Notulen TC-vergadering 7 juni 2018

Transcriptie

1 Notulen TC-vergadering 7 juni 2018 Aanwezig: Bas Kotterink (Albion), A. Zalm (Albion), W.Z. van Ast (Alkemade), Monique van Tol (Alkemade), Tamara Nooitgedacht (AZC) Sandra Daamen (AZC), Gert Terlouw (BZ&PC), Ron Slootbeek (De Columbiaan), Yvonne Voogt (De Duck), Michel Hoek (De Duck), Erica Muller (De Geul), Ed Bordewijk (De Kempvis), Ingrid Johannes (De Kempvis), Arie Noordijk (De Schotejil), Leni Noordijk (De Schotejil), Tom Vermeylen (De Watervogels), Suzanne Tol (De Watervogels), Jantina de Bruin (The Hague Swimming,), Annette Bakker (The Hague Swimming,), Paul van der Ploeg (LinK), MariëtteOuwehand (LZ 1886), Annamaria Feher (PCG), Caroline van den Akker (PCG), Susan Pol (Poseidon 56), Peter van Gemert (Poseidon 56), Raymond Tobé (Rotterdam Swimming/RSW/ Z&PC Rotterdam), Anneli van Dee (SCOM/Zeehond SG), Karin van Dee (SCOM/Zeehond SG), Angela Jonkman-Evers (Sassenheim), Hetty Schippers (SG de Vliet), Lia van Brink (SG de Vliet), Sandra Poiesz (Strijen), Leanne Buitendijk (Strijen), Joyce Vuijk (Van Vliet-Barracuda), Suzanne Stellen (Van Vliet-Barracuda), Diana Meijer (Van Vliet-Barracuda), Patricia van Waas (WIDEX GZC DONK), Irene van Haaren (WIDEX GZC DONK), Robbert Donk (Wiekslag), Hilde Cevaal (Wiekslag), Marco de Bruin (WVZ), Richard de Lange (WVZ), Lillian Vermeulen (WZK Zwemmen), Diana van Vark (Z&PC De Gouwe), Karin Berckenkamp (Z&PC De Gouwe), Harmen Reemst (ZOB 66), Ingmar de Gelder (ZOB 66), Jacqueline Janssens (ZPB H&L), Dave Laarhoven (ZPC Numansdorp), Lieke Molenaar (Zoetermeer), Rob Heijder (ZV Westland), Emma Pondman (ZV Westland), Eric Reynart (Zwemmen Rotterdam Zuid/Rotterdam Swimming) Namens KNZB Regio West: Paul Chaudron (voorzitter Regio Wedstrijdzwemcommissie), G. Meerwaldt (werkgroep Masters), Wies Simons (secretaris RWZC), Erik van Uffelen (werkgroep Kampioenschappen), Mary Berns (werkgroep Minioren), Arjan Wijnmaalen (werkgroep minioren), Eric Catsburg (werkgroep Regiocompetitie), Ronald van Gelder (werkgroep Officials), Nell Don (werkgroep officials), Joyce Anker (regiobureau). Afwezig m.k.: Niet aanwezig: Notulist De Duck, De Lansingh, MNC Dordrecht ACZ, d Elft, De Devel, De Gooye, De Plas, De Stelle, DKD, DSZ, DWF, Katwijk, Koudekerk, Noordwijkerhout, WZ010, ZVVS Mieke van Dijk

2 1. Opening Paul Chaudron, voorzitter Regio Wedstrijdzwemcommissie (RWZC), heet de aanwezigen van harte welkom bij de zesde TC-vergadering van KNZB Regio West. Uit een enquête die na de vorige vergadering is gehouden, kwam naar voren dat diverse deelnemers de vergaderingen weinig interactief vonden. In antwoord daarop is voorafgaand aan deze vergadering om suggesties gevraagd. Helaas zijn daar geen reacties op gekomen. Om die reden gaat het vanavond weer op dezelfde manier als anders. 2. Algemene wedstrijdzaken (Paul Chaudron) De kalender is in grote lijnen samengesteld. Er staat nu een tweede, gewijzigde versie op de website van Regio West. Zwembaden: de meeste zwembaden hebben al toegezegd voor de geplande wedstrijden. Van enkele wordt op korte termijn een bevestiging verwacht. Het grootste knelpunt ligt bij het Hofbad: er wordt nog overlegd met de gemeente Den Haag. Indien dit bad niet beschikbaar is, is het nieuwe bad in Rotterdam een alternatief, maar daaraan kleeft het nadeel van gebrek aan parkeergelegenheid en een hoge kostprijs. Inzwemmen: tijdens het inzwemmen is starten en duiken niet toegestaan vanwege het risico op ongelukken. Toch gebeurt dit regelmatig. De oproep is om de zwemmers op het hart te drukken dat dit niet mag, en ze te wijzen op het risico van sancties. Medewerkers: op de site staat altijd welke vereniging medewerkers moet leveren. De coördinerende vereniging stelt zich echter vaak te afwachtend op richting andere verenigingen en qua communicatie met de regio. Daardoor is vaak niet duidelijk welke medewerkers er komen. Declaraties Miniorencircuits: nog niet alle declaraties van gehouden wedstrijden zijn ingediend. Dit kan nog tot uiterlijk 15 juli, zodat ze kunnen worden verwerkt in de kwartaalcijfers. Splash versus Hupswim: Wies Simons memoreert dat ze twee jaar geleden aandacht vroeg voor de urgentie om over te stappen van Hupswim naar het gebruik van Splash. Hupswim wordt al geruime tijd niet meer onderhouden en het programma matcht niet meer met Splash. Nieuw beleid en regelgeving worden niet verwerkt in Hupswim. Als er bijvoorbeeld iemand met een handicap meezwemt, is het verplicht de handicapcode af te drukken in het programma: dat kan niet in Hupswim. In de afgelopen jaren zijn er cursussen aangeboden om met Splash om te leren gaan en hebben de meeste verenigingen Splash in gebruik genomen. Er zijn in de regio twee verenigingen die geen Splash aangeschaft hebben. Acht verenigingen die wel Splash hebben, maken voor hun inschrijvingen niettemin nog gebruik van Hupswim. Omdat het gebruik van Hupswim problemen oplevert, heeft de regio besloten dat er vanaf komend seizoen niet meer ingeschreven kan worden via Hupswim. Vanuit de zaal komt het verzoek om meer cursussen te organiseren, liefst afzonderlijk op beginners- en gevorderdenniveau, zodat medewerkers die nog niet met Splash hebben leren omgaan, dit alsnog kunnen leren. Ook is er een roep om meet-ups voor secretarissen om de kennis en ervaring met de uitgebreide opties van TeamManager met elkaar te delen. Wies stemt in het verzoek om extra cursussen/masterclasses/kennisuitwisselingen over Splash mee te nemen. In verband met de AVG worden de verenigingen erop geattendeerd dat ingevulde persoonsgegevens van de contactpersonen die een.lxf bestand voor een wedstrijd insturen,

3 zichtbaar worden op de factuur. Vanuit de zaal wordt ertoe opgeroepen om een algemene uit te sturen met informatie over hoe je dit kunt voorkomen. Wies zorgt dat verenigingen geïnformeerd worden. 3. Clinics Erik van Uffelen licht toe dat de clinics worden gebruikt voor sportstimulering van zwemmers uit onze regio. Er zijn dit jaar vijf clinics gehouden voor junioren en minioren. De deelnemers zijn heel enthousiast. Er zijn nieuwe datums bekend voor komend seizoen, maar deze zijn nog niet gegarandeerd. De splitsing naar verschillende leeftijden werkt heel goed. Als de clinics vol zitten, is het gezien de krappe planning lastig om aansluitend een extra clinic te organiseren. Zodra ze vol zitten, wordt het aanmeldformulier zo snel mogelijk van de website gehaald. Het valt niet te voorkomen dat er soms clinics in schoolvakanties vallen, daar schoolvakanties onderling tussen scholen ook niet helemaal gelijklopen. 4. Regiokampioenschappen Erik van Uffelen meldt dat er tijdens de regiokampioenschappen van afgelopen seizoen drie Nederlandse records zijn behaald. Er kwamen veel positieve reacties binnen op de variatie van het programma en getoonde flexibiliteit rond de kampioenschappen. Kritiek gold de hoeveelheid afmeldingen voor de wedstrijd zelf en de organisatie van de medewerkers. Vooruitlopend op de de B-kampioenschappen die binnenkort worden gehouden wordt aangegeven dat de inschrijving door de boven- en onderlimieten complex is. Als na evaluatie besloten wordt volgend seizoen deze wedstrijd weer te organiseren, dan zal in ieder geval het inschrijven eenvoudiger worden. Vanuit de zaal komt de vraag hoe het zit met de integratie van de paralympische zwemmers, omdat die ontbreken bij de medaille-uitreikingen. Erik zal in overweging nemen ook voor paralympische sporters te huldigen, mits gegarandeerd kan worden dat de betrokken zwemmer ook aanwezig is bij de uitreiking. De aanwezigen hebben verschillende meningen over de uitreikingen. Er is wel overeenstemming over het feit dat het aantal paralympische deelnemers voldoende moet zijn om de prijs iets te laten betekenen. Het minimale aantal wordt gesteld op vijf zwemmers. De B-kampioenschappen worden nog geëvalueerd. Daarna wordt besloten of deze ook in het komende seizoen georganiseerd gaan worden. 5. Miniorenwedstrijden Mary Berns vertelt puntsgewijs over de miniorenwedstrijden was het eerste seizoen dat de voorrondes door de verenigingen zelf werden georganiseerd. De clubmeets en de finales werden georganiseerd door de werkgroep. Iedere vereniging moet de kans krijgen om aan circuitwedstrijden mee te doen, daarom is er een pouleindeling gemaakt door de regio op basis van reisafstand, wedstrijddagvoorkeur en inschatting van het aantal deelnemende zwemmers. Het is daardoor voor kleine verenigingen ook mogelijk om aan te sluiten. Inschatten van de wedstijdduur blijft lastig. Daar wordt in het komende seizoen verbetering in verwacht. Aanmerkingen die uit de enquête naar voren kwamen, golden met name de officialopstellingen. Daarnaast werd er onvrede geuit over het feit dat minioren die al hadden meegedaan aan wedstrijden, soms op swimkick-programma s waren ingeschreven. Dit is echter volgens de KNZBbepalingen toegestaan. Voor seizoen is al een poule-indeling gemaakt. De vergoedingsregeling blijft hetzelfde. De indeling had de nodige voeten in de aarde doordat de hoeveelheid zwemmers net iets te laag

4 was voor vijf poules en net te hoog voor vier. Officialopstellingen worden in het geheel geregeld door de officialcommissie. Tom Vermeylen (Watervogels) vraagt of het nodig is om voor de vergoeding ook echt de facturen te overleggen. Hier heeft hij bezwaar tegen omdat daarmee kortingen van eigen sponsoren ten goede komen aan Regio West, in plaats van aan de vereniging waar het voor bedoeld is. Mary bevestigt dat een bewijs van de kosten aan bijvoorbeeld catering nodig is. Facturatie moet eenop-een door worden gezet naar de KNZB. De accountant controleert de bonnen ook daadwerkelijk. De zaal komt met diverse creatieve oplossingen voor het benoemde praktische probleem. (navraag leert dat de penningmeester van Regio West originele facturen nodig heeft) Irene van Haaren (Widex GZC Donk) vraagt wat te doen met verzamelfacturen voor bijvoorbeeld catering en badwater samen. Paul Chaudron antwoordt dat de bond dan de totale factuur wenst te ontvangen en daar dan uit zal destilleren waar het om gaat. 6. Niveauwedstrijden Terugblik Wies Simons vertelt over de vijf georganiseerde niveauwedstijden. Het waren wedstrijden met veel zwemmers, gericht op de breedtesport. De zwemmers sneller dan een limiet doen mee aan de Regiokampioenschappen, de zwemmers langzamer dan een limiet doet mee aan de niveauwedstrijden. Het aantal afmeldingen is bij deze wedstrijden helaas hoog. Er is voor gekozen om de Haagse wedstrijd over te hevelen naar de Waterthor. Gezien het aantal inschrijvingen van de afgelopen twee seizoen is dat mogelijk. Er wordt om planningsredenen teruggegaan van vijf naar vier seizoenswedstrijden. Een andere aanpassing is dat er meer keuzemogelijkheden voor de zwemmers komt. I.p.v. 2 individuele slagen kan met kiezen uit 3 verschillende slagen. Hopelijk leidt dit tot minder afmeldingen. 7. Regiocompetitie (Erik Catsburg) De regiocompetitie wordt in Dordrecht, Papendrecht en Alblasserdam gehouden. Een deel van de wedstrijden die in Alblasserdam gehouden zouden worden, zijn afgelopen seizoen noodgedwongen gezwommen in Papendrecht. De reden hiervoor was dat op het laatste moment het bad in Alblasserdam niet beschikbaar was. Dit is een aantal verenigingen niet goed bevallen en voor komend seizoen heeft het de voorkeur om weer in Alblasserdam te zwemmen. Dit kan uiteraard alleen als het bad beschikbaar is. Afgelopen seizoen werden wijzigingen en afmeldingen doorgaans tijdig door de betreffende verenigingen gemeld. Dat was fijn, en voor komend jaar de oproep dit net zo zorgvuldig te doen. Er is nog plek voor twee verenigingen in de C-competitie. Vanwege de krappe planning wordt er komend seizoen één regiowedstrijd minder gehouden. Dordrecht en Papendrecht zijn rond. Voor de C-competitie wordt het Alblasserdam. Daarnaast is er de eerdergenoemde wijziging van vijf naar vier poules. Ondanks alle zorgvuldigheid blijktde wedstrijd van 9 maart samen te vallen met de Jaargangwedstrijd in Leiden. Na de vergadering zullen de verenigingen die deelnemen aan de regiocompetitie een mail ontvangen. Zij kunnen dan aangeven of zij de wedstrijd willen verplaatsen, de minioren niet mee te nemen in de puntentelling of alles laten zoals het is. 8. Masters

5 Gerdien Meerwaldt vertelt dat de planning was om dit jaar vier wedstrijden te organiseren. Helaas was er geen badwater beschikbaar voor de 50-meterbadenwedstrijd. Er waren soms op twee verschillende plaatsen in Nederland tegelijk een masterwedstrijd. Dat gaf een negatieve invloed op het deelnemersaantal. Er is dit jaar maar één training in een 50-meterbad geweest. Er staan vijf wedstrijden gepland. Drie locaties zijn bevestigd. Er wordt een nieuw programma gemaakt aangezien er een extra wedstrijd wordt gezwommen.. De inschrijfbestanden komen volgend seizoen vroeger op de website. De geprogrammeerde 800m vrije slag is goed bevallen, het verzoek wordt gedaan om ook een 1500m vrije slag te zwemmen. De wens daartoe zal Gerdien meenemen naar de mastergroep. AZC organiseert de clubmeet voor de masters. Deze wordt gehouden op 15 september en wordt van harte aanbevolen. 9. Officialzaken Ronald van Gelder meldt dat er voor Minioren wedstrijden afgelopen seizoen alleen de kop door de regio is geregeld, rest viel onder de verantwoordelijkheid van de organiserende verenigingen. Dit is niet goed bevallen en voor het komende seizoen zal de hele opstelling weer via de regio lopen. Bij de Regiokampioenschappen lange baan konden alle officials inclusief tijdwaarnemers zicht aanmelden via een formulier. Iedereen die zich heeft aangemeld heeft minimaal 1x gefungeerd. Bij kampioenschappen kunnen alle officials zich aanmelden, bij tekort in de kop worden officials rechtstreeks benaderd, bij een tekort aan TW gaat dat via de official coordinator van de vereniging Opstellingen voor kampioenschappen zijn gecompliceerd door voorkeurs data en tijden per official. Het blijft mensenwerk, dus er kunnen fouten gemaakt worden. Het is lastig is om Tijdwaarnemers te krijgen voor wedstrijden waar geen/weinig ouders meekomen (Master wedstrijden) of ouders die nog geen bevoegdheid hebben (SwimKick- Minioren), maar is toch iedere keer weer gelukt een opstelling te maken. Met name bij Masters zijn het veelal dezefde officials die bereid zijn te fungeren. Uit reacties blijkt dat velen verenigingen moeite hebben met de rommelige communicatie: zelf aanmelden van tijdwaarnemers wordt lastig gevonden, omdat ze nu eens worden aangemeld via de site dan weer persoonlijk. Aanwezigen zouden het fijn vinden als er beter wordt aangegeven of zich al iemand heeft aangemeld. Het probleem is onder andere dat niet altijd duidelijk is voor welke sessie een bepaalde persoon ingezet wordt. Het is al een hele uitdaging om voor elke sessie iemand te regelen. Het is zonde als er vervolgens meerdere mensen van een vereniging staan. De suggestie wordt gedaan om het formulier op de website dat gebruikt wordt om officials aan te melden, uit te breiden met een veld waarin het adres van officialcoördinator vermeld wordt. Deze kan dan een inschrijfbevestiging ontvangen. Ronald zal navragen of het technisch mogelijk is. Begeleiding/beoordeling Over begeleiding en beoordeling is onlangs informatie geplaatst op de website. Opleidingen Voor volgend seizoen is te toezegging om tijdig te communiceren wanneer er cursussen worden gegeven. Ook komend jaar zijn er weer de nodige cursussen,. Herexamens gaan in overleg met de kandidaten. In de toekomst wil de KNZB meer aan e-learning gaan doen. Van officials die meer dan een jaar niet fungeren, wordt nagegaan of ze wel aangemeld moeten blijven. Het verzoek aan de verenigingen is om het te laten weten als een official gestopt is.

6 Vanuit de zaal komt de vraag of er weleens is nagedacht over een apk voor officials. Spreker bevestigt dat dit het geval is. Het vergt alleen nogal wat. Het voorstel is om scheidsrechters elke twee jaar door een collega te laten, maar er is nog geen mechanisme voor afgesproken. Een suggestie die vrij veel steun krijgt vanuit de zaal, is om te werken met coachende officials, die beginnende officials op weg kunnen helpen tijdens de eerste paar keer dat zij fungeren. Ronald neemt deze suggestie mee. A2 s krijgen al wel begeleiding van iemand als ze starten. Bij de eerste wedstrijd staat er zeker een ervaren starter naast. Bij de tweede keer is er ook nog de gelegenheid om onder begeleiding van een ervaren starter te starten. Er wordt ook op gewezen dat verenigingen intern mogelijkheden kunnen creëren aan ondersteuning van relatief onervaren starters. Toch hebben aanwezigen behoefte aan een centraal middel om te peilen of er ergens begeleiders te krijgen zijn. 10. Rondvraag Annette Bakker (The Hague Swimming) ( verzoekt om actieve berichtgeving over geplande wedstrijden of cursussen. Als zoiets uitsluitend op de website staat, kom je er vaak te laat achter. Paul Chaudron antwoordt dat de website in principe het officiële communicatiemedium blijft. Naar het gebruik van actieve meldingen zodra er iets nieuws wordt toegevoegd, wordt wel gekeken. 11. Sluiting Paul Chadron dankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering om uur.