de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2007 ;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Hilversum. Nr. CVDR53351_1 20 februari 2018 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2009 De raad van de gemeente Hilversum, Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 maart 2009; BESLUIT: De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2009 vast te stellen. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l m n. de wet GBA verordening verantwoordelijke beheerder ingeschrevene binnengemeentelijke afnemer (vrije) derden persoonslijst algemene gegevens verwijsgegevens aangehaakte gegevens authentieke gegevens autorisatie de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Hilversum 2007 ; het college van burgemeester en wethouders; een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de GBA; degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de GBA van de gemeente is opgenomen; binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; elke andere persoon of instelling dan een afnemer, de ingeschrevene en de geregistreerde; Het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34 lid 1 van de Wet GBA over één persoon in de GBA; Het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34 lid 1 onder a van de Wet GBA Het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 35 lid 1 van de Wet GBA, over één uitgeschreven persoon uit de GBA De in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren op de persoonlijst; Het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 3a van de Wet GBA en benoemd in artikel 58a van het Besluit GBA en vermeld in bijlage 1d van het Besluit GBA Het verlenen van (rechtstreekse) toegang tot GBA-gegevens Artikel 2 Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de GBA-gegevens 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen. 2. In Bijlage I bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen. 3. De toegang dan wel de verstrekking wordt door de verantwoordelijke vastgelegd in een overeenkomst. Artikel 3 Beheer van de GBA Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder e en geeft invulling aan het onder artikel 2 bedoelde overeenkomst. Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de GBA Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage I genoemde afnemers de in het tabel genoemde algemene en verwijsgegevens verstrekt, ten behoeve van de uitoefening van hun taken. Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie Persoonsgegevens Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen functionarissen werkzaam op de afdeling Publiekszaken; c. de in de Bijlage II bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden. 1

2 Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die géén rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de Bijlage III bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers die géén rechtstreekse toegang hebben tot de GBA de in deze bijlage genoemde gegevens verstrekt voor de in deze bijlage genoemde doeleinden. 2. De verantwoordelijke kan besluiten aan andere afnemers systematische gegevens te verstrekken. In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd: - het doel waarvoor de gegevens uit de basisadministratie nodig zijn; - de op deze registraties betrekking hebbende wettelijke regelingen en privacyreglementen; - een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens. Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente 1. Met inachtneming van artikel 100, 2 e lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage IV bij deze verordening genoemde personen/instellingen (derden en vrije derden) de in de bijlage genoemde gegevens worden verstrekt uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien: a. buiten twijfel is dat het verzoek afkomstig is van een daartoe bevoegd persoon binnen de organisatie. Een en ander op basis van vooraf nadrukkelijk gemaakte afspraken en aan met name genoemde personen en: b. de gegevens nodig zijn voor vervulling van de taken van de binnengemeentelijke afnemer en niet op een minder ingrijpende manier aan gegevens kan worden gekomen. Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens De GBA heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel: a. informatie te leveren aan de afdeling Publiekszaken ter uitvoering van activiteiten, verband houdende met de taken die bij deze dienst moeten worden uitgevoerd; b. de binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van taken van die afnemers; c. een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien; d. statistische informatie te leveren. Artikel 10 Aangehaakte gegevens 1. Van ingeschrevenen kunnen in de GBA de in bijlage V genoemde aangehaakte gegevens opgenomen zijn. 2. De verantwoordelijke kan besluiten de aangehaakte gegevens uit te breiden dan wel in te krimpen. Artikel 11 Wijze van verkrijging Aangehaakte gegevens in de GBA worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren Publiekszaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden. Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen Aan binnengemeentelijke afnemers, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken en bevoegdheden. Artikel 13 Verwijdering van gegevens Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen. 2

3 Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijke afnemers als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt. Artikel 15 Rechten van de burger Op de aangehaakte gegevens zijn alle rechten van de burger, genoemd in de Wet GBA, van toepassing. Hoofdstuk 4 Overige bepalingen Artikel 16 Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het Beveiligings- en Privacyhandboek GBA, Reisdocumenten en Rijbewijzen van Hilversum. Artikel 17 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder. 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA. Artikel 18 Onvoorziene gevallen In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel 19 Slotbepalingen 1. De Privacyverordening GBA Hilversum 2007 wordt ingetrokken op de datum van inwerkingtreding van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Hilversum Bij besluit van de verantwoordelijke worden definitielijst en bijlagen bij deze verordening vastgesteld, gewijzigd, aangevuld en verwijderd. 5. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 april 2009, de griffier, de voorzitter, K.E. Driehuijs E.C. Bakker Definitielijst met codes behorende bij Bijlage II en Bijlage III Definities: Naamsgegevens: Volledige namen zoals geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorletters of naamsketen van bevraagde. Naamsketen van personen uit landen die geen geslachtsnaam en voornamen kennen. Geboortegegevens: Gegevens over de geboorteplaats, geboortedatum en het geboorteland van bevraagde. Adresgegevens: Gegevens over het (brief)adres waar bevraagde in de GBA staat ingeschreven. Puntadres: Het betreft hier informatie omtrent een persoon die heeft aangegeven te verblijven in de gemeente Hilversum zonder vaste woon- en/of verblijfplaats en conform de Wet GBA op een puntadres in de GBA staat ingeschreven. Oudergegevens: De volledige voornamen of voorletters, geslachtsnaam, geboortedatum en geboorteplaats van de ouders. Nationaliteitsgegevens: Gegevens over de huidige nationaliteit(en) en historische nationaliteit(en) van bevraagde. Huwelijksgegevens: Code: C01 C02 C03 C05 C06 C07 C08 3

4 Gegevens over de burgerlijke staat, het bestaande huwelijk/partnerschap of gegevens omtrent de beëindiging of ontbinding van (een) huwelijk(en) en partnerschap(pen) van de bevraagde en de wijze van beëindiging daarvan. Overlijdensgegevens: Gegevens over datum en plaats van overlijden van de bevraagde. Verblijfstitel: Gegevens over de verblijfstitel/status van de niet-nederlandse bevraagde. Kindgegevens: Gegevens over de namen en voornamen, datum en plaats van geboorte, alsmede de adres- en verblijfplaatsgegevens van de kinderen van de bevraagde. Gerelateerden: Gegevens over ouders, kinderen, echtgenoten, geregistreerde partners. Briefadres: Het adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen en waar, indien daartoe grond bestaat, zorg wordt gedragen dat geschriften of inlichtingen daarover, betrokkene bereiken. Gezagsverhouding: Gegevens omtrent de gezagsverhouding van of over een bevraagde persoon (voogdij, curatele enz..)) Verblijfplaatsgegevens: (De werkelijke verblijfplaatsgegevens van bevraagde in de GBA van Hilversum (woonadres, briefadres en puntadres. Bewoningsgegevens van een pand: Gegevens over de bewoning van een pand zoals vermeld in de GBA. Historische bewoningsgegevens van een pand: Gegevens over de bewoning van een met name genoemd pand in het verleden. Adresgegevens: Gegevens over straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats zonder persoonsgegevens. Straatgegevens: Gegevens over straatnamen zonder persoonsgegevens. Afnemersindicaties: Gegevens over een indicatie in de GBA welke zijn geplaatst bij een bevraagde door een bestuursorgaan, niet zijnde de gemeente. Woonadres: a)het adres waar bevraagde woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien bevraagde op méér dan één adres woont, het adres waar deze naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten. b)het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a) bevraagde naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten. Verwijsgegevens: Gegevens zoals deze zijn gedefinieerd in artikel 35 lid 1 van de Wet GBA van bevraagde na vertrek uit de gemeente. Deze verwijsgegevens worden verwijderd wanneer bevraagde wederom wordt ingeschreven in de GBA van de gemeente waaruit bevraagde was vertrokken. Het gaat hierbij om de -gegevens over de naam en de geboorte; -gegevens over het administratienummer; -gegevens over het sociaal-fiscaal nummer; en de -gegevens over de gemeente van inschrijving, over het adres in die gemeente en over de datum van inschrijving. Reisdocumenten: Gegevens over reisdocumenten die de bevraagde heeft en zoals deze zijn opgenomen in de GBA. Persoonsgegevens: Alle gegevens betreffende de bevraagde persoon welke zijn opgenomen in de GBA. Telefoonboekgegevens: Ingevolge art. 100 lid 2 Wet GBA mogen maximaal de nu volgende (standaardgegevens aan vrije derden worden verstrekt: -naam -geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner -gebruik van de geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner -het adres -de gemeente van inschrijving -de geboortedatum en -de datum van overlijden. Verder staat in dit artikel Voor zover krachtens het bepaalde in deze afdeling een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 54, wordt dat gegeven uitsluitend verstrekt onder mededeling van die aantekening. Met verwijzing naar artikel 8 van deze verordening, kan het college van burgemeester en wethouders andere verstrekkingen dan in bovenstaande tabel goedkeuren. Met andere verstrekkingen worden ook bedoeld verstrekkingen over in het verzoek niet met name genoemde personen. Hierbij geldt echter als voorwaarde dat de verstrekking slechts plaatsvindt met voorafgaande schriftelijke toestemming van de geselecteerde personen. Aanvullende persoonsgegevens: Vrije aantekeningen in de GBA die nodig zijn voor het uitvoeren van taken zoals o.a. hondenbelasting, enz.. Adressignaal: Een signaal welke wordt geplaatst in de GBA voor het al dan niet uitvoeren van werkzaamheden betreffende het bevraagde pand/adres. Vrije aantekeningen: Aantekeningen die in de GBA bij een persoon worden geplaatst voor intern gebruik. Algemene gegevens: De gegevens zoals genoemd in Bijlage 4A van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Aangehaakte gegevens: De in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren op de persoonslijst. Zie Bijlage V C09 C10 C11 C12 C13 C14 C15 C16 C17 C18 C19 C20 C21 C22 C23 C24 C25 C26 C27 C28 C29 C30 4

5 Bijlage I Verbanden met andere gemeentelijke registraties. 1. De administratie voor, afdeling Belastingen wordt beheerd door het afdelingshoofd Belastingen; 2. De administratie voor, afdeling Sociale Zaken wordt beheerd door het afdelinghoofd Sociale Zaken; 3. De administratie voor, afdeling Vastgoed en Geo-informatie wordt beheerd door het afdelingshoofd van de afdeling Vastgoed en Geo-informatie; Overzicht betreffende verbanden tussen gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens met andere gemeentelijke registraties: Registratie BAG Bijhouding Adressen en Gebouwen Heffingen Administratie sociale uitkeringen Waarderingssysteem Administratie gehandicapten en zorgbehoevenden Beheerder / Eigenaar Afdeling Vastgoed en Geo-informatie Afdeling Belastingen Afdeling Sociale Zaken Afdeling Vastgoed en Geo-informatie Afdeling Sociale Zaken Doel Bijhouding uniforme registratie adressen en gebouwen Bijhouden van de OZB-administratie Bijhouden administratie uitkeringsgerechtigden WOZ-administratie Bijhouden administratie ter uitvoering van de Wet maatschappelijke ontwikkeling Gekoppelde gegevens Adressen en gebouwen Alle relevante GBA-gegevens Alle relevante GBA-gegevens Alle relevante GBA-gegevens Alle relevante GBA-gegevens 5

6 Bijlage 2 binnengemeentelijke afnemers die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de GBA kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de GBA te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke GBA-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden. De volgende afdelingen/organen: 1) De burgemeester, kabinet burgemeester; 2) Dienst Bestuur, afdeling Gemeentelijke Financiële Administratie; 3) Dienst Bestuur, afdeling Communicatie; 4), afdeling Publiekszaken; 5), afdeling Belastingen; 6), afdeling Sociale zaken; 7), afdeling Vergunningen en Handhaven; 8), afdeling Beleid; 9), afdeling Beheer en exploitatie; 10), Afdeling Vastgoedinformatie en Geo-informatie; 11), afdeling Beleid; 12), afdeling Beheer Openbare Ruimte; 13) Politie Gooi en Vechtstreek. zijn geautoriseerd voor rechtstreekse toegang tot de GBA. Overzicht van 2007 betreffende binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de GBA: afnemer Burgemeester Dienst Bestuur Dienst Bestuur Politie gebruikers Kabinet burgemeester Afdeling GFA, Sectie Dienstenadministratie Afdeling Communicatie Afdeling Belastingen Afdeling Publiekszaken, Parkeervergunningen Afdeling Beleid en Afdeling Beheer en exploitatie Afdeling Sociale Zaken Afdeling Vergunningen en handhaven Afdeling VGI (Vastgoed en geoinformatie) Afdeling Beleid t.a.v. de beleidsonderzoeker Afdeling Beheer openbare ruimte Afdeling VGI Regionaal politiekorps Gooi- en Vechtstreek, waaronder de Vreemdelingendienst doel Huwelijksjubilea Invordering facturen Uitvoering taak welkomstavond nieuwe inwoners Uitvoering werkzaamheden i.v.m. parkeervergunningen kadastraal informatiesysteem te raadplegen gegevens C01, C03, C06, C07, C08, C09, C10, C11 en C22 C16, C17, C24 C25 C01, C03, C06, C07, C08, C09, C10, C11, C14, C15, C20, C22 en C28 C24 C24 C01, C03, C06, C07, C08, C09, C10, C11, C15, C20, C22 en C28 C01, C06, C07, C08, C09, C10, C11, C15, C18, C20, C22 en C28 C24 C18 en C19 C01, C03, C15, C16, C17, C22 en C24 C01, C03, C06, C07, C08, C09, C10, C11, C15, C16, C17 en C22 C01, C03, C06, C07, C08, C09, C10, C11, C12, C14, C15, C16, C17, C20, C22, C23 en C27 6

7 Bijlage 3 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Aan de Dienst Bestuur, afdeling Algemene Bestuurszaken, sectie Bestuurlijk Juridische Zaken; Dienst Bestuur, afdeling Communicatie;, afdeling Beheer en Exploitatie;, afdeling Regie Groen, Sectie Begraafplaatsen; kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de GBA plaatsvinden. Overzicht van 2007 betreffende binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de GBA: Afnemer Dienst Bestuur Dienst Bestuur Afdeling Afdeling ABZ, sectie Bestuurlijk Juridische Zaken Afdeling Communicatie Afdeling Beheer en Exploitatie Afdeling Regie Groen, Sectie Begraafplaatsen Wijze van verstrekking Selectie Selectie Selectie Selectie Doel Uitvoering taak i.v.m. welkomsavond nieuwkomers Bijhouding grafadministratie (wie begraven en wie rechthebbende) Welke gegevens C24 C01, C03 en C25 C24 C01, C03 en C25 7

8 Bijlage 4 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties: Overzicht betreffende personen en instanties waaraan gegevens kunnen worden verstrekt en onder welke voorwaarden, zulks met inachtneming van het gestelde in artikel 100 Wet GBA. - naam - geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner - gebruik van de geslachtsnaam van de (ex)echtgenoot dan wel geregistreerde (ex)partner - het adres - de gemeente van inschrijving - de geboortedatum en - de datum van overlijden. Personen en/of Instanties Voorwaarden en aantekening(en) Door de overheid gesubsidieerde maatschappelijke instellingen -Alleen over in het verzoek met met als doel: -Het verzoek moet duidelijk het doel van de verstrekking vermelden, a)een bijzonder algemeen belang; b)een bijzonder maatschappelijk belang: waarbij het doel betrekking moet hebben op de taakuitvoering van de gesubsidieerde instelling. c)het belang van geregistreerde zelf; -Geheimhouding mogelijk d)een bijzonder wetenschappelijk belang; en e)het uitvoeren van een gemeentelijke taak welke is opgedragen. Instellingen en voorzieningen voor onderwijs, (geestelijke) -Er dient een leerling-, student- of patiëntrelatie te zijn tussen de ingeschrevene en de aanvrager. gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening met als doel een bijzonder algemeen belang, een bijzonder -Alleen over in het verzoek met Het verzoek maatschappelijk belang, het belang van geregistreerde moet duidelijk het doel van de verstrekking vermelden. zelf, een bijzonder wetenschappelijk belang en het uitvoeren van een gemeentelijke taak welke is opgedragen, ten pelijk -, statistisch of historisch doel. Dan mag de persoonlijke levenssfeer -Geheimhouding mogelijk, maar niet wanneer het gaat om een wetenschap- behoeve van: van de bevraagde niet onevenredig worden geschaad (art. 109 Wet GBA). a)maatschappelijke dienstverlening; b)algemene/geestelijke gezondheidszorg; c)kinderopvang; d)jeugdwelzijnswerk; e)ouderenzorg; gehandicaptenzorg; en werkvoorziening. Universiteiten of personen/bedrijven/ instellingen met als -Alleen over in het verzoek met doel: een door de overheid gesteund of gesubsidieerd wetenschappelijk onderzoek, statistisch onderzoek, historisch -Geheimhouding mogelijk onderzoek, maatschappelijk of filantropisch doel. Woningcorporaties die zich bezighouden met de uitvoering van gemeentelijke taken, voortvloeiende uit de Huisvestingsverordening Gooi en Vechtstreek. Een Bibliotheek (niet gemeentelijke), met als doel de bijhouding van de ledenadministratie. Informatie Beheer Groep Echtgenoten / Geregistreerde partners Een ouder, voogd of verzorger van een kind Een kind ouder dan 16 jaar van een ouder, voogd of verzorger -Alleen over in het verzoek met -Géén leges -Alleen over in het verzoek met -Het verzoek moet voortvloeien uit een vordering tot betaling van een geldsom. -Géén leges. -De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een echtgeno(ot(e)/partner betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. -De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een kind betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. -De zogenaamde telefoonboekgegevens moeten een ouder, voogd of verzorger betreffen die op hetzelfde adres woonachtig is. 8

9 Instellingen waaraan minderjarigen zijn/worden toevertrouwd Particulieren. Bloed- of aanverwanten tot en met de derde graad van een overledene. Crematoria, begraafplaatsen (niet gemeentelijke) Buitenlandse EU-overheden Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Pensioenfondsen Culturele organisaties Migrantenorganisaties ouderenorganisaties Patiëntenverenigingen Reclassering/verslaafdenzorg Vakorganisaties Ziekenhuis Gerechtsdeurwaarder -Het verzoek om zogenaamde telefoonboekgegevens moet betrekking hebben op de met name genoemde minderjarige en aan wie de minderjarige wordt/is toevertrouwd. Aan de nu volgende voorwaarden moet worden voldaan. 1.Alleen de zogenaamde telefoonboekgegevens over in het verzoek met 2.Het verzoek moet duidelijk het doel van de verstrekking vermelden. 3.De bevraagde persoon moet vóóraf schriftelijk hebben ingestemd met de verstrekking. 4.Verzoeker dient zorg te dragen voor de toestemming van de bevraagde persoon. 5.geheimhouding mogelijk. 6.Legesverordening van toepassing. -De gevraagde gegevens over de overledene dienen te zijn ten behoeve van een genealogisch onderzoek... -Legesverordening van toepassing tenzij art. 34 van de Pensioen- en Spaarfondsenwet van toepassing is.... -Het verzoek moet duidelijk het doel van de verstrekking vermelden, waarbij het doel verband moet houden met patiëntenzorg, medische hulpverlening, innen van rekeningen i.v.m. die zorg. -De aanvraag dient de uitvoering van een publiekrechtelijke taak te betreffen als genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet (betekenen dagvaarding of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen). 9

10 Zorgverzekeraar Fiom -Geheimhouding niet mogelijk. -Te verstrekken gegevens: de algemene en verwijsgegevens die nodig zijn i.v.m. de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. -Daar de gerechtsdeurwaarder een afnemer is dient er, wanneer het geen no-hit betreft, de daarvoor geldende leges te worden betaald. -De aanvraag dient de uitvoering van een publiekrechtelijke taak te betreffen. In de aanvraag moet duidelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de aanvraag wordt gedaan (de lijst van publiekrechtelijke taken zijn te vinden op -Te verstrekken gegevens: de algemene en verwijsgegevens die nodig zijn i.v.m. de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. -Geheimhouding niet mogelijk. -Daar de zorgverzekeraar voor de uitvoering van de gerechtelijke taak afnemer is, dient er wanneer het geen no-hit betreft de daarvoor geldende leges te worden betaald. -Op grond van art. 99 lid 1 Wet GBA en art. 68b Besluit GBA kunnen voor het opsporen van personen algemene en verwijsgegevens worden verstrekt middels een voorgeschreven formulier. -Geheimhouding niet mogelijk. -Daar het FIOM een afnemer is dient er, wanneer het geen no-hit betreft, de daarvoor geldende leges te worden betaald. 10

11 Bijlage 5 Overzicht van aangehaakte gegevens Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen; Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden en weduwe/weduwnaar); Gezinsverhouding; Vorige woongemeente; Adreshistorie, die voor is ontstaan; Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente; De historische persoonslijsten van personen die voor zijn overleden of vertrokken naar het buitenland; Aantekeningenregels; Selectiecodes; Toelichting Verordening gemeentelijke basisadministratie Artikel 1. - Begripsbepalingen In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd. De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen. Artikel 3. - Beheer Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken/Publiekszaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo n regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA. Artikel 4. - Verbanden met andere registraties Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd. In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn. Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een on line verbinding kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel 1 en 2 regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Burgerzaken/Publiekszaken tot de GBA. Onderdeel 3 regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers. Indien van toepassing, Onderdeel 4 is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker. Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand. Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA. De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken tot het toepassingssysteem. Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel systematisch gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan perio- 11

12 dieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken. Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer. Artikel 7. - Overige verstrekkingen In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan vrije derden. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn: Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen. In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven. Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen. Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit. Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp. Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn: door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen; vakbonden; ouderenbonden; stichtingen met een maatschappelijk doel. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken over te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt. In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven. De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5. Artikel Verbanden, toegang en verstrekkingen Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal. Artikel Protocolplicht van aangehaakte gegevens Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden. Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd. Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd. Artikel 16 en 17 bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging. Artikel Beveiliging Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt. 12

13 Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens. Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden: Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen; de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen; de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen. Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt: dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA. Als laatste geldt in het kader van beveiliging wat in paragraaf staat: het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen. Artikel Terugmelding In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling Burgerzaken/Publiekszaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan Burgerzaken/Publiekszaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens. Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA. Artikel Slotbepaling De oude verordening dient te worden ingetrokken. Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de ter inzage legging geregeld. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 april 2009, de griffier, de voorzitter, K.E. Driehuijs E.C. Bakker 13