het Kadaster ( ) met elkaar combineren, dan levert dit het volgende beeld: Jaarlijks aantal overleden rechthebbenden is gemiddeld De netto groei in de BRK met overleden rechthebbenden bedraagt per jaar. Het verschil van ( ) bestaat voor circa uit verklaringen van erfrecht en voor uit verkoop). Om deze cijfers in perspectief te plaatsen: volgens de gegevens van het CBS zijn er in 2012 circa mensen overleden en was dit in de periode 2007 t/m 2012 gemiddeld per jaar. De verhouding tussen het aantal overledenen (zo n per jaar) en het jaarlijkse aantal onroerende zaken waarvan de eigenaar overlijdt (circa ) is daarmee ongeveer 3:1. In de volgende tabel is dit nogmaals samengevat: Kentallen jaarlijks Aantal Bron Overledenen Gemiddelde over periode , bron CBS waarvan gehuwd Aantal in de BRK als rechthebbenden geregistreerde personen dat is komen te overlijden Gemiddelde over periode , bron Groningen rapport. Bij ongeveer 1 op de 3 overledenen is sprake van een relatie met de BRK. Aantal in de openbare registers ingeschreven verklaringen van Gemiddelde over periode , bron Groningen rapport. Merk op: 57% van het Pagina 8 van 36

9 erfrecht Aantal verkochte onroerende zaken waarbij een overleden rechthebbende is geregistreerd Groei aantal overleden rechthebbenden in BRK aantal verklaringen van erfrecht wordt in de openbare registers van kadaster ingeschreven Dit cijfers is afgeleid van de overige cijfers: het aantal jaarlijkse overleden rechthebbenden minus het aantal ingeschreven verklaringen van erfrecht minus de netto groei in aantal overledenen rechthebbenden in de BRK (= ) Belangrijke opmerking hierbij is de tijdigheid van de hierboven gepresenteerde cijfers. Volgens het Groningen rapport zal in het overgrote deel na 3 maanden een begin gemaakt zijn met de afwikkeling van de nalatenschap en is circa 70% van de verklaringen van erfrecht opgemaakt binnen 3 maanden na het overlijden. Cijfers over het gemiddelde tijdstip van verkoop na overleden zijn niet bekend, maar aangenomen wordt dat dit doorgaans langer zal duren dan 3 maanden. Voor een afnemer die na bijvoorbeeld één maand zijn proces wil uitvoeren is dit relevant, omdat deze het probleem als groter zal ervaren aangezien er dan minder overdrachtsakten of verklaringen van erfrecht zullen zijn ingeschreven en de afnemer dus meer gevallen heeft waarin hij zelf moet zoeken naar nabestaanden. Een andere opmerking is dat in circa 40% van de overlijdensgevallen er sprake is van een gehuwden situatie. Met andere woorden: in deze gevallen zou het zoeken naar nabestaanden nauwelijks tijd hoeven te kosten mits afnemers een autorisatie hebben op de Basisregistratie Personen. Bij een overlijden moet doorgaans een aantal rechten en plichten van de overledene afgehandeld worden. Meestal hebben erfgenamen geen verklaring van erfrecht nodig. Een burger heeft er doorgaans geen belang bij een verklaring op te laten stellen en deze te laten inschrijven in de BRK. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft een brochure uitgegeven ( Een erfenis, wat nu? ) waarin is aangegeven dat zonder een verklaring van erfrecht bankrekeningen meestal geblokkeerd blijven en het lastig is om bijvoorbeeld partnerpensioen te krijgen. Bovendien is het handig, als er meer erfgenamen zijn, om in de verklaring van erfrecht één van de erfgenamen of de notaris volmacht te geven namens de andere erfgenamen te handelen. Het belang van de burger, in dit geval nabestaanden lijkt vooral gelegen te zijn in een soepele afhandeling van de rechten en plichten. Deze afhandeling kan vereenvoudigd worden als nabestaanden op een centraal punt een contactpersoon kunnen aanmelden, die de afhandeling regelt. Belanghebbende partijen, zoals belastingkantoren en gemeenten, hoeven dan niet afzonderlijk van elkaar onnodig zelf te achterhalen wie de nabestaanden zijn. Dit levert potentieel lastenreductie op bij nabestaanden, kostenreductie bij afnemers (door hergebruik) en minder kans op fouten Gegevensbehoefte versus gegevensaanbod Voor een aantal processen, zoals voor het vaststellen van een WOZ-beschikking en de aanslag onroerende zaak belasting, bestaat behoefte aan gegevens over de in leven zijnde rechthebbende van een onroerende zaak. De BRK registreert bij percelen de rechthebbende zoals die is vastgelegd in de voor dat perceel laatst vastgestelde akte. Bij overlijden van de rechthebbende ontvangt de BRK hiervan bericht, maar er vindt op dat moment geen mutatie plaats van de rechthebbende in de BRK. Het is de taak noch de bevoegdheid van de BRK vast te stellen wie de nieuwe rechthebbende is. Alleen de notaris is hiertoe bevoegd middels het opmaken van een nieuwe akte. Deze akte wordt dan weer verwerkt in de BRK. Pagina 9 van 36

10 De gezochte rechthebbenden komen voor een belangrijk deel overeen met de in de BRK geregistreerde rechthebbenden (vlak 2). Een deel van de geregistreerde rechthebbende is overleden (vlak 3). Voor percelen waarvan de in de BRK geregistreerde rechthebbende is overleden moeten de gegevens uit een andere bron gehaald worden (vlak 1). De essentie van het probleem is niet, dat de BRK onjuiste gegevens registreert. De essentie is dat er voor die gevallen dat de rechthebbende is overleden er binnen noch buiten het stelsel een goede bron aanwezig is waar de gezochte gegevens beschikbaar zijn. Gevolg hiervan is, dat alle afnemers noodgedwongen eigen onderzoek moeten verrichten om deze gegevens te verkrijgen Omvang van de problematiek bij afnemers Bij enkele afnemers is gevraagd naar het aantal probleemgevallen met betrekking tot overledenen in de BRK, het aantal mensuren dat wordt besteed aan het zoeken naar de juiste persoon en het aantal oninbare posten. Het gaat hierbij om een gemeente, een waterschap, twee regionale belastingkantoren en de Belastingdienst. Dit zijn afnemers waarbij een overledene een verplichting heeft openstaan. Er zijn geen afnemers onderzocht waarbij sprake is van rechten. De gegevens hierna zijn geanonimiseerd. Deze problematiek manifesteert zich binnen een gemeente (in de categorie inwoners) bij het heffen van belastingen (belastingaanslagen), invordering (bij achterstallige betalingen), de betaling van grafrechten (begraafplaatsadministratie) en de aankoop of verkoop van grond ten behoeve van ruimtelijke ontwikkeling (vaststellen eigenaar). De gemeente raadpleegt de BRP, notarissen, makelaars en de (rijks-)belastingdienst om een contactpersoon te vinden. De gemeente zou geholpen zijn wanneer zij een contactpersoon aangeleverd kan krijgen. De gemeente hoeft niet direct te weten wie juridisch de erfgenaam is. De gemeente meldt dat de tijd en kosten die achteraf bij de invordering nog gemaakt worden beperkt zijn. Dit komt doordat de gemeente bij een melding van overlijden al op zoek gaat naar de erfgenamen en een manier om hen te bereiken. In 2012 waren er 127 eigenaren overleden. In dat jaar hebben er 50 transacties plaatsgevonden (verkoop of wijziging tenaamstelling) en werd een nieuwe eigenaar bekend. Van de resterende 77 overleden eigenaren is onderzocht wie de nieuwe belastingplichtige was. Van 67 van de 77 overleden rechthebbenden bleek er een direct aanwijsbare erfgenaam te zijn. Dit kostte gemiddeld 1 uur uitzoektijd per persoon. Van 10 van de 77 overleden rechthebbenden bleek er geen direct aanwijsbare erfgenaam te zijn (bijvoorbeeld ongehuwd zonder broer of zus). Voor deze personen wordt opnieuw een zoekactie gestart naar een bereikbaarheidsadres van erfgenamen (dit betreft dus dubbel werk). Dit kost minimaal 2 uur per persoon. Uiteindelijk blijven gemiddeld 5 personen per jaar over, waarvan de vordering als oninbaar wordt afgeboekt. Het percentage oninbare vorderingen in de gemeente is daarmee laag. De oninbare vorderingen vanwege overlijden van rechthebbenden blijven beperkt tot ongeveer 2.000,- per jaar. Bij de Belastingdienst stuurt men als iemand is overleden na enkele weken (in verband met emoties wordt niet direct een blauwe envelop gestuurd) een brief aan de erven van op het adres van de overledene waarbij door middel van een antwoordkaart gevraagd wordt wie degene is die de posten afwikkelt en welk contactadres hierbij hoort. Na registratie kunnen de verschillende processen binnen de Belastingdienst dan van dit ervenadres gebruik maken. Er is door de Belastingdienst in de gebruikersraad BRP verzocht voor opname van een ervenadres in de BRP. Dit verzoek is niet gehonoreerd. Tot enkele jaren geleden kreeg de Belastingdienst de gegevens van de Burgerlijke Stand maar is dit uiteindelijk zelf gaan registreren. Pagina 10 van 36

11 Bij het vaststellen van erfbelasting zijn er zo n 1000 gevallen per jaar waar enig speurwerk nodig is. Een voorbeeld is dat de man eigenaar is en overlijdt, vervolgens de familie het huis niet overschrijft op naam van de vrouw en daarna de vrouw komt te overlijden. Dit betreft ongeveer 10 minuten per geval. Het gaat hierbij om zowel erfbelasting als om spaarsaldi op bankrekeningen. Daarnaast zijn zo n 600 complexe situaties niet te achterhalen, bijvoorbeeld omdat iemand van buitenlandse origine is en de erven in het buitenland niet zijn te achterhalen. Dergelijke gevallen worden overgedragen aan het Rijkvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf (RVOB). Het Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf (RVOB, voorheen Dienst Domeinen) kan ingeschakeld worden voor bijzondere situaties bij overleden rechthebbenden door onder meer de Belastingdienst en woningcorporaties. Het gaat hier om circa 600 gevallen per jaar. In een groot deel van die gevallen gaat het niet om eigendomssituaties maar huursituaties (openstaande schulden). Bovendien gaat het vaak om overledenen zonder familie: hun nalatenschap is niet geregeld en niemand maakt er aanspraak op. Alleen als de baten in verhouding staan tot de kosten van het uitzoeken van de situatie wordt dit opgepakt. Bij overlijden stuurt een regionaal belastingkantoor standaard de aanslagen naar het belastbaar adres. Komt een aanslag retour dan gaat het belastingkantoor zoeken naar eventuele erfgenamen. Indien het pand in de tussentijd verkocht is, en er is nog een openstaand saldo, dan vraagt het belastingkantoor de akte op en kan het belastingkantoor zien wie de verkopende partij is. Mocht dit allemaal geen resultaat opleveren dan volgt meestal een afboeking. De exacte cijfers hiervan zijn niet eenvoudig in beeld te brengen. Het uitzoeken is een bewerkelijk en tijdrovend proces is. Ook zijn er extra kosten voor het opvragen van de akte. Het regionaal belastingkantoor geeft aan dat de inspanningen ten gevolge van overleden rechthebbenden in de BRK mee valt. Een belastingsamenwerkingsverband legt circa aanslagen per jaar op. Daarbij is sprake van een onbekend aantal overledenen, waarbij in het geval van een overgebleven partner die als eigenaar bij Kadaster is geregistreerd, de aanslag geautomatiseerd wordt overgezet. Hiermee worden veel gevallen opgelost en worden veel klantcontacten voorkomen. In gevallen is er dan nog sprake van overledenen. In de meeste gevallen worden de plichten nagekomen door de erfgenamen. Als dat niet zo is wordt er gekeken naar bijvoorbeeld echtgenoten en ouder-kindrelaties in de BRP of wordt het CTR (het centraal testament register) geraadpleegd. Dat gaat om 3000 gevallen en kost ongeveer 1000 uur per jaar. Daarnaast zijn er 600 gevallen per jaar (5% van de ) waarin 1 uur telefoon- en 1 uur invorderingscapaciteit wordt ingezet. Bij een gemiddelde aanslag van circa 60 euro en 600 oninbare aanslagen gaat het om circa euro aan oninbare posten op jaarbasis. Naast overledenen met onroerende zaken zijn er ook overledenen die geen rechten op onroerende zaken hebben en waar gebruikersheffing wordt opgelegd. Dit heeft geen raakvlak met de BRK maar indien hiervoor oplossingen worden bepaald is de wens om dit ook breder te bekijken dan alleen de BRK. In 2012 heeft een ander belastingsamenwerkingsverband circa 1 miljoen aanslagen opgelegd en heeft een controle gedaan op aanslagen op naam van erfgenamen. Als er een mede-eigenaar bekend was, werd de aanslag op die naam gezet. In 2013 is deze controle niet uitgevoerd. Het aantal personen dat jaarlijks overlijdt en een belastingbelang heeft is hier gemiddeld 670 per maand ofwel 8000 per jaar. Het gaat hierbij om gemiddeld 875 objecten per maand ofwel per jaar. Het is een grote klus is om voor al deze subjecten te controleren of er een mede-eigenaar is, maar het is lastig om dit in aantallen mensuren uit te drukken. Bij 427 overleden personen per jaar komt de post retour. Als er post retour komt, zoekt het samenwerkingsverband naar de erfgenaam, doet een opvraging bij het Kadaster en eventueel wordt ook in de WOZ-bestanden van de gemeente gekeken wie de gemeente heeft aangeslagen. Het aantal oninbare aanslagen is jaarlijks 806 wat een bedrag vertegenwoordigd van euro Inschatting kwantitatieve omvang Op basis van door afnemers afgegeven indicaties kan een inschatting van de totale omvang worden gegeven. Hierbij is gewerkt met: Pagina 11 van 36

12 Volgens de handleiding overheidstarieven bedragen voor een schaal 8 functie de uurtarieven (inclusief werkplek, huisvesting en automatisering) 60 euro per uur (voor een schaal 10 functie is dit 70 euro per uur). Relevant is het onderscheid tussen direct aanwijsbare contactpersonen van de erflater (bijvoorbeeld via familierelaties en ouder/kindrelaties; hierna te noemen eenvoudige situaties) en niet direct aanwijsbare contactpersonen (complexe situaties). De laatste categorie kost namelijk meer tijd om een contactpersoon te achterhalen. Ook relevant is dat er een tijdsverschil is tussen wanneer een verklaring van erfrecht wordt opgesteld en het moment waarop een afnemer zijn wettelijke taak moet uitvoeren. Omdat hier geen uitspraken over gedaan kunnen worden vanwege ontbrekende cijfers zal een berekening plaatsvinden voor de bruto cijfers (dus zonder verklaring van erfrecht) en de netto cijfers (inclusief verklaring van erfrecht). In de volgende tabel is op basis van de opgegeven cijfers een schatting gemaakt van enerzijds het aantal mensuren dat wordt besteed om achter de erven te komen en anderzijds de hiermee gemoeide oninbare posten. Eenvoudige situaties (mensuren jaarlijks) Complexe situaties (mensuren jaarlijks) Oninbaar (jaarlijks in euro s) Gemeente (400 gemeenten * 67 gevallen * 15 minuten behandeltijd), ofwel (400 gemeenten * 10 gevallen * 2 uur behandeltijd), ofwel (400 gemeenten * 2000 euro) euro Regionaal Belastingkantoor euro euro (6700 * 60 euro) (1000 uren CTR gevallen * 15 minuten behandeltijd) * 4 voor opschaling naar landelijk niveau, ofwel euro (8000 * 60 euro) ( ) * 2 uur behandeltijd * 4 voor opschaling naar landelijk niveau) euro ( ) * 4 voor opschaling naar landelijk niveau Belastingdienst euro euro ( gevallen onroerende zaken* 15 minuten), ofwel 2450 uur (1000 gevallen * 10 minuten * 2 uur ), ofwel beperkt euro Totaal euro uren ofwel 1.72 mio ( uren * 60 euro uurtarief) euro uren ofwel 1,3 mio euro ( uren * 60 euro uurtarief) 1,1 mio euro De totale kosten bij gemeenten, regionale belastingkantoren en Belastingdienst samen bedragen naar schatting 4,1 miljoen euro op jaarbasis (waarvan 3 miljoen euro aan mensuren en 1,1 miljoen euro aan oninbare posten). Bovenstaande cijfers zijn geen harde cijfers maar ruwe schattingen. Daarnaast is sprake van een overlap tussen gemeente en regionale belastingkantoren (die immers ook taken voor gemeenten uitvoeren). Ook zijn de cijfers uit het Groningen onderzoek (aantal percelen waarvan de eigenaar overleden is) niet 1 op 1 te relateren aan de afnemers, omdat het in de berekening gaat over bijvoorbeeld belastingplichtigen. Hiernaast speelt dit mogelijk bij nog meer afnemers. Hiervan zijn echter geen cijfers bekend. Pagina 12 van 36

13 3. Mogelijke oplossingen 3.1 Kaders voor mogelijke oplossingen Bij het zoeken naar een optimale oplossing voor deze problematiek, is een aantal kaders van belang: de BRK registreert de rechthebbende van een perceel zoals die is vastgelegd in de laatste akte; afnemers hebben bij de meeste processen voldoende aan gegevens van een contactpersoon: een persoon die de rechten en plichten van de overledene afwikkelt; voor zover de in de BRK geregistreerde rechthebbende in leven is, voldoen deze gegevens voor de afnemer; in die gevallen dat de in de BRK geregistreerde rechthebbende is overleden, is er binnen noch buiten het stelsel een goede bron voor informatie over een contactpersoon; het vastleggen en verstrekken van contactgegevens van de erven valt onder de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 3.2 Oplossing 1: aanpassen in de BRK De eerste en op het oog meest voor de hand liggende mogelijke oplossing is om bij het overlijden van een rechthebbende dit in de BRK te verwerken (door de erfgenaam vast te stellen en te registreren). Deze oplossing is genoemd in het Groningen rapport. Op deze manier staat een eigenaar van een perceel na diens overlijden nog maar een beperkte tijd in de BRK geregistreerd. Per november 2013 stonden in de BRK circa rechthebbenden van kadastrale percelen geregistreerd, waarvan bekend is dat deze is overleden. Dit betreft ongeveer 3,5% van het totale aantal percelen in Nederland. Jaarlijks gaat het om circa nieuwe gevallen; circa van deze gevallen lossen zichzelf op, omdat zonder gericht initiatief wel een verklaring van erfrecht wordt ingeschreven. De kosten voor een verklaring van erfrecht worden geschat op 563 ( 418 notariskosten en 145 kadastrale inschrijvingskosten). Deze kosten worden betaald door de erven. Om het probleem volledig op te lossen volgens de huidige procedures zouden de jaarlijkse kosten voor erfgenamen circa 18 miljoen bedragen. Als ervoor wordt gekozen de huidige achterstand volledig weg te werken is bovendien sprake van een eenmalig bedrag van circa 167 miljoen. Een mogelijkheid (eveneens uit het Groningen rapport) om aanpassing in de BRK te realiseren zou zijn om notarissen in opdracht en voor rekening van het Kadaster structureel verklaringen van erfrecht te laten opstellen en te doen inschrijven in de openbare registers. Dit is een relatief prijzige manier om de registratie van erfopvolgingen te verbeteren, waarbij het Kadaster in wezen een deel van de boedelafwikkelingskosten van particulieren overneemt. De betrokkenheid van de notaris staat wel garant voor de betrouwbaarheid van de ingeschreven gegevens: het erfgenaamschap in een verklaring van erfrecht is boven iedere redelijke twijfel verheven. Gelet op de formulering van artikel 49 en 49b van de Wet op het notarisambt (Wna), is het Kadaster echter niet gerechtigd een notaris opdracht te geven tot het opstellen en inschrijven van een verklaring van erfrecht. Wil het Kadaster dit toch bewerkstelligen dan zal het in overleg en met toestemming van de erfgenamen dienen te gebeuren of moet hiervoor een wetswijziging worden doorgevoerd. Een andere mogelijkheid is om het aantal verklaringen van erfrecht te verhogen door een tariefsprikkel. Het gaat dan om het verlagen van de kadastrale inschrijvingskosten. Deze mogelijkheid is ook genoemd in het Groningen rapport met als inschatting dat dit een beperkt effect zal hebben omdat nog steeds de notariële kosten overblijven ( 418). Een laatste mogelijkheid die uit het onderzoek naar voren is gekomen is het introduceren van een lichter regime om een vererving in de basisregistratie te registreren. Dit lichtere regime gaat ervan uit dat in situaties dat de overledene geen testament heeft gemaakt, de erfgenamen zelf gegevens kunnen aanleveren op basis waarvan de registratie kan worden bijgewerkt. Deze gegevens zouden vervolgens via BRP en CTR gecontroleerd kunnen worden. Dit lichtere regime is alleen denkbaar als een gewaarmerkte verklaring en/of opgave van de erfgenamen met betrekking tot de gerechtigdheid ten aanzien van de betreffende onroerende zaak voldoende zou zijn Pagina 13 van 36

14 om de rechthebbenden in de BRK te wijzigen. Momenteel ontbreekt voor deze werkwijze de wettelijke grondslag, aangezien deze in een dergelijke situatie een verklaring van erfrecht voorschrijft. Indien maatschappelijk en politiek de wens bestaat een lichter regime mogelijk te maken, zou dit regime er als volgt uit kunnen zien: het Kadaster benadert de erfgenamen op basis van de signalering van het overlijden van een gerechtigde vanuit de BRP; indien geen sprake is van een testament en er (klein)kind(eren) dan wel een echtgenoot/echtgenote aanwezig is/zijn, kunnen de erfgenamen zelfstandig aangeven middels een gestandaardiseerd formulier wie de erfgenamen zijn. op dit formulier is tevens aangegeven of de langstlevende de wettelijke verdeling ongedaan heeft gemaakt. het Kadaster controleert de opgave door middel van inzage in het CTR en de BRP. in alle andere gevallen is een verklaring van erfrecht nodig. 3.3 Oplossing 2: contactadres bijhouden in de keten Sommige afnemers geven aan dat formele registratie van erfgenamen een onnodig zware oplossing is. Gegevens van een contactpersoon volstaan voor de meeste processen van deze afnemers. Een dergelijke oplossing kan in principe in elke stap van de keten gezocht worden (zie onderstaande figuur). Daarbij kan er eventueel voor gekozen worden het inwinnen, het vastleggen en het verstrekken van de gegevens op verschillende plaatsen binnen de keten te beleggen. Inwinnen gegevens Eén van de ketenpartijen doet bij een melding van overlijden door de BRP onderzoek naar wie als contactpersoon van de erflater kan optreden (hierna: contactpersoon). Dit hoeft overigens niet plaats te vinden indien er sprake is van een nog in leven zijnde gehuwde partner. In dat geval kan men in de BRK immers zien dat er nog een levende rechthebbende is en deze als contactpersoon beschouwen. Van de circa overleden rechthebbenden op jaarbasis wordt geschat dat er dan circa gevallen (40% van de overledenen is volgens CBS cijfers gehuwd) overblijven waarvoor de BRP nog geraadpleegd wordt op eventuele nabestaanden. Als in de BRP geen nabestaanden gevonden worden, wordt na enkele weken een brief gestuurd aan de erven van op het adres van de overledene met het verzoek om contactgegevens van een contactpersoon. Vastleggen gegevens De reacties op bovenstaand verzoek worden vastgelegd door één van de ketenpartners (dit kan dezelfde partij zijn als hierboven). Verstrekken gegevens Eén van de ketenpartners richt een voorziening in om de verzamelde gegevens beschikbaar te stellen aan daarvoor te autoriseren partijen. Zo vindt bij de inschrijfloketten van de Basisregistratie Personen ten behoeve van de niet-ingezetenen een registratie van het eerste verblijfadres plaats (Reva). Dit adres wordt verstrekt aan enkele afnemers maar niet opgenomen in de BRP. Op vergelijkbare manier zou een soort registratie erven verblijfadres kunnen worden opgezet, waarin de adresgegevens van de erfgenaam(en) worden Pagina 14 van 36

15 opgenomen. Het Reva-systeem zou met beperkte aanpassingen kunnen voorzien in het verstrekken van deze contactgegevens van een contactpersoon. Hierna zijn enkele varianten uitgewerkt van de wijze waarop invulling kan worden gegeven aan deze oplossing Melding contactadres door begrafenisondernemers Inwinnen Vastleggen Verstrekken Begrafenisondernemers Burgerlijke Stand Burgerlijke Stand of Reva In het overgrote deel van de gevallen melden begrafenisondernemers het overlijden. De begrafenisondernemers hebben contact met de nabestaanden. Deze zouden mogelijk kunnen melden wie de contactpersoon is. Deze informatie zou op een nader vast te stellen plaats moeten worden bijgehouden en beschikbaar gesteld. Gedacht kan worden aan de Burgerlijke Stand en het Reva-systeem. De branche van begrafenisondernemers zelf wil er echter juist van af dat zij melding doen van overlijden. Een voorstel een extra taak bij deze branche neer te leggen, zal door de branche waarschijnlijk niet goed ontvangen worden Onderzoek door Burgerlijke Stand of gemeentelijke belastingdienst Inwinnen Vastleggen Verstrekken Burgerlijke Stand of gemeentelijke belastingdienst Burgerlijke Stand of gemeentelijke belastingdienst Burgerlijke Stand of Reva Meldingen van overlijden komen binnen bij de Burgerlijke Stand. Deze zou onderzoek kunnen doen naar de contactpersoon en dit kunnen vastleggen en beschikbaar stellen. Een alternatief hiervoor is dat de gemeentelijke belastingdienst dit, als meest belanghebbende, op zich neemt. In het verleden (tot circa 2012) werd dit door de Burgerlijke Stand gedaan voor de Belastingdienst (Erfbelasting, toen nog Successie geheten). Deze gegevens werden niet gebruikt door andere belanghebbenden. Omdat de Belastingdienst destijds te kennen heeft gegeven zelf in deze gegevens te kunnen voorzien, is de Burgerlijke Stand met deze activiteit gestopt. Het verschil tussen de situatie destijds en nu is, dat de intentie is dat er meer belanghebbenden hiervan gebruik zullen gaan maken waaronder andere taken binnen dezelfde gemeente (eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik). Hiervoor moet dan een procedure bij de Burgerlijke Stand in het leven worden geroepen om bij meldingen van overlijden onderzoek te doen naar de contactpersoon. Mogelijk moeten de systemen van de Burgerlijke Stand aangepast worden om vervolgens de contactpersoon daarin op te kunnen nemen en deze (selectief) beschikbaar te stellen aan belanghebbenden (eventueel via het Reva-systeem). Daarnaast moet er mogelijk een grondslag voor de verstrekking worden geregeld Onderzoek in het kader van bijwerking BRP Inwinnen Vastleggen Verstrekken BRP BRP BRP of Reva Wanneer een persoon overlijdt wordt dit opgenomen in de BRP en wordt de persoonslijst opgeschort waardoor die niet meer kan worden bijgewerkt. Het vragen om een contactadres voor de BRP zou betekenen dat het gegevensmodel zou moeten worden aangepast. Er is eerder in de gebruikersraad BRP verzocht een ervenadres op te nemen in de BRP. Dit verzoek is niet gehonoreerd omdat hier mogelijk sprake is van een vluchtig gegeven. Een alternatief zou zijn om hiervoor het veld briefadres te gebruiken, dat reeds in de BRP voorkomt. In dit briefadres zou het adres van de erfgenaam van de overledene kunnen worden opgenomen. De Pagina 15 van 36

16 informatie zal hiervoor ingewonnen moeten worden bij het doen van overlijdensaangifte Onderzoek in het kader van bijwerking BRK Inwinnen Vastleggen Verstrekken BRK BRK BRK In het geval van overlijden krijgt de BRK daarvan vanuit de BRP bericht. De BRK zou naast de juridische situatie (de rechthebbende volgens de akte) de gegevens van een contactpersoon op kunnen nemen en verstrekken. Een andere mogelijkheid (zoals in het Groningen rapport genoemd) is dat er een aantekening wordt geplaatst in de BRK. Hoewel het Kadaster op grond van de art. 49 en 49b Wna geen recht heeft op een afschrift van de relevante delen uit een testament of een verklaring van erfrecht, kan het binnen de vernieuwingsprocedure belanghebbenden vragen dergelijke bescheiden te overleggen. Het opsporen van contactpersoon zou vergemakkelijkt kunnen worden door het Kadaster de bevoegdheid toe te kennen een aantekening met feitelijke informatie uit de BRP en het CTR in de BRK op te nemen. Hierbij dient ervoor gewaakt te worden dat men rechtsgevolgen aan deze aantekening verbindt. Evenmin zou de aantekening een wijziging in de tenaamstelling tot gevolg moeten hebben Opname in het kader van de bijhouding van de WOZ Inwinnen Vastleggen Verstrekken WOZ WOZ WOZ of Reva In de WOZ wordt de eigenaar van een WOZ-object geregistreerd. Wanneer vanuit de WOZ wordt geconstateerd dat een belanghebbende is overleden, wordt in de WOZ bij de geslachtsnaam de tekst erven van opgenomen. Een optie is dat de WOZ bij het ontvangen van een bericht van overlijden vanuit de BRP onderzoekt wie de contactpersoon is en deze registreert. Daarbij zou waarschijnlijk wel een vlaggetje moeten worden opgenomen om aan te geven dat de juridische onderbouwing voor het gegeven ontbreekt Een afnemer de erfgenaam laten vaststellen en uitleveren Inwinnen Vastleggen Verstrekken Belastingdienst Belastingdienst Belastingdienst of Reva De Belastingdienst is een afnemer met een groot belang bij informatie over erfgenamen. De Belastingdienst kent op dit moment al een werkend proces voor het inwinnen, vastleggen en intern verstrekken van ervenadressen (zie paragraaf 2.3). De gevonden informatie zou ook aan andere belanghebbende partijen beschikbaar kunnen worden gesteld. Het betreft hier echter persoonsgegevens (naam contactpersoon en adres). Er is thans geen juridische basis voor het uitleveren van de persoonsgegevens van een erfgenaam door de Belastingdienst. In deze optie zal het gaan om circa contactpersonen op jaarbasis. De reden hiervoor is dat in 40% van de gevallen sprake is van een echtpaar. Aangenomen wordt dat veel hiervan beiden rechthebbenden zijn zodat na overlijden er geen nieuwe contactpersoon en adres bij de Belastingdienst beschikbaar is Contactinformatie toevoegen aan MijnOverheid Pagina 16 van 36

17 Inwinnen Vastleggen Verstrekken erven van MijnOverheid MijnOverheid In MijnOverheid kan een burger zijn eigen gegevens inzien en contactgegevens zoals adres en telefoonnummer bijhouden. Een onderzoek in 2013 naar het gebruik van MijnOverheid voor contactinformatie, heeft laten zien dat er geen business case is voor een overheidsbreed gebruik hiervan. Het vastleggen van contactgegevens van een contactpersoon in MijnOverheid zal uiteraard niet kunnen plaatsvinden door degene die is overleden. En ook het DigiD-account van de overledene zal niet gebruikt kunnen worden door eventuele erven. Dit betekent dat erven in hun eigen MijnOverheid aan zouden kunnen geven voor welke persoon zij als contactpersoon optreden. 3.4 Oplossing 3: huidige praktijk voortzetten of verbeteren De laatste optie om met dit probleem om te gaan is niet centraal informatie te verzamelen en te verstrekken, maar de huidige situatie in stand te houden. Hierbij blijft elke afnemer zelf verantwoordelijk voor het verzamelen van de juiste gegevens. Door best-practices te beschrijven kunnen de afnemers wel kennis delen en de betreffende procedures verbeteren Laten zoals het is Een optie is één en ander volledig te laten zoals het nu is. Deze oplossing is passend als de inspanningen voor het realiseren van een oplossing groter zijn dan de opbrengsten. In dat geval blijft iedere organisatie zijn eigen werkwijze hanteren, ook als deze mogelijk inefficiënt of zelfs onjuist is Best-practices beschrijven Op dit moment hebben de verschillende organisaties hun eigen werkwijzen om met deze problematiek om te gaan. Er bestaan verschillen tussen deze werkwijzen. Door beschrijvingen op te stellen van best-practices en deze beschrijvingen aan anderen beschikbaar te stellen, kunnen organisaties hun werkwijze desgewenst optimaliseren. Ook de resultaten van onderzoek naar een contactpersoon zal hierdoor waarschijnlijk uniformer worden Voorlichting aan erfgenamen In het Groningen rapport is geconcludeerd dat de voorlichting aan erfgenamen kan worden verbeterd. Een aanzienlijk deel van de erfgenamen maakt namelijk niet de gang naar de notaris voor een verklaring van erfrecht. De notaris zal hen daarom niet kunnen wijzen op de mogelijkheid om de tenaamstelling in de BRK te doen wijzigen. Men zou na het vermelden van het overlijden van een rechthebbende in de BRK een kennisgeving daarvan kunnen versturen waarbij de vermoedelijke erfgenamen worden voorgelicht over deze mogelijkheid. Het te verwachten effect op het aantal extra overschrijvingen wordt als laag ingeschat. Op diverse websites van notarissen wordt aangegeven dat een verklaring van erfrecht niet altijd nodig is. En ook heeft de overheid in 2012 in overleg met banken ervoor gezorgd dat er geen verklaring van erfrecht meer nodig is wanneer het gaat om een bedrag van onder de euro. Een andere mogelijkheid is om de kennisgeving te gebruiken om erfgenamen beter voor te lichten zodat zij zelf contact opnemen met overheden voor het afwikkelen van verplichtingen zoals gemeentebelastingen. Ongeacht welke variant gekozen wordt, kan dat goed samen gaan met verbeterde voorlichting aan erfgenamen. Pagina 17 van 36

18 4. Analyse oplossingsrichtingen Oplossing Haalbaarheid Argumentatie Aanpassen in de BRK Volledig aanpassen in de BRK Zeer laag Kosten (eenmalig 167 miljoen. Jaarlijks 18 miljoen voor de erven) zijn hoger dan baten (jaarlijks 4 miljoen voor de overheid). Verhoging aantal verklaringen van erfrecht door middel van tariefsprikkel Mogelijkheid tot verbetering BRK via een lichter regime Medium Medium Het effect wordt als beperkt ingeschat omdat de erfgenaam nog steeds met notariële kosten van doen heeft, maar deze optie past wel binnen de strategie van Kadaster en is op korte termijn te onderzoeken. In bepaalde gevallen waarin het wettelijk erfrecht van toepassing is, zou een verklaring van erfrecht niet meer verplicht gesteld hoeven te worden, maar zou opgave door de direct belanghebbenden gedaan kunnen worden. Deze kan het Kadaster verifiëren op basis van BRP en CTR. Hiervoor ontbreekt momenteel een grondslag, waardoor dit een middellange termijn optie is. Contactpersoon bijhouden in de keten Melding door Zeer laag Geen draagvlak bij beroepsgroep. begrafenisondernemers Opnemen in Burgerlijke Stand Korte termijn: Zeer laag Lange termijn: onduidelijk Geen draagvlak. Tot 2012 werd deze informatie verzameld bij de Burgerlijke Stand en men was positief om dit te staken. Opnemen in BRP Zeer laag Eerder afgewezen in gebruikersraad BRP. Opnemen in BRK De variant dat Kadaster de contactgegevens inwint wordt als zeer laag ingeschat. De variant waarbij in de BRK een aantekening wordt geplaatst biedt ook voordeel voor niet-overheden. De variant waarbij in de BRK een aantekening wordt geplaatst (BRP en CTR) wordt als medium ingeschat. Opnemen in WOZ Laag Hiervoor moet het gegevensmodel worden aangepast en worden bovendien alleen afnemers WOZ bediend. Beschikbaar stellen door Korte termijn: Laag Geen juridische grondslag. Belastingdienst Middenlange termijn: onduidelijk Opnemen in Mijnoverheid Zeer laag Een business case naar een contactmodule was negatief, laat staan een complexere variant met contactgegevens van erven. Pagina 18 van 36

19 Huidige praktijk voortzetten of verbeteren Laten zoals het is Zeer hoog Continuering van dubbel werk Best-practices Zeer hoog Continuering van dubbel werk. Verbeterde processen, uniformere aanpak, tips/trucs. Voorlichting aan erven via kennisgeving na overlijden Laag Ruim kennisgevingen jaarlijks met als beoogd effect meer verklaringen van erfrecht of meer contact vanuit erfgenaam met overheden. Afnemers hebben hier niet direct behoefte aan. Pagina 19 van 36

20 5. Conclusies en mogelijke vervolgacties 5.1. Conclusies De BRK registreert bij percelen de rechthebbende zoals die is vastgelegd in de voor dat perceel laatst ingeschreven akte. Bij overlijden van de rechthebbende ontvangt de BRK hiervan bericht en wordt de overlijdensdatum genoteerd. Van de circa overledenen per jaar blijken er circa rechthebbende te zijn in de BRK. Er vindt op dat moment geen mutatie plaats van de rechthebbende in de BRK. Een mutatie kan alleen plaatsvinden als de erven hiervoor een notariële akte opstellen en laten inschrijven (geheten: verklaring van erfrecht, opname in de openbare registers) of bij verkoop van de betreffende onroerende zaak. In 2013 waren circa overledenen in de BRK en dit aantal groeit jaarlijks netto met ongeveer Voor afnemers van de BRK bestaat in hun processen, zoals voor het vaststellen van een WOZbeschikking en de aanslag onroerende zaak belasting, behoefte aan gegevens over een in leven zijnde rechthebbende van een onroerende zaak. In de meeste gevallen voorziet de BRK in deze gegevensbehoefte. In die gevallen dat de geregistreerde rechthebbende is overleden, is er op dit moment geen informatiebron waar deze gegevens beschikbaar zijn. Gevolg is dat afnemers onafhankelijk van elkaar eigen onderzoek doen en er daardoor dubbel werk wordt verricht. Wanneer het niet lukt om daarachter te komen worden openstaande verplichtingen oninbaar. Dit dubbele werk kan voorkomen of verminderd worden door hetzij te sturen op het (snel) bijwerken van aktes (verklaringen van erfrecht) in de BRK in geval van overlijden, hetzij door een centrale registratie in het leven te roepen met gegevens van een contactpersoon, die de rechten en plichten van de overledene afhandelt Bijwerken rechthebbenden in BRK Een grove inschatting van kosten en baten laat zien dat wanneer erven wettelijk verplicht worden om de onroerende zaak op hun eigen naam te zetten eenmalig circa 167 miljoen kost en jaarlijks circa 18 miljoen, terwijl de baten geschat worden op circa 4 miljoen. Het volledig bijwerken en bijhouden van de BRK wordt dan ook niet gezien als werkbare oplossing. Wel zou winst geboekt kunnen worden door het introduceren van een lichter regime van bijwerking van de BRK. Het gaat hierbij om eenvoudige erfgenaam situaties die door de erfgenamen zijn aan te geven en die het Kadaster ook geautomatiseerd kan verifiëren. Denk hierbij aan een overlijden waarbij geen testament speelt en waar (klein)kinderen en/of echtgenoot aanwezig is. Het Kadaster kan deze gevallen dan actief benaderen met een opgaafformulier. Daarnaast is het actief sturen op het verhogen van het aantal verklaringen van erfrecht door middel van een tariefsprikkel mogelijk (verlagen kadastrale inschrijvingskosten). Het effect wordt daarvan als laag ingeschat omdat erfgenamen nog steeds te maken hebben met notariële kosten Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruiken van contactpersonen In principe zouden alle partijen die belang hebben bij deze materie een rol kunnen spelen bij de realisatie van een gemeenschappelijke oplossing, hetzij voor het inwinnen, het vastleggen of het verstrekken van de gegevens. Tot 2012 bestond een dergelijk situatie overigens: bij het doen van overlijdensaangifte bij de Burgerlijke Stand werd informatie over de erven verzameld voor de Belastingdienst. Er is onderzocht op welke plekken in de overlijdensketen er sprake zou kunnen zijn van het eenmalig inwinnen, vastleggen dan wel verstrekken van gegevens over contactpersonen. Het opnieuw introduceren van de situatie zoals die in 2012 bestond bij de Burgerlijke Stand is niet haalbaar, omdat zowel de begrafenisondernemers als de Burgerlijke Stand hier niet positief tegenover staan. Een alternatief om dit gegeven op te nemen in de Basisregistratie Personen is eveneens onhaalbaar gebleken. Ook de overige onderzochte taakverdelingen hebben echter om uiteenlopende redenen een lage haalbaarheid. Een mogelijk optie voor een vervolgtraject is de optie dat de BRK bij een melding van overlijden van een rechthebbende op basis van gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) en het Centraal Testamenten Register (CTR) informatie beschikbaar stelt. Hiermee worden afnemers in staat gesteld om het proces Pagina 20 van 36

21 waarin sprake is van een overleden rechthebbende verder te optimaliseren. Voor eenvoudige situaties na overlijden (bijvoorbeeld in geval van een in leven zijnde echtgenoot) kan een afnemer op grond van een aantekening BRK haar proces automatiseren. Voor zeer complexe situaties (bijvoorbeeld een alleenstaande die overlijdt zonder familie of nabestaanden) levert dit geen oplossing. Daarnaast geven de betrokken afnemers en het Kadaster aan dat het wenselijk is om te kijken in hoeverre de informatie van de Belastingdienst gebruikt kan worden aangezien deze zelf contactpersonen inwint in geval van overlijden Aanbevelingen Op basis van de onderzoeksresultaten wordt aanbevolen om de volgende vervolgacties op te starten: 1. Op korte termijn een handreiking te maken met best-practises waarmee de kennis van verschillende afnemers wordt gebundeld over het zoeken naar erven en nabestaanden inclusief praktische tips. 2. Laat het Kadaster zoveel mogelijk actief stimuleren dat de wettelijke erfgenamen worden opgenomen in de BRK. Bijvoorbeeld door middel van het verlagen van de kadastrale inschrijvingskosten. 3. Laat Kadaster de mogelijkheid voor een lichter regime onderzoeken. Het gaat hierbij om eenvoudige overlijdenssituaties die de erfgenaam kan opgeven en die geautomatiseerd door Kadaster zijn te verifiëren bij de BRP en het CTR. Hiervoor bestaat op dit moment geen grondslag, dus in het beste geval zal dit op middellange termijn gerealiseerd kunnen worden. Met deze informatie worden afnemers in staat gesteld hun proces verder te optimaliseren. Daarbij zal (naast de maatschappelijke en politieke wenselijkheid) tenminste aandacht besteed moeten worden aan: Welke grondslagen nodig zijn zodat het Kadaster het benodigde onderzoek bij CTR/BRP kan doen. Welke geautomatiseerde bevragingsmogelijkheden CTR biedt of op redelijke termijn gaat bieden. Inzicht in de kosten vanuit het oogpunt dat het vanwege het kostenaspect raadzaam lijkt zoveel mogelijk geautomatiseerde uitwisseling van gegevens te realiseren tussen de BRP en de BRK en tussen CTR en BRK. De tijdigheid van de verstrekking (binnen maximaal zo n 5 weken na overlijden, hetgeen voor de afnemers bruikbaar is). Pagina 21 van 36

22 Bijlage 1 Best-practices Op dit moment hebben de verschillende organisaties hun eigen werkwijzen om met deze problematiek om te gaan. Er bestaan verschillen tussen deze werkwijzen. Als één en ander wordt gelaten zoals het is, blijven deze verschillen bestaan. Het is denkbaar dat verschillende overheidsinstanties op deze manier tot een verschillend resultaat komen. Dat is onbegrijpelijk voor burgers. Een betere optie is best-practices te beschrijven die organisaties desgewenst kunnen gebruiken om hun werkwijze te optimaliseren. Dergelijke beschrijvingen kunnen de volgende elementen bevatten: 1. Zorg ervoor dat je op de hoogte komt wanneer een belanghebbende is overleden (BRP-abonnement). Bepaal het belang van deze belanghebbende voor de verschillende processen en afhankelijk daarvan wordt na enkele weken een brief gericht aan de vermoedelijke erfgenaam(en). Doel hiervan is deze contactinformatie te registreren zodat de interne processen hiervan gebruik kunnen maken. 2. De contactpersoon kan bepaald worden aan de hand van ouder-kind-relaties (BRP), via het Centraal Testamentenregister, door te kijken naar Rouwadvertenties in de krant, enz. 3. Onderstaand laat een beslisboom (in concept) een mogelijke afhandeling zien van het vaststellen van een erfgenaam(en). Bron: Groningen rapport. Pagina 22 van 36