Departement Inrichtingen en Afval. Dienst Nucleaire basisinrichtingen

Transcriptie

1 ÉTABLISSEMENTS ET DÉCHETS INRICHTINGEN EN AFVAL Departement Inrichtingen en Afval Dienst Nucleaire basisinrichtingen AUDIT Belgoprocess Oktober 2010 Auditrapport Documentnummer : 3-1/SCO/11-10/1 Bladzijden: 58 AUDIT BP Auditrapport 1 /58

2

3 Inhoud Lijst van gebruikte acroniemen en afkortingen...5 SAMENVATTING : Veiligheidsaudit bij Belgoprocess...7 Context, doelstellingen en organisatie van de audit...7 Voornaamste resultaten van de audit en het vervolg...7 Inleiding...9 Context en doelstellingen van de audit...9 Scope van de audit...10 Samenstelling Auditteam...10 Structuur van het rapport Domein 1 Management en Organisatie van de Veiligheid Organisatie en effectiviteit van de exploitant (Management System) Bevoegdheden, organisatie, rol en effectiviteit van de dienst voor fysische controle Beheer van acties gevraagd door Bel V en FANC Verantwoordelijkheden, samenwerking & communicatie tussen departementen en afdelingen en in het bijzonder de dienst voor fysische controle Beheer TJH Subcontractanten Beheer van kennis en documenten Training & Kwalificatie personeel Positieve punten voor domein Specifieke Verbeterpunten voor domein Domein 2 Beheer van radioactieve lozingen Ventilatie & Filtratie Tools voor monitoring en toezicht op de lozingen ALARA-politiek m.b.t. lozingen Positieve punten voor domein Specifieke Verbeterpunten voor domein Domein 3 Beheer en controle van het ontvangen afval Administratieve & technische controle op binnenkomend afval Beheer van veiligheidsrisico s van binnenkomend afval - Compatibiliteit van afvalstromen Positieve punten voor domein Specifieke Verbeterpunten voor domein Domein 4 Risicobeheerssysteem Beheer van wijzigingen Proces van dynamisch risicobeheerssysteem Kwaliteit & diepgang van de risicoanalyses Positieve punten voor domein Specifieke Verbeterpunten voor domein Domein 5 Brandpreventie en bestrijding Onderwerp 5.1 Beheer van brandrisico s Processen & Middelen voor brandpreventie en -bestrijding Positieve punten voor domein Specifieke verbeterpunten voor domein Domein 6 Beheer van gebeurtenissen en incidenten Detectie van abnormale gebeurtenissen/incidenten interne aangifte Melding van significante gebeurtenissen Behandeling en opvolging van abnormale gebeurtenissen - Ervaringsbeheer Positieve punten voor domein Specifieke Verbeterpunten voor domein Observaties Veiligheidscultuur Safety is a clearly recognized value Leadership for Safety Accountability for Safety Safety is Integrated into all activities Safety is learning driven...58 AUDIT BP Auditrapport 3 /58

4

5 Lijst van gebruikte acroniemen en afkortingen AD : Algemeen Directeur AGD : AlGemene Diensten ALARA : As Low As Reasonably Achievable ARBIS : Algemeen Reglement houdende Bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen de gevaren van Ioniserende Straling, KB van 20 juli 2001 Bel V : Filiaal va het FANC BP : Belgoprocess DFC : Dienst voor Fysische Controle DR : Directieraad DRBS : Dynamisch Risico BeheersSysteem ENRES : ENvironmental, Real Estate and Safety services and consultancy bvba. FANC : Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle GA : Geconditioneerd Afval GB : Gedelegeerd Bestuurder IAEA : International Atomic Energy Agency INES : International Nuclear and radiological Event Scale IPA : Interne Project Aanvraag IRE : Institut des Radio-Eléments ISO : International Organization for Standardization KPI : Key Performance Indicator MOC : Management of Change MS : Management System NIRAS : Nationale Instelling voor Radioactief Afval en verrijkte Splijststoffen NGA : Niet Geconditioneerd Afval NSSS : Nuclear Safety Support Services sprl. RvB : Raad van Bestuur OHSAS : Occupational Health and Safety Advisory Services SAVE : Samen Actief voor Veiligheid en Efficiëntie SCK CEN : Studiecentrum voor Kernenergie SPOC : Single Point of COntact TJH : TienJaarlijkse Herziening UBT : Uitbating en Engineering VEM : Veiligheid, Milieu en Beveiliging VGW : Vergunning Gevaarlijk Werk WENRA : Western European Nuclear Regulators Association AUDIT BP Auditrapport 5 /58

6

7 SAMENVATTING : Veiligheidsaudit bij Belgoprocess Van 18 tot en met 22 oktober 2010 ging een veiligheidsaudit door bij Belgoprocess (BP) te Dessel. De audit werd georganiseerd door FANC en Bel V, ondersteund door een aantal externe experten. Context, doelstellingen en organisatie van de audit Ingaande op een eerdere vraag van het FANC aan BP om het proces van continue verbetering in het domein van de veiligheid verder te zetten, vroeg de raad van bestuur en de directie van BP een externe veiligheidsaudit aan bij het FANC. Vandaar dat beslist werd dat het FANC en Bel V gezamenlijk een audit op BP zouden doorvoeren, ondersteund door externe experten met brede ervaring in o.a. de nucleaire sector. De audit die uitgevoerd werd bij BP had niet als eerste doelstelling om een vergelijking te maken tussen enerzijds de actuele situatie bij BP en anderzijds de Belgische regelgeving, maar wel om gebaseerd op de rijke ervaring van de betrokken experten in de nucleaire sector de verwachtingen als bevoegde veiligheidsoverheid voor het verbeteren van de veiligheidsprocessen en de veiligheidscultuur bij BP te definiëren. Deze audit beoogt ook niet de exhaustieve behandeling van elk veiligheidsrisico bij BP. De bedoeling van de audit was het detecteren van domeinen die voor verbetering vatbaar zijn. Van de exploitant wordt verwacht dat hij na afloop van de audit een actieplan opstelt met verbeteringsmaatregelen, waarbij telkens de planning voor de implementatie van deze verbeteringen aangegeven wordt. Dit actieplan dient door Bel V en het FANC goedgekeurd te worden. Daarna zal de implementatie van dit plan door Bel V en het FANC van nabij opgevolgd worden. Voornaamste resultaten van de audit en het vervolg De audit was dus gericht op het onderzoeken van de processen i.v.m. het beheer van de veiligheid op de twee sites van BP. Dit betekent dat in eerste instantie onderzocht werd hoe BP georganiseerd is en hoe deze organisatie in de praktijk werkt. De positie, de houding en de effectieve werking van het management en van de dienst voor fysische controle werden dus van dichtbij onderzocht. Bepaalde domeinen die een fundamentele bijdrage leveren voor de veiligheid van de uitbating, werden prioritair behandeld. Onderstaande domeinen kwamen tijdens deze audit aan bod. Elk domein werd op zijn beurt nog verder verdeeld in een aantal onderwerpen: Management en organisatie van de veiligheid Beheer van de radioactieve lozingen (vloeibaar en gasvormig) Beheer van en controle op het ontvangen afval Dynamisch risicobeheersingssysteem Brandpreventie en bestrijding Beheer van abnormale gebeurtenissen en incidenten Veiligheidscultuur Gedurende deze audit werd ook op een geïntegreerde wijze een bijzondere aandacht besteed aan de heersende veiligheidscultuur en de manier hoe deze cultuur bij het management aanwezig is en op het terrein leeft. De resultaten tonen aan dat er volgens het auditteam bij BP een aantal positieve punten bestaan maar er werden eveneens een aantal onderwerpen geïdentificeerd die voor verbetering vatbaar zijn en waar nog een aantal bijkomende inspanningen nodig zijn. De resultaten van deze audit zijn gebaseerd op vaststellingen van de auditeurs tijdens de vele bezoeken aan de installaties, op interviews en gesprekken met directie en personeelsleden en op de analyse van processen, procedures en andere veiligheidsdocumentatie van BP. AUDIT BP Auditrapport 7 /58

8 De integrale resultaten van de audit zijn in dit uitgebreid verslag beschreven. Belgoprocess zal nu een actieplan opstellen om tegemoet te komen aan de huidige opmerkingen en de toekomstige, strengere, internationale normen als nucleair exploitant. AUDIT BP Auditrapport 8 /58

9 Inleiding Woord van dank Zowel de directie als het hele personeel van Belgoprocess (BP) heeft meegewerkt aan het vriendelijke onthaal van de auditoren en aan het goede verloop en de vlotte organisatie van de audit. De auditoren wensen al de personen te bedanken die door hun inzet, positieve medewerking en oprechte transparantie een waardevolle bijdrage geleverd hebben aan de uitstekende werkvoorwaarden tijdens de audit. Voorwoord Dit document geeft de resultaten weer van de veiligheidsaudit die doorging van 18 tot en met 22 oktober 2010 bij BP te Dessel. De audit werd georganiseerd door FANC en Bel V, ondersteund door een aantal externe experten. De resultaten van deze audit zijn gebaseerd op vaststellingen van de auditoren tijdens de vele bezoeken aan de installaties, op interviews en gesprekken met directie en personeelsleden en op de analyse van processen, procedures en andere veiligheidsdocumentatie van BP. Context en doelstellingen van de audit Op 23 juni 2010 heeft het FANC een brief gericht aan BP om de bezorgdheid van FANC en Bel V over het beheer van een aantal aspecten van de veiligheid en de veiligheidscultuur op de sites van BP uit te drukken. Deze bezorgdheid resulteerde uit enkele vaststellingen gemaakt door Bel V en FANC tijdens controles maar ook uit een aantal andere indicatoren zoals bijvoorbeeld recente significante gebeurtenissen en incidenten. Daaropvolgend hebben de Directie en de Raad van Bestuur van Belgoprocess gevraagd dat het FANC en Bel V gezamenlijk een grondige audit op BP zouden doorvoeren, ondersteund door externe experten. De samenstelling van het auditteam is beschreven in volgende paragraaf. De audit die uitgevoerd werd bij BP had niet als eerste doelstelling om een vergelijking te maken tussen enerzijds de actuele situatie bij BP en anderzijds de huidige Belgische regelgeving, maar wel om gebaseerd op de rijke ervaring van de betrokken experten in de nucleaire sector het FANC en Bel V te ondersteunen bij het beter definiëren van de verwachtingen als bevoegde veiligheidsoverheid voor het verbeteren van de veiligheidsprocessen bij BP, zoals die in toekomstige nationale en internationale regelgeving zal worden vastgelegd. Deze audit beoogde ook niet de exhaustieve behandeling van elk veiligheidsrisico bij BP. De bedoeling van de audit was het detecteren van domeinen die voor verbetering vatbaar zijn. Van de exploitant wordt verwacht dat hij na afloop van de audit een actieplan opstelt met verbeteringsmaatregelen, waarbij telkens de planning voor de implementatie van deze verbeteringen aangegeven wordt. Het volledige auditteam zal zich buigen over de voorstellen van BP i.v.m. actieprogramma s en termijnen en deze evalueren. Dit actieplan dient door Bel V en het FANC goedgekeurd te worden. Daarna zal de implementatie van dit plan door Bel V en het FANC van nabij opgevolgd worden. De audit was gericht op het onderzoeken van de processen i.v.m. het beheer van de veiligheid op de twee sites van BP. Dit betekent dat in eerste instantie onderzocht werd hoe BP georganiseerd is en hoe deze organisatie in de praktijk werkt. De positie, de houding en de effectieve werking van het management en van de dienst voor fysische controle werden dus van dichtbij onderzocht. Bepaalde domeinen die een fundamentele bijdrage leveren voor de veiligheid van de uitbating, werden prioritair behandeld. Gedurende deze audit werd ook op een geïntegreerde wijze een bijzondere aandacht besteed aan de heersende veiligheidscultuur en de manier hoe deze cultuur bij het management aanwezig is en op het terrein leeft. Dit betekent ook dat tijdens de audit verschillende processen die BP in werking stelt ter beheersing van de risico s onderzocht werden. AUDIT BP Auditrapport 9 /58

10 Scope van de audit Voorafgaand aan de audit werden de auditdomeinen en onderwerpen, alsook de scope voor elk van deze domeinen vastgelegd. Deze informatie, aangevuld met de informatie die BP ter voorbereiding van de audit aangeleverd had, werd gebundeld in het document Audit BP Informatiepakket. Onderstaande domeinen kwamen tijdens deze audit aan bod. Elk domein werd op zijn beurt verdeeld in een aantal onderwerpen, die verder in dit document meer in detail besproken worden. Domein 1 - Management en organisatie van de veiligheid Onderwerp Organisatie en effectiviteit van de exploitant (Management System) Onderwerp Bevoegdheden, organisatie, rol en effectiviteit van de dienst voor fysische controle Onderwerp Beheer van acties gevraagd door Bel V en FANC Onderwerp Verantwoordelijkheden, samenwerking & communicatie tussen de departementen en afdelingen en in het bijzonder de dienst voor fysische controle Onderwerp Beheer Tienjaarlijkse herziening Onderwerp Subcontractanten Onderwerp Beheer van kennis en documenten Onderwerp Training en kwalificatie personeel Domein 2 - Beheer van de radioactieve lozingen (vloeibaar en gasvormig) Onderwerp Ventilatie & Filtratie Onderwerp Tools voor monitoring en toezicht op de lozingen Onderwerp ALARA-politiek m.b.t. lozingen Domein 3 - Beheer van en controle op het ontvangen afval Onderwerp Administratieve & technische controle op binnenkomend afval Onderwerp Beheer van veiligheidsrisico s van binnenkomend afval Compatibiliteit van afvalstromen Domein 4 - Dynamisch risicobeheersingssysteem Onderwerp Beheer van wijzigingen Onderwerp Proces van dynamisch risicobeheerssysteem Onderwerp Kwaliteit & diepgang van de risicoanalyses Domein 5 - Brandpreventie en bestrijding Onderwerp Beheer van brandrisico s Onderwerp Processen en middelen voor brandpreventie en -bestijding Domein 6 - Beheer van abnormale gebeurtenissen en incidenten Onderwerp Detectie van abnormale gebeurtenissen/incidenten interne aangifte Onderwerp Melding van significante gebeurtenissen Onderwerp Behandeling en opvolging van abnormale gebeurtenissen - Ervaringsbeheer Observaties Veiligheidscultuur Samenstelling Auditteam Het auditteam was samengesteld uit 8 personen (4 van FANC / Bel V en 4 externen). Elk auditdomein en -onderwerp werd telkens door een duo van twee teamleden behandeld. Waar nodig werd het auditteam aangevuld met experten van FANC en Bel V. Het auditteam bestond uit de volgende personen : Extern : Bernard Deckers (ENRES), Frank Hardeman (SCK CEN), Hugo Steeman (FOD WASO), André Vandewalle (NSSS). AUDIT BP Auditrapport 10 /58

11 FANC / Bel V : Walter Blommaert, Manfred Schrauben, Yves Van de Berghe, Michel Van Haesendonck, en -voor specifieke onderwerpen- aangevuld met Simon Coenen, Guy Vanderschelde en An Wertelaers. Dit rapport is de compilatie van de vaststellingen, positieve punten en verbeterpunten die door de auditors geformuleerd werden. Structuur van het rapport Het rapport is zo opgesteld dat elk hoofdstuk de beschrijving van één domein bevat. Voor elk domein worden de vaststellingen en bemerkingen van het auditteam per onderwerp gegeven in een beschrijvende tekst. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met de positieve punten en de specifieke verbeterpunten die het auditteam geïdentificeerd heeft. BP wordt gevraagd om niet enkel de specifieke verbeterpunten uit dit auditverslag over te nemen in het actieplan, maar om het volledige rapport in beschouwing te nemen en maximaal informatie uit de vaststellingen van de auditoren te putten om verdere verbetervoorstellen te formuleren. AUDIT BP Auditrapport 11 /58

12 1. Domein 1 Management en Organisatie van de Veiligheid 1.1. Organisatie en effectiviteit van de exploitant (Management System) Het onderzoek voor het Management System (MS) gebeurde op basis van de IAEA Safety Requirements GS-R-3 The Management System for Facilities and Activities. Specifieke referenties worden telkens in het rapport hernomen. De EURATOM Richtlijn D2009/71 van 25 juni 2009, Establishing a Community framework for the Nuclear Safety of Nuclear Installations eist de implementatie van een MS. Deze Europese richtlijn wordt momenteel door het FANC omgezet in Belgische reglementering voor wat betreft de toekomstige reglementering waaraan een site zoals die van BP zal moeten voldoen. Organisatie General requirements: 2.1. A management system shall be established, implemented, assessed and continually improved. It shall be aligned with the goals of the organization and shall contribute to their achievement Safety shall be paramount within the management system, overriding all other demands 2.3. The management system shall identify and integrate with the requirements contained within this publication (GS-R-3): The statutory and regulatory requirements of the Member State; Any requirements formally agreed with interested parties (also known as stakeholders ; All other relevant IAEA Safety Requirements publications, such as those on emergency preparedness and response [8] and safety assessment; Requirements from other relevant codes and standards adopted for use by the organization The organization shall be able to demonstrate the effective fulfilment of its management system requirements. Management commitments: 3.1. Management at all levels shall demonstrate its commitment to the establishment, implementation, assessment and continual improvement of the management system and shall allocate adequate resources to carry out these activities Senior management shall develop individual values, institutional values and behavioural expectations for the organization to support the implementation of the management system and shall act as role models in the promulgation of these values and expectations Management at all levels shall communicate to individuals the need to adopt these individual values, institutional values and behavioural expectations as well as to comply with the requirements of the management system Management at all levels shall foster the involvement of all individuals in the implementation and continual improvement of the management system Senior management shall ensure that it is clear when, how and by whom decisions are to be made within the management system The expectations of interested parties shall be considered by senior management in the activities and interactions in the processes of the management system, with the aim of enhancing the satisfaction of interested parties while at the same time ensuring that safety is not compromised. AUDIT BP Auditrapport 12 /58

13 3.7. Senior management shall develop the policies of the organization. The policies shall be appropriate to the activities and facilities of the organization. BP heeft reeds een zorgsysteem (management system) uitgewerkt dat gebaseerd is op de normen ISO 9001 (kwaliteit), ISO (milieu) en OHSAS (klassieke veiligheid). Dit systeem werd sinds begin de jaren 90 opgesteld voor een betere beheersing van de kwaliteit van de producten, en werd in 2006 uitgebreid, met als doelstelling - naast een betere beheersing van de kwaliteit - ook het milieu en de veiligheid te verbeteren, rekening houdend met de publicatie van de normen ISO en OHSAS Op dit ogenblik wenst BP dit systeem nog verder uit te breiden voor het betere beheer van de chemische laboratoria in overeenstemming met de ISO norm Intussen heeft NIRAS als klant via haar contractuele relatie gevraagd dat BP dit zorgsysteem zou oprichten en handhaven. Dit zorgsysteem werd voor conformiteit aan de gerefereerde normen gecertificeerd in 2006 en werd gehercertificeerd begin Het zorgsysteem is op dit ogenblik nog essentieel gericht op de vereisten van de ISO-certificatie en de reglementaire vereisten van de bescherming van de werknemers tegen arbeidsongevallen. Het is nog te weinig gericht op nucleaire veiligheid. BP is eveneens gestart met het implementeren van voorwaarden uit de hierboven vermelde IAEA Safety Requirements GS-R-3. Sommige elementen uit deze requirements zijn reeds toegepast, andere moeten nog verder geïmplementeerd worden. Op dit ogenblik is BP bezig, zoals gevraagd door het FANC, met het uitvoeren van een gap -analyse van wat er reeds bestaat tegenover een volledige implementatie van de IAEA voorwaarden. Buiten de periodieke audits voorzien in het zorgsysteem om de conformiteit met de ISO- en OHSASnormen, worden er tot nu toe nog geen self-assessments of externe audits uitgevoerd in verband met veiligheidsbeheer. De wil is wel aanwezig op Directieniveau om de organisatie te laten toetsen door externe auditoren op het MS en de veiligheidscultuur zoals voorzien in de IAEA documenten en publicaties. In het kader van dit MS heeft de algemene directie van BP een verklaring gepubliceerd met het statement dat BP tot doel heeft al zijn activiteiten uit te voeren met waarborg voor de veiligheid van zijn werknemers, van het leefmilieu, van de bevolking en met beperking van de schadelijke gevolgen van zijn activiteiten tot een zo laag als redelijkerwijze mogelijk niveau (ALARA), dit in overeenstemming met de opgelegde normen, wetgeving en vergunningen. De doorvertaling van deze beleidsverklaring naar de bedrijfsprocessen en de werkinstructies dient beter gestructureerd te worden zodat de verwachtingen van de Directie ten aanzien van veiligheid verduidelijkt wordt zodat de motivatie van het personeel om veilig te werken verder versterkt wordt. Momenteel is er een onvoldoende voorbeeldfunctie door de Directie naar het personeel op het terrein toe. Zo is de aanwezigheid van de Directieleden op de werkvloer buiten de rondgangen met het veiligheidscomité onvoldoende, wat de Directie erkent en wat het personeel betreurt. Bepaalde werkinstructies zijn niet uitgewerkt als een lijst van taken en uit te voeren controles. De gebruiksvriendelijkheid van bepaalde instructies dient tevens van naderbij bestudeerd te worden. Veiligheid komt tijdens de wekelijkse vergaderingen van de Directieraad wel aan bod, maar niet met de prioriteit die volgens een overriding all other demands te verwachten is. Onderwerpen betreffende veiligheid worden besproken indien een Directielid deze als noodzakelijk acht. Uit het lezen van verschillende verslagen van de Directieraad besluit het auditteam dat veiligheidsproblemen en in het bijzonder de achterstand in de uitvoering van oplossingen hiervoor wel worden besproken, doch dat GS-R-3 in het algemeen hogere eisen stelt aan de wijze waarop de Directie deze besprekingen voert en de beslissingen implementeert en opvolgt. De Algemene Directie ontvangt de controle- of inspectieverslagen van de veiligheidsoverheid (Bel V en FANC) niet systematisch en vragen of opmerkingen van deze overheid worden bvb. ook niet regelmatig binnen de Directieraad besproken en geanalyseerd. Dit heeft als gevolg dat de Algemene Directie de verwachtingen en eisen van de overheid onvoldoende kan inschatten, alsook de trage of ontbrekende reacties hierop door de onderneming, en in het bijzonder door de Dienst voor Fysische Controle (zie verder ook onderwerpen 1.2 en 1.3). Het auditteam stelt vast dat er geen Huishoudelijk Reglement is opgesteld voor de werking van de Directieraad. Daardoor kan het soms gebeuren dat veiligheidspunten enkel ter informatie en niet ter beslissing worden geagendeerd, of dat beslissingen AUDIT BP Auditrapport 13 /58

14 niet systematisch gecommuniceerd worden naar het personeel toe, waardoor het kan gebeuren dat beslissingen over belangrijke (veiligheids)aspecten niet genomen of niet gekend zijn door diegenen die deze beslissingen zouden moeten uitvoeren of naleven. Safety culture: 2.5. The management system shall be used to promote and support a strong safety culture by: Ensuring a common understanding of the key aspects of safety culture within the organization; Providing the means by which the organization supports individuals and teams in carrying out their tasks safely and successfully, taking into account the interaction between individuals, technology and the organization; Reinforcing a learning and questioning attitude at all levels of the organization; Providing the means by which the organization continually seeks to develop and improve its safety culture Senior management and management at all other levels in the organization shall carry out self-assessment to evaluate the performance of work and the improvement of the safety culture. De resultaten van BP qua ongevallencijfers zijn volgens de auditeurs hoger dan voor andere nucleaire bedrijven. Dit is hoogst waarschijnlijk niet te wijten aan een gebrek aan motivatie van de personen voor het werk vermits de afwezigheidgraad relatief laag is (rond de 3,5 %). Dit wijst op het feit dat de veiligheidscultuur verder kan en moet verbeterd worden, wat de Directieleden volledig erkennen: opleidingen voor het leidinggevend personeel i.v.m. veiligheidscultuur werden daarom reeds voorzien en geïmplementeerd. BP is in 2009 gestart met het implementeren van het SAVE-project (Samen Actief voor Veiligheid en Efficiëntie) dat als doel heeft te komen tot een gedragswijziging binnen de hele organisatie volgens een participatief proces met het voltallige personeel. Het SAVE-project wil het personeel sensibiliseren en motiveren om verbeteringsvoorstellen te identificeren en aan de hiërarchie bekend te maken. Deze verbeteringsvoorstellen kunnen door iedereen gemeld worden via een laagdrempelig systeem op het Intranet. Vervolgens worden deze door de hiërarchie (ploegleiders en supervisors) geëvalueerd en, indien positief beoordeeld, met inspraak van het CPBW, geïmplementeerd. In het kader van het SAVE meldingsprogramma zijn er in totaal tot nu bijna 100 meldingen binnen gekomen, waarvan de werkgroep na evaluatie 52 aanvaarde meldingen heeft overgehouden. Het SAVE-project gaat evenwel verder dan dat en nodigt uit om de huidige werkwijze systematisch in vraag te stellen (promoten van questioning attitude) en in samenspraak met collega s en hiërarchie voorstellen tot verbetering op het vlak van veiligheid en efficiëntie uit te werken. Op dit ogenblik is het project reeds in de groep Ontmanteling geïmplementeerd, en het projectplan voorziet dit project overal te implementeren. Het personeel ondervindt dat dit project bijdraagt tot een bewustwording van de veiligheidscultuur in de organisatie. Het opstarten en het implementeren van dit SAVE-project wordt dan ook als positief ondervonden door het personeel en er wordt veel verwacht van de implementatie in heel de organisatie. Volgens de collectieve arbeidsovereenkomst voor de periode van tot wordt een financieel voordeel aan het personeel toegekend indien een minimum van 50 relevante verbeteringsvoorstellen rond veiligheid en efficiënt werken worden ingediend. Dit is zeker als een motivatie van het personeel te beschouwen ter verhoging van de veiligheidscultuur en de bewustmaking rond veilig beheer op de werkplaats. Een ander financieel voordeel - verbonden aan de afwezigheid van arbeidsongevallen met werkverlet van 1 werkdag of meer en van incidenten met een INES-niveau van 1 of hoger - kan daarentegen mogelijks een pervers effect hebben indien (kleine) ongevallen, incidenten en bijna-incidenten niet (vrijwillig) gemeld worden om het risico op een verlies van de collectieve premie voor de collega s personeelsleden te vermijden. Dit is niet in lijn met de inspanningen van het FANC en Bel V om alle werknemers op het terrein te sensibiliseren om alle abnormale gebeurtenissen en bijna-incidenten onmiddellijk te melden aan de hiërarchie, maar ook aan de veiligheidsoverheid. De doelstelling van deze sensibilisering is analyses uit te voeren en lessen AUDIT BP Auditrapport 14 /58

15 te trekken om herhaling van gelijkaardige evenementen of incidenten van een hoger niveau te vermijden. Functies & Verantwoordelijkheden Management responsibility: 3.5 Senior management shall ensure that it is clear when, how and by whom decisions are to be made within the management system. 4.3 Senior management shall determine the competence requirements for individuals at all levels and shall provide training or take other actions to achieve the required level of competence. 4.4 Senior management shall ensure that individuals are competent to perform their assigned work and that they understand the consequences for safety of their activities. Een analyse van de bevoegdheids-, mandaten- en verantwoordelijkheidsdelegaties van de Raad van Bestuur (RvB) naar de Gedelegeerde Bestuurder (GB), de Algemene Directeur (AD) en de Directieraad (DR) heeft aangetoond dat er nog enkele gaten en incoherenties bestaan in de verschillende documenten. Volgens de procesbeschrijving-instructie KB-0113 van Organisatiestructuur en werkingsmodaliteiten wordt een DR geïnstalleerd als forum voor het algemeen beheer, de sturing en de opvolging van het globaal technisch-financieel programma en van de bestuurlijke aspecten voor de maatschappij. Wat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van dit forum zijn, wordt niet beschreven. Alhoewel een agenda en verslagen van de Directieraad opgesteld worden,bestaat er geen gedocumenteerde werkingsprocedure voor deze DR die bvb. duidelijkheid verschaft voor de beslissingen van deze DR en de communicatie van deze beslissingen naar het personeel toe. BP is gestart met het opstellen van functiebeschrijvingen voor een 70-tal functies, geïdentificeerd in de organisatie. Het opstellen gebeurt door de dienst HR in samenwerking met de hiërarchische lijn van de functiehouders en met de functiehouders zelf. Dit proces zal volgende stappen innemen: Beschrijving van elke functie die vereist is in de organisatie van BP: een 70-tal functies zullen beschreven worden. Voor elke functie zullen de competentievereisten bepaald worden. Een vergelijking zal uitgevoerd worden tussen de aldus bepaalde competentievereisten en de competentie van de titularis(sen) van de functie. Voor elk personeelslid zullen uiteindelijk de bijkomende, vereiste competenties bepaald worden en zal een aanvullend opleidingsprogramma gedefinieerd worden. Dit volledige proces moet wel nog formeel vastgelegd en geïmplementeerd worden. De implementatie van dit proces werd door de Directie als een van de objectieven voor 2011 gesteld. Personeels- en financiële middelen Provision of resources: 4.1. Senior management shall determine the amount of resources necessary and shall provide the resources 1 to carry out the activities of the organization and to establish, implement, assess and continually improve the management system The information and knowledge of the organization shall be managed as a resource. 1 Resources includes individuals, infrastructure, the working environment, information and knowledge, and suppliers, as well as material and financial resources. AUDIT BP Auditrapport 15 /58

16 Het personeelsbestand van BP werd de afgelopen jaren sterk uitgebreid en het organigram omvat momenteel 3 verschillende afdelingen: Afdeling uitbating en engineering (UBT) met een 200-tal medewerkers, Afdeling veiligheid, milieu en beveiliging (VEM) met een 60-tal medewerkers, Afdeling algemene diensten (AGD) met een 20-tal medewerkers. Naar aanleiding van de vaststellingen van het auditteam omtrent de werking van de afdeling VEM (zie onderwerpen 1.2 en 1.3) rijst de vraag naar voldoende beschikbare personeelsmiddelen (aantal en competenties) voor deze afdeling. Een analyse van de bestaande versus de nodige middelen werd niet gedaan tijdens deze audit. De financiële middelen worden, op enkele procenten na voor eigen contracten van BP met derden, uitsluitend ter beschikking gesteld via de contractuele relatie met NIRAS, de moederorganisatie van BP. Dit betekent dat de financiële middelen voor investeringen om een preventief veiligheidsbeleid uit te bouwen en/of dit continu te verbeteren - om bvb het veiligheidsniveau van BP op het niveau van een internationale standaard te brengen en te houden - het voorwerp uitmaken van de contractuele relaties met zijn klant, nl. NIRAS (vijfjaarlijkse contractonderhandelingen, jaarprogramma s en jaarbudgetten). BP is als vergunningshouder en verantwoordelijke uitbater dus volledig afhankelijk voor investeringen inzake veiligheid van de contractuele onderhandelingen omtrent werkprogramma s en -budgetten met NIRAS. Recente voorbeelden zoals de wil van BP om preventief maatregelen te implementeren voor de beveiliging van de sites, hebben de beperkte autonomie van de vergunningshouder in verband met veiligheidsinvesteringen aangetoond. Deze afhankelijkheid is voor een verantwoordelijke uitbater moeilijk leefbaar, en hij dient voor het veiligheidsbeheer over voldoende autonomie te beschikken. Performantie-indicatoren (KPI s) Planning: 3.8. Senior management shall establish goals, strategies, plans and objectives8 that are consistent with the policies of the organization Senior management shall develop the goals, strategies, plans and objectives of the organization in an integrated manner so that their collective impact on safety is understood and managed Senior management shall ensure that measurable objectives for implementing the goals, strategies and plans are established through appropriate processes at various levels in the organization Senior management shall ensure that the implementation of the plans is regularly reviewed against these objectives and that actions are taken to address deviations from the plans where necessary. Key Performance Indicators (KPI s) zijn een belangrijk tool voor het management en laten toe de vooropgestelde doelstellingen te evalueren en - indien nodig - tijdig (correctieve) acties te kunnen nemen. De voornaamste domeinen waarvoor KPI s werden opgesteld en die gevolgd worden, zijn: Klantentevredenheid, Financiële indicatoren, Aankoopindicatoren, Personeelsbeheer, Informatiebeheer, Ontmantelen en decontamineren Behandelen van radioactief afval Beheer van projecten Technisch beheer van installaties AUDIT BP Auditrapport 16 /58

17 Labobeheer, Meldingen en maatregelen via BP-beter, uitvoeren van interne audits, Veiligheid. In verband met de veiligheid worden volgende KPI s opgevolgd: Industriële veiligheid: frequentiegraad en ernstgraad van ongevallen, en de daaruit volgende veiligheidsindex, Stralingsbescherming: maximale individuele dosis over 12 glijdende maanden, interne besmettingen, afwijkingen tussen inschattingen en opgelopen dosissen. Het te bereiken doel voor de veiligheidsindex is: groen = <10, oranje = >10 en <15, rood = >15. Met BP-Beter kan BP verschillende indicatoren volgen, zoals aantal meldingen gedefinieerd en afgesloten, aantal maatregelen gedefinieerd en afgehandeld, maatregelen niet uitgevoerd en uitvoeringstermijn overschreden, Voor een aantal van deze KPI s zijn echter geen doelstellingen vooropgesteld. Op te merken valt dat het aantal gedefinieerde meldingen / maatregelen fel het aantal afgesloten meldingen / maatregelen overtreft, waardoor de achterstand in het behandelen van de acties hoger en hoger wordt. (zie o.a. onderwerpen 1.2, 1.3, 4.2, 6.3 en observaties veiligheidscultuur) Zoals blijkt uit verschillende performantie-indicatoren, lopen vele acties en maatregelen veel vertraging op en worden de vooropgestelde termijnen vaak niet gerespecteerd. Deze vertragingen en niet respecteren/invullen van acties worden ook voor andere onderwerpen vastgesteld (zie o.a. onderwerpen 1.2, 1.3, 4.2, 6.3 en observaties veiligheidscultuur. Er zijn geen KPI s voorhanden die de opvolging van de acties gevraagd door Bel V en het FANC helpen beheren (zie ook onderwerp 1.3). Hetzelfde geldt voor de acties die vereist zijn om een wijziging aan een installatie of aan de organisatie als volledig afgehandeld te kunnen beschouwen: na indienstname van een wijziging kunnen inderdaad nog items resteren die afgewerkt dienen te worden (C-items volgens KB-0816 bijlage 1). Voor zulke C-items is de motivatie om dit volledig af te handelen, inclusief de aanpassing van de veiligheidsdocumenten, niet steeds evident. Hiervoor beschikt BP echter niet over een KPI die toelaat de opvolging en achterstand van de volledige afwerking na indienstname te meten en dus op een efficiënte manier te beheren. De directie van BP is van mening dat deze set van performantie-indicatoren dient herzien te worden teneinde de processen op een meer efficiënte manier te kunnen beheren. Bijkomende indicatoren dienen dan ook uitgewerkt te worden om de acties i.v.m. de nucleaire veiligheid beter te kunnen opvolgen inclusief de achterstand in de uitvoering van deze acties. Men kan inderdaad opmerken dat vele acties i.v.m. de veiligheid een grote achterstand vertonen qua uitvoering, zoals bv. het aanpassen van de veiligheidsdocumenten na een wijziging, het gevolg geven aan de acties gevraagd door Bel V, Het is ook belangrijk dat voor elke KPI in het begin van elk jaar een doelstelling vastgelegd wordt en dat deze doelstellingen met de jaren het algemeen beleid van permanente verbetering betreffende kwaliteit, veiligheid en milieu ondersteunen: elk jaarplan moet dan ook deze nieuwe doelstellingen definiëren Bevoegdheden, organisatie, rol en effectiviteit van de dienst voor fysische controle Voor het onderzoek naar de rol en verantwoordelijkheden van de Dienst voor Fysische Controle (DFC) werd voornamelijk Art. 23 van het ARBIS gehanteerd. In het organigram van BP is voorzien dat de DFC als staffunctie onder de Algemene Directie valt, samen met de andere wettelijke adviesfuncties zoals interne preventiedienst, veiligheidsofficier en milieuverantwoordelijke. In de praktijk wordt die dienst waargenomen door de Directie VEM Veiligheid, Milieu en Beveiliging : de verantwoordelijke van de DFC in het organigram van BP is inderdaad tegelijkertijd hoofd van de Directie VEM. Dit roept vragen op: krachtens de welzijnsregelgeving alsook krachtens het ARBIS moet het hoofd van de interne preventiedienst en van de DFC over de nodige onafhankelijkheid beschikken om zijn toezichtstaak te kunnen vervullen. Als hoofd van de dienst VEM cumuleert hij diverse functies waaronder bepaalde uitvoerende functies: VEM is inderdaad belast met diverse taken zoals proces- en controlelaboratoria, zorgsysteem en certificatie, veiligheidsuitrusting en interne brandweer, ervaringsbeheer,. Het auditteam stelt zich AUDIT BP Auditrapport 17 /58

18 dan ook vragen omtrent zijn tijdsbesteding en zijn onafhankelijkheid t.o.v. de uitvoerende functies (zie ook onderwerp 5.1). Het algemene veiligheidsniveau op BP beantwoordt nog niet aan het veiligheidsniveau zoals vereist door het MS beschreven in het document IAEA GS-R-3. Het is belangrijk dat de Dienst VEM de nodige stappen legt om de verwachtingen verder op te drijven: De nieuwe veiligheidsnormen vragen een meer en meer formele aanpak en documentatie. Het documentbeheer wordt zodanig steeds belangrijker. Een van de zwakheden betreft het naleven van de termijnen voor het uitvoeren van de veiligheidsacties en maatregelen: te veel van deze maatregelen lopen grote vertragingen op en weinig of geen acties worden genomen om dit probleem aan te pakken. Sinds het invoeren van de thematische controles door Bel V, vergen de acties gevraagd door de veiligheidsoverheid meer inspanning vanwege de DFC en de uitbatingscellen. De DFC geeft onvoldoende gevolg aan deze vragen en vertoont ook een terughoudende en soms zelfs een negatieve houding tegenover deze vragen. Ook blijkt de DFC onvoldoende proactief te zijn voor het implementeren van verbeteringsmaatregelen. De veiligheidsuitslagen geven ook aan dat het veiligheidsniveau onvoldoende is tegenover de vereisten van GS-R-3. Ambitieuze doelstellingen dienen vooropgezet te worden met als doel te streven naar uitmuntendheid i.v.m. veiligheid. De Directie erkent deze zienswijze en heeft reeds acties opgezet om het MS voor nucleaire installaties, zoals beschreven in het IAEA GS-R-3 document, te analyseren en een gap-analyse uit te voeren tussen de huidige werkwijze op BP en deze bepaald in GS-R-3. Ook begeleiding door IAEA werd reeds ingeschakeld Beheer van acties gevraagd door Bel V en FANC Management commitment satisfaction of interested parties. 3.6 The expectations of interested parties shall be considered by senior management in the activities and interactions in the processes of the management system, with the aim of enhancing the satisfaction of interested parties while at the same time ensuring the safety is not compromised [interested parties have typically included the following: (...) governmental agencies or regulators (local, regional and national) whose responsibilities may cover nuclear energy, (...)] 5.1. The processes of the management system that are needed to achieve the goals, provide the means to meet all requirements and deliver the products of the organization shall be identified, and their development shall be planned, implemented, assessed and continually improved The activities of and interfaces between different individuals or groups involved in a single process shall be planned, controlled and managed in a manner that ensures effective communication and the clear assignment of responsibilities For each process a designated individual shall be given the authority and responsibility for: For each process, any activities for inspection, testing, verification and validation, their acceptance criteria and the responsibilities for carrying out these activities shall be specified. For each process, it shall be specified if and when these activities are to be performed by designated individuals or groups other than those who originally performed the work Each process shall be evaluated to ensure that it remains effective. Voor de opvolging van of het beheer van acties gevraagd door Bel V en FANC is geen proces opgesteld of beschreven. Om in de praktijk toch de behandeling van de door Bel V en FANC gevraagde acties op te volgen, beschikt BP over een lijst die alle acties bevat die gevraagd worden door Bel V en FANC. Voor de opvolging of het beheer van deze lijst of de daarin vermelde acties was eveneens geen proces opgesteld of beschreven. In deze lijst worden de referentie van het verslag AUDIT BP Auditrapport 18 /58

19 van Bel V of FANC, de actie, de verantwoordelijke voor de uitvoering van de actie en de status van de actie opgetekend. De deadline wordt in deze lijst niet bijgehouden, noch op een andere plaats. Tijdens de audit wordt toegegeven dat er veel punten blijven openstaan. De opvolging naar de verantwoordelijke van de acties gebeurt via mail en eventueel een gesprek (al of niet telefonisch). De oorzaak van het blijven openstaan van acties blijkt te wijten te zijn aan het gebrek aan ownership aan de kant van de verantwoordelijken van de acties. Ondanks herhaling door VEM van het verzoek tot afhandeling is er echter weinig verbetering vast te stellen. De verslagen van Bel V worden beperkt verdeeld binnen VEM, de systematische verslagen worden geanalyseerd en per worden de acties doorgegeven naar bepaalde verantwoordelijken en hun hiërarchie. De thematische verslagen en vragen met betrekking tot specifieke dossiers worden verdeeld naar de rechtstreeks betrokken uitbaters. Ook op de 2-wekelijkse vergaderingen van de dienst VEM worden deze acties niet systematisch behandeld. De veelheid aan opmerkingen van BelV enerzijds en de voor dit onderwerp geëiste actie door het FANC tijdens de zesmaandelijkse contactcommissies BP Bel V FANC anderzijds, hebben BP recentelijk aangespoord om een nieuwe opvolgmethodiek per brief voor te stellen (zie VEM/ /PG van 30/09/2010). Momenteel werd aan deze brief een nieuwe xls-tabel gehecht als voorbeeld. Positief is nu wel dat de deadline wordt aangegeven. Het volledige proces rond het gebruik van deze nieuwe tool is echter nog niet gedefinieerd. Ook de rol en/of taken die door medewerkers van de dienst VEM zullen moeten worden opgenomen, werden nog niet bepaald. Een intern overleg over de doelstellingen en de invulling van de taken heeft nog niet plaats gehad en werd ook nog niet gepland. Ook communicatie hieromtrent vanuit de directie naar het betrokken personeel heeft nog niet plaats gehad. Momenteel beperkte BP zich dan ook louter tot het opstellen van een brief aan FANC en Bel V maar werd weinig energie gestoken in de concrete ontwikkeling, beschrijving en implementering van het proces, wat nog ontbreekt. De voormelde tabel die per brief werd overgemaakt aan FANC/Bel V is het voorbeeld van de omzetting van de acties van de thematische inspectie brandveiligheid in de nieuwe layout. De aangeleverde voorbeeldlijst is de oefening aangaande de volledigheid van de actielijsten en de status van de acties. Deze lijst zal tijdens de periodieke opvolgbezoeken van Bel V gevolgd worden. Aan de auditoren wordt gemeld dat de methodiek voor beter beheer van acties gevraagd door FANC en Bel V verder in uitbouw is. Om de interne communicatie te verbeteren voorziet het nieuwe proces een periodiek overleg tussen de diverse coördinatoren (zie aanduiding C in het algemene organigram) waar ook de lijst met openstaande acties zal besproken worden Verantwoordelijkheden, samenwerking & communicatie tussen departementen en afdelingen en in het bijzonder de dienst voor fysische controle. ARSPIN Art. 4 - Organisatiestructuur De exploitant documenteert en rechtvaardigt zijn organisatiestructuur door het preciseren van het algemeen beleid, de verantwoordelijkheids- en beleidslijnen, de interne communicatienetwerken, de taken en het aantal vereiste personeelsleden dat toelaat om de algemene vereisten voor een veilige en betrouwbare uitbating van zijn installatie(s) na te kunnen leven en dit zowel in alle bedrijfsomstandigheden als in ongevalsomstandigheden. In het bijzonder worden de hiërarchische verbanden en communicatielijnen tussen alle verantwoordelijken voor zaken die een impact hebben op de veiligheid van de installatie duidelijk gedefinieerd en gedocumenteerd. De werken uitgevoerd door onderaannemers aan structuren, systemen en componenten die belangrijk zijn voor de veiligheid worden goedgekeurd en onder toezicht gehouden door personeelsleden van de exploitant die de vereiste deskundigheid en kwalificaties hebben. AUDIT BP Auditrapport 19 /58

20 Wat de samenwerking betreft tussen de verschillende afdelingen en diensten, kan gesteld worden dat er in de praktijk goede relaties bestaan, alhoewel deze relaties niet op een gestructureerde manier georganiseerd zijn. Zo worden bv. vragen van de personen belast met de coördinatie van onderwerpen - dikwijls personen van VEM - doorgegeven aan personen van de andere diensten zonder dat er een (tijdig) antwoord wordt verstrekt op deze vragen (bvb. tienjaarlijkse herzieningen, relaties met de veiligheidsoverheid, ). De desbetreffende processen zijn niet beschreven en de bevoegdheden van de coördinerende personen zijn niet bepaald. Bovendien dient de reactiviteit van sommige leden van de organisatie in verband met het uitvoeren van acties en maatregelen dringend opgevoerd te worden: er is duidelijk een tekort aan ownership vanwege leden van de organisatie voor het uitvoeren van acties en maatregelen gevraagd in het kader van de veiligheid. Op te merken valt dat de directies van de betrokken afdelingen niet steeds op de hoogte gesteld worden van het niet eerbiedigen van uitvoeringstermijnen gevraagd aan hun medewerkers. Dit zou op structurele wijze dienen verbeterd te worden Beheer TJH ARSPIN Art. 14 Periodieke herzieningen 14.1 Doelstellingen van de periodieke veiligheidsherzieningen Aanvullend bij de veiligheidsstudies die worden uitgevoerd in andere kaders, stelt een periodieke herziening zich tot doel een systematische evaluatie van de veiligheid van een installatie door te voeren, en in het bijzonder: De periodieke veiligheidsherziening moet slaan op alle veiligheidsaspecten van een inrichting. In deze context, wordt de inrichting beschouwd als het geheel van de installaties (systemen, structuren en componenten) die door de oprichtings- en exploitatievergunning worden gedekt. De exploitant draagt de hoofdverantwoordelijkheid voor de periodieke veiligheidsherziening Methodologie van de herziening De herziening gebruikt een systematische en gedocumenteerde methode die met name rekening houdt met het principe van bescherming in diepte en met de deterministische en probabilistische veiligheidsevaluaties. De documentatie m.b.t. de periodieke herziening moet door de exploitant worden bewaard volgens de geldende kwaliteitsborgingprocedures. Deze documentatie bevat de laatste aanvaarde versies van de documenten en informatie over de lessen die uit de herziening worden getrokken. De Tienjaarlijkse Herziening (TJH) bestaat uit twee onderdelen (site 1 en site 2) met verschillende deadlines (resp. juni 2008 en 2006). Voor deze TJH werd de functie van coördinator toegewezen aan een personeelslid van VEM/ST. Op documentair vlak werd vastgesteld dat: De TJH aangepakt werd gestoeld op een nota (bvb. VGM/ voor site 1, Ed. C); Er omtrent de inhoud van de TJH overleg met en goedkeuring van Bel V bekomen was; Er voor elk aandachtspunt een methodologiefiche bestaat die een synthese geeft vanaf de doelstellingen tot en met het besluit van de herziening, en de acties die eventueel nog genomen moeten worden; Er voor elk onderwerp een opvolgfiche bestaat met het overzicht van de genomen acties. Er stellen zich dus geen fundamentele problemen op documentair vlak. AUDIT BP Auditrapport 20 /58