Oud-Zuid Werkt! JAARGANG 2 NUMMER 4 JUNI 2008

Transcriptie

1 Oud-Zuid Werkt! JAARGANG 2 NUMMER 4 JUNI 2008 Special Ontwikkelingstraject + Quiz! EN NU JIJ! Wat doen collega s aan hun ontwikkeling? Test je kennis van de organisatie + De trainings kalender

2 Vooruit met Oud-Zuid! Het motto van het ontwikkelingstraject zou kunnen zijn: blijf in beweging, blijf leren! Zowel de mens als de organisatie. En als het goed is, profiteren ze er allebei van. We vroegen enkele medewerkers en een leidinggevende hoe ze hier tegenaan kijken. Suzanne Oldemonnikhof, projectassistent voor diverse projecten bij beleidsrealisatie Mens & Veiligheid TEKST: CHRIS BOS, MARIO VERHOEVEN FOTO: ALPHONS NIEUWENHUIS Arjan Verweij, beleidsadviseur Participatie Het is een verschil van dag en nacht tussen hoeveel aandacht de directie vóór en na de reorganisatie heeft voor de ontwikkeling van medewerkers. Ik kijk best kritisch naar het personeelsbeleid, maar zie dat het echt leeft bij het management. Zo heb ik zelf een meeloopstage gedaan bij de Dienst Werk & Inkomen. Daarmee heb ik in mijn werk veel te maken. Het stadsdeel moet ook zien welke belangen bij andere organisaties spelen. Door bij DWI te zijn geweest, kan ik het stadsdeel nu beter adviseren. Ik wil uiteindelijk senior beleidsadviseur worden. Daarom wil ik me verder bekwamen in adviesvaardigheden, beleidsontwikkeling en het leiden van projecten. Het stadsdeel ondersteunt mijn ontwikkeling. Na de reorganisatie begon ik als management-assistent, maar ik liep in die functie al snel tegen grenzen aan. Er was gewoon te veel werk voor te weinig mankracht. Wegens stressklachten heb ik het een tijdje rustiger aan moeten doen. Omdat ik niet meer in dezelfde functie terugwilde, heb ik toen een coach gezocht. Daarvoor heb ik subsidie aangevraagd bij het AenO fonds van de gemeente. Met mijn coach zocht ik uit wat voor werk het beste bij mij paste. Ik wilde het graag zelf regelen, dat gaat sneller en zo voelde ik me vrij in mijn zoektocht. Mijn leidinggevende steunde me daar in. Er wordt nu veel beter op gelet of medewerkers wel goed tot hun recht komen op hun werkplek. Dat is goed voor de medewerker en de organisatie. Ik ben nu weer echt gemotiveerd Hilda de Greef, teamleider Zwembad en sporthallen Het is niet zo dat jongeren harder staan te popelen om op cursus te gaan dan ouderen. Ook mensen die al dertig jaar bij ons in dienst zijn, willen nog graag leren. Ik zou Effectief communiceren willen aanbevelen. Die cursus vond ik zelf heel fijn, en de mensen van de werkvloer ook. Je krijgt een spiegel voorgehouden, je leert om op je eigen valkuilen te letten. Dat is interessant voor leidinggevenden én uitvoerenden. Dat doen we met vakkennis, waarom zou je dat niet doen met communicatievaardigheden? Dat is toch hartstikke belangrijk? FOTO: RIECHELLE VAN DER VALK FOTO: RIECHELLE VAN DER VALK en enthousiast. Uiteindelijk wil ik junior projectleider worden. Welke opleidingen of trainingen daarvoor nodig zijn bekijken we samen. 2

3 Inhoud Fluitend aan de slag Met de voor jou beste training Caroline Postma en het wegwerken van achterstallig onderhoud. Het fundament staat Wil je winnen? Test je kennis in de OT-quiz Wat zijn jouw grootste talenten? Drie collega s over hun POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) OR-lid met ambities: Gerard de Jong Wat leerde stadsdeelvoorzitter Egbert de Vries? +Trainingsoverzicht Het stadsdeel en de werkprocessen. Ria Meijer en Joris Mensink weten er alles van De volgende Oud-Zuid Werkt! verschijnt begin september. Bel, schrijf of mail de redactie met tips, suggesties, op- of aanmerkingen! Het mailadres is: oudzuidwerkt@oudzuid.amsterdam.nl Colofon Oud-Zuid Werkt! Special Ontwikkelingstraject Personeelsblad van Stadsdeel Oud-Zuid, jaargang 2, nummer 4, juni Een uitgave van Stadsdeel Oud-Zuid, Postbus 51160, 1007 ED Amsterdam. Telefoon oudzuidwerkt@oudzuid.amsterdam.nl Hoofdredactie Germaine Fetter Redactie Koos van den Berg, Saake Buwalda, Adam Cetindag, Frits Heiner, Nickele Jonker, Mario Verhoeven (Movement), Jorrit Visser, Ruth Visscher Productie & eindredactie Mario Verhoeven (Movement, Amsterdam) Aan dit nummer werkten verder mee Irene Bloemink, Chris Bos, Erna van der Veen (Movement) Fotografie Alphons Nieuwenhuis, Jessie Hillebrand, Riechelle van der Valk Vormgeving: Dvada, Utrecht Druk Zuidam Uithof Utrecht De stadsdeelsecretaris antwoordt Sinds Lotus - de reorganisatie in gaat het ontwikkelingstraject (OT) van de organisatie gestaag verder. Wat heeft Johan Boomgaardt er tot nu toe van geleerd? Ik ben zelf iemand die voortdurend stilstaat bij hoe de dingen gaan. Wat is de ambitie, hoe realiseren we die, hoe gaat het nu, hoe leren we van het verleden. Voortdurend bevraag ik mezelf. Wat kan ik verbeteren? Maar ook wat kan ik aan, hoe maak ik de juiste keuzes en hoe krijg ik feedback. Ik volg zelf periodiek supervisie en ik zit in een ontwikkelingstraject met andere stadsdeelsecretarissen en directeuren. Ook met het directieteam hebben we periodiek teamdagen. Wat ik zelf het afgelopen jaar ervaren heb is hoe ingrijpende gebeurtenissen en veranderingen in je privé-leven ook grote invloed hebben op je werk. Ik moest opnieuw zoeken naar een goede balans tussen werk en privé. Ik ben anders gaan kijken naar wat ik wel en niet belangrijk vind. Ik zit nu anders in mijn werk. Vanaf Lotus proberen we duidelijk aan elkaar uit te leggen wat er nog te verbeteren is zonder dat we te kritisch en negatief worden op wat niet goed gaat. Aandacht houden voor wat goed gaat en met elkaar de verbeterslag maken! Dat vind ik een spannende opgave. Zeggen wat je ziet zonder er omheen te draaien en toch met elkaar in verbinding te blijven. En verder te gaan. Dit is voor mijzelf een voortdurende leerervaring en ik denk ook voor de organisatie. Ik ben sinds een tijdje de voorzitter van het stadsdeelsecretarissenoverleg. Dit is een spannende nieuwe rol in een ander krachtenveld. Hoe zorg je telkens dat de neuzen dezelfde kant op staan. Ik ben daarin voortdurend aan het leren. Wil je jouw vragen beantwoord zien? Mail naar: oudzuidwerkt@oudzuid.amsterdam.nl TEKST: SAAKE BUWALDA OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI

4 Fluitend aan de slag Allemaal een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP), dat is het streven. Vijf aanbevelingen om met je POP aan de slag te gaan. m.m.v. Frederique Urbanus (P&O) 1. Zie POP als een kans De maatschappij verandert steeds sneller. In je dagelijks werk bij het Stadsdeel heb je daar mee te maken: het betekent ook iets voor de invulling van jouw functie. Zie het persoonlijk ontwikkelingsplan daarbij als een hulpmiddel om na te denken over waar je nu staat en hoe je verder wilt. Zit je nog lekker op je plek? Bevalt het werk of zou je eigenlijk iets anders willen? De organisatie heeft afgesproken dat iedereen een POP maakt. Maar je bent natuurlijk níet verplicht om nu iets anders te gaan doen. Je kunt ook constateren dat je voorlopig gelukkig bent met je huidige werkplek. 2. Neem er de tijd voor Sommige mensen weten precies wat ze willen. Anderen zijn daar niet zo zeker over. Het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan kost tijd, zeker de eerste keer. Neem die tijd er ook voor. Gebruik ook de Leidraad Functioneringscyclus op intranet (Personele informatie: P&O). Daar staan vragen die je helpen om duidelijkheid te krijgen: heb je talenten die je nu in je werk niet gebruikt? Waar liggen je interesses? Wat vind je belangrijk in je werk? Hoe is de balans werk-privé voor jou? Waar krijg je energie van? 3. Je bindt je niet met handen en voeten Je legt je niet voor altijd vast! Een persoonlijk ontwikkelingsplan is dynamisch. Je kunt regelmatig bij jezelf nagaan of je er nog achter staat. Omstandigheden kunnen veranderen en ook zelf maak je een ontwikkeling door. Het POP is onderdeel van de functioneringscyclus: samen met je leidinggevende bekijk je jaarlijks of bijstelling nodig is. 4. Ontwikkeling kan op allerlei manieren FOTO: ALPHONS NIEUWENHUIS / TEKST: ERNA VAN DER VEEN Een cursus bloemschikken? Opleidingswensen die erg ver van het werk afstaan, maken weinig kans te worden gehonoreerd, hoe leuk ze ook zijn. Maar een assertiviteitscursus behoort zeker tot de mogelijkheden, mits je leidinggevende hier achter staat. Maar staar je niet blind op opleidingen en trainingen. Je kunt je op allerlei manieren ontwikkelen, bijvoorbeeld door middel van jobrotation, tijdelijke klussen, stages, supervisie, mentoraat. Kijk ook hiervoor in de matrix van de Leidraad Functioneringscyclus. 5. Gun het jezelf Vanuit het ontwikkelingstraject worden veel opleidingen en cursussen gegeven, zoals professioneel ambtelijk werken. Maak daar gebruik van. De organisatie heeft baat bij werknemers die flexibel in kunnen springen op de eisen die de maatschappij stelt. En een veranderende organisatie biedt werknemers de mogelijkheid andere kanten van zichzelf te ontwikkelen. Gun het jezelf! 4 OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI 2008

5 Haar eerste jaar als directeur Middelen&Control was een roerige periode. Caroline Postma trof nogal wat achterstallig onderhoud aan in de bedrijfsvoering. Maar, er is veel werk verzet en het fundament staat weer stevig. Het vliegwiel in de bedrijfs - voering FOTO: RIECHELLE VAN DER VALK / TEKST: ERNA VAN DER VEEN Ik zat laatst in de auto naar kantoor te bedenken wat ik allemaal nog moest doen: dit regelen, dat op orde brengen, die bellen Toen liep ik naar binnen en straalden de vrolijke muren en de nieuwe vloerbedekking mij tegemoet. En opeens realiseerde ik me dat we toch al heel veel hebben bereikt. De kunst is daar ook van te genieten. Het is drukkend warm op deze zomerse namiddag, maar Caroline zit er ontspannen en opgewekt bij. Flesje water bij de hand, bedachtzaam formulerend. Er is veel meer rust in de organisatie gekomen. Mensen weten beter wat ze te doen staat. We zijn productiever. En we zijn ons er ook meer van bewust dat we sámen het werk doen. Dat merk je aan allerlei kleine dingen. Als een afdelingshoofd een werkplek te kort heeft, is er wel een ander die met een oplossing komt. Vooruitgang Middelen&Control is het vliegwiel in de bedrijfsvoering. Daarvan is Caroline zich bewust. Wij geven aan wát we gaan doen en hóe we het met elkaar gaan doen. Dat doen we met vallen opstaan, maar het gaat steeds beter. Ze wijst op de vooruitgang die is geboekt bij Financiën. Een jaar geleden waren ze alleen maar amechtig bezig de jaarrekening rond te krijgen. Er was een financieel systeem dat niet werkte en er waren beperkte budgetoverzichten. Daarin zijn enorme sprongen gemaakt. Alle budgetten zijn kritisch bekeken en het jaarrekeningproces is nu goed verlopen. Elke maand voeren adviseurs gesprekken met de budgethouders. Kwaliteit BAC (Beleid, Accountmanagement, Control) heeft een zwaar jaar gehad, erkent Caroline. Er werd veel van de afdeling gevraagd, terwijl die zich nog heel erg aan het oriënteren was op haar eigen positie. Er is nog een lange weg te gaan, maar toch zijn er al belangrijke producten voor de bedrijfsvoering ontwikkeld. Zoals de afdelingsplannen en managementrapportages. En er volgt nog meer. Op allerlei fronten werken afdelingen aan een structurele kwaliteitsslag, zegt Caroline. Juridische Zaken zet een heldere strategie uit om eerder te worden betrokken bij het opstellen en uitvoeren van beleid. P&O heeft weer een actieve rol in het ontwikkelingtraject. En bij Informatievoorziening werken we toe naar een afdeling die de wensen en behoeften van de organisatie in ICTeisen vertaalt. Hier spelen ook interne problemen die we nog aan het oplossen zijn. Lang Ik kan me voorstellen dat mensen het allemaal lang vinden duren, zegt Caroline. Maar het is net als bij een gebouw. Je bent heel lang onder de grond bezig met de fundamenten en de parkeergarage. Die liggen er nu. Vanaf nu worden de verbeteringen steeds zichtbaarder. Daar ben ik van overtuigd! OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI

6 Boeken- of cd-bon winnen? Doe mee! Ontwikkelingstraject is? De quiz Wij ambtenaren slaan er elkaar graag mee om de oren. En ook het ontwikkelingstraject kan niet zonder: afkortingen en ingewikkelde termen. Tijd voor een quizzzzje met een :-) 1 Oud-Zuid is in de ban van het ontwikkelingstraject. Wat is dit? 2 a. een nieuw tracé van de Noord/Zuid-lijn dat in het jaar 2020 gepland staat voor Oud-Zuid b. dat gaat over de organisatie van het stadsdeel, gericht op een efficiënte, transparante manier van werken c. een spel waarbij verschillende organisaties van het stadsdeel het tegen elkaar opnemen in een race tegen de klok d. de bedoeling daarvan is dat de organisatie steeds groter wordt De stadsdeelorganisatie begon het ontwikkelingstraject onder de naam Lotus. De directie noemde in een interview van oktober 2007 een paar veranderingen ten goede die daar toen al het gevolg van waren, namelijk: 3 a. we werken efficiënter omdat we beter kijken hoe we met opdrachten van het bestuur omgaan, in het Vondelpark is de regie over beheer en renovatie beter georganiseerd en er wordt bedrijfsmatiger gewerkt b. er wordt aan stressverlagende bedrijfsyoga gedaan en er is minder ziekteverzuim c. we werken minder achter ons bureau en gaan meer de wijk in d. er zijn nog geen tastbare veranderingen Dualisme bij de overheid: het werd een paar jaar geleden ingevoerd. Dit betekent: TEKST: MARIO VERHOEVEN / FOTOMONTAGES: CAS DE VRIES / ALEXANDER CHI HO HO a. ambtenaren gaan stevig handhaven, vooral bij mensen die voor de tweede keer een overtreding begaan b. een duurzame, milieuvriendelijke en transparante ICT-applicatie die alleen bij de overheid wordt gebruikt c. stadsdeelraad en -bestuur + ambtenaren oftewel de wetgevende en uitvoerende macht werken gescheiden. Je kunt ook zeggen: beleid en uitvoering gaan apart d. een afwasmiddel waarbij geen zeep meer hoeft te worden gebruikt 4 De afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk. Dat betekent: : a. dat zij verantwoordelijk zijn voor de resultaten en de middelen die daarvoor nodig zijn: van werkplekken voor de medewerkers tot het voeren van beoordelingsgesprekken b. dat zijn alle hoofden en managers die elke week bij elkaar komen c. een manier van werken waarbij zo weinig mogelijk vergaderd wordt d. er is onderlinge afstemming en samenwerking op een bepaald terrein, ondere andere om te voorkomen dat dingen dubbel gebeuren of dat men elkaar in de wielen rijdt 6 OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI 2008

7 5 Bij Openbare Ruimte doen ze aan Coaching on the Job. In gewoon Nederlands wil dit zeggen: a. een rollenspel met burgemeester Job Cohen b. een cursus volgen tijdens je werk c. hierdoor wordt men tijdens het werk van tijd tot tijd gedwongen tot uitrusten om rsi en burn-out te voorkomen d. de trainer/coach komt bij de medewerkers op de werkplek en analyseert samen met hen problemen of andere knellende praktijksituaties. Er worden complimenten, tips en aanbevelingen gegeven 6 Waarom duikt het woord POP de laatste tijd op bij Oud-Zuid? a. het stadsdeel wil dat er meer muziek wordt gedraaid op het werk b. uit onderzoek is gebleken dat ambtenaren beter functioneren met dit speelgoed c. dat is een persoonlijk ontwikkelingsplan, gericht op het beste halen uit de medewerkers, door middel van training, scholing en begeleiding d. het persoonlijk ontwikkelingsplan garandeert een inflatievrij pensioen 7 Kernwaarden Ook Oud-Zuid heeft ze. We bedoelen hiermee: a. de uitgangspunten die de basis van ons handelen vormen b. de rechten en plichten van elke ambtenaar in Nederland c. een soort inburgeringscursus voor mensen die bij de overheid werken d. de plus- en minpunten van een medewerker 8 Van buiten naar binnen werken is een van de nieuwe uitgangspunten van de organisatie. Dit houdt in: a. dat alle buitendienstmedewerkers ook een tijdje binnen gaan werken b. dat het stadsdeel zich laat leiden door wat er leeft in het stadsdeel c. dat er niet de hele dag achter het bureau wordt gezeten, maar ook de straat wordt opgegaan d. dat je met het lastigste deel van een klus begint en eindigt met het makkelijkste 9 Je ziet het overal staan: RVE Beleid & Communicatie, RVE Openbare Ruimte enzovoort. Maar, wat betekent de afkorting RVE eigenlijk? a. Recht Vooruit Eerst b. Resultaat Verplichting Eerst c. Resultaat Verantwoordelijke Eenheid d. Redelijk Verantwoordelijke Eenheid Onder de goede inzendingen worden drie boeken- of cd-bonnen verloot. Stuur je antwoorden naar oudzuidwerkt@oudzuid.amsterdam.nl onder vermelding van Quiz. Vermeld of je een boeken- of cd-bon zou willen. OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI

8 De kunst van zelfontplooiing Wat doe je? Wat kun je? Wat wil je bereiken en hoe doe je dat? Dat zijn de belangrijkste ingrediënten voor een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Drie collega s geven alvast een schot voor de boeg. Marjolein Lindenkamp, managementassistent Beleid en Communicatie Rachèl Clarijs, jurist, afdeling Handhaving Emiel de Booij, teamleider Reiniging, veegdienst TEKST: CHRIS BOS / FOTO S: RIECHELLE VAN DER VALK Hoe analyseer je jezelf? Ik heb een cursus Loopbaanoriëntatie gedaan. In die acht bijeenkomsten denk je over jezelf na, je talenten, je functioneren. En je hoort van de andere twaalf cursisten hoe zij tegen jou en je loopbaan aankijken. Dat was heel verhelderend. En soms ook wel confronterend Wat zijn je grootste talenten? Ik heb een groot verantwoordelijkheidsgevoel, ik laat dingen niet op hun beloop. Ik ben secuur en ik kan goed plannen. En ik ben een doorzetter. Wat zijn je ambities? Het is tijd voor een nieuwe uitdaging. Ik werk hier nu tweeënhalf jaar als managementassistent. In die tijd heb ik veel geleerd, maar nu zoek ik iets dat meer aansluit bij het niveau van mijn opleiding. Ik heb namelijk sociale geografie gestudeerd. Ik kijk heel breed rond, ook buiten het stadsdeel en de gemeente. Welke trainingen heb je gedaan? Die cursus Loopbaanoriëntatie. Sindsdien weet ik ook dat ik dingen soms moet loslaten, dat alles niet altijd tiptop in orde hoeft te zijn. Anderzijds moet ik mezelf soms meer laten zien, zowel op het werk als privé. Hoe analyseer je jezelf? Meestal aan de hand van commentaar van collega s. Bij bezwaarzaken geeft iemand soms bijvoorbeeld aan wat er wel en niet goed is aan mijn reactie. Dat gebeurt spontaan, dat spreken we niet af. Wat zijn je grootste talenten? Ik probeer zoveel mogelijk in oplossingen te denken. Een ander sterk punt is mijn sociale kant, zowel wat betreft burgers als collega s. Wat zijn je ambities? Ik ben volop bezig mezelf te ontwikkelen in mijn functie. Ik ben nog aan het onderzoeken wat ik echt leuk vind en waar mijn grootste kracht ligt. Welke trainingen heb je gedaan? De cursus Professioneel Ambtelijk Werken vond ik heel leerzaam. Daardoor snap ik de politieke context van mijn werk beter. Bijvoorbeeld waarom een juridisch doortimmerde notitie het soms toch niet haalt in de raad. Verder Effectief Communiceren en een training waarbij je leert omgaan met agressieve klanten. Verder volg ik vakinhoudelijke cursussen, zoals bestuursrechtelijke vakken en bouwrecht. Hoe analyseer je jezelf? Tussen de bedrijven door krijg ik feedback van collega s en mijn hoofd. Verder ga ik iedere zes weken naar een personal coach. Zij is heel direct en legt meteen de vinger op de zere plek. Dat is heel leerzaam. Ik praat ook veel met mijn vrouw, want thuis ben ik tenslotte dezelfde persoon als op mijn werk. Bovendien is zij ook leidinggevende geweest. Wat zijn je grootste talenten? Omgaan met mensen: jong en oud, hoogopgeleid en ongeschoold. Ik ben altijd eerlijk, ik heb veel zelfvertrouwen en ook het lef om mensen te zeggen waar het op staat. Ik kan bovendien goed delegeren, maar ik blijf wel betrokken. Wat zijn je ambities? Wat ik doe, wil ik goed doen. En ik wil met plezier naar mijn werk gaan. Welke functie ik precies heb, vind ik minder belangrijk. Ondertussen wil ik me wel blijven ontwikkelen, als mens en in mijn werk. Welke trainingen heb je gedaan? In mijn 22 jaar bij de Post heb ik veel cursussen en trainingen gedaan over leidinggeven. Bij Oud-Zuid heb ik veel gehad aan Professioneel Ambtelijk Leidinggeven: de rol van de politiek was helemaal nieuw voor mij. 8 OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI 2008

9 Als je je laat horen, heb je invloed. Ik hamer erop dat de informatie aan de buitendienst verbeterd wordt, zegt OR-lid Gerard de Jong. FOTO: RIECHELLE VAN DER VALK / TEKST: MARIO VERHOEVEN De stem van de werkvloer Ik vind het belangrijk dat er signalen van de werkvloer doordringen bij het management, verklaart Gerard zijn meer dan gemiddelde belangstelling voor belangenbehartiging. Als je je laat horen, heb je invloed, vervolgt hij. Zo peil ik bijvoorbeeld de mening van onze jongens over de invoering van nieuwe werkroosters. En dan wordt er ook wel naar geluisterd. Gerard werkt vanaf 2001 als chauffeur/belader op de vuilnisauto bij de Reiniging. Sinds ruim een jaar zit hij zowel in de OR van Oud-Zuid als in de Centrale Ondernemingsraad van de hele gemeente. De mens moet wat mij betreft centraal staan in de organisatie. Ik maak me er hard voor dat daar aandacht voor is. Aan de andere kant probeer ik mijn collega s uit te leggen hoe het grote plaatje in elkaar steekt. Meepakken Tot op heden heeft hij als OR-lid nog niet zoveel aan opleiding gedaan, maar dat gaat veranderen. Vanaf nu ga ik zoveel mogelijk cursussen en trainingen meepakken. Dat is goed voor mijn eigen ontwikkeling, maar ook voor mijn werkomgeving, de organisatie. Ik wil computercursussen en een cursus vergadertechniek gaan volgen. De OR gaat in zijn geheel een cursus doen over de Wet op de Ondernemingsraden én ik ga meedoen aan de voorzitter- en secretariscursus. Ja, ik heb wel de ambitie om ORvoorzitter te worden. De opleidings - mogelijkheden zijn groot binnen de gemeente. Maar de informatie daarover aan de buitendienst laat te wensen over, en dat moet verbeteren, vind ik. Duizend euro Toevallig ontdekte ik op intranet dat er ook in 2008 een duizend-euro-maximumregeling is vanuit het gemeentelijk AenO-fonds ( Daar wisten onze jongens niets van. Die informatie heb ik uitgeprint en verspreid en daardoor zijn enkele collega s aan een opleiding begonnen. Voor het zoeken naar informatie op intranet moet je op kantoor kunnen inloggen. Dat kan ik als OR-lid wel, maar de meeste van onze jongens niet. Ik hamer er in de OR op om de informatievoorziening aan de buitendienst te verbeteren. OR-werk kost veel tijd. Vier uur OR-werk per week mag Gerard in werktijd doen en voor de Centrale OR 2,2 uur per week. Dat is te weinig, het wordt alleen maar meer werk met al die veranderingen. Daar komen de cursussen nog eens bij. Maar ik leer door de OR hoe de politiek en het bestuur van stadsdeel en gemeente in elkaar zitten. Dat had ik anders nooit ontdekt. Tips voor collega s? De cursus Loopbaanoriëntatie vind ik wel een aanrader. Ik vond het tenminste verfrissend om samen met anderen kritisch naar jezelf te kijken. Marjolein Lindenkamp Tips voor collega s? Doe een cursus als je de kans krijgt, daar heb je zelf iets aan en de organisatie ook. En voor iemand die net bij het stadsdeel werkt kan een personal coach nuttig zijn. Een tip voor mezelf is nog steeds: ga een keer naar een vergadering van de Stadsdeelraad! Rachèl Clarijs Tips voor collega s? Blijf jezelf! Volg niet alleen de adviezen van je baas op, maar bekijk ook wat je zelf belangrijk vindt om te leren of te veranderen. Zelf ga ik bijvoorbeeld mijn Nederlands bijspijkeren. Ik wil mijn grammatica en woordenschat op peil brengen. Emiel de Booij OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI

10 Goed kunnen luisteren Welke talenten ontwikkelt een stadsdeelbestuurder? Dat is de vraag aan stadsdeelvoorzitter Egbert de Vries. TEKST: CHRIS BOS Voor een stadsdeel als Oud-Zuid heeft organisatieontwikkeling alles te maken met beter inspelen op de wensen van burgers. Bestuurders hebben in hun werk vaak directer te maken met de druk van bewoners. De achterliggende vraag goed kunnen horen Dat talent heeft een stadsdeelbestuurder soms wel nodig. Bewoners geven soms immers een heel eigen invulling aan hoe dingen werken. We hebben op allerlei manieren persoonlijk contact met burgers, zegt Egbert de Vries, via spreekuren, bewonersavonden en commissievergaderingen bijvoorbeeld. Als stadsdeelvoorzitter word je ook gewoon op straat aangesproken. Hoe ga je daar mee om? Mensen reageren soms emotioneel naar mij. Ik probeer dan goed te luisteren met name ook naar de achterliggende vraag. Als je aansluit op de achterliggende vraag merk je dat mensen zich serieus genomen voelen. Ik leg dan duidelijk uit hoe iets werkt of waarom er voor gekozen is. Het is misschien niet het antwoord wat ze omarmen maar ze snappen het dan wel beter. Dilemma s Die eigenschappen heeft niet iedere bestuurder van nature. De Vries: Dat is ook iets waar je steeds aan kunt blijven schaven, maar dat leer je vooral in de praktijk. Een training hebben we daar nooit voor gehad. Misschien met behulp van een personal coach? Nee, dat is niet zo mijn ding. Als dagelijks bestuur hebben we wel intervisie - gesprekken. Onder begeleiding van iemand van buiten leggen we elkaar dan bepaalde kwesties voor, en de dilemma s die daarbij horen. We geven elkaar ook tips. Bijvoorbeeld hoe je bepaalde zaken het best kunt bespreken met een commissie. Of hoe je moeizame processen vlot kunt trekken. En hoe je bepaalde dossiers in een overleg kunt bespreken, zodanig dat ook de andere partijen aan tafel snappen waarover het gaat. Gratis! Trainingen voor medewerkers Voor elk wat wils. Doe er je voordeel mee, maak er gebruik van. Overleg wel eerst even met je leiding - gevende. Er is ook een opleidingsbudget voor trainingen en opleidingen die aansluiten op jouw specifieke situatie. Zo werkt onze organisatie! Bestemd voor iedereen! Laat je verrassen als je denkt dat je alles al weet. Afdelingen en medewerkers kunnen intekenen voor: 17 juni, 15 juli, 9 sept. Training Ontspanning (omgaan met stress) Iedereen die graag meedoet! Voorkomen is beter dan genezen. Leer ontspanningstechnieken in drie vrijdagochtenden. Regietheater kernwaarden Bestemd voor iedereen! Plaats: raadzaal Koninginneweg: 23 juni, raadzaal KdJ, u u en na de zomer. Bezemgroep Effectief communiceren De hele organisatie heeft deze training gevolgd. In september + oktober voor hen die m hebben gemist. Gemotiveerd Met de organisatieontwikkeling gaat het ondertussen de goede kant op, vindt De Vries. Sommige afdelingen kunnen nog wel beter gaan draaien. Je hoopt natuurlijk altijd dat het allemaal net iets sneller gaat. Maar ja, je hebt ook te maken met mensen die weggaan, waardoor je nieuwe mensen moet inwerken. Dat kost allemaal tijd. Want het ontbreekt niet aan animo hoor, de mensen zijn hier erg gemotiveerd. Dus al met al ben ik behoorlijk tevreden. Vervolg effectief communiceren Dit is een vervolgtraining van 1 dagdeel met 3 workshops. Eerste start in september/oktober. Zie intranet voor meer informatie. Professioneel ambtelijk werken Deze training is aangeboden bij B&C en loopt bij PMD. Als je bij deze RVE s werkt en je hebt de training nog niet gevolgd geef je dan op voor de bezemgroep. Bezemgroep training Financiën Voor medewerkers die veel te maken hebben met financiën Financiële regelgeving in Amsterdam en begrotingscyclus. Opnieuw in september. Vervolg training Financiën Voor medewerkers die veel met financiën te maken hebben Start half oktober. Zie intranet voor details en geef alvast door als je geïnteresseerd bent. Aanmelden voor alle trainingen kan door te en naar: organisatieontwikkeling@oudzuid.amsterdam.nl Morele oordeelsvorming Voor enkele afdelingen Integer handelen is een van de kernwaarden. Daarover start in het najaar een training. Training voor managementassistenten/ secretaresses Deze training van twee dagen wordt momenteel gegeven. Training Plannen en begroten in projecten Voor medewerkers die in projecten werken Startdatum: in het najaar. Voor meer informatie: zie intranet. Coaching on the Job In de RVE Openbare Ruimte is coaching on the job bij het werkoverleg. De trainer gaat met medewerkers een aantal praktijksituaties analyseren uit hun werk. Thema s uit verschillende trainingen worden in deze RVE op deze manier opgepakt. Voor uitgebreide informatie over alle trainingen en actuele trainingsdata kijk op intranet! 10 OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI 2008

11 Wie doet wat wanneer en waarom? Beschrijven van werkprocessen vindt de organisatie belangrijk. Waarom eigenlijk? Wat hebben we eraan? Twee experts geven het antwoord. FOTO: ALPHONS NIEUWENHUIS Ria Meijer, projectleider van het beschrijven van processen geeft een top 3 van de voordelen. 1. Efficiënter werken Bij het uitwerken van een proces zetten we met een aantal collega s op een rij hoe ze met elkaar werken aan een bepaald product. Door het proces gezamenlijk tegen het licht te houden, kun je overbodige handelingen schrappen en proberen handige combinaties te maken. 2. Betere samenwerking Een procesbeschrijving geeft overzicht en inzicht: wie zijn er betrokken bij de totstandkoming van een product en wie is waarvoor verantwoordelijk. Wanneer afdelingen samenwerken aan een product wordt beschreven hoe de overdracht en samenwerking georganiseerd is. Medewerkers weten wat ze van elkaar kunnen verwachten en managers kunnen de samenwerking beter stroomlijnen. 3. Verhoging kwaliteit Managers hebben hiermee een instrument om het kwaliteitsniveau te bewaken en zonodig bij te sturen. Bijvoorbeeld: worden brieven van burgers binnen x dagen beantwoord? Zo niet, waar stagneert het proces? TEKST: ERNA VAN DER VEEN Joris Mensink, externe projectleider digitalisering subsidieverlening: Procesbeschrijvingen zijn een voorwaarde voor digitalisering. Vooral het laatste levert voordelen op. Jaarlijks behandelt de afdeling Beleids realisatie Mens en Veiligheid zo n tweehonderd subsidieaanvragen van maatschappelijke organisaties in het stadsdeel. Dit proces wordt nu gedigitaliseerd en moet daarom nauwkeurig worden beschreven. Het beschrijven is dus een míddel en geen doel op zich. Je moet eerst formuleren welke waarde het oplevert, hoe het bijdraagt aan de doelen van het stadsdeel. Anders kunnen overbodige of verkeerde werkwijzen ontstaan. Natuurlijk verhoogt digitalisering de efficiency. Bij de behandeling van subsidieaanvragen houden we nu nog veel zaken handmatig bij. Straks zet het systeem informatie automatisch over naar vervolgacties. Standaardbrieven zijn dan bijvoorbeeld direct oproepbaar en kunnen met kleine aanpassingen meteen worden verzonden. Procesbeschrijvingen leggen de basis voor een goede samenwerking, omdat ze duidelijke werkafspraken opleveren: wie doet wat wanneer. Door de digitalisering kan straks iedereen met één druk op de knop zien hoe het met een subsidieaanvraag staat. Voor onszelf, maar ook voor de klanten wordt onze werkwijze inzichtelijker. Uit het digitale systeem kan managementinformatie worden gehaald. Dat kan helpen om knelpunten op tijd zichtbaar te maken. Op basis hiervan kunnen werkafspraken worden bijgesteld. Ook de verantwoording over het werk wordt geautomatiseerd. Hier is de laatste jaren veel op gehamerd vanwege de overal ingevoerde rechtmatigheideisen. Doordat we minder tijd hoeven te besteden aan administratieve handelingen, kunnen wij er beter op toezien dat de subsieontvangers ook goede kwaliteit leveren. Digitalisering van de subsidieaanvragen zal overigens pas het maximale effect hebben als het systeem functioneert in een gedigitaliseerde omgeving. Dat betekent wanneer het gekoppeld is FOTO: RIECHELLE VAN DER VALK aan de gedigitaliseerde postverwerking en het financiële systeem. Maar dat komt nog. Met dank aan Erik Kaal en Cyrill Tiwon OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI

12 Achter de schermen bij een training Leidinggevenden volgen in het kader van ontwikkelingstraject een intensief programma. Een voorbeeld is de recente training Professioneel Ambtelijk Leidinggeven. Een aantal deelraadsleden kwam op bezoek. Zij gingen in gesprek onder meer over de manier waarop de deelraad, Dagelijks Bestuur en ambtenaren ieder hun eigen rol zo goed mogelijk kunnen vervullen. We keken achter de schermen en luisterden mee Petra Tiel, deelraadsvoorzitter (VVD) Fractieleden moeten leren dat ze niet afhankelijk zijn van een wethouder. Je bent veel zelfstandiger als deelraadsfractie Ambtenaren werken voor het Dagelijks Bestuur. Dat zit nog te weinig tussen de oren Bram Bos, fractievoorzitter (Groen Links) Mijn eigen vakgebied is duurzame veehouderij. Soms ben ik s ochtends met varkens bezig, s middags met kippen en s avonds als deelraadslid met rotjochies Ik zie gemotiveerde mensen die hoogwaardig werk leveren. Ik zie ook dat de samenwerking tussen de afdelingen van beleidsontwikkeling en beleidsrealisatie verbeterd kan worden. Dat zou een stimulans zijn voor de kwaliteit van de gezamenlijke producten. Simon van Geldorp, deelraadslid (PvdA) Als iets niet uitvoerbaar is, dan doe ik het niet Als je met de burger praat, gaat het vaak over incidentele dingen. Het is moeilijk om een algemene lijn daaruit te halen Emiel de Booij, teamleider Reiniging De deelraadsleden waren behoorlijk positief over de Reiniging. Ik ben blij verrast Hans Henrotte, nieuw hoofd Communicatie Het is goed dat de ambtelijke organisatie de politiek-bestuurlijke gevoeligheden beter leert inschatten TEKST: IRENE BLOEMINK / FOTO S: JESSIE HILLEBRAND Nicole Maas, projectleider Omgevings - vergunning Een goed op de praktijk gerichte training. Ik heb meer geleerd over de bevoegdheden in het dualisme Renzo Ramaekers, teamleider DIV De deelraadsleden zien digitalisering echt als een hot issue. Daar ben ik blij mee 12 OUD-ZUID WERKT! NUMMER 4 JUNI 2008