in de Vleesproductie

Transcriptie

1 in de Vleesproductie Werktuigen voor het bedrijfsoverkoepelende kwaliteits- en gezondheidsmanagement

2 2

3 in de Vleesproductie Werktuigen voor het bedrijfsoverkoepelende kwaliteits- en gezondheidsmanagement 3

4 Uitgever en Copyright GIQS e.v. Emmericher Str Kleve uitsland Projectkantoor Universiteit Bonn Instituut voor ierwetenschappen Katzenburgweg Bonn Tel.: Fax: Realisatie: Gereon Schulze Althoff, Verena Schütz Vertalingen: Catrin Nitsche Vormgeving: formfindung, Köln ruk: ruck Center Meckenheim Gefinancierd door het EU INTERREG IIIA programma van de Euregio Rijn-Waal, het Nederlandse Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit, de Provincie Gelderland alsook de Ministeries van Economische Zaken uit Nordrhein-Westfalen en Niedersachsen. 4

5 Inhoud EU Interreg IIIA Project van de Euregio Rijn-Waal: GRENSOVERSCHRIJENE GEÏNTEGREERE KWALITEITSBORGINGSSYSTEMEN IN E VLEESPROUCTIE 1 INLEIING 7 2 OPBOUW VAN HET PROJECT 11 3 WERKGROEPEN Bestandsbegeleiding Systeemontwikkeling Program Management Slachtdier- en Vleeskeuring 25 4 PILOTKETENS Pilotketen Gelderland Pilotketen Osnabrück Pilotketen Rheinland 34 5 WERKTUIGEN Bedrijfsoverkoepelend data warehouse systeem GIQS Backbone Softwaretools voor het ketengerichte audit-, documenten- en risicomanagement Checklistenmodel voor de bestandsbegeleiding Aanmeld- en adviesmodule bij het Salmonella monitoring Monetaire rekenmodellen voor kwaliteitsprogramma s Handleiding risicogeoriënteerde slachtdier- en vleeskeuring 52 6 PUBLICITEIT 55 7 EFFECTEN 57 8 AUTEUREN EN CONTACT 60 9 BETROKKEN PERSONEN 61 5

6 Voorwoord VOORWOOR e toekomstige markt maakt de vorming van netwerken tussen het kwaliteitsmanagement, langs de ketens van toegevoegde waarde, over de ondernemings- en landsgrenzen heen noodzakelijk. Ook de uits-nederlandse vleeseconomie staat voor deze uitdaging. Zij heeft al vijf jaar geleden erkend dat vooral op het gebied van preventieve consumentenbescherming gemeenschappelijke grens- en schakeloverschrijdende onderzoekscoöperaties onontbeerlijk zijn. Zonder een neutraal onderzoeks- en ontwikkelingsplatform zouden fundamentele innovaties binnen de vleesproducerende ketens schipbreuk kunnen lijden: de reden is vaak dat kleine en middelgrote ondernemingen van de groene en de rode kant niet in staat zijn de noodzakelijke inzet qua overleg op zich te nemen. In een vleesproducerende branche wordt de kans op een bruikbaar concept voor technische en organisatorische taken in het bedrijfsoverkoepelend kwaliteits- en gezondheidsmanagement steeds lager. Vooral doordat ze steeds meer op grensoverschrijdend werk en werkverdeling gericht zijn. e concepten moeten daarom niet meer door de afzonderlijke bedrijven worden ontwikkeld en getoetst, maar alleen samen met deskundigen uit de verschillende vakgebieden. Met deze achtergrond werd in januari 2001 de internationale vereniging GIQS (Grensoverschrijdende Geïntegreerde Kwaliteitsborging) gesticht, waarin uitse en Nederlandse deskundigen uit wetenschap, economie en administratie samenwerken. Onder het motto Kwaliteit leeft door uitwisseling van informatie hebben twaalf uitse en Nederlandse organisaties en ondernemingen voor de eerste keer samen aan de ontwikkeling van systemen voor het kwaliteits- en gezondheidsmanagement in de vleesproducerende economie gewerkt. Gefinancierd werd dit project met 3,3 miljoen euro door de Euregio Rijn-Waal (INTERREG IIIA-programma) en door het Nederlandse ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Voedselkwaliteit, de provincie Gelderland, de Ministeries van Economische Zaken uit Nordrhein-Westfalen en Niedersachsen alsook door de deelnemende ondernemingen uit de vleesproducerende economie. Uit de nauwe samenwerking van economie en wetenschap, waaronder de Universiteiten Bonn () en Wageningen (NL), ontstonden nieuwe en innovatieve werktuigen. Pilotpartners uit de Euregio s Rijn-Waal, Gronau en rijn-maas-noord deden mee aan het omzetten en toetsen van deze werktuigen. Ze gaven steun aan de boeren, de dierenartsen en de medewerkers van slacht- en verwerkingsbedrijven, waar een poging werd gedaan de kwaliteit van producten en processen doelgerichter te plannen en te controleren. Wij willen hierbij graag iedereen bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan het succes van het pilotproject: de medewerkers van de Euregio Rijn-Waal, van de ministeries en de universiteiten voor hun kostbare adviezen bij de stichting van GIQS en de steun bij de administratieve omzetting van het project; de leiders van de werkgroepen en de coördinatoren van de pilotketens voor hun competente en actieve medewerking; de meer dan 60 deskundigen uit 25 organisaties die tijdelijk of voortdurend met ideeën en kennis bij de vier thematische werkgroepen waren betrokken; de auteurs van dit verslag, die ook na afsluiting van het project als contactpersonen ter beschikking zullen staan. it rapport is een samenvatting van de belangrijkste projectresultaten. Het is zowel in het uits als ook in het Nederlands verkrijgbaar. Geïnteresseerden kunnen aanvullende details over de verschillende werktuigen en het gebruik daarvan in de pilotketens vinden op een nieuwe kennisplatform op Prof. r. Brigitte Petersen (Voorzitter GIQS e.v.) Gereon Schulze Althoff (Projectcoördinator) 6

7 Inleiding 1 INLEIING 1.1 Aanleiding en probleemstelling e betrekkingen tussen klanten en leveranciers binnen de agro-foodbusiness zijn, zoals bekend, heel complex en heterogeen. Crisisperioden in het bijzonder in de vleesbedrijvigheid, hebben steeds weer duidelijk aangetoond dat value added chains vlug en effectief kunnen reageren wanneer er solide, productieschakeloverkoepelende coöperaties aanwezig zijn. it geldt niet alleen voor de producerende ondernemingen maar ook voor private en overheidsactoren die met kwaliteitszaken langs de productieketen tot aan de handel bezig zijn. Meer dan vijf jaar geleden werd het idee geboren om een internationaal coöperatievoornemen onder het thema kwaliteitsmanagement in de vleesbedrijvigheid op te starten. Uit dit idee kwam het eerste grensoverschrijdende EU Interreg IIIA project voor actieve consumentenbescherming voort. e start van dit project viel in een heel turbulente crisisperiode voor de Europese vleesbedrijvigheid. e jaren werden gevormd door het begin van zwaarwegende veranderingen van de EU-wetgeving en de daaraan verbonden nieuwe verantwoordelijkheid voor ondernemingen en overheidsorganen. Het voorzorgprincipe werd voor alle schakels binnen een keten schriftelijk vastgesteld. it betekent voor de ondernemingen bewijzen te leveren voor controlesystemen onder eigen verantwoordelijkheid en volgens HACCP-principe aan de documentatieplicht te voldoen alsook het gebruik van informatie vanuit de voedselketen voor besluitondersteuning en traceerbaarheid, te waarborgen. Bovendien zijn de zakenpartners het gedurende de afgelopen jaren op nationaal en internationaal niveau eens geworden, over een omvangrijke catalogus van overeenkomsten waarop de meeste kwaliteitskeurmerken (QS, IKB e.d.) alsook auditstandaarden (b. v. IFS) gebaseerd zijn. e nieuwe EU-rechtspraak bepaalt aan beide kanten van de grens een uniform rechtsbestek voor ketengerichte aanzetten. it rechtsbestek beschrijft richtlijnen voor voedselveiligheid en -kwaliteit, maar biedt aan ondernemingen en verantwoordelijken meer speelruimte bij de concrete realisatie van hun controlemaatregelen onder eigen verantwoordelijkheid. Om deze speelruimte gelijktijdig als kans voor de verbetering van productie- en bedrijfsprocessen te gebruiken, hebben ondernemingen organisatorische, technische en vakkundige steun nodig. aarbij moet echter een groot aantal barrières worden overwonnen: grenzen tussen ondernemingen omdat QM-systemen vaak alleen op aparte bedrijven gericht zijn, grenzen op het gebied van competentie en verantwoordelijkheid van de actoren binnen value added chains, grenzen tussen landen, gevormd door verschillende talen, productievoorwaarden, kwaliteits- en informatiestandaarden, grenzen bij de organisatie van bedrijfsoverkoepelende informatiesystemen. Binnen de uits-nederlandse grensregio vormt de varkensvleesproductie aan beide kanten van de grens een belangrijke economische tak. In geen andere Europese regio heeft men er als toeleveranciersketen voor de handel, zo veel aan gedaan om qua kwaliteit een leidende positie in te nemen. e goede marktpositie proberen de binnen de Euregio s gevestigde ondernemingen door strategische allianties met partners aan beide kanten van de grens, ook op het gebied van onderzoek en ontwikkeling, te bewaren of verder uit te bouwen. it was een van de belangrijkste redenen voor het begin van het grensoverschrijdende project GIQS in de vleesproductie. 7

8 Inleiding 1.2 Projectdoelen Voor het begin van het project hebben de coöperatiepartners een gemeenschappelijk bovengeschikt doel afgesproken: het ging erom de binnen de Euregio Rijn-Waal, euregio rijn-maas-noord en EUREGIO Gronau bestaande bedrijfsoverkoepelende kwaliteits- en gezondheidsmanagementsystemen in de varkensvleesproductie te verbeteren en de concepten waarop ze gebaseerd zijn, te harmoniseren. Samen zouden daarvoor steunwerktuigen voor verschillende actoren langs de vleesproducerende keten worden ontwikkeld. Hierbij stond op de voorgrond: het vervullen van taken op het gebied van kwaliteitsmanagement voor de doelgroepen, mogelijk te maken. Omdat het grootste potentiaal voor verbeteringen in de bedrijfsoverkoepelende samenwerking op het gebied van het productiegedeelte biggenproductie tot verdere verwerking ligt, werd hier het zwaartepunt van de hoofdactiviteiten vastgesteld. Tabel 1 eeldoelen en taken binnen de aparte werkgroepen eeldoel en taken Het hoofddoel verdeelde zich in de in tabel 1 afgebeelde deeldoelen. Om zo breed mogelijk expertenkennis bij de ontwikkelingswerkzaamheden te betrekken, werden vier projectbegeleidende werkgroepen ingericht. e aparte deeldoelen voor iedere werkgroep staan in tabel 1. Verantwoordelijke werkgroep Ontwikkeling van teamadviesconcepten voor bedrijfsoverkoepelende oplossingen in het gezondheidsmanagement. Werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Verbetering van de registratie van gezondheidsdata in de landbouwproductie. Uitwerking van een pakket van bruikbare EV-oplossingen waarmee taken van verschillende actoren binnen het kwaliteitsmanagement effectief kunnen worden gesteund. aarbij staan uit de NEN ISO 9000 ff. afgeleide kwaliteitselementen op de voorgrond: Werkgroep 2 Systeemontwikkeling bedrijfsoverkoepelend informatiemanagement voor procesverbetering en traceerbaarheid alsook regelmatige beoordeling en keuze van leveranciers, uniform documentenmanagement voor de sturing en archivering van documenten, auditmanagement voor de sturing van het continue verbeteringsproces, preventief risicomanagement voor de opbouw en de uitbreiding van HACCP-concepten. Analyse van de standaarden IKB, QS en controleprogramma s onder eigen verantwoordelijkheid en uit kwalitatieve en economische gezichtspunten. Werkgroep 3 Program Management Uitwerking van voorstellen voor een wederzijdse erkenning van certificaten en voor de uitvoering van gecombineerde audits. Economische waardering van monitoringtaken in het gezondheids- en kwaliteitsmanagement, met behulp van mathematische modellen. Uitwerking van een voorstel voor de invoering van een risicogeoriënteerde slachtdier- en vleeskeuring alsook voor het gelijktijdige gebruik van de aanzet voor de verbetering van consumenten- en dierenbescherming binnen het bestand en bij het slachten. Werkgroep 4 Slachtdier- en Vleeskeuring 8

9 Inleiding e concepten en voorstellen uit de werkgroepen zouden drie pilotketens (Gelderland, Rheinland en Osnabrück) vanuit de Euregio Rijn-Waal, EUREGIO Gronau en euregio rijnmaas-noord, praktisch moeten beoordelen en realiseren. Bovendien was het het gemeenschappelijke doel van alle projectpartners door geschikte maatregelen op het gebied van kennistransfer de ontwikkelde concepten en maatregelen aan alle geïnteresseerden te presenteren en de functies ervan binnen het bedrijfsoverkoepelende kwaliteitsmanagement toe te lichten. 1.2 Projectgebied Het projectgebied van de Euregio Rijn-Waal, EUREGIO Gronau en euregio rijn-maasnoord ligt, zoals afbeelding 1 toont, tussen de concentratiegebieden Rhein-Ruhr in uitsland en de Randstad in Nederland. Het gebied strekt zich uit over een totale oppervlakte van km 2. e uitse regio en steden nemen daarbij rond km 2 en de Nederlandse provincies rond km 2 van de totale oppervlakte voor hun rekening. Al met al leven hier ongeveer 7,7 miljoen mensen, 4,9 miljoen aan de uitse en 2,8 miljoen aan de Nederlandse kant. Afbeelding 1 Het projectgebied van de Euregio Rijn-Waal, euregio rijn-maas-noord en EUREGIO Gronau e door de landbouw gevormde regio vormt één van de belangrijkste varkensvlees producerende centra binnen Europa. Meer dan 16 miljoen varkens worden hier op ongeveer bedrijven gehouden. Bijna 80 kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) in deze regio zijn gespecialiseerd in het slachten en verwerken van varkensvlees. Om het concurrentievermogen van deze ondernemingen op lange termijn te kunnen waarborgen, is een overkoepelende, maar vooral grensoverschrijdende samenwerking van de productieschakels van grote betekenis. 9

10 Inleiding e begeleiding van het project heeft de Euregio Rijn-Waal vanuit haar kantoor in Kleve gecoördineerd. Het projectwerk was Euregio-overschrijdend met partners uit de euregio rijn-maas-noord en EUREGIO Gronau uitgevoerd. e Euregio Rijn-Waal Verdere informatie over de Euregio s en het Interreg IIIA programma: Euregio Rijn-Waal Euregio Gronau euregio rijn-maas-noord e integratie in Europa is één van de belangrijkste onderwerpen van de 21e eeuw. e actieve deelname aan deze ontwikkeling is het doel van de Euregio Rijn-Waal. eze werd eind jaren 60 opgericht als werkgroep van district, gemeenten, Kamers van Koophandel en regionale overheden aan beiden kanten van de grens. Hierdoor stimuleert de Euregio Rijn-Waal de grensoverschrijdende samenwerking in het uits-nederlandse rivierengebied tussen Rijn, Waal en Maas, een gebied met ongeveer 2,7 miljoen inwoners. Op dit moment heeft de Euregio Rijn-Waal 54 leden in het gebied tussen uisburg en Wageningen. aartoe behoren de districten Kleve en Wesel, uitse en Nederlandse gemeenten, regionale overheden en instanties zoals bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel en het Landschaftsverband Rheinland. eze leden leveren een actieve bijdrage aan de verbetering van de leefsituatie van de burgers in het grensgebied. Sinds 1993 is de Euregio Rijn-Waal een publiekrechtelijk openbaar lichaam dat al meer dan 10 jaar het Interreg-Programma van de Europese Commissie in de regio uitvoert. Het Interreg-Programma is het belangrijkste stimuleringsinitiatief van de Europese Unie om grenshindernissen op regionaal niveau te overwinnen. Het doel is de versterking van de regio op economisch en cultureel gebied. In de directe nabijheid van de grens zijn de verschillen tussen uitsland en Nederland duidelijk zichtbaar. Het gaat daarbij om verschillen in de wetgeving, het onderwijssysteem, het belastingstelsel en niet in de laatste plaats om verschillen in taal en cultuur. e Euregio Rijn-Waal zet zich er voor in dat deze verschillen geen hindernis meer vormen voor de praktische samenwerking tussen de twee buurlanden. e binnengrenzen van Europa mogen tenslotte de ontwikkeling van de Europese integratie niet langer in de weg staan. Belangrijke werkterreinen zijn onder andere de aanpassing van beroepskwalificering en arbeidsmarkten, de stimulering van grensoverschrijdende economische activiteiten, de toeristische ontsluiting van de regio, de samenwerking in wetenschap en techniek, de bevordering van socio-culturele activiteiten en samenwerking in landbouw en natuurbescherming. Milieu, natuur en landschap zijn nauw met elkaar verweven. Hun structuren houden niet op bij de landsgrens. aarom is het van belang om hierover overleg te voeren op euregionaal niveau, want juist in de grensstreek worden de hiaten in de wet- en regelgeving tussen beide landen het eerst zichtbaar. e Euregio Rijn-Waal laat partners uit beide landen hun krachten bundelen zodat er initiatieven ontstaan die binnen de landsgrenzen anders moeilijk of nauwelijks te realiseren zijn. Zo is ook GIQS een project dat uitstekend in het werkveld past van de Euregio Rijn-Waal. e Euregio Rijn-Waal wordt gefinancierd door bijdragen van de leden en door financiële middelen van de deelstaat Nordrhein-Westfalen en van de provincies Gelderland, Noord-Brabant en Limburg. In het kader van het Interreg IIIA programma ontvangt de Euregio Rijn-Waal middelen van de Europese Unie en de ministeries van Economische Zaken uit Nederland en Nordrhein-Westfalen. 10

11 Opbouw van het project 2 OPBOUW VAN HET PROJECT 2.1 Projectpartners e twaalf uitse en Nederlandse partnerorganisaties uit onderzoek, industrie, administratie en advies hebben intensief aan de projectwerkzaamheden deelgenomen. Zij zijn via een coöperatieovereenkomst erbij betrokken en hebben door middel van een eigen aandeel ook financieel aan de realisatie van het voornemen deelgenomen. Uit tabel 2 blijken de aparte werkgebieden en projecttaken van de desbetreffende partners. Tabel 2 Projectpartners, hun werkgebieden en projecttaken Partnerorganisaties GIQS e.v., Kleve Universiteit Bonn, Instituut voor ierwetenschappen, Afdeling: Preventief Gezondheidsmanagement Wageningen Universiteit, Business Economics Group Tierärztliche Hochschule Hannover, Afdeling voor Epidemiologie, Bakum Kreis Kleve Afdeling voor Veterinaire Zaken en Voedselbewaking Gezondheidsdienst voor ieren (G), eventer Landwirtschaftskammer NRW, Vakgroepen ierenproductie en iergezondheid, Bonn en Münster Landwirtschaftskammer Weser-Ems, Vakgroep iergezondheid, Oldenburg Werkgebieden Grensoverschrijdend coöperatieplatform voor publiekprivate onderzoeks- en ontwikkelingsvoornemen in de agro-foodbusiness Relevante onderzoekszwaartepunten: Ontwikkeling van computergesteunde informatiesystemen en prognosemodellen voor de steun van de descriptieve en prognostische epidemiologie Ontwikkeling van instrumenten voor gezondheidsvoorzorg- en kwaliteitsmanagementsystemen in de agro-foodbusiness op het niveau van aparte bedrijven en bedrijfsoverkoepelend Relevante onderzoekszwaartepunten: Management en bedrijfseconomische aspecten van de veehouderij, economische en politieke aspecten van dierziekten en voedselveiligheid Relevante onderzoekszwaartepunten: voedselveiligheid voor oogsten bestandsbegeleiding epidemiologie Onder meer de uitvoering van de ambtelijke slachtdier- en vleeskeuring op de, binnen het district Kleve gevestigde, slachtlocaties Onafhankelijk veterinairmedisch onderzoeksinstituut voor particuliere en ambtelijke taken Meest belangrijke werkgebieden: waarborging van diergezondheid in samenhang met veilig voedsel e Landwirtschaftskammern Nordrhein-Westfalen en Weser-Ems hebben de taak de landbouw te bevorderen. Verder begeleiden zij de in de landbouw werkzaam zijnde mensen en versterken in het kader van hun taken de landelijke ruimte. Binnen de Vakgroepen ierenproductie en iergezondheid staan contactpersonen voor overkoepelende taken in het gezondheidsmanagement voor boeren, dierenartsen en overheidsinstanties ter beschikking. Projecttaken Projectverantwoordelijke, volledige coördinatie, kennistransfer Wetenschappelijke leiding, leiding van werkgroep 2 Systeemontwikkeling en werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Ontwikkeling van gebruiksconcepten voor brancheneutrale managementsystemen voor kwaliteits- en gezondheidsmanagement Medewerking en overname van deeltaken binnen de werkgroepen 1, 3 en 4 Leiding van werkgroep 3 Program Management Ontwikkeling van EV-rekenmodellen voor strategische beslissingen binnen kwaliteitsprogramma s Leiding van werkgroep 4 Slachtdier- en vleeskeuring Ontwikkeling van een handleiding voor de invoering van een risicogeoriënteerde slachtdier- en vleeskeuring Medewerking werkgroep 4 Slachtdier- en vleeskeuring alsook bij de pilot-realisatie binnen pilotketen Rheinland. Leiding werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Uitwerking en technische realisatie van een checklistenmodel voor het teamadvies Medewerking werkgroep 2 Systeemontwikkeling Medewerking werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Inbrengen van vakkundige competentie op het gebied van checklisten en zwakke-plekken-analyses, steun van activiteiten binnen pilotketen Rheinland Medewerking werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Inbrengen van vakkundige competentie op het gebied van checklisten, zwakke-plekken-analyses, bedrijfsadvies Medewerking werkgroep 2 Systeemontwikkeling Uitbreiding Salmonella monitoring, ontwikkeling van een aanmeld- en adviesmodule voor probleembedrijven Medewerking werkgroep 3 Program Management 11

12 Opbouw van het project Partnerorganisaties umeco b.v., Boxtel (tot eind 2004 Nutreco, Swine Research Centre) Erzeugergemeinschaft Osnabrück (EGO), Georgsmarienhütte Erzeugergemeinschaft Rheinland, Krefeld Versandschlachthof Niederrhein, Kalkar Werkgebieden Voedselconcern gespecialiseerd op vleesproductie van boer tot bord Geïntegreerde productie en vermarkting van kwaliteitsvlees uit gecontroleerde opfok Gemeenschappelijke vermarkting van vleesvarkens, systeemadvies kwaliteitsborging, coördinatie van producentenbelangen Slachtlocatie gespecialiseerd in het slachten van varkens en runderen Projecttaken Leiding Pilotketen Gelderland Leiding Pilotketen Osnabrück Leiding Pilotketen Rheinland Pilot-slachthuis Pilotketen Rheinland e veelvuldige taken werden door 13 overige organisaties uit Nederland en uitsland gesteund (zie onderstaand kader). Overige projectdeelnemers binnen de werkgroepen Vanuit uitsland: BALVI GmbH r. Berns Laboratorium MOUS Consult PC-Agrar PLATO AG Qualität und Sicherheit (QS) GmbH Vanuit Nederland: Chainfood b.v. Productschappen Vee, Vlees en Eieren (PVE) Universität Utrecht, Fakulteit voor Veterinairmedecijnen Voedsel en Waren Autoriteit (VWA/ RVV) Qualitype AG Veterinäramt Kreis Osnabrück Ministerium für Umwelt, Naturschutz, Landwirtschaft und Verbraucherschutz NRW Wel zijn er al vóór het begin van het project bilaterale coöperaties binnen talrijke onderzoeks- en ontwikkelingsgebieden aanwezig geweest. Een samenvoeging van deze gedeeltelijk parallelle activiteiten onder een gemeenschappelijk projectdoel, de verdere ontwikkeling en verbetering van bedrijfsoverkoepelende kwaliteits- en gezondheidsmanagementsystemen in de grensregio, was echter nieuw. Basis voor de grensoverschrijdende coöperatie was een gestructureerd projectplan waarin verantwoordelijkheden en takenpakketten zijn vastgesteld. e deeltaken van het project moesten naar aparte taken voor de vele betrokken organisaties worden onderverdeeld. Een verplicht tijdschema voor de uitwerking daarvan, concepten en werktuigen vergemakkelijkten de coördinatie hiervan. 12

13 Opbouw van het project 2.2 Projectfases Het project verdeelde zich naar vijf fases, weergegeven door afbeelding Opbouw van de projectstructuur Situatie in bedrijfsoverkoepelend kwaliteitsmanagement Ontwikkeling van de werktuigen Omzetten en toetsen van de resultaten Transfer en verspreiding van de projectresultaten Opbouwfase Analysefase Ontwikkelingsfase Validatiefase Berichts- en multiplicatiefase Werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Pilotketen 1 Gelderland Kennistransfer Werkgroep 2 Systeemontwikkeling Pilotketen 2 Osnabrück Werkgroep 3 Program Management Werkgroep 4 Slachtdier- en Vleeskeuring Pilotketen 3 Rheinland Afbeelding 2 Chronologische volgorde van de fases van het coöperatieproject Toen het project van start ging, stond allereerst de opbouw van een duidelijke coöperatie- en communicatiestructuur voor alle projectpartners op de agenda. Alleen daardoor was het mogelijk om aan de inhoudelijke en administratieve eisen bij de uitvoering van een EU Interreg IIIA project met een dergelijke heterogene partnerstructuur te voldoen. Gesteund door adviseurs van de onderneming AFC Consultants International, werd gedurende kick-off workshops in april en mei 2002 de samenwerking van alle projectpartners afgestemd. Individuele projectplannen voor iedere werkgroep en pilotketen stelden doelen, activiteiten, interne indicatoren en verwachte resultaten vast. Uit de vastgestelde doelstellingen van de planningsworkshops en de voor de partners belangrijkste eisen van het EU Interreg IIIA programma, stelde het projectkantoor een handboek voor alle partners samen. it GIQS Projecthandboek werd met de Euregio Rijn-Waal besproken en houdt onder andere in: een gedetailleerd werkplan bestaande uit speciaal samengestelde handleidingen voor projectorganisatie met betrekking tot inhoudelijk projectwerk, communicatie, middelenbeheer en aanschaffingen. Het diende voor de partners als basis voor de gemeenschappelijke werkzaamheden en bovendien voor het projectkantoor als een effectief stuurinstrument voor de vooruitgang van het project. Gebaseerd op de resultaten van de opbouwfase kon in de zomer 2002 met de eigenlijke projectwerkzaamheden worden begonnen. Tot en met eind 2002 werden analyses van de bestaande situatie uitgevoerd. eze brachten overeenstemmingen en verschillen ten aanzien van: wettelijke eisen, opbouw, organisatie, en uitvoering van kwaliteits- en gezondheidsmanagement in Nederland en uitsland naar voren. e resultaten vormden de basis voor de gemeenschappelijke werkzaamheden in de vier werkgroepen en de drie pilotketens. 13

14 Opbouw van het project Voortbouwend op de analyseresultaten hebben zich vier werkgroepen met Nederlandse en uitse experts gevormd. Zij bewerkten specifieke vraagstellingen, die in het kader van ketengericht kwaliteitsmanagement van bijzondere betekenis zijn. Een gedetailleerde beschrijving en verwerking van de projectresultaten tot werktuigen voor het bedrijfsoverkoepelende kwaliteitsmanagement ook op rie pilotketens (Gelderland, Osnabrück en Rheinland) hebben de ontwikkelingen uit de werkgroepen gerealiseerd en getoetst. Iedere pilotketen was verantwoordelijk voor specifieke zwaartepunten en moest van tevoren onder eigen verantwoordelijkheid aan zekere organisatorische en technische eisen voldoen. Het transfer van de binnen het project behaalde resultaten gebeurde via verschillende media (internet, film en printmedia) en bereikte daardoor een grote kring van geïnteresseerden. Bovendien werden eigen demonstratieworkshops uitgevoerd en uitnodigingen voor voordrachten voor verschillende belangengroepen aangenomen. Gesprek tussen twee bij het project betrokken boeren 14

15 Opbouw van het project 2.3 Project management uidelijke managementstructuren maakten een efficiënte en doelgerichte projectsturing mogelijk, die echter voldoende flexibiliteit voor tussentijds noodzakelijke aanpassingen toeliet (zie afbeelding 3). Kern was een decentrale verdeling van verantwoordelijkheden. Projectkantoor Stuurgremium Begeleidende commissie Vertegenwoordigers van de betrokken ministeries Afbeelding 3 Managementstructuur van het project Werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Werkgroep 2 Systeemontwikkeling Werkgroep 3 Program Management Werkgroep 4 Slachtdier- en Vleeskeuring G eventer Universiteit Bonn Universiteit Wageningen Tiho Hannover Pilotketen Gelderland Pilotketen Osnabrück Pilotketen Rheinland GIQS had als projectverantwoordelijke de volgende taken: de aanbesteding van middelen volgens de voorschriften, het bereiken van projectdoelen alsook de communicatie met de financiers en het programma management van de Euregio Rijn-Waal te waarborgen. Gestuurd werd het project door de contractueel gebonden projectpartners, gelijkgesteld vertegenwoordigd door het stuurgremium, oftewel het adviescollege. Het stuurgremium kwam twee keer per jaar bijeen en heeft de wezenlijke beslissingen voor de afwikkeling van het voornemen genomen. Bijeenkomst van het stuurgremium e operationele taken heeft het projectkantoor op zich genomen. e taken werden door GIQS overgenomen, gesteund door de administratie van de Universiteit Bonn. aardoor was het mogelijk op de ressource van de universiteit, met het oog op de administratie van externe financiën, terug te kunnen grijpen. Medewerkers werden aangesteld voor de werkzaamheden, die gedurende bijzonder werkintensieve periodes op korte termijn door extra personeel ondersteund konden worden. it maakte een effectieve projectadministratie mogelijk. Het projectkantoor was voor alle vragen van de projectleiding verantwoordelijk waaronder het schrijven van de kwartaal- en jaarverslagen, uitnodiging en moderatie van de bijeenkomsten van het stuurgremium en de begeleidende commissie, communicatie en public relations en vertegenwoordiging van het project in externe adviescommissies. Verder steunde het projectkantoor de werkgroepen bij de uitvoering van het project en coördineerde het de uitwisseling bij overschrijdende onderwerpen. 15

16 Opbouw van het project e projectdeelnemers organiseerden zich in vier werkgroepen en drie pilotketens (zie tabel 1). Regelmatige bijeenkomsten dienden ter afstemming van verdere handelwijzen, discussie over activiteiten en resultaten, maar ook voor grensoverschrijdende ervaringsuitwisseling van de betrokken organisaties. e desbetreffende werkgroepleiders waren voor de sturing en controle van de ontwikkelings- en toetsingswerkzaamheden verantwoordelijk. Zij informeerden het projectkantoor per kwartaal over de vooruitgang van het project. Het projectkantoor gebruikte deze informatie voor de sturing van het gehele project en als inhoud voor de kwartaalverslagen aan de Euregio. Een begeleidende commissie uit vertegenwoordigers van de Euregio, Ministeries van Landbouw en ondergeschikte overheidsorganen discussieerde één keer per jaar over de voortgang van het project en de mogelijke uitwerking op politieke beslissingen. 16

17 Werkgroepen 3 WERKGROEPEN 3.1 Bestandsbegeleiding oelstelling en activiteiten iergezondheidsdiensten en producentengemeenschappen spannen zich thans in om maatregelen in het gezondheidsmanagement op aparte bedrijven en bedrijfsoverkoepelend op biggenproducerende bedrijven en mesterijen, met elkaar te combineren. Bij het preventieve gezondheidsmanagement op een veehouderijbedrijf horen: belastende factoren en risico s in het milieu van de dieren te herkennen en tijdig te verwijderen, aandoeningen bij het afzonderlijke dier in het subklinische stadium vroegtijdig te ontdekken om tijdig doelmatige metafylaxe maatregelen te kunnen nemen. Met de schakeloverkoepelende aanzet bij de bestandsbegeleiding is steeds de opbouw en de organisatie van een bedrijfsoverkoepelend informatie- en communicatiesysteem verbonden. it betekent dat bedrijfsbezoeken centraal werden gecoördineerd en gepland alsook dat gezondheidsdata productiebegeleidend en systematisch werden vastgelegd. Hierbij komen de organisatorische en technische combinaties van beide controletaken in het kader van bedrijfsoverkoepelend gezondheidsmanagement samen. Evenzo als bij de procesverlopen van ondernemingen in de vleesproducerende keten zou ook voor de begeleidende processen van dienstverlenende organisaties de navolging van kwaliteitsmanagementprincipes moeten gelden. Werkgroep 1 Bestandsbegeleiding Leiding Gezondheidsdienst voor ieren eelnemers Universiteit Bonn Landwirtschaftskammer Weser-Ems Landwirtschaftskammer NRW Erzeugergemeinschaft Osnabrück r. Berns Laboratorium Bestandsbegeleidende dierenartsen e werkgroep bestandsbegeleiding jaagde daarom het doel na nieuwe werktuigen voor een bedrijfsoverkoepelend en grensoverschrijdend gezondheidsmanagement te bedenken en te toetsen. Zij heeft zich vooral met de uitbreiding van team-adviesconcepten voor de oplossing van gezondheidsproblemen op varkenshouderijbedrijven bezig gehouden. Het team van experts van de werkgroep greep terug op een brede schat aan ervaring van de leden op het gebied van gestructureerde bestandsbegeleiding. Allereerst werd de uitgangssituatie in beide landen met elkaar vergeleken. Overeenstemmend werd vastgesteld dat uniforme methodes van documentatie en verdere verwerking van analyse- en adviesresultaten niet aanwezig waren. Beoordelingssleutels zijn weinig bekend of worden in de praktijk slechts zelden gebruikt. Hierbij moet gedacht worden aan mogelijkheden voor classificaties en vergelijkingscijfers voor de classificatie van bedrijven en deelgebieden van bedrijven, zoals voederen, klimaat in de stallen, omhokken alsook reinigings- en desinfectiemaatregelen. Een volgend probleemgebied is de keuze van bewijskrachtige criteria die voor de analyse van zwakke plekken in de productie en voor de beoordeling van de gezondheidsstatus geschikt zijn. Op subjectieve waarnemingen en inschattingen gebaseerde adviesaanbevelingen zijn de regel. Voor zover onderzoek ter plaatse uitgevoerd wordt, zijn de resultaten pas dagen later beschikbaar. e interpretatie van de resultaten wordt meestal aan de boeren zelf overgelaten. Gebaseerd op de analyse van de bestaande situatie in uitsland en Nederland werden twee zwaartepunten voor de uitwerking van oplossingsvoorstellen bepaald. Aan de ene kant ging het om de controle op welke manier zich de organisatie van het teamadvies via een brancheneutraal auditmanagementsysteem laat vergemakkelijken. 17

18 Werkgroepen Aan de andere kant stond op al bestaande checklisten bij Erzeugergemeinschaft Osnabrück (EGO) de inhoudelijke afstemming voor het vaststellen van criteria voor een basischecklist met niveau 1 Standard Operating Procedures (SOP s) op de voorgrond. SOP is een gestandaardiseerde codering voor mogelijke antwoorden binnen de checklist. Voor de aparte probleemcomplexen werden vervolgens zogenaamde niveau 2 SOP s uitgewerkt die als verdere gestandaardiseerde procesbeschrijving voor de steun van het advies en voor de uitvoering van een zwakke-plekken-analyse ter beschikking werden gesteld. Als conceptvoorstel voor de praktische omzet is het gepland om de op deze manier ontstane inhoudelijke componenten van het checklistmodel EV-technisch door een Optical Mark Reader (OMR), een website met achtergrondinformatie en downloadfunctie alsook de koppeling met een auditmanagementsysteem aan te vullen. In samenwerking met de pilotketen Osnabrück ontstond de systematiek voor een basischecklist voor zeugenbedrijven. oor middel van deze basischecklist kunnen op de bedrijven gezondheidsdata, uitgevoerde behandelingen/preventieve maatregelen alsook productiedata verzameld worden. Om een centraal databeheer en -evaluatie mogelijk te maken zouden de checklisten elektronisch door een OMR ingelezen moeten worden. Uit de verzamelde data die gedurende een bedrijfsbezoek systematisch vastgesteld worden, kan managementinformatie voor dierenhouders en dierenartsen worden gegenereerd. eze informatie dient als basis voor verdergaand onderzoek en voor het volgen van maatregelen. Resultaten e ITBS-checklist van EGO in combinatie met niveau 1 en niveau 2 SOP s vormen de basis voor het checklistenmodel dat specifiek aan de bestandsbegeleiding van de ledenbedrijven van EGO werd aangepast. e inzet van de niveau 1 en 2 SOP s biedt voor de productietechnische en veterinaire bestandsbegeleiding een geschikt instrument voor de steun van hun werkzaamheden. Niveau 2 SOP s vormen een goed geheugensteuntje bij de zwakke-plekken-analyse in het bestand. e checklisten stemmen met auditverslagen overeen die weer door middel van de in hoofdstuk 5.2 beschreven Groupware Modules verder verwerkt kunnen worden. Een werkgroep van de Universiteit Bonn nam de voorconfiguratie van de auditsoftware op zich door de niveau 2 SOP s in de auditsoftware in te voeren. aardoor konden de functionaliteiten van de software door concrete gebruiksvoorbeelden gedemonstreerd en getoetst worden, bijvoorbeeld het snel opmaken van checklisten via de keuze van bepaalde begrippen. Hiervoor was in het bijzonder de structurering van de checklistencriteria volgens ziektecomplexen of risicogroepen geschikt. Individuele feitelijkheden op het landbouwbedrijf kunnen bij het samenstellen van bedrijfsspecifieke vragenlijsten, of bij de samenstelling van vragen bij het plannen van audits vanwege een open vragenpool, door de software in aanmerking worden genomen. Met behulp van deze variabele vragenlijsten kunnen zwakke plekken op probleembedrijven van fokkerij of mesterij, gestructureerd en overzichtelijk opgenomen worden. Een overdracht van het handelmodel en de technische omzet naar andere varkensproductieketens is mogelijk. e criteria van de niveau 1 en 2 SOP s zijn algemeen geldig en daardoor ook voor andere adviesorganisaties bruikbaar. 18

19 Werkgroepen Om de verzamelde kennis voor allen toegankelijk te maken werd door de experts een website ( ontworpen. Op de website zal in de toekomst de meest belangrijke informatie voor de EGO lidbedrijven, bijvoorbeeld de resultaten van de bedrijfsbezoeken respectievelijk audits, maar ook verder leidende informatie over verschillende ziektecomplexen, te vinden zijn. Internet maakt de snelle toegang naar en uitwisseling van data, alsook kennis op de gebieden van preventie en behandeling van varkensziektes mogelijk. Verder kan de gebruiker op de homepage de probleemspecifieke checklisten (niveau 2 SOP s) en achtergrondinformatie over ziektecomplexen vinden. eze achtergrondinformatie wordt sinds meerdere jaren door de Gezondheidsdienst voor ieren geactualiseerd en door Nederlandse boeren als een belangrijke en actuele informatiebron gebruikt. Na vertaling van de informatie in het kader van het project staan deze nu ook voor uitse varkenshouders ter beschikking. e website wordt door een login-combinatie met gebruikersnaam en wachtwoord beveiligd omdat het hierbij gaat om bedrijfsspecifieke informatie. Gelijktijdig wordt met een zogenaamde single sign-on gewerkt. it betekent dat deelnemers die één keer ingelogd zijn toegang tot alle informatie hebben waar zij voor bevoegd zijn, ook wanneer deze informatie niet op de website zelf ligt. Voorbeelden hiervoor zijn de berichten en de TIF-files die uit de ITBS-protocollen gegenereerd worden. >> meer over het checklistenmodel voor de bestandsbegeleiding onder 5.3 en op Systeemontwikkeling oelstelling en activiteiten Kwaliteitsmanagement (QM) in toegevoegde waarde-ketens leeft door kennis- en informatieuitwisseling van de deelnemende ondernemingen. aarbij staan in de zin van NEN ISO 9000 ff. elementen op de voorgrond zoals: identificatie en traceerbaarheid leveranciersbeoordeling maatregelen voor voorzorg en voortdurende verbetering documentatie. Hierbij moet telkens de informatieuitwisseling en de communicatie over grenzen van ondernemingen heen worden overlegd. e werkgroep Systeemontwikkeling volgde het doel een pakket met praktische systeemoplossingen uit te werken waarmee taken van verschillende actoren in het QM effectief kunnen worden ondersteund. Bestaande EV-oplossingen uit Nederland en uitsland zouden gemeenschappelijk, in de zin van een ketengerichte aanzet, verder moeten worden ontwikkeld. it gebeurde in nauwe samenwerking met de werkgroepen Bestandsbegeleiding alsook Slachtdier- en Vleeskeuring. Gelijktijdig zouden de daarbij ontwikkelde en binnen pilotketens getoetste oplossingen ook na afloop van het project duurzaam voor verschillende doelgroepen binnen de grensregio en daar overheen ter beschikking moeten worden gesteld. Werkgroep 2 Systeemontwikkeling Leiding Universiteit Bonn eelnemers Chainfood b.v. Plato AG PC Agrar Modus Consult Balvi AG Qualitype AG Landwirtschaftskammer Weser Ems Gezondheidsdienst voor ieren Erzeugergemeinschaft Osnabrück e software die vóór het van start gaan van het project binnen de ondernemingen werd ingezet, alsook de bedrijfseigen, bedrijfsoverkoepelende en sectorbrede informatiesystemen, waren voor de bovengenoemde taken in het QM nog onvoldoende. Ook werden de mogelijkheden van elektronische dataverwerking alleen in aanzet gebruikt om de eisen uit wettelijke regelingen of standaarden van marktpartners makkelijker te kunnen realiseren. 19

20 Werkgroepen aarom was het de taak van de werkgroep ten eerste het potentieel voor een betere integratie van QM-activiteiten in de overige bedrijfsprocessen te beschrijven en ten tweede de betere gebruikmaking van de daaruit voortkomende informatie over de gehele keten. Opbouwend op de analyseresultaten ontstond een gemeenschappelijk frame model voor het gebruik van EV-oplossingen binnen ketengeoriënteerd kwaliteits- en gezondheidsmanagement: 1. een basisconcept voor de vormgeving van ketengerichte en grensoverschrijdende informatiesystemen. Hiervoor werd de data warehouse -architectuur aan de eisen van de bedrijfsoverkoepelende sturing en ontsluiting van procesdata binnen vleesproducerende ketens aangepast. it concept wordt in verschillende branches en voor een groot aantal vraagstellingen gebruikt, 2. een basisconcept voor de ondersteuning van ondernemings-, ketengericht en grensoverschrijdend teamwork binnen het kwaliteitsmanagement. Om de actoren aan de aparte schakels van de toegevoegde waarde bij hun QM-taken te steunen, werd een basisconcept voor het gebruik van workflow-gestuurde groupware-systemen uitgewerkt. Zo zijn de administratie en sturing van documenten, organisatie en evaluatie van interne en externe audits alsook het preventief risicomanagement uit te voeren. Gedurende een periode van bijna twee jaar konden zes aparte, van elkaar onafhankelijke, EV-werktuigen voor taken van verschillende gebruikersgroepen in de vleesproductie worden ontwikkeld en getoetst. Hiervoor is ten eerste een branchespecifieke aanpassing gedaan van vier EV-werktuigen die taken binnen normgerechte QM-systemen ondersteunen. In een verdere stap konden twee speciale oplossingen voor advies en bestandsbegeleiding worden uitgewerkt. Ieder werktuig werd allereerst technisch en functioneel gedefinieerd en beschreven voordat het binnen de pilotketens werd getoetst. Voor de pilot-realisatie van de systemen behoorde allereerst de verantwoordelijke binnen de pilotketens de voorwaarden binnen de keten te analyseren. aaruit kwam steeds een vakconcept en een lastenboek voor de inzet van de aparte werktuigen voort. Gelijktijdig moesten binnen de pilotketens de technische en organisatorische voorwaarden voor het gebruik van de EV-werktuigen worden gecreëerd. Resultaten Uit de driejarige grensoverschrijdende samenwerking zijn zes op elkaar afgestemde EV-werktuigen ontstaan. e branchespecifieke aanpassingen van normgerechte werktuigen zijn in samenhangen van de aparte bedrijven inzetbaar, maar vooral bedrijfsoverkoepelend, binnen kortere en langere sectoren van vleesproducerende ketens. Gebruik van actuele data in het bedrijfsoverkoepelende gezondheidsmanagement 20