Dick Grooters Raadhuisstraat GM Best tel: , Dit boekje is tot stand gekomen met tips van Wim Schoon.

Transcriptie

1 Writer OpenOffice Dick Grooters Raadhuisstraat GM Best tel: , Dit boekje is tot stand gekomen met tips van Wim Schoon. Introductie...3 Basishandelingen...3 Pictogram op Bureaublad zetten...4 Speciale tekens of symbolen gebruiken...6 Opmaakkwast...7 Automatische correctie...7 Plaatjes invoeren...7 Tekstomloop...8 Document opslaan...8 Workshops...9 Initiaal...9 Eigen briefpapier maken...9 Gebruik van links en rechts uitlijnende tabs...10 Gebruik van tabellen in Writer...11 Nummering/Opsommingstekens...12 Tekstkader maken...13 Macro s...13 Adresetiketten maken...16 Dvd-hoesjes maken met Writer...20 Een boekje maken in A5 formaat...21 Watermerk...22 Inhoudstabellen en indexen...23 Adressen op enveloppen afdrukken...24 Adressen op enveloppen printen vanuit een bestand...28 Wijzigingen...29 TIPS...31 Selecteren woord of regel(s)...31 Kleine letters/hoofdletters...31 Uitschakelen automatische opmaakfuncties...31 Gebruik van de functies Zoeken en Vervangen...31 Tekst vergroten/verkleinen met scrollwiel...32 Typefouten verbeteren...32 Opslagplaats document...32 Woordinvulling

2 OpenOffice Writer Introductie OpenOffice Writer maakt deel uit van het Office pakket OpenOffice en is een Tekstverwerkingsprogramma vergelijkbaar met WORD van het Microsoft Office pakket. OpenOffice is een zogenaamd Open Source pakket, hetgeen betekent dat vele programmeurs hebben meegewerkt aan de ontwikkeling en het onderhoud van het pakket. Een belangrijk kenmerk van het pakket is dat het gratis is te downloaden van de website OpenOffice.org. Tijdens het installatieproces kan worden aangegeven of de OpenOffice onderdelen de primaire programma's zijn die moeten worden gebruikt als programma's zoals tekstverwerkers, spreadsheets, presentaties, databases e.d. moeten worden geopend. Als u tot nu toe Microsoft Office programma's (zoals WORD, Excel, Powerpoint, Access) gebruikte en u wilt deze blijven gebruiken moet u deze vraag niet met Ja beantwoorden tijdens de installatie. Momenteel (voorjaar 2008) is release 2.3 de actuele versie van OpenOffice. In dit boekje vindt u een beschrijving van alle onderwerpen die ook in het boekje WORD:Basis, Workshops, Tips zijn behandeld. Basishandelingen Na opstarten van Writer ziet u het openingsscherm met een blanco pagina. U kunt direct beginnen met typen. Wat u ziet geeft de instellingen weer die als standaard-instellingen zijn vastgelegd. Deze instellingen gaan we eerst even bekijken voorzover in dit stadium van belang. In de bovenste (blauwe) balk staat de naam van uw document. Writer geeft aan elk nieuw document zelf een naam. Deze naam moet u bij het opslaan van uw document veranderen anders overschrijft u telkens het vorige document dat van Writer dezelfde naam heeft gekregen, maar daarover later meer. In de tweede balk staan de menu's die u kunt openen door er op te klikken met de linker muisknop. Veel van deze menu-functies komen in de workshops aan bod. Een heel belangrijke is de functie Beeld- 2

3 Werkbalken. Kijk daar en klik, als deze niet reeds staan aangevinkt, op de opties Standaard en Opmaak. Deze twee opties hebt u minimaal nodig. Op de derde regel staan een aantal pictogrammen die allemaal een bepaalde menuoptie vertegenwoordigen. Als u met de muis boven zo'n pictogram gaat staan, wordt de functie daarvan zichtbaar. Als u hiermee vertrouwd bent geraakt werkt het gebruik van deze pictogrammen sneller dan via het menu. Op de vierde regel staan gegevens met betrekking tot de opmaak van uw document, zoals lettertype, lettergrootte, vet, italic, onderstreept e.d. En gegevens over uitlijning, tekstkleur en nog veel meer. Veel van deze opties komen later aan bod in dit boekje. Door er op te klikken met de linker muisknop schakelt u de functie in en door er nogmaals op te klikken schakelt u deze weer uit. Opmaak van tekst kunt u tijdens het typen gebruiken, doch achteraf de opmaak regelen of wijzigen is ook mogelijk, daarover later meer. Als u Writer veel gebruikt is het handig om een startpictogram op uw bureaublad te zetten. Dat gaat als volgt: Pictogram op Bureaublad zetten Ga naar START-Programma's-OpenOffice-Writer en klik met de rechter muisknop. Kies Kopieren naar Bureaublad (Snelkoppeling maken). Writer staat nu op uw bureaublad. Als u met de rechter muisknop op de tekst onder het pictogram klikt kunt u de naam aanpassen door bijvoorbeeld de woorden OpenOffice.org te verwijderen zodat alleen Writer overblijft. 3

4 Lettertype kiezen Als u voor een nieuw te maken document niet het standaardlettertype wilt gebruiken kunt u voor dit specifieke document een ander lettertype kiezen. Dit gaat als volgt: Ga in Menu-Opmaak naar Teken en u krijgt bijgaand scherm. Daar kiest u het gewenste lettertype, grootte en letterbeeld. Ook in teksteffecten, positie en Achtergrond kunt u de gewenste keuzes maken ook voor de kleuren van letters en achtergrond. Bij positie kunt u b.v. Sub- en superschrift kiezen. Als u het standaardlettertype wilt wijzigen kan dat in menu Extra-Opties- OpenOffice.org Writer Standaardlettertypen (Westers) en u kiest bij Standaard en eventueel bij de andere regels de lettertypen die u wenst. Als u daarna op OK klikt worden voortaan de gekozen lettertypen gebruikt. Als u op de knop Standaard klikt worden de oorspronkelijke standaardwaarden hersteld. Voordat u met een brief begint controleert u de paginainstellingen in menu Opmaak-Pagina-tabblad Pagina waar u o.a. de marges kunt instellen. U kunt ook achteraf, nadat het document is gemaakt, de opmaak wijzigen. Daarvoor doet u de volgende handelingen, Selecteer het op te maken deel van de tekst door de cursor aan het begin van de op te maken tekst te plaatsen, de Shift toets in te drukken en met Pijltje naar rechts en/of pijltje naar beneden de gewenste tekst te 4

5 selecteren. U kunt ook selecteren door middel van slepen met ingedrukte linker muistoets; dat vraagt echter iets meer behendigheid met de muis. Nadat de tekst is geselecteerd kunt u er van alles mee doen, b.v. - Een ander lettertype kiezen - Een andere lettergrootte kiezen - Vette letters kiezen - Schuine letter (Italic) kiezen - Onderstrepen - De tekst verplaatsen door te klikken op Knippen(het pictogram met het schaartje, of met het Menu-Bewerken-Knippen), vervolgens de cursor te plaatsen op de plaats waar de tekst moet komen en op Plakken (het pictogram Plakken, of met Menu-Bewerken-Plakken)te klikken. De tekst in een kader zetten door te kiezen in Menu voor Invoegen- Frame-Randen. Ongedaan maken bewerkingen kan met Menu-Bewerken-Ongedaan maken. Dit kan voor meerdere bewerkingen gedaan worden. Dit is een heel belangrijke functie waarvan u zeker gebruik moet maken als er zich ongewenste effecten voordoen. Soms hebt u in een tekst speciale letters (met accenten, umlaut etc) nodig of speciale tekens die niet op uw toetsenbord staan. Dat kan als volgt: Speciale tekens of symbolen gebruiken. Zet de cursor op de plaats waar de letter moet komen. Ga in Menu naar Invoegen-Speciale tekens en u ziet onderstaand venster. Kies het lettertype (bij voorkeur het reeds gebruikte lettertype) Als in het overzicht het door u gewenste symbool niet voorkomt kies dan een andere deelverzameling. Klik op het gewenste symbool en daarna op OK. Als de Spellingcontrole aan staat kunt u dikwijls woorden waarin letters met accenttekens of een trema voorkomen gemakkelijk corrigeren door 5

6 eerst het woord te typen zonder het accentteken en daarna het woord juist te spellen door er op te klikken met de rechter muisknop en het juiste woord te kiezen. Opmaakkwast Writer heeft een handig hulpmiddel om de opmaak van een stuk tekst ook op andere stukken tekst over te brengen, n.l. de opmaakkwast (Paintbrush opmaken). Als u b.v. een kop van een stuk tekst hebt opgemaakt met lettertype, lettergrootte, Schuin, Vet en onderstreept en u wilt dit herhalen voor andere koppen in uw tekst dan gaat u als volgt te werk. Zet de cursor in de betreffende kop. Klik op de kwastknop en sleep over de tekst die u ook wilt opmaken zoals de eerder opgemaakte kop. Dat is alles. Als u dit wilt herhalen voor meedere koppen in de tekst dan moet u dubbelklikken op de kwastknop. De opmaak wordt dan vastgehouden. U heft dit op met de Esc-toets of door nogmaals op de kwast te klikken. Automatische correctie Writer kent een aantal mogelijkheden om fouten automatisch te laten corrigeren. In menu Extra-AutoCorrectie krijgt u een venster waarin reeds een aantal woorden staan die automatisch worden gecorrigeerd, evenals een aantal afkortingen waarbij na de punt niet een hoofdletter wordt gemaakt. Ook kunt u reeds aanwezige woorden verwijderen. Zo kunt u b.v. een veel gemaakte fout ten alle tijden automatisch laten vervangen door het grammaticaal juiste te allen tijde. U maakt dan deze fout nooit meer. Plaatjes invoeren U kunt in uw tekst of als u dat wilt op een blanco document plaatjes opnemen. Dat kunnen foto s zijn die u ergens op uw computer hebt staan, of plaatjes die u scant. Voor uw eigen foto s gaat u als volgt te werk: Zet de cursor op de plaats waar de foto moet komen te staan: Klik in het menu op Invoegen-Afbeelding-Uit Bestand en kies de map waarin de foto staat en klik op de betreffende foto en daarna op 6

7 Openen. De foto wordt dan in uw document geplaatst. U kunt de afmetingen van de foto aanpassen door de foto te selecteren (door er op te klikken) zodat rond uw foto kleine vierkante knopjes zichtbaar worden en door een knopje op een van de hoeken te verslepen (verplaatsen met ingedrukte linkermuisknop). De verhouding tussen hoogte en breedte blijft op die manier intact. Tekstomloop Als u de tekst van het document rond de foto of het plaatje wilt hebben doet u dat als volgt: Selecteer de foto Klik in het Menu op Opmaak- Beeld-Omloop en kies de wijze waarop de foto in het document moet komen, bijvoorbeeld Ervoor, Erna of een van de andere mogelijkheden. De tekst komt dan links of rechts naast het plaatje te staan. Als u bij afstand b.v. 2 mm invult zal de tekst niet tegen het plaatje worden gezet, maar op 2 mm afstand daarvan. U kunt het plaatje verplaatsen door het te selecteren en te verslepen. Document opslaan. Klik in het menu op Bestand-Opslaan als Vul een naam in die u later duidelijk maakt wat er in het document staat. Kies de plaats waar u het document wilt opslaan. Dit kan een map zijn op uw harde schijf (b.v. de map Mijn documenten of een door u gemaakte sub-map daarvan, of een andere plaats, b.v. een diskette, een memory stick of een tweede harde schijf. Kies in elk geval een plaats die u later kunt terugvinden. 7

8 Workshops Initiaal Open een document met tekst. Zet de cursor op de plaats waar u de initiaal wilt plaatsen Kies Opmaak-Alinea-Initialen. Klik op Initiale weergeven en vul uw wensen in t.a.v. het aantal letters en de hoogte zoals op bijgaand venster is weergegeven. De laatste stappen kunt u ook afzonderlijk doen en iedere keer het effect beoordelen. U kiest dan telkens als u iets wilt aanpassen weer voor Opmaak- Alinea-Initialen. Eigen briefpapier maken Onderstaand is beschreven hoe u briefpapier kunt maken met een eigen briefhoofd, al of niet met een eigen logo, en onderaan de pagina vermelding van adresgegevens en eventuele andere gegevens. Op de vervolgpagina s staat alleen het logo vermeld. Begin met het openen van een nieuw blanco document. Eerst wordt zonodig de paginainstelling gecontroleerd zoals boven beschreven. Daarna wordt de eerste pagina gemaakt. Hiervoor worden de volgende menuopties gekozen: - 1. Opmaak-Stylen en Opmaak en klik op het pictogram Pagina- Opmaakprofielen Klik op pictogram Nieuw Opmaakprofiel uit Selectie en selecteer Nieuw Opmaakprofiel uit selectie. 8

9 - 3. Typ een naam voor de pagina in het vak Naam Opmaakprofiel en klik op OK Dubbelklik op de naam in de lijst om het opmaakprofiel op de huidige pagina toe te passen Selecteer Invoegen-Koptekst en kies het nieuwe paginaopmaakprofiel uit de lijst Typ de tekst en plaats een eventueel logo in de kop zonodig met gebruik van tabs om e.e.a. Op de goede plaats te zetten Plaats de cursor in het hoofdtekstgebied buiten de koptekst Kies Invoegen-Handmatig einde - 9. In het gebied Type selecteert u Pagina-einde en vervolgens Standaard in het vak Opmaakprofiel Herhaal stap 2 t/m 7 om een tweede aangepast Paginaopmaakprofiel te maken met een andere koptekst voor een volgpagina, waarop b.v. alleen een klein logo staat.. Het briefpapier is nu klaar voor gebruik. Tot slot slaat u het op waarna u dit telkens weer kunt oproepen. Dit opslaan gaat als volgt. Ga naar Bestand-Sjablonen-Opslaan. Geef het een herkenbare naam zodat u dit voortaan gemakkelijk kunt terugvinden en openen. Klik daarvoor op Bestand-Nieuw -Sjablonen en Documenten. Als u dubbelklikt op Mijn Sjablonen ziet u het gemaakte sjabloon. Als u het daar niet kunt vinden gaat u naar Start-Zoeken- Bestanden en Mappen en typt u de naam van het sjabloon. Gebruik van links en rechts uitlijnende tabs Als de liniaal bovenaan het blad niet zichtbaar is kies dan in het menu: Beeld en klik op Liniaal. Helemaal links op de liniaal (bij het pijltje) kunt u kiezen uit een aantal mogelijke tabs door erop te klikken. Kies voor tab en klik daarna op de liniaal op 3. U ziet het tabteken bij 3 verschijnen. Dit betekent dat u nu een links uitlijnende tab hebt geplaatst Herhaal deze handelingen voor de rechts uitlijnende tab en zet deze 9

10 op 10 Dit wordt dus rechts uitgelijnd Het zelfde doet u voor de tab voor centreren en plaatst deze op 5 de tekst die u nu typt wordt keurig onder elkaar gezet en gecentreerd. Leuk voor een gedicht. Vervolgens kiezen we tab met de extra punt en plaatsen deze op 7 Hiermee kan je getallen netjes onder elkaar zetten, waarbij de komma steeds op dezelfde positie staat. 100, , ,1 0,24 Gebruik van tabellen in Writer Voorbeeld: Omschrijving Reiskosten 521,00 643,00 Huur 1245, ,11 Algemene kosten 146,25 144,36 Overige kosten 1022, ,45 Start Writer Klik in Menu-Tabel op Invoegen-Tabel of klik in de werkbalk op Tabel en sleep met de muis de tabel in de juiste afmetingen. Als u met het menu werkt krijgt u het volgende venster. Kies het aantal kolommen en rijen. Dit kan later worden uitgebreid. 10

11 Vul de kolomkoppen in, als u kop hebt aangevinkt. Vul een aantal rijen in U springt van kolom naar kolom met de TAB-toets Met de verschenen taakbalk kunt u een aantal instellingen kiezen. De opmaak gaat op dezelfde manier als in een document U kunt meerdere cellen tegelijkertijd opmaken door deze eerst te selecteren. (Klik, linker muisknop ingedrukt houden en slepen) Nummering/Opsommingstekens Opsommingstekens zijn tekens in de tekst voor een aantal regels. Hiermee wordt aangegeven dat deze regels bij elkaar horen en als het ware een opsomming zijn van een aantal bij elkaar behorende argumenten. Een voorbeeld: Als u opsommingstekens in een tekst wilt gebruiken voert u de volgende handelingen uit: Kies menu Opmaak Kies opsommingstekens Klik op het soort opsommingsteken dat u wenst, b.v. de stip 11

12 Klik op OK Typ de regels die u als een opsomming beschouwd Als u klaar bent klikt u weer op Opmaak-Opsommingstekens en vervolgens kiest u Geen en klikt op OK De cursor staat dan weer te knipperen vooraan de regel. Het kader dat u om deze opsomming ziet is geplaatst met de volgende workshop. Tekstkader maken Als u vervolgens bovenstaande 6 punten selecteert (Klik voor de K van het eerste woord Kies en ga naar de positie achter OK met ingedrukte linker muisknop). De geselecteerde tekst is zwart. Ga vervolgens naar menu Opmaak-Alinea en kies in bovenstaand venster de tab Randen. Kies vervolgens een lijndikte, kies voor Alle vier de randen instellen en klik op OK. De gehele tekst is nu geplaatst in een kader. Macro s Wat is een macro? Een macro is een aantal toetsaanslagen die zijn vastgelegd en met een paar simpele handelingen op te roepen zijn. Stel dat u vaak een brief schrijft met de volgende aanhef: uw eigen naam- en adresgegevens, de plaatsnaam, de actuele datum en de aanhef Geachte U kunt dit als volgt in een macro zetten en elke keer met twee toetsaanslagen oproepen: U hebt Writer gestart en de cursor staat aan het begin van het nieuwe blad. 12

13 Klik op Extra-Macro's-macro opnemen Er verschijnt nu een klein venstertje waarin de optie Opname stoppen staat. Daar doet u nog even niets mee. Type nu uw naam- en adresgegevens. Typ enkele regels daaronder en rechts op het blad uw woonplaats, + spatie en Kies Invoegen-Velden-Datum. Type enkele regels lager Geachte + spatie. Klik nu in het kleine venstertje op Opname stoppen; u komt dan in het onderstaande venster. Vul de macronaam in b.v. Briefhoofd + uw initialen en klik op Opnemen. U kunt nu het document sluiten zonder het op te slaan. Als u vervolgens een nieuw document opent gaat u naar menu Extra-Macro's-Macro uitvoeren en u bladert onder Mijn macro's naar de map (waarschijnlijk Module 1) waarin uw macro staat. Deze ziet u verschijnen in het rechter witte deel van bovenstaand venster. Klik op uw macro en klik op uitvoeren. Sluit het document, u hoeft het niet op te slaan. Open een nieuw document Druk op Alt-A en de macro doet zijn werk. U kunt achter Geachte verder gaan met uw brief. Voorbeeld: D. Grooters Raadhuisstraat GM Best tel

14 Best, Geachte U kunt de macro ook koppelen aan een sneltoets, waardoor deze sneller uit te voeren is. Daarvoor gaat u als volgt te werk. Kies menu Extra- Aanpassen-Toetsenbord U ziet dan het venster op de volgende pagina. Scroll omlaag in de keuzelijst Categorie en open OpenOffice.orgmacro's. Klik op de + tekens voor de mapnamen tot u uw macronaam ziet in de lijst Functies en klik op uw macronaam. Klik op het keuzerondje van Writer bovenin het scherm. Selecteer een vrije toetscombinatie in de keuzelijst Sneltoetsen en klik op Wijzigen. Voortaan kunt u met deze toetscombinatie het briefhoofd op een lege pagina zetten. 14

15 Adresetiketten maken Met Writer kunnen adresetiketten worden gemaakt, waarbij gebruik kan worden gemaakt van adressenbestanden in een database of in een OO Calc spreadsheet.. Ook kan vanuit het Outlook Express adresboek een adressenbestand worden opgeslagen waaruit Writer de gegevens kan halen. Welke van de mogelijkheden u kiest maakt niet veel uit. Op het punt in de workshop waar u het adressenbestand moet kiezen kunt u zelf een keuze maken uit de mogelijkheden die u hebt. Voor de verdere procedure maakt dat geen verschil. Wel moet u ervoor zorgen dat de database of de spreadsheet waaruit u de gegevens wilt halen in Writer bekend is. Dat regelt u door in het menu Bewerken-Database wisselen te bladeren naar de betreffende database/spreadsheet en deze op te nemen in het getoonde overzicht van beschikbare databases. Klik daarna op Sluiten en u kunt bij het maken van etiketten of het printen van enveloppen over deze gegevens beschikken. Tip: Als u een adressenbestand heeft, of gaat maken waarin diverse soorten adressen voor komen, b.v. leden van een club, familie en kennissen zakenrelaties enz. voeg dan een extra kolom toe in uw bestand waarin u een kenmerk zet die het soort adres aangeeft. B.v. een F voor familie; een Z voor zakenrelaties e.d. U kunt dan bij het maken van de etiketten een selectie maken van een kenmerk en alleen voor dat kenmerk de etiketten maken. We gaan nu de etiketten maken Start Writer Kies menu Bestand-Nieuw- Etiketten U ziet nu het bovenstaande venster: Kies eerst het soort etiket dat u gebruikt, b.v. A4 15

16 bladen met 16 etiketten (2 kolommen van 8 etiketten) met een bovenmarge van 1,3 cm. De etiketten zijn 3,39 mm x 9,91 mm, gelijk aan Averylabel J8162. U kunt de details bekijken als u klikt op tabblad Grootte. Vervolgens kiest u in het tabblad Opties voor Inhoud synchroniseren. Kies in het veld Database de database waaruit u de adressen wilt halen. Als die database daar nog niet voorkomt gaat u naar menu Beeld- Database wisselen en bladert u naar de database van uw keuze. U kunt nu de database kiezen. Daarna kiest u in veld Tabel de tabel waarin de adressen staan. In Databaseveld selecteert u de velden die op het etiket moeten komen. U zet deze velden op de goede regel, met een spatie tussen de velden. Naar een nieuwe regel gaat u met Enter. Zet de bovenste regel niet helemaal bovenin het veld, doch begin op de derde regel. Vervolgens klikt u op Nieuw Document.en daarna op Beeld- Gegevensbronnen. Nadat u daar de juiste tabel hebt gekozen in het linker veld ziet u het volgende venster: Selecteer nu in het venster waarin de gegevens staan waarvan u etiketten wilt maken de gewenste records. Dat kan door te klikken op het veld voor het eerste record en met ingedrukte Shift toets te klikken op het laatste record dat u wilt. Met ingedrukte Ctrl toets kunt u meerdere records selecteren.die niet direct aaneensluiten Klik daarna op het pictogram Gegevens naar velden op de werkbalk 16

17 Tabelgegevens U kunt nu de etiketten opslaan en/of afdrukken Maak een CD-hoesje in Writer Open Writer met een nieuw leeg document Ga naar Menu-Beeld-Werkbalken en kijk of de werkbalk Tekening is aangevinkt. Zo niet dan zorgt u dat dat wel gebeurt. Als u een afbeelding (b.v. een foto) als achtergrond wilt gebruiken moet u er voor zorgen dat u een foto neemt die ongeveer vierkant is. Als u die niet hebt kunt u met Paint (zit in Bureauaccessoires), of met een ander fotobewerkingsprogramma, een bestaande foto uitsnijden zodat deze praktisch vierkant is. U slaat deze vierkante foto opnieuw op met een nieuwe naam. Klik nu op de werkbalk Tekenen op de knop Uit Bestand en blader naar de map en de foto die u als achtergrond wilt gebruiken. Klik op de betreffende forto en klik op openen (dubbelklikken op de foto kan ook. De foto staat nu in het document. Als de foto niet geselecteerd is (kleine vierkantjes langs de rand van de foto) klikt u ergens in de foto met de linker muisknop zodat deze geselecteerd is. Ga vervolgens naar menu Opmaak-Beeld en kies tabblad Type en u ziet het onderstaande venster. Haal het vinkje zonodig weg bij Verhoudingen behouden en vul bij Breedte en hoogte in: 12,5 cm en 11,7 cm. Klik vervolgens in tabblad Omloop op Doorloop. Laat de vier afmetingen op 0 staan en sleep de afbeelding helemaal links boven in het document tegen de margelijnen aan. U kunt tekst toevoegen door in de Tekenwerkbalk te klikken op T en op uw afbeelding een rechthoek te tekenen door de muis te verslepen.. Dit tekstvak kunt u opmaken door het tekstvak te selecteren en op Opmaak- 17

18 Object te klikken en daar te kiezen uit diverse opties. U kunt nu het eerste inlegvel opslaan en afdrukken. Het insteekvel voor de achterkant van het doosje is groter n.l. 13,7 cm breed en 11,7 cm hoog. Elk om te vouwen strookje is 0,7 cm breed. U maakt zoals boven beschreven een nieuw document, zet daar weer een afbeelding in en zet de maten op 11,7 en 13,7 cm. Voer dezelfde handelingen uit zoals hiervoor beschreven tot en met de eventuele tekstvakken. Voor verticale tekst op de beide zijkanten gaat u als volgt te werk. Klik in de werkbalk Tekening op Lijn en trek een lijn links in de afbeelding een paar millimeter vanaf de zijkant. Dubbelklik dan met links op de lijn en Typ de tekst die u op de zijkant wilt plaatsen. Zodra u buiten het tekstveld klikt wordt de tekst verticaal langs de lijn geplaatst. U kunt nu eventueel de lijn (en dus de tekst) nog iets verplaatsen. Klik nogmaals op de Lijn, kies Lijn en tabblad Lijn en selecteer bij Opmaakprofiel Onzichtbaar. De lijn verdwijnt nu en de tekst blijft staan. Herhaal dit voor de tekst op de rechterkant van dit insteekvel. Als alles klaar is slaat u het document op en drukt het af. Netjes uitsnijden en u hebt uw CD hoes klaar. Dvd-hoesjes maken met Writer. Open een leeg document in Writer Kies in menu Opmaak-Pagina voor Liggend Stel de boven- en ondermarge in op 1,3 cm en de linker en rechter marges op 0,6 cm Klik op OK Klik in de werkbalk Tekeningen op Rechthoek en sleep met de linker muisknop een rechthoek in het document. De grootte is niet van belang, dat wordt nu geregeld. Klik in de rechthoek met de rechter muisknop en kies Grootte en positionering. U ziet nu onderstaand venster. 18

19 Schakel zonodig het vakje Verhoudingen behouden uit. Vul in Hoogte:18,1 cm en breedte: 13 cm. Vul voor positie Horizontaal en Verticaal beide 0 in. Zet naast de gemaakte rechthoek een nieuwe rechthoek met Hoogte:18,1 cm, Breedte 1,3 cm met positie Horizontaal 13 cm en Verticaal 0 cm. Zet daarnaast nog een rechthoek met de maten Hoogte 18,1 cm, Breedte 13 cm Positie Horizontaal 14,6 cm en Verticaal 0 cm Het basisontwerp is nu klaar. Sla dit op voor later gebruik voor een andere dvd-hoes. U kunt nu het basisontwerp invullen en verfraaien met tekst d.m.v. Tekst (T in de Tekeningen-werkbalk) en/of afbeeldingen. Het invoegen van afbeeldingen is beschreven in Plaatjes invoeren op blz. 7 in dit boekje en hoe u vertikale tekst kunt plaatsen is beschreven in de workshop CD-hoes maken op blz

20 Een boekje maken in A5 formaat. Het komt weleens voor dat je een klein boekje wil maken van een kort verhaal of een ander document. Na lang zoekwerk vond ik op internet een oplossing voor het maken van A5 boekjes met behulp van OpenOffice. De beschreven methode gaat uit van een veelvoud van 4 pagina's. Dit is logisch, want er gaat vier A5 pagina's op een dubbelzijdig gebruikt A4 vel. dus 4, 8, 12, 16, 20, 24, 28, Pagina's. Indien uw document maar 26 pagina's heeft, voeg dan twee lege pagina's toe. Hoe print ik een A5 boekje? Maak het document op zoals u dat gewend bent in A4. U dient wel rekening te houden dat een A4 pagina wordt verkleind tot ongeveer 75%. Gebruik daarom een iets grotere font. Ik ga er vanuit dat u uw document al hebt openstaan en dat deze alleen maar geprint dient te worden. Kies in het menu Bestand de optie Afdrukken en klik hierop. U ziet nu het venster van uw standaardprinter. In dit voorbeeld is dat een een HP Laserjet 1022 printer. Indien u meerdere printers hebt aangesloten, kies hier dan eerst de juiste printer. Klik daarna op Eigenschappen en kies voor Liggend en papierformaat A4, 1 pagina per vel en handmatig dubbelzijdig afdrukken. Klik hierna op Overige en u ziet onderstaand scherm. 20

21 Het boekje moet nu in twee etappes worden afgedrukt. Eerst geeft u aan: Linkerpagina en Prospectus en u klik twee keer op OK. De linkerpagina's worden nu afgedrukt. Het kan zijn dat u na een of meerdere pagina's op de knop op uw printer moet drukken. Nadat de pagina's op een kant zijn afgedrukt, sorteert u deze in omgekeerde volgorde en legt het stapeltje terug in het invoervak van de printer (in dezelfde stand waarin u deze hebt uitgenomen). Vervolgens klikt u weer op Overige en selecteert Rechterpagina en Prospectus. U klikt weer twee keer op OK en de pagina's worden geprint. Deze werkwijze kan anders zijn voor andere printers. Voor een Canon 4200 hoeft u b.v. slechts in te stellen dat Staand moet worden afgedrukt en bij Paginainstelling geeft u aan Boekje afdrukken. Watermerk Als u een document maakt en u wilt aangeven dat het nog een concept is kunt u dit aangeven door er CONCEPT boven te zetten. Dit kan echter gemakkelijk worden afgeplakt en dan blijkt nergens uit dat het nog een concept was. Een effectiever oplossing is dan om een watermerk in de afdruk op te nemen. Dit gaat als volgt: Open het document. Ga in het Menu naar Opmaak-Pagina-Achtergrond en kies bij Als: afbeelding en blader naar de afbeelding van uw keuze.. Inhoudstabellen en indexen Als u een lang document in Writer maakt, bijv. een rapport, een verslag of iets dergelijks, kan het handig zijn om een inhoudstabel te maken, waardoor bepaalde delen gemakkelijker terug te vinden zijn. Als u een dergelijke inhoudsopgave handmatig maakt, moet u, bij wijzigingen er steeds op letten dat u aanvullingen ook in de inhoudsopgave zet en dat u de paginanummers aanpast. Writer heeft hiervoor een oplossing om dat automatisch te doen. Dit gebeurt door het toepassen van Opmaakprofielen. Writer kent een aantal van deze Opmaakprofielen. U kunt zelf ook een opmaakprofiel maken, of een bestaand opmaakprofiel aanpassen. In deze workshop gebruiken we een van de standaard opmaakprofielen die Writer aan boord heeft. 21

22 U kunt deze Opmaakprofielen zien door in het menu Opmaak te klikken op Stijlen en Opmaak. Aan de rechterkant van uw scherm verschijnt dan een paneel zoals weergegeven in nevenstaande afdruk. U kunt kiezen uit een aantal opmaakprofielen. Weergegeven is het menu van het profiel Automatisch. Als het document klaar is wijst u de koppen toe, b.v. De hoofdkop is Kop1, de koppen van hoofdstukken Kop2 en binnen een hoofdstuk krijgt een kop Kop3. De overige tekst krijgt Standaard. Als het document klaar is en u de inhoudsopgaven wilt maken dan gaat u naar het begin van het document. Dit kan op een snelle manier met de toetscombinatie Ctrl+Home in te drukken.. Met Ctrl+End springt u weer naar het eind van het document als dat nodig is. Bij het begin van het document voegt u een nieuwe pagina toe door zo vaak op de Enter toets te drukken dat de eerste regel van het document bovenaan de volgende pagina staat. Daarna plaatst u de cursor bovenaan in de blanco pagina. Klik daarna in het menu Invoegen-Inhoudsopgave en Registers en klik op de tab Index/Inhoudsopgave. Selecteer Inhoudsopgave in het vak Type. Selecteer de gewenste opties en klik op OK. Het idee achter een inhoudsopgave is dat u snel een bepaalde tekst kunt opzoeken. Zorg er dan ook voor dat de optie Paginanummers weergeven is ingeschakeld. Als u die paginanummers rechts uitlijnt komt dat de leesbaarheid ten goede. Als u op OK klikt wordt de inhoudsopgave automatisch gemaakt. Als u later het document wijzigt klopt de paginaaanduiding in de inhoudsopgaven niet meer.. Dit kunt u eenvoudig herstellen door ergens 22

23 in de inhoudsopgave te klikken met de rechter muisknop en te kiezen voor Inhoudsopgave bijwerken. Als u in het document de structuur hebt aangebracht zoals boven beschreven kunt u snel naar een gewenst deel van het document navigeren door op de knop Navigator in het menu te klikken. Links op uw scherm verschijnt dan een venster waarin de gemaakte structuur met de diverse niveaus van koppen wordt weergegeven. U kunt dat venster langer maken door de onderste grens van het venster naar beneden te slepen. Als u dubbelklikt op een van de getoonde koppen wordt de cursor in het rechterscherm verplaatst naar de gewenste plaats in het document. Adressen op enveloppen afdrukken Eén enkele envelop voorzien van een adres. Open Writer menuoptie Invoegen-envelop Klik op de tab Envelop Typ de adresgegevens in het vak Geadresseerde en de eventuele afzendergegevens in het vak Afzender. Klik daarna op Formaat en kies de soort envelop. 23

24 Voor een A5 formaat envelop kiest u C5 en stelt u de posities in op 16 cm en 11 cm voor Geadresseerde zoals boven aangegeven. Voor andere formaten enveloppen moet u zelf de juiste positie proefondervindelijk vaststellen. Met de standaard instellingen staan de gegevens te veel naar links en te hoog. Klik op het tabblad Printer Kies de envelopinvoer die bij uw printer past. Bij sommige printers kunt u enveloppen invoeren in een afzonderlijk vak in het midden (HP Laserjet 1020 serie) en bij andere printers moet u enveloppen in het normale invoervak rechts plaatsen (Canon 4200). In het eerste geval kiest u dus voor het plaatje zoals boven aangegeven; in het tweede geval kiest u het meest rechtse plaatje. 24

25 De wijze waarop u de enveloppen in de invoerbak moet leggen hangt ook van de printer af. U moet dat proefondervindelijk vaststellen of de gebruiksaanwijzing lezen. Klik tenslotte op Nieuw Document en daarna op Bestand- Afdrukvoorbeeld. Als alles er goed uitziet drukt u op Bestand Afdrukken. Adressen op enveloppen printen vanuit een bestand. Voordat u in Writer adressen kunt gebruiken uit een adressenbestand moet u dat bestand als zodanig aan OpenOffice bekend maken. Stel we hebben een Excel adressenbestand dat we willen gebruiken dat staat in map Mijn Documenten-PVGE Best met bestandsnaam Afdelingsbestuur. We gaan dan als volgt te werk: (dit hoeft voor elk bestand slechts éénmaal te gebeuren). Kies in het menu Bewerken-Database wisselen U klikt op Bladeren en zoekt het gewenste bestand op en klikt op Openen. In het venster Beschikbare databases verschijnt nu het gekozen bestand. Klik daarna op Sluiten. Als u een verkeerd bestand hebt gekozen kunt u dit uit de lijst verwijderen met menuoptie Extra-Opties-OpenOffice.org Base- Databases U klikt op het te verwijderen bestand en op Verwijderen. Bevestig met Ja en klik op OK. U kunt nu het bestand gebruiken als basis voor het printen van adressen op enveloppen (of voor etiketten) Open in Writer menuoptie Invoegen-envelop 25

26 We zien nu bovenstaand venster, dat hetzelfde venster is als boven beschreven voor het printen van een enkel adres op een envelop. De handelingen zijn precies dezelfde als boven beschreven, met dien verstande dat het vullen van het vak Geadresseerde anders gaat. In plaats van het typen van een enkel adres in dit vak gaan we als volgt te werk. Klik op Gegevensbron (of Database, afhankelijk van de versie van Writer) en kies het gewenste bestand. (in ons geval Afdelingsbestuur). Klik vervolgens op Tabel en kies Blad1. Klik vervolgens op Gegevensbronveld (of Databaseveld) en klik achtereenvolgens op de velden die u in het adres nodig hebt en op de pijl naar links om deze velden in het vak Geadresseerde te plaatsen. Daarna klikt u in het veld Geadresseerde achter Naam en drukt u op Enter. De andere velden verschuiven nu naar de tweede regel. Evenzo zet u Postkode en Plaats op regel 3 en met de spatiebalk zet u een spatie tussen Postkode en Woonplaats. Nadat u met de tabbladen Formaat en Printer dezelfde instellingen hebt gekozen als boven beschreven bij het printen van een enkele envelop en het vak Afzender hebt ingevuld of uitgeschakeld klikt u op Nieuw document. Daarna kunt u een afdrukvoorbeeld bekijken en als dat er goed uitziet Afdrukken zoals boven beschreven. Op de vraag of u standaardbrieven wilt afdrukken antwoord u Ja. Dan krijgt u weer het venster waarin u de records ziet van het gekozen bestand. Selecteer nu de records waarvan u enveloppen wilt en klik op OK. Wijzigingen Als u een document heeft gemaakt dat door iemand anders moet worden beoordeeld en eventueel moet worden gewijzigd is het handig om daarvoor de wijzigingsmethode te gebruiken die in Writer is opgenomen. U kunt dan, als u het gewijzigde document terugkrijgt eenvoudig de wijzigingen accepteren of niet accepteren zodat u niet alle wijzigingen zelf handmatig hoeft in te voeren. Een en ander werkt als volgt: Degene die het document heeft ontvangen en wijzigingen wil aanbrengen gaat als volgt te werk: Open het document in Writer Kies de menuoptie Bewerken-Wijzigen-Opnemen. 26

27 U zult zien dat alle wijzigingen die u aanbrengt in een afwijkende kleur worden weergegeven. Als u alle wijzigingen hebt aangebracht slaat u het document op en verstuurt het aan de oorspronkelijke maker. De oorspronkelijke auteur van het document leest het document in in Writer en kiest menuoptie Bewerken-Wijzigingen-Weergeven ziet dan de wijzigingen in de afwijkende kleur weergegeven. Hij klikt vervolgens in het menu Bewerken op Wijzigingen-Accepteren of Verwerpen en krijgt dan een venster waarin alle wijzigingen zijn weergegeven. Door elke wijziging een voor een te selecteren en te kiezen voor accepteren of verwerpen werkt hij alle wijzigingen stuk voor stuk af. Hij kan ook kiezen voor alles accepteren, maar dan krijgt hij de wijzigingen niet meer allemaal te zien voor hij deze al of niet accepteert. 27

28 TIPS Selecteren woord of regel(s) U kunt een woord selecteren door middel van slepen met de cursor ( de muis bewegen met ingedrukte linker muisknop), maar veel eenvoudiger gaat het als u dubbelklikt op een woord. Als u in de kantlijn de cursor sleept kunt u meerdere regels selecteren. Kleine letters/hoofdletters U kunt kleine letters omzetten naar hoofdletters en omgekeerd door de betreffende tekst te selecteren (zie boven hoe dat kan) en vervolgens in menu Opmaak/Hoofdlettergebruik te kiezen voor Hoofdletters, respectievelijk kleine letters. Uitschakelen automatische opmaakfuncties Als u ergens in uw tekst een punt of dubbele punt plaatst, b.v. bij een afkorting, dan vervolgt Writer met een hoofdletter. Dat kunt u uitschakelen als u dat wilt: Ga naar Menu-Extra-Autocorrectie opties Als Zinnen beginnen met hoofdletter aangevinkt staat klikt u op uitzonderingen. Daar kunt u aangeven in welke situaties er niet met een hoofdletter begonnen moet worden. Gebruik van de functies Zoeken en Vervangen Als u in een bestaand document een woord dat meerdere keren voor komt wilt vervangen door een ander woord kunt u dat snel en eenvoudig als volgt doen. Ga naar Menu- Bewerken-Zoeken en klik op de tab Vervangen. U ziet dan onderstaand venster. Type het te vervangen woord in het veld Zoeken en het nieuwe woord in veld Vervangen door: Klik daarna op Alles vervangen. Als u een woord wilt verwijderen vult u bij Vervangen door: niets in. 28