Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag gelet op de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014,

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van 's-gravenhage. Nr. CVDR476440_1 27 maart 2018 Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2017 Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag, gelet op de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2014, besluit vast te stellen de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2017: Artikel 1 Begripsbepaling Onder ASV wordt in deze richtlijnen verstaan de Algemene Subsidieverordening Den Haag Artikel 2 Inhoudelijk verslag 1. Het inhoudelijk verslag als bedoeld in artikel 20, derde lid, van de ASV vermeldt de aard en omvang van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend en vermeldt in hoeverre aan de verplichtingen met betrekking tot verleende subsidies is voldaan. 2. Het inhoudelijk verslag geeft een toelichting op de gerealiseerde doelstellingen en resultaten. Indien doelstellingen of resultaten (deels) niet zijn gerealiseerd geeft het verslag de redenen daarvoor. 3. Het inhoudelijk verslag wordt zo opgesteld dat het geschikt is voor openbaarmaking en leesbaar is voor een breed publiek. Artikel 3 Financieel verslag 1. Het financieel verslag als bedoeld in artikel 20, derde lid, van de ASV geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de aanwending en de besteding van de verleende subsidie. 2. Een financieel verslag kan de vorm hebben van een jaarrekening of een projectverantwoording. 3. Het financieel verslag bevat minimaal een overzicht van de gerealiseerde baten en de bijbehorende gerealiseerde lasten, tenzij bij de verlening anders is bepaald. Bij budgetsubsidies vermeldt het financieel verslag daarnaast zowel de gerealiseerde eenheden als het tarief zoals dit is vermeld in de verleningsbeschikking. 4. De subsidies worden verantwoord conform de indeling van de bij de verlening gehanteerde begroting. 5. Onverminderd het bepaalde in artikel 5 bevat het financieel verslag, wanneer het totaal in een kalenderjaar aan een subsidieontvanger verleende bedrag aan subsidies meer dan ,00 bedraagt, tevens een balans en verlies- en winstrekening en een toelichting hierop. 6. Wanneer het financieel verslag ziet op meerdere subsidieverleningen vermeldt het financieel verslag per subsidieverlening: a. het kenmerk en de datum van de beschikking, de subsidievorm en de maximaal verleende subsidie; b. de begrote en werkelijke bestedingen; c. een toelichting op de belangrijke verschillen (> 10%) tussen de begroting en realisatie; d. het bedrag van de in het boekjaar ontvangen voorschotten en het totaal van in voorgaande boekjaren ontvangen voorschotten; e. het saldo van de verlening als bedoeld onder a en van de ontvangen voorschotten als bedoeld onder d. 7. Onverminderd de bepalingen van de ASV, kan bij subsidieverlening worden afgeweken van het derde tot en met het zesde lid. Artikel 4 Verklaring rechtmatige besteding subsidies 1. Bij het financieel verslag wordt altijd een rechtmatig ondertekende verklaring gevoegd waaruit blijkt: a. of de ontvangen subsidiemiddelen rechtmatig zijn besteed aan het doel waarvoor zij zijn toegekend bij de subsidieverlening; b. dat het financieel verslag juist en volledig is; c. of bezoldiging is verleend boven de inkomensnorm van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector. 2. Voor de in het eerste lid bedoelde verklaring wordt door stichtingen en verenigingen het model voor de bestuursverklaring gebruikt (bijlage 1). In de overige gevallen wordt het model voor de directieverklaring gebruikt (bijlage 2). 1

2 Artikel 5 De accountantscontrole bij meer dan aan verleende subsidies in een jaar 1. De accountantscontrole op het financieel verslag als bedoeld in artikel 20 van de ASV is zodanig ingericht dat burgemeester en wethouders toereikende informatie verkrijgen om vast te kunnen stellen of: a. de verleende subsidies rechtmatig zijn besteed en; b. of het financieel verslag een getrouw beeld geeft. 2. Voor de controleverklaring geldt een tolerantie van1% op het totaal van alle in het financieel verslag verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag. 3. Wanneer sprake is van meerdere subsidieverleningen, dient de accountant in ieder geval voor elke individuele subsidieverlening van ten minste ,00 één deelwaarneming uit te voeren. 4. Bij controle van de rechtmatigheid stelt de accountant vast: a. of voor alle subsidies de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en de subsidievoorwaarden zijn nageleefd, waaronder de bepalingen van de ASV. Voor subsidies gefinancierd uit specifieke rijksbijdragen kan ook rijksregelgeving van toepassing zijn. b. of de volgende punten zijn nageleefd: 1 In de financiële administratie zijn de gesubsidieerde kosten direct te linken aan de daarvoor verleende subsidie; 2 Reserves uit positieve resultaten van exploitatiesubsidies zijn uitsluitend gevormd met toestemming van burgemeester en wethouders conform artikel 22 ASV. Ditzelfde geldt voor reserves uit waarderingssubsidies waarop artikel 22 ASV van toepassing is; 3 De controle van de declaraties ingediend door directies of bestuurders is expliciet onderdeel van de uitvoerende controle; 4 Alle verleende voorschotten zijn juist en volledig opgenomen; 5 Eventuele nog niet verantwoorde of doorgeschoven verleende subsidies uit voorgaande jaren zijn duidelijk, juist en volledig opgenomen; 6 De instelling heeft voldoende beheersmaatregelen getroffen en in werking met betrekking tot desbetreffende subsidieverlening; 7 De verplichting genoemd in artikel 18, derde lid, van de ASV om de inkomensgrens genoemd in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector als bezoldigingsmaximum in acht te nemen is nageleefd. c. dat het inhoudelijk verslag, dat door de instelling met betrekking tot het desbetreffende subsidiejaar is opgesteld, met het financieel verslag over datzelfde jaar verenigbaar is. 5. De accountant legt de controle van de punten a tot en met c in het vorige lid duidelijk zichtbaar vast in zijn dossier. 6. De accountant hanteert voor de controle van de verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag het model voor de controleverklaring (bijlage 3). In geval van accountantscontrole van een (totale) jaarrekening hanteert de accountant daarnaast het model controleverklaring dat hiervoor is voorgeschreven door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). De controleverklaring voor de verantwoorde subsidies mag ook worden opgenomen als onderdeel van de controleverklaring van de jaarrekening, mits hierin duidelijk het oordeel over de verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag is opgenomen zoals weergegeven in oordeelsparagraaf van de modelverklaring in bijlage 3. Artikel 6 Rapport van bevindingen 1. Wanneer de controleverklaring als bedoeld in artikel 5 niet goedkeurend is op het punt van de daarmee verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag wordt tevens een rapport van bevindingen overgelegd. 2. Het rapport van bevindingen geeft de knelpunten weer die hebben geleid tot het onthouden van goedkeuring voor zover dit betrekking heeft op de verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag. 3. Per knelpunt wordt aangegeven welke acties op welke termijn worden genomen om het knelpunt op te heffen en in de toekomst te voorkomen. Artikel 7 Review 1. Uit het dossier van de accountant moet expliciet het naleven van deze richtlijnen blijken. 2. Burgemeester en wethouders kunnen opdracht geven om een review te laten uitvoeren op de werkzaamheden van de accountant van de instelling. 2

3 Artikel 8 Wijzigen tijdvak 1. Voor het doorschuiven van activiteiten en de hieraan verbonden te besteden middelen naar een periode na het tijdvak van de verlening, is schriftelijke en expliciete toestemming vereist van burgemeester en wethouders. 2. Het verzoek om toestemming dient te worden gedaan uiterlijk bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie. 3. Toestemming wordt niet verleend op de vaste kernactiviteiten van de aanvrager. Artikel 9 Administratie 1. De subsidieontvanger draagt ervoor zorg dat: a. de administratie op overzichtelijke wijze wordt gevoerd; b. van alle ontvangsten en uitgaven deugdelijke bewijsstukken aanwezig zijn, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen of van verrichte diensten duidelijk blijken. 2. De bewijsstukken van de ontvangsten en uitgaven hoeven niet te worden gevoegd bij het verzoek tot vaststelling van de subsidie, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald. 3. Gedurende de bewaartermijn van zeven jaar als bedoeld in artikel 10 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek kunnen burgemeester en wethouders alle bescheiden met betrekking tot het vaststellen van de subsidie opvragen. Dit kunnen facturen zijn, maar ook bijvoorbeeld de onderbouwing van gedeclareerde salariskosten. Artikel 10 Intrekken oude richtlijnen, inwerkingtreding en citeertitel 1. De regeling Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2015 wordt ingetrokken. 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst. 3. Deze regeling wordt aangehaald als: Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag Den Haag, 28 november 2017 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, Koen de Snoo de burgemeester, Pauline Krikke Bijlage 1: Model Bestuursverklaring subsidieverantwoording Den Haag Het bestuur van ( INSTELLING) te (ZETEL INSTELLING) verstrekt deze bestuursverklaring bij de subsidieverantwoording over de periode. tot en met met betrekking tot de volgende gemeentelijke subsidie(s): Het bestuur verklaart verantwoordelijk te zijn voor de juistheid en volledigheid van de subsidieverantwoording. Het bestuur verklaart de subsidieverantwoording te hebben opgemaakt conform de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de bovenvermelde subsidiebeschikking(en). Het bestuur verklaart dat de in de subsidieverantwoording opgenomen bestede subsidie van de Gemeente Den Haag rechtmatig is besteed, dat wil zeggen voor het doel waarvoor zij blijkens de subsidiebeschikking is verstrekt en overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de bovenvermelde subsidiebeschikking(en). Het bestuur verklaart dat alle ontvangen baten voor de activiteiten of projecten volledig zijn verantwoord in de subsidieverantwoording. Het bestuur verklaart te hebben voldaan aan de verplichting genoemd in artikel 18, derde lid, van de ASV om de inkomensgrens genoemd in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector als bezoldigingsmaximum in acht te nemen. (PLAATS), (DATUM) ONDERTEKENING (door de daartoe bevoegde bestuursleden) VOORZITTER (in bestuur) 3

4 Bijlage 2: Model Directieverklaring subsidieverantwoording Den Haag De directie van ( INSTELLING) te (ZETEL INSTELLING) verstrekt deze directieverklaring bij de subsidieverantwoording over de periode. tot en met met betrekking tot de volgende gemeentelijke subsidie(s): De directie verklaart verantwoordelijk te zijn voor de juistheid en volledigheid van de subsidieverantwoording. De directie verklaart de subsidieverantwoording te hebben opgemaakt conform de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en conform de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de bovenvermelde subsidiebeschikking(en). De directie verklaart dat de in de subsidieverantwoording opgenomen bestede subsidie van de Gemeente Den Haag rechtmatig is besteed, dat wil zeggen voor het doel waarvoor zij blijkens de subsidiebeschikking is verstrekt en overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en de subsidieverplichtingen zoals opgenomen in de bovenvermelde subsidiebeschikking(en). De directie verklaart dat alle ontvangen baten voor de activiteiten of projecten volledig zijn verantwoord in de subsidieverantwoording. De directie verklaart te hebben voldaan aan de verplichting genoemd in artikel 18, derde lid, van de ASV om de inkomensgrens genoemd in de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector als bezoldigingsmaximum in acht te nemen. (PLAATS), (DATUM) ONDERTEKENING (door de daartoe bevoegde directieleden) Directeur BIJLAGE 3 Model Controleverklaring subsidies Den Haag CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: (naam opdrachtgever / toezichthoudend orgaan) Verklaring over de verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag Ons oordeel Wij hebben de in dit financieel verslag verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag van (naam instelling) te... (zetel instelling) over 20XX gecontroleerd. Het totaal van verantwoorde subsidiebaten van de gemeente Den Haag zoals blijkt uit bijlage X in het financieel verslag bedraagt Naar ons oordeel zijn de verantwoorde subsidies van de gemeente Den Haag in het financieel verslag over 20XX in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde subsidievoorwaarden. Dit betreft in ieder geval de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening Den Haag 2014, van de (eventueel) van toepassing zijnde subsidieregeling, van de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2017 en de subsidievoorwaarden zoals opgenomen in de subsidieverlening. De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle m.b.t. subsidieverantwoording '. Wij zijn onafhankelijk van... (naam instelling) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Voorts is onze controle uitgevoerd met in achtneming van de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag Door de toepassing van dit protocol is door ons in het bijzonder onderzocht dat voor alle relevante, verantwoorde subsidiestromen de relevante subsidievoorwaarden zijn nageleefd. Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Beperking in gebruik en verspreidingskring De verantwoorde subsidies zijn opgesteld voor de gemeente Den Haag. Hierdoor zijn de verantwoorde subsidies mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. Onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor de gemeente Den Haag en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen. 4

5 Verantwoordelijkheden van het bestuur / de directie* m.b.t. subsidieverantwoording Het bestuur / de directie* van (naam instelling) is verantwoordelijk voor de verantwoording van de subsidies in de jaarrekening in overeenstemming met de van toepassing zijnde wettelijke bepalingen en de subsidievoorwaarden. Dit betreft in ieder geval de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening Den Haag 2014, van de (eventueel) van toepassing zijnde subsidieregeling, van de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2017 en de subsidievoorwaarden zoals opgenomen in de subsidieverlening. Het bestuur / de directie* is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om de subsidies van de gemeente Den Haag te verantwoorden zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. (Indien van toepassing opnemen) Het toezichthoudend orgaan is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. * opnemen wat van toepassing is. Onze verantwoordelijkheden voor de controle m.b.t. subsidieverantwoording Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze subsidieverantwoording nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: 1. het identificeren en inschatten van de risico s dat de subsidieverantwoording afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing. 2. het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. 3. het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen met betrekking tot de subsidieverantwoording. 4. het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de subsidieverantwoording en de daarin opgenomen toelichtingen; en 5. het evalueren of de subsidieverantwoording de onderliggende transacties en gebeurtenissen zonder materiële afwijkingen weergeeft. (Indien van toepassing opnemen) Wij communiceren met het toezichthoudend orgaan onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Plaats en datum... (naam accountantspraktijk)... (naam accountant) 5