GFI-producthandleiding. Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 GFI-producthandleiding Gebruikershandleiding

2 De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 2/16/2012

3 Inhoudsopgave 1 GFI MailArchiver gebruiken Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde s Werken met s Gearchiveerde s zoeken Geavanceerd zoeken s zoeken met smartphones Toegang tot meerdere postvakken GFI MailInsights Gebruikersvoorkeuren wijzigen 33 2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 35 3 Verklarende woordenlijst 36 4 Index 41

4 Lijst met afbeeldingen Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde s 7 Schermafbeelding 2: Werken met s in GFI MailArchiver 8 Schermafbeelding 3: Geavanceerde zoekopties 10 Schermafbeelding 4: Aanmeldingsvenster smartphone 12 Schermafbeelding 5: Startpagina in GFI MailArchiver voor smartphones 13 Schermafbeelding 6: Zoekresultaten op smartphone 14 Schermafbeelding 7: Berichtweergave op smartphone 15 Schermafbeelding 8: Toegang tot meerdere postvakken 16 Schermafbeelding 9: Communicatiestroom in MailInsights 18 Schermafbeelding 10: Rapport Communicatiestroom in MailInsights 19 Schermafbeelding 11: WebMail-communicators in MailInsights 20 Schermafbeelding 12: Rapport WebMail-communicators in MailInsights 21 Schermafbeelding 13: responstijd in MailInsights 22 Schermafbeelding 14: Rapport responstijd in MailInsights 23 Schermafbeelding 15: Opslaggebruik in MailInsights 24 Schermafbeelding 16: Rapport Opslaggebruik in MailInsights 25 Schermafbeelding 17: Niet-actieve accounts in MailInsights 26 Schermafbeelding 18: Rapport Niet-actieve accounts 27 Schermafbeelding 19: Ongeoorloofde woorden in MailInsights 28 Schermafbeelding 20: Rapport Ongeoorloofde woorden in MailInsights 28 Schermafbeelding 21: Interne spammers voor MailInsights 29 Schermafbeelding 22: Rapport Interne spammers voor MailInsights 30 Schermafbeelding 23: Buiten kantooruren voor MailInsights 31 Schermafbeelding 24: Rapport Buiten kantooruren voor MailInsights 33 Schermafbeelding 25: Voorkeuren gebruikersprofiel 34

5 Lijst met tabellen Tabel 1: Opties op het tabblad Archief 7 Tabel 2: Weergaveopties voor 9 Tabel 3: Omschrijving van jokertekens 10 Tabel 4: Geavanceerde zoekopties 11 Tabel 5: Criteria voor het rapport Communicatiestroom 18 Tabel 6: Criteria voor het rapport Communicatiestroom 20 Tabel 7: Criteria voor het rapport WebMail-communicators 20 Tabel 8: Criteria voor het rapport Communicatiestroom 21 Tabel 9: Criteria voor het rapport WebMail-communicators 22 Tabel 10: Criteria voor het rapport Communicatiestroom 23 Tabel 11: Criteria voor het rapport Opslaggebruik 24 Tabel 12: Criteria voor het rapport Opslaggebruik 25 Tabel 13: Criteria voor het rapport Niet-actieve accounts 26 Tabel 14: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden 28 Tabel 15: Criteria voor het rapport Opslaggebruik 29 Tabel 16: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden 29 Tabel 17: Criteria voor het rapport Opslaggebruik 30 Tabel 18: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren 31 Tabel 19: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren 33 Tabel 20: GFI MailArchiver Outlook Connector-versies 35

6 1 GFI MailArchiver gebruiken In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde s Werken met s Gearchiveerde s zoeken Toegang tot meerdere postvakken De weergavetaal wijzigen 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. GFI MailArchiver wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Microsoft Windows hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld van GFI MailArchiver. OPMERKING Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Microsoft Windows-gebruiker. OPMERKING Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd. 1.2 Bladeren door gearchiveerde s 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 6

7 Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde s 2. Op het tabblad Archief kunt u de gearchiveerde s bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel 1 hieronder. Tabel 1: Opties op het tabblad Archief OPTIE Hiermee kunt u s zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op. De resultaten worden weergegeven in het e- mailvenster. Hiermee verbergt u het voorbeeldvenster. Hiermee geeft u het voorbeeldvenster weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin s onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin s aan de zijkant van de pagina met s worden weergegeven. Hiermee geeft u de s in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de s in de postvakweergave weer. Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 7

8 OPMERKING Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 s per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal s dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan. 1.3 Werken met s Op het tabblad Archief in GFI MailArchiver kunt u de gearchiveerde s bekijken en werken met de gearchiveerde s. Als u een wilt bekijken, selecteert u de gewenste in de postvak- of berichtweergave, waarna de geselecteerde in het voorbeeldvenster wordt weergegeven. Dubbelklik op een om deze in het weergavevenster weer te geven. Schermafbeelding 2: Werken met s in GFI MailArchiver GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 8

9 In het weergavevenster kunt u de inhoud van s bekijken en verschillende acties uitvoeren. Welke acties u kunt uitvoeren, wordt beschreven in tabel 2 hieronder. Tabel 2: Weergaveopties voor OPTIE headers weergeven Klik op deze knop om de internetheaders weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het weergavevenster weer te geven. Alle s van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. labels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de s categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen, bijvoorbeeld als u alle s met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in Beschikbare labels een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan om het ingevoerde of geselecteerde label aan de toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. OPMERKING de labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een verwijderen. s herstellen Hiermee worden s hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde s kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde kunt doorsturen naar een adres. Voer in het venster voor het herstellen van s het adres in waarnaar u een kopie van de wilt verzenden en klik op herstellen. opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele in.eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende clients zoals Microsoft Outlook Express, Windows Live Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele in.msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Office Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. afdrukken Hiermee wordt de in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om de af te drukken. Afbeeldingen in weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de weer te geven. Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 9

10 1.4 Gearchiveerde s zoeken In GFI MailArchiver kunt u s zoeken met behulp van het tekstvak Gearchiveerde s zoeken. Tijdens het zoeken naar s wordt met GFI MailArchiver de zoekindex doorzocht waarna de overeenkomende en eventuele bijlagen worden opgehaald. Naast het tekstvakgearchiveerde s zoeken is in GFI MailArchiver ook de functie Geavanceerd zoeken aanwezig. Voor deze functie is een uitgebreid aantal zoekopties beschikbaar. OPMERKING Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken (pagina 10). In het tekstvak Gearchiveerde s zoeken kunt u ook gebruikmaken van jokertekens. Meer informatie hierover vindt u in de tabel hieronder. Tabel 3: Omschrijving van jokertekens JOKERTEKEN? Komt overeen met één willekeurig teken. * Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks. Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar s waarin het woord 'Nederlands' voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde s 'ne??s' of 'ne*s' op. De s die overeenkomen met de zoekactie, worden in het venster weergegeven. in GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 s per pagina weergegeven. Als meer dan 25 e- mails overeenkomen met een zoekactie, worden de s in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het venster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan. 1.5 Geavanceerd zoeken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de standaardzoekfunctie en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar s verschillende zoekcriteria te gebruiken. 1. Selecteer op het tabblad Archief de optie. Schermafbeelding 3: Geavanceerde zoekopties 2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die in de tabel hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 10

11 Tabel 4: Geavanceerde zoekopties OPTIE Archief Verzenddatum Bevat alle/één Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven. Hiermee kunt u aangeven wanneer de is verzonden die u zoekt. Hiermee kunt u aangeven of de s moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de s die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de s weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de s weergegeven die aan ten minste één van de opgegeven voorwaarden voldoen. Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u s met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het adres of de Active Directory-weergavenaam op van de afzender waarvan u de s wilt zoeken. Ontvanger : geef het adres of de Active Directory-weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de s wilt zoeken. Verzenddatum: s zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de s zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Grootte (kb): hiermee kunt u de s zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de header. Typ of plak de bericht-id van de die u zoekt. Hele hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud op een willekeurige plek (waaronder de hoofdtekst, de headers en de bijlagen) in de . Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud in de bijlage. Map: hiermee kunt u s zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar s die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar s met een specifiek label. OPMERKING klik op naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen. s uitsluiten met de volgende voorwaarden Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan de NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. OPMERKING klik op naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen. Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde s. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 11

12 OPTIE Opslaan Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart s zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u s zoeken met behulp van een smartphone. OPMERKING Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: Schermafbeelding 4: Aanmeldingsvenster smartphone GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 12

13 2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens. Schermafbeelding 5: Startpagina in GFI MailArchiver voor smartphones OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (pagina 33). 3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 13

14 Schermafbeelding 6: Zoekresultaten op smartphone 4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de besturingselementen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. OPMERKING Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 s per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven besturingselementen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 14

15 Schermafbeelding 7: Berichtweergave op smartphone 5. Klik op het onderwerp van een om de weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde s weer te geven. OPMERKING In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in archieven. Als u geavanceerde zoek- en bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer. OPMERKING Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak. 1.7 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archief kunt u ook bladeren door de gearchiveerde s van andere gebruikers. Van welke gebruikers u de s kunt bekijken, is afhankelijk van de toegang die is verleend met de functie Toegangsbeheer in GFI MailArchiver. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 15

16 OPMERKING De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen s zijn die kunnen worden weergegeven. Schermafbeelding 8: Toegang tot meerdere postvakken Ga als volgt te werk om de gearchiveerde s voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam in van het postvak waarvoor u de e- mails wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker waarvan u het postvak kunt bekijken. 2. Selecteer de gebruiker en klik op naast het zoekveld. 3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor:. 4. Blader door of zoek de weergegeven s met behulp van de besturingselementen. 1.8 GFI MailInsights GFI MailInsights is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde s om informatie te leveren over gebruik en trends. Gebruik deze functie GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 16

17 om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van en bronnen. OPMERKING GFI MailInsights is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten.raadpleeg voor meer informatie Groepen toevoegen aan de groep met volledige toegang in de handleiding voor beheer en configuratie van GFI MailArchiver. De beschikbare rapporten zijn: Communicatiestroom: toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten. Gebruik van WebMail: topgebruikers identificeren die verzenden met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast gebruik. responstijd: inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne en externe te beantwoorden. Opslaggebruik: inzicht krijgen in de invloed van bijlagen op de opslagkosten van . Gebruik dit rapport om een passend bewaarbeleid te formuleren en de kosten rond het opslaan van te beheersen. Niet-actieve accounts: een lijst retourneren met accounts die hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord. Ongeoorloofde woorden: ongepast taalgebruik in volgen die het bedrijfsbeleid schendt. Interne spammers: ontdek welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen. Met dit rapport kunt u achterhalen welke gebruikers dit gedrag vertonen en dit gedrag tot een minimum beperken. Buiten kantooruren: hiermee maakt u een lijst met interne accounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Gebruik dit rapport om te bepalen welke activiteiten u nader wilt onderzoeken. Rapporten genereren Gegenereerde rapporten worden per verzonden naar aangemelde gebruikers (als bijlage in pdfindeling). Ga als volgt te werk om een rapport te genereren: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Rapport genereren onder aan een rapportpagina Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van s die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 17

18 Schermafbeelding 9: Communicatiestroom in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 5: Criteria voor het rapport Communicatiestroom OPTIE Bereik Rapport voor Ontvangers Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling. U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory-gebruiker of groep. Selecteer Intern, Extern of Alles. Opnemen Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 18

19 Schermafbeelding 10: Rapport Communicatiestroom in MailInsights Afzenders kunnen een gebruiker zijn of een groep die als enkele eenheid in het midden van het rapport wordt weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de relatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 19

20 Tabel 6: Criteria voor het rapport Communicatiestroom OPTIE adres contactpersoon adres contactpersoon Verzonden s Totaal aantal verzonden s Ontvangen s Totaal aantal ontvangen s Totaal aantal s Totaal aantal verzonden en ontvangen s Laatste communicatie Datum en tijd verzonden/ontvangen WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft. Schermafbeelding 11: WebMail-communicators in MailInsights Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: Tabel 7: Criteria voor het rapport WebMail-communicators OPTIE Bereik Rapport voor Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling. U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory-gebruiker of groep. Opnemen Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 20

21 Schermafbeelding 12: Rapport WebMail-communicators in MailInsights Het diagram geeft de totale hoeveelheid verzonden en ontvangen in de opgegeven periode weer. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen s per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: Tabel 8: Criteria voor het rapport Communicatiestroom OPTIE Gebruiker Totaal aantal s Verzonden s Ontvangen s Gemiddeld/dag Percentage totaal Het adres van de gebruiker. Het totaal aantal interne contacten. Het totaal aantal verzonden s. Het totaal aantal ontvangen s. Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen s per dag. Het percentage van alle webmail. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 21

22 OPMERKING Het rapport WebMail-gebruik dekt de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com responstijd Het rapport responstijd toont hoe lang het duurt voordat medewerkers op hun s reageren. Schermafbeelding 13: responstijd in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 9: Criteria voor het rapport WebMail-communicators OPTIE Bereik Rapport voor Opnemen Sorteren op Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory-gebruiker of groep. Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles. Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 22

23 Schermafbeelding 14: Rapport responstijd in MailInsights Het staafdiagram toont gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Tabel 10: Criteria voor het rapport Communicatiestroom OPTIE Gebruiker Gemiddelde responstijd Gemiddelde interne responstijd Gemiddelde externe responstijd Naam of adres van gebruiker Alle (uren) Interne (uren) Externe (uren) GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 23

24 1.8.4 Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende bijlagencategorieën. Schermafbeelding 15: Opslaggebruik in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 11: Criteria voor het rapport Opslaggebruik OPTIE Bereik Rapport voor Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory-gebruiker of groep. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 24

25 Schermafbeelding 16: Rapport Opslaggebruik in MailInsights Het diagram bestaat uit staven die staan voor verschillende bijlagecategorieën. De x-as van het diagram toont verschillende formaten haken en de y-as toont het formaat van de bijlage. OPMERKING De bijlagecategorieën voor het rapport Opslaggebruik zijn Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig. De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: Tabel 12: Criteria voor het rapport Opslaggebruik OPTIE Datum De datum waarop de is ontvangen. Totale grootte (kb) De totale grootte van de bijlage. Afbeeldingen (kb) De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 25

26 OPTIE Documenten (kb) Muziek (kb) Video's (kb) Overig (kb) De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn. Schermafbeelding 17: Niet-actieve accounts in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 13: Criteria voor het rapport Niet-actieve accounts OPTIE Bereik Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 26

27 Schermafbeelding 18: Rapport Niet-actieve accounts OPMERKING Een niet-actief account is een account dat binnen het gegevensbereik s heeft ontvangen maar geen s heeft verzonden. Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in e- mails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen woorden zijn die seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden bevatten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 27

28 Schermafbeelding 19: Ongeoorloofde woorden in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 14: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden OPTIE Bereik Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Ontvangers Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern. Schermafbeelding 20: Rapport Ongeoorloofde woorden in MailInsights GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 28

29 OPMERKING Als het rapport Ongeoorloofde woorden meer dan 1500 rijen bevat, wordt het rapport gegenereerd met de.xls-indeling. Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 15: Criteria voor het rapport Opslaggebruik OPTIE Datum/tijd Afzender Onderwerp datum en -tijd adres afzender Onderwerp Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne accounts waarvan de s een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend. Schermafbeelding 21: Interne spammers voor MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 16: Criteria voor het rapport Ongeoorloofde woorden OPTIE Bereik Opnemen Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Geef het aantal accounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers). GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 29

30 Schermafbeelding 22: Rapport Interne spammers voor MailInsights Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Tabel 17: Criteria voor het rapport Opslaggebruik OPTIE Gebruikersnaam Gemiddeld aantal ontvangers De naam of het adres van de gebruiker. Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode van de afzender heeft ontvangen Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers s buiten kantooruren verzenden. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 30

31 Schermafbeelding 23: Buiten kantooruren voor MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Tabel 18: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren OPTIE Rapport voor Opnemen Bereik Kantooruren Werkweek Nietwerkdagen Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren op alle werknemers (standaardinstelling) of op een Active Directory-groep. Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50. Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums in de laatste 6 maanden selecteren. Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie. Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren. Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. OPMERKING Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 31

32 In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur. In het rapport worden de s opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur. In dit geval zal het rapport alle s bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als s die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag. In het rapport worden de s opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, s die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle s die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 32

33 Schermafbeelding 24: Rapport Buiten kantooruren voor MailInsights De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste s buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: Tabel 19: Criteria voor het rapport Buiten kantooruren OPTIE Aantal verzonden s adres van gebruiker Aantal verzonden s buiten kantooruren 1.9 Gebruikersvoorkeuren wijzigen 1. Klik op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 33

34 Schermafbeelding 25: Voorkeuren gebruikersprofiel 2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Taalopties de taal die u wilt weergeven. 3. Geef in het gebied Maximale paginagrootte aan hoeveel s per pagina kunnen worden weergeven. 4. Wijzig de datum-/tijdnotatie voor controlerapporten in het gebied Datum-/tijdnotatie controlerapporten (alleen beschikbaar als u bent aangemeld als beheerder). 5. Klik op Opslaan. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 34

35 2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren Met GFI MailArchiver Outlook Connector kunnen gebruikers hun Microsoft Outlook-mappen synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. 1. Klik op het tabblad Outlook Connector. 2. Selecteer een van de beschikbare koppelingen voor de downloadopties om GFI MailArchiver Outlook Connector te downloaden. In het volgende overzicht vindt u de beschikbare opties. Tabel 20: GFI MailArchiver Outlook Connector-versies OPTIE Outlook Connector (32-bits Outlook) Outlook Connector (64-bits Outlook) Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 32-bits versie van Microsoft Outlook. Hiermee kunt u GFI MailArchiver Outlook Connector downloaden voor de 64-bits versie van Microsoft Outlook. 2.1 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 1. Klik op het tabblad Outlook Connector en download het volgende bestand: MAROC_32bitOutlook.exe (installatieprogramma voor 32-bits versie van Microsoft Outlook) MAROC_64bitOutlook.exe (installatieprogramma voor 64-bits versie van Microsoft Outlook) 2. Dubbelklik op het bestand en volg de instructies in de wizard om het programma te installeren. GFI MailArchiverAls u wilt controleren of de installatie correct is uitgevoerd, kijkt u of in Microsoft Outlook een nieuwe map met de naam is gemaakt. Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van GFI MailArchiver Outlook Connector de handleiding GFI MailArchiver Outlook Connector die u kunt vinden op: GFI MailArchiver 2 GFI MailArchiver Outlook Connector installeren 35

36 3 Verklarende woordenlijst A Active Directory AD Een technologie waarmee verschillende netwerkservices worden geboden, waaronder LDAPdirectoryservices. Zie Active Directory Archiefbeheer Een GFI MailArchiver-technologie waarmee u de archieven die u wilt gebruiken in de wachtrij kunt plaatsen en kunt plannen volgens verschillende perioden. Archieven Een verzameling bronnen, metagegevens en zoekindexen in GFI MailArchiver. B Bewaarbeleid Een systeem waarmee u kunt bepalen hoe lang bepaalde s in uw archieven bewaard moeten blijven. C Categorisatiebeleid Een categorisatiesysteem in GFI MailArchiver waarmee s op basis van het label kunnen worden gecategoriseerd. Controle databaseactiviteiten Een systeem waarin de traceringsfuncties van Microsoft SQL Server worden gebruikt om alle activiteiten in een archiefdatabase vast te leggen. Controle gebruikersinteractie Een systeem waarmee u alle activiteiten van gebruikers kunt vastleggen wanneer ze gebruikmaken van de webinterface van GFI MailArchiver. D Databaseschema De structuur van een database waarmee de tabellen, de velden in deze tabellen en de relatie tussen de velden en tabellen worden gedefinieerd. GFI MailArchiver 3 Verklarende woordenlijst 36

37 E Exchange OLE DB-provider Een methode waarmee u via OLE DB en Microsoft ADO toegang tot krijgen tot het lokale Microsoft Exchange Server-archief. Exchange System Manager Een speciale MMC-console waarmee u uw Exchange-organisatie kunt beheren. ExOLEdb Zie Exchange OLE DB-provider F Firebird-database Een open-bron relationeel databasesysteem. G Gecombineerde verificatiemethode Een SQL Server-verificatiemethode waarmee zowel Windows- als SQL Server-verificatie wordt ingeschakeld. Gespreksthread Een lijst met s die samen een gesprek tussen twee of meer gebruikers vormen. GFI MailArchiver Import Service Een hulpprogramma van GFI MailArchiver waarmee u gegevens uit een bestand in GFI MailArchiver kunt importeren. GFI MailArchiver Outlook Connector Een hulpprogramma in GFI MailArchiver waarmee u Microsoft Outlook-mappen kunt synchroniseren met de gegevens die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. GFI MailInsights Een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde s om informatie te leveren over gebruik en trends. GPO Zie Groepsbeleidsobjecten Groepsbeheerders Een gebruikersgroep in GFI MailArchiver waarvan de leden alle gebruikers kunnen zoeken en weergeven die deel uitmaken van de Active Directory-groep. Groepsbeleidsobjecten Een centraal beheer- en configuratiesysteem van Active Directory waarmee u kunt instellen welke taken gebruikers in een computernetwerk kunnen uitvoeren. GFI MailArchiver 3 Verklarende woordenlijst 37

38 H Headers De informatie die voorafgaat aan de tekst van de (hoofdtekst). Voorbeelden hiervan zijn de afzender, de geadresseerde, het onderwerp, de verzend- en ontvangsttijd, enzovoort. I IMAP Zie Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Een van de twee meestgebruikte internetstandaardprotocollen voor het ophalen van . Het andere protocol is POP3. L Logboekopname Een functie in Microsoft Exchange Server waarmee kopieën voor verschillende doeleinden in een centraal postvak worden opgeslagen (bijvoorbeeld voor archivering). M MAIS Zie GFI MailArchiver Import Service MAPI Zie Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Een berichtenarchitectuur en een API gebaseerd op een componentobjectmodel voor Microsoft Windows. Metagegevens Gegevens die informatie levert over de s die in GFI MailArchiver zijn gearchiveerd. Microsoft SQL Server Een relationeel databasebeheersysteem van Microsoft. MIME Zie Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Een standaard die een uitbreiding vormt op de indeling zodat ook ondersteuning kan worden geboden voor tekst in een andere indeling dan ASCII, niet-tekstuele bijlagen, berichttekst met verschillende delen en headerinformatie in niet-ascii-tekensets. GFI MailArchiver 3 Verklarende woordenlijst 38

39 MyTerm myterm O OneClick Restore Een gebruiksvriendelijke methode waarmee u gearchiveerde s kunt terugzetten in het postvak van de gebruiker, s kunt herstellen naar de staat waarin ze verkeerden op het moment van verwijderen en s als bijlage naar gebruikers kunt verzenden. Openbare mappen Een algemene map die tussen Microsoft Exchange en een gebruiker wordt gedeeld en waarmee informatie kan worden gedeeld. Ophalen postvak met mappenstructuur Een functie in GFI MailArchiver waarmee u de mappenstructuur van het postvak in Microsoft Exchange kunt synchroniseren met GFI MailArchiver. Outlook Web Access Een Microsoft Exchange Server-webmailservice. Hiermee hebt u via een webinterface toegang tot s, contactpersonen, taken enzovoort als Microsoft Office Outlook niet beschikbaar is. OWA Zie Outlook Web Access P POP3 Zie Post Office Protocol ver.3 Post Office Protocol 3 Een protocol dat door lokale clients wordt gebruikt en waarmee s via een TCP/IPverbinding uit postvakken worden opgehaald. Postvak Een directory of map waarin berichten van s worden ontvangen, gearchiveerd en opgeslagen. PST-bestand Een bestand waarmee lokale kopieën van s, agenda-activiteiten, contactpersonen en andere items in Microsoft Office Outlook worden opgeslagen. PST-exportprogramma Een agentgebaseerd hulpprogramma dat op doelcomputers wordt geïmplementeerd en waarmee s uit PST-bestanden worden geëxtraheerd voor verwerking door GFI MailArchiver Import Service. GFI MailArchiver 3 Verklarende woordenlijst 39

40 T Toegangsbevoegdheden Bevoegdheden die zijn verleend aan gebruikers of groepen gebruikers voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen op diverse s. Z Zoekindex Een systeem waarmee gegevens worden verzameld, geanalyseerd en opgeslagen om snel en nauwkeurig gegevens te kunnen ophalen. GFI MailArchiver 3 Verklarende woordenlijst 40

41 4 Index A Active Directory 11, 18, 20, 22, 24, 31 archief 6, 8, 10, 15 B Bewaarbeleid 17 C Controlerapporten 34 G Gebruikersvoorkeuren 33 GFI MailInsights rapporten genereren 16 Groep met volledige toegang 17 H headers 11 O OneClick Restore 9 ontvanger 11 P postvakken 6-7, 15 T Toegangsbeheer 15 V Verklarende woordenlijst 36 Z Zoekindex 10 GFI MailArchiver Index 41

42 VS, CANADA EN CENTRAAL- EN ZUID-AMERIKA Weston Parkway, Suite 104 Cary, NC 27513, USA Telefoon: +1 (888) Fax: +1 (919) GROOT-BRITTANNIË EN IERLAND Magna House, London Road, Staines, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefoon: +44 (0) Fax: +44 (0) EUROPA, MIDDEN-OOSTEN EN AFRIKA GFI House, San Andrea Street, San Gwann, SGN 1612, Malta Telefoon: Fax: AUSTRALIË EN NIEUW-ZEELAND 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefoon: Fax: sales@gfiap.com