Besluitvormingsaspecten voor de intakecommissie

Transcriptie

1 Besluitvormingsaspecten voor de intakecommissie Dit document is een hulpmiddel voor de leden van de intakecommissie. In dit document is aangegeven op welke aspecten de intakecommissie besluiten kan nemen om de intake zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Kwartiermakers Passend Onderwijs SWV V(SO) Eemland Versie

2 Voorbeeld Besluitvormingsaspecten intakecommissie vooraf aan de 6 weken Nadat een leerling is aangemeld, start de intakeprocedure. De school heeft de verplichting de leerling binnen 6 weken na aanmelding (met maximaal 4 weken verlenging) een besluit te nemen over de toelating van de leerling. Voor de aanmelding van leerlingen die na de zomervakantie in het eerste jaar starten, worden in de regio door BaVo Eemland afspraken gemaakt over data waarop besluiten worden genomen. Voordat een leerling toegelaten wordt, worden afwegingen gemaakt over de volgende onderwerpen: is er plaats/ruimte op de school van aanmelding; respecteren ouders de grondslag van de school; hebben ouders aangegeven of hun kind bij meerdere scholen is aangemeld, en welke van die scholen de school van voorkeur is; voor voortgezet onderwijs: of de leerling over de capaciteiten beschikt om een diploma op het niveau van betreffende schoolsoort te halen (dit betekent dat een leerling met een vmbo advies niet toelaatbaar is tot het vwo); of de leerling (extra) ondersteuning nodig heeft; of ouders vermoeden dat hun kind (extra) ondersteuning nodig heeft; de school passend onderwijs kan bieden op grond van het schoolondersteuningsprofiel van de school. De school kan eigen specifieke toelatingscriteria hanteren wanneer deze criteria onderbouwd zijn, specifiek gelden voor de school en terug te vinden zijn in de visie en missie van de school. Het SWV heeft aanmeld- en intakeformulieren met een aangepast Onderwijskundig Rapport (OKR) ontworpen voor leerlingen met een extra ondersteuningsvraag. De school die door ouders als de school van voorkeur wordt aangegeven, geldt als aanmeldschool. Deze school vervult de zorgplicht in de praktijk. De intakecommissie van de school zorgt voor een goed verloop van het proces en inhoud van aanmelding tot toelating, ook als doorgeleid wordt naar een andere school. De samenstelling van de intakecommissie is vrij, maar gezien de aard van de activiteiten lijkt zitting van onderstaande functionarissen raadzaam: de brugklas coördinator een mentor de zorgcoördinator of verantwoordelijke binnen de school voor de zorg en een professional met ortho expertise. Een school bepaalt binnen 6 weken (met een maximale verlenging van 4 weken) na aanmelding of een leerling toegelaten wordt tot de school. Voor de groep leerlingen die na de zomervakantie starten in het eerste jaar wordt een standaard aanmeldingsprocedure afgesproken met het basisonderwijs in de regio. Daarin is opgenomen wanneer de sluitingsdatum van aanmelding is en de 6 weken ingaan. Als een leerling extra ondersteuning nodig heeft, stelt de school voor deze leerling binnen 6 weken na inschrijving een ontwikkelingsperspectief op. De groep leerlingen die na de zomervakantie in het eerste jaar start, worden formeel op 1 augustus ingeschreven. Als voor leerlingen van deze groep een OPP wordt opgesteld, is dit uiterlijk op 12 september afgerond. Versie

3 Voor leerlingen die op een andere datum worden ingeschreven, geldt dat uiterlijk 6 weken na inschrijving een OPP wordt opgesteld. De termijnen kunnen met uiterlijk 4 weken worden verlengd, als extra onderzoek noodzakelijk is of als ouders en de school niet tot overeenstemming kunnen komen over de ondersteuning. Op sommige scholen is in het proces van de intake opgenomen dat (alle) aangemelde leerlingen (voor het einde schooljaar dan wel begin nieuwe schooljaar) aanvullend onderzocht worden op o.a. taal, rekenen, lezen, schrijven, sociale vaardigheden en mogelijk intelligentie-onderzoek. In geval van de standaardprocedure van afname van testen en toetsen voor het einde schooljaar, kunnen de uitkomsten nog meegenomen worden in de keuze van aanbod en in het te formuleren ontwikkelperspectief. Het OPP kan werken als een groeidocument, waarin nieuwe gegevens over de situatie, de doelen of de aanpak kunnen worden verwerkt. Stap 0 De administratie zorgt voor de start van de intakecommissie voor Een onderverdeling tussen alle aangemelde leerlingen naar 3 groepen: de (groep) leerlingen, die onterecht zijn aangemeld, de (groep) direct toelaatbare leerlingen (voor wie basisondersteuning naar verwachting toereikend is), de (groep) leerlingen voor wie extra ondersteuning nodig blijkt (aanvullend op de basisondersteuning). Complete dossiers. Neemt contact op met de aanleverende school voor eventuele missende documenten en verzoekt toezending. De school heeft voor de sluitingsdatum van aanmelding de intakecommissie samengesteld en geïnstalleerd. Ten behoeve van de groep leerlingen met ondersteuningsvragen en voor wie mogelijk een ontwikkelingsperspectief (OPP) wordt opgesteld, is in elk geval een professional met ortho expertise betrokken. De intakecommissie maakt van te voren een planning binnen de 6 weken voor alle uit te voeren activiteiten. De intakecommissie spreekt met elkaar af in welke week (dagen) onderstaande aspecten uitgevoerd worden/zijn en door wie. De hieronder aangegeven besluitvormingsaspecten zijn naar volgorde weergegeven. Het versturen aan ouders/verzorgers, en door wie, van bericht van afwijzing bij onterechte aanmelding bevestiging van de aanmelding toelating voor de direct toe te laten leerlingen (voor wie basisondersteuning naar verwachting toereikend is) toelating voor de leerlingen met een ontwikkelingsperspectief doorgeleiding naar een school die de leerling passend onderwijs kan bieden. Versie

4 Vaststellen wanneer en door wie de 3 onderscheiden groepen leerlingen behandeld worden onterechte aanmeldingen definitief worden afgewezen en ouders bericht indien van toepassing de feitelijke gegevens van de leerling in deel I van het ontwikkelingsperspectiefformat ingevuld worden (administratie?) voor direct toe te laten leerlingen binnen de basisondersteuning van de school de eventueel te bieden ondersteuning geformuleerd wordt de warme overdracht uitgevoerd wordt en voor welke leerlingen de doorgeleiding en voorbereiding aanvraag TLV wordt gedaan noodzakelijk aanvullend onderzoek uitgevoerd wordt voor de leerlingen met extra ondersteuning (verlenging van 4 weken ) er contact met de ouders wordt opgenomen voor toestemming voor aanvullend onderzoek en het toestemmingsformulier wordt ondertekend het (voorlopige) ontwikkelingsperspectief (deel I en II tot en met doelformulering ) wordt ingevuld (SWV richtlijn: door de professional met ortho-expertise) het (voorlopige) ontwikkelingsperspectief (deel III) wordt ingevuld (advies: door de mentor samen met de zorg coördinator/verantwoordelijke voor de zorg en brugklascoördinator) de aanvraag TLV wordt geregeld. In welke week /wanneer de inschatting gemaakt is of een leerling extra ondersteuning nodig heeft boven op de basisondersteuning vastgesteld is welke leerlingen (extra) ondersteuning nodig hebben en/of voor wie een ontwikkelingsperspectief opgesteld wordt besloten moet zijn of de leerling op de school van aanmelding kan blijven dan wel een doorgeleiding noodzakelijk is. Eventueel de commissie van bezwaar/beroep ingeschakeld kan gaan worden, of een second opinion gewenst is (verlenging met 4 weken) eventuele doorgeleiding uitgevoerd gaat worden: naar reguliere school naar VSO NB: het is aan te bevelen de door te geleiden leerlingen zo snel mogelijk te bepalen; de school waarnaar doorgeleid wordt kan geen plek meer hebben bij een te late doorgeleiding de TLV aanvraag ingediend wordt de gehele intakecommissie bijeenkomt voor tussentijds overleg vanuit de verschillende activiteiten de gesprekken met de ouders en leerling met extra ondersteuning plaatsvinden het ontwikkelingsperspectiefdeel I en II definitief moet zijn gemaakt door de professional met ortho-expertise voor de betreffende toe te laten leerlingen het ontwikkelingsperspectiefdeel deel III definitief moet zijn gemaakt door de mentor samen met de zorg coördinator/verantwoordelijke voor de zorg en brugklascoördinator wanneer de toelatingsbrief aan de ouders voor leerlingen met extra ondersteuning verstuurd moet zijn. de indeling in de klassen plaats vindt. Versie

5 Afspreken wanneer terugkoppeling vanuit de functionarissen binnen de intakecommissie aan elkaar plaats vindt over de eigen activiteiten en voorgenomen beslissingen ten aanzien van toelaten en doorverwijzen van leerlingen terugkoppeling binnen de intakecommissie plaats vindt over de leerlingen met ontwikkelperspectief op welk moment de toegelaten leerlingen in klassen ingedeeld worden en met mentoren en docenten besproken worden Versie