Rechten bij account als contactpersoon: examendatum aanvragen, examenkandidaten importeren, examenkandidaten inschrijven en uitslagen downloaden.

Transcriptie

1 Handleiding Mijn Kennisexamens Deze handleiding is voor gebruikers van Mijn Kennisexamens. De link hiervoor is Hier kan de medewerker van een AOC examendata aanvragen, examenkandidaten inschrijven, uitslagen downloaden en examenbenodigdheden uitprinten. Inhoudsopgave 1.1 Account aanvragen 1.2 Inloggen 1.3 Onderhoud account 2. Aanvragen examendatum 3.1 Kandidaten beheren (importeren kandidaten) 3.2 Groepen beheren 4. Kandidaten aanmelden (inschrijven voor het examen) 5. Dashboard examenfunctionaris. 6. Resultaten downloaden 7. notificaties 8. Ondersteuning Mijn Kennisexamens voor medewerkers van de AOC s 9. Stroomschema 1.1 Account aanvragen Om gebruik te kunnen maken van Mijn Kennisexamens, moet er eerst een account worden aangemaakt. Medewerkers van de AOC s kunnen een account aanvragen bij Groene Norm. Neem hiervoor contact op met Groene Norm via k.soesman@groenenorm.nl. Vermeld bij de aanvraag de bedrijfsnaam, locatie en om wat voor account het gaat (contactpersoon of examenfunctionaris). Rechten bij account als contactpersoon: examendatum aanvragen, examenkandidaten importeren, examenkandidaten inschrijven en uitslagen downloaden. Rechten bij account als examenfunctionaris: examenbenodigdheden uitprinten. Binnen 1 week na het indienen van de aanvraag ontvangt de medewerker een bericht met daarin een activatielink. De gebruikersnaam is het adres van de medewerker, het wachtwoord kan de medewerker zelf aanmaken nadat op de activatielink is geklikt. Nadat het account geactiveerd is en het wachtwoord is aangemaakt, heeft de medewerker van het AOC toegang tot Mijn Kennisexamens. Tip: Indien er meerdere medewerkers betrokken zijn bij de examinering, gebruik dan een algemeen adres om een account aan te vragen en bepaal een gezamenlijk wachtwoord. Zo heeft iedere medewerker toegang tot dezelfde gegevens. Let op: Wanneer een accounthouder uit dienst treedt of geen werkzaamheden meer uitvoert voor de Groene Norm examens moet het account verwijderd worden. Het is de verantwoordelijkheid van het AOC of de accounthouder om dat door te geven aan Groene Norm. Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 1 van 12

2 1.2 Inloggen De medewerker kan de inloggegevens gebruiken om in te loggen bij De medewerker komt dan op de volgende pagina, het dashboard : 1.3 Onderhoud account De medewerker kan zijn eigen account onderhouden door te klikken op: De bedrijfsgegevens kunnen uitsluitend door medewerkers van ex:plain worden aangepast. Daartoe volstaat een bericht aan groenenorm@explain.nl. Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 2 van 12

3 2. Aanvragen examendatum Door in het dashboard bij ACTIES te klikken op de button aanvragen examendatum, kan de medewerker van een AOC een examendatum aanvragen: Een examendatum wordt aangevraagd voor een examen, hiermee wordt deze datum automatisch aangevraagd voor alle examenonderdelen. Een voorbeeld: U vraagt een examendatum aan voor het examen Gewasbescherming A onderdeel A. Vervolgens wordt voor deze datum alle onderliggende onderdelen (Akkerbouw, Geslotenteelt, Bollenteelt, Boomteelt etc. klaargezet. Als u voor een examenuitvoering geen kandidaten heeft, hoeft u geen actie te ondernemen. Bij een examen waar een beperkt aantal afnames per jaar geldt, wordt dit altijd beoordeeld in uw voordeel. Bij twee sessies op éénzelfde examendatum, hoeft de medewerker maar één keer de examendatum aan te vragen. Bij Tijd van de begintijd van de eerste sessie worden invullen en bij Tijd tot de eindtijd van de tweede sessie invullen. Aanvragen van een examendatum is mogelijk tot 1 week vóór de examendatum. De medewerker ontvangt binnen 2 werkdagen na de aanvraag een bevestiging. Indien de aanvraag wordt afgewezen, ontvangt de medewerker een bericht per met de reden van afwijzing. Als de examendatum goedgekeurd is, kan de medewerker van het AOC kandidaten inschrijven tot 4 dagen vóór de examendatum. Aangemaakte examendata kunnen uitsluitend gewijzigd worden door medewerkers van Groene Norm. U kunt contact opnemen met de coördinator ICT via k.soesman@groenenorm.nl of Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 3 van 12

4 3.1 Kandidaten beheren (kandidaten importeren) Door in het dashboard bij ACTIES te klikken op de button Beheer kandidaten wordt een nieuwe pagina geopend. Hier worden de gegevens getoond van alle kandidaten die aan het desbetreffende AOC zijn gekoppeld: De medewerker van het AOC heeft hier de mogelijkheid om nieuwe kandidaten aan te maken via Kandidaat invoeren ; daarbij is het mogelijk om de kandidaat direct te koppelen aan een bestaande groep 1. Een kandidaat kan desgewenst aan meerdere groepen gekoppeld worden. Daarnaast kan een bestand met gegevens van nieuwe kandidaten worden geïmporteerd via Importeer kandidaten ; daarbij is het mogelijk om de kandidaten direct te koppelen aan een bestaande groep 2. Op deze pagina kan ook een voorbeeld bestand gedownload worden. De eerste regel van het te downloaden bestand is een voorbeeldregel. Deze regel laten staan. Bij de import wordt deze regel niet meegenomen. 1 Voor een instructie over groepen, zie 3.2 Groepen. 2 Voor een instructie over groepen, zie 3.2 Groepen. Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 4 van 12

5 Voorbeeld importbestand. Geel gearceerde kolommen zijn verplicht. Indien de medewerker bij een kandidaat op: klikt, opent een nieuw scherm. Hier kan de medewerker de kandidaatsgegevens aanpassen en eventueel aan een andere groep koppelen: 3.2 Groepen beheren Door in het dashboard bij ACTIES te klikken op de button Beheer groepen kan de medewerker van het AOC groepen kandidaten samenstellen en onderhouden. Er opent dan een nieuw scherm: Via groep toevoegen kan een nieuwe groep worden aangemaakt: Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 5 van 12

6 Er hoeft alleen een groepsnaam te worden opgevoerd. Daarna wordt de groep toegevoegd aan de lijst met bestaande groepen. Indien de medewerker bij een bestaande groep op: klikt, opent een nieuw scherm: Hier heeft de medewerker van het AOC de mogelijkheid om: - één of meerdere kandidaten toe te voegen en/of te verwijderen via kandidaat toevoegen ; - de naam van de groep te wijzigen; - de groep te verwijderen (let op: de kandidaatsgegevens worden bewaard en zijn dus voor de medewerker terug te vinden). Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 6 van 12

7 4. Kandidaten aanmelden (inschrijven voor het examen) Door in het dashboard bij ACTIES te klikken op de button Aanmelden examens opent een nieuw scherm: Hier kunnen de kandidaten worden geselecteerd die moeten worden aangemeld voor het examen. Het is zowel mogelijk individuele kandidaten op te zoeken als een groep te selecteren. Let op: Indien een groep wordt geselecteerd, moeten daarna alsnog de kandidaten in de groep worden geselecteerd door op het pijltje achter de naam van de kandidaat te klikken. Het pijltje verandert dan van kleur en de kandidaat verschijnt in het overzicht aan de rechterkant: Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 7 van 12

8 Het is ook mogelijk om alle kandidaten tegelijk te selecteren door te klikken op de knop Indien een verkeerde kandidaat is geselecteerd, kan dit worden hersteld door op het rode kruisje: achter de naam van de kandidaat te klikken. De kandidaat verdwijnt dan uit het overzicht bij STAP 1 en het pijltje achter de naam van de kandidaat wordt weer donkergroen. Klik vervolgens op Volgende om naar stap 2 te gaan. De kandidaten kunnen zowel groepsgewijs als individueel worden aangemeld. Voor het aanmelden van een groep kandidaten selecteert de medewerker het bolletje bij alle kandidaten voor hetzelfde examen, locatie en datum/tijd inplannen. Het scherm klapt uit en de benodigde gegevens kunnen worden geselecteerd: Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 8 van 12

9 Klik daarna op Volgende en er opent een nieuw scherm. Controleer of de getoonde gegevens (factuuradres en contactpersoon) bij stap 3 juist zijn en klik opnieuw op Volgende. Bij stap 4 moeten de ingevoerde gegevens bij alle stappen worden gecontroleerd. Let met name goed op dat de gegevens bij Kandidaten juist zijn. Zo niet, klik dan op Wijzigen om de gegevens aan te passen: Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 9 van 12

10 Vergeet onderaan het scherm niet het vinkje te zetten bij Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden en examenreglement en klik daarna op Bevestigen : Let op: Alleen aanmeldingen van kandidaten die in stap 4 worden bevestigd, worden verwerkt. De medewerker van het AOC kan tot 4 dagen vóór de examendatum kandidaten inschrijven. Na de sluitingstermijn kunnen geen kandidaten meer worden toegevoegd. Uitschrijvingen hoeven niet te worden doorgegeven. 5. Dashboard examenfunctionaris De examenfunctionaris is de medewerker van een AOC die aanwezig is bij de examenafname. De medewerker van het AOC die een rol examenfunctionaris heeft in Mijn Kennisexamens, ontvangt 4 dagen vóór de examendatum een . In deze wordt vermeld wanneer de medewerker de examenbenodigdheden kan downloaden. De examenbenodigdheden bestaan uit: - inlogkaart per examenkandidaat - presentielijst Wanneer de examenfunctionaris 3 dagen vóór de examendatum nog geen heeft ontvangen, dient hij/zij contact op te nemen met het secretariaat van ex:plain via groenenorm@explain.nl of telefoonnummer Na inloggen staat onder het kopje Examenbenodigdheden de examenuitvoeringen. Door op de downloadknop bij Inloggegevens of Presentielijst te klikken kunnen de documenten worden gedownload. Tip: print de examenbenodigdheden op de examendag of zo kort mogelijk vóór de examendag uit. De examenfunctionaris beschikt hiermee over de meest actuele gegevens. Een medewerker van een AOC kan twee rollen krijgen in Mijn Kennisexamens, namelijk: contactpersoon en examenfunctionaris. Wanneer een medewerker beide rollen heeft, dan wordt dat samengevoegd op zijn dashboard. Hij/zij kan dan zowel een examendatum aanvragen, kandidate inschrijven en examenbenodigdheden downloaden. Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 10 van 12

11 6. Resultaten downloaden In het dashboard kunnen de resultaten van een gehele groep kandidaten of per kandidaat worden gedownload: Klik bij Download resultaat bij het betreffende examen op: groep te downloaden. Klik bij download per kandidaat bij het betreffende examen op te downloaden. om de resultaten van de hele om het resultaat per kandidaat Daarnaast kan de medewerker links onderin op Resultaten per kandidaat klikken, er opent dam een nieuw scherm. Hier kunnen alle rapporten per kandidaat worden gedownload. Er kan dan ook per kandidaat gezocht worden door op Filteropties te klikken. 7. notificaties Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 11 van 12

12 Vanuit Mijn Kennisexamens worden notificaties verzonden aan de medewerker van het AOC op het moment dat het secretariaat van ex:plain: - een aangevraagde examendatum goedgekeurd heeft; - een aangevraagde examendatum afgewezen heeft, met de reden van de afwijzing; - bevestigings naar de examenfunctionaris om examenbenodigdheden uit te printen. 8. Ondersteuning Mijn Kennisexamens voor medewerkers van de AOC s Het secretariaat van ex:plain heeft een Servicepunt ingericht waar medewerkers van de AOC s terechtkunnen met vragen en opmerkingen over Mijn Kennisexamens. Het Servicepunt is bereikbaar per groenenorm@explain.nl of telefonisch: Voor het Servicepunt gelden de volgend responstijden. Te leveren dient Doorlooptijd Calamiteit bij AOC tijden de examenafname 2 uur* Technische ondersteuning bij AOC voorafgaand 2 werkdagen** aan de examenafname *Indien een examen niet kan worden opgestart of er tijdens het examen problemen ontstaan, neemt de examenleider direct contact op met Het Servicepunt. ex:plain informeert de examenleider over de status van het probleem. Indien het incident niet op tijd kan worden opgelost, dan wordt in overleg met het AOC bepaalt of de kandidaten blijven wachten of naar huis worden gestuurd. **Indien een AOC bv. een probleem ervaart bij het gebruik van Easy of het installeren van de Secure Browser, wordt direct contact opgenomen met Het Servicepunt. ex:plain probeert het probleem samen met het AOC op te lossen. Er zal per situatie een ureninschatting worden gecommuniceerd aan het AOC. Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 12 van 12

13 9. Stroomschema Handleiding Mijnkennisexamens Groene Norm 8 april 2019 Pagina 13 van 12