INHOUDSTAFEL 1. Inleiding... 2 Doel van de lay-outwijziging: Hoe moet de dienstencheque correct ingevuld worden?... 2 De voorzijde...

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL 1. Inleiding... 2 Doel van de lay-outwijziging: Hoe moet de dienstencheque correct ingevuld worden?... 2 De voorzijde... 2 De achterzijde... 6 De werknemersgegevens:... 6 De gegevens van de erkende onderneming: De afgifte... 9

2 1. Inleiding. 10 maanden na de introductie maakt de nieuwe lay-out (oranje cheque) 99% van het aandeel van de terugbetaalde papieren dienstencheques uit. Tijd dus voor een nieuwe stand van zaken. De nieuwe lay-out is er gekomen om de automatische herkenning van de in te vullen zones op de dienstencheque te optimaliseren. Doel van de lay-outwijziging: Nakijken of de dienstencheque ingevuld is volgens de wettelijke bepalingen van het KB van 12 december 2001 en zijn uitvoeringsbesluiten. Nog beter te beantwoorden aan de informatienoden van onze opdrachtgever, de federale overheid, bij name, de RVA. Informatie die nodig is voor het bestrijden van misbruik. 2. Hoe moet de dienstencheque correct ingevuld worden? voor achterzijde - strookjes Nooit een corrector gebruiken, noch vloeibaar, noch lint Ne jamais coller des étiquettes, ni sur le titre même ni sur le talon. De voorzijde De oranje dienstencheque heeft 2 zijden, de voorkant wordt gepersonaliseerd bij uitgifte met de gebruikers- en chequegegevens (barcode en optische lijn). Deze zijde wordt door de gebruiker ingevuld met de prestatiedatum, de activiteit en de handtekening.

3 Voorbeeld van een correct ingevulde cheque:

4 Prestatiedatum: Indien bij overdracht van de dienstencheque aan de werknemer vastgesteld wordt dat deze datum niet correct is, wordt deze correctie gedaan door de gebruiker. Enkel de foutieve cijfers in de invulvakjes worden doorstreept en een nieuw cijfer wordt boven het betreffende vakje geschreven, dus niet overschrijven. Een voorbeeld hoe het moet: de prestatiedag is fout, de maand is correct voorbeelden hoe het niet mag: Gebruik van een slechte pen : gebruik Géén stift Een goed schrijvende zwarte / donkerblauwe balpen Wijziging van de datum : Het bovenste voorbeeld is correct Vermijdt overschrijven (onderaan) LET WEL : Beide voorbeelden zijn onleesbaar voor de ICR

5 De handtekening moet geschreven worden door de gebruiker of zijn officiële gevolmachtigde. De activiteit moet ingevuld worden door de gebruiker. Opgepast! Strijken tijdens de huishoudelijke hulp niet invullen als strijken buitenshuis. De erkende onderneming moet erkend zijn voor de aangeduide activiteit op het ogenblik van de prestatie. Hieronder een voorbeeld van een niet door de gebruiker ingevulde cheque, de zijde van de werknemer/onderneming was wel correct ingevuld, 12 dergelijke cheques in een afgifte van +/- 100 cheques!

6 De achterzijde De achterzijde wordt ingevuld door de werknemer en door de erkende onderneming. Vaak wordt gebruik gemaakt van stempels, lees aandachtig de richtlijnen hierover. De werknemersgegevens: De naam en het INSZ of rijksregisternummer: dit getal van 11 cijfers dient leesbaar ingevuld te worden. Indien de werknemer dit nummer (nog) niet heeft, dient het INSZ-BIS vermeld te worden. Zonder correct nummer is de cheque niet geldig. Om de herkenning van dit nummer te optimaliseren is het aanbevolen om alle werknemers in de database van Sodexo te coderen. Dit kan op 2 wijzen: Via het extranet van de erkende onderneming bij Coderen van een werknemer ; Via Importeer bestand van werknemers. Details en werkwijze van deze laatste methode worden eerstdaags gepubliceerd. Bij het gebruik van stempels dient het INSZ goed leesbaar binnen de voorziene zone geplaatst te worden, geen andere informatie mag in deze zone zichtbaar zijn. Welke stempel is perfect leesbaar en het eenvoudigst te positioneren: Hergebruik uw oude stempels met: Voornaam Naam JJMMDD Vervang de tekstrubber door: Lettertype OCR-B-10 BT Voornaam Naam Laat voldoende ruimte tussen INSZ en NAAM Bij gebruik van stempels moet het INSZ de vakjes niet helemaal opvullen INSZ zonder leestekens gebruik géén vette letters

7 Voorbeeld van een correct ingevulde cheque: Voornaam Naam De handtekening moet verplicht met de hand geschreven worden door de werknemer. De gegevens van de erkende onderneming: De met de hand ingevulde erkenningsnummers worden zeer goed herkend. Gebruik van stempels: Hier kan de oude stempel niet gerecupereerd worden. Alleen erkenningsnummer en naam van de erkende onderneming moeten vermeld worden. Géén andere gegevens zoals adres, telefoonnummer, aansluitingsnummer vermelden. Een correct voorbeeld: Erkende onderneming Lettertype OCR-B-10 BT gebruik géén vette cijfers Laat voldoende ruimte tussen Erkenningsnummer en NAAM Deze zone volledig blank laten. Niets schrijven of stempelen! Op de andere zijde staat de barcode en optische lijn, deze moeten perfect leesbaar blijven Bij gebruik van stempels moet het erkenningsnummer de vakjes niet vullen

8 Voorbeeld van NIET correct ingevulde cheques: Slechte stempel : Oude lay-out + naam te dicht bij INSZ Slechte geplaatste stempel : INSZ te hoog en de naam komt onderaan in het INSZ veld Dubbel gestempeld : onleesbaar INSZ Gekriebel : onleesbaar INSZ Slechte stempel : Géén leestekens gebruiken!

9 Te grote handtekening, het erkenningsnummer is hierdoor onleesbaar Slechte pen Niet ingevuld door de werknemer

10 Zeer slechte stift/pen gebruikt Stempel slecht geplaatst

11 3. De afgifte Om een correcte terugbetaling mogelijk te maken hebben we de instructies uitvoerig uitgelegd op het nieuwe afgifteborderel dat eerstdaags zal beschikbaar zijn op uw extranet, hierna een voorbeeld.