OPEN WESTBRABANTSE KLASSEMENTSWEDSTRIJDEN (OWKW)

Transcriptie

1 OPEN WESTBRABANTSE KLASSEMENTSWEDSTRIJDEN (OWKW) Data 22 september 2013 Roosendaal Hieronymus 20 oktober 2013 Etten-Leur DIO 22 december 2013 Oosterhout De Warande 23 februari 2014 Bergen op Zoom De Krabben 13 april 2014 Roosendaal Daphnia en De Wildert 1 juni nader te bepalen Programma Het programma van de wedstrijd is vooraf bepaald door de organiserende verenigingen (zie bijlage). Klassementen Er worden 3 klassementen gezwommen: - sprintklassement: alle 50m. nummers - middenklassement: alle 100m. nummers en 100m. wisselslag - afstandklassement: alle 200m. nummers en 200m. wisselslag Minioren 3-4-5: sprintklassement Minioren 3-4-5: middenklassement (geen 100m vlinderslag maar 50m vlinderslag) Jongens minioren 6 en junioren 1 en 2 en meisjes junioren Vol afstandklassement is zonder 200m vlinderslag. Leeftijdscategorieën Dames senioren en heren senioren 1997 en eerder Meisjes jeugd 2 en later 1998 en 1999 Jongens junioren 4 en later 1998 en 1999 Meisjes junioren 3 en later 2000, 2001 en 2002 Jongens junioren 2 en later (en minioren 6) 2000, 2001 en 2002 Minioren 3, 4 en en later De wedstrijden 1 tot en met 6 tellen mee voor het klassement. De klassementen worden opgemaakt door Dianne Aanraad 4 dagen na de wedstrijd zal het klassement op de website geplaatst worden van Hieronymus OWKW pagina. Gelieve je eigen zwemmers steeds te controleren en binnen 7 dagen na publicatie een terugkoppeling te geven aan Diannen Aanraad ( ook graag in dien alles klopt) adres: dianneaanraad@hetnet.nl

2 Om te voorkomen dat er veel arbeidsintensief telwerk wordt gedaan voor zwemmers die niet voornemens zijn het klassement volledig te zwemmen dient een lijst van klassementsdeelnemers te worden aangeleverd bij de inschrijving van de eerste wedstrijd. Bij een zwemmer welke is gediskwalificeerd, krijgt de zwemmer met NT de langzaamste tijd van het desbetreffend programma. Een zwemmer die een inschrijftijd heeft krijgt bij een 50m afstand 3 seconden, bij 100m 6 seconden en bij 200m 9 seconden bovenop de inschrijftijd, zodat hij/zij toch mee kan dingen voor het eindklassement. Medailles Aan de nummers 1, 2 en 3 van ieder klassement worden tijdens de 6 e wedstrijd medailles uitgereikt. Aan de nr. 4 tot en met (aantal zwemmers dat klassement heeft vol gezwommen) worden herinneringsmedailles uitgereikt. Hiernoymus bestelt de medailles en XXX reikt tijdens de 6 e wedstrijd medailles uit. DE thuisvereniging zorgt voor 2 personen die de medailles uit kunnen reiken en print de klassementen t.b.v. de prijsuitreiking. Certificaat Alle deelnemers ontvangen na afloop van de wedstrijd een OWKW-certificaat van de organiserende vereniging waarop de eigen vereniging de naam, plaats en datum van de wedstrijd, gezwommen afstanden en tijden kan noteren. Kees Verhulst (Hieronymus) zal de certificaten ontwerpen. Leeftijdsbepalingen De wedstrijden 1 tot en met 5 staan open vanaf minioren 3 (zwemmers geboren in 5). De leeftijdsbepalingen van de KNZB worden gehanteerd Reglementen Tijdens de wedstrijden zullen de reglementen van de KNZB gehanteerd worden. De wedstrijd staat in principe open voor zwemmers van alle niveaus. Zwemmers mogen maximaal op 3 persoonlijke starts inschrijven en daarnaast nog starten tijdens de estafette. Wedstrijdprogramma (let op!) De organiserende vereniging zorgt voor een Splash inschrijfbestand volgens de richtlijnen van de KNZB. We zorgen voor een SMB en LXF bestand per ronde en zenden dat de organiserende vereniging toe. Dit bestand wordt verzonden naar alle organiserende verenigingen zo snel mogelijk na het bekend worden van het programma, maar uiterlijk 8 weken voor de wedstrijddatum. Voor overige deelnemende verenigingen is het bestand te downloaden vanaf de webkalender van de KNZB, de site van de KNZB Regio Zuid, en de OWKW (vanaf dit jaar is dat OWKW.nl organisatie

3 De organiserende verenigingen krijgen een toegang tot en dan de knop organisatie. Hieronder staan alle bestanden ( lenex, SMB, de sjablonen voor de certificaten, declaratieformulier etc.) De organiserende vereniging kan hier zelf de nodige bestanden downloaden. Dit inschrijfbestand bevat: o Alle wedstrijdgegevens zoals bad, aantal banen, datum, tijdstip aanvang, adres van de ontvanger voor de inschrijfbestanden o Alle programma s welke worden verzwommen In verband met komende wijzigingen in de webkalender is het aan te bevelen de wedstrijd Aan het begin van het seizoen aan te melden bij webkalender Inschrijvingen Inschrijvingen moeten uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijddatum uur ontvangen zijn door de organiserende vereniging. Vraag altijd een ontvangstbevestiging van de inschrijving. Inschrijvingen dienen plaats te vinden in Splash. De inschrijving moet bestaan uit een LENEX-bestand en een PDF-bestand (namen). Het aantal deelnemers is in principe vrij. We streven naar een wedstrijdduur van 2,5 uur of korter. De organiserende vereniging doet, indien nodig, zo snel mogelijk na sluiting van de inschrijving, een voorstel om de wedstrijdduur te beperken (bijv. semi Duitse start). Bij over-inschrijving heeft de organiserende vereniging het recht om inschrijvingen te weigeren. Bij weigering zullen de volgende criteria worden gehanteerd: 1. Organiserende verenigingen worden altijd toegelaten 2. Vaste gasten t.w. de Vennen, Zilvermeeuw, ZDF, de Doorn en de Bevelanders worden in principe toegelaten 3. Alle andere zwemmers zijn van harte welkom. Bij over inschrijving zal hier volgorde van binnenkomst van de inschrijving worden gehanteerd. Afmeldingen Afmeldingen moeten uiterlijk dinsdag voor de wedstrijd uur telefonisch of per mail doorgegeven worden aan de organiserende vereniging. Vraag altijd een ontvangstbevestiging van de afmeldingen. Afmeldingen/ziekmeldingen na deze datum en dit tijdstip wordt het inschrijfgeld in rekening gebracht. Ziekmeldingen op de wedstrijddag moeten 30 min. voor aanvang van de wedstrijd doorgegeven worden aan het jurysecretariaat. Inschrijfgeld De kosten bedragen 4,00 per wedstrijd per deelnemer. Het inschrijfgeld wordt per bank overgemaakt. Elke organiserende vereniging zal dinsdag na uur een factuur met daarop het bedrag doormailen aan alle verenigingen. De inschrijfkosten worden dan per bank, woensdag voor de wedstrijd overgemaakt naar de organiserende vereniging. Attentie: betaling per bank heeft de grote voorkeur boven envelopjes met kleingeld van de zwemmers. Dit laatste werkt fouten in de hand.

4 Startmethode Er zal tijdens de wedstrijd de 2-start methode toegepast worden (evt. semi Duitse start). Indien aanwezig kan gebruik gemaakt worden van elektronische tijdwaarneming Programma s Elke vereniging ontvangt per wedstrijd per 8 zwemmers een programma enkelzijdig bedrukt. Programma s zijn te koop voor 1,75. De verkoopopbrengst van de programma s wordt in mindering gebracht op de totale kosten van de 6 wedstrijden. De juryleden ontvangen gratis een programma. Als het definitieve programma beschikbaar is wordt dit uiterlijk vrijdagavond voor de wedstrijd g d naar de inschrijvers van de deelnemende verenigingen. Deze versie is bestemd ter controle en is niet bedoeld om onder de leden te verspreiden! Consumpties De organiserende vereniging verstrekt 3 consumpties aan de juryleden: 1 tijdens de juryvergadering en 1 tijdens de wedstrijd. Daarnaast ontvangen de juryleden een flesje spablauw. Aan ploegleiding wordt minimaal 1 consumptie verstrekt, bij voorkeur 2 consumpties. Jury De samenstelling van het jurycorps wordt voor iedere wedstrijd geregeld door de organiserende vereniging. De namen van de juryleden moeten bij de inschrijving voor de wedstrijd opgegeven worden. De organiserende verenigingen leveren in ieder geval 4 juryleden per wedstrijd. Voor de overige deelnemende verenigingen geldt dat per 5 zwemmers de naam van één jurylid doorgegeven moet worden. Inschrijvingen zonder opgaaf van juryleden kunnen helaas niet geaccepteerd worden. We streven ernaar om tijdens de 6 OWKW-wedstrijden een vaste scheidsrechter te hebben. De coördinatie van de kop ligt bij Freek de Nijs. Hij is tevens contactpersoon voor de verenigingen die vragen hebben over officialzaken. De juryindeling zal door de organiserende vereniging te laatste 1 week voor de wedstrijd worden gepubliceerd op de owkw website ( een kopie wordt verzonden naar de officialcoordinatie Brabant. Juryleden worden niet geacht te declareren. Declaraties van officials van verenigingen die niet deelnemen aan de OWKW kunnen hun reiskosten declareren tegen het vaste tarief bij de organiserende vereniging. Deze kosten zullen meegenomen worden in de eindafrekening. Uitslagen De organiserende vereniging zorgt voor verspreiding van de uitslagen naar de vaste adressen. Tevens ontvangen inschrijvers van de deelnemende verenigingen binnen 24 uur

5 een uitslag per mail (PDF- en Lenex-bestand). Op de website zal de uitslag beschikbaar zijn Live-timing/ SplashMe Het is mogelijk om via live-timing de uitslagen bijna direct op internet te zetten. Dit loopt via Splash Meet Manager (nieuwste versie 2011). Om dit te kunnen bewerkstelligen is nodig: laptop met USB-aansluiting en dongel (gebruiken van Hieronymus) om internetverbinding tot stand te brengen. Na het invoeren van de uitslagen kunnen d.m.v. Accoord de uitslagen geupload worden naar live-timing. Het lastigste is het tot stand brengen van de verbinding! Opbrengsten en kosten De organiserende verenigingen vullen de standaarddeclaratie (zie bijlage) in: opbrengsten (ontvangen inschrijfgeld en programmaverkoop) en de werkelijk gemaakte kosten (badhuur, kopieerwerk 0,05 per kopie, porto, consumpties en aanschaf medailles). De werkelijk gemaakte kosten dienen onderbouwd te worden met bonnen/facturen (scannen en meesturen). De declaratie moet g d worden uiterlijk 14 dagen na de wedstrijd naar Corina Emmen: Na afloop van 6 wedstrijden wordt een einddeclaratie opgesteld waaruit het resultaat van de wedstrijden blijkt. Zowel een negatief als positief resultaat wordt gedeeld door de organiserende verenigingen. Corina Emmen zorgt voor de financiële verwerking van de declaraties en stelt een eindafrekening op. Bankrekeningnummers graag vermelden op de declaraties. Hij kan deze vermelden op de eindafrekening, zodat iedereen het financiële plaatje snel af kan ronden. Aanvraag wedstrijden De wedstrijden moeten door de organiserende verenigingen aangevraagd worden via de KNZB webkalender. Dit moet uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd gebeuren. Kees Verhulst is verantwoordelijk voor de verspreiding van de wedstrijdafspraken en het wedstrijdprogramma onder de deelnemende verenigingen. Kees Verhulst (Hieronymus) zorgt voor aankondiging van de wedstrijden op de site van KNZB regio Zuid Noord-Brabant en Zwemkroniek (als kalender nog bijgewerkt wordt). Belangrijke adressen (Kring Noord-Brabant) Wat? Naar wie? adres Wedstrijdaanvraag In WEBKALENDER KNZB door organiserende vereniging Wedstrijdmelding (alleen Lenex bestand per mail) zwemsecretariaat@knzbkringbrabant.nl

6 Getekend proces-verbaal, uitslag en ziekmeldingsformulieren (voor tijdenregistratie) en lxf per mail Upload wedstrijduitslag KNZB Getekend voorblad procesverbaal (fungeren officials) (dit afstemmen met de scheidsrechter) Mag digitaal maar dan wel scan waarop handtekeningen staan. Kringsecretariaat In WEBKALENDER KNZB door organiserende vereniging Mw Co v Laarhoven-Engelen Kastanjehof RR Geldrop zwemsecretariaat@knzbkringbrabant.nl officials@knzbkringbrabant.nl Bij deelname van verenigingen uit andere regio s moet er ook een uitslag en proces-verbaal naar de regioadministratie gestuurd worden -> verantwoordelijkheid deelnemende verenigingen