Alle kasten het kantoor uit

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Alle kasten het kantoor uit"

Transcriptie

1 Alle kasten het kantoor uit Elke editie van OfficeMagazine.nl bevat minstens één tafeldiscussie. Hiervoor nodigen we vertegenwoordigers uit van toonaangevende organisaties in die specifieke branche. In dit geval was het onderwerp Fysieke opslag. DEELNEMERS: Wilfred Bussink, View Document Management Wim Helder, directeur Helder Communicatie Leonard Gort, directeur De Haan Archiefbeheer Kees Fluyt, directeur Serendipity Consultancy, kon helaas niet aanwezig zijn bij de tafeldiscussie. Hij gaf achteraf zijn reacties op de stellingen. Hans Hooft, hoofdredactie OfficeMagazine.nl trad op als gespreksleider. STELLING 1: FYSIEKE OPSLAG IS OVER. DE KLANT WIL MEER. Wilfred Bussink reageert als eerste: Ja en nee. Een goed digitaal archief is alles goed ontsluiten. En het is opmerkelijk hoeveel fysiek nog beheerd blijft worden. En dat terwijl alle fysieke documenten ook digitaal aanwezig zijn. De fysieke backup als informatiedrager blijkt toch nog een psychologisch effect bij mensen teweeg te brengen: dit is origineel, stel dat er iets gebeurt, hoewel alles goed digitaal opgeslagen, dit is het brondocument. 20 tot 30 procent van het papieren archief wordt dan toch nog bewaard. Terwijl dat niet eens wettelijk verplicht is, je kunt het digitaal heel goed wegzetten. Hooft: Waarom bewaren mensen het dan? Bussink antwoordt: Het geeft ze een stuk zekerheid. Digitaal is deelbaar, het is gevoelig en hackbaar, op het brondocument kunnen ze altijd terugvallen als er iets gebeurt. Fysieke opslag is over, ja, deels door digitalisering zal het minder worden, maar de piek is volgens mij nu wel bereikt. De klant wil meer, ja, de klant wil snellere ontsluiting. Hij wil het digitale dossier in een uurtje beschikbaar hebben. Maar met alle ontwikkelingen zal binnen nu en vijf jaar digitaal echt wel leidend worden. De fysieke backup zal dan absoluut minder worden. Hooft: Maar er wordt tegenwoordig enorm veel 28 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER

2 FORUM PAPER&SUPPLIES informatie geproduceerd, dat vraagt om opslagfaciliteiten. Bussink geeft toe: Klopt, de servers worden steeds groter, de terabytes stromen binnen. Maar de zoekrobots worden steeds slimmer en kunnen steeds meer data analyseren: van wie is dit afkomstig, welke combinatie, welk tijdpad, enzovoort. Papieren archieven zullen langzaam verdwijnen. Het brondocument zit al in de database, waarom zou je het dan nog fysiek willen hebben? Hooft werpt tegen: Maar jullie core business is toch het opslaan en beheren van fysieke documenten? Leonard Gort nuanceert: Nee, onze core business is het beschikbaar maken van de gegevens van de klant. Wat je eigenlijk doet, is hem daarin volledig te ontzorgen, dat hij dat snel beschikbaar heeft. En niemand kan dat zo snel als mensen die daar volledig op ingericht zijn en dat de hele dag doen. Het tweede ding van de core business, en daar heb je wel gelijk in, is het veilig opslaan van de archieven. Bij de klant staat het altijd onveiliger dan bij ons. Denk aan sleutelbeheer, denk aan registratie van documenten. Maar om op de stelling in te gaan: ik geloof dat fysieke opslag heel snel overgaat als men een splitsing maakt tussen enerzijds fysieke documenten die men nog wel eens wil inzien, of backup archief waarvan men weet: dat heb ik al digitaal. Wij slaan nu nog heel veel archieven op omdat ze zeven jaar bewaard moeten worden van de fiscus, maar daarvan zeggen veel bedrijven al: dat hebben we al digitaal, de jaarrekeningen zijn goedgekeurd, en we bewaren het enkel en alleen omdat dat moet van de fiscus. En dat gaat echt over, die fiscus gaat een keer overstag. Natuurlijk is een digitale factuur voldoende, die hoef je niet uit te printen en fysiek te bewaren. Fysieke opslag in de vorm van een backup archief, dat zal met vijf of tien jaar over zijn. Maar fysieke opslag van oude documenten, van toen papier nog het brondocument was, dat zal nog zo n dertig jaar doorgaan. Omdat er nog klantdossiers bestaan waar je nog wel eens een claim op kunt verwachten. Denk aan personeelsdossiers, asbestclaims, pensioenen. Maar omdat je alles al digitaal hebt, wil je dat niet meer fysiek in je pand bewaren. Archief beheren, hou jij het compleet, dan weet ik dat het veilig staat en ik voldoe aan mijn compliance-eisen. Wim Helder gaat verder: Fysieke opslag is in mijn ogen over in de zin van in de processen. Men werkt voornamelijk digitaal, papieren documenten ergens halverwege de processen worden eigenlijk al beschouwd als een obstructie van de effectiviteit van het proces. Hooft geeft aan dat papier veel langer goed blijft dan digitaal. Dus verdwijnen die papieren archieven niet. Helder werpt tegen: Je hebt het meestal over digitale media, die media zul je moeten overzetten op andere dragers. Voor overheidsorganisaties is dat afgesproken, je moet zorgen dat die data digitaal toegankelijk blijft. Bussink reagert: Maar wat vaak wordt vergeten is dat digitale documenten na zeven jaar ook weer gewist kunnen worden, en wij komen dossiers tegen van 15, 20 jaar oud. Volgens Gort gaat het om de mindset: Wij denken in mappen, we maken overal mappen voor. Maar we krijgen steeds meer belangrijke mails en dergelijke. En dan slaan we het op meerdere plekken op. Het origineel was het printje. Maar als we dat scannen en digitaal opslaan, hebben we dat printje toch niet meer nodig? Dan wordt dat digitale bestand het brondocument. En in die fase zitten al heel veel klanten. Maar wat wel waar is, dat hoe ouder de bedrijven, hoe meer men nog in de NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 29

3 oude, fysieke fase zit. Veel oudere werknemers die oudere werkculturen hebben. Hooft: Kunnen jullie daar invloed op uitoefenen, op die oude bedrijven, ze vertellen dat ze beter kunnen omschakelen naar digitaal werken? Gort antwoordt: Ik doe dat elke dag. Bussink valt hem bij: Wij adviseren daar natuurlijk in, we denken mee. We adviseren dat het kostenefficiënter kan. Maar uiteindelijk moeten bedrijven die stap zelf maken, en vaak zijn ze daar nog wat huiverig voor. Het is ook altijd spannend voor ze, een andere aanpak, andere organisatie. Daarom moet je het gefaseerd opbouwen, gemoduleerd, niet in één keer alles omgooien. Hooft wil deze stelling afronden: Fysieke opslag gaat over? Helder nuanceert: Voor de overheid gaat het over. In 2017 moeten de processen digitaal zijn. Dus in principe komt er geen nieuw fysiek materiaal bij. Bussink vult aan: En geleidelijk aan zal door de digitale aanwas het fysieke worden opgegeten. Gort vervolgt: Ik ken bedrijven die hebben geen fysieke archieven, die hebben van het begin af aan alles digitaal gedaan. Ik roep ook vaak: alle kasten het kantoor uit. Want omdat jij kasten hebt, blijf je papier bewaren. Kees Fluyt: Je kunt dat niet zo maar zeggen. Digitale opslag heeft de voorkeur en de toekomst, maar het papier zal voorlopig nog niet zijn verdwenen. De bedrijven en instellingen zullen keuzes moeten maken wat zij met hun papieren archieven gaan doen. Volgens mij zullen de organisaties kiezen voor de meest kosteneffectieve opslag. Dat kan door alle dossier naar een archiefdepot af te storten of het archief te digitaliseren, inclusief alle denkbare mengvormen daarvan. STELLING 2: DE KLANT KIJKT NOG TEVEEL NAAR DE KOSTEN VAN OPSLAG, EN DAAR- DOOR MIST HIJ VEEL VAN DE TOEGEVOEGDE WAARDE DIE EEN PROFESSIONEEL OPSLAG- BEDRIJF KAN BIEDEN. Bussink is het daar mee eens: Klopt, we ontzorgen hem volledig, denk aan de kelders en zolders die altijd vol stonden met fysieke archieven. Helder vraagt zich af wat de toekomst is voor een professioneel opslagbedrijf: Jullie hebben nu databases rond fysieke opslag. Maar jullie hebben ook digitale databases waar geen fysiek document aan ten grondslag ligt. Want dat is natuurlijk de echte groeibusiness, en dat is waar jullie op moeten concurreren met bedrijven die helemaal geen achtergrond van papier hebben. Het is dus een heel concurrerende wereld, en in die zin wordt het natuurlijk steeds goedkoper. Gort geeft toe: Klopt, als we klanten adviseren om geheel digitaal te gaan, halen we ons oorspronkelijke businessmodel onderuit. We kunnen nog een aantal jaren vooruit, want bepaalde documenten moeten nu eenmaal nog lang bewaard blijven, je kunt dan uitrekenen hoeveel er bijvoorbeeld over vijf jaar nog moet staan. Bussink relativeert: Toch worden er nog steeds panden bij gehuurd voor fysieke opslag. Die groei is er blijkbaar nog steeds. 30 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER

4 FORUM PAPER&SUPPLIES Gort verklaart: Dat komt omdat er een lang verleden is, en dat verleden is over het algemeen slecht beheerd. Vaak heeft men geen idee hoeveel er aan archief is in de organisatie. De facilitaire man weet het vaak wel, want die moet de ruimte beschikbaar stellen, maar de afdelingen zelf, daarvoor is het een soort afvalputje. En op een gegeven moment raakt dat putje verstopt, en dan krijgt de facilitaire afdeling een mailtje net zoals met de pc: de schijf is vol de ruimte is vol, ik heb meer ruimte nodig of we moeten gaan weggooien. Bussink: Maar wie neemt de verantwoording voor de vernietiging van wat misschien wel bedrijfsgevoelige informatie kan blijken? Gort wijst erop dat je het niet eens hoeft te vernietigen: De relatieve opslagkosten van een velletje papier zijn verwaarloosbaar. Hooft werpt tegen: Wordt dat dan niet beschouwd als extra kosten? Bussink maakt de vergelijking: Hoeveel kost het bij een klant in huis, de opslag, de zoektijd dat iemand er mee bezig is? Bij ons kost het zoveel, en dan kun je de ROI uitrekenen, binnen zoveel tijd is het terugverdiend. Helder suggereert dat het dan een soort alternatief is. Ze zoeken het niet goed uit, wat ze nu wel of niet moeten bewaren, maar ze zetten het dan maar bij jullie neer. Bussink wijst op een standaard dienst: Als we het gaan ophalen wordt er eerst een screening gedaan, soms blijkt wel 30 tot 40 procent van het archief direct weg te kunnen. Dat slaan we dus niet op. Alles wat gezuiverd is, wat goed is, dat nemen we mee. Helder constateert: Jullie doen als opslagbedrijf dus ook een soort sortering, omdat ze dat zelf blijkbaar niet aan kunnen of aandurven. Bussink vult aan: Onze adviseurs stellen een document structuur plan (DSP) op: waar komt het document vandaan, moet het bewaard blijven? Maar we bekijken ook software-applicaties, sommige organisaties hebben meerdere applicaties naast elkaar draaien, waarvan er vaak veel weg kunnen. Gort relativeert: Wij zien onszelf niet als opslagbedrijf, maar als een beheer- of adviesbedrijf van fysieke en digitale data. Op het moment dat jij een opslagbedrijf bent, en je komt bij een klant, dan vraag je hoeveel hij heeft staan, en om dat op te slaan kost dat per maand zoveel. Maar dan zegt die klant, dat vind ik wat duur. Als wij komen, dan zeggen we: voor dat geld heb je een archivaris, die is alleen voor u, u krijgt à la minute uw gegevens, digitaal of fysiek, we nemen het beheer over, daarom heten we ook archiefbeheerders. Wij adviseren, u heeft zoveel meter, per jaar gaat daar zoveel vanaf omdat het weg kan, daar helpen we u mee en we rapporteren ook daarover. Dat noemen ze archiefbeheer. Op het moment dat een klant in de gaten krijgt dat hij met een archiefbeheerder te maken heeft, krijgt hij ook een ander beeld van de TCO. Kees Fluyt: Uiteraard kijkt een bedrijf of instelling naar de kosten. Maar ik ben het wel eens met de stelling. Een professioneel opslagbedrijf biedt met name de terugvindbaarheid van de informatie een grote toegevoegde waarde. In zekere zin kun je zeggen dat goedkoop duurkoop is. Goedkope opslag en veel betalen om de informatie die in depot ligt op te vragen, zal in de praktijk vele malen duurder uitpakken dan bij de opslag al maatregelen nemen dit een snelle en efficiënte terugvindbaarheid mogelijk maken. Ik denk dat vaak voor de goedkope oplossing wordt gekozen, omdat het terugverdien-effect niet duidelijk is. Helaas. STELLING 3: LEUKER KUNNEN WE HET NIET MAKEN, WEL MAKKELIJKER. PAPIER IS LEUK, DIGITAAL IS MAKKELIJK. Helder is verbaasd: Ik vind papier helemaal niet leuk. Papier is lastig. Het raakt zoek, komt op een stapel terecht, je weet nooit welke versie het is, er gaat koffie overheen, enzovoort. Ik denk dat digitaal leuk is, het is veel overzichtelijker mits je weet hoe je er mee om moet gaan. Gort vindt het wel leuk: Ik wil op mijn verjaardag een fysieke wenskaart, en geen whatsappie, sms of wat dan ook. Helder geeft toe: Papier is niet leuk in processen, wel in andere situaties. Gort relativeert: De impact van papier is groter, daarom bewaren we het allemaal nog. Anders was het allang weg geweest. Helder werpt tegen: Maar je ziet steeds meer organisaties die het niet bewaren. Bussink: Omdat het digitaal goed ingericht is. Helder weer: Tijdschriften leg je ergens neer en die kunnen mensen dan inkijken, dat is de waarde ervan, maar in de werkprocessen is papier toch niet meer nodig? Voor het verwerken van informatie is papier lastig. Hooft: Moeten we het dan omdraaien: digitaal is leuk, papier is makkelijk? Gort reageert: Dat slaat nergens op. Maar het is niet voor niets dat er in de reclame nog steeds heel veel direct mail is. Bussink geeft toe: Stagiairs bij ons hebben een voorkeur voor papier, dat zegt toch meer dan een digitaal bestandje. Helder noemt een ander aspect: Is papier niet veel meer ontspannend? Je leest een tijdschrift, het is niet werkgerelateerd. Papier is misschien wel juist niet bezig zijn met werk. Gort is van mening dat dit afhangt van je referentiekader: Wat ben je gewend, wat vind je fijn? Ik geloof er erg in dat die standaard processen digitaal gaan verlopen, zodat we meer ruimte hebben om te besteden aan onze klant, of het primaire proces, dat zie je al bij de succesvolle bedrijven. Kees Fluyt: Digitaal is niet zaligmakend. De belangrijkste bedreiging is volgens mij de neiging om alles maar te bewaren, schijfruimte (in de cloud of in eigen beheer) is goedkoop. Wat vergeten wordt is dat door de kwantiteit de informatie onbeheersbaar wordt. En steeds moeilijker zal worden om de juiste informatie (snel) terug te vinden. STELLING 4: HOE ERG ZIJN PAPIEREN ARCHIEVEN? Bussink wil een nuance aanbrengen: Om snel informatie en data te ontsluiten zijn papieren archieven wel erg, ja. Maar het gaat er wel om vanuit welke invalshoek je het bekijkt, in de dynamische fase kan het wel handig zijn, maar in de aanmaak van nieuwe documenten is papier echt niet meer van deze tijd. Hooft: Mag papier dan radicaal worden afgeschaft? Bussink vindt dat dit van de organisatie afhangt. Het kan een stuk maatwerk zijn en passen bij de aard van de organisatie. Maar het moeten bewaren van papieren documenten is feitelijk achterhaald, evenals facturatie via papier. Alle processen die digitaal kunnen verlopen zorgen ervoor dat eenvoudige admi- NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 31

5 nistratieve functies gaan verdampen. Helder reageert: Papieren archieven die als papier zijn ontstaan en nog een bepaalde bewaartermijn hebben, in sommige situaties zelfs eeuwig bewaard moeten worden, bijvoorbeeld omdat het cultureel erfgoed is, die zul je in papieren vorm willen blijven bewaren. Maar daarnaast worden ze digitaal ontsloten. Hooft: Maar wordt er nu nog wel cultureel erfgoed geproduceerd? Helder antwoordt: Jazeker, bij de overheid is zelfs een mogelijkheid om bepaalde documenten uit te zonderen van digitalisering, omdat die zo belangrijk zijn. De vorm vinden we dan zo belangrijk dat die papieren versie bewaard moet blijven, en niet vernietigd na digitalisering. Maar dat is nog geen half procent van het geheel. Bussink vult aan: Maar als dat niet geldt, dan heb je inderdaad substitutie, dan heeft het digitale document dezelfde waarde als het papieren document. En na zoveel tijd kan dat digitale dossier weg, daar krijgen we dan een melding voor. Helder concludeert: Het papier dat overblijft, is belangrijk. En dat bepaalt degene die het maakt. Of degene die het heeft verworven, zoals een certificaat, dat geeft dan toch het gevoel: ik heb iets. Reactie Kees Fluyt: Papieren archieven zullen op termijn verdwijnen, digitaal is de toekomst. Maar wij raken er niet vanaf. In de rijks-, stads- en regionale archieven, waar ook archiefbestanddelen van bedrijven zijn opgeslagen, zullen de papieren archieven blijven bestaan. Op termijn zullen daar de digitale gevormde archieven raadpleegbaar zijn. STELLING 5: ELKE ORGANISATIE ZOU EEN CHIEF DOCUMENT OFFICER MOETEN AANSTELLEN DIE BEPAALT WAT VERNIETIGD KAN (MOET) WORDEN EN WAT OP WELKE MANIER (DIGITAAL EN/OF FYSIEK) MOET WORDEN OPGESLAGEN, EN WAAR. Gort: Als jij het een onderdeel vindt van je kerntaak dat je je data op orde hebt en bij 9 van de 10 bedrijven is dat gewoon zo dan zou je als organisatie die verantwoordelijkheid moeten beleggen bij iemand die dat aankan. Het wordt vaak belegd bij een financiële man, of een ICTman. Helder vervolgt: Maar dat zijn allemaal dingen die ze er even bij moeten doen, bijfuncties. Bijna niemand gaat zo n aparte CDO betalen. Hooft: Maar betaalt zo iemand zichzelf niet snel terug? Gort wijst op een ander aspect: Snelheid is de essentie waarom papieren archief over is. Als de concurrent sneller over zijn data kan beschikken, dus een betere analyse kan maken en zijn klant sneller kan bedienen, dan wordt dit de norm van de markt. Maar zolang dat nog niet de norm is, interesseert het jou niet veel dat die gegevens niet op orde zijn nu nog niet. Helder ziet hier een mooie taak voor de brancheorganisaties, dat die komen met richtlijnen van wat wel en wat niet mag. Maar die hoor je nooit. Gort weet zeker dat er geen enkel bedrijf ter wereld is dat zijn data 100% op orde heeft. Want overal kan een tje zijn van iemand die een sollicitatie stuurt, en officieel moet je dat binnen 4 weken vernietigen als je die persoon niet aanneemt. Ik 32 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER

6 FORUM PAPER&SUPPLIES weet zeker dat er geen enkel bedrijf ter wereld is dat dat doet. En daarmee is dat bedrijf strafbaar. Gort is van mening dat organisaties zich meer zouden moeten beseffen wat de risico s zijn. Helder vervolgt: Wat je ook vaak hoort is Chief Information Officer. Die gaat over de informatie binnen het bedrijf, en dat is breder dan Document Officer, en heeft ook een andere status. Die moet zich richten op hoe de informatiestromen binnen zo n organisatie lopen. Maar je ziet dat veel van dit soort mensen vaak pas wordt aangesteld als er al problemen zijn. Ik hoop nog steeds dat die brancheorganisaties dat een keer gaan oppakken. Reactie Kees Fluyt: Ja, zeker naarmate de automatisering in de organisatie dankzij clouds en virtualisatie steeds meer een nutsvoorziening wordt. De aandacht zal gaan verschuiven van de techniek naar de informatie zelf. Opslag, beveiliging en terugvindbaarheid zijn dan de thema s waar de CDO zich mee bezig houdt. STELLING 6: DIGITALE DATA (CLOUD OF ANDERS) STAAT VEILIGER DAN PAPIEREN DATA. Gort denkt van niet. Bussink wijst erop dat je je nooit kunt waarborgen voor natuurrampen, of waterschade. Je kunt het wel verzekeren, maar dat is moeilijk, want hoe bereken je de gevolgschade? Helder nuanceert: Het kan veiliger zijn, maar het moet natuurlijk wel goed geregeld zijn. Digitale opslag is op dit moment goed geregeld. Maar papieren archief ook, er is bijna geen enkel papieren archief dat onder water heeft gestaan. Hooft: Maar is er nog veel te winnen dan? Bussink antwoordt: Ja, men is zich er wel bewust van, maar het kan beter, bijvoorbeeld door het te outsourcen naar een professionele organisatie. Helder vult aan: Of een bedrijf dat zich puur richt op de data, op de cloud. Bussink weer: Maar ook die moeten getoetst en gescreend worden; waar staan de servers, hoe zijn hun protocollen geregeld? Helder ziet andere risico s: Onze Amerikaanse vrienden eisen bepaalde toegang tot gegevens. Bussink ziet een andere mogelijkheid: De server waar jij je data op hebt staan, is die van jezelf of deel je die met andere partijen? Je kunt ook serverruimte kopen, en dat is dan van jezelf, technisch gezien niet in de cloud. Gort is van mening dat het een vals gevoel van veiligheid geeft: Alle databases die gekoppeld zijn aan het internet, zijn hackbaar. Heb je het over fysieke data of digitale data die in een kluis is opgeslagen, niet aan het internet gekoppeld, dan is dat de ultieme veilige situatie. Gort vervolgt: Als je het hebt over veiligheid moet je je als organisatie de vraag stellen: welke informatie heb ik? Staat die veilig? Wie kan daar bij? Wil ik dat? Wanneer wil ik het vernietigd hebben? Helder gaat daar op in: Dat vernietigen is wel een belangrijk punt, want digitaal laten vernietigen is best lastig. Dat is een punt dat volgens mij te weinig aandacht krijgt. Men is het er wel over eens dat er gevaren bestaan voor zowel digitale opslag (hacken) als fysieke (waterschade, brand). Een professionele organisatie is op beide over het algemeen beter voorbereid dan een organisatie die het eigen archief beheert. Reactie Kees Fluyt: Nee hoor, het papieren archief kan verbranden, onder water lopen, noem maar op. Het digitale archief kan bedreigd worden door technische problemen, hacken, enzovoort. Wat wel een verschil is naar ik mag hopen dat bedrijven en instellingen dat regelen is dat er back-ups zijn gemaakt. En het archief weer snel up and running is. NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 33

7 PAPER&SUPPLIES TIPS We vroegen de deelnemers ook om enkele tips voor fysieke opslag. Hieronder hun inbreng: WIM HELDER GAF VIJF STELLINGEN: 1. De kwaliteit van een archief hangt niet af van digitale of fysieke opslag maar van de mate waarin het archief op basis van documenten inzicht geeft in de werkprocessen die een organisatie heeft uitgevoerd. 2. Organisaties beschouwen archief (fysiek of digitaal) te vaak als kostenpost. Een goed ingericht archief levert informatie (enterprise content) die voor efficiënte bedrijfsvoering van onschatbare waarde is. 3. Digitaal archiveren moet automatisch worden ingebed in werkprocessen. Alleen op die manier kan worden vermeden dat iemand archiveren als handeling moet uitvoeren en deze handeling kan nalaten. 4. Zowel fysiek als digitaal archief kan prima extern worden opgeslagen. Goede beveiliging en metadata die snelle ontsluiting garanderen zijn daarbij net als bij interne opslag noodzakelijk. 5. Elk archief moet regelmatig worden geschoond op basis van een systematisch ordeningsplan waarin aandacht is voor minimale en maximale bewaartermijnen. Digitale archieven worden nog te vaak niet of beperkt geschoond. KEES FLUYT GAF VIJF TIPS: 1. In eigen beheer, centraliseer de archieven in de organisatie. Beter is een professioneel opslagbedrijf in te schakelen. 2. Zorg voor een effectieve terugvindbaarheid van de informatie door het toevoegen van metadata. 3. Digitaliseer bewust, maak een afweging wat op papier bewaard kan of moet blijven en wat gedigitaliseerd moet worden om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. 4. Vernietig informatie als de bewaartermijn verstreken is. Houd de hoeveelheid informatie beperkt, dat komt de terugvindbaarheid ten goede. 5. Als de kennis van informatie- en documentbeheer in de eigen organisatie ontbreekt, huur een professional in. WILFRED BUSSINK GEEFT VIJF ARCHIEFTIPS: 1. Start een nieuw jaar met nieuwe mappen. Fysiek of digitaal; het maakt niet uit! Een nieuw jaar is het beste moment om een onderscheid in uw archief aan te brengen. 2. Maak onderscheid tussen werkdocumenten en het bewaararchief. In het archief worden alleen definitieve documenten opgeslagen (liefst in PDF/A) met een bewaarplicht of bewaarwens. Werkdocumenten staan op persoonlijke of gedeelde afdelingsschijven. 3. Wees duidelijk in je documentnamen. Gebruik geen algemene termen, maar specificeer. De indexen moeten de inhoud verraden! 4. Maak afspraken. Als je samenwerkt, moet je elkaar kunnen begrijpen. Maak allemaal gebruik van een centraal classificatieschema. 5. Ruim regelmatig op. Plan twee keer per jaar een opschoonmoment in, bijvoorbeeld in de zomerperiode en kerstperiode. Dan bepaal je wat er weg mag en wat eventueel anders moet worden ingedeeld. LEONARD GORT GAF 3 TIPS OVER DIGITALISEREN VAN FYSIEK ARCHIEF: 1. Start pas met het digitaliseren van oude informatie als je organisatie over is op digitaal werken. Dat wil zeggen dat je aan de voorkant alles al goed hebt ingericht voor 100% digitaal werken. Dus geen fysieke post meer naar binnen laten komen. En je mensen opgeleid in digitaal denken. Anders ben je aan het dweilen met de kraan open. 2. Denk digitaal en zorg vanaf het 1ste moment dat je het digitale bestand als bron gebruikt. Het digitale bestand is dus het complete bestand. Met goede begeleiding van je medewerkers en een heldere software kun je dit goed borgen. 3. Denk goed na of je alles in 1 keer wilt laten digitaliseren. Soms is dat verstandig denk aan de overgang naar digitale personeelsdossiers waarbij je dus alles in 1 keer digitaal wilt hebben. Soms is het juist verstandig om alleen te laten digitaliseren wat je daadwerkelijk nodig hebt. Op het moment dat een oude klant bijvoorbeeld terugkomt, dan wil je alle relevante informatie digitaal hebben. Maar niet van alle oude klanten, waarvan mogelijk een deel al niet meer bestaat of andere gegevens heeft. Slim digitaliseren levert het meeste op. 34 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven

Digitaal archiveren. Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitaal archiveren Timo van Houdt werkgroep Archieven Digitale dementie Digitaal Analoog Virtueel Fysiek Bestand Document Digitaal werken = normaal Digitaal archiveren = problematisch Vandaag Gisteren

Nadere informatie

Grip op uw juridische dossiers

Grip op uw juridische dossiers Grip op uw juridische dossiers Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Over View In 1998 zijn Wilfred Bussink en Diane Startman begonnen met het schrijven van een ondernemingsplan

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Geen eindstation maar schatkamer

Geen eindstation maar schatkamer Anton Hijlkema Eric Koek Hernanni Marchi Cees Fluyt Jos Bakker Leonard Gort Wim Helder Lucien Pot Geen eindstation maar schatkamer Heeft de opslag van papieren documenten nog wel zin, als dat niet wettelijk

Nadere informatie

Grip op uw archief. Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions.

Grip op uw archief. Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Grip op uw archief Digitaliseren Consultancy Documentbeheer Secure filing solutions. Over View In 1998 zijn Wilfred Bussink en Diane Startman begonnen met het schrijven van een ondernemingsplan voor View.

Nadere informatie

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING

Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Effectief opslaan en terugvinden van informatie OFFICE FILING Snelle toegang tot uw dossiers optimaliseert uw productiviteit Informatie vormt de levenslijn binnen uw onderneming de basis van effectieve

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

WERKBOX WERKT MET JE MEE

WERKBOX WERKT MET JE MEE WERKBOX WERKT MET JE MEE Altijd je kantoor bij DE HAND Het Nieuwe Werken. We horen er veel over. Het staat voor slim en effectief werken. Voor het werken van nu dus. Wat betekent het in de praktijk? Flexibiliteit.

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer

Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer Keynote-lezing door Ad van Heijst: De kracht van mappen bij archiefbeheer 1 + Een mappenstructuur als basis voor een digitaal archief 80% van de informatie in grote bedrijven Bevindt zich in desktops en

Nadere informatie

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding

Kerkelijk archiefbeheer. Een korte inleiding Kerkelijk archiefbeheer Een korte inleiding Hoofdstuk 1: Het archief Wat is een archief? Een archief is het geheel der bescheiden, ambtshalve ontvangen, of opgemaakt door een bestuur of zelfstandig handelend

Nadere informatie

HOE CAPPA ZIJN KLANTEN BETER IS GAAN ADVISEREN

HOE CAPPA ZIJN KLANTEN BETER IS GAAN ADVISEREN Exact Online CASE STUDY HOE CAPPA ZIJN KLANTEN BETER IS GAAN ADVISEREN www.exactonline.nl 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY ONDERSCHEIDENDE KWALITEITEN LEIDEN TOT SUCCES VOOR ZOWEL ONDERNEMER ALS ZIJN

Nadere informatie

Whitepaper. Cloud Computing. Computication BV 2013. Alleen naar cloud bij gewenste flexibiliteit

Whitepaper. Cloud Computing. Computication BV 2013. Alleen naar cloud bij gewenste flexibiliteit Whitepaper Cloud Computing 1 Computication BV 2013 Nu we op de toppen van de hypecyclus van cloud computing zijn beland, lijkt iedereen te denken dat deze vorm van automatisering zaligmakend is. Het is

Nadere informatie

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO

Lunadoc. Lunadoc. Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Lunadoc Lunadoc Geavanceerd Documentbeheer op maat van de KMO Een archief moet lang ter beschikking blijven, ook al veranderen bepaalde servers en computers. De interface is altijd op maat. Iedere KMO

Nadere informatie

1 INLEIDING. 1.1 Inleiding. 1.2 Webbased. 1.3 Alle voordelen op een rij

1 INLEIDING. 1.1 Inleiding. 1.2 Webbased. 1.3 Alle voordelen op een rij 1 INLEIDING 1.1 Inleiding De cloud is een recent begrip en duidt op het opslaan en bewerken van informatie niet op je eigen pc, maar ergens op het internet (op een server). Het grote voordeel van het opslaan

Nadere informatie

Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen. Audit Tax Advisory

Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen. Audit Tax Advisory Personeels- en Salarisadministratie anno nu Snel schakelen door slimme online toepassingen 2012 1 Overal en altijd toegankelijk Voor de toegang is alleen een pc nodig met een internetverbinding U heeft

Nadere informatie

VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD

VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD VOOR EN NADELEN VAN DE CLOUD Cloud storage. Back-up in de cloud. Er zijn verschillende benamingen voor diensten die computergebruikers in staat stellen om hun documenten en

Nadere informatie

SALARISADMINISTRATIE

SALARISADMINISTRATIE SALARISADMINISTRATIE Zelf doen of uitbesteden? Leuk dat je ons partner kennisdocument hebt gedownload. In kennisdocumenten in samenwerking met horecabranche experts brengen wij je op de hoogte van de voor

Nadere informatie

9 redenen waarom jouw website geen klanten oplevert.

9 redenen waarom jouw website geen klanten oplevert. 9 redenen waarom jouw website geen klanten oplevert. Introductie Een goed ingerichte website met een goed uitgevoerde marketingstrategie is het ideale marketing tool voor ondernemers. Een goede website

Nadere informatie

5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER

5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- EN ARCHIEFBEHEER Inhoud: Verborgen kosten 5 MANIEREN OM KOSTEN TE REDUCEREN DOOR EFFICIËNTER DOCUMENT- DEZE BEST PRACTICE GEEFT U INFORMATIE OVER: Kansen om verborgen kosten te reduceren Voorbeelden en onderzoeksresultaten

Nadere informatie

Whitepaper. Inzetten op integrale veiligheid

Whitepaper. Inzetten op integrale veiligheid Whitepaper Inzetten op integrale veiligheid Inzetten op integrale veiligheid Verliezen lijden? Door fraude, diefstal of schade? Of letsel? Daar zit u niet op te wachten. Sterker nog, u heeft zich ertegen

Nadere informatie

Strategisch accountant/ boekhouder

Strategisch accountant/ boekhouder Strategisch accountant/ boekhouder Doc-it-Easy Doc-it-Easy kiest voor slimme samenwerking Doc-it-Easy Inhoud Inleiding Kmo en ondernemer willen strategisch advies 7 Tips om als accountant/ boekhouder een

Nadere informatie

Inhoud. Mijn leven. ik regel mijn geldzaken

Inhoud. Mijn leven. ik regel mijn geldzaken Inhoud Inleiding...3 Hoofdstuk 1 Bewaren...5 Hoofdstuk 2 Administratie...7 Hoofdstuk 3 Inkomsten... 8 Hoofdstuk 4 Uitgaven... 10 Hoofdstuk 5 Sparen... 12 Hoofdstuk 6 Verzekeringen...15 Hoofdstuk 7 Begroting...

Nadere informatie

16. Back-up en Restore

16. Back-up en Restore 16. Back-up en Restore Een back-up gebruik je pas als iets verkeerd is gegaan. Dan moet je de backup terugzetten doormiddel van een restore. In dit hoofdstuk worden de statements voor het maken en terugzetten

Nadere informatie

1. Stuur je kaarten via de post?

1. Stuur je kaarten via de post? Post 6 1. Stuur je kaarten via de post? (n= 575) 5 4 44% 5 3 2 1 7% Ja Soms Nee Weet niet Ja Alleen kerstkaarten en condoleancekaarten Bij een verjaardag en met kerst De meeste kaarten zijn met de kerst

Nadere informatie

HULSHOFF. Terug naar een meter De vier sleutels naar succes. Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015

HULSHOFF. Terug naar een meter De vier sleutels naar succes. Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015 HULSHOFF Terug naar een meter De vier sleutels naar succes Auteur: Arnoud van Breukelen Datum: 24-04-2015 Het dupliceren van dit document of delen daarvan ten behoeve van derden is slechts geoorloofd na

Nadere informatie

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport

Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Office managers, secretariaatsmedewerkers en medewerkers office- en managementsupport Inhoudsopgave GOopleidingen.nl/doelgroep-OF Office managers,secretariaatsmedewerkersen medewerkers office- enmanagementsupport

Nadere informatie

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker

Document Management in het MBO Een verkenning. Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Inleiding Aanleiding voor deze opdracht Vragen Wat is document management en hoe wordt deze

Nadere informatie

Handleiding OwnCloud voor SG de Overlaat

Handleiding OwnCloud voor SG de Overlaat Handleiding OwnCloud voor SG de Overlaat Je eigen wolk binnen de Overlaat Geschreven door: Maurice Heeren Datum: 10-12-2014 Versie 2.0 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 Toegang krijgen tot

Nadere informatie

Document Management in het MBO

Document Management in het MBO Document Management in het MBO Een verkenning Bas Kruiswijk, Frank Eckelmans, Henk Jan van Ginkel en Leo Bakker Vragen Wat is document management en hoe wordt deze term gehanteerd in het MBO? Welke processen

Nadere informatie

Digitaal werken en digitaal archiveren

Digitaal werken en digitaal archiveren Digitaal werken en digitaal archiveren DRM en substitutie bij DNB Bert Kooi en Ines van Dijk 15 maart 2016 Programma Substitutie Van digitale hulpmiddelen naar digitaal werken Fysiek hybride digitaal archief

Nadere informatie

Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB

Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie met name pijnpunt binnen MKB Onderzoek IS Interned Services wijst uit: Back-up en archivering van bedrijfsinformatie

Nadere informatie

SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S

SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S SEE INFORMATION DIFFERENTLY ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER: EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK BASISKENNIS OVER RETENTIESCHEMA'S INLEIDING DEZE SNELGIDS HELPT U BIJ HET PLANNEN, MAKEN EN BEHEREN VAN RETENTIESCHEMA'S

Nadere informatie

certificering HET ADMINISTRATIEPAKKET

certificering HET ADMINISTRATIEPAKKET co 2 -administratie ketenverantwoordelijkheid aanbesteding certificering MVO HET ADMINISTRATIEPAKKET Wat levert digitalisering me op? En wat kost het me? Een boekhoudpakket hoeft niet duur te zijn. Toch

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

Implementatieplan voor E learning en ELO gebruik binnen een school. Peter Tempel Fernao Prince Rob Houben Gerard Mastenbroek

Implementatieplan voor E learning en ELO gebruik binnen een school. Peter Tempel Fernao Prince Rob Houben Gerard Mastenbroek Implementatieplanvoor E learningenelogebruik binneneenschool PeterTempel FernaoPrince RobHouben GerardMastenbroek maandag11mei2009 1 2 Inhoudsopgave Inleiding...4 Uitgangspunt:...5 Doel invoering E-Learning:...5

Nadere informatie

Inhoud. 1 Veilig werken 2 Kostenbesparend werken 3. Efficiënt werken. Mobiel werken. Duurzaam werken

Inhoud. 1 Veilig werken 2 Kostenbesparend werken 3. Efficiënt werken. Mobiel werken. Duurzaam werken Tips & Tricks Inleiding Ricoh helpt u graag beter en makkelijker te werken en leven. Daarom vindt u in deze waaier praktische tips, die u inspireren om uw informatie effectiever te organiseren en te creëren.

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

Archiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1

Archiveren. Digitaal vertaald. Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1 Archiveren Digitaal vertaald Han Pieterse han.pieterse@networq24.com 31-5-2007 1 Nieuwe wetgeving en oude gewoontes Archiefwet voor overheidsinstellingen, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer is van kracht,

Nadere informatie

= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied

= betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied Algemene opmerkingen:? betekent: niet te achterhalen / betekent: niet van toepassing AFDELING = betrokken afdeling van de administratie (de sjablonen worden per administratie gebundeld) 1. Taakgebied =

Nadere informatie

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr.

Copyright - Port of Rotterdam - 2012. nr. Project Document Management Naar full digital en de veranderaanpak 10 februari 2015 Henk de Lauré. Organisatie IDM IDM Totaal 10,4 Fte 1 Coördinator 1 FAB 8,4 Medewerkers Wat vooraf ging.. 2003: 2004:

Nadere informatie

Importeren Je foto s Lightroom binnenkrijgen

Importeren Je foto s Lightroom binnenkrijgen Hoofdstuk 1 Je foto s Lightroom binnenkrijgen Importeren Je foto s Lightroom binnenkrijgen Goed, omdat je deze inleiding leest, neem ik aan dat je mijn korte waarschuwing hiervoor hebt gelezen. Je weet

Nadere informatie

24 november 2015 - Postillion Hotel Utrecht Bunnik. Supereffectief werken volgens de nieuwste digitale technieken! www.infotraining.

24 november 2015 - Postillion Hotel Utrecht Bunnik. Supereffectief werken volgens de nieuwste digitale technieken! www.infotraining. 24 november 2015 - Postillion Hotel Utrecht Bunnik Supereffectief werken volgens de nieuwste digitale technieken! www.infotraining.nl Digitaal werken geeft je vleugels! De digitale informatiestroom speelt

Nadere informatie

Exact Online BUSINESS CASE MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING. De 5 tips van Marc Vosse. www.exactonline.

Exact Online BUSINESS CASE MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING. De 5 tips van Marc Vosse. www.exactonline. BUSINESS CASE Exact Online MET EXACT ONLINE MEER FOCUS OP ACCOUNTMANAGEMENT EN ADVISERING De 5 tips van Marc Vosse www.exactonline.nl 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY DE 5 TIPS VAN MARC VOSSE Voor

Nadere informatie

In 7 stappen naar een opgeruimd huis Hoe je op een makkelijke manier je opruimachterstanden inloopt

In 7 stappen naar een opgeruimd huis Hoe je op een makkelijke manier je opruimachterstanden inloopt In 7 stappen naar een opgeruimd huis Hoe je op een makkelijke manier je opruimachterstanden inloopt Ben jij zo iemand die actief is en veel interesses heeft en daardoor ook veel bezigheden en spullen heeft?

Nadere informatie

in verhuur van IT en multimedia.

in verhuur van IT en multimedia. in verhuur van IT en multimedia. slim veilig voordelig bezoekers hebben de boodschap ontvangen Livingston levert jaarlijks voor meer dan 200 beurzen, evenementen en congressen IT-oplossingen op maat. Dit

Nadere informatie

Tweede Kamer der Staten-Generaal

Tweede Kamer der Staten-Generaal Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar 2014 2015 Aanhangsel van de Handelingen Vragen gesteld door de leden der Kamer, met de daarop door de regering gegeven antwoorden 2020 Vragen van de leden

Nadere informatie

1 Pagina. Referentie Case

1 Pagina. Referentie Case Referentie Case ICreative bv Oortlaan 2, Ede info@icreative.nl +31 (0) 318 493 150 De Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) is sinds april 2013 een nieuwe regionale uitvoeringsdienst in Zuid-Holland. De organisatie,

Nadere informatie

Omgaan met e-mail in Thunderbird (Netmail)

Omgaan met e-mail in Thunderbird (Netmail) Omgaan met e-mail in Thunderbird (Netmail) Als er iets is wat waar we dagelijks de nodige tijd insteken, dan is dat wel de afhandeling van onze e-mail. Dat is in deze tijd niet meer weg te denken. Waar

Nadere informatie

Maartje Voorbeeld 10.03.2014

Maartje Voorbeeld 10.03.2014 Maartje Voorbeeld 10.03.2014 Maartje Voorbeeld / 10.03.2014 / Inzetbaarheidsscan 2 Ben jij duurzaam inzetbaar? Blijf van waarde in de wereld van werk Iedereen wil graag gezond, productief en met plezier

Nadere informatie

Dropbox. Handleiding. Dropbox handleiding Dieter David david.dieter@telenet.be. Dieter David david.dieter@telenet.be

Dropbox. Handleiding. Dropbox handleiding Dieter David david.dieter@telenet.be. Dieter David david.dieter@telenet.be 0 Dropbox Handleiding Dieter David david.dieter@telenet.be 1 1. Wat is dropbox? 2 Dropbox is 2ledig : schijfruimte online (= back-up) synchroniseren en delen van bestanden op je online schrijfruimte Je

Nadere informatie

SEE INFORMATION DIFFERENTLY EEN GOED BEGIN IS HET BE-RM-EXT-220115-00. +32 2 712 2020 ironmountain.be

SEE INFORMATION DIFFERENTLY EEN GOED BEGIN IS HET BE-RM-EXT-220115-00. +32 2 712 2020 ironmountain.be SEE INFORMATION DIFFERENTLY A R C H I E F- E N I N F O R M AT I E B E H E E R : EEN GOED BEGIN IS HET H A LV E W E R K BE-RM-EXT-220115-00 DE BASISPRINCIPES VA N D I G I TA L I S E R I N G +32 2 712 2020

Nadere informatie

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger

Informatieverzorger. Mbo-kwalificaties in de sector Informatiedienstverlening. Informatieverzorger Informatieverzorger Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen

Nadere informatie

De toekomst van consultancy

De toekomst van consultancy De toekomst van consultancy Course Assignment Management Consulting 5 oktober 2013 Teska Koch 2518936 Teska.koch@hotmail.com Word count: 1.510 Een kijkje in de glazen bol: Wat is de toekomst van consultancy?

Nadere informatie

Tem de e-mail tijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox

Tem de e-mail tijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox Tem de e-mail tijger! 6 Tips voor een scroll-vrije inbox Heb je een inbox die nooit meer leeg lijkt te raken? Worstel je je elke dag door alle mail heen en kom je maar niet meer toe aan je echte werk?

Nadere informatie

Verras uw business-collega s met een IT-sixpack

Verras uw business-collega s met een IT-sixpack Hybride-cloudaanpak Verras uw business-collega s met een IT-sixpack De CIO staat steeds meer onder druk: enerzijds vragen uw businesscollega s een s nellere en meer flexibele dienstverlening, anderzijds

Nadere informatie

Processen optimaliseren

Processen optimaliseren Processen optimaliseren Inzet Management assistent Taken en processen automatiseren Tips voor quick wins' Marc Fransen BPMSoftware.nl Management assistent De (persoonlijke) assistent waarin u al uw criteria

Nadere informatie

PUBLIEKE, PRIVATE OF HYBRIDE CLOUD?

PUBLIEKE, PRIVATE OF HYBRIDE CLOUD? North Trade Building Noorderlaan 133/8 B-2030 Antwerpen T +32 (0) 3 275 01 60 F +32 (0) 3 275 01 69 www.nucleus.be PUBLIEKE, PRIVATE OF HYBRIDE CLOUD? HOE MAAK IK DE KEUZE? NUCLEUS Hosting Solution Builder

Nadere informatie

geweldig efficiënte tips voor werk en thuis! Marieke Anthonisse 2011 www.efficiencyfactor.nl https://twitter.com/trainencoachen

geweldig efficiënte tips voor werk en thuis! Marieke Anthonisse 2011 www.efficiencyfactor.nl https://twitter.com/trainencoachen 27 geweldig efficiënte tips voor werk en thuis! Inhoudsopgave Time Management 3 Email Management 3 Werkplekorganisatie 3 Gewoontevorming 4 Teambuilding 4 Gezinnen met kinderen 5 Administratie en Financiën

Nadere informatie

I N H O U D V E R B E T E R E N I N F O R M A T I E M A N A G E M E N T E N K E T E N S A M E N W E R K I N G

I N H O U D V E R B E T E R E N I N F O R M A T I E M A N A G E M E N T E N K E T E N S A M E N W E R K I N G WAT KOMT ER NA BIM I N H O U D Wat komt er na BIM BIM is het begin LEAN bouwen Projectinformatie altijd en overal beschikbaar Informatiemanagement verbeteren Samenwerken en communicatie Procesoptimalisatie

Nadere informatie

Inleiding... 1. Tip 1 Gooi je administratie weg... 2. Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes... 3. Tip 3 Maak een indeling... 4

Inleiding... 1. Tip 1 Gooi je administratie weg... 2. Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes... 3. Tip 3 Maak een indeling... 4 Inhoudsopgave Inleiding... 1 Tip 1 Gooi je administratie weg... 2 Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes... 3 Tip 3 Maak een indeling... 4 Tip 4 Je administratie over de schutting?... 6 Tip 5 Zorg voor inzicht...

Nadere informatie

Checklist voor een betrouwbare automatisering Bent u de MKB-er die 10 vinkjes kan zetten?

Checklist voor een betrouwbare automatisering Bent u de MKB-er die 10 vinkjes kan zetten? Bent u de MKB-er die 10 vinkjes kan zetten? 2009 J-Ware Stuurt u dit whitepaper vooral door, zodat meer mensen ervan kunnen profiteren. De inhoud hiervan elders publiceren mag ook, mits u J-ware als bron

Nadere informatie

ICT voorzieningen HU voor onderzoekers Deel 1: Opslag Waar laat je je data tijdens het onderzoek? Hoort bij proces Draaien project

ICT voorzieningen HU voor onderzoekers Deel 1: Opslag Waar laat je je data tijdens het onderzoek? Hoort bij proces Draaien project ICT voorzieningen HU voor onderzoekers Deel 1: Opslag Waar laat je je data tijdens het onderzoek? Hoort bij proces Draaien project Waar laat je je data* tijdens het onderzoek? (*voor hoeveelheden tot plusminus

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

Desktop, Laptop, Netbook, Ultrabook or Tablet? Which is best for what? Keuzes maken

Desktop, Laptop, Netbook, Ultrabook or Tablet? Which is best for what? Keuzes maken Desktop, Laptop, Netbook, Ultrabook or Tablet? Which is best for what?. Keuzes maken Wanneer je een computer wilt aanschaffen denk je tegenwoordig niet meteen meer aan de desktop. De desktop is een "grote"

Nadere informatie

Hoe kunt u met minder geld toch de kwaliteit van dienstverlening waarborgen voor kwetsbare doelgroepen?

Hoe kunt u met minder geld toch de kwaliteit van dienstverlening waarborgen voor kwetsbare doelgroepen? Hoe kunt u met minder geld toch de kwaliteit van dienstverlening waarborgen voor kwetsbare doelgroepen? Visie tafelleider: Met minder geld hetzelfde of misschien zelfs meer doen. Dat is de grote uitdaging

Nadere informatie

Caag CRM. info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl. Informatie Brochure

Caag CRM. info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl. Informatie Brochure Caag CRM info@caagcrm.nl www.caagcrm.nl Informatie Brochure Over Ons Caag CRM is een cloud- based software onderneming. Onze kracht ligt in het ontwikkelen van slimme software oplossingen gebaseerd op

Nadere informatie

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief

Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen. Paul Drossens - Rijksarchief Substitutie: papieren documenten inscannen, digitaal bewaren en papieren versies vernietigen Paul Drossens - Rijksarchief Inhoud Wettelijk kader en rol Rijksarchief Voorbeeld: substitutie van personeelsdossiers

Nadere informatie

IFECTIVE KNOWLEDGE FRAMEWORK

IFECTIVE KNOWLEDGE FRAMEWORK IFECTIVE KNOWLEDGE FRAMEWORK Eenvoudig informatie beheren en vinden Er is veel informatie over een onderwerp of klant. Het blijft echter lastig om de informatie te bundelen en gemakkelijk terug te vinden.

Nadere informatie

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden

BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden BPM voor Sharepoint: het beste van twee werelden Analisten als Gartner en Forrester voorzien dat Sharepoint dé standaard wordt voor document management

Nadere informatie

De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement

De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement School voor informatie OPLEIDING MEDEWERKER RECORDSMANAGEMENT De basisopleiding voor medewerkers (Documentaire) Informatievoorziening, Documentbeheer, Archiefbeheer en Recordsmanagement Flexibele deeltijd

Nadere informatie

FACTUREN VERWERKEN WORDT KINDERSPEL INVOICE MANAGEMENT

FACTUREN VERWERKEN WORDT KINDERSPEL INVOICE MANAGEMENT FACTUREN VERWERKEN WORDT KINDERSPEL INVOICE MANAGEMENT Voor MKB en Non-profit organisaties INVOICE MANAGEMENT Steeds meer organisaties ontvangen hun facturen per e-mail. Deze facturen worden geprint en

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Het Elektronisch Klant Dossier. in de bancaire omgeving. Auteur: Tobias van der Velde

Het Elektronisch Klant Dossier. in de bancaire omgeving. Auteur: Tobias van der Velde Het Elektronisch Klant Dossier in de bancaire omgeving Auteur: Tobias van der Velde NB: Alle referenties en internetadressen waren correct bij publicatie van dit whitepaper. De auteur kan echter niet verantwoordelijk

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

18 tips om te werken aan je eigen inzetbaarheid

18 tips om te werken aan je eigen inzetbaarheid 18 tips om te werken aan je eigen inzetbaarheid Goed, gezond en gemotiveerd aan het werk tot je pensioen? Dat bereik je door kansen te pakken op het werk. Leer aan de hand van onderstaande punten hoe je

Nadere informatie

Naar de cloud: drie praktische scenario s. Zet een applicatiegerichte cloudinfrastructuur op. whitepaper

Naar de cloud: drie praktische scenario s. Zet een applicatiegerichte cloudinfrastructuur op. whitepaper Naar de cloud: drie praktische scenario s Zet een applicatiegerichte cloudinfrastructuur op whitepaper Naar de cloud: drie praktische scenario s Veel bedrijven maken of overwegen een transitie naar de

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen

Regeling Archiefbeheer College bouw ziekenhuisvoorzieningen Het College bouw ziekenhuisvoorzieningen, gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Besluit: Artikel 1 In deze regeling wordt verstaan onder: a. Bouwcollege: het College bouw ziekenhuisvoorzieningen;

Nadere informatie

2 Functies in de zorg

2 Functies in de zorg THEMA 2Functies in de zorg 1 Inleiding In de zorg werken heel veel mensen. Mensen zoals jij, zorghulpen, maar ook mensen met andere functies. In dit thema leer je welke andere functies je in de zorg tegenkomt.

Nadere informatie

Digitaal archief. Een Centraal Digitaal Depot. Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens

Digitaal archief. Een Centraal Digitaal Depot. Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Digitaal archief Een Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Dé gemeenschappelijke voorziening in de justitiële ketens Een : digitaal opslaan van dossiers van ketenpartners voor een wettig

Nadere informatie

CASE STUDY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN

CASE STUDY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN Exact Online CASE STUDY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN www.exactonline.nl 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN MDM accountants & belastingadviseurs uit Den Haag is hard op

Nadere informatie

PEP voor secretaresses secretariaten en andere ondersteunende functies

PEP voor secretaresses secretariaten en andere ondersteunende functies PEP voor secretaresses secretariaten en andere ondersteunende functies Er komt zo veel op me af dat ik vaak niet weet waar ik moet beginnen" Meestal eet ik een boterhammetje snel tussendoor, geen tijd

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Snel en efficiënt informatie archiveren en delen met anderen

Snel en efficiënt informatie archiveren en delen met anderen Snel en efficiënt informatie archiveren en delen met anderen Wat is DocToKeep? Als gebruiker van de computer krijgt u massa's informatie te verwerken. De informatiestroom aan internetpagina's, e-mails,

Nadere informatie

Alfresco Document Management

Alfresco Document Management Pagina 1 van 6 Alfresco Document Management Efficiënter kunnen (samen)werken, altijd en overal kunnen beschikken over de benodigde informatie en geen zorgen hoeven maken over IT en back-up? Lagere kosten

Nadere informatie

Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer *2010

Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer *2010 Hoofdstuk 4: Bestandsbeheer *2010 4.0 Inleiding Dit hoofdstuk gaat over het op orde houden en beheren van Excel bestanden. De hier besproken zaken kunnen tijd besparen en het werken veiliger maken. 4.1

Nadere informatie

ONLINE SAMENWERKEN IN HET DNA VAN ACCOUNTANTSKANTOOR JOINSON & SPICE

ONLINE SAMENWERKEN IN HET DNA VAN ACCOUNTANTSKANTOOR JOINSON & SPICE Exact Online CASE STUDY ONLINE SAMENWERKEN IN HET DNA VAN ACCOUNTANTSKANTOOR JOINSON & SPICE www.exactonline.nl 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY INZICHT DELEN OM TE GROEIEN JOINSON & SPICE is druk.

Nadere informatie

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw

Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw Omzeil het gebruik van mappen en bestanden over Wiki s en het werken in de 21 e eeuw In de whitepaper waarom u eigen documenten niet langer nodig heeft schreven we dat het rondmailen van documenten geen

Nadere informatie

Voel je vrij en liefdevol 7 oefeningen

Voel je vrij en liefdevol 7 oefeningen Voel je vrij en liefdevol 7 oefeningen Soms voel je je gevangen door het leven. Vastgezet door de drukte, en beklemd in je eigen hoofd. Je voelt je niet vrij en je voelt geen liefde. Met deze tips breng

Nadere informatie

TO CLOUD OR NOT TO CLOUD

TO CLOUD OR NOT TO CLOUD TO CLOUD OR NOT TO CLOUD DE VOOR- EN NADELEN VAN DIGITALE FACTUURVERWERKING IN DE CLOUD Organisatie Easy Systems B.V. Telefoon +31 (0)318 648 748 E-mail info@easysystems.nl Website www.easysystems.nl Auteur

Nadere informatie

Door toenemende automatisering en slimmere tools verdwijnt het werk voor de klassieke IT beheerder

Door toenemende automatisering en slimmere tools verdwijnt het werk voor de klassieke IT beheerder IT beheerder als bedreigde diersoort: Door toenemende automatisering en slimmere tools verdwijnt het werk voor de klassieke IT beheerder Auteur: Reinout Dotinga Quality Assured Services B.V. Thorbeckestraat

Nadere informatie

Cloud Computing. Broodje IT: Cloud Computing. Agenda:

Cloud Computing. Broodje IT: Cloud Computing. Agenda: Broodje IT: Cloud Computing Agenda: Welkomstwoord door Jan Mudde Breedband Drechtsteden door Wico Lunch Cloud Computing door William Geluk Cloud Computing Agenda Opening (Jan Mudde) Breedband Drechtsteden

Nadere informatie

Eenvoudig boekhouden. stap 1-5. Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer. Deel dit e-book:

Eenvoudig boekhouden. stap 1-5. Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer. Deel dit e-book: 1 Eenvoudig boekhouden voor iedere kleine ondernemer Deel 1 stap 1-5 2 Inhoud Introductie 3 Vaste plek 4 Vast moment 6 Factureer snel! 8 Verwerk uw inkomende facturen slim 10 Boek uw bankafschriften (automatisch)

Nadere informatie

SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF

SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF Exact Online SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF 10 onmisbare tips voor een goede jaarafsluiting www.exactonline.nl 02 SLUIT HET BOEKJAAR IN STIJL AF INTRODUCTIE Het is eerder donker, de creditcardlimieten

Nadere informatie

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal

FACTSHEET. econnect Zaakgericht Werken Portaal FACTSHEET econnect Zaakgericht Werken Portaal Zaakgericht Werken Portaal Uw uitdaging Vanuit organisaties in diverse branches krijgt ETTU vaak de vraag hoe Microsoft SharePoint optimaal benut kan worden.

Nadere informatie

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.

Scan Docs Mailroom Suite Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs. Product Datasheet (NL) Datum: 02-4-2009 Versie: Fout! Onbekende naam voor documenteigenschap. Auteur(s): www.scandocs.nl Belangrijkste voordelen Tijdsbesparing door de snelle, digitale distributie van

Nadere informatie