Postbus AA WORMER

Transcriptie

1 .OOSTZAAN WORML Een OVER-gemeenti lijke sami Teriwerking tlissen Oostzaan en Woimertand [ «fc^^ ^^a - 13 MEI 2015 Gemeente Oosb:aan Datum Uw BSN Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld door 11 mei S. Plooijer Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan Postbus AA WORMER Onderwerp Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Geacht raadslid, Hierbij sturen wij u de jaarstukken 2014 van OVER-gemeenten. Deze jaarstukken zijn op 4 mei 2015 door het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten vastgesteld. De accountantsverklaring ten aanzien van deze jaarstukken is integraal in de jaarstukken opgenomen. De jaarrekening laat een positief resultaat zien van ,. De bestemming van dit positieve resultaat vindt plaats door enerzijds ,-- direct toe te voegen aan de twee reserves van OVER-gemeenten en anderzijds het resterende bedrag van ,-- terug te laten vloeien aan de deelnemende gemeenten. Dit betekent dat de gemeente Oostzaan ,-- zal ontvangen, zijnde een verlaging van de bijdrage over Door de toevoeging van aan de twee reserves binnen OVER-gemeenten wordt het maximaal realiseerbare van 2,5% als stand van de reserves op grond van de gemeenschappelijke regeling bereikt. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u naar de jaarstukken zelf. Met vriendelijke groet, het bestuur van OVER-qemeenteti R. Meerhof voorzitter Bijlage(n): Jaarstukken 2014 incl. verklaring accountant OVER-gemeenten Postbus AA Wormer antwoord@over-gemeenten.nl

2 Jaarstukken 2014 OVE R-gemeenten OVER GEMEENTEN OOSTZAAN» WORMERLAND

3 INLEIDING Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u bij de jaarstukken 2014 aan Met deze jaarstukken leggen wij verantwoording af over wat OVER-gemeenten het afgelopen jaar heeft gedaan om haar doelstellingen, vastgesteld in de begroting 2014, te behalen Ook geeft dit jaarverslag een inzicht in de baten en lasten die met het behalen van de doelstelling gepaard zijn gegaan. De jaarstukken zijn onderverdeeld m het jaarverslag, waar de verantwoording per programma en de paragrafen zijn uiteengezet en de jaarrekening, waarin de financiële verantwoording over het jaar 2014 is opgenomen. De Jaarrekening sluit af met een positief incidenteel resultaat van ,--. De voornaamste oorzaken van dit incidentele voordeel zijn. a , voordeel op het gebied van personele lasten; b ,- voordeel i v m lagere uitgaven inzake communicatieactiviteiten; c ,- nadeel voor kosten inzake de ICT, d ,- nadeel op kantoorkosten WIJ hebben het voornemen om een bedrag van ,- van dit positieve resultaat te doteren aan de bestemmingsreserve sociaal personeelsbeleid om zo verdere uitvoering te geven aan het strategisch personeelsbeleid dat m 2014 is ingezet Met deze dotatie komt de stand van de reserve uit op ,-. Daarnaast hebben wij het voornemen om ,- van het positieve resultaat te doteren aan de algemene reserve zodat deze reserve uitkomt op ,- In totaliteit komt het totale bedrag aan reserves binnen OVER-gemeenten uit op 2,5% van de uitgaven, conform hetgeen is afgesproken m de Gemeenschappelijke Regeling. Dit betekent dat ,- terug vloeit naar de deelnemers, te weten ,- naar de gemeente Oostzaan en ,- naar de gemeente Wormerland Hoogachtend, Het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten

4 INHOUDSOPGAVEN INLEIDING,. 2 INHOUDSOPGAVEN 3 OVER-GEMEENTEN 5 Missie 5 Visie 5 Kernwaarden 5 JAARVERSLAG Wat is er gereaiiseerd in Dienstverlening 7 Bedrijfsvoering 9 Professionalisering 9 Goed werkgeverschap 11 Wat lieeft het gekost? 13 Verschilienanaiyse 14 Personeeisiasten 14 Onvoorzien en incidentele baten en lasten 16 PARAGRAFEN 17 Paragraaf Weerstandvermogen 17 Paragraaf Bedrijfsvoering 17 Onderzoek reductie kantoorruimte 17 Maatregelen ICT 18 Informatiebeveiliging: 19 Zaakgericht werken 20 Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek 20 Dienstverlening op afspraak 21 Decentralisaties 21 Ontwikkeling financiële administratie 21 Verbijzonderde Interne Controle (VIC) 22 Risicomanagement 22 Kwaliteitsmanagement 22 Personele ontwikkelingen: 23 Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenbudget (PAB) 23 Inzetbaarheid medewerkers 23 Paragraaf Verbonden partijen 24 Paragraaf Financiering 24 Paragraaf Rectitmatigheid 25 Begrotingsrechtmatigheid 25 Interne controle 25

5 JAARREKENING 2014 OVER-GEMEENTEN 26 Inleiding 26 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening 26 Materiële vaste activa met economisch nut 27 Vorderingen en overlopende activa 27 Liquide middelen en overlopende posten 27 Vlottende passiva 27 Programmarekening Toelichting op de programmarekening Baians per 31 december Toelichting balans Activa 30 ScttaMstbankieren 31 Vaste passiva 31 Niet uit de balans blijkende verplichtingen 33 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) verantwoording 33 Bezoldiging topfunctionarissen OVER-gemeenten 34 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 35

6 Jaarstukken OVER gemeenten 2014 OVER-GEMEENTEN Missie # "Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en producten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doelen te verwezenlijken." Visie 9~ 'ONS CONCEPT In 2020 zijn wij: Een vraaggestuurde dienstverlener Een toegangspoort tot de overheid Een aantrekkelijke werkgever Een innovatieve, 'anders' denkende organisatie Een aantrekkelijke partner iirsjtucfttnrpt Kernwaarden plezierig en passievol werkgeverschap Innovatie en flexibiliteit Praktisch en pragmatisch (KISS = niet moeilijker maken dan het is) Betrouwbaar, (een partner waarop je kunt bouwen) Samen Ambitie Klantgerichte dienstverlening: Wij bieden dienstverlening op maat. De diversiteit in behoeften van klanten staat centraal. Wij kennen onze klanten en werken mee aan oplossingen. Wij doen dit door de

7 vraag achter de vraag te achterhalen en op een eenvoudige en snelle manier klanten te helpen Bedrijfsvoering: Wij beheersen onze processen en optimaliseren deze doorlopend. Hierbij bewaken we de balans tussen structureren en ruimte om te innoveren, infograficover Wij doen dit met informatie die ons in staat stelt om overzicht '^ "'^^P te houden, belangen af te wegen en beslissingen zorgvuldig te nemen Professionaliteit; Wij werken op een manier die ons in staat stelt om waar te maken wat wij zeggen. Dit betekent dat wij allen onze rol pakken om het gewenste resultaat te bereiken. Wij doen dit door het waarderen van vakmanschap. Wij handelen met passie binnen de speelruimte die we hebben. Wij weten wie we nodig hebben om samen onze doelstellingen te realiseren Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt: Wij zijn een innovatieve organisatie die medewerkers inspireert om het beste van zichzelf te laten zien. Medewerkers voelen vertrouwen en dragen met trots bij aan het succes van de organisatie. Wij doen dit door medewerkers de vrijheid te geven om het werk zelf te organiseren en verwachten dat zij verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Plezier in het werk, kennis delen en ontdekken staan voorop 6

8 JAARVERSLAG 2014 e Wat is er gerealiseerd in 2014 Deze rapportage is ingedeeld op basis van de vier speerpunten van OVER-gemeenten en in de vorm van een stoplichtenmodei weergegeven, met de volgende definities: GROEN: gerealiseerd ORANJE: wijkt af van planning en/of is gedeeltelijk gerealiseerd ROOD: niet gerealiseerd In het geval van oranje of rood is een toelichting bijgevoegd. Dienstverlening Actie Zaakgericht werken Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek Ontwikkeling klantcontactcentrum (KCC) Dienstverlening op afspraak Beoogd resultaat Efficiënte en tijdige afhandeling van (aan)vragen waarbij de burger inzicht heeft in de status van de afhandeling van zijn aanvraag. Het vergroten van de kwaliteit van de dienstverlening en verkorten van doorlooptijden. Hiermee zijn processen efficiënter en klantgerichter ingericht. Medewerkers zijn bij verschillende loketten inzetbaar, eenvoudige producten en de informatievoorziening worden zoveel mogelijk naar de Ie lijn overgebracht en zoveel mogelijk 'klaar terwijl u wacht' producten. De wachttijden voor klanten verminderen en medewerkers zijn beter in te roosteren. Gerea- Toelichting Ifseerd afwijkingen voor de gemeente Wormerland zijn in het najaar maatwerkafspraken gemaakt over vrije inloop bij de balies van

9 Actie Basisregistratie Grootschaiige Topografie (BGT) Basisregistratie Personen Klantgerichte dienstverlening en uitbreiding digitale producten Voorbereiding uitvoering Decentralisaties Beoogd resultaat Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik van gegevens mogelijk. Door de gegevens In de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. De gemeenten Oostzaan en Wormerland dienen per 1 juli 2015 aangesloten te zijn op de BRP. Verbeterde informatievoorziening en vindbaarheid van producten op gemeentelijke websites. Uitbreiden van het digitaal aan te vragen producten. Een klantgerichte en vernieuwende gemeentewinkeiformule. Voorbereidingen om de op de gemeente afkomende taken in het kader van de drie decentralisaties adequaat te kunnen uitvoeren. Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen Burgerzaken vanaf het jaar De implementatie van de BGT (Basisregistratie Topografie) en de BRO (Basisregistratie Ondergronden) wordt in samenwerking met de gemeente Zaanstad gedaan. De feitelijke implementatie start vanaf Het Rijk heeft besloten de Operatie BRP uit te stellen. Gemeenten kunnen pas eind 2016 beginnen met aansluiten op de nieuwe BRP. Vernieuwing van de gemeentelijke websites vindt in de eerste helft van 2015 plaats. De uitwerking van de gemeentewinkelformule is mede afhankelijk van de beslissing van het college van Wormerland hoe om wordt gegaan met de huisvesting van de gemeentewinkel. Dit huisvestingsvraagstuk is integraal onderdeel van het huisvestingsproject. 8

10 Bedrijfsvoering Actie P&C cyclus Nieuw raadsprogramma Basiscursus financiën Interne controle Managementinformatie Digitalisering facturen Verstrekken ICTmiddelen nieuwe raadsleden Mens Centraal Digitale samenwerking Aanbesteden accountant Beoogd resultaat Opleveren P&C-documenten Nieuwe programma-indeling met nieuwe ambities en prestatie-indicatoren. Uitwerken van de behoefte, inhoud en vorm van een basiscursus financiën voor nieuwe raadsleden Uitvoering van interne controles op basis van het interne controle plan. Managementrapportages worden conform de uitgangspuntennotitie uitgevoerd. Digitale verwerking van facturen. Verstrekken van ICThulpmiddelen aan nieuwe raadsleden en bieden van ondersteuning. De systeem technische inrichting van het portaal 'Mens Centraal'.Met 'Mens Centraal' ontstaat een effectief, efficiënt en integraal klantbeeld. Aanpassingen aan de inrichting van de ICT in de organisatie om digitale samenwerking te bewerkstelligen. In samenwerking met de presidiums komen tot de aanbesteding van de accountantsdiensten voor 2014 en volgende jaren. Gerea- Toelichting iiseerd afwijkingen De uitwerking is aangehouden in afwachting van de ICT visie. Deze visie is eind 2014 in concept opgesteld. Professionalisering Actie Slim Samenwerken in Zaanstreek-Waterland Beoogd resultaat Het actief onderzoeken of en op welke wijze taken die uit het onderzoek van Gerea- Toelichting Iiseerd afwijkingen

11 Actie Pre mediation vervolg Controi Kwaliteitsmanagement Onderzoek 213a Dienstverlening aan raden Programmatisch werken Beoogd resultaat Berenschot naar voren komen als 'quick wins' (zaakgericht werken, basisregistratie Adressen en Gebouwen en ingenieursdiensten) door Zaanstad kunnen worden uitgevoerd, Verleggen van de focus naar de voorkant van het proces. We starten met de Wmo en Sociale Zaken. Jaarlijks verbeterplan op basis van de managementletter. Het verbeterplan wordt voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Uitbreiden en monitoren van het kwaliteitshandvest. De kwaliteitsregisseur geeft medewerkers en management feedback over behaalde resultaten en verleidt hen om met verbetervoorstellen te komen. Tijdige uitvoering onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid gemeenten. Normen voor het tijdig afhandelen van vragen en gedane toezeggingen aan de gemeenteraden. De normen worden gemonitord. Minimaal 1 thema programmatisch uitgewerkt. Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen De aangepaste verordening 213a is in december 2014 behandeld door de gemeenteraad van Oostzaan. Ook voor Wormerland wordt een aangepaste verordening voorbereid, evenals de opzet voor het eerste onderzoek. 10

12 Actie Relatie bestuur OVERgemeenten Beoogd resultaat Oppakken aanbevelingen uit de evaluatie van OVERgemeenten 2013 op. Ten aanzien van een aantal onderwerpen vragen we voor behandeling in de beide gemeenteraden advies van de gezamenlijke raadswerkgroep. Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen Goed werkgeverschap Actie Beoogd resultaat Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen Resultaatgericht werken Evaluatie competenties Onderzoek reductie kantoorruimte Great place to work E-HRM Strategische personeelsplanning Organisatiebrede digitalisering van de administratieve afhandeling van de gesprekkencydus. Evalueren van de gesprekkencyciüs. Evalutie van het OVERgemeenten competentiewoordenboek. Competenties zijn in lijn met de organisatieontwikkeling van OVER-gemeenten. Onderzoek naar de mogelijkheden voor de reductie van kantoorruimte. Het scenario 'Rabobank' voor het bestuur en de publieksdienstverlening van Wormerland wordt als eerste uitgewerkt. Inzicht in tevredenheid van medewerkers. Uitgangspunt is om op basis van de resultaten samen te bouwen aan tevredenheid van medewerkers. Ingebruikname module mutaties & declaraties. Integratie activiteiten in het kader van strategische personeelsplanning in reguliere bedrijfsvoering. In het vierde kwartaal van 2014 is door het bestuur de aangepaste opdrachtformulering voor het onderzoek vastgesteld en is een concept plan van aanpak en planning opgesteld. 11

13 Actie Inzetbaarheid medewerkers Onze manier van Werken Persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget Kennis delen Beoogd resultaat Verhogen inzetbaarheid van medewerkers door onder meer het beperken van het ziekteverzuim. Daarnaast werken we aan de vitaliteit van medewerkers. We organiseren een workshop verzuimaanpak. Medewerkers nemen verantwoordelijkheid voor de eigen resultaten. We werken rnetres u I taatafspraken. Stapsgewijs uitbreiden persoonlijk arbeidsvoorwaarden budget. We stimuleren medewerkers om nieuwe inzichten en vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van het delen van kennis en samenwerken. Door het pro-actief delen van kennis komen de medewerkers veelvuldig in contact met andere organisaties en kunnen zij leren van de ervaringen bij deze organisaties. Gerea- Toelichting iiseerd afwijkingen We hebben er vooralsnog voor gekozen om het huidige persoonlijke arbeidsvoorwaarden-! budget te continueren jen in 2015 te! onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om het budget uit te breiden. 12

14 Wat heeft het gekost? Kosten post Rekening 2013 Primaire Begroting 2014 Begroting na wijzigingen 2014 Rekening 2014 Verschil begroting rekening 581 Personeelslasten ,- 8, , , , ,- 583 Automatisering , , , , ,- 584 Kantoorkosten , , , , ,- 585 Huisvestingslasten , , , ,- 586 Communicatie , ,- 781, , ,- 589 Werkorganisatie totaal 980 Mutaties in reserves ,- Totaal lasten , , , , ,- 581 Personeelslasten , , , , , ,- 585 IHulsvestingsiasten 583 Automatisering , , ,- 589 Werkorganisatie totaal , , , ,- 1,- 980 Mutaties in reserves ,- 0 Totaal baten , , , , ,- Saldo progrannma , , ,- (bedragen in euro's) 13

15 Verschillenanalyse Het netto voordelig resultaat van ,- kan op hoofdlijnen als volgt worden verklaard: Personeelslasten Resultaat personeelslasten 1 Vrijval lasten i.v.m. tijdelijk niet opgevulde vacatures 1 Personeelslasten: Bijdrage ziektewetuitkering Bijdrage zwangerschapsuitkering Autonome salaris ontwikkelingen Bijdrage outplacement Subtotaal voor personeelslasten Overige personeelslasten: Lagere kosten van werving en selectie Lagere iasten inzake de Arbo Lagere lasten Ondernemingsraad Minder kosten voor teambuilding, gedifferentieerde beioning etc Lagere bijdrage aan stichting Rijk Bijdrage aan Interswitch (teiefoonopvang Subtotaal voor overige personeelslasten Netto resultaat op personeelslasten , , , , , , , , , , , , , ,- VrUval lasten i.v.m. tildeliik niet opgevulde vacatures Betreft incidentele vrijval. In 2015 is deze vrijval ingevuld, dan we! opgenomen als bezuiniging. In 2014 hebben we gebruik gemaakt van externe krachten om een aantal noodzakelijke activiteiten uit te voeren. Met vooral de nieuwe taken op 'Zorg, Werk en Jeugd' (3 D's) is er een overgangssituatie ontstaan, die een aantal zaken in een versnelling hebben gebracht. En waarvoor aanvullende kwaliteit van buiten nodig was, op met name Informatisering & automatisering (ICT), zaakgericht werken en de programmatische begeleiding van de transitie op het sociale domein. Deze versnelling loopt parallel aan de behoefte (meer) tijd en locatieonafhankelijk te kunnen werken; aan 'de keukentafel', thuis, elders, op kantoor. De externe invulling van het onderzoek reductie kantoorruimte heeft de contouren helpen aanbrengen en 14

16 keuzemogelijkheden verhelderd die in 2015 tot een verdieping moeten leiden op het integrale huisvestingsvraagstuk van de OVER-gemeenten. Bovendien is een deel van de formatie op het sociale domein flexibel bemenst, vanwege deze overgangssituatie, in lijn met de politiek-bestuurlijke afspraken die hierover zijn gemaakt. Alles in onderlinge samenhang. Met de 3 D's komen verscherpte eisen op het gebied in van ICT en op Dienstverlening. Met de stapsgewijze uitvoering van de 3 D's wordt duidelijk welke formatie structureel nodig is. Deze inhuur past overigens binnen de begroting. Op de langere termijn is en blijft beperking van externe inhuur het uitgangspunt. De kosten van inhuur bedroegen : Jaar _... Percentage van de uitgaven Bedrag aan mhuur v/d rekening (bedragen in euro's) 4,50 o/o 1,42 % 1,57 % 2,96 % 8,00 % Voor de volgende activiteiten zijn externe krachten aangesteld: Specifieke activiteiten inhuur Implementatie zaakgericht werken Onderzoek reductie kantoorruimte Inhuur afdelingshoofd Beleid en Regie i.v.m. vacature Inhuur ICT voor ontwikkeling beheer, visie en informatiebeveiliging Totaal inhuur (bedragen in euro's) , , , , ,- Bedrag ,-, ,-, , , ,- De overige kosten van inhuur ad ,- betrof reguliere tijdelijke vervanging in verband met ziekte, zwangerschap en overbrugging van vacatures. Dit bedrag vertegenwoordigt 1,34% van de uitgaven van de rekening. Dekking inhuur Op basis van de primitieve begroting 2014 was een bedrag van ,- gereserveerd voor inhuur. Uiteindelijk is dit een bedrag geworden van ,-, een 15

17 stijging van ,-. De lasten zijn als volgt gedekt: lagere kapitaallasten automatisering ,- vergoedingen zwangerschap en ziektewet ,- vacaturegelden (vrij van totale vacature gelden) ,- Totaal ,- Automatisering Over-gemeenten wordt evenals andere overheidsorganisaties geconfronteerd met hogere eisen op het gebied van informatiebeveiling. Daarnaast zijn er ambities om de samenwerking te verbreden en loopt er een onderzoek naar de mogelijkheden voor de reductie van kantoorruimte. Dit is de reden geweest dat de investeringen in 2014 zijn aangehouden en dat er in 2014 ingezet is op de ontwikkeling van een visie op ICT en zijn mogelijkheden voor de doorontwikkeling van de ICT-functie onderzocht. Voor de dekking is geschoven binnen de budgetten voor automatisering. De netto lasten van automatisering vallen uiteindelijk 3.000,- hoger uit dan begroot. Kantoorkosten Ten aanzien van de kantoorkosten is sprake van een overschrijding op abonnementen en vakliteratuur van circa ,-. Helaas kon de voorgenomen bezuiniging nog niet worden gerealiseerd, in 2015 onderzoeken we of een bezuiniging realistisch is of dat er in een andere richting gezocht moet worden. Daarnaast waren er hogere portikosten voor een bedrag van circa 6.000,-. Daartegenover staat een onderschrijding van 4.000,- op aanschaf kantoorbenodigdheden en een onderschrijding van ,- op de koffie/theevoorziening, verblijfskosten en overige kosten. Communicatie In 2014 is een onderschrijding van de communicatie aan de orde geweest ter grootte van circa 9.000,-, als gevolg van minder communicatieactiviteiten voor de service-organisatie OVER-gemeenten. Onvoorzien en incidentele baten en lasten In de begroting is geen bedrag voor onvoorzien geraamd. 16

18 PARAGRAFEN Paragraaf Weerstandvermogen Het weerstandvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandcapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen getroffen zijn en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van OVER-gemeenten, Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onvoorziene tegenvallers in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Het maximale weerstandsvermogen is in de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten vastgesteld op 2,5 % van de jaarlijkse lasten ( ,- op grond van circa 10 miljoen euro aan jaarlijkse lasten). Het huidige weerstandsvermogen bestaat uit het positieve saldo van ,- en staat bij de Algemene Reserve en de reserve Sociaal Personeelsbeleid (zie De Balans). Het saldo is opgebouwd uit de resultaten vanuit de jaarrekening 2010, 212 en In 2011 is het vermogen niet gereserveerd voor OVER-gemeenten. Paragraaf Bedrijfsvoering De activiteiten die op het gebied van bedrijfsvoering worden uitgevoerd door OVERgemeenten en verantwoord in de jaarrekening van OVER-gemeenten. In deze paragraaf wordt de voortgang op een aantal grotere ontwikkelingen toegelicht. Onderzoek reductie kantoorruimte In 2014 is onderzocht of en hoe het mogelijk is om met alle medewerkers van OVERgemeenten op één locatie te gaan werken. Met het bestuur van Wormerland is (voor de verkiezingen) geanalyseerd of de 'locatie Rabobank' een geschikte locatie is om het bestuur en de dienstverlening van de gemeente Wormerland te huisvesten. Het oordeel was negatief. Binnen het onderzoek zijn de consequenties van een mogelijke reductie van kantoorruimte voor de ICT in beeld gebracht. In het vierde kwartaal van 2014 zijn nieuwe afspraken gemaakt met het bestuur van OVER-gemeenten over de aangepaste opdrachtformulering voor het onderzoek. 17

19 Maatregelen ICT Overleg In 2014 IS er gestart met een periodiek (eenmaal per kwartaal) ICT-overleg met de portefeuillehouders ICT van gemeente Wormerland en Oostzaan, In dit overleg komen de volgende zaken aan de orde: Visie Investeringen Informatiebeveiliging Grotere reguliere wijzigingen Grotere Incidenten en maatregelen Inrichting back-up De back-upprocedure is aangepast zodat de betrouwbaarheid van de systemen vergroot is. De doorlooptijd is verkort door processen naast elkaar te laten lopen. Hierdoor is de kans op traagheid van de systemen voor de gebruikers voorkomen. De back-upprocedure loopt nu parallel aan de onderhoudsprocedure waarmee de kans op verstoringen verkleind is. Berichtenadmmistratie De berichtenadmmistratie is tijdelijk buiten werking geweest als gevolg van een defect m de hardware. De hardware staat m het datacenter m Wormerland en wordt op afstand beheerd door de externe leverancier. Aangezien de leverancier heeft aangegeven dat zij de berichtenadmmistratie niet meer gaan beheren zijn we in 2014 gestart met een onderzoek naar mogelijke alternatieven en is een tijdelijke extra oplossing gecreëerd om de bedrijfszekerheid te verhogen. Terminal servers Gebleken is dat het ontwerp van het beheer van de terminal servers ^niet meer toereikend was. Dat heeft geleid tot veel vastlopende applicaties en veel irritatie bij collega's. Er is een nieuw ontwerp gemaakt waarmee het beheer van de terminal servers weer goed kan worden uitgevoerd. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen, want sinds juli 2014 zijn de terminal servers stabiel en betrouwbaar en is het aantal klachten teruggelopen van 20 per dag naar hooguit 1 per week. Thuiswerkoplossmg De infrastructuur van de thuiswerkoplossmg dateert van 2010 en is ingericht op de toenmalige verwachting. Gebleken is dat deze thuiswerkoplossmg regelmatig problemen ^ Een termmalserver is een computer waarop meerdere gebruikers programma's gebruiken. 18

20 ]aarstukken OVER-gemeenten 2014 veroorzaakte afgelopen jaar. De problemen zijn voor nu opgelost maar de thuiswerkoplossing moet in 2015 vervangen worden door een robuustere oplossing. servers Door de progressieve stijging van het aantal mobile devices is de capaciteit van de server die zorgt voor het synchroniseren van de devices snel afgenomen. In 2014 hebben wij de hardware vervangen. Testomgeving Door de huidige complexiteit van de ICT-omgeving, steeds meer applicaties en databases zijn aan elkaar gekoppeld, wordt het testen van updates, patches en releases steeds belangrijker om verstoringen in de productieomgeving te voorkomen. Er is een mogelijkheid gerealiseerd om deze ketens te testen in een testomgeving die een representatieve afspiegeling is van de productieomgeving. Stroomstoringen Stroomstoringen hebben een grote impact op het functioneren en de hersteltijden van alle ICT-middelen. Naar aanleiding van een dergelijke grote verstoring is een procedure opgesteld om de gevolgen van toekomstige stroomonderbrekingen te minimaliseren. Gebleken is dat de nieuwe procedure zorgt voor een zeer beperkte werkonderbreking nadat de stroomstoring is opgelost. Informatiebeveiliging: Aansluiting Informatie Beveiligingsdienst (IBD). De IBD is een gezamenlijk initiatief voor informatiebeveiliging van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De IBD biedt ondersteuning gericht op informatiebeveiliging voor gemeenten. Wij hebben ons in 2014 hierbij aangesloten en een stappenplan doorlopen: Het aanstellen van een Algemene Contactpersoon Informatiebeveiliging (ACIB) Het aanstellen van een Vertrouwde Contactpersoon Informatiebeveiliging (VCIB) Het doorgeven van IP-adressen en URL's Het aanleveren van in gebruik zijnde hard- en software (gemeentelijke ICT-foto) Alle stappen zijn afgerond en we voldoen hiermee aan de aansluitingseisen. Baseline Informatievoorziening Nederlandse Gemeenten (BIG) De BIG biedt een basis voor het informatiebeveiligingsplan en -beleid van gemeenten. In 2014 hebben wij ons informatiebeveiligingsplan geactualiseerd, rekening houdend met de eisen van de BIG. Het plan is nog in conceptfase en wordt in 2015 definitief gemaakt. 19

21 Aangezien we de vooravond staan van enkele wijzigingen en keuzes die van grote invloed kunnen zijn (zoals verdere samenwerking en huisvesting) is de voorgestelde uitwerking van tijdelijke aard. Zaakgericht werken Begin mei 2014 is het project Mozard (zaaksysteem) als pilot gestart. Er zijn vijf deelprojecten aangewezen. Deze zijn m volgorde van ontwikkeling: 1. Deelproject inrichting subsidieproces (Oostzaan) 2. Deelproject Wmo, Woningaanpassing 3. Deelproject Melding Woon en Leefomgeving 4. Deelproject APV, grote evenementen 5. Deelproject Bijzondere bijstand (Wormerland) De producten (diensten, kwaliteitsniveau, activiteiten) die m de basis m het zaakgericht werken project zijn meegenomen, zijn qua ontwerp en de benefits opgesteld m het procesherontwerp project (LEAN management). Het IS noodzakelijk voor de gedecentraliseerde taken om een goed klantvolgsysteem te hebben. Daarnaast is er een noodzaak om klantprocessen, waar mogelijk, volledig digitaal in te richten. En inhoudelijke informatie voor inwoners van gemeente Wormerland en Oostzaan eenduidig via een nieuwe gemeentelijke website en via ons callcenter te ontsluiten. Aangezien de pilot Mozard tot nu toe goed voldoet aan onze wensen is eind 2014 besloten om de pilot uit te breiden en alle WMO activiteiten onder te brengen m het zaaksysteem en om de gemeentelijke websites vanuit Mozard m te richten. Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek In 2014 zijn de twee processen volledig herontworpen: meldingen woon- en leefomgeving grootschalige evenementen Het proces melding woon- en leefomgeving is ingericht m het zaaksysteem en m het vierde kwartaal van 2014 m gebruik genomen. Het herontworpen proces bestuurlijke besluitvorming is voor beide gemeenten op 1 oktober 2014 m gebruik genomen. Hierbij zijn ook de door de beide colleges van b&w m de zomer van 2014 vastgestelde sjablonen voor het college- en raadsvoorstel m meegenomen. In het vierde kwartaal van 2014 heeft het bestuur van OVER-gemeenten besloten om in 2015 de volgende processen te herontwerpen. Het gaat om: 20

22 het grafproces, enkele processen bij burgerzaken processen rond de p&c cyclus WWB levensonderhoud (Wormerland). Dienstverlening op afspraak Sinds 5 mei 2014 werkt het kiantcontactcentrum op afspraak en is in de ochtenduren een telefonisch spreekuur ingesteld voor directe afhandeling van vragen over onze dienstverlening. De gemeente Wormerland heeft aangegeven maatwerk te willen om vrije inloop voorde balie van Burgerzaken weer mogelijk te maken. Dit is in het najaar vertaald naar separate dienstverleningsafspraken tussen de gemeente Wormerland en OVERgemeenten. Decentralisaties IMens Centraal Voor het Jeugdteam is gekozen om met het cliëntsysteem Mens Centraal te werken. Mat 'Mens Centraal' ontstaat een effectief, efficiënt en integraal klantbeeld. Wij hebben meegelopen op het aanbestedingstraject van de gemeente Zaanstad. Mens Centraal is vanaf 15 december 2014 In vernieuwde vorm van start gegaan. Voorbereiding uitvoering Vlak voor de zomer van 2014 heeft het parlement ingestemd met invoering van de Wmo Het zwaartepunt van implementatie van deze nieuwe gemeentelijke taken heeft plaatsgevonden in de laatste maanden van Naast vaststelling van het beleidskader voor het Sociaal Domein zijn diverse (uitvoerings)verordeningen vastgesteld om per 1 januari 2015 de nieuwe taken te kunnen uitvoeren. Ook is een plan van aanpak opgesteld om de (digitale) informatievoorziening rondom de drie decentralisaties goed en veilig te verzorgen. Tevens is voor iedere gemeente een eigen sociaal team operationeel, waarin naast medewerkers van OVER-gemeenten ook professionals van netwerkorganisaties uit het (lokaal) sociaal domein zitting hebben. Ontwikkeling financiële administratie In 2014 is software in gebruik genomen die het mogelijk maakt dat gescande facturen automatisch in de betaalroute worden gezet. Leveranciersgegevens hoeven niet meer handmatig in het financiële systeem te worden gezet. Aangezien alle facturen gedurende een aantal maanden moesten worden gecontroleerd op een juiste verwerking, heeft de invoering nogal wat voeten in de aarde gehad. Bij deze controles zijn fouten ontdekt. 21