Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Hengelo. Nr. CVDR21914_1 22 maart 2016 Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Burgemeester en wethouders van de gemeente Hengelo; gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens; besluiten: Vast te stellen de navolgende Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. HOOFDSTUK 1 - ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 - Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; verordening: verordening voor de gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens en de geautomatiseerd opgeslagen gegevens van het bevroren bevolkingsregister basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; verantwoordelijke: het College van Burgemeester en Wethouders; beheerder: de functionaris die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie; ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen; afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht; binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente; buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer; derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; telefoonboekgegevens: algemene en verwijsgegevens van de ingeschrevene/geregistreerde over de: naam, voornamen, geboortedatum, adres (straatnaam t/m postcode), gemeente van inschrijving (woonplaats), datum overlijden, naam van de (eerdere) partner en het naamgebruik. Artikel 2 - Beheer van de gemeentelijke basisadministratie Als beheerder van de basisadministratie is het hoofd van de afdeling Burgerzaken aangewezen. Artikel 3 - Verbanden met andere gemeentelijke registraties Op grond van artikel 96 van de wet worden de systematische verstrekking van gegevens aan met name genoemde binnengemeentelijke afnemers, de toegang van die afnemers tot de basisadministratie alsmede de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen geregeld. Dit alles met vermelding van door wie de registratie wordt beheerd en voor welk doel de gegevensverstrekking plaats vindt. Dit is vastgelegd in de door de verantwoordelijke vast te stellen bijlage 1. HOOFDSTUK 2 - BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GEMEENTELIJKE BASISADMINI- STRATIE PERSOONSGEGEVENS Artikel 4 - Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie kunnen hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren, tijdelijke krachten en stagiares werkzaam, c.q. stage lopend, op de afdeling Burgerzaken; c. met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel waarvoor de gegevensverstrekking plaatsvindt. Artikel 5 - Systematische gegevensverstrekking 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kunnen systematisch gegevens worden verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers. In de door de verantwoordelijke vast te stellen bijlage 3 van deze verordening is aangegeven welke binnengemeentelijke afnemers welke gegevens ontvangen ten behoeve van welk doel. 2. Aan derden kunnen systematisch telefoonboekgegevens worden verstrekt op basis van een besluit van de verantwoordelijke. 3. Voor een besluit als bedoeld in lid 2 maakt de verantwoordelijke een afweging tussen het belang van de verstrekking en het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 4. De in lid 2 van dit artikel genoemde besluiten maken onderdeel uit van deze verordening en worden als zodanig toegevoegd aan het openbare register. 1

2 Artikel 6 - Incidentele gegevensverstrekking 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet en de vraagstelling in het verzoek, kunnen door de beheerder, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, op schriftelijk verzoek 'telefoonboekgegevens' worden verstrekt aan de in bijlage 4 genoemde derden, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 2. De in lid 1 genoemde aanvrager mag de ontvangen gegevens alleen gebruiken voor het doel, dat bij de verstrekking is aangegeven. Bij onrechtmatig gebruik van de gegevens door de aanvrager is deze aanvrager aansprakelijk voor de materiële en immateriële schade die een belanghebbende daardoor leidt. In gevallen waarin een verzoek wordt gedaan op basis van lid 1 en er niet wordt overgegaan tot het ter beschikking stellen van gegevens, kan in geval van een niet-commercieel doel en als er sprake is van een maatschappelijke behoefte een verzoek worden ingediend om de gemeente als doorgeefluik te laten fungeren. De afdeling Burgerzaken zal dan informatie van de verzoeker doorzenden aan de omschreven doelgroep. HOOFDSTUK 3 - OVERIGE BEPALINGEN Artikel 7 - Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het Logisch Ontwerp GBA en het naar aanleiding daarvan vastgestelde beveiligingshandboek Burgerzaken. Artikel 8 - Onvoorziene gevallen In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders. Artikel 9 - Slotbepaling 1. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens". 2. Deze verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke. Deze verordening treedt in werking op 19 december 2001 en werkt terug tot en met 1 september Aldus gedaan door de raad der gemeente Hengelo in zijn openbare vergadering van 18 december

3 Bijlage 1 Op grond van art. 3 zijn er verbanden gelegd tussen de GBA-gegevens in PIV4All en de gemeentelijke registraties die hieronder worden vermeld: REGISTRATIE De registratie natuurlijke en niet natuurlijke (rechts)-personen van de afdeling Belastingen (VGS4All) De registratie t.b.v. uitkeringen en voorzieningen van Sociale Zaken (GWS) De registratie t.b.v. de uitvoering van de Leerplichtwet en regelgeving inzake voorkoming voortijdige schoolverlating van de afdeling Onderwijs en Jeugdzaken (LLA4All) De registratie t.b.v. de begraafplaatsenadministratie (BPA) van de afdeling Burgerzaken De registraties t.b.v. de voor de GBA gebruikte brondocumenten (Odas4PIV) De registratie die alle voorgaande registraties omvat, voor wat betreft de persoonsgegevens (DDS) DOEL GEGEVENSVERSTREKKING Woonadresbepaling van belastingplichtigen en het gebruik van de juiste gegevens van betrokkenen. Controle op inschrijving in de GBA (is een voorwaarde voor het verkrijgen van uitkeringen en voorzieningen en het gebruik van de juiste gegevens van betrokkenen). Bepaling van leerplichtigen en het gebruik van de juiste gegevens van de leerplichtigen en hun wettelijk vertegenwoordigers. Registratie van de juiste persoonsgegevens van overledenen en rechthebbenden op een graf. Het koppelen van gescande brondocumenten aan de persoonslijst van de ingeschrevene. Binnengemeentelijke uitwisseling van persoonsgegevens. BEHEERDER Afdelingshoofd Belastingen Sectorhoofd Sociale Zaken Afdelingshoofd Onderwijs en Jeugdzaken Afdelingshoofd Burgerzaken Afdelingshoofd Burgerzaken Afdelingshoofd Burgerzaken 3

4 Bijlage 2 Naast de afdeling Burgerzaken kunnen ook andere gemeentelijke onderdelen rechtstreekse toegang krijgen tot de GBA. Deze binnengemeentelijke afnemers kunnen een of meer schermen met persoonsgegevens uit de GBA oproepen. Inzage is alleen mogelijk indien en voor zover dat noodzakelijk is voor een juiste en volledige uitvoering van de opgedragen taken. Daartoe zijn gebruikersprofielen gemaakt, die per soort gebruiker verschillen. Het toegekende profiel bepaalt derhalve welke gegevens kunnen worden ingezien. Soms houden medewerkers binnen één en dezelfde afdeling zich met verschillende taken bezig. In dat geval kunnen binnen een afdeling meerdere profielen in gebruik zijn. Bij de hierna vermelde afdelingen zijn medewerkers werkzaam die rechtstreekse toegang hebben tot de GBA. Afdeling Administratie en Control (BD) Belastingen en Verzekeringen (BD) Bestuurlijk-juridische Zaken (BD) Onderzoek en Statistiek (BD) Activering en Projecten (SZW) Bedrijfsbureau (SZW) Bijzonder Onderzoek (SZW) Cultuur en Maatschappelijke Ontwikkelingen (SZW) Financieel Beleid en Beheer SZW) Informatie en Intake (SZW) Interne Zaken (SZW) Juridische Zaken en Beleid (SZW) Onderwijs en Jeugdzaken (SZW) Subsidies (SZW) Trajectmanagement (SZW) Werk (SZW) Wet Voorzieningen Gehandicapten (SZW) Beleids- en Bedrijfsondersteuning (SBO) Financiële Administratie (SBO) Grondbedrijf (SBO) Wonen (SBO) Regiopolitie Twente* Doel Bijhouden JD Edwards. Uitvoering van diverse belastingverordeningen. Uitvoering Drank- en Horecawet en regelgeving m.b.t. seks-inrichtingen en coffeeshops. Uitvoering van onderzoeken ten behoeve van gemeentelijk beleid. Het op traject zetten van cliënten van sociale zaken en van niet-uitkeringsgerechtigden. Controle op de DDS-koppeling tussen PIV4all enerzijds en LLA4all, GWS4all en WVG anderzijds en controle op een juiste afwikkeling van diverse processen van SZW. Onderzoek naar rechtmatigheid uitkeringsverstrekking. Uitvoering regelgeving op het gebied van inburgering. Uitvoering Wet Werk en Bijstand, afwikkeling aanvragen Meldpunt Kinderopvang en incasseren vorderingen. Uitvoering Wet Werk en Bijstand. Controle adresgegevens ten behoeve van postbehandeling en archivering. Uitvoering Wet Werk en Bijstand, uitvoering Vangnet-regeling huursubsidie, uitvoering Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen en diverse andere regelingen op het gebied van minimabeleid. Uitvoering van regelgeving rondom leerplicht en voortijdig schoolverlaten. Beoordelen rechtmatigheid subsidies. Beoordelen rechtmatigheid uitkeringsverstrekking. Beoordelen rechtmatigheid reïntegratietrajecten in het kader van de Wet Werk en Bijstand. Uitvoering van de Wet Voorzieningen Gehandicapten. Uitvoering en handhaving van regelgeving omtrent gebruik openbare ruimte (parkeren,groenuitgifte, standplaatsen, terrassen e.d.). Uitvoering Wet op de Lijkbezorging en opleggen en invorderen van diverse nota's en aanslagen. Uitvoering gronduitgiftebeleid Uitvoering van regelgeving rondom huisvesting en (huur)subsidie. Handhavings- en opsporings-taken. Profiel Belastingen Belastingen Bestuurszaken Onderzoek en statistiek /Onderwijs /Onderwijs Onderwijs WVG Wegen Grondzaken/Belastingen Grondzaken Wonen Geen (alle gegevens zijn raadpleegbaar) * De regiopolitie van de regio waartoe een gemeente behoort wordt door de wetgever gezien als binnengemeentelijke afnemer. 4

5 Bijlage 3 De onderstaande onderdelen van de gemeentelijke organisatie of met onderdelen van de gemeente gelijkgestelde afnemers, zoals bedoeld in art. 96 en art. 99 van de Wet GBA, ontvangen - indien en voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken - van Burgerzaken periodiek een overzicht met geactualiseerde gegevens. Dit geschiedt middels mutatieverslagen. Afdeling Wet Voorzieningen Gehandicapten (SZW) Beleids- en bedrijfsondersteuning (SBO) Sociale Zaken (SZW) Cultuur en Maatschappelijke Ontwikkeling (SZW) Parkeerbeheer (SBO) Onderwijs en Jeugdzaken (SZW) Doel Uitvoering van de Wet Voorzieningen Gehandicapten. Uitvoering en handhaving van regelgeving omtrent gebruik openbare ruimte. Uitvoering van regelgeving op het gebied van sociale zekerheid. Uitvoering van regelgeving op het gebied van inburgering. Beheer parkeervergunningen. Uitvoering van regelgeving rondom de leerplicht. Gegevens Adreswijziging, emigratie, uitschrijving en overlijden Adreswijziging, emigratie, overlijden, uitschrijving en verblijfstitel Emigratie, uitschrijving en verblijfstitel Adreswijziging, emigratie, immigratie, inschrijving, wijziging van nationaliteit, overlijden, wijzigingen in persoonsgegevens, uitschrijving en verblijfstitel Adreswijziging, emigratie, uitschrijving, overlijden Adreswijziging, emigratie, immigratie, inschrijving, uitschrijving en overlijden 5

6 Bijlage 4 Gegevensverstrekking uit de GBA is toegestaan aan de hierna genoemde personen en instanties, de zg. vrije derden. De vrije derde moet in zijn aanvraag vermelden waarvoor hij de gegevens nodig heeft en mag ze ook alleen voor dat doel gebruiken. Bovendien moet te allen tijde worden voldaan aan de voorwaarden die art. 100 Wet GBA stelt: - er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk; - verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen; - nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn; - aan natuurlijke personen mogen alleen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang. Bovendien is voorafgaande schriftelijke toestemming nodig van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt. De burger heeft altijd het recht om geheimhouding van zijn gegevens te vragen. Een dergelijk verzoek hoeft niet gemotiveerd te worden. Heeft de burger om geheimhouding verzocht, dan kan in geen geval tot verstrekking van gegevens aan vrije derden worden overgegaan. In art. 100 lid 2 Wet GBA wordt bepaald dat gegevensverstrekking aan vrije derden uitsluitend betrekking kan hebben op: algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. Aan instellingen die niet als vrije derde zijn opgenomen, en ook niet op andere gronden recht hebben op informatie, kunnen geen persoonsgegevens worden verstrekt. Wel kan er in bijzondere gevallen, als daar een maatschappelijk belang mee wordt gediend, voor worden gekozen om het verzoek om gegevens door te sturen aan betrokkene (d.w.z. aan degene van wie de gegevens worden gevraagd). Betrokkene kan dan zelf besluiten of hij de gevraagde gegevens al dan niet wenst door te geven. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een verzoek van een fondsenwervende organisatie die op zoek is naar het nieuwe adres van een verhuisde donateur. In bijgaande lijst gaat het om Nederlandse organisaties, tenzij anders vermeld. VRIJE DERDE Openbare Bibliotheek Hengelo Instellingen voor schuldhulpverlening, voor zover geen onderdeel van een gemeente danwel middels een gemeenschappelijke regeling aan een gemeente gelieerd 1 Instellingen op het terrein van de algemene en geestelijke gezondheidszorg, voor zover deze niet reeds geautoriseerd zijn door de verantwoordelijke minister van BZK 2 Instellingen voor maatschappelijke of sociale dienstverlening (gehandicaptenzorg, jeugdwelzijnszorg, ouderenzorg e.d.) Buitenlandse overheden binnen de EU Buitenlandse overheden buiten de EU (met een volgens het CBP passend beschermingsniveau) Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande Reclasseringsinstellingen, inclusief verslaafden-zorg Niet-gemeentelijke begraafplaatsen en crematoria Stichting Bureau Nieuwkomers, tenzij aantoonbaar gemandateerd om publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer 3 Thuiszorgorganisaties, tenzij aantoonbaar gemandateerd om publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer 3 Pensioenfondsen, voor zover deze niet reeds geautoriseerd zijn door de verantwoordelijke minister van BZK 2 Natuurlijke personen DOEL Voeren van een correcte ledenadministratie. Uitvoering schuldsaneringsregeling. Zorgverlening en/of preventie, inclusief direct daarmee verbonden doelen. Uitvoering activiteiten in het kader van maatschappelijke of sociale dienstverlening, inclusief direct daarmee verbonden doelen. Uitvoering publiekrechtelijke taken. Uitvoering publiekrechtelijke taken. Uitvoering publiekrechtelijke taken. Uitvoering justitiële taken en begeleiding van cliënten. Bijhouden rechthebbendenadministratie. Inburgering, dienstverlening en projecten m.b.t. niet-nederlanders. Zorgverlening, inclusief direct daarmee verbonden doelen. Uitvoering van de Pensioen- en Spaarfondsenwet. Persoonlijk (niet-commercieel) belang. 1. Instellingen die onderdeel zijn van een gemeente of daaraan middels een gemeenschappelijke regeling gelieerd zijn, zijn bestuursorgaan en krijgen derhalve als afnemer gegevens verstrekt. 2. Sommige van deze instellingen (veelal de grotere) zijn geautoriseerd en kunnen via het GBA-netwerk gegevens opvragen. Kleinere instellingen hebben, vanwege het kostenaspect, een dergelijke autorisatie vaak niet aangevraagd. Zij kunnen als vrije derde gegevens opvragen. 3. In geval van mandatering kunnen deze instellingen als afnemer in plaats van als vrije derde gegevens opvragen. 6