14/07/14. kris bostoen. E- mail? Telefoon of een gesprek? Complexe problemen discussies. Slecht nieuws Annula=e op het laatste moment emo=e

Transcriptie

1 kris bostoen E- mail? Telefoon of een gesprek? Complexe problemen discussies OF Slecht nieuws Annula=e op het laatste moment emo=e OF 1

2 Dringend EN belangrijk? Vertrouw niet op e- mail alleen SMS Telefoon.. e- mail problematiek CSD Loughborough University: Het werk hervacen na een onderbreking door een mailbericht vergt gemiddeld 64 seconden... Osterman Research: 68% van de bedienden volgen «doorlopend» hun mailberichten, terwijl nog eens 17% «meerdere keren per uur» hun berichten bekijken.. Gartner: overbelasting leidt tot 12% meerkost van de lonen. McGhee Consultants: «basisregels voor goede praktijk» herleiden het volume aan mailberichten met 81% en verminderen het aantal inkomende berichten met 26%. 2

3 14/07/14 OUTLOOK afzender bestemmeling 09:00 11:00 13:00 16:00 Houd Outlook NOOIT de hele dag ac=ef OUTLOOK Afzender? afzender? 5 W who what why where when Wie Wat Waarom Waar wanneer ender afz Terug naar 14/07/14 19:03 3

4 OUTLOOK Afzender (RE- ) AcVe vereist (antwoorden, doen, opslaan, ) Louter ter infrma:e : GEEN ac:e vereist Distribu:elijsten (!!! spam) 1 onderwerp =1 bericht/ duidelijk/ kernwoorden/ ayorvngen (FYI AAUB?) 1 bericht per onderwerp Gebruik opsommingstekens of nummering OUTLOOK Afzender? Forward? Voeg toe / leg uit waarom je het bericht doorstuurt Doorgezonden voor nazicht van de bedragen 4

5 OUTLOOK Bestemmeling of afzender? E- mail goede gewoonte bij het ontvangen van berichten 1. Ga slechts enkele per dag na of je berichten ontvangen hebt 2. Schakel alle waarschuwingen voor de ontvangst van berichten uit 3. Antwoord binnen de 48 uur of laat de afzender weten wanneer hij je antwoord mag verwachten 4. Gebruik de op=e «out of office» als je langer dan 24 uur afwezig bent 5

6 OUTLOOK bestemmeling? Zet alle waarschuwingen uit Outlook File OpVons Mail Message Arrival desktop alerts OUTLOOK bestemmeling? 4 D bestemmeling? - 2 : immediately + 2 : calendar or???? 6

7 14/07/14 7

8 14/07/14 De problemavek in het rangschikken en ordenen van berichten geklasseerde berichten terugvinden de indeling en structuur te veel archief! 8

9 Gulden regels van Getting Things Done Maak elke dag je inbox leeg (een gelezen bericht NOOIT terug in de inbox plaatsen noch markeren als ongelezen ) Gulden regels van Getting Things Done Breng de moed op om berichten die voor jou niet de minste toegevoegde waarde hebben ONMIDDELLIJK te verwijderen 9

10 Gulden Regels van Getting Things Done Maak elke dag je inbox leeg (plaats een ongelezen bericht NOOIT terug in de inbox!) 2 Minuten Mogelijk in 2 minuten?: Doe het meteen! Zoniet, kies een bestemming Back from Holiday crunch 10

11 Processing GTD Actieplan PrakVsch 1. Maak 4 nieuwe folders aan en nummer deze van 1 tot 4 rechter muisklik op je mailadres voornaam.naam@loreal.com 11

12 PrakVsch 2. Breng de eigenschappen van de mappen 2 tot 4 in beeld en kies voor het totaal aantal berichten in deze mappen PrakVsch 3. Verplaats je berichten naar 1 van de 4 folders Op=es : CTRL + MAJ + V (verplaatsen) / y (kopiëren) V y 12

13 PrakVsch 4. Bekijk je mailberichten als conversa=es Per datum Par afzender Per onderwerp Per bestemmeling 5. a) zoeken PrakVsch Rechter muisklik op een ontvangen bericht 13

14 Prak=sch 5. b) uitgebreid zoeken in ALLE berichten PrakVsch 5. c) Je kan desnoods ook UITGEBREIDER ZOEKEN 14

15 PrakVsch 5. d) andere zoekhulpmiddelen Zoekopdracht CTRL+E Zoek/Reset resultaten sluiten ESC Zoeken in Alle e- mailitems CTRL+ALT+A Uitgebreide zoekopdracht CTRL+Shil+F Zoekmap aanmaken CTRL+shil+P Huidige map CTRL+ALT+K Zoekopdracht in Submappen CTRL+ALT+Z Alle Outlook- Items CTRL+ALT+O Specifieke zoektekst in een geopend item F4 Specifieke tekst in een geopend item zoeken en vervangen CTRL+H 5. e) Vps voor zoekopdrachten PrakVsch Zet je een zoekvraag tussen aanhalingstekens, dan zoek ja waar exact dezelfde woordcombina=e voorkomt. Door gebruik te maken van het minteken (- ) kun je bepaalde woorden in je zoekbewerking uitsluiten. De Vlde- operator (~) voor een woord geel de zoekresultaten weer, in combina=e met de synoniemen van het zoekwoord. Stel: je wilt iets weten over computers en je typt ~computer, dan zoek je ook op woorden met dezelfde betekenis, zoals pc, laptop en hardware. Met een asterisk (*) ter vervanging van onbekende woorden kan je uitgereid zoeken. Om te zoeken op zoekterm A of op zoekterm B, gebruik je de operator OR (in hoofdlecers) tussen de zoektermen (met spa=e). 15

16 E- mail GTD acveplan Gulden regels de Gesng Things Done Maak elke dag je inbox leeg (een gelezen bericht NOOIT terug in de inbox plaatsen noch markeren als ongelezen ) 2 Minuten Kan het in 2 minuten: Onmiddellijke acve! Zoniet kies je een bestemming Wekelijks onderhoud Overloop je agenda, deze week, later en wacht op iemand anders Overloop je =jdsbesteding in je agenda (waarom niet elke vrijdagvoormiddag?) 16

17 PrakVsch Overloop je agenda, «deze week», «later» en «wachten op iemand anders» Voorwaardelijke opmaak (condi:onal formaqng) PrakVsch Menu Beeld (View), in de groep weergave instellingen (View settings) à voorwaardelijke opmaak (conditional formatting) Ø Om een bestaande regel te verwijderen, kies de regel en klik verwijderen Ø Om een bestaande regel tijdelijk inactief te maken vink je de regel af Ø Om een bestaande regel te wijzigen klik je op voorwaarde Ø Om een bestaande regel te wijzigen inzake tekstopmaak (kleur, lettertype, ) klik je op lettertype Ø Om een nieuwe regel aan te maken klik je op toevoegen. Geef de regel een naam in het naamvak, klik op lettertype en bepaal vervolgens de voorwaarde. 17

18 Tips Verplaats een mailbericht - - > kalender - - > taken - - > contactpersonen Snelle stappen Snelonderdelen CTRL + shil + M - - > nieuw mailbericht CTRL + shil + A - - > Agenda a microsol/assistance- raccourcis- clavier.aspx m Tips 18

19 Sjablonen in Outlook Maak in Outlook een map aan voor je sjablonen, L rechter muisklik op je mailadresà new folder (vb.»mijn sjablonen") Maak het bericht aan in Outlook (een onderwerp lijkt mij onontbeerlijk, maar mailadres(sen) voor bestemmeling(en) kan je eventueel vrij laten. Maak desgewenst de tekst op (lecertype, kleur, opsomming, ) : Sla het sjabloon op je bureaublad op als "outlook template» : File à save as à outlook template (extensie.ol) Sluit het bericht in Outlook (je hoel het niet op te slaan in Outlook J ) Verklein het Outlook venster Verplaats het sjabloon van je bureaublad (desktop) naar de map die je voor je sjablonen hebt gemaakt in Outlook Als je nu het sjabloon dubbelklikt kan je het gebruiken zoals je wil. kris bostoen 19

20 Lync Français hcp://office.microsol.com/fr- be/communicator- help/video- wat- is- microsol- lync VA aspx Nederlands hcp://office.microsol.com/nl- be/communicator- help/video- wat- is- microsol- lync VA aspx Dit is een automa=sch antwoord. Bezorgd om mijn eigen gezondheid en het welzijn van mijn gezin beperk ik mij om nog slechts éénmaal per week mailberichten te beantwoorden, en wel op woensdag. Er is dus een kans dat je volgende woensdag een mailbericht van me ontvangt. Bedankt voor je mailbericht, en geniet inmiddels van de heerlijke rozengeur in je tuin!. 20