Statenvoorstel 14/08 A

Transcriptie

1 Statenvoorstel 14/08 A Voorgestelde behandeling: PS-vergadering : 23 mei 2008 Statencommissie : Commissie Bestuur en Middelen, 25 april 2008 Onderwerp Kaders beëindigingsregelingen s-hertogenbosch Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant, Samenvatting Ter vaststelling wordt voorgelegd de kaders voor beëindigingregelingen. De kaders zijn een uitwerking van het verzoek van Provinciale Staten nadat kennis is genomen van de resultaten van het onderzoek naar beëindigingregelingen in de jaren , uitgevoerd door de Zuidelijke Rekenkamer. De kaders zullen richtinggevend zijn voor toekomstige kwesties. Directie Middelen Bijlage(n) - 1. Inleiding Op 14 december 2007 hebben Provinciale Staten uitvoering gedebatteerd over het rapport van de Zuidelijke Rekenkamer getiteld Loon naar werken. In een motie hebben de statenfracties Gedeputeerde Staten verzocht om te komen met een eenduidig en terughoudend beleid betreffende ontslagregelingen. Dit beleid wordt in dit voorstel aan de staten gepresenteerd. Het beleid gaat uit van een betere begeleiding door de leidinggevende van minder goed functionerende ambtenaren en goede vastlegging en dossiervorming van die begeleiding. Kortom een pro-actieve benadering ter voorkoming van ontslag. Een fase in de pro-actieve benadering is mobiliteitsbevorderende maatregelen zodat de medewerker gedurende een bepaalde periode in de gelegenheid wordt gesteld om te zien naar een andere toekomst zonder dat daar uitkeringsrechten tot stand komen. Indien geen resultaat wordt bereikt en beëindiging van het dienstverband noodzakelijk is, kan eenzijdig ontslag worden bewerkstelligd of kan worden geopteerd voor een overleg, leidend tot ontslag.

2 In de meeste gevallen heeft het overleg over het totstandkomen van een minnelijke regeling de voorkeur omdat bij eenzijdig ontslag er rekening moet worden gehouden met een juridische procedure en de daarbij behorende kosten en risico s. Bovendien zullen, ongeacht de uitkomst van de procedure, uitkeringsrechten in stand blijven. Met totstandkoming van een minnelijke regeling kunnen uitkeringsrechten beperkt of zelfs voorkomen worden. Het beleid onderscheidt een drietal categorieën minnelijke regelingen: 1. toekenning van mobiliteitsbevorderende faciliteiten met uitkeringsrechten 2. afkoop 3. maatwerk en coulance Voorgesteld wordt om de bevoegdheid tot het treffen van een minnelijke regeling neer te leggen bij het college van Gedeputeerde Staten. De overeen te komen minnelijke regelingen zullen, omwille van de bewaking van de uniformiteit, ter toetsing en advisering aan de algemeen directeur, worden voorgelegd aan de afdeling Personeel & Organisatie. De verantwoording naar Provinciale Staten zal plaatsvinden in de jaarrekening. 2. Het voorstel Wij stellen u voor te besluiten conform bijgaand ontwerp-besluit. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, de voorzitter de secretaris mw. J.R.H. Maij-Weggen drs. W.G.H.M. Rutten Auteur: W.G.A.C. Lommen toestel (073) /16

3 Ontwerp-besluit 14/08 B Voorgestelde behandeling: PS-vergadering : 23 mei 2008 Statencommissie : Commissie Bestuur en Middelen, 25 april 2008 Onderwerp Kaders beëindigingsregelingen s-hertogenbosch Provinciale Staten van Noord-Brabant; Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten, d.d. ; Gelet op de ingediende motie van de statenfracties bijeen in vergadering van Provinciale Staten van 14 december 2007 waarin is gedebatteerd over het rapport van de Zuidelijke Rekenkamer Loon naar werken ; Gelet op het advies van de Commissie voor bestuur en middelen d.d. 25 april 2008; Directie Middelen Bijlage(n) - besluiten vast te stellen de volgende beleidslijn: KADERS BEËINDIGINGSREGELINGEN Samenvatting Bij het vaststellen van beleid over het treffen van minnelijke regelingen wordt primair uitgegaan van de stelling dat door een betere begeleiding door leidinggevenden van minder goed functionerende ambtenaren, alsook de registratie van de begeleiding, een dusdanig dossier tot stand wordt gebracht waardoor de onderhandelingspositie van de werkgever in een ontslagtraject geoptimaliseerd wordt. Pro-activiteit ter voorkoming van de situatie waarin gesproken moet worden over ontslag. Pro-activiteit, ook om de positie van de Provincie te versterken indien overleg over beëindiging noodzakelijk wordt. Een proactieve opstelling is dan ook een wezenlijk uitgangspunt bij het vaststellen van het beleid over hoe om te gaan met minnelijke regelingen. Een wezenlijk onderdeel van de pro-actieve benadering van een mogelijk rechtspositioneel/personeelprobleem wordt gevormd door de inzet van zo te noemen mobiliteitsbevorderende maatregelen als middel in te zetten door de algemeen directeur/ directie. Met mobiliteitsbevorderende maatregelen wordt de betreffende ambtenaar gedurende een beperkte periode in de gelegenheid gesteld om te zien naar een andere toekomst. Gedurende deze periode behoudt

4 de ambtenaar zijn bezoldiging. Aan het einde van de periode volgt, afhankelijk van de getroffen regeling, of herplaatsing in een andere functie, of ontslag op verzoek. Uitkeringsrechten komen niet tot stand. Voorgesteld wordt om deze mobiliteitsbevorderende maatregelen waarbij verschillende faciliteiten ingezet kunnen worden (te denken valt aan outplacement, headhunting, detachering enz.) over te laten aan de bevoegdheid van de directie. Blijkt uit het dossier vervolgens dat beëindiging van het dienstverband c.q. beëindiging van de werkzaamheden in een bepaalde functie, noodzakelijk is, dan dient vervolgens bekeken te worden op welke wijze tot een beëindiging gekomen kan worden. Hierbij heeft de algemeen directeur een coördinerende rol waarin de algemeen directeur zich laat adviseren door P&O. Wezenlijk is het vast te stellen dat bij beëindiging van dienstverbanden het de Provincie of beter Gedeputeerde Staten, in beginsel vrij staat om het zij langs eenzijdige weg tot beëindiging te komen (een ambtelijke rechtspositie is immers eenzijdig bepaald), danwel te opteren voor een overleg leidende tot ontslag. In veelal de meeste gevallen heeft het overleg over het totstandkomen van een minnelijke regeling de voorkeur. Hiervoor zijn twee redenen. In de eerste plaats zal bij een eenzijdig ontslag altijd rekening gehouden moeten worden met een juridische procedure en de daaruit voortvloeiende kosten en risico s. Met een minnelijke regeling kan een dergelijke procedure worden voorkomen. In de tweede plaats heeft de Provincie te gelden als eigen risicodrager voor de uitkering. Los van de uitkomsten van een rechterlijke procedure aangaande ontslag zullen de toegekende uitkeringsrechten altijd in stand blijven. Door het treffen van een minnelijke regeling kunnen uitkeringsrechten voorkomen danwel beperkt worden. Een minnelijke regeling ziet er dan ook op om voor zowel de werkgever als de ambtenaar een situatie te creëren waarbij de nadelen van een eenzijdig ontslag tot een minimum worden beperkt. Voor de werkgever zijn de nadelen evident; de uitkeringslasten en het procesrisico. Ook voor de werknemer zijn de nadelen meer dan duidelijk; verlies van werk en inkomensachteruitgang. Een minnelijke regeling kan tegen deze achtergrond gedefinieerd worden als een complex van wederzijds aanvaarde faciliteiten en verplichtingen gericht op het voorkomen van werkeloosheid en de daaraan gekoppelde mogelijke uitkeringslasten voor de provincie aan de ene zijde en voorkoming van inkomensachteruitgang voor de ambtenaar aan de andere zijde. 2/16

5 Het treffen van minnelijke regelingen kan onderscheiden worden in een drietal categorieën. a. Toekenning van mobiliteitsbevorderende faciliteiten met uitkeringsrechten Ook na een zorgvuldige dossieropbouw kan het zo zijn dat een regeling moet worden getroffen waarbij het onontkoombaar is dat aan de ambtenaar uitkeringsrechten worden toegekend. Ook in deze gevallen kan het de voorkeur verdienen om langs minnelijke weg tot een oplossing te komen. In de minnelijke regeling zullen faciliteiten toegekend worden die het risico van gehele of gedeeltelijke uitbetaling van het recht op een uitkering tot een minimum moeten beperken. Waar er sprake is van een cumulatie van rechten wordt voorgesteld de beslissing hierover over te laten aan Gedeputeerde Staten. b. Afkoop Hoewel afkoop van bovenwettelijke WW-rechten strikt genomen niet onder het begrip minnelijke regeling valt (het betreft uitvoering van de regeling Aanvullende voorzieningen bij werkloosheid) lijkt het toch aangewezen dat daar waar een afkoop gerealiseerd moet worden dit, gelet op de maatschappelijke impact ervan, te scharen onder het begrip minnelijke regeling. Gedeputeerde Staten hanteren het uitgangspunt dat het middel van afkoop in beginsel niet gehanteerd zal worden. Slechts in uitzonderlijke omstandigheden zal van de bevoegdheid een verzoek om afkoop te honoreren, gebruik gemaakt worden. In deze gevallen zal met het navolgende rekening gehouden worden. Bij afkoopregelingen werd in het verleden de zogenaamde BIZAnorm gehanteerd. Deze norm hield in dat een ambtenaar kon verzoeken om afkoop van zijn recht op wachtgeld (tegenwoordig het recht op een bovenwettelijke uitkering). Bij een neutrale afkoop, waarbij de verwijtbaarheid niet aan de orde was, werd in dat geval een percentage van 30% gehanteerd. Voorgesteld wordt om beslissingen aangaande afkoop die binnen de BIZA-norm gerealiseerd kunnen worden tot de bevoegdheid te 3/16

6 laten van de algemeen directeur, die hiervoor voorafgaand instemming van de Gedeputeerde Middelen, mogelijk in samenspraak met de portefeuillehouder, zal moeten verkrijgen. Over afkopen boven de norm van 30% vindt besluitvorming plaats door Gedeputeerde Staten. c. Maatwerk en coulance Uit het onderzoek van de Zuidelijke Rekenkamer is gebleken dat er in enkele gevallen sprake was van schrijnende omstandigheden die ertoe noodzaakten bijzondere regelingen te treffen. Ook in de toekomst is het niet ondenkbaar dat dergelijke situaties zich voor zullen doen. In alle gevallen waarin uit coulance of ter oplossing van schrijnende gevallen maatwerk moet worden geleverd is de bevoegdheid hiertoe toegekend aan Gedeputeerde Staten. Het in het ambtenarenrecht geldende gelijkheidsbeginsel maakt dat bij het treffen van minnelijke regelingen gelijke gevallen gelijk moeten worden behandeld. Als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie ligt deze taak / bevoegdheid bij de algemeen directeur. Deze zal zich laten adviseren door de afdeling P&O. Uit een oogpunt van bewaking van uniformiteit zal in die gevallen waar een minnelijke regeling wordt overwogen een en ander niet gerealiseerd worden dan, nadat van de afdeling P&O danwel de rechtspositiejurist een toets op het tot stand gebrachte dossier met betrekking tot de kansen en risico s in een eenzijdige procedure is verricht en de algemeen directeur terzake is geadviseerd. Van de zijde van P&O zal in het bijzonder bezien worden hoe de regeling zich verdraagt met andere vergelijkbare gevallen en of zij past binnen het vastgestelde beleid. Nadat de minnelijke regeling in concept tot stand is gekomen, legt de algemeen directeur de regeling voor aan het college van gedeputeerde staten. Tot slot is er in het vastgestelde beleid met inachtneming van het dualisme een voorziening opgenomen waarbij in de jaarrekening aan Provinciale Staten in kwantitatieve zin inzicht wordt gegeven in de aard en inhoud van de in dat jaar getroffen minnelijke regelingen. I. Inleiding Besluiten die voortkomen uit de ambtelijke rechtspositie zijn eenzijdig bepaald. Dit uitgangspunt leidt ertoe dat vastgesteld moet worden dat de beëindiging van de ambtelijke aanstelling, het ontslag, ook eenzijdig geëffectueerd kan worden. Overleg over voortijdige beëindiging van het dienstverband en het bereiken van overeenstemming daarover in de vorm van een minnelijke regeling is wettelijk niet voorgeschreven. 4/16

7 In de praktijk zijn minnelijke regelingen veelal de aangewezen weg om een ambtelijk dienstverband te laten beëindigen. De reden hiertoe ligt in de omstandigheid dat er in het ambtenarenrecht nog een ander uitgangspunt van toepassing is: de werkgever draagt het volledige risico voor alle toe te kennen ontslaguitkeringen (eigen risicodragerschap). Een eenzijdig ontslag betekent dat de hieraan verbonden kosten afgewenteld worden op de werkgever. Een eenzijdig ontslag brengt bovendien het risico met zich dat de ambtenaar zich op grond van zijn rechtsbescherming kan wenden tot een rechter waarbij een rechter zal toetsen of het ontslag rechtmatig is. Er is dus bij een eenzijdig ontslag altijd een procesrisico dat in aanmerking genomen moet worden. Uitkeringslasten en procesrisico zijn voor het beperken van schade twee bepalende factoren bij de beantwoording van de vraag of voor eenzijdig ontslag of voor een regeling gekozen moet worden. Hierbij dienen de belangen van werkgever en werknemer met elkaar in overeenstemming te worden gebracht. Het begrip minnelijke regeling doet dan zijn intrede. Een minnelijke regeling ziet er op om voor zowel de werkgever, als de ambtenaar een situatie te creëren waarbij de nadelen van een eenzijdig ontslag tot een minimum worden beperkt. Voor de werkgever zijn de nadelen evident, de kosten en het procesrisico. Ook voor de werknemer zijn de nadelen duidelijk; verlies van werk, inkomensachteruitgang, imagoschade en een onzekere toekomst. Behoud van werk komt steeds centraler te staan. Dit blijkt uit jurisprudentie, maar ook uit de decentrale ontwikkelingen aangaande de regelgeving in het kader van de nieuwe sociale zekerheid. De door de rechter uit te voeren toets aan de zorgvuldigheid laat zien dat steeds strenger getoetst wordt aan de vraag of voldoende is gedaan om de werknemer te behouden voor het arbeidsproces. De CAOonderhandelingsakkoorden bij zowel gemeenten als waterschappen maken duidelijk dat in de toekomst niet langer behoud van inkomen in de vorm van een uitkering, maar behoud van werk centraal staat. De inzet van het middel van de minnelijke regeling in de hier omschreven zin, past in deze visie. Bij het treffen van een minnelijke regeling staat schadebeperking voor beide partijen voorop. Een minnelijke regeling kan dan ook gedefinieerd worden als een complex van wederzijds aanvaarde faciliteiten en verplichtingen gericht op voorkoming van werkloosheid en daaraan gekoppelde mogelijke uitkeringslasten voor de provincie aan de ene zijde 5/16

8 en voorkoming van inkomensachteruitgang door behoud van werk voor de ambtenaar aan de andere zijde. Vanuit deze definitie wordt vervolgens een onderscheid gemaakt tussen het proactief voorkomen van een situatie waarin het treffen van regelingen opportuun wordt en de noodzaak tot het praten over oplossingen. Voorts is van belang welke soorten regelingen er getroffen kunnen worden, wie dienaangaande bevoegd is, hoe de uniformiteit en rechtsgelijkheid in het treffen van regelingen bewaakt en gegarandeerd moet worden en hoe controle en verantwoording plaatsvindt. In onderstaande notitie zal aan deze aspecten nader aandacht worden besteed. II. Proactief voorkomen ontslagsituaties Alvorens de vraag opportuun wordt of tot ontslag gekomen moet worden, en zo ja op welke wijze, is het wezenlijk vast te stellen dat in beginsel voorkomen moet worden dat het dienstverband beëindigd moet worden. Een goed werkgever neemt immers geen medewerkers in dienst met het doel hen op termijn te kunnen confronteren met ontslag. Een ambtenaar wordt in dienst genomen om opgedragen werkzaamheden te verrichten. In bijna alle gevallen geschiedt dat ook tot tevredenheid. Het is echter een utopie te veronderstellen dat er zich nimmer scenario s voordoen waarbij het functioneren van de ambtenaar, of diens positie in de organisatie ter discussie komt te staan. Hierbij kan een tweetal situaties onderscheiden worden. In de eerste plaats die situaties waarbij ontwikkelingen binnen de organisatie het noodzakelijk maken dat afscheid wordt genomen van medewerkers. In de tweede plaats de situatie dat in de persoon van de medewerker de noodzaak is gelegen om te komen tot een beëindiging. In het eerste geval spreken we van reorganisatie. Indien een reorganisatie noodzaakt tot beëindiging van dienstverbanden wordt er collectief een minnelijke regeling gesloten. Hierbij wordt gedoeld op het zogenaamde tot stand te brengen Sociaal Statuut. Immers ook een in overleg tot stand te brengen Sociaal Statuut beoogt de gevolgen van onvrijwillig functieverlies door middel van inzet van faciliteiten te regelen. De gevolgen van een eventuele collectieve reorganisatie zullen in de bespreking van deze notitie buiten beschouwing blijven. 6/16

9 Naast de oorzaken gelegen in de organisatie zijn er ook oorzaken waarbij omstandigheden gelegen in de persoon van de ambtenaar of in diens functioneren beëindiging van het dienstverband rechtvaardigen. Hierin zijn vier situaties te onderscheiden. 1. De ambtenaar wordt ongeschikt of onbekwaam voor zijn betrekking geacht. 2. Er is sprake van verstoorde verhoudingen. 3. De ambtenaar heeft zich schuldig gemaakt aan ernstig plichtsverzuim en moet bij wijze van disciplinaire maatregel zijn dienstverband beëindigd zien. 4. De ambtenaar is wegens ziekte niet in staat tot het uitoefenen van zijn functie. De vraag welke ontslaggrond gekozen moet worden is in hogere mate afhankelijk van de inhoud en kracht van het dossier. Een goed gedocumenteerd dossier maakt de onderhandelingspositie van de werkgever in een traject leidende tot beëindiging langs de weg van overleg sterker. Immers, met een goed dossier in de hand zal ook de ambtenaar sneller overtuigd kunnen worden van het feit dat het de voorkeur verdient om te praten over een oplossing in overleg. Een goed dossier is ook van belang om een juiste keuze te kunnen maken tussen de ontslaggrondslag die gehanteerd moet worden. Dit is in het bijzonder aan de orde indien er getwijfeld wordt tussen ongeschiktheid en verstoorde verhoudingen. Kan een ambtenaar op basis van gebleken ongeschiktheid en/of onbekwaamheid voor de betrekking ontslag verleend worden dan is hieraan veelal een korte uitkering verbonden. Kan dit niet dan zal een andere ontslaggrondslag aangewend worden, zoals ontslag wegens verstoorde verhoudingen. Hieraan is echter voor diezelfde ambtenaar een langere uitkering verbonden. Een voorbeeld ter verduidelijking. Een ambtenaar van 50 jaar met 30 dienstjaren bij de overheid zal bij een ontslag wegens onbekwaamheid en/of ongeschiktheid in beginsel een uitkering krijgen voor een periode van maximaal 32 maanden. De hoogte zal 70% bedragen van een maximum dagloon als omschreven in de Werkloosheidswet. Diezelfde ambtenaar die bij een gebrekkig dossier ontslag verleend moet worden op grond van verstoorde verhoudingen krijgt op basis van dit ontslag een uitkering voor een periode van 15 jaar, waarbij de uitkering minimaal 70% van de laatstgenoten bezoldiging is. 7/16

10 De vraag welke ontslaggrondslag gehanteerd kan worden is afhankelijk van het dossier. Bij de bepaling van beleid over ontslagregelingen, dient proactiviteit ter voorkoming van situaties waarin overleg noodzakelijk wordt dan ook het uitgangspunt te zijn. Dossiervorming is hierbij een kernbegrip. Aan de hand van functioneringsgesprekken, beoordelingen, evaluaties, trainingen en coaching on the job zal met betrekking tot de individuele ambtenaar wiens functioneren ter discussie staat een traject doorlopen moeten worden. In dit traject dient aan de hand van concrete feiten en omstandigheden duidelijk te worden dat van disfunctioneren sprake is. Indien onderhandelingen niet slagen kan het feitenrelaas gebruikt worden als een eenzijdig ontslagtraject wordt gevolgd. De werkgever kan aantonen dat de betreffende ambtenaar ongeschikt en/of onbekwaam was voor zijn of haar betrekking. Bovendien is aantoonbaar dat al het mogelijke is gedaan om het functioneren te verbeteren. De ook in het ambtenarenrecht geldende beginselen van behoorlijk bestuur aangaande de motivering en de in acht te nemen zorgvuldigheid vereisen dit. Er komt nadrukkelijk aandacht om leidinggevenden meer doelgericht te trainen in het begeleiden van de ambtenaar. Wordt van een dergelijk functioneringstraject een zorgvuldige registratie gehouden dan ontwikkelt zich een dossier vanzelf. De positie van de provincie als werkgever wordt beter met een dergelijk dossier in handen. Leidinggevenden worden er op gewezen kritiek niet alleen vast te leggen, maar deze ook te concretiseren. Kritiek blijft zo niet hangen in waardeoordelen maar wordt verifieerbaar en herkenbaar. Wezenlijk is, uit een oogpunt van zorgvuldigheid, dat de leidinggevende in een functioneringstraject ook hulp en steun ter verbetering van het functioneren biedt. Dit om risico s van onvrijwillige beëindiging te beperken. Als er een goed dossier voor handen is, kan geopteerd worden voor een eenzijdige beëindiging, dan wel een beëindiging langs de weg van het overleg. Door de kritiek op deze wijze concreet te maken en daarnaast de gelegenheid tot verbetering te bieden, zal een dossier de rechterlijke toets aan motivering en zorgvuldigheid kunnen doorstaan. Met deze wetenschap wordt de onderhandelingspositie van de provincie in een overleg voorafgaand aan ontslag wezenlijk sterker. 8/16

11 Terzake zijn al initiatieven genomen, zoals de POP-gesprekken, de eindejaarsbeoordeling, functioneringsgesprekken en alle hiermee gepaard gaande trainingen. Blijkt tijdens (of na) het hierboven omschreven functioneringsbegeleidingstraject dat continuering van het dienstverband of handhaving in de functie niet langer mogelijk is, dan maakt de pro-activiteit in het beleid dat ingezet zal worden op zogenaamde mobiliteitsbevorderende maatregelen. Bij het hanteren van mobiliteit in de hier bedoelde zin wordt gestuurd op vertrek uit de organisatie, of minder vergaand, een vertrek uit de eigen functie onder uiteindelijke herplaatsing in een andere betrekking. Het betreft hier een beperkte investering zonder uitkeringsverplichtingen. Het investeren in mobiliteit zal te allen tijde als uitgangspunt hebben dat er gedurende een beperkte periode gelegenheid wordt geboden om gefaciliteerd om te zien naar een andere betrekking binnen dan wel buiten de organisatie. Vooraf wordt overeengekomen dat uiterlijk na afloop van deze periode ontslag op verzoek volgt. Is deze periode verstreken dan zal ontslag op verzoek dienen te volgen. Het gevolg van een ontslag op verzoek is dat er in de regel geen recht op een uitkering bestaat. Weliswaar zijn aan een dergelijke regeling in de faciliterende sfeer kosten verbonden. Deze zijn echter verdedigbaar omdat aan het einde van het traject door een ontslag op verzoek geen verplichtingen meer bestaan. Het betreft hier zoals gezegd mobiliteitsbevorderende maatregelen, welke nader ingekaderd moeten worden. Binnen de provincie worden door de directie in het kader van de mobiliteit verschillende modaliteiten gehanteerd. Hieronder een beschrijving. Toekenning van beperkte outplacementfaciliteiten, buitengewoon verlof om op eigen energie om te zien naar een andere betrekking, meewerken aan detacheringsconstructies gedurende een beperkte periode, hulp en ondersteuning bij het starten van een eigen bedrijf. In veruit de meeste gevallen bedroegen de hieraan verbonden kosten niet meer dan maximaal zes bruto maandsalarissen. Uitdrukkelijk wordt hierbij opgemerkt dat in deze vorm van mobiliteit nimmer geld ter beschikking wordt gesteld, doch slechts tijd benodigd om een oplossing voor een ontstaan personeelsprobleem te realiseren. Voorgesteld wordt om dit mobiliteitsbevorderende beleid te continueren. De kosten verbonden aan mobiliteit voor de vastgelopen ambtenaar mogen nimmer meer bedragen dan het equivalent van zes bruto maandsalarissen. Bovendien geldt de voorwaarde dat aan het inzetten van mobiliteitsbevorderende maatregelen bij uitblijven van succes nimmer uitkeringsrechten zullen worden verbonden. 9/16

12 III. Het begrip minnelijke regeling Mocht de onder II omschreven proactieve houding niet het gewenste resultaat hebben (verbetering van het functioneren of succesvolle inzet van het intrument mobiliteit) komt vervolgens de vraag aan de orde hoe tot een beëindiging van het dienstverband moet worden gekomen. Een eenzijdig ontslag laten behandelen door de bestuursrechter heeft, zoals eerder gesteld, in uitkeringszin geen voordelen voor de werkgever. Sterker nog hier zijn veelal, naast het hierboven al omschreven procesrisico, grote nadelen aan verbonden. Zo leert de praktijk in het bijzonder dat een ambtenaar die procedeert niet solliciteert. Alle energie die de ambtenaar heeft zal hij in een juridische procedure steken. Dit maakt vervolgens dat het risico dat de toegekende uitkering volledig of in hoge mate tot uitbetaling zal komen, bij een procedure als relatief hoog moet worden ingeschat. Een minnelijke regeling moet dan ook omschreven worden als een schadebeperkend instrument primair gericht op behoud van werk en afgeleid hiervan gericht op voorkoming van een uitkeringssituatie. Bij de bepaling van de onderhandelingspositie is uiteraard de kracht en inhoud van het dossier in hoge mate bepalend. Hoe beter het dossier des te sterker is de onderhandelingspositie van de provincie. In een dergelijk geval kan immers aangetoond worden om welke redenen het dienstverband van de betreffende ambtenaar beëindigd moet worden. Mocht het overleg niet tot het gewenste resultaat leiden kan nog altijd tot eenzijdige beëindiging worden gekomen. Een ontslag zal dan licht de toets aan de motivering en de zorgvuldigheid kunnen doorstaan. In dit verband wordt nogmaals opgemerkt dat een in rechte bevestigd ontslag in beginsel niets zegt over de uitkeringsrechten. Naast de beoordeling van het opgebouwde dossier dient ook aan een aantal andere aspecten aandacht besteed te worden. Hierbij wordt met name gedoeld op leeftijd en diensttijd. Leeftijd en diensttijd kunnen voor de berekening van het recht op een uitkering van belang zijn, en daarnaast ook een belangrijke overweging voor de vraag in hoeverre men een ambtenaar tegemoet wil komen. Ook eventuele persoonlijke omstandigheden van de ambtenaar kunnen een rol spelen. Met dit laatste wordt het zogenaamde coulanceaspect geïntroduceerd. Daarnaast kunnen ook omstandigheden zoals ziekte, een problematische thuissituatie, noodzaken tot maatwerk. Het opgebouwde dossier zal echter, te allen tijde, leidend moeten zijn. 10/16

13 IV. Soorten regelingen Het doel van een te treffen minnelijke regeling ziet primair op het behoud van werk en daarmee het voorkomen van uitkeringssituatie. Voor de medewerker is het doel van de minnelijke regeling gelegen in het behoud van werk en het voorkomen van inkomensachteruitgang. Hiertoe kunnen verschillende middelen worden ingezet. Ter beantwoording van de vraag welke middelen gebruikt kunnen worden om een situatie van werkloosheid te voorkomen kan vervolgens een onderscheid gemaakt worden tussen die middelen die gericht zijn op een interne oplossing en de middelen die erop gericht zijn de ambtenaar naar buiten toe te begeleiden. Met betrekking tot de intern gerichte faciliteit kan gedacht worden aan overplaatsing, demotiebeleid voor oudere ambtenaren en terugbrenging van arbeidsduur. Voor wat betreft de externe faciliteiten kunnen regelingen gebouwd worden rond outplacement, headhunting, detachering of het ondersteunen van eigen initiatieven leidende tot het starten van een bedrijf. Met betrekking tot de soorten minnelijke regeling kan een drietal categorieën onderscheiden worden: a. Mobiliteit inclusief uitkeringsgaranties of bonussen De beoordeling van een dossier, zelfs bij correcte en zorgvuldige dossieropbouw, kan er onder omstandigheden toe leiden dat weliswaar tot de conclusie moet worden gekomen dat een beëindiging van het dienstverband onvermijdelijk is, maar waarbij tevens duidelijk is dat een beëindiging niet gerealiseerd kan worden zonder de garantie van een uitkering. Ook in een dergelijke situatie kan het de voorkeur verdienen om langs minnelijke weg tot een oplossing te komen. Vooraf worden in een regeling dan immers faciliteiten toegekend, welke ertoe moeten dienen het risico van uitbetaling van langdurige uitkeringsrechten te voorkomen of tot een minimum te beperken. In afwijking van de proactieve mobiliteit (zie II), kan in dat geval een minnelijke regeling niet tot stand komen waarbij afgezien wordt van enig recht op een uitkering. In veel gevallen zal het zo zijn dat eerst onderzocht is of met de inzet van mobiliteit tot een oplossing kan worden gekomen. Indien een dergelijke oplossing niet haalbaar is, dient onderzocht te worden of een minnelijke regeling kan worden getroffen. In dat geval worden weliswaar uitkeringsrechten toegekend maar de faciliteiten zullen erop gericht zijn deze niet tot uitbetaling te laten komen. Alvorens tot een dergelijke regeling te besluiten zal te allen tijde een weging van het dossier plaats moeten 11/16

14 vinden blijkende uit een advies van P&O en de rechtspositiedeskundige. Hierbij zal expliciet een antwoord op de vraag gegeven moeten worden wat de kansen en de risico s in een eenzijdige procedure zullen zijn. Vervolgens zullen afhankelijk van de weging van het dossier de kaders van een te treffen regeling in kaart gebracht moeten worden. Bij het onderhandelen over een minnelijke regeling geldt dat een regeling eerst tot stand komt als beide partijen daar voordeel bij hebben. Er moet een zogenaamde win-winsituatie gerealiseerd worden. Waar in een dreigend rechtspositioneel conflict de standpunten vaak lijnrecht tegenover elkaar staan zullen de gezamenlijke belangen opgezocht moeten worden. Deze geïnventariseerde belangen dienen hun weerslag te krijgen in de regeling. In veruit de meeste gevallen betekent dit dat het voorkomen of beperken van uitkeringslasten in overeenstemming gebracht moet worden met het voorkomen of beperken van achteruitgang in inkomen. Dit kan slechts indien ingezet wordt op werk. Immers, slechts bij behoud van werk komen enerzijds uitkeringsrechten niet of maar beperkt tot uitbetaling en blijft anderzijds inkomensachteruitgang beperkt of zelfs geheel achterwege. Met de bemiddeling naar ander werk wordt derhalve de nagestreefde win-winsituatie gerealiseerd. Om de kansen hierop te verhogen worden in de minnelijke regeling faciliteiten ingezet. Deze kunnen afhankelijk van de situatie divers zijn. Er kan gedacht worden aan outplacement, headhunting, ondersteuning bij start eigen bedrijf, training, scholing en coaching. Ook een aanmoedingspremie behoort tot de overeen te komen opties, indien een betrekking wordt aanvaard en daardoor het recht op een uitkering niet tot uitbetaling komt. Naast de toe te kennen faciliteiten zullen ook afspraken worden gemaakt over de verplichtingen en de sancties indien van de zijde van de ambtenaar onvoldoende invulling aan de plichten wordt gegeven. Er zal aansluiting gezocht worden bij het verplichtingen- en sanctieregiem van de Werkloosheidswet. Herhaalde of grove incidentele nalatigheid door de ambtenaar van de nakoming van 12/16

15 verplichtingen, kan tot vervallenverklaring van alle aanspraken leiden. Op deze wijze ontstaat een evenwichtige overeenkomst over de wijze waarop het dienstverband eindigt en de over en weer geaccepteerde rechten en plichten. Waar aan de minnelijke regeling een proactieve benadering ten grondslag ligt, zal de regeling altijd recht doen aan het dossier. b. Afkoop Strikt genomen is een situatie waarin uitkeringsrechten wettelijk of bovenwettelijk worden afgekocht niet te bestempelen als een regeling. Er wordt immers uitvoering gegeven aan het bepaalde in de Regeling aanvullende voorzieningen bij werkloosheid, waarin is opgenomen dat het recht op een bovenwettelijke uitkering op verzoek kan worden afgekocht. Gelet echter op de gevoeligheid en de maatschappelijke impact die een uitkering ineens heeft, wordt voorgesteld om een eventuele beslissing over afkoop van uitkeringsrechten onderdeel te laten uitmaken van een met de ambtenaar te treffen minnelijke regeling. Op deze wijze kunnen de voorwaarden waaronder de rechten worden afgekocht worden ingekaderd. Bij de bepaling van het bedrag van de afkoopsom gold in het verleden dat bij een neutrale afkoop, waarbij de verwijtbaarheid niet ter discussie stond, 30% van de totale nominale waarde van het recht op een uitkering als uitgangspunt had te gelden voor het bedrag van afkoop. Indien er sprake was van verwijtbaarheid aan werknemerszijde of werkgeverszijde kon dit percentage wisselen. Gedeputeerde Staten hanteren als uitgangspunt dat in beginsel geen gebruik gemaakt zal worden van de mogelijkheid om op verzoek het uitkeringsrecht af te kopen. Slechts in uitzonderlijke gevallen, en dan pas na een door de algemeen directeur ingewonnen juridisch advies bij P&O, zal een verzoek tot afkoop worden overwogen. Voorgesteld wordt om in deze uitzonderlijke gevallen de zogenaamde BIZA-norm van 30% bij een eventuele afkoop van bovenwettelijke uitkeringen vast te stellen, zodat uitkeringsrechten in deze uitzonderlijke omstandigheid kunnen worden afgekocht voor zover zij niet komen boven de totale nominale waarde van 30%. 13/16

16 NB Bovenwettelijke uitkeringen zijn de uitkeringsrechten die bovenop de wettelijke WW aan ambtenaren bij bijzonder ontslaggrondslagen zoals reorganisatieontslag en ontslag wegens verstoorde verhoudingen worden toegekend. c. Individueel maatwerk / coulance. Uit het onderzoek van de Zuidelijke Rekenkamer is naar voren gekomen dat er zich in het verleden situaties hebben voorgedaan waarbij in goed overleg met de ambtenaar, rekening houdend met diens bijzondere situatie, maatwerk is geleverd. Vaak speelden hierbij coulance, bijzondere zorg of anderszins uitzonderlijke privéomstandigheden waarin de betreffende ambtenaar zich bevond een wezenlijke rol. Ook leeftijd en diensttijd werden hierbij betrokken. Het kan niet uitgesloten worden dat er situaties zullen voorkomen waarbij mobiliteitsbevorderende maatregelen of afkoop geen optie is maar dat maatwerk moet worden geleverd. Dit maatwerk laat zich niet vangen in kaders. Wordt er echter maatwerk overwogen dan zal dit, zoals ook in de vorenstaande omschreven situaties, te allen tijde dienen te gebeuren op basis van een zorgvuldige weging van het dossier en een beoordeling van eerdere casus waarin in vergelijkbare gevallen mogelijk een regeling is getroffen. Dit ter voorkoming van een eventuele ongelijke behandeling, c.q. ter voorkoming van een eventueel beroep op het gelijkheidsbeginsel. Bovendien zal een afweging gemaakt worden van de kosten verbonden aan een eenzijdige beëindiging en een maatwerkregeling. P&O zal in het geval van maatwerk adviseren. Wordt geen overeenstemming bereikt dan heeft het bevoegd gezag nog altijd de mogelijkheid van eenzijdig ontslag. Is de proactiviteit zie onder II- goed uitgevoerd, zal een eenzijdig ontslag in rechte goed verdedigbaar zijn. V. Controle op de uitvoering Of nu langs eenzijdige weg tot ontslag wordt gekomen of een minnelijke regeling ten grondslag ligt aan de beëindiging van het dienstverband, één aspect mag nimmer ontbreken: een adequate en regelmatige controle op verplichtingen. Wordt langs eenzijdige weg tot een beëindiging gekomen dan is, bij toekenning van een uitkering, in de regel UWV bevoegd en verplicht tot controle. UWV controleert daarbij op de verplichtingen genoemd in de 14/16

17 Werkloosheidswet. Hieronder vallen ook het melden en opgeven van neveninkomsten. In het geval van een minnelijke regeling, waarin tevens een uitkering wordt toegekend, berust deze bevoegdheid ook bij UWV. De Provincie is zelf bevoegd de overige overeengekomen afspraken te bewaken en controleren. De uitkering die door UWV wordt uitbetaald, al dan niet gekort vanwege opgegeven neveninkomsten, wordt verhaald op de provincie. De afdeling P&O zal bijhouden welke betalingen worden verricht en zal de contacten met UWV onderhouden om te volgen welke activiteiten er worden ondernomen ter verkrijging van een andere betrekking. In dat kader zij opgemerkt dat de provincie een contract heeft met Loyalis mens en werk om in het geval van (dreigende) werkloosheid gebruik te kunnen maken van hun dienstverlening met betrekking tot reïntegratie. Indien er geen uitkering door UWV wordt verstrekt en de inhoud van de minnelijke regeling aanleiding geeft tot controle op neveninkomsten zal expliciet worden opgenomen dat neveninkomsten maandelijks dienen te worden opgegeven. Controle zal achteraf plaatsvinden door overlegging van een afschrift van de aangifte inkomstenbelasting over het betreffende jaar door betrokkene. VI. Bevoegdheden In de vorige paragraaf is een drietal categorieën minnelijke regelingen opgenomen. Daarvoor is gesproken over mobiliteitsbevorderende maatregelen. Voorgesteld wordt om in die gevallen waar het gaat om het overeenkomen van mobiliteitsbevorderende maatregelen, waarbij ontslag op verzoek wordt genomen, de directie bevoegd te laten dergelijke mobiliteitsbevorderende maatregelen overeen te komen. Gelet op de maatschappelijke gevoeligheid van afkoopregelingen wordt voorgesteld om in die gevallen waarin de afkoop binnen de norm van 30% blijft deze afkoopregelingen vast te laten stellen door de algemeen directeur, zulks na verkregen instemming van de Gedeputeerde P&O, mogelijk in overeenstemming met de portefeuillehouder van de directie waarbinnen de betreffende ambtenaar werkzaam is. Voor wat betreft regelingen waarbij naast faciliteiten leidende tot bevordering van de mobiliteit tevens uitkeringsrechten moeten worden toegekend of voorgesteld deze, gelet op de cumulatie van faciliteiten, altijd ter instemming in te brengen bij Gedeputeerde Staten. Dit geldt gelet op het bijzondere karakter van een maatwerkregeling zeker voor de laatste categorie. 15/16

18 VII. Uniformiteit Binnen een grote organisatie als die van de provincie, wat ook overigens door de Zuidelijke Rekenkamer is onderkend, bestaat altijd het risico dat in vergelijkbare gevallen verschillend wordt gehandeld. Dit risico geldt nog sterker als in aanmerking wordt genomen dat de verschillende directies binnen de provincies met een grote mate van zelfstandigheid (integraal management) hun taken vervullen. Als dit niet bewaakt wordt zou dit ertoe kunnen leiden dat in vergelijkbare gevallen verschillende oplossingen worden gekozen. Om dit te voorkomen wordt voorgesteld om in die gevallen waarin een minnelijke regeling opportuun lijkt te worden deze vooraf ter advisering en toetsing voor te leggen aan de afdeling P&O. De afdeling P&O zal dan aan de hand van het dossier en in beschouwing van vergelijkbare gevallen moeten adviseren over de wenselijkheid van de door de betreffende directie voorgestelde minnelijke regeling. Met de introductie van een dergelijke coördinerende functie wordt bovendien het risico in strijd met het gelijkheidsbeginsel te handelen aanzienlijk gereduceerd. VIII. Controle en verantwoording Binnen de kaders van het dualisme zal aan Provinciale Staten inzichtelijk gemaakt worden in welke gevallen tot een minnelijke regeling is gekomen. Voorgesteld wordt om hierover in het jaarverslag te rapporteren. Aan Provinciale Staten komt vervolgens de bevoegdheid toe zo de betreffende verslaglegging nog niet voldoende wordt geoordeeld te dier zake een nadere rapportage te vragen van bijvoorbeeld de externe accountant. s-hertogenbosch, 23 mei 2008 Provinciale Staten van Noord-Brabant, de voorzitter de griffier 16/16