Huishoudelijk reglement Ouderraad Openbare Basisschool Teun de Jager, Schoorl

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Ouderraad Openbare Basisschool Teun de Jager, Schoorl Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder A. bevoegd gezag : de directeur of zijn/haar vervanger B. School : Openbare basisschool Teun de Jager, te Schoorl C. Leerkrachten : al het onderwijzend personeel verbonden aan de school D. Leerlingen : leerlingen in de zin van de Wet op het basisonderwijs E. Ouders : ouders, voogden en verzorgende van leerlingen F. Directie : de directeur of zijn/haar vervanger van de school in de zin van de Wet op het Basisonderwijs G. Medezeggenschapsraad : een vertegenwoordiging van ouders en teamleden van de school, gekozen door en uit de ouders respectievelijk het team H. Ouderraadleden : de vertegenwoordiging van ouders, gekozen uit en door ouders I. Dagelijks bestuur voorzitter, secretaris en penningmeester van de ouderraad J. Schoolteam : bestaat uit leraren en directie K. Klassenouder : ouder die door leraar gekozen is met als functie hulp verlenen bij projecten en regelen van ouders voor klassenprojecten. L. werkgroep : aantal OR leden die leiding geven aan div. projecten waarvoor hulpouders benaderd worden. M. Hulpouders : Ouders die zich hebben opgegeven om hulp te bieden bij projecten en werkgroepen. N. Kascontrolecomissie : ouders die de kascontrole uitvoeren. Artikel 2 Samenstelling A. De ouderraad zal bestaan uit minimaal vijf personen en maximaal 9 personen, gekozen door en uit de ouders van de leerlingen van de school. C. De ouderraad streeft naar een oneven aantal leden. D. Het streven is naar een evenwichtige verdeling van ouders van kinderen in de onder- en bovenbouw. E. Het dagelijkse bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Indien de omstandigheden daartoe dwingen kunnen de functies van secretaris en penningmeester in een persoon zijn verenigd. De ouderraad verplicht zich in deze functies te voorzien. F. De samenstelling van de ouderraad en van het dagelijks bestuur zijn te vinden op de website van de Teun de Jager en wordt bekendgemaakt tijdens de jaarvergadering van de OR aan het begin van het schooljaar. G. Het notuleren rouleert onder de OR leden. De notulen moeten altijd eerst naar de secretaris gestuurd worden die ze dan weer onder de rest van de leden verspreid. De notulen moeten binnen 10 schooldagen na de vergadering klaar zijn. H. De voorzitter wordt gekozen door alle leden van de OR en met toestemming van de adjunct-directeur I. Het lidmaatschap van de OR is op basis van vrijwilligheid echter niet op basis van vrijblijvendheid. De ouders en het schoolteam rekenen op u. 1

2 Artikel 3 Kandidaatsstelling A. Iedere ouder is bevoegd zichzelf kandidaat te stellen voor de ouderraad. B. Uit een gezin kan slechts 1 persoon zich kandidaat stellen. C. Bij meer OR aanmeldingen dan vacatures vindt verkiezing/stemming plaats onder de zittende OR leden. D. De ouderraad maakt de ouders er op attent dat zij zich kandidaat kunnen stellen. E. Ongeacht het aantal aanwezigen kunnen geldige verkiezingen worden gehouden. F. Bij verhindering kan een OR lid een ander OR lid machtigen tot stemmen, mits het gemachtigde OR lid voor aanvang van de stemming een, door het afwezige OR lid, getekende verklaring aan de voorzitter overlegt. Artikel 4 Zittingsduur A. De zittingsduur van een lid geschiedt voor de periode van maximaal 2 x drie jaar. B. Aan het einde van zijn/haar zittingstermijn treedt het lid af. De afgetreden leden zijn herkiesbaar indien zij op het tijdschip van verkiezingen behoren tot de ouders. C. Zodra leden niet langer tot de ouders behoren, treden zij onmiddellijk af. D. Vacatures die ontstaan in de loop van het jaar kunnen met tussentijdse verkiezingen vervuld worden. E. Leden van het dagelijks bestuur treden pas af als er vervangers gevonden zijn en werken deze gedurende twee maanden in. (indien nodig) Artikel 5 De voorzitter heeft tot taak A. De werkzaamheden van de ouderraad in overleg met het team te coördineren. B. Het huishoudelijke reglement stipt na te (doen) leven. C. De notulen en verslagen van de ouderraad vast te stellen en te bekrachtigen. D. De vergaderingen te leiden E. In samenwerking met de secretaris de agenda op te stellen F. Voor opvolging te zorgen bij afwezigheid. G. Zit de algemene jaarvergadering voor H. Geeft alle gegevens van OR leden en klassenouders door aan secretaris I. Zich regelmatig te laten zien op het schoolplein om contact te houden met school en aanspreekbaar te zijn voor ouders J. Legt tijdens de laatste vergadering, alle vergaderdata voor het komend schooljaar vast en geeft dit door aan de adjunct-directeur. Dit voor het maken van de nieuwe schoolkalender. K. Houd contact met de voorzitter van de MR. L. Voor de presentatie van klassenouders via de white boards bij de klassen. (Foto&Naam) Artikel 6 De secretaris heeft tot taak A. Een lijst bij te houden met gegevens van adjunct-directeur /voorzitter MR /OR leden /klassenouders en hulpouders. Deze gegevens verkrijgt men middels inschrijfformulieren en intekenlijsten in de gang bij de klassen. B. Alle interne / externe correspondentie te verzorgen. 2

3 C. Een archief bij te houden van alle ingekomen stukken en van afschriften van alle verzonden stukken. (Agenda s notulen, huishoudelijk reglement en standaard brieven) D. Aan het begin van het schooljaar de vergaderdata in samenwerking met voorzitter en adj. directeur op schrift te stellen. E. De agenda op te stellen en 1 week voor aanvang van de OR vergadering aan alle leden en de adjunct-directeur door te mailen. F. Neemt 2 weken voor de vergadering contact op met adjunct-directeur om te vragen naar evt. agendapunten. (per ) G. Het jaarverslag te ontwerpen( aan de hand van voorgaande notulen) en aan de leden van de OR ter goedkeuring voor te leggen. H. Ingekomen stukken in de vergadering te overleggen. I. Om, aan begin van schooljaar en nogmaals in februari, een inschrijfformulier uit te geven voor lidmaatschap OR (via nieuwsbrief en /of een gekleurd formulier) voor klassenouders /hulpouders en voor werkgroepen. J. Geeft het huishoudelijk reglement aan alle nieuwe oudercommissieleden op hun eerste vergadering. K. De secretaris stuurt de ontvangen notulen (gemaakt door roulerende notulist die ze binnen 2 weken na de vergadering toestuurt) naar alle commissieleden, adjunct-directeur en voorzitter MR. Na goedkeuring moeten de notulen in de gang opgehangen worden. Artikel 7 De penningmeester heeft tot taak A. De financiën van de ouderraad te beheren. B. Een nauwgezette boekhouding (kasboek) met bewijsstukken van de transacties bij te houden. C. Vraagt voor de kascontrole commissie worden 1 of 2 vrijwilligers, tijdens de jaarvergadering. Deze commissie controleert aan het einde van het begrotingsjaar of zoveel vaker dan zij nodig achten de financiële administratie. Elk jaar treedt een lid af en wordt een reservelid opgeroepen. Het reservelid neemt na goedkeuring van de boekhouding in het daarop volgende jaar plaats in de kascontrolecommissie. Indien de financiële verslaggeving aan de eisen voldoet, stelt zij voor aan de jaarvergadering de penningmeester decharge te verlenen. D. Op verzoek te allen tijde leden van de raad, alsmede leden van de kascontrolecommissie, inzage in de boekhouding te geven. E. De begroting voor het volgende jaar te ontwerpen en uiterlijk twee weken voor de jaarvergadering aan de ouderraad ter goedkeuring voor te leggen. Deze begroting wordt gemaakt naar aanleiding van de gemaakte kosten van de schooljaren daarvoor. De jaarvergadering kan begroting bekrachtigen of verwerpen. F. De jaarrekening uiterlijk twee weken voor de jaarvergadering op te stellen en aan de ouderraad ter goedkeuring voor te leggen. De jaarvergadering kan de jaarrekening, na controle door de kascontrolecommissie, goedkeuren. G. Het uitsturen van de brieven voor de ouderbijdrage en eventuele daaruit volgende herinneringen. Houdt bij voor welke kinderen de ouderbijdrage betaald is voor het betreffende schooljaar. De leerling gegevens worden gevraagd aan de adjunctdirecteur Indien de ouderbijdrage voor 1 oktober nog niet is ontvangen krijgen de ouders in november een herinnering, zodat ze alsnog kunnen betalen. 3

4 H. Deelt bij iedere OR vergadering aan de overige OR leden mede wat de inkomsten en uitgaven zijn en wat het actuele banksaldo is. Bij verhindering van de penningmeester zorgt hij/zij ervoor dat één van de OR leden deze gegevens in het bezit krijgt. I. Maakt aan het eind van het jaar de balans op en presenteert dit in de vergadering. J. Beheert de bankrekening met verantwoordelijkheid van de bankpas. K. Geeft aan de oudercommissieleden, die een werkgroep vertegenwoordigen, door wat het te besteden budget is voor het schooljaar. Artikel 8 De ouderraadleden hebben tot taak A. Het structureel bijwonen van de ouderraad vergaderingen. Er wordt maandelijks in een schooljaar vergaderd. B. Actief deel te nemen in een werkgroep. Het OR lid dat de werkgroep aanstuurt is tevens verantwoordelijk voor de uitgaven van desbetreffend project. C. Aanspreekpunt zijn vanuit de werkgroep naar het dagelijks bestuur. D. Het bijhouden en controleren van de OR kast en opslag.( vaste plaatsen voor bijv. lampjes voor lichtjesavond en sint/kerstdecoratie e.d.) Na een activiteit kijken of de kast er netjes uitziet. Overleg wie dit doet in de OR vergadering. E. Om een kleine evaluatie te houden met de klassen/hulpouders aan het eind van een project/werkgroep en meld dit op de eerstvolgende OR vergadering. F. Het indelen van klassenouders over div. werkgroepen die zich via het inschrijfformulier aangemeld hebben. G. Bij deelname in een werkgroep, de ouders benaderen voor het opsieren van school, zo weten ze wanneer en hoe de school moet worden versierd. H. Koffie en thee verzorgen tijdens rapport/inloop avonden. (in overleg.) I. Indien het dagelijks bestuur dit wenst ondersteuning verlenen in hun taken. J. Signalen opvangen en, indien nodig, doorspelen aan de directie van school, leerkracht of dagelijks bestuur. K. Een foto in te leveren voor de website en het memobord in de hal met een stukje tekst over zich zelf. Wie zijn je kinderen en in welke groep zitten ze enz. Groepsfoto van de hele OR wordt afgeraden i.v.m. verloop in de OR. Artikel 9 De klassenouders hebben tot taak A. Aan het begin van het schooljaar een bespreking te hebben waarin de taken en verwachtingen van de klassenouder worden besproken met de leerkracht. (via checklist?) De klassen ouder wordt door de leerkracht gekozen. Bij meerdere aanmeldingen is het mogelijk om met 2 ouders klassenouder te worden in overleg met de leerkracht, 1 klassenouder is het aanspreekpunt. B. Om een keer per schooljaar een vergadering van de OR bij te wonen te weten de tweede vergadering van het schooljaar. In deze vergadering staat het huishoudelijk reglement op de agenda die de klassenouders op de website van de school hebben kunnen inzien. C. Contact persoon te zijn tussen ouders en de leerkracht. 4

5 D. Aan het einde van het schooljaar een eindevaluatie met OR om het schooljaar goed af te sluiten. E. Meehelpen met klassenactiviteiten(in overleg met de leerkracht) zoals het vieren van de verjaardag van de leerkracht, het help[en inrichten van hoeken (bij groep 1 t/m 3), het regelen van vervoer bij uitstapjes en het regelen van extra hulp indien dat nodig mocht zijn. F. Contactgegevens door te geven aan de secretaris van de OR. G. Een foto aan te leveren voor het memo bord bij de klas met vermelding van naam en naam van kind in de klas, zodat alle ouders weten wie de klassenouder is. Tevens word de foto geplaatst op de website van de school. H. Elke klassenouder kan actief deelnemen in een werkgroep. De inschrijving hiervoor geschiedt middels het inschrijfformulier dat elke oudste leerling aan het begin van het schooljaar meekrijgt. Indien een klassenouder in een werkgroep zit wordt de klassenouder op de bespreking verwacht bij de desbetreffende leraar en OR lid. I. Om op de hoogte te blijven van de notulen van de OR vergaderingen die te vinden zijn op de website en in de hal van de school. Eventuele belangrijke informatie wordt doorgegeven via dan wel per brief, die wordt meegegeven aan het kind. J. Om te beschikken over, en te zorgen voor een netwerk van hulpouders. K. Om bij vroegtijdig neerleggen van klassenouderschap moet dit worden doorgegeven aan de OR en de leerkracht. De klassenouder dient zelf te zorgen voor vervanging. L. Aanwezig te zijn (indien de betreffende leerkracht dit nodig acht) bij de volgende schoolactiviteiten: Sportdag Sinterklaas Kerstviering Paasviering Schoolreis. Een klassenouder kan zich elk jaar via het inschrijfformulier aanmelden. Dooreigen initiatief te tonen kunt u een ontzettend leuk jaar hebben, samen met de leerkracht en natuurlijk samen met de kinderen. Artikel 10 Werkgroepen A. Een werkgroep organiseert een activiteit voor de kinderen op school. Dit zijn: Sinterklaas Kerstmis Playback show Pasen Fancy fair Lichtjesavond B. De werkgroepen worden samengesteld door OR leden die op hun beurt een beroep kunnen doen op hulpouders en een etaleer/versiergroep. C. De samenstelling van een werkgroep is afhankelijk van het soort werkgroep. 5

6 D. De inschrijving van een werkgroep gaat via het inschrijfformulier, dat elke oudste kind, aan het begin van het schooljaar meekrijgt. E. Alle ouders kunnen zich inschrijven voor een werkgroep. Dus niet alleen klassen ouders en OR leden. F. De werkgroepen maken gebruik van draaiboeken die in de OR kast te vinden zijn. De draaiboeken zitten in mappen, 1 exemplaar is ter inzage en moet dus blijven liggen en 1 exemplaar is om mee te nemen. Deze moet uiteraard weer worden terug gelegd in de OR kast. H. Als er een werkgroep gestart word dienen de verantwoordelijke OR leden, (klassen) ouder en leraar tijdig bij elkaar te komen voor overleg. I. Na elke activiteit worden de draaiboeken bijgewerkt door 1 OR lid van de desbetreffende werkgroep zodat de werkgroep van het volgend schooljaar dit weer gemakkelijk kan oppakken. J. In de werkgroep is de leerkracht de voorzitter. K. De leerkracht in de werkgroep houdt alle andere leerkrachten op de hoogte van het verloop van de activiteit. L. Het OR lid houdt de OR op de hoogte van het verloop van de activiteit. M. Het OR lid in de werkgroep is verantwoordelijk voor de financiën. (budgetbewaking) Hij/ zij zal alle financiële zaken afhandelen die betrekking hebben op de activiteit en deze bespreken met de penningmeester. N. Tevens is het OR lid het aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur. Bijvoorbeeld als er vragen zijn over het budget. O. Bij vroegtijdig neerleggen van de functie als werkgroepouder moet dit worden doorgegeven aan het dagelijks bestuur van de OR en de leerkracht. Men dient zelf te zorgen voor vervanging. Dit met eventuele hulp van het dagelijks bestuur van de OR. P. Alle werkgroepen krijgen een lijs met alle namen en adressen van de mensen die in de werkgroep deelnemen. Artikel 11 Jaarvergadering A. Aan het begin van het schooljaar. (4 weken na de zomervakantie) worden alle ouders en leerkrachten uitgenodigd voor de jaarvergadering. B. Tijdens deze vergadering wordt het algemene en financiële verslag van afgelopen schooljaar en het jaarplan en de begroting van het komende schooljaar besproken. C. De kascontrolecommissie wordt uitgenodigd verslag te doen van haar bevindingen en de leden voor komend jaar worden benoemd door de penningmeester. D. Indien noodzakelijk worden verkiezingen voor nieuwe ouderraadsleden gehouden. E. De leiding van de jaarvergadering berust bij de voorzitter. Hij/zij is bevoegd de leiding over te dragen indien daartoe aanleiding is. 6

7 F. Minimaal twee weken voor de jaarvergadering worden ouders, schoolteam en eventueel derden voor de jaarvergadering uitgenodigd. Dit middels een brief met aanmelding strook. G. Bij een aanmelding van minder dan tien ouders hoeft er geen jaarvergadering gehouden te worden.. Artikel 15 Ouderbijdrage A. Na vaststelling van de vrijwillige ouderbijdrage in eerste OR vergadering wordt dit in een brief vermeld Tevens wordt daarin uiteengezet waaraan deze bijdrage besteedt wordt. Artikel 16 Vaststelling en wijzigingen A. Dit reglement is na voorgelegd te zijn aan en besproken te zijn in de ouderraad vastgesteld. B. Tijdens de eerst daaropvolgend OR vergadering is dit reglement bij meerderheid goedgekeurd en treedt dan in werking. C. Dit reglement kan gewijzigd worden door een meerderheid van de ouderraad. D. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de ouderraad. Vastgesteld door de ouderraad, Schoorl, datum De voorzitter.. Goedgekeurd door de OR, Schoorl, datum De voorzitter De secretaris 7

8 Organogram Directie/management team MR Voorzitter Leerkrachten OR Voorzitter Secretaris Penningmeester Secretaris Penningmeester Algemene Leden Klassenouders Algemene Leden Hulpouders 8