Knoppen: = drop down menu, = naar tabel, = heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8)

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Knoppen: = drop down menu, = naar tabel, = heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8)"

Andreas Molenaar
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Om een document te kunnen vinden is informatie nodig en enige kennis van Docman. In Docman wordt de informatie uit documenten gestructureerd. Ieder veld heeft een naam, functie en specifieke notatie.

1 Om een document te kunnen vinden is informatie nodig en enige kennis van Docman. In Docman wordt de informatie uit documenten gestructureerd. Ieder veld heeft een naam, functie en specifieke notatie. Met beperkte informatie in de juiste velden is een document vinden eenvoudig (als privilege raadpleging toelaat!). Knoppen: = drop down menu, = naar tabel, = heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8) Om een document te kunnen vinden, weet de volgende info: Of Afzender of geadresseerde zie plaatje 2 of 4 via plaatje 6 of 7 Jaar of periode zie plaatje 2, invullen bij Jaar of Reg. datum Onderwerp zie plaatje 2, invullen bij Trefwoord of Zoekwoord of Betrokkene voor student of medewerker, zie plaatje 5 veld Betrokkene Of Registratienummer bekend: vul dit in bij plaatje 2 in veld Reg. nummer Referentienummer bekend: vul dit in bij plaatje 3 in veld ref. kenmerk Projectnummer bekend: vul dit in bij plaatje 5 in veld diversen Studentnummer bekend: vul dit in bij plaatje 5 in veld diversen Lijst documenten kader.. : vul dit in bij plaatje 5 in veld kader in combinatie met plaatje 2 veld Reg. datum Bovenstaande is een beperkte opsomming van mogelijkheden. Er zijn veel meer combinaties mogelijk. Velden in plaatjes zijn gevuld als voorbeeld voor notatie en niet als zoekcombinatie! Klik op icoon document zoeken in werkbalk. 2 1

Knoppen: = drop down menu, = naar tabel, = heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8) Om een document te kunnen vinden, weet de volgende info: Of Afzender of geadresseerde zie plaatje 2 of 4

2 - Tab standaard. Mogelijkheden: Veld Reg. Nummer: registratienummer, notatie jjjj/nummer Veld Afdeling: uit menu, beperkt response tot gekozen afdeling Veld Reg.

2 2 - Tab standaard. Mogelijkheden: Veld Reg. Nummer: registratienummer, notatie jjjj/nummer Veld Afdeling: uit menu, beperkt response tot gekozen afdeling Veld Reg. Datum: tijdvak, notatie dd-mm-jjjj t/m dd-mm-jjjj Veld Naam Afz./Geadr.: naam afzender* of via naar tabel NAW (zie plaatje 6), beperkt response tot gekozen afzender Veld Soort document: uit menu.in of.uit, beperkt response tot gekozen in of uit Veld Trefwoord 1 en 2: woord uit systematiek van algemeen naar bijzonder of via naar tabel, te combineren met trefwoord 2 maar niet met zoekwoord (zie plaatje 10) Veld Zoekwoord 1 en 2: woord uit tekst verkorte inhoud registratie, te combineren met zoekwoord 2 maar niet met trefwoord eventueel met gebruik wildcard (onderzoek*) Tab algemeen. Veld Vormaanduiding: uit menu, beperkt response tot gekozen vorm Veld Medewerker: uit menu, beperkt response tot documenten van medewerker Veld vertrouwelijk: uit menu, beperkt response tot gekozen rubricering (privileges toelaten?) Disnr. oud: hier niet relevant Ref. kenmerk: zoeken op kenmerk afzender, het is mogelijk op deel te zoeken met L05/50* of met *5024* met als resultaat L05/5024-I Datum Doc: zoeken op datum uitgaande brief SAP: hier niet relevant Oud adres: hier niet relevant Fatale termijn: hier niet relevant Pivot: beperkt response tot gekozen handelingnummer Auteur: beperkt response tot gekozen auteur 4 2

3 4 - Tab NAW (naam, adres en woonplaats). NAW code: zoeken op afkorting afzender (bv OCW) of zie plaatje 6 Naam: zoeken op naam afzender (ministerie van onderwijs*) Adres: zoeken op straat (Niels Bohrw*) of 2 e veld postbusnummer Postcode: zoeken op postcode Plaats: zoeken op plaats Land: zoeken op land Extern Id: zoeken op buitenlandse code Tab inhoud. Trefwoord: zoeken met woord uit tabel in systematiek van algemeen naar bijzonder of via tabel raadplegen trefwoord (zie plaatje 10) Combinatiezoeken: neemt gegevens veld trefwoord mee in velden kader, kenmerk en verkorte inhoud Kader: zoeken op onderwerp binnen kader (bv onderwijs, onderzoek, personeelszaken) Betrokkene: zoeken op naam van student of medewerker (notatie: naam, vrl, toevoegingen) en zoeken met naam* Diversen: zoeken op nummer student of -project (niet kenmerk van afzender!), het is mogelijk op deel te zoeken met nummer* of met *nummer* Class.nr.: zoeken op code U&H uit lijst of via tabel (zie plaatje 11 en 12) Tabel raadplegen NAW met één wildcard. Kies en klik op knop overnemen. In plaatje 4 wordt NAW code gevuld. 3

zoeken op postcode Plaats: zoeken op plaats Land: zoeken op land Extern Id: zoeken op buitenlandse code 5 5 - Tab inhoud.

4 7 7 - Tabel raadplegen NAW met twee wildcards. Kies en klik op knop overnemen. In plaatje 4 wordt NAW code gevuld. 8 8 Voorbeeld van combinatie zoeken, op tab standaard staat het jaar 2005 ingevuld. Klik op knop zoeken Resultaat van 8. 4

10 10 - Tabel raadplegen trefwoord is een woord uit een systematiek van algemeen naar bijzonder.

5 Tabel raadplegen trefwoord is een woord uit een systematiek van algemeen naar bijzonder. In dit voorbeeld archief, postregistratie en document manager Tabel raadplegen classificatie via code Tabel raadplegen classificatie via omschrijving. 5

In dit voorbeeld archief, postregistratie en document manager.

6 Voorbeeld van zoeken Voorbeeld van vinden. 15 6

7 15 - Voorbeeld van viewen via icoon toon inhoud in werkbalk. Het image is vervolgens te printen, te koppelen aan of via OCR als tekst weer beschikbaar te maken in Word. Tip: Bij gebruik van wildcards is het ter bekorting van responsetijd van belang een periode aan te geven. 7

als tekst weer beschikbaar te maken in Word.

Vergelijkbare documenten

Werkbalk. Klik opnieuw met rechtermuisknop en kies uit plaatje 3 voor vastleggen kenmerken. Voorbeeld van schermindeling

Werkbalk. Klik opnieuw met rechtermuisknop en kies uit plaatje 3 voor vastleggen kenmerken. Voorbeeld van schermindeling Om een document via Docman te kunnen raadplegen is scanning en registratie nodig. Hiermee wordt het document vinden raadpleegbaar en afhankelijk van vervolg stappen is de behandelstatus na te gaan. Knoppen: