GFI-producthandleiding. Handleiding

Transcriptie

1 GFI-producthandleiding Handleiding

2 De informatie en inhoud van dit document is alleen bedoeld ter informatie en wordt geleverd als zodanig en zonder garantie in welke vorm dan ook, expliciet, impliciet of anderszins, waaronder, zonder beperking, enige garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel, en niet-inbreukmakendheid. GFI Software kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, waaronder gevolgschade of enige andere schade, voortvloeiend uit het gebruik van dit document. De informatie in dit document is afkomstig van openbaar beschikbare bronnen. Hoewel GFI alles in het werk stelt om correcte informatie aan te bieden, kan de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit of geschiktheid van de informatie niet worden gegarandeerd en kan hierop geen aanspraak worden gemaakt. GFI kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor drukfouten, verouderde informatie of fouten. GFI biedt geen garantie, expliciet of impliciet, en aanvaardt geen wettelijke verplichtingen of verantwoordelijkheid voor de nauwkeurigheid of volledigheid van de informatie in dit document. Als u van mening bent dat dit document foutieve informatie bevat, kunt u contact met ons opnemen waarna wij uw opmerkingen zo snel mogelijk zullen bekijken. Alle product- en bedrijfsnamen die hier worden vermeld, kunnen handelsmerken zijn van hun respectievelijke eigenaars. Microsoft en Windows zijn gedeponeerde handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. GFI MailArchiver is een copyright van GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Alle rechten voorbehouden. Documentversie: Laatst bijgewerkt (maand/dag/jaar): 1/15/2014

3 Inhoudsopgave 1 GFI MailArchiver gebruiken Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde items Werken met gearchiveerde items Gearchiveerde s zoeken Toegang tot meerdere postvakken GFI MailInsights Gebruikersvoorkeuren wijzigen clienttoegang configureren installerengfi MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver IMAP-clienttoegang configureren 41 3 Verklarende woordenlijst 51 4 Index 56

4 1 GFI MailArchiver gebruiken Met GFI MailArchiver kunt u een gemakkelijk toegankelijk archief met s, agenda-items en documenten beheren, zonder dat u hiervoor PST-bestanden nodig hebt en hoeft te voldoen aan de almaar toenemende de nalevings- en ediscovery-regels. Met de rapportagemogelijkheden van MailInsights-bedrijfsinformatieprogramma's kunt u het beste uit uw gearchiveerde items halen. Identificeer juridische risico's en bewaak de productiviteit door middel van rapportages, gebaseerd op essentiële bedrijfsinformatie in uw archieven. In de volgende gedeelten vindt u meer meer informatie over de volgende onderwerpen: Aanmelden bij GFI MailArchiver Bladeren door gearchiveerde s Werken met s Gearchiveerde s zoeken Toegang tot meerdere postvakken MailInsights-rapporten genereren De weergavetaal en andere opties wijzigen 1.1 Aanmelden bij GFI MailArchiver Selecteer een van de volgende opties om u aan te melden bij GFI MailArchiver: Ga naar Start > GFI MailArchiver > GFI MailArchiver. De toepassing wordt in uw standaardinternetbrowser geladen. Voer uw domeinaanmeldingsgegevens in (gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u zich bij Windows hebt aangemeld) als u hierom wordt gevraagd. U kunt ook de volgende URL in uw internetbrowser opgeven: MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: Standaard hoeft u geen aanmeldingsgegevens voor GFI MailArchiver op te geven tijdens het aanmelden. In plaats daarvan worden de aanmeldingsgegevens gebruikt van de gebruiker die momenteel is aangemeld. Als u de browsersessie sluit, wordt de huidige aangemelde gebruiker afgemeld bij GFI MailArchiver. Als u zich als een andere gebruiker wilt aanmelden, meldt u uw profiel af en meldt u zich aan als een andere Windows -gebruiker. Als u zich aanmeldt vanaf een computer die geen deel uitmaakt van het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd, wordt u gevraagd de aanmeldingsgegevens op te geven waarmee u zich kunt aanmelden bij het domein waarin GFI MailArchiver is geïnstalleerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 4

5 1.2 Bladeren door gearchiveerde items 1. Klik in GFI MailArchiver op het tabblad Archief. Schermafbeelding 1: Bladeren door gearchiveerde s 2. Op het tabblad Archief kunt u de gearchiveerde items bekijken voor alle postvakken waartoe u toegang hebt gekregen. Daarnaast kunt u op dit tabblad verschillende andere acties uitvoeren, zoals u kunt lezen in tabel hieronder. Hiermee kunt u s zoeken. Geef de woorden of woordgroepen op die u wilt zoeken en klik op. De resultaten worden weergegeven in het venster. Hiermee verbergt u het voorbeeldvenster van de . Hiermee geeft u het voorbeeldvenster van de weer. Hiermee schakelt u tussen de weergave waarin s onder in het venster worden weergegeven en de weergave waarin s aan de zijkant van de pagina met s worden weergegeven. Hiermee geeft u de s in de berichtweergave weer. Hiermee geeft u de s in de postvakweergave weer. Omschakelen naar agendaweergave en gearchiveerde agenda-items weergeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 5

6 Hiermee geeft u de lijst met postvakken weer waartoe de aangemelde gebruiker toegang heeft. Selecteer in de lijst met accounts het archief waarvoor u de postvakken wilt weergeven en selecteer de optie Accounts in archief weergeven. Klik op Sluiten om de lijst met accounts te sluiten. Hiermee verwijdert u de geselecteerde s als de functie voor het verwijderen van s door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. U kunt geen s uit alleen-lezen archieven verwijderen en daarnaast kunt u geen s verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Standaard worden in GFI MailArchiver maximaal 25 items per pagina weergegeven. Als u deze waarde wilt wijzigen, klikt u op de gebruikersnaam die in de rechterbovenhoek van het scherm wordt weergegeven en wijzigt u de waarde van de optie Aantal s dat per pagina kan worden weergegeven. Klik op Opslaan. 1.3 Werken met gearchiveerde items Op het tabblad GFI MailArchiver Archief kunt u de verschillende typen gearchiveerde items bekijken en ermee werken. Met de knoppen op de taakbalk kunt u wisselen tussen conversaties en agenda-items. Raadpleeg voor meer informatie Bladeren door gearchiveerde items (page 5). Als u een of een gearchiveerd bestand wilt bekijken, selecteert u de gewenste in de postvak- of berichtweergave. Nu wordt het geselecteerde item in het voorbeeldvenster weergegeven. Dubbelklik op een of een gearchiveerd bestand om dit in het weergavevenster weer te geven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 6

7 Schermafbeelding 2: Werken met gearchiveerde items binnen GFI MailArchiver Als u een gearchiveerd agenda-item wilt openen, schakelt u over naar de agendaweergave. Selecteer het item dat u wilt weergeven. Klik op het item om de details te bekijken in het agendavenster. Afhankelijk van het type gearchiveerde item dat u hebt geselecteerd kunnen de volgende acties worden uitgevoerd wanneer u de inhoud van gearchiveerde items bekijkt: Header /agenda-item weergeven. Klik op deze knop om de headers van s of agenda-items weer te geven. Deze worden weergegeven in een venster. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. Gespreksthread weergeven Klik op deze knop om het hele gesprek in het weergavevenster weer te geven. Alle e- mails van het gesprek worden weergegeven. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 7

8 - of agenda-itemlabels bewerken (persoonlijk en algemeen) Hiermee kunt u de s en agenda-items categoriseren door ze te voorzien van labels. Deze functie is met name nuttig voor bepaalde typen gearchiveerde items. Bijvoorbeeld als u alle items met het label 'Belangrijk' wilt zoeken. Ga als volgt te werk om een label toe te voegen: 1. Voer in 'Beschikbare labels' een nieuw label in of selecteer een bestaand label. 2. Klik op Label toewijzen aan om het ingevoerde of geselecteerde label aan de toe te wijzen. Ga als volgt te werk om een eerder toegewezen label te verwijderen: 1. Selecteer een label dat u eerder hebt toegewezen. 2. Klik op Label verwijderen. Klik nogmaals op deze knop of klik op Sluiten om het venster te sluiten. De labels worden in het veld Labels in het zwart weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels op organisatieniveau zijn toegewezen, worden in het rood weergegeven. Labels die via categorisatiebeleidsregels zijn toegewezen, kunt u niet uit een verwijderen. /agenda-item herstellen. Hiermee worden s en agenda-items hersteld met behulp van de functie OneClick Restore (Met één klik herstellen), waarmee u gearchiveerde items kunt terugzetten naar een bepaald postvak of een kopie van een gearchiveerde kunt doorsturen naar een adres. Voer in het venster voor het herstellen van s het adres in waarnaar u een kopie van het huidige item wilt verzenden en klik op /agenda-item herstellen. opslaan op schijf (EML-indeling) Hiermee wordt de hele in.eml-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met verschillende clients zoals Microsoft Outlook Express, Windows Mail en Mozilla Thunderbird. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. opslaan op schijf (MSG-indeling) Hiermee wordt de hele in.msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Agenda-item downloaden Hiermee wordt de hele in.msg-indeling gedownload naar een op te geven locatie op schijf, inclusief eventuele bijlagen. Deze indeling is compatibel met Microsoft Outlook. Selecteer Opslaan in het dialoogvenster Bestand downloaden en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan. /agenda-item afdrukken. Hiermee wordt het item in een afdrukbare indeling in een nieuw browservenster weergegeven. Gebruik de afdrukfunctie in uw browser om het item af te drukken. Afbeeldingen in weergeven Klik op deze knop om ingesloten afbeeldingen in de weer te geven. Markeren als geen spam Klik op deze knop om aan te geven dat een die eerder met een antispamoplossing is geïdentificeerd als spam, moet worden gemarkeerd als geen spam. Als u deze functie wilt gebruiken, moet er een spambewaarbeleid zijn ingesteld. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 8

9 /agenda-item verwijderen Hiermee verwijdert u het huidige item als de functie voor het verwijderen van s door uw systeembeheerder is ingeschakeld. Als deze functie niet is ingeschakeld, wordt dit pictogram niet weergegeven. U kunt geen gearchiveerde items uit alleen-lezenarchiefopslag verwijderen en daarnaast kunt u geen items verwijderen als de functie voor de juridische bewaarplicht is ingeschakeld. Downloaden Gebeurtenissen agenda-items weergeven Klik op deze knop om gebeurtenissen van agenda-items in het weergavevenster weer te geven. Wanneer u gearchiveerde bestanden bekijkt, wordt er een extra koppeling Downloaden weergegeven in de hoofdtekst. Hiermee kunt u het bestand downloaden en opslaan op een schijf. 1.4 Gearchiveerde s zoeken Tijdens het zoeken naar s wordt met GFI MailArchiver de index doorzocht waarna de overeenkomende s en eventuele bijlagen worden opgehaald. In GFI MailArchiver kunt u s zoeken met behulp van: Snelzoeken Gebruik het tekstvak in de werkbalk om alle gearchiveerde s te doorzoeken voor de geselecteerde gebruiker en archiefopslag. In het tekstvak Snelzoeken kunt u de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Eenvoudig zoeken Geavanceerd zoeken Bijvoorbeeld: Als u wilt zoeken naar s waarin het woord Nederlands voorkomt, geeft u in het tekstvak Gearchiveerde s 'ne??s' of 'ne*s' op. Vouw Snelzoeken uit om de zoekactie te filteren op eenvoudige criteria zoals de afzender, de ontvanger, het onderwerp, de datum en andere gegevens. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (page 9). Gebruik de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12). De s die overeenkomen met de zoekactie, worden in het venster weergegeven. GFI MailArchiver worden standaard maximaal 25 s per pagina weergegeven. Als meer dan 25 e- mails overeenkomen met een zoekactie, worden de s in GFI MailArchiver over meerdere pagina's verdeeld. Met behulp van de verplaatsingsknoppen onder aan het venster kunt u vanuit een pagina naar de volgende pagina gaan Eenvoudig zoeken gebruiken De functie Eenvoudig zoeken is een uitbreiding van de functie Snel zoeken en biedt u de mogelijkheid aanvullende zoekcriteria te gebruiken tijdens het zoeken naar s, bestanden, agenda-items of fax/sms-berichten in alle archiefopslaglocaties. Ga als volgt te werk om Eenvoudig zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram naast het tekstvak Zoeken. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 9

10 Schermafbeelding 3: Opties voor eenvoudig zoeken 2. Selecteer in het gedeelte Zoeken naar om s in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bevat Onderwerp Verzenddatum Van Aan Bijlage Geavanceerde opties Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Zoeken Voer het trefwoord in waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Hiermee kunt u s met een bepaald onderwerp zoeken. Hiermee kunt u aangeven wanneer de is verzonden die u zoekt. Geef het adres of de Active Directory -weergavenaam op van de afzender waarvan u de s wilt zoeken. Geef het adres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de s wilt zoeken. Hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud in de bijlage. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12). Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde s. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. 3. Selecteer Bestand in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde bestanden in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bestandsnaam Bestandsformaat Datum laatste wijziging Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Geef een bestandsformaat op in de beschikbare lijst of selecteer Alle (standaard). Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde s. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 10

11 4. Selecteer Agenda in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde agenda-items in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bevat Organisator Onderwerp Genodigden Begin van de gebeurtenis Locatie Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Hiermee geeft u de naam van de organisator van de gebeurtenis op. Hiermee kunt u agenda-items met een bepaald onderwerp zoeken. Hiermee geeft u de naam van de genodigden van de gebeurtenis op. Selecteer een optie in de beschikbare lijst of selecteer Aangepast en geef een datumbereik op met de kalender. Hiermee geeft u de naam van de locatie van de gebeurtenis op. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde s. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. 5. Selecteer Fax in het gedeelte Zoeken naar om gearchiveerde fax- en sms-berichten in alle archiefopslaglocaties te zoeken. Gebruik de volgende zoekfuncties: Bevat Type Verzenddatum Van Aan Geavanceerde opties Zoeken Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Voer de volledige bestandsnaam of een gedeelte in van de bestandsnaam waarnaar u zoekt. U kunt ook de volgende jokertekens gebruiken:? - Komt overeen met één willekeurig teken * - Komt overeen met elke willekeurige tekenreeks Met deze vervolgkeuzelijst wisselt u tussen fax en sms. Selecteer uit deze lijst wanneer de fax of sms is verzonden die u zoekt. Hiermee geeft u het adres van de afzender waarnaar moet worden gezocht op. Hiermee geeft u het adres van de ontvanger waarnaar moet worden gezocht op. Klik op de koppeling voor de geavanceerde opties als u een uitgebreide reeks zoekopties wilt weergeven. Raadpleeg voor meer informatie Geavanceerd zoeken gebruiken (page 12). Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde s. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. De optie Fax zoeken wordt alleen weergegeven als het tabblad Zoeken in fax-archieven is ingeschakeld door de GFI MailArchiverBeheerder. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 11

12 1.4.2 Geavanceerd zoeken gebruiken De functie Geavanceerd zoeken is een uitbreiding van de functie Eenvoudig zoeken en biedt u de mogelijkheid tijdens het zoeken naar s verschillende zoekcriteria te gebruiken. Ga als volgt te werk om Geavanceerd zoeken te gebruiken: 1. Klik op het tabblad Archief op het vervolgkeuzepictogram naast het tekstvak Snelzoeken en selecteer Geavanceerde opties. Schermafbeelding 4: Geavanceerde zoekopties 2. Gebruik in het gedeelte Geavanceerde zoekopties de functies die hieronder worden beschreven om een geavanceerde zoekactie uit te voeren. s zoeken voor Archief Verzenddatum Bevat alle/één Selecteer de Active Directory-gebruiker in de beschikbare lijst. Hiermee kunt u aangeven in welk archief de zoekactie moet worden uitgevoerd. Selecteer een of meer archieven in de lijst met beschikbare archieven. Hiermee kunt u aangeven wanneer de is verzonden die u zoekt. Hiermee kunt u aangeven of de items moeten worden weergegeven die aan alle voorwaarden voldoen of de items die aan één van de voorwaarden voldoen. Selecteer de gewenste optie in de vervolgkeuzelijst: Alle: hiermee worden de items weergegeven die aan alle opgegeven voorwaarden voldoen. Eén: hiermee worden de items weergegeven die aan minstens één van de opgegeven voorwaarden voldoen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 12

13 Klik op deze knop om voorwaarden toe te voegen. De volgende voorwaarden zijn beschikbaar: Onderwerp: hiermee kunt u s met een bepaald onderwerp zoeken. Afzender: geef het adres of de Active Directory -weergavenaam op van de afzender waarvan u de s wilt zoeken. Ontvanger: geef het adres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan u de s wilt zoeken. BCC: Geef het adres of de Active Directory -weergavenaam op van de ontvanger waarvan het adres in het BCC-veld werd getypt. Verzenddatum: s zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn verzonden. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Ontvangstdatum: hiermee kunt u de s zoeken die voor, na of exact op een bepaalde datum zijn ontvangen. Typ of selecteer een datum en selecteer Is voor, Is na of Is exact. Startdatum: hiermee worden de agenda-items weergegeven die voor een bepaalde datum starten. Grootte (kb): hiermee kunt u de items zoeken die groter zijn dan, kleiner zijn dan of gelijk zijn aan een bepaalde grootte. Typ of selecteer een grootte en selecteer Is groter dan, Is kleiner dan of Is exact. Bericht-ID: hiermee kunt u zoeken met behulp van het veld Bericht-ID in de header. Typ of plak de bericht-id van de die u zoekt. Hele hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud op een willekeurige plek (waaronder de hoofdtekst, de headers en de bijlagen) in de . Hoofdtekst: hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud in de hoofdtekst. Bijlage: hiermee kunt u zoeken naar s met specifieke inhoud in de bijlage. Bevat document: hiermee zoekt u alleen s waaraan een document is gekoppeld. Map: hiermee kunt u items zoeken die in een bepaalde postvakmap zijn opgeslagen. Map/submappen: hiermee kunt u zoeken naar items die in een bepaalde submap van een postvakmap zijn opgeslagen. Label: hiermee kunt u zoeken naar s met een specifiek label. Klik op naast een zoekvoorwaarde om de zoekvoorwaarde te verwijderen. Al deze voorwaarden uitsluiten Hiermee kunt u een lijst met voorwaarden definiëren waaraan het item NIET moet voldoen om als resultaat van de zoekactie te worden gegeven. Klik op en selecteer de voorwaarden die u wilt toepassen. De voorwaarden die u kunt selecteren, zijn gelijk aan de voorwaarden die hierboven worden beschreven. Klik op naast een zoekcriterium om het criterium uit de zoekactie te verwijderen. Terug naar basisopties Zoekvoorwaarden herstellen Opslaan Zoeken Klik hierop om terug te gaan naar de functie Eenvoudig zoeken. Raadpleeg voor meer informatie Eenvoudig zoeken gebruiken (page 9). Hiermee kunt u de beginwaarden van de zoekvoorwaarden herstellen en opnieuw beginnen. Hiermee kunt u de zoekvoorwaarden opslaan als een opgeslagen zoekactie die op elk gewenst moment kan worden gestart. Opgeslagen zoekacties worden weergegeven op het tabblad Archief van het venster Classificaties. Hiermee start u de zoekactie naar gearchiveerde items. De resultaten worden weergegeven per geselecteerde voorwaarde. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 13

14 s zoeken met smartphones In GFI MailArchiver kunt u s zoeken met behulp van een smartphone. Deze functie wordt door de volgende mobiele besturingssystemen ondersteund: Android 2.1+ Apple iphone ios 4 Blackberry OS5+ Ga als volgt te werk om een eenvoudige zoekactie uit te voeren: 1. Start de internetbrowser op uw smartphone en voer de URL naar GFI MailArchiver in de volgende indeling in: MailArchiver-hostnaam>/<Naam virtuele GFI MailArchiver-map> Bijvoorbeeld: Schermafbeelding 5: Aanmeldingsvenster smartphone 2. Meld u aan met uw aanmeldingsgegevens. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 14

15 Schermafbeelding 6: GFI MailArchiver-startpagina voor smartphones In de mobiele gebruikersinterface wordt dezelfde taalinstelling gebruikt als de taalinstelling die door de gebruiker in GFI MailArchiver is opgegeven. Raadpleeg voor meer informatie Gebruikersvoorkeuren wijzigen (page 39). 3. Geef de tekst op die u wilt zoeken en klik op Zoeken. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 15

16 Schermafbeelding 7: Zoekresultaten op smartphone 4. Blader door de weergegeven resultaten met behulp van de bedieningen. De resultaten worden in aflopende volgorde weergegeven. Met de zoekfunctie op uw mobiele telefoon worden 10 s per pagina weergegeven. Gebruik de weergegeven bedieningen om door de andere pagina's te bladeren. Er kunnen maximaal 5000 resultaten worden weergegeven. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 16

17 Schermafbeelding 8: Berichtweergave op smartphone 5. Klik op het onderwerp van een om de weer te geven of klik op Bericht weergeven om gerelateerde s weer te geven. In de mobiele gebruikersinterface wordt gezocht in archieven. Als u geavanceerde zoek- en bladerfuncties wilt gebruiken, opent u GFI MailArchiver vanaf uw computer. Via de mobiele gebruikersinterface hebben gebruikers ALLEEN toegang tot hun eigen postvak. 1.5 Toegang tot meerdere postvakken Via het tabblad Archief kunt u ook bladeren door de gearchiveerde items in de postvakken van andere gebruikers als u tenminste toegang is verleend tot hun archieven. Een gebruiker met Administratorrechten kan toegang verlenen en intrekken voor de postvakken van andere gebruikers met behulp van de functie GFI MailArchiverToegangsbeheer. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 17

18 De functie Toe te voegen gebruiker zoeken is uitgeschakeld als de aangemelde gebruiker geen toegang heeft tot de postvakken van andere gebruikers of als er geen e- mails zijn die kunnen worden weergegeven. Schermafbeelding 9: Toegang tot meerdere postvakken Ga als volgt te werk om de gearchiveerde items voor een ander postvak te bekijken: 1. Voer in het zoekvak Toe te voegen gebruiker zoeken de naam van het postvak in waarvoor u de gearchiveerde items wilt weergeven. Er verschijnt een lijst met namen die overeenkomen met de ingevoerde naam van de gebruiker (waarvan u het postvak kunt bekijken). 2. Selecteer de gebruiker en klik op naast het zoekveld. 3. Selecteer de zojuist toegevoegde gebruiker in het veld Bladeren door gesprekken voor:. 4. Blader door of zoek de weergegeven gearchiveerde items met behulp van de bedieningselementen. 1.6 GFI MailInsights GFI MailInsights is een rapportagehulpmiddel van GFI MailArchiver dat gebruikmaakt van gearchiveerde s om informatie te kunnen leveren over gebruik en trends. Gebruik deze functie om management- en HR-rapporten te maken die inzicht geven in gebruik of misbruik van e- mail en bronnen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 18

19 GFI MailInsights is alleen ingeschakeld voor gebruikers met volledige toegangsrechten. Neem voor meer informatie contact op met uw systeembeheerder. De beschikbare rapporten zijn: RAPPORTNAAM Communicatiestroom WebMail-gebruik responstijd Opslaggebruik Niet-actieve accounts Ongeoorloofde woorden Interne spammers Buiten kantooruren Detectie gegevenslekken Baan zoeken Woordgroep zoeken Gebruikersverkeer Toezicht houden op communicatie tussen gebruikers/groepen binnen de organisatie en daarbuiten. Topgebruikers identificeren die s uitwisselen met webmailservices. Hiermee identificeert u potentiële gegevenslekken en ongepast gebruik. Inzicht krijgen in de gemiddelde tijd die gebruikers nodig hebben om interne of externe s te beantwoorden. Meer informatie krijgen over de invloed van bijlagen op de opslagkosten van . Een passend bewaarbeleid maken om de kosten rond het opslaan van te beheersen. Een lijst met gebruikersaccounts retourneren die s hebben ontvangen maar deze niet binnen de opgegeven tijd hebben beantwoord. Ongepast taalgebruik in s volgen die het bedrijfsbeleid schendt. Ontdekken welke interne gebruikers de neiging hebben te veel ontvangers in de velden Aan, CC en BCC op te nemen. Een lijst maken met interne accounts met verzendactiviteiten buiten kantooruren. Bepalen welke activiteiten nader moeten worden onderzocht. s zoeken met informatie over creditcards, burgerservicenummers (VS) of andere vertrouwelijke documenten en informatie. Verzonden of ontvangen s zoeken die cv's bevatten of zijn geadresseerd aan banenzoeksites. Bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde s zoeken. Het aantal s dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. onderwerpen Overzicht van de onderwerpen en veelgebruikte woorden in e- mails die worden uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Indicatoren prestaties Rapport grote s MailInsights-rapporten genereren Verzonden en ontvangen s analyseren om de productiviteit van gebruikers te classificeren op basis van een set vooraf gedefinieerde prestatie-indicatoren. Zoek grote s die ongewenst veel ruimte in uw archief kunnen innemen. bijlagen worden geclassificeerd aan de hand van specifieke categorieën. Gegenereerde rapporten worden per verzonden naar de aangemelde gebruiker of naar de gebruiker die is opgegeven in het veld Verzenden naar. Gegenereerde rapporten worden als bijlage in pdf-indeling verzonden. Ga als volgt te werk om een rapport te genereren: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 19

20 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Voer het adres van de ontvanger in het veld Doorsturen naar in (optioneel). Wanneer u de optie Doorsturen gebruikt, wordt het rapport verzonden naar de gebruiker die het rapport heeft gegenereerd en eventueel naar andere gebruikers die in het veld Doorsturen naar zijn opgegeven. U kunt meerdere adressen van elkaar scheiden met een puntkomma (;). 4. Klik op Rapport verzenden onder aan een rapportpagina MailInsights-rapporten plannen U kunt elk MailInsights -rapport zo plannen dat dit automatisch wordt uitgevoerd. U kunt als volgt een rapport plannen: 1. Selecteer het tabblad MailInsights en kies het gewenste rapport. 2. Gebruik de beschikbare filters door de waarde te selecteren waarop u wilt filteren. 3. Klik op Plannen. Schermafbeelding 10: Rapporten plannen in MailInsights 4. Voer in het veld Rapportnaam een betekenisvolle naam in voor uw rapport. 5. Voer het adres van de ontvanger(s) in het veld Doorsturen naar in (optioneel). 6. Geef in de vervolgkeuzelijst Rapport plannen aan hoe vaak u het rapport wilt uitvoeren. De volgende opties zijn beschikbaar: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. 7. Geef het tijdstip op in het veld Om. 8. Klik op Rapport opslaan en plannen. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 20

21 1.6.3 Communicatiestroom Het diagram Communicatiestroom biedt een overzicht van s die worden uitgewisseld tussen geselecteerde gebruikers/groepen en hun contacten. Schermafbeelding 11: Communicatiestroom in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Rapport voor Ontvangers Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Selecteer Intern, Extern of Alles. Opnemen Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. Standaardwaarde is Top 20. In het gegenereerde rapport wordt de geselecteerde gebruiker of groep als één entiteit in het midden van de grafiek weergegeven. Contacten worden gescheiden door domeinen. Elke domeincluster wordt in een andere kleur weergegeven. Met de randbreedte tussen de knooppunten wordt de sterkte van de relatie tussen de verschillende eenheden aangegeven. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: contactpersoon Verzonden s Ontvangen s Totaal aantal s Laatste communicatie adres contactpersoon Totaal aantal verzonden s Totaal aantal ontvangen s Totaal aantal verzonden en ontvangen s Datum en tijd verzonden/ontvangen GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 21

22 1.6.4 WebMail-gebruik In het gebied WebMail-gebruik kunt u een rapport genereren dat de interactie tussen interne gebruikers en webmailaccounts weergeeft. Schermafbeelding 12: WebMail-gebruik in MailInsights Het rapport kan worden gefilterd met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Opnemen Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Top 20. In de grafiek van het rapport wordt het totaal aantal verzonden en ontvangen s in de opgegeven periode weergegeven. In het overzichtsgebied boven aan het rapport vindt u de belangrijkste WebMail-providers, met een overzicht van verzonden en ontvangen s per provider. De tabel onder het diagram bevat de volgende informatie: Gebruiker Totaal aantal s Verzonden s Ontvangen s Gemiddeld per dag Percentage totaal Het adres van de gebruiker. Het totaal aantal interne contacten. Het totaal aantal verzonden s. Het totaal aantal ontvangen s. Het gemiddeld aantal verzonden en ontvangen s per dag. Het percentage van alle webmail. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 22

23 Het rapport WebMail-gebruik biedt ondersteuning voor de volgende webmailproviders: Hotmail, Gmail, Yahoo!, Live, AOL, Facebook, Yandex.ru, Seznam.cz, Gawab.com, Gmx.com, Mail.ru, Hushmail.com en Rediff.com responstijd Het rapport reactietijd toont hoe lang het gemiddeld duurt voordat medewerkers op hun e- mails reageren. Schermafbeelding 13: responstijd in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Opnemen Sorteervolgorde Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 7 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Geef het aantal resultaten op tot een maximum van 1000 ontvangers. De standaardwaarde is Alles. Geef de sorteervolgorde op. Opties zijn: Op naam (standaard) Op responstijd In het gegenereerde rapport wordt een staafdiagram weergegeven met de gebruikers op de y-as en responstijd in uren op de x-as. Gegevens worden gesorteerd volgens opgegeven criteria. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 23

24 Gebruiker Gemiddelde responstijd Gemiddelde interne responstijd Gemiddelde externe responstijd Naam of adres van gebruiker. Gemiddelde reactietijd voor alle s (uren). Gemiddelde tijd voor beantwoorden aan interne gebruikers (uren). Gemiddelde tijd voor beantwoorden externe (uren) Opslaggebruik Het rapport Opslaggebruik laat zien hoeveel ruimte wordt verbruikt door de verschillende categorieën van bijlagen. Schermafbeelding 14: Opslaggebruik in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer Iedereen (standaard), Active Directory -gebruiker of -groep. Het gegenereerde rapport bestaat uit een grafiek met staven die verschillende categorieën van bijlagen voorstellen. De x-as van het diagram toont verschillende labels van grootten en de y-as toont de grootte van de bijlage. De categorieën van bijlagen voor het rapport Opslaggebruik zijnaccepted Afbeeldingen, Documenten, Muziek, Video's en Overig. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 24

25 De tabel onder het diagram bevat de volgende extra informatie: Datum Totale grootte Afbeeldingen Documenten Muziek Video's Overig De datum waarop de is ontvangen. De totale grootte van de bijlage. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Afbeeldingen. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Documenten. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Muziek. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Video's. De totale grootte van de bijlage voor de categorie Overig Niet-actieve accounts In het gebied Niet-actieve accounts kunt u een rapport genereren met de interne accounts die niet meer actief zijn. Schermafbeelding 15: Inactieve accounts in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Een niet-actieve account is een account die binnen het datumbereik s heeft ontvangen maar geen s heeft verzonden. Met het rapport wordt een lijst met de niet-actieve accounts geretourneerd. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 25

26 1.6.8 Ongeoorloofde woorden In het gebied Ongeoorloofde woorden kunt u een rapport maken dat ongeoorloofd taalgebruik in e- mails identificeert. Ongeoorloofde woorden kunnen seksistische woorden, racistische woorden of scheldwoorden zijn. Schermafbeelding 16: Ongeoorloofde woorden in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Ontvangers Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Vandaag). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Selecteer Alles, Alleen intern, Alleen extern. Het gegenereerde rapport bevat de volgende gegevens in tabelvorm: Datum/tijd Afzender Onderwerp datum en -tijd adres afzender Onderwerp Interne spammers Met het rapport Interne spammers kunt u een lijst genereren met de interne accounts waarvan de s een groot aantal ontvangers bevatten. In dit rapport worden de ontvangers in de velden Aan, CC en BCC meegerekend. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 26

27 Schermafbeelding 17: Interne spammers in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Opnemen Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Laatste 30 dagen). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Geef het aantal accounts op dat u wilt opnemen (maximaal 1000 gebruikers). Rapportgegevens worden in de tabel weergegeven met de volgende informatie: Gebruikersnaam Gemiddeld aantal ontvangers De naam of het adres van de gebruiker. Het gemiddeld aantal ontvangers dat gedurende de opgegeven periode van de afzender heeft ontvangen Buiten kantooruren Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers s buiten kantooruren verzenden. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 27

28 Schermafbeelding 18: Buiten kantooruren in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Rapport voor Opnemen Bereik Kantooruren Werkweek Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -groep. Geef het aantal resultaten op dat u wilt weergeven (maximaal 1000 ontvangers). De standaardinstelling is 50. Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Voer het tijdsbereik in volgens de normale werkuren van uw organisatie. Selecteer de werkdagen voor uw organisatie. Aangevinkte dagen worden gezien als normale kantooruren. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 28

29 Niet-werkdagen Gebruik de agenda om niet-werkdagen voor datums in het verleden en datums in de toekomst te definiëren. De geselecteerde datums verschijnen in het venster dat wordt weergegeven. Voorbeelden van niet-werkdagen zijn nationale feestdagen en dagen waarop het bedrijf is gesloten. BELANGRIJK Deze instellingen worden alleen opgeslagen als het rapport foutloos wordt gegenereerd. Als u de pagina verlaat voordat het rapport is gegenereerd, gaan alle instellingen verloren. Als u op de knop Alle datums wissen klikt, worden de datums verwijderd die u voor alle jaren hebt geconfigureerd. In de volgende voorbeelden wordt de werking van het rapport in standaardscenario's uitgelegd. Scenario 1: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag, met een begin- en eindtijd op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 9:00 uur tot 18:00 uur. In het rapport worden de s opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 18:00 uur en 9.00 uur en op zaterdag en zondag de hele dag zijn verzonden. Scenario 2: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag, bijvoorbeeld van 20:00 uur tot 5:00 uur. In dit geval zal het rapport alle s bevatten die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 uur en op zaterdag en zonder de hele dag zijn verzonden. die op zaterdag tussen 0:00 en 5:00 uur zijn verzonden, worden niet meegerekend, omdat deze worden gezien als s die binnen normale werkuren worden verzonden. Scenario 3: Een organisatie met een werkweek van maandag tot en met vrijdag. De begin- en eindtijd liggen niet op dezelfde dag en woensdag is een vrije dag. In het rapport worden de s opgenomen die van maandag tot en met vrijdag tussen 5:00 uur en 20:00 zijn verzonden, s die op zaterdag en zondag zijn verzonden en alle s die op woensdag van 0:00 tot 0:00 zijn verzonden. De resultaten van het gegenereerde rapport worden in een horizontaal staafdiagram weergegeven. In het overzicht boven het diagram ziet u de top 3 van gebruikers die de meeste s buiten kantooruren hebben verzonden. Extra gegevens worden weergegeven in de tabel onder het diagram met de volgende informatie: GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 29

30 Aantal verzonden s adres van gebruiker Aantal verzonden s buiten kantooruren Detectie gegevenslekken Met dit rapport kunt u de s zoeken die mogelijk gevoelige gegevens bevatten. Hiermee worden verzonden of ontvangen s gezocht die de volgende gegevens bevatten: Creditcardnummers (VISA, Mastercard, American Express, Diner s Club, Discover) Burgerservicenummers (VS) Vertrouwelijke documenten en informatie Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen s voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd. Schermafbeelding 19: Rapport Detectie gegevenslekken in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Ontvangers Geef een datumbereik op of gebruik standaardinstelling (Laatste 3 maanden). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of -groep. Interne ontvangers, externe ontvangers of beide. De standaardwaarde is Beide. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 30

31 De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van afzenders. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender Onderwerp De datum en tijd van de . Het adres van de afzender. Het onderwerp van de . In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden . Type lek Voorbeelden van typen lekken: Creditcards, burgerservicenummers, vertrouwelijke gegevens, medische gegevens Baan zoeken Worden er meerdere typen lekken gevonden, wordt alleen het eerste type lek weergegeven. Gebruik dit rapport om te achterhalen welke interne gebruikers s uitwisselen met banenzoeksites. Hiermee worden verzonden of ontvangen s gezocht die cv's bevatten. Met het rapport worden zowel de verzonden als de ontvangen s voor de geselecteerde gebruiker geanalyseerd. Schermafbeelding 20: MailInsights-rapport Baan zoeken GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 31

32 Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Domeinen Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of -groep. De lijst met domeinen in dit gedeelte wordt aan de zoekcriteria van het rapport toegevoegd. U kunt domeinen toevoegen door de URL in het beschikbare veld te typen en vervolgens op te klikken. Als u een domein wilt verwijderen, klikt u op. Met Alles wissen verwijdert u alle weergegeven URL's. De standaardlijst met banenzoeksites bevat de volgende sites: Monster.com, Jobster.com, jobcentral.com, hotjobs.yahoo.com, careerbuilder.com, indeed.com, simplyhired.com, jobing.com, reed.co.uk, jobsearch.co.uk, monster.co.uk, totaljobs.com, fish4.co.uk en cityjobs.com. De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u de top 3 van gebruikers die e- mails met banenzoekdomeinen hebben uitgewisseld. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender Onderwerp De datum en tijd van de . Het adres van de afzender. Het onderwerp van de . In de kolom met het onderwerp vindt u een koppeling naar de gevonden Woordgroep zoeken Met het rapport Woordgroep zoeken kunt u bepaalde termen of woordgroepen in gearchiveerde e- mails zoeken. Met het rapport worden query's uitgevoerd op de volledige berichttekst van s en bijlagen om de opgegeven termen te zoeken, waarna de resultaten als cirkeldiagram of als diagram met een gestapelde lijngrafiek worden weergegeven. Met het rapport worden de woordgroepen in zowel de verzonden als de ontvangen e- mails voor de geselecteerde gebruiker of groep gezocht. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 32

33 Schermafbeelding 21: MailInsights-rapport Woordgroep zoeken Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Rapport voor Diagramtype Woordgroepen Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling (Deze maand). U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Hier kunt u aangeven op wie dit rapport van toepassing is. U kunt het rapport uitvoeren voor alle werknemers (standaardinstelling) of voor een Active Directory -gebruiker of -groep. U kunt kiezen tussen een cirkeldiagram en een grafiek met een gestapelde lijn. In het cirkeldiagram wordt het totale percentage s weergegeven voor de gevonden resultaten. In de grafiek met een gestapelde lijn wordt het aantal s weergegeven dat elke dag is verzonden. Woordgroepen kunnen uit één of meer woorden bestaan. Gebruik dubbele aanhalingstekens (") als u exacte woordgroepen wilt zoeken. Voer woorden zonder aanhalingstekens in als u alle ingevoerde woorden wilt zoeken. Omdat u maximaal 10 woordgroepen kunt invoeren, blijft het aantal gebruikte systeembronnen beperkt en neemt het uitvoeren van het rapport niet te veel tijd in beslag. De resultaten van het gegenereerde rapport worden gesorteerd op datum in oplopende volgorde in een tabel weergegeven. In het rapportoverzicht boven de tabel ziet u het totaal aantal s en het totaal aantal s dat overeenkomt met een woordgroep. De tabel bevat de volgende informatie: Datum Afzender Onderwerp Woordgroep De datum en tijd van de verzending van een . Het adres van de afzender. Het onderwerp van de . Als u toestemming hebt om de te bekijken, kunt u in de kolom met het onderwerp op de vermeldingen klikken om de gevonden weer te geven. De woordgroep die werd gevonden in de . GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 33

34 Rapport Gebruikersverkeer De grafiek Gebruikersverkeer biedt een overzicht van het aantal s dat wordt uitgewisseld tussen de geselecteerde gebruikers of groepen en de contactpersonen van deze gebruikers of groepen. Daarnaast bevat deze grafiek alle unieke adressen van de verzonden en ontvangen e- mails. Schermafbeelding 22: Gebruikersverkeer in MailInsights Filter het rapport met de volgende criteria: Bereik Geef een datumbereik op of gebruik de standaardinstelling. U kunt alleen datums uit de laatste 6 maanden selecteren. Rapport voor Selecteer de Active Directory -gebruiker of -groep. Het gegenereerde rapport toont de communicatie voor de geselecteerde gebruiker of groep. E- mailadressen die in de tabel worden weergegeven laten zien welke communicatie er heeft plaatsgevonden tussen dat specifieke adres en de geselecteerde gebruiker of groep. De tabel onder het diagram toont de volgende informatie: adres Verzonden Ontvangen Intern Inkomend Uitgaand adres contactpersoon. Het totaal aantal verzonden s. Het totaal aantal ontvangen s. Totaal aantal verzonden en ontvangen interne s. Totaal aantal binnenkomende s van buiten de organisatie. Totaal aantal uitgaande s naar adressen buiten de organisatie. GFI MailArchiver 1 GFI MailArchiver gebruiken 34