Auditrapport 2017 De Koning (1)

Transcriptie

1 De Koningw 1

2 w 4 t

3 Auditrapport 2017 De Koning (1) 15 maart 2018 Kenmerk Inlichtingen Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag

4 31 Actualiseren van de AO procedures 9 2 Goedkeurende controleverklaring 7 3 Financieel beheer geactualiseerd Geen overschrijding van rapporteringstoleranties 7 a.i Financiële overzichten akkoord bevonden 7 1 Samenvatting 5 Bijlage Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Extracomptabele bijlage Review op de controle van de externe accountant van de DKH 13 5 Overige onderwerpen Onderbouwing bedrijfsvoeringsparagraaf verbeterd 11 4 Totstandkoming bedrijfsvoeringsparagraaf gestructureerd ii Inhoud

5 b..

6 Samenvatting Doel en doelgroepen In dit rapport doen wij verslag van de uitkomsten van onze wettelijke taak over 2017 bij De Koning (1). Het begrotingshoofdstuk De Koning wordt beheerd door het ministerie van Algemene Zaken. Dit rapport is opgesteld voor de minister-president en de secretaris-generaal van het ministerie van Algemene Zaken en wordt tevens verstrekt aan de directeur Financieel- Economische Zaken van het ministerie van Algemene Zaken. Het rapport wordt verder toegezonden aan de minister van Financiën en de president van de Algemene Rekenkamer. Finandële verantwoordingsinformatie in het jaarverslag Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij het jaarverslag 2017 van De Koning (1). Dat houdt in dat dein dit jaarverslag opgenomen financiële overzichten een getrouw beeld geven van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering. Leeswijzer Dit rapport is als volgt ingedeeld: de controle van de financiële overzichten (hoofdstuk ); het onderzoek naar het gevoerde financieel en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties (hoofdstuk 3); het onderzoek naar de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie in het jaarverslag (hoofdstuk 4); overige onderwerpen (hoofdstuk ); de controleverklaring (bijlage). Openbaarmaking D ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Onze rapporten zijn primair bestemd voor de opdrachtgevers met wie wij een opdracht zijn overeengekomen. De ministerraad heeft op 19 februari zoifi een beleidslijn vastgesteld voor het openbaar maken van rapporten van de ADR. Op grond daarvan zal de minister-president dit auditrapport op of na verantwoordings dag, 16 mei aoi8, plaatsen op de website van de Rijksoverheid ( 2 1 De wettelijke taak volgt uit artikel 1.1 en artikel 2.37, eerste lid, van de Comptabiliteitswet De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van de rapporten die de ADR heeft uitgebracht en plaatst dit overzicht op de website van de Rijksoverheid ( AuditrappDrt De Kûni ) 1

7

8 2 Goedkeurende controleverklaring Inleiding Als eerste onderdeel van onze wettelijke taak controleren wij of de in het jaarverslag opgenomen financiële overzichten een getrouw beeld geven van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering en zijn opgesteld in overeenstemming met de geldende verslaggevings voorschriften. 3 De in 2017 gerealiseerde uitgaven en de aangegane verplichtingen bedroegen qz,o mln. (2016: mln.) en de ontvangsten 0.06 mln. (zoi6 0,04 mln.). Wij plannen en voeren onze controle zodanig uit dat wij een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Het materieel belang is bepalend voor de strekking van het oordeel in de controleverklaring, De materialiteit voor de verantwoordingsstaten en de saldibalans als geheel bedraagt 4% voor fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld, met een maximum van i miljard. onze controle van uitgegaan dat de voorgestelde wijzigingen in de slotwet de goedkeuring van de wetgever zullen krijgen. 4 Wij zijn er bij Voorts hebben wij onderzocht of dein het jaarverslag opgenomen andere (niet-financiële) verantwoordingsinformatie niet strijdig is met de in het jaarverslag opgenomen financiële overzichten en geen materiële afwijkingen bevat. Ook zijn wij nagegaan dat het jaarverslag alle voorgeschreven informatie bevat. Hieronder gaan wij in op de belangrijkste bevindingen van onze controle. Financiële overzichten akkoord bevonden Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij het jaarverslag 2017 van De Koning (1). Deze verklaring is opgenomen als bijlage in dit rapport. Geen overschrijding van rapporteringstoleranties In de uiteenzetting over de gevoerde bedrijfsvoering (bedrijfsvoeringsparagraaf) in het jaar verslag rapporteert de minister over de comptabele rechtmatigheid van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering over Er is voor 2017 geen sprake overschrijding van de rapporterings toleranties voor De Koning (l).5 3 De verslaggevingsvoorschriften zijn vastgelegd in de Comptabiliteitswet zoi6 en de daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften Op grond van het overgangsrecht (artikel io.z van de comptabiliteitswet zoi6) blijven voor de jaarverslagen over 2017 de bepalingen van toepassing uit de comptabiliteitswet zooi en de daarop rustende bepalingen zoals deze golden voor de inwerkingtreding van de Comptabiliteitswet Dit gebeurt a[zonderlijk voor: a het totaal van de uitgaven, ontvangsten en van derden verkregen baten: b het totaal van de aangegane verplichtingen; c het totaal van de relevante standen op de saldbalans. 5 De rapportertngstoleranties volgen uit de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften aoi8 (model 3.24 en de toelichting daarbij). Auditrapport De Korun8 W 1 7

9 tu

10 3 Financieel beheer geactualiseerd Inleiding Als tweede onderdeel van onze wettelijke taak onderzoeken wij of de geselecteerde processen van het financieel en materieelbeheer voldoen aan de normen uit de comptabele wet- en geving. Op het hoogste niveau geldt dat het financieel en materieelbeheer moeten voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid, controleerbaarheid en overigens zo doelmatig mogelijk moeten worden ingericht. regel Ten behoeve van het selecteren van de te onderzoeken processen van het financieel en materieelbeheer hebben wij de bedrijfsrisico s en de daaraan gekoppelde processen in kaart gebracht. Op basis van het belang van de processen en de in die processen onderkende risico s hebben wij in de volgende processen voor nader onderzoek geselecteerd: grondwettelijke uitkeringen; verrekening van de functionele kosten van de Dienst van het Koninklijk Huis (DKH); overige doorbelastingen. zoi In dit hoofdstuk behandelen wij de belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek naar het gevoerde financieel en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. 3.1 Actualiseren van Op z8 september 2017 IS door het ministerie van Algemene Zaken de geactualiseerde Interne administratieve Organisatie en control framework voor begroting De Koning vastgesteld. Tevens is het controleprotocol geactualiseerd. Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole betreffende de declaratie van de functionele kosten van de Koning ten behoeve van de externe accountant met ingang van het controlejaar de AO procedures In ons auditrapport over zoi6 hebben wij geadviseerd om de procedures en het controle protocol in 2017 te actualiseren ten behoeve van de vastlegging van de wijzigingen in de Organisatie en de procedures die zich in de voorgaande jaren hebben voorgedaan. Met de voorgenoemde geactualiseerde en vastgestelde documenten is dit advies opgevolgd. Auditrapport D Koning iii 1

11 [

12 4 Totstandkoming bedrijfsvoeri ngsparagraat gestru ctu reerd l Inleiding Als derde onderdeel van onze wettelijke taak onderzoeken wij of geselecteerde processen gericht op de totstandkoming van dein het jaarverslag opgenomen niet-financiële verantwoordingsinformatie voldoen aan de normen uit de comptabele Wet- en regelgeving. Daartoe onderzoeken wij of de niet-financiële verantwoordingsinformatie op een deugdelijke (dat wil zeggen ordelijke en controleerbare) wijze tot stand is gekomen. De selectie van de te onderzoeken processen gericht op de totstandkoming van de nietfinanciële verantwoordingsinformatie is afhankelijk van de omvang van de risico s die daarbij worden onderkend. Op basis daarvan hebben wij in 2017 de volgende totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf voor nader onderzoek geselecteerd. In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste bevindingen van ons onderzoek. 4.1 Onderbouwing bedrijfsvoeri ngsparagraaf verbeterd Het totstandkomingsproces van de bedrijfsvoeringsparagraaf is in zoi6 afdoende zichtbaar gemaakt. Het gaat hierbij alleen om het onderdeel comptabele rechtmatigheid, aangezien de andere onderdelen van de bedrijfsvoeringsparagraaf woordelijk zijn voorgeschreven vanuit de rijksbegrotingsvoorschriften. In de geactualiseerde Interne administratieve organisatie en control framework voor begroting De Koning is het totstandkomingstraject van het onderdeel comptable rechtmatigheid beschreven en in de praktijk ook als zodanig uitgevoerd voor het jaarverslag In het auditrapport over 2016 hebben wij gerapporteerd dat de onderbouwing van het onderdeel comptabele rechtmatigheid niet reconstrueerbaar was omdat totstandkoming niet expliciet zichtbaar werd gemaakt. Met de in 2017 getroffen verbetermaatregelen is dit punt opgelost. Ajdtrapport De Koning 5) 1 ii

13 1

14 5 Overige onderwerpen 5.1 Review op de controle van de externe accountant van de DKH De declaratie van de DKH, waarbij het verloop van de bestemmingsreserves is toegevoegd, is de basis voor de verrekening van de functionele kosten met begroting 1. Wij voeren op verzoek van het ministerie van Algemene Zaken jaarlijks een review uit op de werkzaamheden van de externe accountant die de declaratie van de functionele kosten DKH voorzien heeft van een goedkeurende controleverklaring. Hiermee ondersteunen wij het departement om vanuit de begroting De Koningin aoi verstrekte voorschotten in de loop van zoi8 af te wikkelen. Tijdens de review besteden wij tevens aandacht aan de naleving van de nader gemaakte afspraken tussen het ministerie van Algemene Zaken en de DKH waarmee het ministerie van Financiën heeft ingestemd. Dit betreft de vorming van bestemmingsreserves waarbij onze werkzaamheden gericht zijn op de controle op het verloop en de stand van de bestemmings reserves. De dotaties aan de bestemmingsreserves vormen onderdeel van de ingediende declaratie waarbij de robuustheid van de onderbouwingen voor het doen van dotaties van belang is. Tijdens de review op de declaratie over 2017 is gebleken dat de onderbouwingen verder zijn verbeterd en dat voor alle categorieën nu een onderbouwing aanwezig is. Verder bleek tijdens de review op de declaratie aoië dat de DKH onttrekkingen aan reserves zowel baseerde op facturen als verplichtingen. In 2017 zijn geen nieuwe onttrekkingen gedaan die zijn gebaseerd op verplichtingen. De onttrekkingen op basis van verplichtingen zijn in 2017 deels via een factuur gerealiseerd. Extracomptabele bijlage Als uitvloeisel van de evaluatie van de begroting van de Koning is als extracohiptabele bijlage bij het jaarverslag van de Koning een overzicht opgenomen van activiteiten en uitgaven door andere departementen. Deze bijlage valt niet onder ons getrouw beeld oordeel over het jaarverslag van de Koning, onderdeel A van de controleverklaring. De uitgaven benoemd in deze bijlage zijn onderdeel van de jaarverslagen van andere departementen. Wel hebben wij de extracomptabele bijlage gelezen en hebben overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Dit doen wij op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle van de financiële overzichten of anderszins. Uit onze werkzaamheden zijn geen bevindingen gekomen. Auditrapport De Koning (1) 1 13

15 1

16 Bijlage Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan: de minister-president A Verklaring over de in het jaarverslag 2017 opgenomen financiële overzichten Ons oordeel Wij hebbende financiële overzichten die deel uitmaken van het jaarverslag 2017 van De Koning gecontroleerd. Naar ons oordeel geven deze financiële overzichten een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering van De Koning over 2017 in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften die zijn opgenomen in de Comptabiliteitswet en de daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften aoi8, De financiële overzichten bestaan uit: de verantwoordingsstaat over 2017 met de financiële toelichting daarbij; de saldibalans per 31 december 2017 met de toelichting daarbij; de in de uiteenzetting over de gevoerde bedrijfsvoering (bedrijfsvoeringsparagraaf) opgenomen rapportage over de comptabele rechtmatigheid van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering over De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële overzichten. Wij zijn onafhankelijk van het ministerie van Algemene Zaken, dat optreedt als beheerder van het controleobject De Koning, zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (V1O) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. 6 Op grond van het overgangsrecht (artikel lo.2 van de comptabiliteitswet zoi6) blijven voor de iaarverslagen over 2017 de bepalingen van toepassing uit de Comptabiliteitswet zooi en de daarop rustende bepalingen zoals deze golden voor de inwerkingtreding van de Comptabiliteitswet zoi6. Auditrapport De Koning iii 15

17 B Verklaring over de in het jaarverslag 2017 opgenomen andere informatie Naast de financiële overzichten omvat het jaarverslag andere informatie, die bestaat uit: het deel algemeen (verzoek tot dechargeverlening en leeswijzer); het niet-financiële deel van de toelichting bij de niet-beleidsartikelen; de uiteenzetting over de gevoerde bedrijfsvoering (bedrijfsvoeringsparagraaf); de extracomptabele bijlage. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: niet strijdig is met dein het jaarverslag opgenomen financiële overzichten en geen materiële afwijkingen bevat; alle informatie bevat die is vereist op grond van de verslaggevingsvoorschriften die zijn opgenomen in de Comptabiliteitswet zoi6 en de daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften zoi8. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle van de financiële overzichten of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. 7 Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de financiële overzichten. De minister-president is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften die zijn opgenomen in de Comptabili teitswet zmfl en de daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder de Regeling rijksbegrotings voorschriften aoi8. C Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de financiële overzichten Verantwoordelijkheden van de minister-president voor de financiële overzichten De minister-president is verantwoordelijk voor het opmaken van de financiële overzichten die de uitkomsten van de begrotingsuitvoering getrouw dienen weer te geven in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften die zijn opgenomen in de Comptabiliteitswet aoi6 en de daaruit voortvloeiende regelgeving, waaronder de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften aoi8. In dit kader is de minister-president verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die de minister noodzakelijk acht om het opmaken van de financiële overzichten mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de financiële overzichten Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de beslissingen die gebruikers op basis van deze financiële overzichten nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard. timing en omvang van onze controlewerkzaam heden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. 7 Daarnaast behoort het tot onze taak onderzoek te verrichten naar de totstandkoming van de niet-financiële verantwoordngsinformatie, over de uitkomsten waarvan wil rapporteren in ons auditrapport. is 1 Auditrapportzoiy 1 DeKanincc

18 Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeetsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: het identificeren en inschatten van de risico s dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang bevatten als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-inforrnatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van het ministerie: het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de financiële overzichten en de daarbij opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de financiële overzichten een getrouw beeld geven van de onderliggende transacties en gebeurtenissen. Wij communiceren met de leiding van het ministerie van Algemene Zaken onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Den Haag, 15 maart oi8 8 Daarnaast behoort het tot onze taak onderzoek te verrchten naar het gevoerde financeel en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties, over de uitkomsten waarvan wij rapporteren in ons auditrapport, OeKcnn9U t 17

19 Auditdienst Rijk Postbus FE Den Haag (070)342 fl00

20